MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 4 1.1. Tổng quan về công tác quản trị văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm , vai trò, nhiệm vụ của công tác quản trị văn phòng 4 1.1.2. Vị trí,mối quan hệ của văn phòng với các cơ quan khác. 6 1.2. Khái quát về UBND thị xã Bỉm Sơn 8 1.2.1. Vài nét về UBND thị xã Bỉm Sơn 8 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Bỉm Sơn. 8 * Tiểu kết: 10 Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 11 2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản. 11 2.1.1. Các quy định của UBND thị xã Bỉm Sơn về ban hành và soạn thảo văn bản. 11 2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND thị xã Bỉm Sơn. 11 2.1.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 12 2.2. Tổ chức quản lí giải quyết văn bản. 13 2.2.1. Quy trình quản lý và giải quyết các văn bản đi 13 2.2.2. Quy trình quản lý và giải quyết các văn bản đến( phụ lục) 15 2.3. Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu. 16 2.3.1. Quản lý con dấu. 16 2.3.2. Sử dụng con dấu 17 2.4. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 17 2.4.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 18 2.4.2.Công tác chỉnh lý tài liệu 18 2.4.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 19 * Tiểu kết: 20 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 21 3.1. Một vài nhận xét về công tác văn phòng tại UBND thi xã Bỉm Sơn. 21 3.1.1.Ưu điểm 21 3.1.1. Nhược điểm 21 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng tại UBND thị xã Bỉm Sơn 22 * Tiểu kết: 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26
LỜI CẢM ƠN Trong thời gian nghiên cứu đề tài “ cơng tác quản trị văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn “, xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình UBND thị xã Bỉm Sơn Bên cạnh đó, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Bùi Thị Ánh Vân – giảng viên môn “ Phương pháp nghiên cứu khoa học “ trang bị cho kiến thức cần có để hồn thành nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “ công tác quản trị văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn” thật Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung đề tài nghiên cứu Sinh viên thực MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ KHÁI QT VỀ UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 1.1 Tổng quan công tác quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm , vai trò, nhiệm vụ cơng tác quản trị văn phòng 1.1.2 Vị trí,mối quan hệ văn phòng với quan khác 1.2 Khái quát UBND thị xã Bỉm Sơn 1.2.1 Vài nét UBND thị xã Bỉm Sơn .8 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND thị xã Bỉm Sơn * Tiểu kết: 10 Chương THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 11 2.1 Soạn thảo ban hành văn .11 2.1.1 Các quy định UBND thị xã Bỉm Sơn ban hành soạn thảo văn 11 2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn UBND thị xã Bỉm Sơn 11 2.1.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn 12 2.2 Tổ chức quản lí giải văn 13 2.2.1 Quy trình quản lý giải văn 13 2.2.2 Quy trình quản lý giải văn đến( phụ lục) 15 2.3 Tổ chức quản lí sử dụng dấu 16 2.3.1 Quản lý dấu .16 2.3.2 Sử dụng dấu .17 2.4 Thực nghiệp vụ lưu trữ 17 2.4.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 18 2.4.2.Công tác chỉnh lý tài liệu .18 2.4.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 19 * Tiểu kết: 20 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND THỊ XÃ BỈM SƠN .21 3.1 Một vài nhận xét công tác văn phòng UBND thi xã Bỉm Sơn.21 3.1.1.