MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT 1 1. Lý do chọn đề tài: 2 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu: 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3 6. Giả thuyết nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 4 8. Cấu trúc của đề tài 4 Chương 1. TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY THAN KHE CHÀM 5 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 5 1.1.1.2. Vị trí địa lý, điều kiện địa chất của Công ty than Khe Chàm TKV 6 1.1.1.3. Đặc điểm dây chuyền công nghệ: 6 1.1.1.4. Công nghệ sản xuất 7 1.1.1.5. Hoạt động kinh doanh của Công ty than Khe Chàm TKV: 8 1.2. Cơ cấu tổ chức 9 1.3. Chức năng nhiệm vụ 10 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN KHE CHÀM 14 2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng 14 2.1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 14 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 16 2.2. Thực trạng và công tác tổ chức điều hành của văn phòng 28 2.2.1. Công tác tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác 28 2.2.2. Công tác tổ chức xây dựng quy chế, nội quy, quy định cho công ty. 36 2.2.3. Công tác tổ chức quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ. 41 2.2.3.1. Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ: 41 2.2.3.2. Thực trạng công tác tổ chức nghiệp vụ văn thư lưu trữ 50 4. Xác định giá trị tài liệu và Tiêu hủy tài liệu hết giá trị. 74 5. Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu: 75 2.2.4. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp 75 2.2.5. Thực trạng công tác tổ chức các chuyến đi công tác 79 2.2.6. Thực trạng công tác tổ chức hậu cần 82 2.2.7. Thực trạng công tác tổ chức thi đua khen thưởng 84 2.2.8. Thực trạng công tác tổ chức phòng làm việc 87 2.2.9. Thực trạng công tác xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp 93 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN KHE CHÀM 97 3.1. Nhận xét về thực trạng công tác quản trị văn phòng tại công ty than Khe Chàm 97 3.1.1.Ưu điểm 97 3.1.2. Hạn chế 99 3.1.3. Nguyên nhân 102 3.2. Giải pháp 103 3.2.1. Giải pháp hoàn thiện nhân sự trong bộ máy văn phòng 103 3.2.1.1. Bố trí, sắp xếp nhân sự. 103 3.2.1.2. Tuyển dụng nhân sự. 104 3.2.1.3. Đào tạo nhân sự. 105 3.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt công tác văn phòng tại Công ty than Khe Chàm. 107 3.2.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp. 107 3.2.2.2. Công tác hậu cần. 108 3.2.2.3. Công tác văn thư lưu trữ. 109 3.2.3. Giải pháp về các quy trình nghiệp vụ 110 3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin, ISO trong công tác văn phòng 111 3.2.5. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 113 9. Danh mục tài liệu tham khảo 113 KẾT LUẬN 114 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 116 PHẦN PHỤ LỤC 118
MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT 1 Lý chọn đề tài: .1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu: Đối tượng phạm vi nghiên cứu: .3 Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài .4 Chương TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY THAN KHE CHÀM 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.1.2 Vị trí địa lý, điều kiện địa chất Công ty than Khe Chàm - TKV .6 1.1.1.3 Đặc điểm dây chuyền công nghệ: 1.1.1.4 Công nghệ sản xuất 1.1.1.5 Hoạt động kinh doanh Công ty than Khe Chàm - TKV: 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.3 Chức nhiệm vụ 10 Chương 14 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN KHE CHÀM 14 2.1 Tổ chức máy văn phòng 14 2.1.1 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng .14 2.1.2 Chức nhiệm vụ văn phòng 16 2.2 Thực trạng công tác tổ chức điều hành văn phòng 28 2.2.1 Công tác tổ chức xây dựng tổ chức thực kế hoạch công tác 28 2.2.2 Công tác tổ chức xây dựng quy chế, nội quy, quy định cho công ty 36 2.2.3 Công tác tổ chức quản lý tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ 41 2.2.3.1 Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ: 41 2.2.3.2 Thực trạng công tác tổ chức nghiệp vụ văn thư lưu trữ 50 Xác định giá trị tài liệu Tiêu hủy tài liệu hết giá trị 74 Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu: 75 2.2.4 Thực trạng công tác tổ chức hội họp 75 2.2.5 Thực trạng công tác tổ chức chuyến công tác 79 2.2.6 Thực trạng công tác tổ chức hậu cần 82 2.2.7 Thực trạng công tác tổ chức thi đua khen thưởng 83 2.2.8 Thực trạng công tác tổ chức phòng làm việc .86 2.2.9 Thực trạng công tác xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp 93 Chương 97 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN KHE CHÀM 97 3.1 Nhận xét thực trạng công tác quản trị văn phòng công ty than Khe Chàm .97 3.1.1.