Công tác Quản trị Văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1.LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN NẬM NHÙN 4 1.1. Cơ sở lí luận về công tác quản trị văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 4 1.1.2.1. Chức năng của văn phòng 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng 5 1.2.Khái quát về UBND huyện Nậm Nhùn 6 1.2.1.Lịch sử hình thành 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn. 7 1.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức 11 Tiểu kết 11 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁCQUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NẬM NHÙN 12 2.1. Điều kiện làm việc của văn phòng UBND 12 2.1.1. Một số trang thiết bị văn phòng chính 12 2.1.2. Môi trường làm việc của văn phòng 12 2.2. Công tác điều hành của UBND hyện Nậm Nhùn 13 2.2.1. Xây dựng kế hoạch, lịch công tác 13 2.2.2. Công tác tổ chức, xây dựng nội quy, quy định 13 2.3. Thực trạng công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 14 2.3.1. Quản lí văn bản đi, văn bản đến 14 2.3.2. Quản lí sử dụng con dấu 18 2.4. Nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp 20 2.4.1. Những quy định hiện hành về nghi thức nhà nước 20 2.4.2. Đánh giá văn hóa công sở tại cơ quan 22 Tiểu kết 23 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NẬM NHÙN 24 3.1. Một số nhận xét về công tác văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn. 24 3.1.1.Ưu điểm 24 3.1.2. Nhược điểm 24 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn 24 3.2.1. Giải pháp hoàn thiện bộ máy nhân sự 24 3.2.2. Nâng cao cơ sở vật chất trang thiết bị 25 3.2.3. Cải thiện lề lối, môi trường làm việc 27 3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin, ISO vào công tác văn phòng 27 Tiểu kết 29 KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu tơi tìm hiểu, tổng hợp, phân tích hồn thành.Những thơng tin nội dung nêu đề tài dựa nghiên cứu thực tế hồn tồn với nguồn trích dẫn Tơi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm lời cam đoan nội dung nghiên cứu Hà nội, ngày tháng năm 2017 Sinh viên LỜI CẢM ƠN Lời cho phép gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy giáo Khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị cho tơi kiến thức bổ ích q trình học tập tạo điều kiện giúp đỡ q trình làm nghiên cứu Tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân, người giành thời gian, tâm huyết để giúp đỡ tơi suốt q trình làm nghiên cứu Do thời gian tìm hiểu có hạn hiểu biết hạn chế nên nghiên cứu khơng tránh khỏi thiếu sót sai lầm Vì vậy, tơi mong nhận góp ý quý thầy, giáo để nghiên cứu hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Viết tắt UBND HĐND QLNN CBVT LĐVT TBXH PTNT Viết đầy đủ Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Quản lí nhà nước Cán văn thư Lãnh đạo văn thư Thương binh xã hội Phát triển nông thôn PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm qua kinh tế Việt Nam ngày hội nhập sâu giới, với xuất nhiều thành phần kinh tế tự cạnh tranh nước buộc quan, tổ chức phải có nhìn đắn cải thiện hiệu hoạt động quan, tổ chức Một quan, tổ chức muốn phát triển bền vững việc đào tạo bồi dưỡng công tác nghiệp vụ quan trọng, công tác quản trị Văn phòng Văn phòng thực nhiều chức quan trọng coi Văn phòng mặt quan, tổ chức Xuất phát từ tầm quan trọng cơng tác Quản trị Văn phòng quan tổ chức doanh nghiệp Công tác Quản trị Văn phòng coi “bộ nhớ’’ hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp, với nhiệm vụ, chức thực tham mưu, tổng hợp hậu cần cho lãnh đạo, hoạt động văn phòng đảm bảo cho quan, tổ chức, doanh nghiệp vận hành ổn định từ việc hậu cần, chăm lo đời sống cán nhân viên Duy trì phát