MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu: 3 6. Giả thuyết nghiên cứu: 4 7. Phương pháp nghiên cứu: 4 8. Kết cấu khóa luận 4 PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 6 1.1. Tổng quan về văn phòng 6 1.1.1. Khái niệm văn phòng 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 6 1.1.2.1. Chức năng của văn phòng 6 1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng 9 1.2. Tổng quan về quản trị văn phòng 13 1.2.1 Khái niệm 13 1.2.2 Vai trò của quản trị văn phòng 13 1.2.3 Chức năng của quản trị văn phòng 13 1.2.3.1 Chức năng hoạch định trong công tác quản trị văn phòng 13 1.2.3.2 Chức năng tổ chức trong công tác quản trị văn phòng 14 1.2.3.3 Chức năng quản trị nhân lực trong công tác quản trị văn phòng 15 1.2.3.4 Chức năng kiểm tra trong công tác quản trị Văn phòng 15 1.3 Nội dung công tác quản trị văn phòng 16 1.3.1 Hoạch định tổ chức bộ máy và phân công công việc 16 1.3.1.1 Tổ chức bộ máy 16 1.3.1.2 Phân công công việc 16 1.3.2 Hoạch định tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 17 1.3.2.1 Khái niệm 17 1.3.3 Hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch công tác 17 1.3.3.1 Khái niệm: 17 1.3.3.2 Mục đích: 18 1.3.3.3 Yêu cầu: 18 1.3.3.4 Nguyên tắc 18 1.3.3.5 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch 18 1.3.4 Tổ chức công tác Văn thư 18 1.3.5 Hoạch định tổ chức công tác lưu trữ 20 1.3.6 Hoạch định tổ chức hội họp 22 1.3.7 Hoạch định tổ chức các chuyến đi công tác 22 1.3.8 Hoạch định công tác hậu cần 23 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 24 2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 24 2.1.1 Tổ chức bộ máy công ty 25 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 25 2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức 26 2.1.1.3 Năng lực chuyên môn 27 2.2 Thực trạng công tác Quản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 27 2.2.1 Tổ chức bộ máy văn phòng 27 2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng 27 2.2.2 Tổ chức thu thập và xử lý thông tin và truyền thông 38 2.2.3 Xây dựng chương trình, kế hoạch lịch công tác 42 2.2.4 Tổ chức công tác văn thư 44 2.2.4.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 45 2.2.4.2 Quản lý văn bản đi đến 47 2.2.4.3 Đối với văn bản đi : 48 2.2.4.5 Đối với văn bản đến: 49 2.2.4.6 Quản lý và sử dụng con dấu: 52 2.2.4.7 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 53 2.2.5 Tổ chức công tác lưu trữ 54 2.2.5.1. Xây dựng, ban hành văn bản 54 2.2.5.2 Quản lý phông lưu trữ của Công ty Lưu trữ HT 55 2.2.5.3. Hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ 55 2.2.6 Công tác tổ chức hội họp 63 2.2.6.1 Giai đoạn chuẩn bị 64 2.2.6.2 Giai đoạn tổ chức điều hành hội nghị 66 2.2.6.3 Giai đoạn sau khi kết thúc hội nghị 67 2.2.7 Tổ chức chuyến đi công tác 70 2.2.8 Công tác tổ chức đảm bảo cơ sở vật chất, bố trí, sắp xếp trang thiết bị văn phòng 71 2.2.8.1 Quản lý trang thiết bị, tài sản, công cụ, dụng cụ của công ty 71 2.2.8.2 Quản lý văn phòng phẩm 71 2.2.8.3 Điều kiện làm việc của văn phòng 72 2.2.9 Văn hóa công sở 75 Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NĂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP CÔNG NGHÊ LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 77 3.1 Năng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về công tác quản trị văn phòng. 77 3.2 Giải pháp về công tác tham mưu 78 3.2.1 Tham mưu trong công tác tổ chức thu thập và xử lý thông tin 79 3.2.2 Tham mưu trong xây dựng chương trình, kế hoạch lịch công tác. 80 3.2.3 Tham mưu trong công tác văn thư lưu trữ 81 3.2.4 Tham mưu về tổ chức hội họp 82 3.3 Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ và 83 3.