MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiến của đề tài. 2 5. Cấu trúc của đề tài. 2 CHƯƠNG 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNGUBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 3 1.1. Lịch sử hình thành: 3 1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ: 6 1.3.1 Chức năng: 6 1.3.2. Nhiệm vụ: 6 CHƯƠNG 2.PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG, TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 9 2.1. Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian. 9 2.1.2. Hoạch định công việc theo năm 10 2.1.2. Hoạch định công việc theo quý, tháng. 12 2.1.3. Hoạch định công việc theo tuần. 15 2.2. Phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động. 19 2.2.1. Cơ sở lý luận của phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động. 19 2.2.2. Hoạch định công việc theo nội dung hoạt động của UBND thành phố Bắc Giang. 19 CHƯƠNG 3.GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNHCHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 22 3.1. Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm 22 3.1.3. Nguyên nhân 23 3.2. Các giải pháp 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài với tên: “Khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng nhà quản trị văn phòng UBND thành phố Bắc Giang” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng trình thực đề tài Hà Nội, tháng 12 năm 2016 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ tận tình từ cán UBND thành phố Bắc Giang, đặc biệt hướng dẫn nhiệt tình giảng viên Nguyễn Đăng Việt suốt q trình thực đề tài Ngồi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội đưa môn phương pháp hoạch định quản trị văn phòng vào trình giảng dậy để giúp cho sinh viên có hiểu biết thêm vai trò nhà quản trị văn phòng việc lập chương trình, kế hoạch Trong trình lam khảo sát tơi gặp nhiều khó khăn, trình độ nghiên cứu hạn chế khơng có nhiều kinh nghiệm nhiều nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy khoa trường bạn đọc Những ý kiến người giúp nhận thiếu sót qua tơi rút kinh nghiệm để hoàn thành tốt lần nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nước ta thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa nên kinh tế có nhiều chuyển biến tích cực, với phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ với q trình tồn cầu hóa hội nhập giới Mà để có kinh tế phát triển quan tổ chức dù lớn hay nhỏ dều có đóng góp hoạt động nhà Quản trị văn phòng Do ngành “Quản trị văn phòng” có vai trò quan trọng thiếu quan, tổ chức hay doanh nghiệp việc hoạch định xây dựng chương trình, kế hoach, hay soạn thảo văn Hoạch định tiến trình nhà quản trị xác định lựa chọn mục tiêu tổ chức vạch hành động cần thiết nhằm đạt mục tiêu Giúp nhà quản trị phát hội Nhận thức điều trường Đại học Nội vụ Hà Nội trọng vào việc xây dựng, đào tạo cho sinh viên kiến thức thiết thực để giúp cho sinh viên sau trường dễ dàng áp dụng kỹ vào công việc cụ thể tạo cho đất nước cán bơn có lực phẩm chất tốt Là sinh viên năm cuối chun ngành quản trị văn phòng, tơi có nhiều điều kiện để nghiên cứu học tập, tạo diều kiên cho thân có hiểu biết sâu nhà Quản trị văn phòng việc hoạch định chương trình, kế hoạch Đồng thời xuất phát từ thực tế cho thấy vai trò ngày quan trọng nhà quản trị văn phòng việc quản lý tài liệu, lập chương trình, kế hoạch hay soạn thảo văn bản, cho quan, công ty hay doanh nghiệp Chính lý trên, định chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng nhà quản trị văn phòng UBND thành phố Bắc Giang” Để nghiên cứu Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp hoạch định chương trình kế hoạch nhà quản trị văn phòng văn phòng UBND thành phố Bắc