MỤC LỤC
- Lãnh đạo cơ quan (Thủ trưởng và Phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực) duyệt về nội dung và ký ban hành. Trình kí văn bản. Văn bản trước khi ban hành phải được trình lên lãnh đạo cơ quan ký. Bước 8.Hoàn thiện văn bản để ban hành. Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu phát hiện có sai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì thì sau đó chuyển lên Trưởng phòng kiểm tra, ký nháy, đóng dấu để ban hành. Nhìn chung cán bộ soạn thảo đã thực hiện các quy trình soạn thảo văn bản theo đúng các quy trình nghiệp vụ. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhận xét:. - Hầu hết các chuyên viên đều nắm vững chức năng, nhiệm vụ của Công ty, do đú xỏc định được rừ mục đớch, tớnh chất và tầm quan trọng của văn bản để từ đó chuyên làm công tác soạn thảo văn bản tiến hành soạn thảo theo đúng quy định. - Chọn đúng thể loại văn bản, thu thập , xử lí thông tin nhanh và có nhiều sáng tạo mang lại hiệu quả cao trong quá trình soạn thảo. - Về cơ bản quy trình soạn thỏa văn bản của Công ty đã thống nhất và thực hiện đúng theo quy định hiện hành. Một số bước trong quy trình soạn thảo văn bản bị coi nhẹ, thường xuyên bị bỏ qua. Như bước xây dựng đề cương và viết bản thảo, người soạn thảo văn bản thường xuyên bỏ qua bước này, không có đề cương chi tiết hay sơ lược cũng không viết bản thảo, đọc lại bản thảo mà chủ yếu soạn thảo ngay trên máy tính sau đó chỉnh sửa và in văn bản ra luôn. Do đó, câu văn trong một số văn bản còn lủng củng, thiếu logic, sai lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy. Dù chỉ là những sai sót nhỏ tưởng chừng như không quan trọng nhưng nó ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và hiệu quả của văn bản. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- đến. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi. Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi. Bước 1.Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng của văn bản. a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. b) Ghi số và ngày, tháng văn bản. - Ghi số của văn bản : tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Việc đánh số văn bản hành tuỳ theo số lượng từng loại văn bản ban hành trong năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp theo các nhóm văn bản như chương trình kế hoạch,báo cáo… đối với văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng. Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. a) Đóng dấu cơ quan. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. b) Đóng dấu mức độ khẩn, mật. Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. Làm thủ tục, chuyển phỏt và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi. - Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức. việc chuyển phát được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyển đến các đơn vị, cá nhân. Việc chuyển giao văn bản văn thư lập sổ đăng ký văn bản đi để theo dừi chuyển giao văn bản.Khi chuyển giao văn bản cho cỏc đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. - Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ. - Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ. - Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ. - Chuyển phát văn bản mật. c) Theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi.
Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản. - Nhìn chung công tác quản lí và giải quyết văn bản đi tại Công ty được thực hiện đúng theo công văn 425/VTLTNN-VNTW ngày 18/7/2005 cả cục văn thư và lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý và giải quyết văn bản đi vằ văn bản đến.
Việc trình ký văn bản đi được tiến hành vào đầu giời mỗi buổi làm việc, tất cả văn bản đều được tiến hành chuyển luôn trong ngày để kịp thời giải quyết công việc. - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện đảm bảo đúng theo nguyên tắc: tập chung, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, góp phần quan trọng vào hiệu quả chung của cơ quan.
Dấu “Đến” được đúng rừ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I - Dấu “Đến” kèm theo Công văn này. d) Đăng ký văn bản đến. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp .Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng. - Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản đến được thực hiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước. - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rừ ràng, chớnh xỏc; khụng viết bằng bỳt chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Trình và chuyển giao văn bản đến a) Trình văn bản đến. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng). Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến. Phần nội dung bên trong:. Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận. Ký nhận Ghi chú. Giải quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến a) Giải quyết văn bản đến. Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ. Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó đến đơn vị hoặc cá nhân có liên quan để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. b) Theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến. Phần nội dung bên trong:. Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận. Ký nhận Ghi chú. Giải quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến a) Giải quyết văn bản đến. Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ. Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó đến đơn vị hoặc cá nhân có liên quan để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. b) Theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến. - Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v.
- Người được giao trỏch nhiệm cú nhiệm vụ theo dừi, đụn đốc cỏc đơn vị, cỏ nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;. + Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trỏch nhiệm theo dừi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đỳng thời hạn quy định.
Các văn bản tài kiệu có nội dung khác nhau được cán bộ chuyên môn xử lý thông tin và đưa vào tài liệu đưa trong các tờ bìa có sẵn và phải trùng hoặc phù hợp với tiêu đề hồ sơ. Khi công việc đã giải quyết xong hoặc vụ việc đã kết thì cán bộ văn thư tiến hành biên mục hồ sơ: đánh số tờ, ghi mục lục, viết chứng từ kết thúc và viết bìa hồ sơ.
Nội dung trên bìa hồ sơ được thể hiện như: tên phông lưu trữ, tên đơn vị tổ chức, tên tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng bì, thời hạn bảo quản, số lưu trữ, sắp xếp tài liệu trên giá tủ. Tài liệu của Công ty chủ yếu là các văn bản giấy tờ quản lý hành chính, kinh doanh, chất liệu chủ yếu bằng giấy nếu trong quá trình bảo quản gặp điều kiện không tốt rất dễ bị hư hại như bị rách lát, bị mốc, mờ chữ, nhòe mực..vì vậy tài liệu đã được để trong cặp , hộp hồ sơ và đưa lên giá tủ để bảo quản phòng chống ẩm mốc, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu.
- Phần mềm quản lí nhân sự được áp dụng vào trong công ty đã đáp ứng được các nghiệp vụ thông thường trong việc quản lí nhân sự như: chấm công, tính lương, quản lí thông tin nhân viên..phần mềm quản lí nhân sự PFID giúp công ty xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc nhân viên đầy linh hoạt. Trong thời gian này em đã được làm quen, rèn luyện và học tập để trở thành một cán bộ văn phòng thực thụ, thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ đề khi ra trường đi vào thực tế có thể giải quyết công việc một cách dễ dàng, tụ tin vào khả năng giao tiếp, hiểu hơn về nhân cách,tác phong của người cán bộ văn phòng trong thời kỳ hội nhập.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại mang tính chuyên nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho hiệu quả của công việc. Rất mong những đề xuất đó của em có thể khắc phục được những mặt hạn chế và phát huy hơn nữa những ưu điểm giúp phát triển và hiện đại hóa công tác văn phòng của Công ty.