Ưu điểm 97 3.1.2 Hạn chế .99 3.1.3 Nguyên nhân .102 3.2 Giải pháp 103 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện nhân máy văn phòng 103 3.2.1.1 Bố trí, xếp nhân 103 3.2.1.2 Tuyển dụng nhân .104 3.2.1.3 Đào tạo nhân .105 3.2.2 Giải pháp nâng cao hiệu hoạt công tác văn phòng Công ty than Khe Chàm 107 3.2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp .107 3.2.2.2 Công tác hậu cần 108 3.2.2.3 Công tác văn thư lưu trữ 109 3.2.3 Giải pháp quy trình nghiệp vụ .110 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin, ISO công tác văn phòng 111 3.2.5 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 113 Danh mục tài liệu tham khảo 113 KẾT LUẬN 114 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .116 PHẦN PHỤ LỤC 118 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập –Tự –Hạnh phúc Hà Nội, ngày…tháng…năm… PHIẾU THUYẾT MINH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CỦA SINH VIỂN NĂM 2015 Tên đề tài: Công tác Quản trị văn phòng Công ty than Khe Chàm Thời gian thực hiện: Chủ nhiệm đề tài: Họ tên: Dương Thị Hoa Lớp: Đại học Quản trị văn phòng K1A Điện thoại:01648625146 Email:duonghoa.intracom@gmail.com DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CNV HĐQT KHKT SXKD CQ CBCNV HĐLĐ BHXH BHYT PCCC ATLĐ BHLĐ VPP Công nhân viên Hội đồng quản trị Khoa học kỹ thuật Sản xuất kinh doanh Cơ quan Cán công nhân viên Hợp đồng lao động Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Phòng cháy chữa cháy An toàn lao động Bảo hiểm lao động Văn phòng phâm Lý chọn đề tài: Từ nước ta chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có điều tiết nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự cạnh tranh việc trì, tìm kiếm mở rộng thị trường khách hàng nhà cung cấp yếu tố quan trọng Không ngoại trừ doanh nghiệp hay tổ chức kinh tế lại muốn tình hình hoạt động hiệu quả, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, Công ty than Khe Chàm ngoại lệ.Các doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài bền vững bắt buộc doanh nghiệp phải thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp mối quan hệ phận Văn phòng Công ty than Khe Chàm góp phần giúp đỡ Công ty thực công tác Văn phòng coi mặt toàn Công ty Công tác Quản trị văn phòng coi “bộ nhớ” hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp, với nhiệm vụ, chức thực tham mưu, tổng hợp hậu cần cho lãnh đạo, hoạt động văn phòng đảm bảo cho quan, tổ chức, doanh nghiệp vận hành ổn định từ việc hậu cần, chăm lo đời sống cán bộ, nhân viên Duy trì phát triển hoạt động quan, doanh nghiệp, việc thực công tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo, đưa đối sách đáp ứng nhu cầu công việc ngày phức tạp quan, doanh nghiệp Là sinh viên theo học ngành Quản trị Văn phòng, em muốn am hiểu lý thuyết học trường để thực đề tài “: Công tác Quản trị văn phòng Công ty than Khe Chàm.” Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tình hình nghiên cứu nước: Đề tài: Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Tổng công ty Sông Đà-Bộ Xây dựng sinh viên Trần Thanh Thúy lớp QT1001B Đề tài: Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn phòng Chi nhánh công ty cổ phần giám định VINACONTROL Hải Phòng sinh viên Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P Tình hình nghiên cứu nước ngoài: Mục tiêu nghiên cứu: - Mục tiêu chung Tìm hiểu Công tác Quản trị Văn phòng Công ty than Khe Chàm - Mục tiêu cụ thể + Làm rõ Cơ sở lý luận Quản trị Văn phòng nói chung + Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động Quản trị Văn phòng Công ty than Khe Chàm + Nhận xét đánh giá thực trạng công tác văn phòng Công ty than Khe Chàm + Đề xuất số giải pháp để hoàn thiện hoạt động Quản tri Văn phòng Công ty than Khe Chàm Nhiệm vụ nghiên cứu: - Nghiên cứu lý luận Văn phòng quản trị Văn phòng - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Công ty than Khe Chàm -Khảo sát tình hình thực tiễn Quản trị Văn phòng Công ty than Khe Chàm -Đánh giá ưu điểm, hạn chế công tác văn phòng Công th than Khe Chàm - Tìm