Giang Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu phương pháp hoạch định chương trình kế hoạch cơng việc hoạch định nhà quản trị văn phòng đưa nhận xét, đánh giá, giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu cơng việc nhà quản trị văn phòng hoạch định cơng việc nhà quản trị đưa nhận xét, đánh giá Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hoàn thành đề tài sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thơng tin, tài liệu có - Phương pháp điều tra khảo sát cán làm việc UBND thành phố Bắc Giang - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng suốt trình làm đề tài - Phương pháp tra tìm tài liệu mạng Internet trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phương pháp so sánh đối chiếu: phương pháp cần thiết nhận định vấn đề Ý nghĩa lý luận thực tiến đề tài Đề tài có ý nghĩa lý luận thực tiễn cao, khơng mang ý nghĩa lý luận quản trị văn phòng mà có ý nghĩa thực tiễn Góp phần vào việc nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng quan, tổ chức,doanh nghiệp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài có cấu trúc chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động UBND thành phố Bắc Giang Chương 2: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng văn phòng UBND thành phố Bắc Giang Chương 3: Giải pháp hồn thiện phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 1.1 Lịch sử hình thành: Vị trí: Bắc Giang tỉnh thuộc vùng đồng bắc Bắc Bộ, phía đơng giáp tỉnh Quảng Ninh, phía bắc giáp tỉnh Lạng Sơn, phía tây giáp tỉnh Thái Ngun huyện Sóc Sơn (Hà Nội) phía nam giáp tỉnh Bắc Ninh tỉnh Hải Dương Bắc Giang có diện tích tự nhiên 3.823 km², chiếm 1,2% diện tích tự nhiên Việt Nam Theo tài liệu năm 2000, tổng diện tích tự nhiên Bắc Giang, đất nơng nghiệp chiếm 32,4%; đất lâm nghiệp có rừng chiếm 28,9%; lại đồi núi, sơng suối chưa sử dụng loại đất khác Bắc Giang có địa hình trung du vùng chuyển tiếp vùng núi phía bắc với châu thổ sơng Hồng phía nam Trên địa bàn Bắc Giang có 374 km sơng suối, ba sơng lớn sơng Lục Nam, sông Thương sông Cầu Sông Lục Nam chảy qua vùng núi đá vôi nên quanh năm nước xanh Sơng Thương bắt nguồn từ hai vùng có địa hình địa chất khác nên nước chảy đơi dòng: bên đục, bên Lịch sử hình thành: Thời vua Hùng dựng nước Văn Lang liên lạc, Bắc Giang thuộc Võ Ninh Đời Lý - Trần gọi lộ Bắc Giang Đời Lê, phủ Bắc Hà, năm 1822 đổi phủ Thiên Phúc, đến đời Tự Đức phủ Đa Phúc Từ ngày tháng 11 năm 1889 đến ngày tháng năm 1891 tồn tỉnh Lục Nam Tỉnh Lục Nam gồm huyện Bảo Lộc, Phượng Nhỡn, Lục Nam, Hữu Lũng (tách từ phủ Lạng Giang, tỉnh Bắc Ninh, bên tả ngạn sông Thương) huyện Yên Bái (tách từ tỉnh Lạng Sơn) Năm 1891 sau trả hai huyện Bảo Lộc Phượng Nhỡn cho tỉnh Bắc Ninh, tỉnh Lục Nam bị xóa bỏ để nhập vào Đạo Quan binh I Tỉnh Bắc Giang thành lập ngày 10 tháng 10 năm 1895, tách từ tỉnh Bắc Ninh, bao gồm phủ Lạng Giang, phủ Đa Phúc huyện Kim Anh, Yên Dũng, Phượng Nhỡn, Việt Yên, Hiệp Hòa, n Thế số tổng nằm phía nam sông Lục Nam Tỉnh lỵ Phủ Lạng Thương (nay thành phố Bắc Giang) Năm 1896, phủ Đa Phúc huyện Kim Anh trả lại cho tỉnh Bắc Ninh Năm 1950, tỉnh Bắc Giang thuộc Liên khu Việt Bắc (1949-1956) gồm huyện: Hiệp Hoà, Lục Ngạn, Yên Thế, Lạng Giang, Việt Yên, Yên Dũng, Hữu Lũng Ngày 22 tháng năm 1955, huyện Sơn Động từ tỉnh Quảng Yên trả tỉnh Bắc Giang Ngày tháng năm 1956, thành lập Khu tự trị Việt Bắc, huyện Hữu Lũng sáp nhập vào tỉnh Lạng Sơn thuộc Khu tự trị Việt Bắc Ngày 21 tháng năm 1957, chia huyện Sơn Động Lục Ngạn thành huyện Sơn Động, Lục Ngạn Lục Nam Ngày tháng 11 năm 1957, chia huyện Yên Thế thành huyện: Yên Thế Tân Yên Năm 1959, đổi tên thị xã Phủ Lạng Thương thành thị xã Bắc Giang Ngày 27 tháng 10 năm 1962, Bắc Giang nhập với Bắc Ninh thành tỉnh