Ưu điểm .21 3.1.1 Nhược điểm 21 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn 22 * Tiểu kết: 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .25 PHỤ LỤC 26 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT HĐND UBND Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Trong thời buổi kinh tế thị trường cạnh tranh nay, cơng tác văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng tổ chức nói chung Với vị trí vai trò văn phòng trợ thủ đắc lực đơn vị, quan việc tham mưu, hoạch đinh, tổng hợp, kiểm tra giám sát đôn đốc họa động, mang lại giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn quan đơn cị nào.Nó đảm bảo cho cơng tác lãnh đạo quản lý tập trung cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục có hiệu Văn phòng coi máy thực chức giúp việc, phục vụ cho quan, thủ trưởng quan Cơng tác văn phòng thực mắt xích quan trọng máy hoạt động quan đơn vị tạo nên sức mạnh kết hợp yếu tố thành thể thống Là sinh viên năm hai chuyên ngành quản trị văn phòng, tơi chọn vấn đề cơng tác quản trị văn phòng để ứng dụng lí luận học kiểm chứng thực tế Hơn tơi lựa chọn đề tài thuận lợi việc lấy tài liệu đề tài quan trọng sinh viên quản trị văn phòng Nó giúp tơi tích lũy thêm kiến thức chun ngành tạo điều kiện thuận lợi cho trình học tập làm việc sau Với tất lí tơi chọn đề tài “ Cơng tác quản trị văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn ” cho tiểu luận Lịch sử vấn đề nghiên cứu Xuất phát từ tầm quan trọng cơng tác văn phòng, phương diện lí luận thực tiễn, vấn đề cơng tác văn phòng nhận quan tâm nhiều học giả Tầm quan trọng cơng tác văn phòng giáo trình GS.TS Nguyễn Thành Độ cung cấp cho sở lý luận, kết hợp với “ báo cáo thực tập cơng tác quản trị văn phòng” anh Huỳnh Bá Học cung cấp số liệu thực tiễn Vì chọn đê tài để khai thác nghiên cứu, nhằm đưa số giải pháp để nâng cao hiệu cơng tác văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn 3.Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu: Tìm hiểu sở thực tiễn, lí luận cơng tác văn phòng Phân tích, đánh giá việc thực hiên cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn giai đoạn 2012-2016 Từ đề giải pháp giúp cải thiện hiệu hoạt động cơng tác văn phòng tốt - Nhiệm vụ: Tìm hiểu hoạt động cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn Đưa ưu điểm, nhược điểm hoạt động cơng tác văn phòng giải pháp hồn thiện mặt chưa tốt Góp phần xây dựng văn phòng làm việc chuyên nghiệp đại Phạm vi nghiên cứu Không gian: tiểu luận tập trung nghiên cứu UBND thị xã Bỉm Sơn Thời gian: cơng tác văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn từ năm 2012 đến năm 2016 5.Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu sở nguyên lí chủ nghĩa Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh, quy đinh nhà nước cơng tác văn phòng thực tiễn cơng đẩy mạnh cải cách hành nước ta Bên cạnh tơi sử dụng số phương pháp nghiên cứu thực tiễn như: - Phương pháp thu thập thông tin - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp khảo sát thực tế - Phương pháp xử lí thơng tin - Phương pháp tổng hợp, phân tích, logic - Một số phương pháp khác Đối tượng nghiên cứu Cơng tác văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn Bố cục Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục, đề tài triển khai thành chương: Chương Lý luận chung công tác văn phòng khái quát UBND thị xã Bỉm Sơn Chương Thực trạng cơng tácquản trị văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn Chương Một số giải pháp để nâng cao hiệu công