triển hoạt động quan, doanh ngiệp vận hành ổn định từ việc hậu cần, chăm lo đời sống cán bộ, nhân viên Xuất phát từ tình hình thực tiễn cơng tác Quản trị Văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn kiến thức học nhà trường thúc thực đề tài “ Công tác Quản trị Văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn’’ Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu vấn đề hành văn phòng, văn phòng hay quản trị văn phòng, ta kể đến cơng trình đề tài nghiên cứu sau: Vương Thị Kim Thanh: “ Quản trị Hành văn phòng’’, NXB Thống kê Hà Nội, 2009 Cuốn sách tác giả tổng hợp kiến thức kinh nghiệm, cập nhật quy định mới, nhằm giúp bạn đọc hiểu khó khăn cơng tác quản trị văn phòng; Giáo trình “Quản trị văn phòng’’ Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Ngọc , Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh, 2015 Trình bày vấn đề văn phòng; đổi đại hóa văn phòng quan, tổ chức ; Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp có báo cáo thực tập nghiên cứu công tác Quản trị văn phòng quan cấp Bộ, quan hành nhà nước trường Đại học, như: báo cáo thực tập tác giả Nguyễn Mai Lan - Trường Đại học Xã hội Nhân văn “Tìm hiểu cơng tác Quản trị văn phòng UBND Tỉnh Ninh bình”; báo cáo thực tập tác giả Đỗ Cường Phú – KH6TC36 “ Công tác Lưu trữ Quản trị văn phòng UBND xã Bình Hòa; Tuy nhiên đề tài nghiên cứu khái quát chưa tìm hiểu hết tất khía cạnh cơng tác Quản trị văn phòng năm 2017 chưa có đề tài nghiên cứu đầy đủ công tác Quản trị văn phòng UBNN huyện Nậm Nhùn chọn đề tài “Công tác quản trị Văn phòng UBNN huyện Nậm Nhùn’’ để làm đề tài nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Nâng cao công tác Quản trị Văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn - Tìm hiểu lý luận văn phòng quản trị văn phòng - Tìm ưu điểm, hạn chế cơng tác quản trị văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn - Đưa đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác quản trị văn phòng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài hoạt động liên quan đến công tác quản trị văn phòng Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu phạm vi UBND huyện Nậm Nhùn Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, sở phương pháp lý luận chủ nghĩa Mác-lenin tư tưởng Hồ Chí Minh đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khác như: Phương pháp quan sát; phương pháp thống kê; phương pháp vấn đối thoại Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, đề tài gồm 03 chương: Chương LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN NẬM NHÙN Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NẬM NHÙN Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NẬM NHÙN Chương LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN NẬM NHÙN 1.1 Cơ sở lí luận cơng tác quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm Hiện có nhiều khái niệm khác văn phòng: Tại Giáo trình mơn Quản trị văn phòng tác giả PGS.TS Nguyễn Hữu Tri: Văn phòng hiểu sau: - Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng tồn bộ): ‘‘Bao gồm tồn bộ máy quản lý đơn vị từ cấp cao đến sở với nhân làm quản trị hệ thống quản lý tổ chức; bao gồm toàn sở vật chất kỹ thuật môi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng tồn có tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức”.[2;10] - Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): ‘‘Chỉ bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị việc chức giao; phận cấu thành cấu tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức khơng phải pháp nhân độc lập quan hệ đối ngoại’’.