Hà Bắc đến ngày tháng năm 1997 lại tách cũ Khi tách ra, tỉnh Bắc Giang có tỉnh lị thị xã Bắc Giang huyện: Hiệp Hòa, Lạng Giang, Lục Nam, Lục Ngạn, Sơn Động, Tân Yên, Việt Yên, Yên Dũng, Yên Thế Ngày tháng năm 2005, chuyển thị xã Bắc Giang thành thành phố Bắc Giang 1.2 Cơ cấu tổ chức: ( phụ lục 01) * Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh: - Văn phòng UBND tỉnh có Chánh Văn phòng khơng q 03 Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định pháp luật - Chánh Văn phòng UBND tỉnh người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trước pháp luật toàn hoạt động Văn phòng; đồng thời chủ tài khoản quan Văn phòng UBND tỉnh - Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh Chánh Văn phòng phân công theo dõi khối công việc chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật lĩnh vực công việc phân công phụ trách Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, 01 (một) Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động Văn phòng UBND tỉnh * Cơ cấu tổ chức: a) Các phòng thuộc khối hành chính: - Phòng Hành - Tổ chức (bao gồm cơng tác văn thư, lưu trữ); - Phòng Quản trị - Tài vụ (bao gồm quản lý Đội xe); - Phòng Tiếp cơng dân b) Các phòng thuộc khối nghiên cứu - tổng hợp: - Phòng Tổng hợp; - Phòng Nội (bao gồm Thư ký Chủ tịch); - Phòng Ngoại vụ; - Phòng Văn xã; - Phòng Kinh tế; - Phòng Kinh tế ngành Xây dựng bản; - Phòng Kiểm sốt thủ tục hành Các chuyên viên nghiên cứu thuộc Văn phòng UBND tỉnh làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh có yêu cầu c) Các đơn vị nghiệp: - Trung tâm Tin học - Công báo; - Nhà khách tỉnh (đơn vị nghiệp có thu) * Biên chế: - Biên chế hành Văn phòng UBND tỉnh UBND tỉnh định tổng biên chế hành tỉnh Trung ương giao - Biên chế nghiệp đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh UBND tỉnh định theo định mức biên chế theo quy định pháp luật Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụ tổ chức trực thuộc Văn phòng ban hành Quy chế làm việc Văn phòng UBND tỉnh để thực 1.3 Chức năng, nhiệm vụ: 1.3.1 Chức năng: UBND Thành phố Bắc Giang quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp UBND Thành phố Bắc Giang chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách phát triển khác địa bàn Thành phố Bắc Giang UBND Thành phố Bắc Giang thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương đến địa phương 1.3.2 Nhiệm vụ: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND Thành phố thơng qua để trình UBND tỉnh thơng phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND phường xây dựng thực ngân sách, kiểm tra Nghị HĐND phường thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội địa bàn phường; - Xây dựng, trình UBND tỉnh thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Thực giao đất, cho th đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND phường; - Tham gia với UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn thành phố; - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn thành phố; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng phê duyệt; - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn thành phố tổ chức thực sau cấp phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hóa giáo dục địa bàn; đạo 10 Người chủ trì, Ngày Buổi Chiều Chiều Nội dung họp, làm việc 13h30’: Họp Hội đồng KH-CN thành phố 13h30’: Họp Hội đồng KH-CN thành phố MTQG tổng kết công tác năm 2014 8h00’: Sở TNMT tổ chức họp bàn, Sáng đối thoại giải đơn ông Ninh, phường Thọ Xương ông Đ/c Hà P Kinh tế UBND TP Phòng họp Đ/c Hà P Kinh tế TT UBND ) gác 3, Đ/c Dũng LCT tỉnh P TNMT, Thanh tra Cường, phường Ngô Quyền (08/4 gác 3, UBND TP : Dự họp BCĐ chương trình Thứ đạo dự Địa điểm Thường LĐ, CVVP