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 85 3.5 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 vào hoạt động của văn phòng. 87 KẾT LUẬN 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .1 1.Lý chọn đề tài: .1 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3.Mục tiêu nghiên cứu 4.Nhiệm vụ nghiên cứu .3 5.Phạm vi đối tượng nghiên cứu: .3 6.Giả thuyết nghiên cứu: 7.Phương pháp nghiên cứu: 8.Kết cấu khóa luận .4 PHẦN NỘI DUNG Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .6 1.1 Tổng quan văn phòng .6 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng .6 1.1.2.1 Chức văn phòng Nhiệm vụ văn phòng .9 1.2 Tổng quan quản trị văn phòng .13 1.2.1 Khái niệm 13 1.2.2 Vai trò quản trị văn phòng 13 1.2.3 Chức quản trị văn phòng 13 1.2.3.1 Chức hoạch định công tác quản trị văn phòng 13 1.2.3.2 Chức tổ chức công tác quản trị văn phòng 14 1.2.3.3 Chức quản trị nhân lực công tác quản trị văn phòng 15 1.2.3.4 Chức kiểm tra công tác quản trị Văn phòng 15 1.3 Nội dung công tác quản trị văn phòng 16 1.3.1 Hoạch định tổ chức máy phân công công việc .16 1.3.1.1 Tổ chức máy .16 1.3.1.2 Phân công công việc 16 1.3.2 Hoạch định tổ chức thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo 17 1.3.2.1 Khái niệm 17 1.3.3 Hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch công tác 17 1.3.3.1 Khái niệm: .17 1.3.3.2 Mục đích: 18 1.3.3.3 Yêu cầu: 18 1.3.3.4 Nguyên tắc .18 1.3.3.5 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch 18 1.3.4 Tổ chức công tác Văn thư 18 1.3.5 Hoạch định tổ chức công tác lưu trữ 20 1.3.6 Hoạch định tổ chức hội họp .22 1.3.7 Hoạch định tổ chức chuyến công tác .22 1.3.8 Hoạch định công tác hậu cần 23 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT .24 2.1 Khái quát Công ty Cổ phần Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT .24 2.1.1 Tổ chức máy công ty 25 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn công ty 25 2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức 26 2.1.1.3 Năng lực chuyên môn 27 2.2 Thực trạng công tác Quản trị văn phòng công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 27 2.2.1 Tổ chức máy văn phòng 27 2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng 27 2.2.2 Tổ chức thu thập xử lý thông tin truyền thông 37 2.2.3 Xây dựng chương trình, kế hoạch lịch công tác .41 2.2.4 Tổ chức công tác văn thư 43 2.2.4.1 Soạn thảo ban hành văn .44 2Quản lý văn - đến 46 2.2.4.3 Đối với văn : 46 2.2.4.5 Đối với văn đến: .48 2Quản lý sử dụng dấu: 51 3Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 52 2.2.5 Tổ chức công tác lưu trữ 53 2.2.5.1 Xây dựng, ban hành văn 53 2.2.5.2 Quản lý phông lưu trữ Công ty Lưu trữ HT 53 2.2.5.3 Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ 54 2.2.6 Công tác tổ chức hội họp 62 2.2.6.1 Giai đoạn chuẩn bị 63 2Giai đoạn tổ chức điều hành hội nghị 65 2.2.6.3 Giai đoạn sau kết thúc hội nghị 66 2.2.6Tổ chức chuyến công tác .69 2.2.8 Công tác tổ chức đảm bảo sở vật chất, bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng 70 2.2.8.1 Quản lý trang thiết bị, tài sản, công cụ, dụng cụ công ty 70 2.2.8.2 Quản lý văn phòng phẩm .70 2.2.8.3 Điều kiện làm việc văn phòng 71 2.2.9Văn hóa công sở 73 Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NĂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP CÔNG NGHÊ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 76 3.1 Năng cao nhận thức cấp lãnh đạo công tác quản trị văn phòng 76 3.2 Giải pháp công tác tham mưu 77 3.2.1 Tham mưu công tác tổ chức thu thập xử lý thông tin 78 3.2.2 Tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch lịch công tác 79 3.2.3 Tham mưu công tác văn thư - lưu trữ 80 3.2.4 Tham mưu tổ chức hội họp .81 3.