giáo trình bài giảng nghiệp vụ hành chính văn phòng

B GIO DC V O TO TRNG CAO NG VIN ễNG MễN HC NGHIP V HNH CHNH VN PHềNG Ging viờn: Th.S Thun Hi TP HCM, ngy 01/07/2015 GII THIU V MễN HC Hành ? Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức nguyên tắc hoạt động Văn phòng/ Phòng Hành ? Vai trò vị trí phận Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) quan, tổ chức, doanh nghiệp ? Để Bộ phận VP/ Phòng HC hoạt động có hiệu cao, nguời phụ trách nhân viên cần phải làm ? Hành nghiệp vụ hành Có nhiều cách định nghĩa hành Hiểu đơn giản nhất, Hành việc Tổ chức, Quản lý Điều hành hoạt động : Một quốc gia, nhà nuớc (HC QG) Một quan, tổ chức, DN (HC CQ) Một đơn vị, tập thể nguời lao động đâu có hoạt động ngời, cần đến Hành HC khoa học tổ chức kiểm soát hoạt động tập thể cá nhân HC hớng hoạt động cá nhân đến mục tiêu chung, thống nhằm đạt đuợc hiệu cao cho quan, tổ chức, doanh nghiệp Nội dung nhiệm vụ cụ thể hoạt động hành Định nguyên tắc ( kỷ cơng) để tạo thống nhận thức hành động ngời lao động Hoạch định, xây dựng chuơng trình, mục tiêu, kế hoạch hoạt động cho giai đoạn, phận Tổ chức triển khai thực : Phân công, giao nhiệm vụ, huớng dẫn, động viên, khuyến khích (Tổ chức công việc) Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa công việc, nhiệm vụ toàn chuơng trình, kế hoạch > áp dụng biện pháp xử lý (khen thởng, xử phạt ) Rút kinh nghiệm > Chỉnh sửa nguyên tắc, chơng trình, biện pháp tổ chức thực hiện(cải tiến) Hành văn phòng Quản trị Văn phòng: Thực chất Hành phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng Hiểu cụ thể : HCVP hay QTVP việc tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động phận Văn phòng phận hành HCVP hay QTVP vừa khoa học, vừa nghệ thuật CHNG Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng (Phòng HC) CQ, TC, DN Chc nng Nhim v C cu t chc Nguyờn tc hot ng Chức văn phòng quan, tổ chức CN Tham muu tổng hợp : Tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin mặt tình hình hoạt động quan tham mu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý CN Giúp việc (cho máy lãnh đạo quản lý) - Xây dựng chơng trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch - Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan - Đảm bảo sở vật chất phơng tiện, điều kiện làm việc cho quan ( CN Hậu cần) CN Đại diện : Là trung tâm, đầu mối giao tiếp CQ Nhiệm vụ văn phòng a) Tổ chức thực công tác thu thập, xử lý cung cấp thông tin để tham muu cho lãnh đạo: Tổ chức triển khai thực công tác Văn th - Luu trữ (nguồn thông tin văn bản) Tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua điện thoại, khách hàng (thông tin lời) Tổ chức thuc hin mua sách, báo, tạp chí ; ứng dụng công nghệ thông tin( thông tin đại chúng) Nhiệm vụ văn phòng b) Tham mu cho lãnh đạo phận quản lý: > Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị toàn quan (giao ban) > Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo biện pháp tổ chức, điều hành giải vấn đề lien quan n VP CQ > Soạn thảo văn để trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành > Theo dõi, tham muu đánh giá kết hoạt động xét thi đua, khen thởng Qun lý s dng du - Gi v úng du T tay úng du Ch úng du bn cú ch ký hp l Khụng c úng du khng ch úng ỳng du theo tờn c quan, n v úng du phi rừ rng, ngn v úng trựm 1/3 ch ký v bờn trỏi - úng du ph lc: úng lờn trang u v úng du treo