trực Phòng họp 15h00’: Kỳ họp thứ 11 HĐND thành Chiều phố TT HĐND, LĐ, CVVP TT UBND Phòng họp gác 2, Sở TNMT tỉnh Hội trường thành phố 8h00’: Giám sát việc quản lý, sử dụng trang thiết bị trường MN: Bắc Sáng Giang, Hoa Sen Tiểu học Tân TT HĐND Đ/c Phú Tại trường Tiến Thứ 13h30': Họp Ban chấp hành Đảng (09/4 thành phố ) Chiều TT HĐND, Phòng họp Đ/c Thanh TT UBND Thành ủy 14h00’: Giám sát việc quản lý, sử dụng trang thiết bị trường TH, TT HĐND THCS Đồng Sơn 20 gác 5, Đ/c Phú Tại trường Người chủ trì, đạo dự Địa điểm Thường LĐ, CVVP trực Phòng họp 7h30': Kiểm điểm tiến độ thu hồi P Đ/c Hà gác 3, Sáng chế độ thương binh giả LĐTBXH Thành ủy Ngày Buổi Thứ (10/4 ) Nội dung họp, làm việc 13h30’: Giao ban Thường trực Chiều Thành ủy Phòng họp Đ/c Huấn Đ/c Thanh gác 3, Thành ủy Đ/c Phú, Thứ Sáng Trực quan (cả ngày) Đ/c Hà Sơn, Tại quan Tường (11/4) Chiều CN (12/4 ) Sáng Trực quan (cả ngày) Đ/c Dũng Đ/c Thanh, Tại quan Tiến, Hồng Chiều Ghi chú: Các họp khác, đề nghị phòng, ngành, đơn vị chủ động phối hợp với Văn phòng HĐND- UBND thành phố để bố trí Nơi nhận: KT CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG - TT Thành ủy, HĐND, UBND TP; - Văn phòng Thành uỷ; - Các phòng, ban, ngành, đồn thể, đơn vị TP; - TT HĐND, UBND phường, xã; - Văn phòng: LĐ, CV, HC, Tổ: BV, LX; 21 - Lưu: VT Nguyễn Văn Nam 22 2.2 Phương pháp hoạch định công việc theo nội dung hoạt động 2.2.1 Cơ sở lý luận phương pháp hoạch định công việc theo nội dung hoạt động * Khái niệm hoach định công việc theo nội dung hoạt động bao gồm: - Hoạch định nhân - Hoạch đinh tài - Hoạch định công việc - Hoạch định sở vật chất - Hoạch định thông tin mối quan hệ * Căn cứ: - Các quy định Nhà nước có liên quan đến nội dung hoạt động - Căn thông tin vào nội dung hoạt động văn phòng - Căn vào chr đạo lãnh đạo kết luận họp bàn liên quan đến nội dung hoạt động văn phòng - Căn vào nguồn lực quan văn phòng - Căn vào điều kiện, yếu tố bên ngồi tác động đến hoạt động văn phòng - Căn vào quy định quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động quan, văn phòng * Phương pháp B1: Thu thập thơng tin B2: Xử lý thông tin B3 : Xây dựng thảo I Mục đính, yêu cầu II Nội dung III Tổ chức thực B4: Lấy ý kiến dự thảo B5: Chỉnh sửa, hoàn thiện thủ tục ban hành 2.2.2 Hoạch định công việc theo nội dung hoạt động UBND thành phố Bắc Giang Hoạch định nhân sự: Văn phòng HĐND UBND thành phố có: Chánh Văn phòng 03 Phó Chánh văn phòng thực chế độ bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển theo quy định phân cấp quản lý hành UBND tỉnh Bắc Giang 23 Đội ngũ cán bộ, chuyên môn, nhân viên thừa hành nhiệm : bố trí theo lĩnh vực thực nhiệm vụ đảm bảo hoạt động thường xuyên đơn vị Hoạch đinh tài chính: Hoạch định tài tiến trình xem xét tổng thể định đầu tư tài trợ, hoạch định tiến trình, kết biểu thị kế hoạch tài Mẫu Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn năm 2015 Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng năm 2014 Bộ Tài CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc ———————————BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HỐ ĐƠN Q…….năm…… Tên tổ chức (cá nhân): ……………………………………………… Mã số thuế:………………………………………………… Địa chỉ:…………………………………………………… Đơn vị tính: Số Cam kết báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thật, sai, đơn vị chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật Người lập biểu …………, ngày……… tháng……… năm… NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên đóng dấu) 24 25 Hoạch định công việc: - Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm - Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” quan - Soạn thảo “ Quy chế văn hóa cơng sở” quan - Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan - Xây dựng mơ hình văn phòng đại cho quan Hoạch định sở vật chất: Cách bố trí trang thiết bị, bàn ghế, giá đựng tài liệu văn phòng phẩm bàn ghế đón tiếp khách Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Bắc Giang bố trí, xếp tương đối hợp lý Nhìn chung trang thiết bị, máy móc văn phòng xếp cách hợp lý hài hòa, đảm bảo tiêu chí thuận tiện, dễ làm, dễ thấy tạo khơng gian thống mát, giảm bớt căng thẳng ánh sáng tự nhiên số cối bố trí phòng làm việc Gam màu sơn nhẹ nhàng kết hợp với màu rèm cửa sáng tạo cảm giác thư giãn làm việc Tiểu kết: Hoạch định công cụ đắc lực việc phối hợp nỗ lực thành viên doanh nghiệp Hoạch định giảm chồng chéo hoạt động lãng phí Tạo mục tiêu phương hướng rõ ràng, khơng lãng phí tài ngun chệch quỹ đạo Đối với nhà quản trị hoạch định yếu tố quan trọng phản ánh trình độ lực khả điều hành công việc 26 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Nhà quản trị văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quản lý, giám sát tạo cho việc điều hành thông suốt, hiệu - Việc hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng xây dựng thực cách cụ thể, khoa học đầy đủ - Việc xây dựng chương trình cơng tác Văn phòng trọng chặt chẽ - Các hoạt động từ tổng quát đến chi tiết thực liên tục theo lịch làm việc rõ ràng - Đảm bảo cho công việc không bị chệch hướng mục tiêu - Thêm vào đó, việc bổ sung, điều chỉnh ln kịp thời vừa đạt hiệu cao công việc, vừa tránh lãng phí thời gian * Đối với hoạch định công việc theo nội dung hoạt động: - Có phân chia rõ ràng cơng việc mặt hoạt động - Công việc diễn trơi chảy, khơng xảy tình trạng trùng lặp cơng việc - Các nội dung phân chia rõ ràng có liên kết với tạo nên thống hoạt động quan - Các cấp quản lý phản ánh cách phân chia chức quản lý theo chiều dọc, cấp thừa hành thể cách phân chia chức theo chiều ngang nên cấu tổ chức quản lý mang tính tối ưu, động cao, tạo hài hòa mơ hình tổ chức - Văn phòng tổ chức theo mơ hình văn phòng kín, phân theo phận nên thuận lợi cho việc đảm bảo bí mật, riêng tư, giải công việc tập trung, độc lập 27 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh kết đạt được, hoạt động Văn phòng UBND thành phố Bắc Giang số tồn : - Đối với hoạch định công việc theo thời gian: Bằng việc xây dựng thực chương trình kế hoạch theo phương thức trên, nhìn chung hoạt động Văn phòng đạt hiệu cao Tuy nhiện việc thực kế hoạch thực tế chưa đạt mong muốn Tức mức độ hồn thành kế hoạch theo mục tiêu khơng đạt 100% Ở văn phòng UBND thành phố Bắc Giang, việc thực kế hoạch đạt 75% so với kế hoạch đặt Điều giải thích có nhiều cơng việc đột xuất văn phòng chịu bị động từ nhiều phía (có thể từ đưa xuống, từ đưa lên) Từ ta thấy rằng, có nhân tố ảnh hưởng đến việc thực kế hoạch văn phòng yếu tố xảy đến bất ngờ biến động ngoại cảnh Như vậy, văn phòng trọng việc lập kế hoạch theo mục tiêu khoa học thiếu sót chưa tính hết tác động ảnh hưởng tới việc thực kế hoạch kế hoạch dự phòng - Đối với hoạch định công việc theo nội dung hoạt động : Nhược điểm chủ yếu cách quản lý, giám sát nhà quản trị thiếu tính chặt chẽ, chưa phù hợp nhiều hồn cảnh, dẫn đến tình trạng nhân viên chưa tuân thủ thực theo nội dung hoạch định nhà quản trị 3.1.3 Ngun nhân - Phân tích mơi trường vĩ mơ :Mơi trường vĩ mô tổng thể yếu tố nằm bên ngồi tổ chức, có ảnh hưởng tác động trực tiếp đến hoạt động tổ chức - Các yếu tố luật pháp quản lý Nhà nước - Các yếu tố khoa học, công nghệ - Các yếu tố tự nhiên - Yếu tố đánh giá nội 28 3.2 Các giải pháp - Xây dựng cho cán chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh phải tạo thời gian hội cho nhân viên, ngồi cơng việc phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu đơn vị văn phòng - Bố trí phòng