nguyên nhân dẫn tới hạn chế hoạt động Quản trị Văn phòng Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: - Hoạt động Quản trị Văn phòng Phạm vi nghiên cứu: -Về không gian: Hoạt động Quản trị Văn phòng Công ty than Khe Chàm -Về thời gian: Nghiên cứu hoạt động Quản trị Văn phòng Công ty than Khe Chàm từ năm 2005 đến năm 2015 Giả thuyết nghiên cứu Hoạt động Quản trị Văn phòng Công ty than Khe Chàm hoạt động có hiệu Phương pháp nghiên cứu -Phương pháp phân tích tổng hợp -Phương pháp thống kê -Phương pháp điều tra khảo sát - Phương pháp so sánh - Phương pháp mô tả Cấu trúc đề tài Chương TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY THAN KHE CHÀM 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty than Khe Chàm - TKV trước gọi mỏ than Khe Chàm thành lập từ ngày 01 tháng 01 năm 1986, tách từ mỏ than Mông Dương - Khe Chàm thuộc Công ty than Cẩm Phả (cũ) Khu vực khai thác mỏ khởi công xây dựng từ năm 1977 1982 đưa vào khai thác Đến năm 1998 có định Bộ công nghiệp yêu cầu sản xuất kinh doanh than Tổng Công ty than Việt Nam mỏ Khe Chàm đổi tên thành Công ty than Khe Chàm Những định liên quan đến hình thành phát triển Công ty than Khe Chàm: Quyết định số 15/MT-TCCB ngày 18 tháng 06 năm 1985 Bộ trưởng Bộ mỏ than “Tách mỏ than Mông Dương - Khe Chàm từ ngày 01 tháng 07 năm 1985” Quyết định số 203LHTHG/TCCB ngày 11 tháng 01 năm 1986 Tổng giám đốc Liên hiệp than Hòn Gai tách mỏ than Mông Dương - Khe Chàm thành mỏ than Mông Dương mỏ than Khe Chàm từ ngày 01 tháng 01 năm 1986 Quyết định số 22.1997/QĐ-BCN ngày 29 tháng 12 năm 1997 Bộ công nghiệp chuyển mỏ than Khe Chàm trực thuộc Công ty than Cẩm Phả thành Công ty than Khe Chàm - thành viên hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty than Việt Nam từ ngày 01 tháng 01 năm 1998 Quyết định số 2457/QĐ-HĐQT ngày 8/11/2006 Của tập đoàn CN than KS Việt Nam đổi tên thành Công ty than Khe Chàm - TKV Trụ sở làm việc Công ty đóng Phường Mông Dương – Thành phố Cẩm Phả - tỉnh Quảng Ninh + Điện thoại: 033.868247; 033.868268 + Fax : 033 868267 1.1.1.2 Vị trí địa lý, điều kiện địa chất Công ty than Khe Chàm TKV Nguồn khoáng sàng Khe Chàm thuộc dải chứa than Cẩm Phả - Hòn Gai, cách TP.Cẩm Phả khoảng - Km - Phía Bắc giáp thung lũng Dương Huy - Phía Nam giáp Khe Tam, Lộ Trí Đèo Nai - Phía Đông giáp mỏ than Mông Dương - Phía Tây giáp mỏ than Dương Huy - Diện tích khu mỏ ~ 3,5 Km2 Hiện khu mỏ nằm vùng khí hậu nhiệt đời gió mùa, năm có bốn mùa Xuân - Hạ - Thu – Đông, có hai mùa ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất Công ty là: - Mùa mưa tháng đến tháng 10, hướng gió chủ yếu Nam Đông Nam, nhiệt độ trung bình 25 - 27 0C, cao 370C, mưa nhiều vào tháng Lượng mưa lớn ngày 280mm - Mùa khô tháng 11 đến tháng năm sau, hướng gió chủ yếu Bắc Đông Bắc, nhiệt độ thấp 40C Với kiểu khí hậu mùa mưa không thuận lợi ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất Công ty ngược lại mùa khô lại điều kiện tốt để Công ty đẩy mạnh sản xuất Ngoài khu vực có mạng lưới sở hạ tầng phục vụ dân trí phúc lợi Trường học, bệnh viện,… Phục vụ tốt đời sống cán công nhân viên em họ 1.1.1.3 Đặc điểm dây chuyền công nghệ: - Từ năm 1997 Công ty áp dụng đưa tiến khoa học kỹ thuật vào khai thác, công nghệ chống cột thủy lực đơn lò chợ, đẩy công suất lò chợ lên đến 120 - 130.103T/năm Không dừng lại năm 2002 Công ty lại đưa công nghệ giới hóa khai thác máy khấu than vào khai thác lò chợ - Từ đẩy công suất sản xuất kinh doanh từ 450 - 500.10 3T/năm phương pháp khai thác hầm lò Sau nhiều năm xây dựng phát triển đến Công ty trở thành doanh nghiệp có mức tăng trưởng cao, công trình khu nhà làm việc văn phòng, nhà ăn tập thể, nhà cho CBCNV xây dựng từ đến tầng khang trang sẽ, hệ thống đường, cầu nối liền văn phòng với khu mặt sản xuất bê tông hóa hoàn toàn Toàn hệ thống thiết bị, máy móc, phương tiện vận tải, phương tiện bốc xúc phục vụ cho dây chuyền công nghệ khai thác than trang bị đồng tương đối hoàn thiện 1.1.1.4 Công nghệ sản xuất Công ty than Khe Chàm - Vinacomin quản lý hai mỏ Khe Chàm I Khe Chàm III Công ty khai thác than công nghệ khai thác hầm lò Mỏ Khe Chàm I bắt đầu khai thác từ 01/01/1986 đến khai thác phân tầng -55 ữ -100 đào lò xuống phân tầng -225 Mỏ Khe Chàm khai thác cặp giếng nghiêng với độ dốc α =150 (giếng chính), α = 140 ữ 230 (giếng phụ) Mỏ có sáu công trường khai thác, sáu công trường đào lò Vận tải mỏ có hai