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 84 3.5 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 vào hoạt động văn phòng 86 KẾT LUẬN 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 PHỤ LỤC 92 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT 01 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 CHỮ VIẾT TẮT CB, NV HC-KT KH- KD KT P QLDALT QĐ Công ty Lưu trữ HT TCCB VTLT VP XDCB GIẢI NGHĨA Cán bộ, nhân viên Hành Kế hoạch - Kinh doanh Khen thưởng Phòng Quản lý dự án Lưu trữ Quyết định Công ty Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT Tổ chức Cán Văn thư Lưu trữ Văn phòng Xây dựng PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Bước sang kỉ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể kinh tế Đặc biệt từ sau nước ta nhập tổ chức thương mại giới WTO, hội thách thức doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hơn kinh tế thị trường với cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển sản xuất phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý trình sản xuất kinh doanh có hiệu doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt công cụ khác Một công cụ quan trọng thiếu doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ công tác quản trị văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến Đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến đơn vị, phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phòng gọi phòng văn, phòng vệ, phòng nhà quản trị Vì với tư cách công cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà quản trị Lưu trữ HT công ty thành lập (năm 2013) thành viên công ty có nhiều năm hoạt động lĩnh vực lưu trữ sản xuất thiết bị văn phòng Trải qua năm hình thành phát triển đến công ty tạo lập vị mới, hình ảnh vững mắt đối tác Mục tiêu công ty đưa Lưu trữ HT trở thành thương hiệu hàng đầu lĩnh vực lưu trữ Để thực mục tiêu giải pháp thiếu nâng cao hiệu công tác quản trị văn phòng Trong trình thực tập nhận thấy công tác quản trị văn phòng công ty bên cạnh kết đạt bộc lộ mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu công tác quản trị văn phòng chưa cao Chính hướng dẫn tận tình cô giáo - Ths Lâm Thu Hằng toàn thể cán công nhân viên công ty em chọn đề tài: “Công tác quan trị văn phòng công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT” với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn đưa số giải pháp để hoàn thiện phát huy hiệu hoạt động văn phòng công ty tốt Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác Quản trị văn phòng có số công trình nghiên cứu sau mặt lý luận như: Giáo trình Quản trị văn phòng - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Lao động xã hội, Hà Nội, 2005 Giáo trình Quản trị học - TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Nhà xuất Giao thông vận tải, 2009 Giáo trình Quản trị văn phòng Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất Khoa học - Kỹ thuật Các giáo trình nghiên cứu đầy đủ mặt lý luận công tác Quản trị văn phòng Bên cạnh hệ thống lý luận công tác quản trị văn phòng phải kể đến số khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu thực trạng công tác quản trị văn phòng Cụ thể như: khóa luận tốt nghiệp tác giả Nguyễn Thu Hiền“Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu hoạt động Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình”; khóa luận tốt nghiệp tác giả Hoàng Thanh Huy “Công tác quản trị văn phòng Hội Luật gia Việt Nam; khóa luận tốt nghiệp tác giả Đinh Ngọc Thanh “Một số giải pháp nhằm cao hiệu Công tác quản trị văn phòng” Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Trường Đại học Xã hội - Nhân văn, trường Đại học Quốc gia Hà Nội Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp có báo cáo thực tập nghiên cứu công tác quản trị văn phòng quan hành nhà nước, như: báo cáo thực tập tác giả Nguyễn Mai Lan - Trường Đại học Xã hội Nhân văn “Tìm hiểu công tác Quản trị văn phòng UBND Tỉnh Ninh bình”; báo cáo thực tập tác giả Đỗ Cường Phú –Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương “ Công tác Lưu trữ Quản trị văn phòng UBND xã Bình Hòa”; Tuy nhiên đề tài nghiên cứu khái quát công tác quản trị văn phòng mà chưa sâu vào nghiên cứu công tác quản trị văn phòng công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Vì đề tài không bị trùng lặp đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung: Tìm hiểu lý luận chung văn phòng công tác quản trị văn phòng -Mục tiêu cụ thể : - Khảo sát, tìm hiểu thực trạng quản lý, điều hành hoạt động hành Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT - Từ đưa đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý công tác quản trị văn phòng công ty CP Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu kể trên, đề tài đặt nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau: - Tìm hiểu lý luận chung văn phòng, quản trị văn phòng - Khảo sát tìm hiểu thực tế, phương pháp, cách thức quản lý, điều hành văn phòng công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT - Nhận xét, đánh giá thực tế công ty - Đưa đề xuất, kiến nghị nhằm cao hiệu tổ chức quản lý công tác quản trị văn phòng Phạm vi đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác tổ chức, quản lý lãnh đạo (Giám đốc, Trưởng phòng hành chính) quản trị văn phòng Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian điều kiện thực tế có hạn, nên đề tài tập trung nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức công tác quản trị văn phòng công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT thời gian từ năm 2013 đến năm 2015 từ năm 2012 đến công ty đổi tên từ công ty Xây dựng Công nghệ Lưu trữ RITCO thành Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với mặt hoạt động lưu trữ bắt đầu có bước phát triển mạnh mẽ Giả thuyết nghiên cứu: Văn phòng có vai trò cốt yếu việc điều hành công việc hành Nếu làm tốt công tác quản trị văn phòng giúp lãnh đạo điều hành giám sát công việc hiệu quả, giúp thực tốt công tác văn thư, lưu trữ, công tác đối nội đối ngoại quan nói chung văn phòng nói riêng Nhưng công tác quản trị văn phòng không thực tốt dẫn đến lãnh đạo không giám sát tốt, đạo kịp thời, làm cho hoạt động văn phòng bị trì trệ hiệu Vì việc nghiên cứu đưa giải pháp nhằm cao hiệu công tác quản trị văn phòng cần thiết Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp quan sát: áp dụng để quan sát cách tổ chức, điều hành Lãnh đạo cách thực công tác quản trị văn phòng - Phương pháp vấn, đối thoại: sử dụng bảng hỏi, mẫu hỏi để thu thập thông tin - Phương pháp so sánh: Dựa kết phương pháp quan sát, vấn, thống kê từ so sánh việc thực công tác quản trị văn phòng khối quan Nhà nước Doanh nghiệp - Phương pháp thống kê: áp dụng để thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu công tác quản trị văn phòng - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Được áp dụng