làm việc cách khoa học hơn, lãnh đạo văn phòng phải gần phong ban để tiện theo dõi, kiểm tra giao dịch - Phong cách làm việc cần chuyên nghiệp - Cần phải thường xuyên cử cán đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia buổi thuyết trình, tổ chức cơng tác để học hỏi mơ hình, kinh nghiệm từ bên áp dụng cho quan thấy phù hợp - Làm cơng tác tư tưởng từ xuống dưới, làm việc không mang tính cá nhân mà phải lợi ích chung quan - Tăng cường kiểm tra, rà sốt tình hình hoạt động Văn phòng Tiểu kết: Trên ưu, nhược điểm Văn phòng UBND thành phố Bắc Giang, bên cạnh đưa số nhận xét, đánh giá giải pháp để UBND thành phố phát huy tốt ưu điểm khắc phục măt hạn chế để đạt thành tích tơt tương lai 29 KẾT LUẬN Trước yêu cầu to lớn đất nước, cơng tác Hành Văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp… quan tâm Nó góp phần lớn vào ổn định, phát triển quan Công tác quản trị văn phòng nhà quản trị việc xây dựng chương trình, kế hoạch ngày thay đổi với xu phát triển thời đại tồn cầu hố, phát triển cơng nghệ thơng tin hướng tới kinh tế tri thức… Đối vớiUBND thành phố Bắc Giang, công tác quản trị văn phòng thay từ cũ sang tư duy, nhận thức cách làm việc Khối lượng cơng việc văn phòng lớn, ngồi việc tham mưu, tổng hợp phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành mà thực chức Quản trị đảm bảo sở vật chất, đời sống tình thần cho quan Trong trình tìm hiểu thu thập thơng tin tơi nhận thấy cơng tác hành văn phòng UBND thành phố đạt số kết số nhược điềm cần xem xét định hướng tìm gải pháp để kawcs phục Trên hành trình tới cơng nghiệp hố, đại hố, trách nhiệm sinh viên phải tiếp tục phấn đấu xây dựng hệ thống văn phòng trí tuệ, động sáng tạo Nghiệp vụ hành văn phòng phải vững vàng để thực tốt phương pháp nhà quản trị việc xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động cho quan Tăng thêm khả giao tiếp, phong cách làm việc 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 183/2016/ QĐ-UBND việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang 2.Nguyễn Hải Sản, (1998), Quản trị hoc, nhà xuất thống kê Nguyễn Hữu Tri, (2005), Quản trị văn phòng, nhà xuất khoa học kỹ thuật Nguyễn Hữu Thân, (2007), Quản trị hành văn phòng, Nhà xuất thống kê Các trang webside 31 PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ 01: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG UBND THÀNH PHỐ (Chủ tịch) Văn phòng HĐND UBND Thành phố Khối kinh tế, đô thị, TNMT, XDCB Khối nội Khối văn xã Thanh tra Phòng VHTT-TT Phòng Kinh tế Phòng Tư pháp Phòng Y tế Phòng Quản lý thị Phòng Nội vụ Phòng LĐTBXH Phòng Tài ngun Mơi trường Chi cục Thi Trung tâm DS KHHGĐ Phòng Tài - Kế hoạch Đội Thanh tra GT XD Đội QLTT số Ban QLDA xây dựng Ban QLDA TN&VSMT hành án DS Phòng GD&ĐT Công an Quân Đài truyền TT VH&TT PHỤ LỤC SỐ 02: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG CHÁNH VĂN PHÒNG (Trần Văn Thanh) P CHÁNH VĂN PHÒNG P CHÁNH VĂN PHÒNG P CHÁNH VĂN PHÒNG Tham mưu – Hành ộ phận Văn thư – Lưu Tổng hợp Quản trị cửa trữ Bảo vệ Lái xe Kế toán Văn thư Lưu trữ thuộc văn phòng ... tác nhà quản trị cơng tác văn phòng UBND thành phố Bắc Giang CHƯƠNG PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG, TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ BẮC GIANG 2.1 Phương pháp hoạch định. .. động UBND thành phố Bắc Giang Chương 2: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch nhà quản trị văn phòng văn phòng UBND thành phố Bắc Giang Chương 3: Giải pháp hoàn thiện phương pháp hoạch định. .. cứu: Phương pháp hoạch định chương trình kế hoạch nhà quản trị văn phòng văn phòng UBND thành phố Bắc Giang Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu phương pháp hoạch định chương trình kế hoạch công việc hoạch