hình thức vận tải vận tải liên tục than vận tải không liên tục đất đá Năm 2007 sản lượng than Công ty than Khe Chàm đạt 837.151 mét lò đạt 15.296,7m Công ty đơn vị áp dụng công nghệ giới hóa khai thác than máy khấu MG-200 MG-375 kết hợp với dàn tự hành Công nghệ giúp Công ty đạt sản lượng cao, tháng cao đạt 100.000 Thông gió mỏ trạm quạt gồm quạt 2K56, có công suất động 400Kw, lưu lượng quạt QCN ≈ 350m3/h Trong Công ty có trạm điện với máy biến áp 6300 KVA việc vận tải than, đất đá lò tầu điện máng cào , vận chuyển hệ thống băng tải ô tô trung xa * Các hệ thống khai thác than: Hệ thống khai thác cột dài theo phương, chống giữ lò chợ cột chống thủy lực đơn áp dụng cho lò chợ góc dốc thoải đến 150 Hệ thống khai thác cột dài theo phương chống lò chợ gỗ áp dụng cho lò chợ có dày vỉa nhỏ 3,5m góc dốc 150 Công ty áp dụng hai hệ thống khai thác: Sơ đồ bố trí xếp nhân Văn phòng Công ty than Khe Chàm: (đính kèm phụ lục 5) + Vì lãnh đạo văn phòng, Công ty phải có điều chỉnh lại vị trí làm việc nhân viên Trên sở người, việc, giúp cho nhân viên làm lĩnh vực chuyên môn, họ trọng đến công việc nhiều hơn, kích thích khả sáng tạo họ, họ làm công việc mà yêu thích Đem tới hiệu cao công việc Sơ đồ bố trí xếp nhân hợp lí Văn phòng Công ty than Khe Chàm (đính kèm phụ lục 6) Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải không Cho nên, phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực công tác giữ bí mật Đội ngũ cán văn phòng phải chọn cán có phẩm chất đạo đức sáng phải trung thực, phải người có trình độ chuyên môn, làm việc có tính chuyên nghiệp cao, có đủ lực tham mưu phải có khả đạo, điều phối công việc, có khả sử dụng công nghệ cao Những người làm công tác văn phòng phải bám sát nguyên tắc: “Kịp thời, xác hiệu quả” Mục tiêu thời gian tới người làm công tác văn phòng nâng cao chất lượng hiệu tham mưu, đề xuất mở rộng phạm vi đổi phương thức lấy ý kiến, huy động tham gia đóng góp ý kiến chuyên gia, nhà quản lý, cán khoa học, quan nghiên cứu để đề án trình có tính khoa học thực tiễn cao Trong Công ty người yếu tố vô quan trọng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ yếu tố định đến suất lao động hiệu làm việc nhân viên văn phòng Trình độ chuyên môn nghiệp vụ yếu rào cản công việc nhân viên văn phòng Vì để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đội ngũ nhân viên văn phòng Công ty nên thực biện pháp sau đây: 3.2.1.2 Tuyển dụng nhân Đối với vấn đề tuyển dụng đầu vào cần thực nghiêm túc, 104 công ty xảy tình trạng nhân viên tuyển dụng vào không đáp ứng yêu cầu vị trí cần tuyển, tình trạng nhân viên tuyển dụng vào có quen biết với cán quản lý Công ty Chính điều gây khó khăn cho Công ty phải bỏ khoản chi phí không nhỏ để đào tạo lại cho nhân viên làm quen với công việc Để hạn chế tình trang Công ty nên tuyển dụng người đào tạo theo chuyên ngành, có đủ lực phẩm chất cần thiết để đáp ứng với yêu cầu công việc Tuyển dụng thêm nhân viên giỏi trẻ để có đội ngũ nhân viên nhiệt tình, hoạt bát nổ có nhiệt huyết công việc, biết khai thác triệt để tiềm trang thiết bị Khi tuyển chọn nhân viên văn phòng phải ngành nghề đào tạo có kinh nghiệm lâu năm để đảm bảo mặt chất lượng cho đội ngũ Đội ngũ nhân phải có trình độ từ cao đẳng trở lên đáp ứng đầy đủ trình độ chuyên môn 3.2.1.3 Đào tạo nhân Mỗi công việc quan trực tiếp hay gián tiếp liên quan đến người Văn phòng Các máy móc trang thiết bị dù có đại đến đâu không thay người người trang thiết bị vận hành Bởi người quan trọng Nhưng người thời đại công nghiệp hóa, đại hóa người không cần có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm làm việc mà cần phải biết khai thác, tận dụng hết ứng dụng trang thiết bị đại vào công việc Để triển khai ứng dụng hệ thống quản lý văn điều hành mạng việc phải trsng bị kiến thức đầy đủ cho nhân viên công nghệ Phải coi nhân lực tiềm công ty công ty cần phải quan tâm đầu tư nâng cao chất lượng nguồn nhân lực có để nhân viên ứng dụng công nghệ đại vào công việc Công ty nên cử cán công nhân viên học lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho phận Mỗi năm công ty nên cho CBCNV học lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ lần nhằm cao khả 105 thích ứng công việc mà phụ trách Thường xuyên mở lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn phòng cho cán công nhân viên nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ tổ chức