trựm lờn tờn c quan/t chc Giao du cho ngi khỏc - Khi cú s ng ý ca cp cú thm quyn - Phi cú bn ký nhn bn giao - Thu hi du v ht hn bn giao Cụng tỏc lu tr Thu thp, Phõn loi ti liu h s lu tr Lp danh mc h s lu Xỏc nh thi hn cn lu (thi hn bo qun) K nng lu h s (Vn bn, mỏy tớnh) Lu h s bn File Bỡa Hp h s Ming ỏnh du trang Gi h s Giy phõn trang Lu h s trờn mỏy tớnh S dng cõy th mc: IV Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo cán quan Chuẩn bị điều kiện cần thiết: > Giải thủ tục hành > Chuẩn bị phuơng tiện lại > Liên hệ với nơi đến > Chuẩn bị tài liệu chuyên môn > Chuẩn bị kinh phí trang bị khác Lập kh cho chuyến công tác Xác định mục đích chuyến Thời gian bắt đầu kết thúc (có dự phòng) Lịch trình làm việc hoạt động đoàn Thành phần tham dự (Số luợng, nhiệm vụ, Truởng đoàn) Yêu cầu phuơng tiện di chuyển nơi ăn, nghỉ Dự toán kinh phí cho chuyến (có dự phòng) Dự kiến tình không mong muốn chuẩn bị biện pháp ứng phó Công việc cán văn phòng chuyến công tác Nếu đoàn : - Liên hệ giải nơi ăn, nghỉ cho đoàn - Nếu đuợc tham dự buổi làm việc: Ghi Biên bản, Chuẩn bị đầy đủ thu thập tài liệu cần thiết có liên quan - Thu thập hoá đơn, chứng từ cần thiết chi phí đoàn - Nhanh chóng tìm P/á để giải tình đột xuất Nếu không cùng: - Chuyển cho LĐ truởng đoàn tất tài liệu cần thiết - Xin ý kiến LĐ việc uỷ quyền giải công việc CQ - Ghi sổ điện thoại, nguời cần gặp LĐ bao cao cho LĐ - Sắp xếp cẩn thận công văn tài liệu nhận đuợc LĐ CT Công việc cán văn phòng sau chuyến công tác Báo cáo với LĐ công việc CQ (CV đã/ chua giải quyết) bàn giao giấy tờ, tài liệu Thông báo lịch làm việc tiếp khách LĐ Thu thp tài liệu hình thành chuyến CT để lập Hồ sơ Kiểm tra hoá đơn, chứng từ để toán kinh phí tạm ứng Biên tập, soạn thảo văn liên quan đến chuyến CT (Báo cáo, Hợp đồng, th cảm ơn) VI Nghiệp vụ lễ tân giao tiếp hành I L tõn phũng - - Ngoi hinh: gn gang, lch s, trang phc cụng s K nng giao tip qua in thoi: Chun b: but, giay, nm ro v hot ng ca CQ, v SP, Dch v, Nghe bng tai trai, nh nhnh, lch s Chuyn cuc gi - Ghi li thụng tin KH Khụng c núi Khụng bit Lm du cn núng gin ca KH Cựng mt lỳc phi tip nhiu cuc gi K nng giao tip trc tip II L tõn s kin: - L tõn cho khỏch L tõn ún v dn khỏch L tõn ghi danh L tõn hi trng Mt s hỡnh nh v L tõn: Mt s hỡnh nh v L tõn: Năng lực phẩm chất cần có cán văn phòng - - Năng lực chuyên môn Hiểu biết xã hội rộng Trình độ ngôn ngữ Năng lực quản lý sử dụng thời gian Khả tổ chức Khả thích ứng Sử dụng thành thạo trang thiết bị VP Yêu nghề biết tự trọng nghề nghiệp Kỷ luật, tự giác, triệt để công việc Cẩn thận, chu đáo Nhanh nhn, cởi mở, biết tự kiềm chế Biết giữ kín thông tin Năng động, linh hoạt Tng trợ, hợp tác ... văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp Lãnh đạo văn phòng (Phòng HC) : Chánh văn phòng ( Truởng phòng hành chính) Giúp việc có Phó Chanh văn phòng (hoặc Phó Phòng HC) Các phận trực thuộc Văn phòng. .. Hành ? Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức nguyên tắc hoạt động Văn phòng/ Phòng Hành ? Vai trò vị trí phận Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) quan, tổ chức, doanh nghiệp ? Để Bộ phận VP/ Phòng. .. chơng trình, biện pháp tổ chức thực hiện(cải tiến) Hành văn phòng Quản trị Văn phòng: Thực chất Hành phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng Hiểu cụ thể : HCVP hay QTVP việc tổ chức, quản lý, điều hành