[2;10] Như văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, sử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, máy giúp nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động chung toàn quan Quản trị văn phòng cơng tác quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến tồn hoạt động quan, công tác thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại thực khơng hiệu tác động đến trình phát triển quan 1.1.2 Chức nhiệm vụ văn phòng 1.1.2.1 Chức văn phòng Tùy theo quy mơ tổ chức tính chất hoạt động quan, đơn vị doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng hình thành lớn, nhỏ khác nhau, dù tổ chức theo cách Văn phòng có hai chức bản: tham mưu tổng hợp hậu cần *Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu tổng hợp hoạt đơng trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm hoạt động tối ưu cho trình quản lý để đạt hiệu cao Chủ thể công tác tham mưu doanh nghiệp cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Thực tế doanh nghiệp thường đặt phận tham mưu văn phòng Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi doanh nghiệp từ phân tích, quản lí, sử dụng thơng tin theo quy tắc trình tự định Ngồi phận tham mưu văn phòng có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu như: Cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn Để có thơng tin chun sâu phận tham mưu đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phòng ban chun mơn nghiệp vụ tập hập *Chức hậu cần Đảm bảo sỏ vật chất cho phòng ban đơn vị cá nhân quan, đơn vị, tổ chức, để thực tốt chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu suất làm việc Nội dung công tác hậu cần gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền lương, công tác phí, sửa chữa lớn, xây dựng cơng trình phụ, phúc lợi tập thể 1.1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng Từ chức văn phòng thực nhiệm vụ: *Nhóm nhiệm vụ thực chức tham mưu, tổng hợp, thực công việc: -Xây dựng chương trình kế hoạch tổ chức thực chương trình kế hoạch cơng tác -Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho phòng, phận thuộc văn phòng -Xây dựng nội quy, quy chế cho quan văn phòng -Đảm bảo cơng tác thơng tin liên lạc -Đảm bảo công tác văn thư lưu trữ -Tổ chức chuyến công tác cho quan -Tổ chức hội nghị, hội thảo -Thực công tác thi đua khen thưởng *Nhóm nhiệm vụ thực chức giúp việc hậu cần: -Đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cơng tác hành quan -Đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh -Tổ chức phòng làm việc khoa học -Tổ chức thực cơng tác hành -Đảm bảo giao dịch hành chính, đối nội, đối ngoại 1.2.Khái quát UBND huyện Nậm Nhùn 1.2.1.Lịch sử hình thành UBND huyện Nậm Nhùn ( Phụ lục 01 ) Huyện Nậm Nhùn huyện tỉnh Lai Châu, thành lập từ ngày tháng 11 năm 2012 theo nghị định số 71/NĐ-CP Chính phủ Việt Nam từ phần diện tích huyện Mường Tè cũ phần huyện Sìn Hồ cũ Huyện có diện tích 1388,0839 km2 với dân số 24.165 người (Năm 2012) Huyện Nậm Nhùn gồm thị trấn 10 xã Thị trấn Nậm Nhùn xã: Mường Mô, Hua Bum, Nậm Manh, Nậm Chà, Nậm Hàng, Lê Lợi, Pú Đao, Nậm Ban, Nậm Pì Trung Chải Huyện Nậm Nhùn giáp với huyện Sìn Hồ phía đơng, phía Tây Nậm Nhùn giáp với Mường Nhé (Điện Biên), phía Nam Nậm Nhùn giáp với Mường Lay (Điện Biên), phía Bắc Nậm Nhùn giáp với tỉnh Vân Nam Trung Quốc 10 2.4 Nghi thức nhà nước kỹ giao tiếp 2.4.1 Những quy định hành nghi thức nhà nước Văn hố nơi cơng sở đạo đức, phẩm chất cán bộ, công nhân viên chức thực thi nhiệm vụ mà thể trình độ văn hố người Để bảo đảm tính trang nghiêm hiệu hoạt động quan hành nhà nước, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hố cơng sở quan hành nhà nước (tại Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007), có hiệu lực thi hành từ ngày 5/9/2007 Theo Quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 