họp, hội nghị, lập chương trình kế hoạch công tác cho lãnh đạo… Công ty xa điệu kiện lại khó khăn mời giảng viên, chuyên gia đào tạo hướng dẫn, cần mở lớp đào tạo ngắn hạn tuần tuần để CBCNV bổ sung thêm trình độ chuyên môn cho nghiệp vụ Sau khóa đào tạo văn phòng cần có kế hoạch kiểm tra, đánh giá hiệu làm việc cán công nhân viên trước sau đào tạo để làm cho việc xếp bố trí công việc cách hiệu quả, phù hợp Công ty cần nâng cao ý thức cán công nhân viên việc tự học, tự bồi dưỡng trình độ chuyên môn thông qua hoạt động thực tế, qua sách báo, tài liệu đặc biệt tài liệu chuyên ngành, thường xuyên củng cố kiến thức nhân viên văn phòng đáp ứng nhiệm vụ trước mắt nhiệm vụ tương lai Văn phòng cửa ngõ quan, nơi tiếp nhận mối quan hệ đối nội, đối ngoại Công ty, Vì thái độ phục vụ nhân viên văn phòng quan trọng Sự nhiệt tình ân cần chu đáo khiến cho khách đến liên hệ giao dịch công việc có ấn tượng tốt Công ty đội ngũ nhân viên Vì để nâng cao thái độ phục vụ nhân viên, văn phòng Công ty nên thường xuyên cử cán công nhân viên tham gia khóa học kỹ giao tiếp Có kỹ giao tiếp tốt nắm quy luật tâm lý người họ tận dụng mặt tích cực tránh mặt tiêu cực gây ảnh hưởng xấu đến công việc Đồng thời có kỹ giao tiếp giúp cho nhân viên văn phòng có thái độ ứng xử đắn với lãnh đạo, đồng nghiệp đối tác Công ty Nâng cao lực kỹ thuật sử dụng phương tiện đại, đặc biệt phương tiện tin học Tại Công ty thiết bị phục vụ công việc máy tính, máy photo, máy in, máy fax…không phải nhân viên sử dụng thành thạo Do cán bộ, nhân viên phải tự nghiên cứu tìm hiểu, nâng cao hiểu 106 biết tiến công nghệ, học cách bảo quản sử dụng có hiệu loại máy móc thiết bị dùng văn phòng Là việc nâng cao trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân viên văn phòng Đối với ngành nghề kinh doanh Công ty có nhiều hợp đồng giao dịch với Công ty nước ngoài, trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân viên văn phòng có vai trò không nhỏ hoạt động giao dịch Công ty Tuy nhiên trình độ ngoại ngữ hầu hết cán văn phòng Công ty không đủ đáp ứng việc giao tiếp, thu thập, xử lý truyền gửi thông tin tiếng nước ngoài, gây khó khăn chậm trễ công việc Để khắc phục vấn đề Công ty nên mở lớp học tiếng Anh cho cán công nhân viên Công ty vào thời gian hợp lý tạo điều kiện cho họ học Công ty cần có kế hoạch kiểm tra trình độ ngoại ngữ định kỳ với cán công nhân viên, phòng ban chuyên môn thường có mối quan hệ làm việc trực tiếp với đối tác nước phòng xuất, nhập khẩu, trình độ ngoại ngữ tốt cán công nhân viên tiếp xúc với tri thức mới, kỹ thuật để ứng dụng vào sản xuất, vào công việc hàng ngày vào giao tiếp đặc biệt đối ngoại 3.2.2 Giải pháp nâng cao hiệu hoạt công tác văn phòng Công ty than Khe Chàm 3.2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu, tổng hợp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Xây dựng chương trình công tác hợp lý giúp cho hoạt động Công ty diễn theo quy trình thống nhất, lôgic chặt chẽ đảm bảo cho hoạt động Công ty diễn liên tục, ổn định có hiệu Để đảm bảo cho công tác tham mưu, tổng hợp thực có hiệu em xin đề xuất số ý kiến sau: -Trong trình thực công việc Lãnh đạo phải có phân công công việc cách rõ ràng, cụ thể cán bộ, nhân viên văn phòng để từ nhân viên chuyên sâu vào công việc Qua cán bộ, nhân viên văn phòng có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo vấn đề 107 có liên quan đến nhiệm vụ cách xác, nhanh chóng, kịp thời Để lãnh đạo đưa định xác, giảm thiểu rủi ro trình điều hành quản lý Công ty - Cán bộ, nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất, góp ý ban lãnh đạo Để khích lệ tinh thần cán bộ, nhân viên ban lãnh đạo Công ty cần có hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời ý kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cao cho Công ty - Khi lập chương trình công tác văn phòng cần vào kế hoạch chi tiết phòng ban để lập chương trình cho hợp lý Khi xây dựng cần tuân thủ nguyên tắc sau: - Nguyên tắc hệ thống: Nguyên tắc đòi hỏi đồng thống kế hoạch, không để hoạt động bị trùng lặp hay chồng chéo lên nhau, thống theo hệ thống chiều dọc nội dung, cấp cấp - Nguyên tắc ưu tiên: Cụ thể cán bộ, nhân viên văn phòng cần tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ quan trọng ưu tiên thực trước - Nguyên tắc dự phòng: Thường cán bộ, nhân viên văn phòng phải tính toán đến yếu tố dự phòng mặt thời gian điều kiện cần thiết khác