tác quản trị văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 1.1 Tổng quan công tác quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm , vai trò, nhiệm vụ cơng tác quản trị văn phòng Cơng tác quản trị văn phòng thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động quan, đơn vị Nó cơi chỉnh thể gồm việc quản lý, tổ chức sử dụng thông tin để trì hoạt động quan, đơn vị nhằm đạt kết mong muốn Công tác đòi hỏi hoạt động xếp, bố trí công việc trang thiết bị làm việc, nguồn nhân lực, yếu tố vật chất phi vật chất….nhằm hoàn thành mục tiêu với kết cao Để hiểu sâu công tác quản trị văn phòng cần tìm số khái niệm sau: * khái niệm “quản trị” - Theo Nguyễn Hải Sản: “ Quản trị trình làm việc với người thông qua người để thực mục tiêu tổ chức môi trường biến động” [3; Tr 2] * khái niệm “văn phòng” Trong năm gần đây, khái niệm văn phòng trở nên phổ biến với tất người không Việt Nam mà tồn giới Văn phòng hiểu theo cách đơn giản nơi thực công việc liên quan đến giấy tờ Cụ thể văn phòng hiểu sau: “Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành nhằm thực chức năng, nhiệm vụ quan” [2; Tr 6] Theo nghĩa hẹp văn phòng “Văn phòng hiểu trụ sở , địa điểm làm việc, nơi giao tiếp đối nội đối ngoại quan, tổ chức” [1; Tr 9] Chức văn phòng thể mặt - Tham mưu tổng hợp - Công tác đảm bảo vật chất kĩ thuật cho quan hoạt động * Vai trò cơng tác văn phòng: Văn phòng quan tổ chức tất yếu khách quan Văn phòng có vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu chất lượng hoạt động quan Nói cách khác văn phòng vừa não vừa mặt quan; nơi thu nhận phát thông tin kịp thời cho lãnh đạo xử lý; đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động quan, đơn vị trôi chảy hiệu cao Vai trò văn phòng thể phương diện sau : Thứ nhất,văn phòng trung tâm thực trình quản lý, điều hành quan tổ chức Bởi đạo, quyế định thủ trưởng phải qua văn phòng để chuyển giao đến phòng ban, đơn vị khác Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc, nhắc nhở việc thực định đạo lãnh đạo quan Thứ hai, văn phòng nơi tiếp nhận tất mối quan hệ, đặc biệt quan hệ đối ngoại quan Văn phòng coi ” cổng gác thông tin “ quan, tổ chức Đây hoạt động vơ quan trọng, định đến thành công hay thất bại tổ chức Thứ ba, văn phòng máy làm việc lãnh đạo Mọi cơng việc văn phòng nhằm thực mục tiêu nhà quản lý việc văn bản, tập hợp đưa phương án… Thứ tư, văn phòng trung tâm khâu nối hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Văn phòng nơi trung chuyển cơng việc cá nhân, phòng ban tới thủ trưởng để đạt mục tiêu quan tổ chức Thứ năm, văn phòng ví nơi cung cấp dịch vụ tổng hợp cho hoạt động phòng ban, đơn vị nói chung nhà lãnh đạo nói riêng * Nhiệm vụ cơng tác văn phòng Văn phòng quan, doanh nghiệp tổ chức thực nhiều công việc khác nhau, với phạm vi rộng Có thể chia làm nhóm nhiệm vụ liên quan tới chức cụ thể: - Nhóm cơng việc hành chính; -Nhóm nhiệm vụ thực chức tổng hợp – tham mưu; -Nhóm nhiệm vụ thực chức giúp việc điều hành lãnh đạo; -Nhóm nhiệm vụ chức hậu cần; 1.1.2 Vị trí,mối quan hệ văn phòng với quan khác * Vị trí văn phòng: Văn phòng phận chun mơn, máy giúp việc tổng hợp lãnh đạo quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo cho hoạt động lãnh đạo trôi chảy, thuận lợi, hiệu thông qua chương trình, kế hoạch văn phòng xây dựng lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo lãnh đạo tham dự họp, hội nghị bố trí đầy đủ, an tồn lãnh đạo cơng tác… Ngồi ra, văn phòng “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không thời gian vào công việc vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào công việc chính, chiến lược cho phát triển quan, tổ chức Văn phòng đầu mối thơng tin quan, doanh nghiệp Văn phòng tổ chức nguồn thơng tin quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho đơn vị khác Văn phòng nơi truyền đạt thơng tin thức ngồi quan, doanh nghiệp Các thơng tin văn phòng tiếp nhận, xử lý cung cấp đáng tin cậy xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm sốt chặt chẽ Và thơng tin văn phòng cung cấp ngồi thơng tin thức quan, doanh nghiệp Chính vậy, người làm cơng tác hành văn thư Văn sau soạn thảo trình trưởng phòng xét duyệt nội dung, sau trình cho tránh văn phòng kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, sau kiểm tra thấy văn trình bày ký nháy vào cuối văn trình cho người có thẩm quyền ký Sau văn truyền văn thư, văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn đồng thời đăng ký văn vào sổ đăng ký theo tên loại văn Văn truyền xuống phòng photo, sau truyền văn thư để đóng dấu phát hành văn Văn thư có trách nhiệm gửi lên phòng,ban ( văn nội bộ) chuyển qua đường bưu điện ( văn quan ), đồng thời theo dõi việc gửi công văn qua bưu điện để đảm bảo bảo văn gửi không bị thất lạc Các công văn phát hành ngày phải gửi ngày,chậm ngày hôm sau Riêng cơng văn có mức độ “mật”, “khẩn” phải gửi sau làm xong đầy đủ thủ tục phát hành văn Mỗi văn văn thư phải giữ lại 01 để lưu Những giấy tờ, văn giấy giới thiệu, giấy đường, sổ ghi biên hội nghị quản lý chặt chẽ cơng văn Mẫu đăng kí văn đi: *Sơ đồ quy đình giải văn [Xem phụ lục 3] 14 2.2.2 Quy trình quản lý giải văn đến( phụ lục) Tất loại văn bản, bao gồm văn Quy phạm Pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật), đơn, thư từ quan, cá nhân khác gửi đến đường trực tiếp hay tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị qua đường bưu điện gọi chung văn đến Nói cách khác :Văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải quyếtnhững vấn đề mang tính chất công Văn đến với văn quan hình thành tạo nên phương tiện, loại công cụ đặc biệt hoạt động điều hành, quản lý quan Để văn phát huy tối đa ý nghĩa, tác dụng vấn đề tổ chức quản lý giải tốt loại văn có tầm quan trọng khơng thể xem nhẹ Bởi hiệu công việc quản lý, điều hành quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá thông tin văn đến kịp thời, triệt để hay không Căn vào thành phần nội dung, ta chia văn đến thành 04 nhóm sau: -Nhóm văn quan cấp trên, -Nhóm văn quan ngang cấp, -Nhóm văn quan cấp gửi lên, -Nhóm Thư cơng: Là loại đơn thư cá nhân quan viết đểgửi đến quan, tổ chức có liên quan để giải việc công Tất công văn, giấy tờ gửi đến thường trực HĐND&UBND thị xã, văn phòng phòng, ban thuộc UBND thị xã, đường phải chuyển văn thư kịp thời Văn thư có trách nhiệm ký nhận, kiểm tra, phân loại,bóc bì văn đến ( trừ văn gửi đích danh, văn luật, văn gửi khối đồn thể khơng bóc) Sau đóng dấu ghi tên thơng tin dấu đén như: 15 ngày tháng văn đến, số đến Đăng ký văn đến, loại số khác Sau ghim phiếu Cơng văn đến ngồi trình cho Chánh văn phòng phân phối giải Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc giải văn tiến độ đảm bảo chất lượng Mẫu đăng kí văn đến: *Sơ đồ quy đình giải văn đến [Xem phụ lục 4] 2.3 Tổ chức quản lí sử dụng dấu 2.3.1 Quản lý dấu Các dấu UBND thị xã Bỉm Sơn, phòng chun mơn số dấu khác giao cho cán văn thư quản lý , đóng dấu Cán văn thư tiến hành quản lý dấu phải đảm bảo thực quy định sau đây: - Người giao quản lý sử dụng dấu không giao cho người khác chưa có ý kiến Chánh văn phòng 16 - Các dấu