3.1. Một số nhận xét về công tác văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn.
3.1.1. Ưu điểm
Xuất phát từ thực tế là một huyện mới, còn gặp nhiều khó khăn nhưng UBND huyện Nậm Nhùn luôn thực hiện tốt các công tác văn phòng văn phòng để hỗ trợ lãnh đạo một cách tốt nhất.
Trong công tác văn phòng luôn có sự phối hợp công tác giữa các phòng, ban chuyên môn với nhau. Thường xuyên có sự học hỏi trao đổi công việc trong công tác hành chính văn phòng. Về trang thiết bị kỹ thuật tại UBND huyện Nậm Nhùn được đầu tư trang thiết bị hiện đại, phục vụ công tác hành chính văn thư như: máy in, máy scan,...
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm mà UBND hyện Nậm Nhùn đã đạt được trong công tác văn phòng vẫn còn những hạn chế như:
Mối quan hệ công tác nhiều lúc không hiểu nhau nên quá trình giải quyết công việc không được ăn khớp, bị gián đoạn cho nên nhịp độ của công việc còn chậm.
Về trang thiết bị tuy được đầu tư trang thiết bị hiện đại nhưng có một số trang thiết bị đã cũ, hỏng và còn thiếu một số trang thiết bị như: máy fax, máy hủy tài liệu, máy quét...Chính vì vậy nhiều lúc không thể đáp ứng kịp thời được những yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo gây chậm chễ đến công việc.
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị vănphòng tại UBND huyện Nậm Nhùn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện bộ máy nhân sự
Trong mỗi cơ quan, tổ chức thì con người là yếu tố vô cùng quan trọng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yếu tố quyết định đến năng suất lao động và
hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ yếu kém sẽ là rào cản trong công việc của nhân viên văn phòng. Vì vậy để nâng cao được trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn nên thực hiện những biện pháp sau đây:
Thứ nhất, đối với tổ chức thi đua khen thưởng cần đưa ra các định mức đánh giá hàng tháng, hàng quý và tổng kết năm thông qua đó giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện công việc để kịp thời khắc phục và khen thưởng những tập thể và cá nhân suất sắc tạo động lực cho mọi người phấn đấu cho sự nghiệp phát triển của UBND.
Thứ hai, UBND nên cử cán bộ công nhân viên đi học các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho từng bộ phận nhằm năng cao khả năng thích ứng đối với công việc mà mình phụ trách. Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn phòng cho cán bộ công nhân viên như nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp, hội nghị, lập các chương trình kế hoạch công tác cho lãnh đạo.
Sau mỗi khóa đào tạo đó văn phòng cũng cần có kế hoạch kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc của cán bộ công nhân viên trước và sau khi đào tạo để làm căn cứ cho việc sắp xếp và bố trí công việc một cách hiệu quả, phù hợp.
Thứ ba, cần nâng cao ý thức của cán bộ công nhân viên trong việc tự học, tự bồi dưỡng trình độ chuyên môn thông qua hoạt động thực tế, qua sách báo, tài liệu đặc biệt là những tài liệu chuyên ngành, thường xuyên củng cố kiến thức thể đáp ứng được nhiệm vụ trước mắt cũng như những nhiệm vụ trong tương lai.
Thứ tư, nâng cao năng lực kỹ thuật sử dụng các phương tiện hiện đại, đặc biệt là các phương tiện tin học. Tại cơ quan các thiết bị phục vụ công việc như máy tính, máy photo, máy in, máy fax...không phải công nhân viên nào cũng sử dụng thành thạo. Do vậy cán bộ công nhân viên phải tự nghiên cứu tìm hiểu, nâng cao hiểu biết về sự tiến bộ của công nghệ, học cách bảo quản và sử dụng có hiệu quả các loại máy móc thiết bị dùng trong văn phòng.
3.2.2. Nâng cao cơ sở vật chất trang thiết bị -Trong công tác văn thư:
Ủy ban nhân dân huyện Nậm Nhùn nên bố trí một phòng đọc riêng để cán bộ công nhân viên trong cơ quan có thể đến mượn tài liệu, tìm kiếm và tra cứu thông tin một cách thuận lợi nhất.