để tìm hiểu phân tích tư liệu công ty để đưa lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận cách khách quan tổ chức công tác quản trị văn phòng công ty Từ đề số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác quản trị văn phòng công ty CP Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT Kết cấu khóa luận Ngoài Lời cảm ơn, Phần Mở đầu Phần Kết luận khóa luận gồm có chương sau: Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU HT Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG PHỤ LỤC 10: HÌNH ẢNH KHỐI TÀI LIỆU NỘP LƯU CỦA CÁC PHÒNG BAN PHỤ LỤC 11: TỦ ĐỰNG TÀI LIỆU PHỤ LỤC 12: MỤC LỤC HỒ SƠ TRA TÌM PHỤ LỤC 13: CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHỤ LỤC 14: HÌNH ẢNH BUỔI LỄ CUỐI NĂM 2015 PHỤ LỤC 15: THỦ TỤC ĐI CÔNG TÁC PHỤ LỤC 16:BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN- VĂN PHÒNG PHẨM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hôm nay, ngày 01 tháng 04 năm 2016 Văn phòng Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Chúng gồm: Bên giao: Phòng Hành - Kế toán Đại diện là: Ông (Bà): Nguyễn Thị Ngọc Anh Chức vụ: Nhân viên hành Bên nhận: Đội Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Đại diện là: Ông (Bà): Lương Thị Chiên Chức vụ: Phó phòng Lưu trư - Số hóa Lý giao nhận: Văn phòng phẩm thực dự án……………………………………… Thời gian sử dụng: ………………………………………………………………………… Mặt hàng Giấy A4 Bút bi Thiên Long TL-027 Dây buộc nilông Kéo Deli 6009 Lưỡi dao dọc giấy SDI nhỏ Dao dọc giấy SDI 0404 Dập Plus PS10E Ghim dập Bút ghi CD Thiên Long PM-04 (mực Đơn vị Số lượng Ream Cái 12 Cuộn Cái Hộp Cái Cái Hộp 10 Chiếc 20 Đơn giá Thành tiền đen) Bút Chiếc Bút chì 2B Cái 20 Gọt bút chì Cái Tẩy chì Cục Cuộn Cái Kg Lọ 10 Chiếc Chiếc Băng dính mặt Bút xóa Thiên Long CP-02 Giấy mặt Keo dán giấy G-8 Máy tình xách tay(đủ sạc, chuột) Túi đựng máy tính Tổng: Bằng chữ: Người giao bên nhận cam đoan toàn nội dung công việc bàn giao đầy đủ Biên thành lập 02 bản, bên giữ 01 làm thực hiện./ BÊN GIAO BÊN NHẬN Nguyễn Thị Ngọc Anh Lương Thị Chiên PHỤ LỤC 17: PHỐI CẢNH VĂN PHÒNG PHỤ LỤC 18: NỘI QUY CÔNG TY CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU HT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /QĐ - HTLT Hà Nội, ngày tháng năm 2016 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Nội quy công ty GIÁM ĐỐC CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT Căn Luật doanh nghiệp ban hành ngày tháng năm 2015; Căn Điều lệ Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT; Theo đề nghị Trưởng phòng Hành – Kế toán; QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Nội quy Công ty” Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Các Phòng chức Công ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như điều 2; - Lưu:VT, HC Bùi Quang Huy NỘI QUY CÔNG TY (Kèm theo định số /QĐ-HTLT ngày tháng năm 2016 Giám đốc việc Ban hành Nội quy công ty) I MỤC ĐÍCH - Xác định rõ nghĩa vụ, trách nhiệm cán nhân viên Công ty - Quy định nguyên tắc sử dụng tài sản văn phòng phẩ công ty - Là để xem xét trách nhiệm thực trách nhiệm vật chất CBNV vi phạm II PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho toàn thể CBNV Công ty III NỘI QUY CHI TIẾT Điều Quy định sử dụng giấy in Chỉ sử dụng máy in phục vụ công việc Công ty Sử dụng máy in số để in văn ản đến quan (in giấy loại 1) Sử dụng máy in số để in văn nội bộ(in giấy loại giấy mặt).4 Văn trình Giám đốc duyệt, Văn nháp in giấy loại giấy tái sử dụng, in hai mặt Trường hợp Văn làm công tác hoàn công, tài liệu phục vụ công tác lý in mẫu sau photo Điều Quy