phải đảm bảo an toàn ngoai làm việc -Nghiêm cấm việc mang dấu khỏi quan - Văn thư đóng dấu vào văn đủ thủ tục, thẩm quyền đưa đến, từ chối việc đóng dấu vào văn ký sai thẩm quyền văn chưa đủ thủ tục hành chính, giấy tờ công chứng chứng thực không kèm theo gốc, gốc bị tẩy sửa,khơng kèm theo lệ phí - Việc quản lý sử dụng dấu thực theo Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 phủ quy định việc quản lý sử dụng dấu Mọi trường hợp lợi dụng dấu, làm dấu, lấy cắp dấu, sử dụng giả bị xử lí theo pháp luật hành - Trong trường hợp bị dấu, quan, tổ chức phải báo cho quan công an gần quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ dấu bị 2.3.2 Sử dụng dấu - Văn thư phép đóng dấu văn thể thức có chữ ký người ký văn thẩm quyền - Văn thư đóng dấu văn phải ngắn, rõ ràng trùm lên ¼ 1/3 chữ ký phía bên trái, chữ ký dấu màu đỏ tươi Đóng dấu mức độ “mật” “khẩn” lãnh đạo yêu cầu - Nghiêm cấm việc đóng dấu khống - Mỗi quan, tổ chức chức danh Nhà nước sử dụng dấu Trong trường hợp cần có thêm dấu thứ hai nội dung dấu thứ phải có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ 2.4 Thực nghiệp vụ lưu trữ Cơng tác lưu trữ có ý nghĩa vơ quan trọng quan, tổ chức nói chung UBND thị xã Bỉm Sơn nói riêng Nhờ có công tác lưu trữ mà 17 văn bản, tài liệu giữ bảo quản cẩn thận phục vụ cho việc khai thác, sử dụng có hiệu cao 2.4.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu UBND thị xã tiến hành theo quy định Nhà nước Ủy ban, cụ thể: - Tất văn UBND thị xã banh hành hàng năm nộp vào kho lưu trữ quan - Các hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ quan văn giải song - Cán lưu trữ thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hành giải song cán bộ, công chức quan - Việc áp dụng phần mềm lưu trữ công tác bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại hiệu cao cơng việc Thời gian tra tìm tài liệu rút ngắn góp phần giảm bớt, cơng sức tiền bạc cho nhà nước Tuy nhiên việc bố trí có cán lưu trữ với phần lớn công việc nên tài liệu nhiều năm chưa điều chỉnh hết Tài liệu tập trung lại phòng ban nhiêu mà cán văn thư lại chưa thu thập làm cho tài liệu mang tình trạng phân tán, rời lẻ 2.4.2.Cơng tác chỉnh lý tài liệu Chinh lý tài liệu công việc tổng hợp nhiều khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ, đòi hỏi người thực phải có kiến thức chun mơn vững vàng, có kinh nghiệm đảm bảo yêu cầu công ty chỉnh lý Trong năm vừa qua tài liệu UBND thị xã Bỉm Sơn chỉnh lý tốt, tài liệu đưa chỉnh lý lập thành hồ sơ, đơn vị bảo quản hồn chỉnh, kèm theo cơng cụ tra tìm phiếu tin,mục lục hồ sơ * Quy trình chỉnh lý tài liệu thực hiên theo bước sau: Bước 1: Phân chia tài liệu thành nhóm lớn - Phân chia tài liệu theo năm - Chia tài liệu thành nhóm theo tên văn 18 Bước 2: lập hồ sơ Đây giai đoạn quan trọng công tác chỉnh lý tài liệu, sau khí tài liệu phân loại nhóm nhỏ hồ sơ, tài liệu hồ sơ xếp theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn,trường hợp hồ sơ dày phân chia thành tập cho phù hợp Bước 3: Biên mục hồ sơ Đây giai đoạn két thúc hoàn chỉnh hồ sơ Công việc gồm: đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chúng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ… Bước 4: Đánh số hồ sơ vào bìa, viết cặp,viết dán nhãn hộp Số hồ sơ đánh bút chì mềm, màu đen đánh số liên tục từ 01 hết Viết dán nhãn hộp: Sauk hi chỉnh lý tài liệu song, vào phiếu tinh, ghi số chữ số Ả rập lên tồn bìa hồ sơ, sau đưa hồ sơ vào cặp, hộp, viết dán nhãn hộp Bước 5: Xây dựng cơng cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ Toàn tài liệu lưu trữ UBND thị xã Bỉm Sơn việc lưu bảo quản kho lưu trữ lưu phần mềm lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi dễ dàng cho việc khai thác sử sụn tài liệu lưu trữ có hiệu 2.4.3.Cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ dụng thành tựu khoa học tiên tiến để kéo dài tuổi thọ bảo vệ an toàn cho tài liệu lưu trữ, việc bảo quản tốt giúp cho tài liệu không bị hư hỏng, mát, đặc biệt điều kiện khí hậu nhiệt đới ẩm nước ta Việc bảo quản tài liệu lưu trữ UBND thị xã Bỉm Sơn trọng có đầu tư mức Việc xây dựng kho lưu trữ làm nơi cất giữ, bảo quản tài liệu giúp cho tài liệu UBND khơng bị phân tán, rời lẻ Hơn phòng trang bị máy móc đại nên tài liệu bảo quản tốt Tuy kho lưu trữ lại nhận nhiều ánh sang mặt trời nên tài liệu phần bị mối mọt, hư hỏng… 19 * Tiểu kết: Những nội dung tìm hiều chương giúp tơi tìm ưu điểm, nhược điểm quan đồng thời giúp đưa giải pháp mà triển khai chương 20 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND THỊ XÃ BỈM SƠN 3.1 Một vài nhận xét công tác văn phòng UBND thi xã Bỉm Sơn 3.1.1.Ưu điểm Được quan tâm Bộ, ngành, UBND thị xã Bỉm Sơn, văn phòng UBND thị xã thực tốt công việc giao Cùng với nỗ lực cán bộ, công chức, với tính thần trách nhiệm bảo đảm việc sợn thảo văn bản, ban hành văn bản, xử lí thơng tin, văn đến; quản lý, sử dụng tài liệu, giấy tờ lưu trữ theo quy định nhà nước quy chế làm việc UBND thị xã Trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phòng trọng đầu tư mức như: máy vi tính, máy photo, máy in, máy quét… đảm bảo cho hoạt động cơng tác văn phòng nhanh chóng, xác Hoạt động quản lý sử dụng dấu UBND thị xã Bỉm Sơn thực quy trình, nơi an tồn việc sử dụng chun mơn nghiệp vụ , khơng xảy tình trạng đóng dấu sai thể thức, đóng dấu khống khơng có chữ ký khơng có văn gốc Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ đạt số kết bước đầu quan trọng, hầu hết cán bộ, công chức nắm vững kỹ soạn thảo văn bản, sử dụng có hiệu cơng nghệ thơng tin cơng việc Cán , cơng chức văn phòng tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên, tuổi trẻ, nhiệt tình, cẩn thận, tit mỉ, có trách nhiệm cao công việc đào tạo chuyên môn, nghiệp cụ nên hiệu công việc đạt tốt 3.1.1 Nhược điểm Bên cạnh kết đạt được, hoạt động hành văn phòng thiếu sót Một phận cán lãnh đạo chưa thực quan tâm, sâu sát, đầu tư thỏa 21 đáng nhân lực, kinh phí, sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ, chưa thực nghiêm quy định nhà nước công tác hoạt động hành văn phòng, quy chế làm việc UBND thị xã Trang thiết bị phục vụ cho cơng tác lưu trữ thiếu máy hút ẩm, máy điều hòa, máy hút bụi… nguyên nhân dẫn đến tài liệu nhanh chóng bị mối, mọt, làm giảm tuổi thọ tài liệu 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn UBND thị xã phải tổ chức quán triệt Nghị Chính Phủ cơng tác hành văn phòng, nhằm nâng cao nhận thức cho tồn thể cán bộ, cơng chức thấy rõ vai trò, vị trí quan trọng cơng tác hành văn phòng, nâng cao trách nhiệm thực từ thủ trưởng đến công chức, viên chức quan thực kỷ cương, kỷ luật hành cơng tác Chánh văn phòng phải tổ chức kiểm tra, rút kinh nghiệm mặt được, mặt tồn tại, yếu kém, đề biện pháp, nâng cao cơng tác hành trước u cầu tình hình Phải thực cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng tin học, khoa học cơng nghệ cơng tác Văn phòng nói riêng quan nói chung Phải tăng cường, quản lí an tồn, sử dụng có hiệu tài liệu, văn bản, trang thiết bị công nghệ thông tin, tài liệu, vật lưu trữ, ngồi phải thực cơng tác bảo mật tài liệu theo quy định