- Trong công tác lưu trữ:
Đối với tủ đựng hồ sơ, tài liệu: do các giấy tờ văn bản rất dễ bị hư hỏng, mối mọt và mục nát do tác động của môi trường cùng với tính chất lý hóa của tài liệu. Vì vậy cần phải sử dụng tủ đựng hồ sơ có chân cao, nhân viên kho lưu trữ nên thường xuyên dọn dẹp, hút bụi sử dụng các chất chống ẩm, chống mối mọt, đảm bảo nhiệt độ trong phòng luôn từ 180C ^ 200C.
- Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt là nơi không có ánh nắng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thường xuyên dọn dẹp và lau chùi bẩn.
- Có thiết bị phòng cháy chữa cháy trong phòng làm việc để ứng phó kịp thời với tình huống xấu xảy ra.
- Trong công tác tổ chức hội họp:
Cần mua sắm thêm một số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như: máy chiếu, máy ghi âm. Đây là những thiết bị phục vụ đắc lực cho mỗi hội nghị, tạo điều kiện cho công việc diễn ra nhanh chóng và tốt đẹp.
- Đối với trang thiết bị máy móc, văn phòng phẩm:
Thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc thiết bị, có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên trong cơ quan.
Đảm bảo việc cung ứng văn phòng phẩm luôn đầy đủ kịp thời, nhanh chóng, ngoài ra cũng cần có sự quản lý chặt chẽ tránh tình trạng lãng phí không cần thiết đối với các trang thiết bị trong văn phòng, đồng thời cũng cần phải có những biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với việc lạm dụng của công trong cơ quan.
Đẩy nhanh tốc độ việc lắp đặt và sữa chữa các trang thiết bị văn phòng, cần có những quy định rõ ràng về thời gian sửa chữa tránh tình trạng kéo dài không cần thiết gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc của các phòng
ban.
3.2.3. Cải thiện lề lối, môi trường làm việc - Môi trường làm việc:
Môi trường làm việc bao gồm môi trường vật chất và môi trường tinh thần. Môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý người lao động. Nếu môi trường làm việc tốt sẽ khiến cho mọi người cảm thấy thoải mái, nhiệt tình, hăng say cống hiến hết mình cho công việc, phát huy hết khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân. Ngược lại sẽ khiến cho họ cảm thấy chán nản, bị ức chế, làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với nghề nghiệp của mình. Để xây dựng một môi trường làm việc tốt phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố khác nhau:
- Cán bộ nhân viên phải rèn cho mình đức tính yêu nghề, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực và khả năng làm việc không biết mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống mọi tiêu cực có trong tổ chức.
- Đối với lãnh đạo cần tạo mọi điều kiện vật chất, đầu tư những trang thiết bị cần thiết và hiện đại để nhân viên có thể phát huy hết năng lực của mình, đồng thời có những chính sách khen thưởng và kỷ luật đúng người đúng việc để phát huy tính cạnh tranh. Đối với những trường hợp đi muộn về sớm không chấp hành nội quythì cần có những biện pháp kỷ luật nghiêm minh.
- Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phôi kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận. Ủy ban nhân dân huyện Nậm Nhùn là một tổng thể gồm một hệ thống các phòng ban, đơn vị. Để một cơ quan hoạt động có hiệu quả thì tổng thể đó phải có sự thống nhất từ trên xuống dưới, phối kết hợp với nhau một cách nhịp nhàng, đặc biệt văn phòng là đầu mối của mọi công việc do đó mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban.
3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin, ISO vào công tác văn phòng
Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào hoạt động của UBND huyện Nậm Nhùn là một nhu cầu và xu hướng tất yếu. Về tổng thể, quá trình này cần trải qua các giai đoạn: trang bị kiến thức về các bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn, khảo sát hệ thống hiện có của đơn vị, viết hệ thống tài liệu, công bố thực hiện, đánh giá nội
bộ và cải tiến, chứng nhận đạt tiêu chuẩn và duy trì chất lượng của hệ thống. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ưu hoá và nâng cao chất lượng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức, tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn.