02/8/2007: * Các hành vi bị cấm - Hút thuốc phòng làm việc; - Sử dụng đồ uống có cồn cơng sở, trừ trường hợp đồng ý lãnh đạo quan vào dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao; Quảng cáo thương mại công sở * Trang phục - Khi thực nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch - Cán bộ, cơng chức, viên chức có trang phục riêng thực theo quy định pháp luật * Lễ phục Lễ phục cán bộ, công chức, viên chức trang phục thức sử dụng buổi lễ, họp trọng thể, tiếp khách nước ngồi - Lễ phục nam cán bộ, cơng chức, viên chức: comple, áo sơ mi, cravat - Lễ phục nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, comple nữ - Đối với cán bộ, công chức, viên chức người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc coi lễ phục * Thẻ cán bộ, công chức, viên chức 24 - Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ thực nhiệm vụ - Thẻ cán bộ, cơng chức, viên chức phải có tên quan, ảnh, họ tên, chức danh, số hiệu cán bộ, công chức, viên chức - Bộ Nội vụ hướng dẫn thống mẫu thẻ cách đeo thẻ cán bộ, công chức, viên chức * Giao tiếp ứng xử Cán bộ, công chức, viên chức thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp luật Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, cơng chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; khơng nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt * Giao tiếp ứng xử với nhân dân Trong giao tiếp ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến giải công việc Cán bộ, công chức, viên chức thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ * Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác *Giao tiếp qua điện thoại Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột *Treo Quốc huy Quốc huy treo trang trọng phía cổng tồ nhà Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy cũ bị hư hỏng * Treo Quốc kỳ 25 - Quốc kỳ treo nơi trang trọng trước công sở tồ nhà Quốc kỳ phải tiêu chuẩn kích thước, màu sắc Hiến pháp quy định - Việc treo Quốc kỳ buổi lễ, đón tiếp khách nước ngồi lễ tang tn theo quy định nghi lễ nhà nước đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang *Biển tên quan - Cơ quan phải có biển tên đặt cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy đủ tiếng Việt địa quan - Bộ Nội vụ hướng dẫn thống cách thể biển tên quan * Phòng làm việc Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức Việc xếp, trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu phòng làm việc * Khu vực để phương tiện giao thơng Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông cán bộ, công chức, viên chức người đến giao dịch, làm việc Khơng thu phí gửi phương tiện giao thơng người đến giao dịch, làm việc 2.4.2 Đánh giá văn hóa cơng sở quan Tại UBND huyện Nậm Nhùn cán công chức thực theo quy định nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp văn hóa cơng sở mà quan quy định khơng có trường hợp vi phạm để có thành cơng nhờ giám sát chặt chẽ ban lãnh đạo tự giác thực cán công chức giúp 26 *Tiểu kết Dựa sở lý luận chung Chương 1, Chương tơi vào tìm hiểu thực trạng cơng tác quản trị văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn gồm điều kiện làm việc văn phòng, cơng tác điều hành văn phòng, thực trạng cơng tác nghiệp vụ văn thư lưu trữ nghi thức nhà nước kỹ giao tiếp Bên cạnh kết đạt cơng tác quản trị văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn tồn số hạn chế cần khắc phục Qua thời gian tìm hiểu đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng trình bày chương 27 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN NẬM NHÙN 3.1 Một số nhận xét cơng tác văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn 3.1.1 Ưu điểm Xuất phát từ thực tế