Nhà nước cách chặt chẽ Phải trọng nhân lĩnh vực văn phòng, để nắm vững chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ, tự giác chấp hành quy chế làm việc quan Bồi dưỡng trình độ tăng cường cán bộ, công chức thực hoạt động công tác văn thư Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng Kiểm tra thường xun cơng tác văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn Tập trung đầu tư trang thiết bị văn phòng đại, tăng cường ngân 22 sách đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động cơng tác văn phòng Đầu tư phải trọng đến chất lượng hiệu Thường xuyên hướng dẫn, đốn đốc, kiểm tra định kỳ, đột xuất cơng tác hành chính văn phòng để kịp thời đánh giá thực trạng sở, đề xuất biện pháp khác phục tồn tại, yếu Kịp thời khen thưởng cá nhân làm tốt, kỷ luật cá nhân vi phạm quy định nhà nước cơng tác hành văn phòng * Tiểu kết: Trong chương 3, tơi đưa vài nhận xét cơng tác văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn, đồng thời nêu số giải pháp khắc phục nhược điểm tồn Từ giúp UBND thị xã Bỉm Sơn thu kết tích cực hoạt động cơng tác văn phòng 23 KẾT LUẬN Như để triển khai đề tài trình bày vấn đề qua chương: Chương triển khai lý luận chung công tác quản trị văn phòng, bao gồm: khái niệm,vai trò, nhiệm vụ cơng tác quản trị văn phòng Đồng thời khái quát UBND thị xã Bỉm Sơn Chương 2, tơi trình bày thực trạng cơng tác quản trị văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn Bao gồm vấn đề: công tác soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, Tổ chức quản lí sử dụng dấu đánh giá việc thực nghiệp vụ lưu trữ UBND thị xã Bỉm Sơn Chương đưa số giải pháp cụ thể, nhằm phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế cơng tác quản trị văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn Khi triển khai đề tài tơi mong muốn tìm hiểu cơng tác quản trị văn phòng để cung cấp thêm tư liệu cho việc học tập áp dụng vào thực tế Tôi mong muốn góp sức để nâng cao hiệu cơng tác quản trị văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn.Tôi tin tiểu luận có ý nghĩa cơng tác quản trị văn phòng UBND thị xã , để UBND hoạt động cách hiệu 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012) Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội 2.Huỳnh Bá Học (2015), “ Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành quản trị văn phòng”, Học viện hành quốc gia, Hà Nội 3.Nguyễn Hải Sản ( 2003) Giáo trình Quản trị học, NXB Thống Kê Hà Nội, Hà Nội 4.Thông tư liên tịch sô 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 5.Nghị số 101/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, lưu trữ nghị định 110/NĐ-CP công tác văn thư Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 phủ quy định việc quản lý sử dụng dấu 25 PHỤ LỤC Phụ lục UBND thị xã Bỉm Sơn [ Nguồn: internet ] 26 Phụ lục 27 Phụ lục Phụ lục 28 ... dụng số phương pháp nghiên cứu thực tiễn như: - Phương pháp thu thập thông tin - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp khảo sát thực tế - Phương pháp xử lí thơng tin - Phương pháp tổng... Thời gian: cơng tác văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn từ năm 2012 đến năm 2016 5 .Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu sở nguyên lí chủ nghĩa Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh, quy đinh nhà nước... thực tiễn Vì tơi chọn đê tài để khai thác nghiên cứu, nhằm đưa số giải pháp để nâng cao hiệu cơng tác văn phòng UBND thị xã Bỉm Sơn 3.Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu: Tìm hiểu sở thực tiễn, lí