Với nhiều hình thức khác nhau, UBND huyện Nậm Nhùn đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong một số mặt công tác, xây dựng và ban hành quy chế, quy trình xử lý công việc cho từng lĩnh vực cụ thể. Từ đó hoàn thành tốt hai chức năng cơ bản là tham mưu - tổng hợp điều phối và hậu cần.Trong khi đó, vẫn còn không ít những bất cập liên quan đến công tác văn phòng. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả và sự vận hành thông suốt của công tác văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn. Chính vì vậy, cần phải có sự chuẩn hoá trong công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ để cán bộ, công chức văn phòng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực và hiện đại. Đồng thời, mỗi đơn vị trong văn phòng phải luôn luôn có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mới của mình, tổng kết những gì đã làm được, những gì còn tồn đọng, định ra phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ. Vấn đề là cần cân nhắc kỹ lưỡng đổi mới khâu nào trước, khâu nào sau và từng bước nâng cao thế nào. Cần có tầm nhìn lâu dài với lộ trình thực hiện chắn chắn, rõ ràng cho từng thời kỳ cụ thể.
Chất lượng công tác mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giải quyết vấn đề đó. Đặc biệt, đối với cán bộ nghiên cứu, tổng hợp cần phải luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung, tư tưởng.
Trên đây là một số nhận xét, kiến nghị của tôi đối với công tác quản trị văn phòng dựa trên cơ sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng tình hình hoạt động của UBND huyện Nậm Nhùn. Tôi rất mong những giải pháp đã trình bày ở trên sẽ được lãnh đạo ủy ban quan tâm xem xét và sớm đưa vào thực tiễn để phần nào khắc phục được những thiếu sót còn tồn tại, thúc đẩy hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng tại cơ quan.
*Tiểu kết
Từ những trang bị lý luận nêu ở Chương 1 và khảo sát thực tiễn đã nêu ở Chương 2, trong Chương 3 tôi đã đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác quản trị văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn. Dựa trên cơ sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng công tác quản trị văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn. Tôi rất mong những giải pháp đã trình bày ở trên sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại ủy ban.
KẾT LUẬN
UBND huyện Nậm Nhùn tuy thành lập chưa lâu, nhưng cơ quan đang dần khẳng định mình, hỗ trợ công tác quản lí tại địa phương, tạo dựng sự niềm tin trong nhân dân cũng như hỗ trợ đắc lực cho cấp trên. Qua quá trình tìm hiểu tại UBND huyện Nậm Nhùn được sự quan tâm, giúp đỡ của các phòng ban đã giúp đỡ tôi nắm bắt, củng cố và hoàn thiện hơn nữa những kiến thức lý luận đã học trong nhà trường, qua đó có cơ hội áp dụng vào thực tế công tác văn phòng tại UBND huyện Nậm Nhùn.
Qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động văn phòng UBND trên các mặt như: tổ chức bộ máy, tổ chức thu thập và xử lý thông tin, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, công tác hậu cần...tôi đã rút ra được những nhận xét, đánh giá về kết quả đã đạt được, cũng như những mặt còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó. Trên cơ sở đó đề xuất những kiến nghị nhằm củng cố và hoàn thiện hơn nữa công tác văn phòng UBND huyện Nậm Nhùn.
Tuy nhiên do phạm vi đề tài khá rộng, nội dung mang tính tổng hợp cao, mà trình độ chuyên môn và nhận thức còn hạn chế nên bài tiểu luận của tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Bởi vậy tôi rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô để bài khóa luận của được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn đến các phòng ban bộ phận thuộc UBND huyện Nậm Nhùn đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong quá trình hoàn thành tiểu luận. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Ths.Bùi Thị Ánh Vân đã giúp tôi hoàn thành tiểu luận này.