định sử dụng điện Chỉ sử dụng điện phục vụ công việc Công ty Khi tất CBNV phải tắt hết máy tính cá nhân Người cuối phải đóng sổ, vào, tắt hết bóng đèn, máy in, máy photo, điện khu vực vệ sinh, kiểm tra tắt hết thiết bị điện Công ty Điều hòa bật mùa hè, bật không thấp 22˚ C, tắt điều hòa trước 30 phút Điều Quy định về tác phong, trang phục Khi có nhu cầu làm việc (sau 17h30 hàng ngày) ngày nghỉ phải đăng ký với phận hành trước phải cán quản lý thông qua Không chơi game, đánh cờ, đánh bài, chơi thể thao, uống rượu bia, hút thuốc, sử dụng chất kích thích khu vực làm việc Không nghe nhạc, nói chuyện riêng, vào mạng xã hội website để đọc báo làm việc Không ăn uống khu vực làm việc, nhân viên ăn khu vực quy định bàn ăn tuân thủ chặt chẽ quy định vệ sinh Mỗi cá nhân tự thu dọn bàn làm việc gọn gàng hết làm việc Trang phục lịch sự, chỉnh tề; đầu tóc gọn gàng văn phòng và tại các dự án Chú ý: không mặc áo phông không cổ, quần lửng/sooc, trang phục chơi, dép lê, dép nhựa Màu sắc trang phục trang nhã, lịch sự Điều Các quy định khác Sử dụng nước, giấy vệ sinh tiết kiệm, hiệu Khi khỏi nhà vệ sinh phải tắt điện, khóa vòi nước Điện thoại công ty sử dụng vào mục đích phục vụ công việc, không sử dụng vào mục đích cá nhân, hàng tháng không vượt định mức cho phép Văn phòng phẩm sử dụng tiết kiệm, dùng hết cấp (được quy định chi tiết Quy trình quản lý tài sản) Tài sản phòng phải quản lý, sử dụng mục đích, tiêu chuẩn, chế độ; bảo đảm tiết kiệm, hiệu để phục vụ công tác hoạt động Công ty, nghiêm cấm việc sử dụng tài sản không mục đích giao, làm thất thoát, hư hỏng gây thiệt hại IV CHẾ TÀI XỬ PHẠT Điều Vi phạm lần thứ nhất: nhắc nhở Điều Vi phạm lần thứ hai: nêu tên; ghi nhận vào bản đánh giá cá nhân; nộp phạt 20.000 đồng cho phòng hành chính Điều Vi phạm lần thứ ba: nêu tên; ghi nhận vào bản đánh giá cá nhân; phạt 50.000 đồng cho phòng hành chính Điều Vi phạm lần thứ tư: nêu tên, ghi nhận vào đánh giá cá nhân; phạt 100.000 đồng cho phòng hành chính Điều Vi phạm lần thứ năm: nêu tên; ghi nhận vào đánh giá cá nhân; đề nghị hình thức kỷ luật lên Ban giám đốc V Hiệu lực thi hành Nội quy có hiệu lực kể từ ngày ký Nội quy tập thể CBNV thông qua VI Trách nhiệm thi hành Các Phòng chức Công ty có trách nhiệm thực Nội quy này Phòng Hành chính- Kế toán có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực nội quy toàn công ty./ GIÁM ĐỐC Bùi Quang Huy PHỤ LỤC 19: THÔNG BÁO TỔ CHÚC HỌP CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU HT Số: /TB-HTLT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2016 THÔNG BÁO Về kế hoạch lịch họp Công ty năm Thực đạo Ban Lãnh đạo Công ty việc xây dựng kế hoạch lịch họp năm Công ty để cán chủ chốt chủ động việc bố trí xếp thời gian nâng cao chất lượng họp, Phòng HCKT xin thông báo kế hoạch lịch họp, thời gian họp, thành phần tham dự địa điểm họp Công ty sau: Cuộc họp HĐQT - Thời gian: Ngày 5-10 hàng tháng - Thành phần: Thành viên Hội đồng quản trị - Địa điểm: Tại văn phòng Công ty - Nội dung: Giao ban công việc tuần Ban lãnh đạo Công ty Họp Giao ban Công ty - Thời gian: Chiều thứ hàng tuần diễn vòng 60 phút - Thành phần: Trưởng phòng chức (Hành - Kế toán, Kế hoạch Kinh doanh, Lưu trữ - Số hóa , Kĩ thuật - Xây dựng) - Địa điểm: Tại văn phòng Công ty - Nội dung: Giao ban công việc tuần phòng ban Công ty Các họp khác Họp đột xuất; Họp phòng ban Lịch tất họp giao ban văn phòng thông báo trước 02 ngày cho cán có thành phần tham dự họp Phòng HC-KT trân trọng thông báo để Trưởng phòng biết phối hợp thực hiện./ Trân trọng cảm ơn! GIÁM ĐỐC Bùi Quang Huy