Tuân thủ nguyên tắc góp phần giúp cán bộ, nhân viên văn phòng xây dựng kế hoạch tổng hợp đảm bảo yếu tố cụ thể, thiết thực phù hợp 3.2.2.2 Công tác hậu cần -Lãnh đạo Công ty phải tiến hành việc bố trí, xếp lại phòng làm việc cách khoa học để đảm bảo cho hoạt động Công ty diễn ổn định - Đầu tư trang thiết bị đại như: “Máy phô tô, Máy fax, ghế làm việc…” để phục vụ nhu cầu hoạt động công việc Công nghệ thông tin tồn phát triển Công ty Đổi sở vật chất trang thiết bị nhằm tạo nên hiệu công việc toàn công ty Chất lượng Văn phòng Công ty cần phải đảm bảo trì cách bền vững Ưu tiên số trang thiết bị cho Văn phòng như: Máy vi tính, máy fax, 108 máy scan, máy in, điện thoại, máy photocoppy máy vi tính cần nối mạng internet nối mạng LAN phòng để dễ dàng trao đổi thông tin Cùng với dụng cụ cần thiết, văn phòng phẩm trang bị đầy đủ đặt chỗ thuận tiện, dễ sử dụng Văn phòng cần có nhiệm vụ tổ chức, thực nhiệm vụ, quy chế , giám sát kiểm tra việc thực quy chế để đảm bảo việc thực thi phát huy vai trò vốn có đồng thời có hình thức khen thưởng nhân viên thực tốt quy chế Công ty Cần có văn quy định quy chế sử dụng trang thiết bị văn phòng nhằm bảo vệ sử dụng có mục đích đáng trang thiết bị văn phòng 3.2.2.3 Công tác văn thư lưu trữ - Công tác soạn thảo văn : Hiện nhà nước chưa quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn dành cho doanh nghiệp Nên Công ty có thê quy định thống sử dụng văn nhà nước quy định thể thức ký thuật trình bày văn Ra định văn bản, để tăng tính thẩm mỹ tính trang trọng tron văn Công ty áp dụng văn sau “ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 - Quy trình quản lý giải văn bản: Ban lãnh đạo phải thường xuyên thực công tác kiểm tra quy trình quản lý giải văn phòng ban, đơn vị Công ty Để tránh tượng phòng ban, đơn vị không tuân thủ quy trình quản lý giải văn mà Công ty quy định - Công ty phải thực theo “Quy định công tác văn thư – lưu trữ” để giúp cho hoạt động văn thư – lưu trữ Công ty diễn theo quy trình thống, lôgic chặt chẽ - Bảo quản tài liệu: Lãnh đạo văn phòng phải giám sát thường xuyên công tác bảo quản tài liệu Công ty để tránh tình mát thất lạc tài liệu lưu trữ Để bảo quản văn bản, tài liệu có biện pháp sau: + Kệ tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên don dẹp, hút bụi, sử dụng chất hút ẩm 109 + Sử dụng thuốc chống mối mọc chống mốc + Duy trì nhiệt độ độ ẩm cách sử dụng máy lạnh quạt thông gió + Có thiết bị phòng cháy chữa cháy có hỏa hoạn Nâng cao chế độ, sách đãi ngộ với cán công tác văn thư, văn phòng Cũng giống tất quan, tổ chức, cán đảm nhiệm công tác văn thư Công ty than Khe Chàm có mức lương thấp chưa xứng với nhiệm vụ, công việc giao Với mức lương chưa thực tạo động lực thúc đẩy họ làm việc Vì hạn chế việc hoàn thành bổn phận nhiệm vụ mà chưa có tìm tòi, sáng tạo công việc Vì để cán văn thư yên tâm gắn bó với nghề nghiệp phải có sách đãi ngộ phù hợp như: chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, chế độ khen thưởng cho người thường xuyên phải sớm muộn tính chất công việc Do tính chất công việc đòi hỏi cán văn thư phải bố trí ổn định phân công nhiệm vụ cho cán văn thư phải cụ thể, rõ ràng phù hợp với trình độ để cán văn thư phát huy hết lực phục vụ cho công việc, nhằm góp phần nâng cao công tác quản lí hành nhà nước quan đơn vị 3.2.3 Giải pháp quy trình nghiệp vụ Xây dựng hoàn thiện quy chế, nội quy, quy định ví dụ quy chế sử dụng trang thiết bị cho phòng, phân công, quy định rõ ràng nhiệm vụ cho phòng, cá nhân công ty Tổ chức phòng công cụ cho nghiệp vụ: nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ, nghiệp vụ tổ chức hội họp, hội nghị Tăng cường công tác tra, kiểm tra việc thực chặt chẽ trình tự quản lý văn đi, đến sử dụng dấu, công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 110 Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 Bộ Nội Vụ văn phòng Chính phủ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thanh tra, kiểm tra thường xuyên việc quản lý sử dụng dấu theo quy định pháp luật Từ nâng cao tinh thần, trách nhiệm cán văn thư công tác quản lý dấu nói riêng công tác văn thư nói chung Thực nghiêm túc việc lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Kiểm tra việc xếp lưu trữ hồ sơ khoa học, bảo quản tố hồ sơ cho Công ty Kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình thi hành, sửa đổi, hủy bỏ, bãi bỏ văn để đảm bảo tính hợp hiến hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời kiến nghị với cấp trên, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm ban hành văn Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát tính sai trái văn thư thực công tác quản lý văn Thanh tra kiểm tra nâng cao tinh thần, trách nhiệm làm việc cán văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn công ty 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin, ISO công tác văn phòng Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Sử dụng phần mềm văn – đến tạo điều kiện thuận lợi để lãnh đạo quản lý, theo dõi dẽ dàng trình luân chuyển, giải văn chuyên viên Bởi toàn trình xử lí văn thể máy vi tính từ văn hình thành, chuyển đến, đến văn giải Hiện Công ty bắt đầu sử dụng phần mềm portalOffice đưa vào Công ty chưa thực sử dụng phần mềm nhiều Lãnh đạo công ty cần triền khai quán triệt với cán nhân 111 viên cần phải sử dụng phần mềm Phần mềm giúp việc thực công tác văn phòng, văn thư tránh nhiều sai sót, tiết kiệm thời gian để thực công việc khác Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động văn phòng Thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 vào hoạt động văn phòng nhu cầu xu hướng tất yếu Về tổng thể, trình cần trải qua giai đoạn: trang bị kiến thức bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ thống có đơn vị, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn trì chất lượng hệ thống Đây khởi động cần thiết để tối ưu hoá nâng cao chất lượng phục vụ văn phòng nhằm đóng góp tích cực thiết thực vào thực nhiệm vụ trị chuyên môn quan, tổ chức; tạo chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ phong cách làm việc khoa học, hiệu Với nhiều hình thức khác nhau, văn phòng công ty áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO số mặt công tác, xây dựng ban hành quy chế, quy trình xử lý công việc cho lĩnh vực cụ thể Từ hoàn thành tốt hai chức tham mưu - tổng hợp điều phối hậu cần Trong đó, bất cập liên quan đến công tác văn phòng Thí dụ, đội ngũ cán làm công tác văn phòng chưa đào tạo với chuyên môn, nghiệp vụ mình, tổ chức máy văn phòng không đồng nhất, chức chồng chéo, trùng lặp Điều ảnh hưởng lớn tới hiệu vận hành thông suốt công tác văn phòng Chính vậy, cần phải có chuẩn hoá công tác đào tạo bồi dưỡng cán để cán bộ, công chức văn phòng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực đại Đồng thời, đơn vị văn phòng phải luôn có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mình, tổng kết làm được, tồn đọng, định phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu công tác phục vụ Vấn đề cần cân nhắc kỹ lƣỡng đổi khâu trƣớc, khâu sau 112 bước nâng cao Cần có tầm nhìn lâu dài với lộ trình thực chắn chắn, rõ ràng cho thời kỳ cụ thể 3.2.5 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị văn phòng Công nghệ thông tin tồn phát triển Công ty Đổi sở vật chất trang thiết bị để nhằm tạo hiệu công việ toàn quan Chất lượng văn phòng Công ty than Khe Chàm cần đươc bảo đảm trì cách bền vững Ưu tiên số trang thiết bị cho văn phòng như: máy vi tính, máy fax, máy scan, máy in, điện thoai, máy photocopy…Máy vi tính cần nối mạng internet nối mạng LAN phòng để trao đổi thông tin Cùng với dụng cụ cần thiết, văn phòng phẩm phải trang bị đầy đủ, đặt chỗ thuận tiện, dễ sử dụng Cần đảm bảo phòng ban có đủ máy tính cho cá nhân để thực tốt công việc mình, máy in máy photo cần trang bị them số lượng máy in bị hỏng nên không đáp ứng số lượng văn bản, giấy tờ công ty Cũng với máy tính, văn phòng lấy trực tiếp thông tin phòng ban Các phòng ban công ty nghiên cứu, trao đổi với cách dễ dàng, nhanh chóng Danh mục tài liệu tham khảo - Giáo trình: Quản trị Hành Văn phòng Tác giả: Cao Xuân Đỗ NXB Thống Kê - Giáo trình: Quản trị Văn phòng Doanh nghiệp Tác giả: Nguyễn Hữu Thân -NXB Lao động xã hội - Giáo trình:Quản trị Văn phòng Doanh nghiệp Tác giả: Lê Văn In - TP Hồ Chí Minh Giáo trình: Quản trị học – Trường Đại học Kinh tế quốc dân 113 KẾT LUẬN Trong hoạt động doanh nghiệp văn phòng giữ vị trí đặc biệt quan trọng tồn phát triển doanh nghiệp chứng minh sau: - Văn phòng Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp quy trình hoạt động Công ty + Cánh tay đắc lực nhà quản lý cấp cao hỗ trợ thực sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán quản lý hoàn thành nhiệm vụ + Trung tâm hoạch định, kiểm soát hoạt động đảm bảo thường nhận (chỉ tiêu định mức, quy trình…) + Trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phòng ban, đơn vị hoạt động Công ty: Công tác tham mưu,tổng hợp Công tác hậu cần Chương trình công tác …………………………… Vì hoạt động văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, yếu tố nâng cao uy tín, vị thế, lực cạnh tranh Công ty thị trường Đề tài “ Công tác Quản trị văn phòng Công ty than Khe Chàm.” Nghiên cứu trọng tâm số vấn đề sau: - Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Công ty than Khe Chàm - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động Quản trị văn phòng Công ty than Khe Chàm bao gồm + Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty + Thực trạng hoạt động văn phòng Công ty + Đề xuất số giải pháp để hoàn thiện hoạt động Quản trị văn phòng Công ty than Khe Chàm Qua em xin gửi lời cảm ơn trân thành tới ban lãnh đạo toàn thể 114 anh (chị) nhân viên Công ty Đặc biệt toàn thể anh (chị) văn phòng tạo điều kiện hướng dẫn cho em làm quen với hoạt động thực tiễn văn phòng Công ty than Khe Chàm Và cung cấp cho em tài liệu thiết thực để em hoàn thành đề tài nghiên cứu tốt Em xin chân trọng cảm ơn thầy giáo hướng dẫn Ths Nguyễn Đăng Việt tận tình hướng dẫn cho em suốt trình nghiên cứu hoạt động công tác văn phòng Công ty than Khe Chàm Tuy nhiên lực thân thiếu kinh nghiệm, thời gian nghiên cứu tiếp xúc với thực tế không nhiều nên đề tài nghiên cứu em không tránh khỏi sai sót chưa hoàn thiện Em mong nhân góp ý thầy cô ban đọc Em xin chân thành cảm ơn! 115 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Cao Xuân Đỗ, Quản trị Hành văn phòng, NXB Thống Kê - Công ty cồ phần Chế biến thực phẩm xuất GOC – Hoàng Thị Thắng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Công ty cổ phần Chế biến thực phẩm Hữu Nghị – Diêm Thị Thủy – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Công ty cổ phần Công nghiệp Bách khoa Hà Nội – Trần Thị Lan Hương – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Công ty Vật tư công nghiệp quốc phòng Hà Nội – Trịnh Thị Liên – Cao đẳng QTVPK1 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Công ty cổ phần Đầu tư Thương mại khoáng sản Sóc Sơn – Nguyễn Văn Hảo – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Lê Văn In, Quản trị văn phòng doanh nghiệp, NXB TP Hồ Chí Minh - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XIII, ban hành ngày 11/11/2011 - Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11, Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XI, ngày 29 tháng 11 năm 2005 - Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13, Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XIII, ngày 01 tháng năm 2015 - Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Chi nhánh Công ty cổ phần giám định VINACONTROL Hải Phòng sinh viên Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P - Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Tổng Công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng sinh viên Trần Thanh Thúy lớp QT1001B - Nguyễn Hữu Thân, Quản trị văn phòng doanh nghiệp, NXB Lao động xã hội - Nguyễn Văn Thâm, Nguyễn Hữu Khiển, Bùi Xuân Lự, (2002), Nghiệp vụ Thư ký văn phòng tổ chức NXB Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 116 - Nguyễn Thanh Đệ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền,(2012), Quản trị văn phòng, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội - Nguyễn Thanh Hà (2013), Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp, Khóa luận tốt nghiệp, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Công tác văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Công tác văn thư - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 Bộ Nội vụ việc ban hành chế độ báo cáo thống kê sở, công tác Văn thư – Lưu trữ - Quy trình quản lí văn đến 117 PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 1: Quy định công tác văn thư, lưu trữ Công ty than Khe Chàm – TKV Phụ lục 2: Quy chế thi đua khen thưởng Phụ lục 3: Quy ước văn hóa doanh nghiệp Công ty TNHH thành viên than Khe Chàm – TKV Phụ lục 4: Mẫu kế hoạch Công ty than Khe Chàm – TKV Phụ lục 5: Sơ đồ bố trí nhân Công ty than Khe Chàm – TKV Phụ lục 6: Sơ đồ bố trí nhân hợp lí Công ty than Khe Chàm – TKV Phụ lục 7: Một số trang thiết bị văn phòng Công ty than Khe Chàm TKV Phụ lục 8: Một số hình ảnh Công ty than Khe Chàm Phụ lục 9: Ứng dụng phần mềm văn phòng 118