huyện mới, gặp nhiều khó khăn UBND huyện Nậm Nhùn thực tốt cơng tác văn phòng văn phòng để hỗ trợ lãnh đạo cách tốt Trong cơng tác văn phòng ln có phối hợp cơng tác phòng, ban chun mơn với Thường xun có học hỏi trao đổi cơng việc cơng tác hành văn phòng Về trang thiết bị kỹ thuật UBND huyện Nậm Nhùn đầu tư trang thiết bị đại, phục vụ cơng tác hành văn thư như: máy in, máy scan, 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm mà UBND hyện Nậm Nhùn đạt cơng tác văn phòng hạn chế như: Mối quan hệ công tác nhiều lúc không hiểu nên q trình giải cơng việc khơng ăn khớp, bị gián đoạn nhịp độ cơng việc chậm Về trang thiết bị đầu tư trang thiết bị đại có số trang thiết bị cũ, hỏng thiếu số trang thiết bị như: máy fax, máy hủy tài liệu, máy qt Chính nhiều lúc đáp ứng kịp thời yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo gây chậm chễ đến công việc 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn 3.2.1 Giải pháp hồn thiện máy nhân Trong quan, tổ chức người yếu tố vơ quan trọng, trình độ chun mơn nghiệp vụ yếu tố định đến suất lao động 28 hiệu làm việc nhân viên văn phòng Trình độ chuyên môn nghiệp vụ yếu rào cản cơng việc nhân viên văn phòng Vì để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ đội ngũ nhân viên văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn nên thực biện pháp sau đây: Thứ nhất, tổ chức thi đua khen thưởng cần đưa định mức đánh giá hàng tháng, hàng q tổng kết năm thơng qua giám sát, kiểm tra q trình thực cơng việc để kịp thời khắc phục khen thưởng tập thể cá nhân suất sắc tạo động lực cho người phấn đấu cho nghiệp phát triển UBND Thứ hai, UBND nên cử cán công nhân viên học lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho phận nhằm cao khả thích ứng cơng việc mà phụ trách Thường xuyên mở lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn phòng cho cán cơng nhân viên nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ tổ chức họp, hội nghị, lập chương trình kế hoạch cơng tác cho lãnh đạo Sau khóa đào tạo văn phòng cần có kế hoạch kiểm tra, đánh giá hiệu làm việc cán công nhân viên trước sau đào tạo để làm cho việc xếp bố trí cơng việc cách hiệu quả, phù hợp Thứ ba, cần nâng cao ý thức cán công nhân viên việc tự học, tự bồi dưỡng trình độ chun mơn thơng qua hoạt động thực tế, qua sách báo, tài liệu đặc biệt tài liệu chuyên ngành, thường xuyên củng cố kiến thức thể đáp ứng nhiệm vụ trước mắt nhiệm vụ tương lai Thứ tư, nâng cao lực kỹ thuật sử dụng phương tiện đại, đặc biệt phương tiện tin học Tại quan thiết bị phục vụ công việc máy tính, máy photo, máy in, máy fax khơng phải cơng nhân viên sử dụng thành thạo Do cán cơng nhân viên phải tự nghiên cứu tìm hiểu, nâng cao hiểu biết tiến cơng nghệ, học cách bảo quản sử dụng có hiệu loại máy móc thiết bị dùng văn phòng 3.2.2 Nâng cao sở vật chất trang thiết bị -Trong công tác văn thư: 29 Ủy ban nhân dân huyện Nậm Nhùn nên bố trí phòng đọc riêng để cán công nhân viên quan đến mượn tài liệu, tìm kiếm tra cứu thông tin cách thuận lợi - Trong công tác lưu trữ: Đối với tủ đựng hồ sơ, tài liệu: giấy tờ văn dễ bị hư hỏng, mối mọt mục nát tác động mơi trường với tính chất lý hóa tài liệu Vì cần phải sử dụng tủ đựng hồ sơ có chân cao, nhân viên kho lưu trữ nên thường xuyên dọn dẹp, hút bụi sử dụng chất chống ẩm, chống mối mọt, đảm bảo nhiệt độ phòng ln từ 180C ^ 200C - Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt nơi khơng có ánh nắng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thường xuyên dọn dẹp lau chùi bẩn - Có thiết bị phòng cháy chữa cháy phòng làm việc để ứng phó kịp thời với tình xấu xảy - Trong công tác tổ chức hội họp: Cần mua sắm thêm số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như: máy chiếu, máy ghi âm Đây thiết bị phục vụ đắc lực cho hội nghị, tạo điều kiện cho công việc diễn nhanh chóng tốt đẹp - Đối với trang thiết bị máy móc, văn phòng phẩm: Thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc thiết bị, có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc cán công nhân viên quan Đảm bảo việc cung ứng văn phòng phẩm ln đầy đủ kịp thời, nhanh chóng, ngồi cần có quản lý chặt chẽ tránh tình trạng lãng phí khơng cần thiết trang thiết bị văn phòng, đồng thời cần phải có biện pháp xử lý nghiêm khắc việc lạm dụng công quan Đẩy nhanh tốc độ việc lắp đặt sữa chữa trang thiết bị văn phòng, cần có quy định rõ ràng thời gian sửa chữa tránh tình trạng kéo dài không cần thiết gây ảnh hưởng đến tiến độ thực cơng việc phòng 30 ban 3.2.3 Cải thiện lề lối, môi trường làm việc - Môi trường làm việc: Môi trường làm việc bao gồm môi trường vật chất môi trường tinh thần Môi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Nếu môi trường làm việc tốt khiến cho người cảm thấy thoải mái, nhiệt tình, hăng say cống hiến cho cơng việc, phát huy hết khả sáng tạo cá nhân Ngược lại khiến cho họ cảm thấy chán nản, bị ức chế, làm việc theo thái độ nghĩa vụ khơng tâm huyết với nghề nghiệp Để xây dựng môi trường làm việc tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau: - Cán nhân viên phải rèn cho đức tính u nghề, khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ chun mơn, lực khả làm việc mệt mỏi, khơng ngừng đấu tranh chống tiêu cực có tổ chức - Đối với lãnh đạo cần tạo điều kiện vật chất, đầu tư trang thiết bị cần thiết nhân viên phát huy hết lực mình, đồng thời có sách khen thưởng kỷ luật người việc để phát huy tính cạnh tranh Đối với trường hợp muộn sớm không chấp hành nội quythì cần có biện pháp kỷ luật nghiêm minh - Xây dựng mối quan hệ phát huy phơi kết hợp phòng ban, phận Ủy ban nhân dân huyện Nậm Nhùn tổng thể gồm hệ thống phòng ban, đơn vị Để quan hoạt động có hiệu tổng thể phải có thống từ xuống dưới, phối kết hợp với cách nhịp nhàng, đặc biệt văn phòng đầu mối cơng việc mối quan hệ văn phòng với phòng ban 3.2.4 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin, ISO vào cơng tác văn phòng Thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào hoạt động UBND huyện Nậm Nhùn nhu cầu xu hướng tất yếu Về tổng thể, trình cần trải qua giai đoạn: trang bị kiến thức bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: lập kế hoạch, đào tạo chuyên mơn, khảo sát hệ thống có đơn vị, viết hệ thống tài liệu, công bố thực hiện, đánh giá nội 31 cải tiến, chứng nhận đạt tiêu chuẩn trì chất lượng hệ thống Đây khởi động cần thiết để tối ưu hoá nâng cao chất lượng phục vụ văn phòng nhằm đóng góp tích cực thiết thực vào thực nhiệm vụ trị chuyên môn quan, tổ chức, tạo chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ phong cách làm việc khoa học, hiệu Với nhiều hình thức khác nhau, UBND huyện Nậm Nhùn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO số mặt công tác, xây dựng ban hành quy chế, quy trình xử lý cơng việc cho lĩnh vực cụ thể Từ hồn thành tốt hai chức tham mưu - tổng hợp điều phối hậu cần.Trong đó, khơng bất cập liên quan đến cơng tác văn phòng Điều ảnh hưởng lớn tới hiệu vận hành thơng suốt cơng tác văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn Chính vậy, cần phải có chuẩn hố cơng tác đào tạo bồi dưỡng cán để cán bộ, công chức văn phòng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực đại Đồng thời, đơn vị văn phòng phải ln ln có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mình, tổng kết làm được, tồn đọng, định phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu công tác phục vụ Vấn đề cần cân nhắc kỹ lưỡng đổi khâu trước, khâu sau bước nâng cao Cần có tầm nhìn lâu dài với lộ trình thực chắn chắn, rõ ràng cho thời kỳ cụ thể Chất lượng cơng tác mặt văn phòng phụ thuộc nhiều vào việc giải vấn đề Đặc biệt, cán nghiên cứu, tổng hợp cần phải ln ln tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong sáng, ngắn gọn rõ ràng, nội dung, tư tưởng Trên số nhận xét, kiến nghị cơng tác quản trị văn phòng dựa sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng tình hình hoạt động UBND huyện Nậm Nhùn Tơi mong giải pháp trình bày lãnh đạo ủy ban quan tâm xem xét sớm đưa vào thực tiễn để phần khắc phục thiếu sót tồn tại, thúc đẩy hiệu hoạt động máy văn phòng quan 32 *Tiểu kết Từ trang bị lý luận nêu Chương khảo sát thực tiễn nêu Chương 2, Chương đề xuất nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác quản trị văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn Dựa sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng cơng tác quản trị văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn Tơi mong giải pháp trình bày góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản trị văn phòng ủy ban 33 KẾT LUẬN UBND huyện Nậm Nhùn thành lập chưa lâu, quan dần khẳng định mình, hỗ trợ cơng tác quản lí địa phương, tạo dựng niềm tin nhân dân hỗ trợ đắc lực cho cấp Qua trình tìm hiểu UBND huyện Nậm Nhùn quan tâm, giúp đỡ phòng ban giúp đỡ tơi nắm bắt, củng cố hoàn thiện kiến thức lý luận học nhà trường, qua có hội áp dụng vào thực tế cơng tác văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn Qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động văn phòng UBND mặt như: tổ chức máy, tổ chức thu thập xử lý thông tin, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, công tác hậu cần rút nhận xét, đánh giá kết đạt được, mặt tồn nguyên nhân tồn Trên sở đề xuất kiến nghị nhằm củng cố hồn thiện cơng tác văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn Tuy nhiên phạm vi đề tài rộng, nội dung mang tính tổng hợp cao, mà trình độ chun mơn nhận thức hạn chế nên tiểu luận không tránh khỏi thiếu sót Bởi tơi mong nhận góp ý bảo thầy để khóa luận hồn thiện Cuối tơi xin gửi lời cảm ơn đến phòng ban phận thuộc UBND huyện Nậm Nhùn tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tơi q trình hồn thành tiểu luận Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ths.Bùi Thị Ánh Vân giúp tơi hồn thành tiểu luận 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Nguyễn Hữu Thân (2003), Quản trị hành văn phòng, Nhà xuất thống kê, Hà Nội 2.PGS.TS.Nguyễn Hữu Tri(2005),Quản trị văn phòng, NXB khoa học kỹ thuật, Hà Nội UBND huyện Nậm Nhùn (2016), Tài liệu UBND huyện Nậm Nhùn từ 2012-2016 ( Tài liệu nội ), UBND huyện Nậm Nhùn xuất bản, Lai Châu Trang Wed tham khảo: https://vi.wikipedia.org/wiki/Nậm_Nhùn http://namnhun.laichau.gov.vn/ 35 PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01: UBND HUYỆN NẬM NHÙN UBND huyện Nậm Nhùn ( Nguồn tác giả tự chụp ) Địa chỉ: Bản Nậm Hàng, Xã Nậm Hàng,Huyện Nậm Nhùn, Tỉnh Lai Châu PHỤ LỤC 02: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN NẬM NHÙN Chủ tịch UBND huyện Các phó Chủ tịch Phòng Nội vụ Phòng Văn hóa thơng tin Phòng Kinh tếHạ tầng Phòng Thanh tra Phòng Tài ngun Mơi trường Phòng Nơng nghiệp PTNT Phòng tài chínhKế hoạch Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Tư pháp Phòng Lao động TBXH Phòng Y tế Phòng Dân tộc Văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn PHỤ LỤC03: BẢNG THỐNG KÊ CÁC DỤNG CỤ, THIẾT BỊ VĂN PHỊNG CHÍNH STT TÊN THIẾT BỊ Máy photocoppy Máy fax Điện thoại bàn Máy điều hòa Máy vi tính Máy scan Máy scan SỐ LƯỢNG 12 Nguồn: Văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn