Bài 3 nghiệp vụ lễ tân ngoại giao, nhóm 3

Bài 3: Nghiệp vụ lễ tân ngoại giao 3.1 Tổng quan lễ tân 3.1.1 Khái niệm lễ tân, lễ tân ngoại giao lễ tân đối ngoại 3.1.2 Vai trò lễ tân hoạt động đối ngoại nói chung 3.2 Lễ tân hoạt động ngoại giao 3.2.1 Vị trí, vai trị lễ tân hoạt động ngoại giao 3.2.2 Những nguyên tắc lễ tân ngoại giao 3.2.3 Tính chất, u cầu cơng tác lễ tân ngoại giao 3.2.4 Nội dung nghiệp vụ lễ tân ngoại giao 3.2.4.1 Đón tiếp đồn khách nước 3.2.4.2 Tổ chức chiêu đãi ngoại giao 3.2.4.3 Phép lịch xã giao quốc tế Bài 3: Nghiệp vụ lễ tân ngoại giao 3.1 Tổng quan lễ tân 3.1.1.Khái niệm lễ tân, lễ tân ngoại giao lễ tân đối ngoại * Lễ tân Trong sống ngày nghe nói nhiều đến lễ tân có hiểu cách đầy đủ xác khái niệm này, thường hiểu lể tân hoạt động tiếp đón bưng bê phục vụ khách hàng Điều song chưa đủ Mọi tổ chức xã hội có cấu riêng với nghi thức hoạt động thể rõ chức cấu đó, dù cấu nhỏ gia đình, tập hợp xã hội, nghi thức hoạt động riêng cấu thể rõ vào dịp nghi lễ lớn Lễ tân có nhiều lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bệnh viện, trường học cao ốc văn phòng Đối với lĩnh vực khách sạn lễ tân có chun biệt trở thành phận quan trọng khách sạn Bao gồm hoạt động đón tiếp khách như: quản lý, trực khu vực lễ tân, tiếp nhận trả lời điện thoại, giải đáp thắc mắc cho khách hàng Trường hợp rõ nhà nước - tổ chức có cấu phức tạp với chức quản lí đời sống cộng đồng tầng lớp cư dân lãnh thổ định Với trọng trách vấn đề lớn dân tộc, nhà nước đươc trang bị công cụ mà không tổ chức có được: đội quân danh dự, biểu tượng quốc gia, máy phủ cơng sở quan trọng Những cơng cụ đảm bảo tính trang trọng nguyên tác lễ tân đặc trưng cho hoạt động thức Thời cổ, vị Hồng Đế Vua Chúa dành ngựa riêng đưa đại sứ vào tiếp kiến Ngày nay, việc ô tơ đón quan khách sân bay, xe mơ tô hộ tống, hay điều kiện thuận lợi khác dành cho khách thời gian thăm nằm trình tự đón tiếp xác Từ xưa đến hình thức phương tiện đón tiếp thay đổi yêu cầu bất biến Từ yêu cầu trang phục đứng, cử chỉ, giao tiếp, cách nói chuyện đến viêc bố trí xếp buổi đón tiếp, bữa tiệc, ngày hội phải tuân thủ nghi thức quy định riêng Hoạt động lễ tân phải tuân thủ theo quy tắc riêng việc đón tiếp khách Như vậy: lễ tân nghi thức tập quán việc đón tiếp giao tiếp với khách hàng * Lễ tân ngoại giao - Quá trình hình thành Lễ tân ngoại giao hình thành từ thưở xa xưa Sau nhà nước xuất hiện, xã hội loài người bước tích lũy kinh nghiệm nghi thức, tập quán, luật lệ ứng xử quốc gia, sau gọi lễ tân ngoại giao Các lạc, nhà nước cử đại diện (sứ thần) đến gặp đại diện đối phương để để đàm phán chấm dứt chiến tranh xảy liên miên Các đại diện hưởng quy chế đặc biệt gọi miễn trừ tức đảm bảo an toàn tính mạng Dần dần hình thành chế độ “ưu đãi miễn trừ ngoại giao” Từ việc cử sứ thần đặc nhiệm thời chiến, nước tiến tới thành lập quan đại sứ thường trú “đại sứ đặc mệnh toàn quyền” đứng đầu bổ nhiệm, nhằm mục đích thay mặt nguyên thủ quốc gia nước bàn bạc vấn đề liên quan đến việc trì hịa bình, thiết lập phát triển quan hệ hữu nghị hợp tác hai bên có lợi từ chế độ “ưu đãi miễn trừ” mở rộng đến viên chức ngoại giao, tạo điều kiện thuận lợi để họ hồn thành sứ mạng thức cách an tồn danh dự Trước kỷ XIX, chưa có quy định quốc tế lễ tân ngoại giao mà nước bắt buộc phải tuân thủ, thường xảy tình khó xử, tranh chấp, chí xung đột quốc gia phong kiến Lịch sử ngoại giao cịn lưu lại trường hợp điển hình tranh chấp đẫm máu ngày 30/10/1961 gữa hai đoàn tùy tùng đại sứ Pháp đại sứ Tây Ban Nha ngơi thứ chỗ đứng đồn ngoại giao Ln Đơn đón tiếp đại sứ Thụy Điển Sau cố đó, theo địi hỏi vua Pháp Lu - i thứ XIV, đại sứ Tây Ban Nha bị trừng trị kể từ sau đại sứ Tây Ban Nha phải luôn đứng sau nhường bước đại sứ Pháp, không vương quốc Pháp cử quân sang đánh vương quốc Tây Ban Nha Nhằm tránh cố ngoại giao tranh chấp lễ tân đáng tiếc, đại hội năm 1985, số cường quốc châu Âu thơng qua văn kiện mang tính pháp lý quốc tế lễ tân ngoại giao, quy định cụ thể ngơi thứ viên chức ngoại giao cấp Quy định tuyệt đa số nước tuân thủ kỷ XX Sau chiến tranh giới thứ hai, số quốc gia độc lập có chủ quyền giới tăng nhiều kết phong trào giải phóng dân tộc thuộc địa Những quy định quốc tế lễ tân ngoại giao cần sửa đổi bổ sung cho phù hợp Năm 1961 quan hệ ngoại giao ký kết Hai năm sau, công ước viên quan hệ lãnh ký kết(1963) Hai cơng ước quy định cụ thể quyền ưu đãi miễn trừ mà quan viên chức ngoại giao lãnh nước hưởng, tất nước giới tn thủ, coi hai cơng ước phận cấu thành luật quốc gia nước Như vậy, lễ tân ngoại giao có từ nhà nước có quan hệ với Nó khơng ngừng phát triển với phát triển xã hội loài người mối quan hệ quốc gia Không đặt quy định mà tổng kết thói quen, tập quán tiếp xúc nhiều kỷ quốc gia nhằm phù hợp với yêu cầu bang giao quốc tế - Lễ tân ngoại giao phạm trù mang tính lịch sử Thơng qua khảo cổ, cơng trình , di cổ xưa để lại nên hoạt động lưu truyền viết lại gỗ, đã, tre….chứng tỏ lạc xưa có quan hệ gián tiếp với Thời phong kiến mối quan hệ phát triểm hơn, mối quan hệ ký kết hiệp ước đình chiến - Lễ tân ngoại giao phạm trù mang tính quốc tế: Trong quan hệ ngoại giao lợi ích chung hay tính hỗ tương với nên có tập quán riêng nước dần trở thành tập quán phổ biến nước hay nhiều nước áp dụng, coi tập quán quốc tế Do quan hệ quốc tế ngày phát triển, quốc gia khơng có cách khác nhau, họp lại bàn bạc, thỏa thuận, định quy định chung hiệp ước, hành động để quốc gia thực - Định nghĩa: Từ điển ngoại giao Liên Xô 1986: lễ tân ngoại giao tổng thể nguyên tắc, truyền thống, tập quán thừa nhận rộng rãi mà phủ, ngoại giao, quan đại diện ngoại giao nhân vật thức bắt buộc phải tuân thủ giao tiếp quốc tế Ngày nay, lễ tân ngoại giao mang ý nghĩa trị , bao gồm thói quen, thủ tục, quy định, vừa thể luật pháp quốc gia , đảm bảo tuân thủ pháp lý quốc tế có liên quan nước Như vậy, lễ tân ngoại giao vận dụng tổng hợp nghi thức, phong ttục tập quán, luật lệ quốc gia quốc tế hoạt động đối ngoại, nhằm phục vụ đường lối, sách đối ngoại nhà nước định Lễ tân ngoại giao vận dụng tổng hợp quy định, thủ tục, tập quán lễ tân quốc gia quốc tế công nhận giao tiếp hoạt động đối ngoại, phù hợp với sách đối ngoại nhà nước * Lễ tân đối ngoại Từ kỷ XX, với phát triển khoa học kỹ thuật xu tồn cầu hóa kinh tế giới, quan hệ quốc gia dân tộc phát triển vượt bậc, không mặt nhà nước phủ mà cịn mặt đảng nhân dân đảng trị đảng cầm quyền, hội đoàn, tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội, thể thao, du lịch… với việc thiết lập đầy đủ quan đại diện Đó khơng phải quan ngoại giao nhà nước quan đại diện đối tác nước Nên đối xử với họ tổ chức quan nhà nước mà phải vận dụng thích hợp nội dung lễ tân ngoại giao Như khái niệm lễ tân ngoại giao mở rộng thành lễ tân đối ngoại Nhiều lúc khó phân biệt rạch ròi ranh giới lễ tân ngoại giao lễ tân đối ngoại ngày quan ngoại giao nhiều có hoạt động kinh tế - xã hội Tổng thống pháp nhận xét trước nhà ngoại giao Pháp tập trung vào quan hệ nhà nước, phủ họ phải tập trng vào người dân tổ chức khác Lễ tân ngoại giao lễ tân đối ngoại giống tính chất, vai trị, vị trí nguyên tắc ứng xử với loại đối tượng nước ngoài, khác cách vận dụng cho phù hợp, thật chặt chẽ hay linh động 3.1.2 Vai trò lễ tân hoạt động đối ngoại nói chung * Hoạt động đối ngoại gì? Trong cơng đổi hội nhập vào cộng đồng giới Quan hệ đối ngoại mở rộng đa dạng hóa hết Tuy nhiên ứng xử cho quan hệ đối tác nước việc làm khơng khó khăn phức tạp Muốn thực tốt nhiệm vụ người làm công tác đối ngoại việc phải rèn luyện phẩm chất tốt quán triệt đường lối sách Đảng nhà nước, cần tinh thơng vận dụng nhuần nhuyễn chuyên môn, nghiệp vụ đối ngoại Để tiếp xúc, làm việc đạt kết tốt, ngồi yếu tố mang ý nghĩa định thuộc lỉnh trị lực chun mơn, địi hỏi phải có hiểu biết cần thiết lễ tân ngoại giao Từ thấy hoạt động đối ngoại lễ tân có vai trị quan trọng Lễ tân nội dung chủ yếu hoạt động đối ngoại lại công cụ cần thiết, quan trọng thiếu hoạt động đối ngoại Công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động ngoại giao, chí ảnh hưởng đến quan hệ quốc gia * Vai trò quan trọng lễ tân hoạt động đối ngoại thể phương diện sau: Thứ nhất: tập quán lễ tân đảm bảo cho hoạt động thức tổ chức thành cơng, khơng bị sai sót hay lộn xộn Để tổ chức xếp buổi tiếp đón thành cơng cần có chuẩn bị chu đáo từ nhũng việc nhỏ nhất, không xếp tốt khâu tổ chức từ trước khó, chí khơng thể tạo bầu khơng khí có ý nghĩa cho gặp gỡ Thứ 2: Nghi thức lễ tân nhằm đảm bảo tôn trọng người đối ngoại quan họ đại diện Lễ tân lĩnh vực hoạt động vừa phức tạp lại vừa tế nhị, đòi hỏi phải có tính khoa học, lại vừa mang tính nghệ thuật việc hiểu biết kiến thức quy định lễ tân cần thiết, không với người làm cơng tác lễ tân mà cịn tất tham gia vào hoạt động đối ngoại 3.2 Lễ tân hoạt động ngoại giao 3.2.1 Vị trí, vai trị lễ tân hoạt động ngoại giao Tuy nội dung chủ yếu họat động đối ngoại cơng cụ khơng thể thiếu hoạt động đối ngoại nói chung, ngoại giao nói riêng Cơng tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động đối ngoại, chí ảnh hưởng đến quan hệ quốc gia Đây lĩnh vực hoạt động phức tạp, lại vừa tinh tế, địi hỏi có tính khoa học, lại vừa mang tính nghệ thuật Việc hiểu biết kiến thức quy định lễ tân cần thiết, người làm công tác lễ tân mà tất tham gia vào hoạt động đối ngoại nói chung hoạt động ngoại giao nói riêng Ở nước lễ tân ngoại giao xuất phát từ sách đối ngoại, thể phục vụ đường lối sách đối ngoại đó… Biện pháp lễ tân mức độ lễ tân thường đề thực sở vận dụng đường lối sách đối ngoại vào tình hình quan hệ cụ thể với nước Trong hoạt động ngoại giao, dù hình thức chiêu đãi tổ chức nào, nhiều mang tính chất trị, gặp mặt người đại diện cho quốc gia, đồng thời phương tiện để trì phát triển mối quan hệ Trong thực tiễn áp dụng quy định lễ tân, nghi thức thực quan trọng đến mức nào, số lượng mức độ tham dự nhân vật thức nước sở nhiều hay ít, cao hay thấp, tính chất quy mơ cuốc chiêu đãi rộng hay hẹp, lớn hay nhỏ phản ánh tình hình quan hệ hai nước Vấn đề tặng quà lưu niệm, trao huân chương nhiều trường hợp thể ý nghĩa trị rõ rệt Ngồi vai trị vị trí lễ tân hoạt động ngoại giao vừa cơng cụ trị hoạt động đối ngoại nhà nước Lễ tân ngoại giao đồng thời phương tiện thực việc cụ thể hóa nguyên tắc luật pháp quốc tế Nguyên tắc bình đẳng quốc gia thể việc xếp thứ cho trưởng quan đại diện ngoại giao nước tiếp nhận, việc xếp chỗ ngồi cho đoàn đại biểu hội nghị quốc tế… + Nguyên tắc chủ quyền quốc gia + Ngun tắc bình đẳng + Ngun tắc khơng phân biệt đối xử Từ xưa đến nay, nhà hoạt động ngoại giao thấy rõ cơng nhận vai trị lễ tân ngoại giao Lễ tân ngoại giao tạo khung cảnh bầu khơng khí cho mối quan hệ quốc gia tiến hành thuận lợi, đề quy tắc cho giao thiệp quốc tế, vận dụng hình thức thích hợp đàm phán kí kết văn kiện quốc tế, nhằm làm tăng giá trị và tôn trọng điều kí kết Lễ tân ngoại giao cố gắng đảm bảo quyền bình đẳng cho quốc gia, tạo điều kiện để quốc gia tự nói lên tiếng nói mình, đem lại cho người đại diện quốc gia đặc quyền mà họ có quyền hưởng… Vai trò lễ tân hoạt động ngoại giao quan trọng cần thiết có thể trọng thị mối giao hữu quốc gia Giới thiệu chuyển tải đặc trưng văn hóa dân tộc với giới Ứng xử cho quan hệ với nước ngồi điều khơng đơn giản lẽ: liên quan đến chủ quyền lợi ích quốc gia, uy tín thể dân tộc, đồng thời liên quan đến phong tục tập quán văn hóa khác 3.2.2 Những nguyên tắc lễ tân ngoại giao 3.2.2.1 Bình đẳng khơng phân biệt đối xử quốc gia có chủ quyền Đây nguyên tắc pháp luật quốc tế ghi rõ Hiến Chương Liên Hợp Quốc Công Ước Viên 1969 quan hệ ngoại giao Lễ tân ngoại giao phải biết vận dụng ngun tắc cách khơn khóe, phù hợp thực tình hình cụ thể địi hỏi phải có cách ứng xử khác Không phân biệt đối xử dân tộc, văn hóa Cần khắc phục tiềm thức phân biệt đối xử màu da ( trắng đen), tôn giáo, tự cao tự ti dân tộc, lịch với khách nước ngồi, khơng ngần ngại uốn nắn ăn mặc, cử trái phong mỹ tục Việt Nam Nguyên tắc tôn trọng lẫn 3.2.2.2 Tôn trọng lẫn có có lại Sự tơn trọng biểu trưng cho độc lập, chủ quyền quốc gia nhau, tôn trọng đại diện quốc gia nhau, tôn trọng phong tục, tập quán Những biểu tượng quốc gia gồm có: - Quốc hiệu: tên gọi thức nước - Quốc kỳ: cờ tượng trưng cho nước - Quốc ca ( Nhạc lời ): Là hát thức nước hát dịp trọng đại - Quốc thiều: Là nhạc quốc ca - Quốc huy: Là huy hiệu tượng trưng cho nước Những biểu tượng mang tính chất thiêng liêng vật tượng trưng cho chủ quyền quốc gia, tự hào dân tộc, cần xử lý trân trọng, chu đáo Ví dụ: Biểu tượng quốc gia Việt Nam : * Quốc hiệu : - Việt Nam dân chủ cộng hòa ( 02/09/1945) - Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ( 02/07/1976) * Quốc kỳ: Điều 141 hiến pháp năm 1992 quy định: “Quốc kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hình chữ nhật, chiều rộng 2/3 chiều dài, đỏ, có ngơi vàng năm cánh.” * Quốc ca: Theo điều 143 Hiến Pháp 1992: “Quốc ca nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nhạc lời “Tiến quân ca” (của Nhạc sĩ Văn Cao đời cao trào cách mạng tháng năm 1945)” * Quốc huy: Theo điều 142 Hiến pháp 1992 “Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hình trịn đỏ, có ngơi vàng cánh, chung quanh có bơng lúa, có bánh xe dịng chữ “Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Tơn trọng phong tục tập quán nhau: lễ tân ngoại giao cần tìm hiểu đặc điểm dân tộc văn hóa, tơn giáo đối tác để ứng xử nguyên tắc Trong cộng động hình thành số đặc điểm phong tục, tập quán, nghi lễ mà giao tiếp cần biết để ứng xử thích hơp mặt lễ tân Nguyên tắc có có lại: Nguyên tắc hệ logic nguyên tắc trên, hàm ý bên đối xử bên có quyền đáp lại Nguyên tắc áp dụng trường hợp mức độ hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ ngoại giao rộng hay hẹp 3.2.2.3 Kết hợp tập quán luật pháp quốc tế với quy định quốc gia truyền thống dân tộc Pháp lệnh quyền ưu đãi,miễn trừ dành cho quan đại diện ngoại giao, quan lãnh quan đại diện tổ chức quốc tế Việt Nam ngày 23/08/1993 quy định: Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dành quyền ưu đãi, miễn trừ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quan lãnh nước ngoài, quan đại diện quan đó, thực có hiệu chức năng, nhiệm vụ thức với tư cách đại diện Việt Nam 3.2.3 Tính chất yêu cầu công tác lễ tân ngoại giao 3.2.3.1 Lễ tân ngoại giao mang tính trị, tính mục đích thể tính đại diện quốc gia 10 Đây tính chất quan trọng lễ tân ngoại giao, quan trọng lễ tân cơng tác nghiệp vụ cụ thể hoạt động ngoại giao xuất phát từ đường lối đối nội đối ngoại nhà nước biện pháp nghi thức khơng có cách khác phải thể vấn đề sau: - Phải thể tính chất mức độ mà đường lối sách yêu cầu - Phải giữ tính đại diện quốc gia mình, nước khác ngun tắc bình đẳng có lợi, phải thể vào quan hệ chiến lược thân sơ, thù địch để định biện pháp cụ thể thích hợp Cụ thể phải định số lượng, mức độ tham dự nhân vật thức, nhiều, cao thấp - Phải định quy mô lễ nghi chiêu đãi đón tiếp rộng hẹp lớn nhỏ, tổ chức đâu để định biện pháp nghi thức đón tiễn 3.2.3.2 Vừa mang tính quốc gia vừa mang tính quốc tế Ngoại giao khơng nhằm mục đích giao lưu, đối ngoại với nước gới mà cịn nhằm mục đích gắn bó tình đồn kết nước Quốc gia có mạnh tạo điều kiện khẳng định vị trường quốc tế 3.2.3.3 Có tính chất lịch thiệp quốc tế Trong quan hệ ngoại giao, phận lễ tân ngoại giao phải cư xử mực, không nên gay gắt, nóng vội mà cần phải cư xử cách lịch thiệp Trong mối quan hệ cư xử mực với tạo nên mối quan hệ tốt đẹp, tạo tiền đề cho hợp tác với lâu dài 3.2.3.4.Vừa mang tính linh hoạt vừa mang tính khéo léo Trong hoạt động lễ tân ngoại giao linh hoạt tố chất thiếu.Từ thời cha ông ta biết tận dụng thời để lập nên chiến cơng lẫy lừng Đồng thời bên cạnh họ khéo léo việc giải vấn đề quốc tế Ngày phận lễ tân ngoại giao cần phát huy tinh thần cua cha ông ta ngày trước để có sách phù hợp việc giải vấn đề nước quốc tế 3.2.4 Nội dung nghiệp vụ lễ tân ngoại giao 3.2.4.1 Đón tiếp đồn khách nước ngồi 11 * Cơng tác chuẩn bị: Thơng thường quy trình đón tiếp bao gồm bước sau: - Nắm thông tin xác đồn khách: để có thơng tin đầy đủ xác mặt như: tính chất đồn, mục đích chuyến thăm, cấp bậc trưởng đồn, thành phần đoàn, thời gian địa điểm đến, điều cần ý giao tiếp ứng xử… - Lập kế hoạch cho hoạt động bao gồm: Xác định mục đích, u cầu đón tiếp, mức độ thành phần đón tiếp như: đón nơi khách đến (sân bay, sân ga, bến cảng…), đón tiếp trụ sở làm việc (thông thường lãnh đạo ngang cấp với trưởng đồn bạn) Xây dựng kế hoạch đón tiếp: +) Chuẩn bị vật chất: ăn, ở, lại, hội đàm, tham quan, chiêu đãi… +) Kế hoạch đón tiếp sân bay, sân ga, bến cảng… (có tặng hoa không?, nào, đâu, tặng ai, tặng, xếp khách ngồi xe thứ mấy, ngồi với ai…) +) Dự kiến chương trình hoạt động +) Liên hệ với quan chức để phối hợp kế hoạch lễ tân +) Phân công thực kiểm tra đôn đốc Một số lưu ý Khi chủ nhà đón nhà khách (khách sạn): sau bắt tay chào hỏi, tặng hoa xong mời khách vào phịng khách phút Tại phịng khách chủ nhà chủ động thăm hỏi sức khỏe, chúc mừng chuyến thăm, giới thiệu người có mặt, thơng báo sơ chương trình chuyến thăm mời khách phòng nghỉ Về phòng tiếp khách: thống khí, sáng sủa, Phịng tiếp khách nên để ghế kiểu salon, phịng làm việc kê bàn kiểu hội đàm Trong phòng tiếp khách nên bố trí để chủ khách ngồi hướng phía cửa Trong phịng làm việc bố trí hai đồn ngồi đối diện 12 * Đón ngun thủ quốc gia nước Nếu nguyên thủ quốc gia, thủ tướng tới thăm thì: - Sân bay treo cờ hai nước, trang trí cờ, hiệu chào mừng đồn - Đại diện lãnh đạo cao nước chủ nhà, Bộ ngoại vụ… đón cầu thang máy bay, giới thiệu người đón đưa khách lên xe - Xe trưởng đoàn cắm cờ hai nước - Xe cảnh sát dẫn đường - Tặng hoa trưởng đoàn phu nhân (nếu có) * Đón khách sân bay địa phương - Sân bay treo cờ hai nước - Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, tỉnh, giám đốc sở Ngoại vụ… đón cầu thang máy bay - Xe trưởng đồn cắm cờ hai nước, có xe cảnh sát dẫn đường - Khơng có cờ, hiệu địa giới tỉnh * Đón khách trụ sở quan - Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố, Ngoại vụ đại biểu ngành - Nhà UBND treo cờ hai nước, trang trí cờ, hiệu chào mừng - Tặng hoa * Tiễn khách - Đại diện lãnh đạo cấp cao tiễn khách sân bay - Chúc mừng chuyến thăm kết thúc tốt đẹp khách - Bắt tay chào tạm biệt hẹn gặp lại vào dịp khác 13 3.2.4.2.Tổ chức chiêu đãi ngoại giao * Ý nghĩa Mời khách dự tiệc đỉnh điểm xã giao, thể tôn trọng chủ khách đồng thời biểu tốt mối quan hệ thân thiện, hòa hợp hai bên * Chuẩn bị chiêu đãi - Phòng tiếp khách: trang trí sạch, đẹp, thể sắc dân tộc, ý đảm bảo mát mẻ mùa hè, ấm mùa đơng Phịng khách cần có đủ chỗ ngồi cho khách, người ta thường dùng phòng để khách ngồi chờ trước vào dự chiêu đãi, xem bảng bố trí bàn tiệc để tìm chỗ ngồi chiêu đãi uống rượu khai vụ - Phịng chiêu đãi nên có lỗi rộng ra, bàn ghế phải lau chùi sẽ, xếp thẳng Phịng chiêu đãi phải trang hồng sang trọng, dụng cụ chiêu đãi phải lau chùi sẽ, không sứt mẻ - Giấy mời in theo mẫu thông dụng, cần gửi trước dịp thành truyền thống Quốc khánh khoảng 7-10 ngày Đối với đoàn khách quốc tế đến thăm dự hội nghị ngắn hạn giấy mời nên gửi sau đồn khách đến 24h Nội dung giấy mời cần ghi rõ số yếu tố để khách nhớ khỏi nhầm lẫn ngày giờ, địa điểm, trang phục… - Thực đơn cần chọn phù hợp với tính chất mức độ chiêu đãi, ý tín ngưỡng vị khách Khi xen lẫn ăn dân tộc với ăn Tây-Âu cần ý điểm sau: +) Tránh ăn dân tộc độc đáo thịt rắn, thịt chuột, thịt rùa, thịt chó Tránh ăn gây bối rối khách phải cầm tay lột vỏ cua ghẹ +) Cần biết đặc điểm tôn giáo khách để tránh ăn cấm kị tín ngưỡng họ 14 Ví dụ: người Hồi giáo khơng ăn thịt heo không uống rượu bia; người Ấn Độ không ăn thịt bị; người Do Thái khơng ăn thịt heo, cua, tơm +) Quan tâm chế độ ăn uống trưởng đoàn hay khách để chuẩn bị ăn thích hợp - Sắp xếp chỗ ngồi quanh bàn tiệc tùy theo dạng bàn (chữ nhật, tròn, chữ U, chữ T) vấn đề khó khăn tế nhị chiêu đãi lớn trọng thể, cần cân nhăc kỹ tính tốn mặt thật chu đáo Chỗ ngồi phải tương ứng với cương vị thức khách, cần ý số điểm sau: +) Thứ tự quan trọng tính từ chủ tiệc khách trở +) Nếu cấp xếp người nhiều tuổi trước nữ xếp trước nam +) Chủ, khách, nam, nữ ngồi xen kẽ +) Vợ chồng không ngồi cạnh +) Chú ý khả ngôn ngữ nghề nghiệp khách để tiện việc nói chuyện * Các kiểu tiệc chiêu đãi - Quốc tiệc - Tiệc đứng - Tiệc ngồi - Tiệc trà - Tiệc trưa - Tiệc chiêu đãi tồn thể * Quy trình cách thức tổ chức tiệc chiêu đãi ngồi - Cần kiểm tra bàn tiệc thật chu đáo trước khách đến - Màu khăn phủ bàn tiệc phù hợp thể lịch khách nói lên tính chất bàn tiệc: màu trắng chiêu đãi 15 thức trọng thể, chiêu đãi thân mật, dùng màu khác - Chỗ ngồi vị khách phải thoải mái, không chật - Trước mặt vị khách để đĩa lớn làm lót đặt đĩa ăn khác lên đĩa lớn đó, đặt sẵn đĩa vừa lên đĩa lót dùng cho khai vị - Trước mặt vị khách để chén nhỏ dùng rượu mạnh, cốc vang đỏ ăn thịt, cốc vang trắng ăn cá,cốc dùng nước trắng, nước suối nước hoa - Bên phải khách đặt giá gác dao ăn bày từ bên ngồi vào: thìa canh để dùng xúp, dao ăn thịt, dao ăn cá có cá - Bên trái khách bày từ bên vào phía khách: dĩa ăn thịt, dĩa ăn cá có cá Nếu có nhiều ăn dọn hết dao dĩa cũ dùng thay dao dĩa - Một miếng tông con, thường màu trắng, viết tay đánh máy họ tên vị khách, đặt trước mặt vị khách thực đơn đặt miệng cốc lớn trước mặt khách 3.2.4.3 Phép lịch xã giao quốc tế Phép lịch xã giao quốc tế phép xử người với người đời sống xã hội nhằm bày tỏ lòng tự trọng thái độ tôn trọng người quan hệ xã hội * Chào hỏi Chào hỏi phép xã giao mà phải biết, gặp gỡ người nhóm người điều phải làm chào hỏi Việc chào hỏi có số vấn đề cần lưu ý sau: - Nam chào nữ trước - Người tuổi chào người cao tuổi 16 - Người có địa vị thấp chào người có địa vị cao - Người từ ngồi phịng bước vào chào người phòng - Nam phải đứng lên để chào nữ nữ phép ngồi để chào lại - Người chào phải có bổn phận đáp lại lời chào - Khi chào phải dùng tay cầm hẳn mũ chào không đội mũ chào - Khi chào phải tỏ thái độ mực thân thiện, tôn kính * Bắt tay - Bắt tay cách biểu lộ tình cảm, bắt tay nên tỏ thái độ niềm nở, chân thật, không suồng sã, dùng tay phải bắt tay phải người kia, mắt nhìn thẳng vào người - Khơng nắm tay q lâu nhanh - Tư bắt tay phải đồng hồng đĩnh đạc - Bắt tay thẳng thắn, khơng hời hợt, khơng bóp mạnh, khơng rung lắc, khơng giằng co - Chưa quen biết không chủ động bắt tay mà phải chờ giới thiệu xong - Gặp vợ chộng phải bắt tay người vợ trước - Không lúc bắt tay người - Không dùng tay trái bắt tay - Đang ngồi khách tới phải đứng dậy để bắt tay * Giới thiệu - Giới thiệu người tuổi cho người cao tuổi - Giới thiệu người có địa vị thấp cho người có địa vị cao - Giới thiệu nam giới cho nữ giới 17 - Nếu người địa vị tuổi giới thiệu người đến sau cho người đến trước - Cách giới thiệu giới thiệu tên (họ tên), chức vụ - Sau giới thiệu phải chào hỏi bắt tay * Cách nói chuyện - Tránh quan tâm, chủ động hỏi đời tư khách, phụ nữ - Nói chuyện cách thẳng thắn, thái độ dứt khốt, không nên dùng cụm từ “thôi được”, “để khác”, “để xem” hỏi mời “có hay khơng”, “đồng ý hay khơng” - Tránh nói q to hay q nhỏ - Nói chuyện vui vẻ hịa nhã khơng thơ tục, khơng nói xấu người khác - Khơng ngắt lời người khác, khơng nói leo - Khơng nói dai, nói liến thoắng - Chỗ đơng người khơng nói chuyện riêng tư, khơng nên nói chuyện người khơng có mặt nói chuyện - Thái độ nói chuyện điềm đạm khiêm tốn * Giờ giấc hẹn gặp, thăm viếng - Thời gian, làm việc: +) Mùa hè: từ 16/4 đến 15/10 hàng năm; 7h30-16h30, ngỉ trưa từ 12h-13h +) Mùa đông: từ 15/10 đến 15/4 năm sau; 8h-16h30, nghỉ trưa 30 phút từ 12h30-13h - Cần giờ, tốt đến sớm phút, chót đến muộn phải qua trước mặt người nói câu “xin lỗi”, sau quay lưng phía sân khấu, khơng dừng lại sân khấu, không dừng lại sân khấu trước mặt người khác tìm chỗ ngồi 18 * Cách đứng - Đi đứng tư đàng hoàng chững chạc - Phải biết nhường đường, không chen lẫn xô đẩy - Khơng nhìn ngang liếc dọc - Lên xe tô hay vào thang máy mời bà vào trước, nam giới trước để đỡ tay bẩ Lên xuống cầu thang nhường phía có tay vịn cho phụ nữ * Trang phục - Ăn mặc gọn gàng sẽ, không hở hang, quần áo phẳng, khơng nhàu nát Trong đón tiếp, làm việc, tiễn khách nước lễ tân ngoại giao phải ăn mặc chỉnh tề, lịch sự: +) Nam: âu phục comle có thắt cavat, giày +) Nữ: áo dài, quần áo âu, váy, giày… - Khi đến dự buổi lễ quan trọng phải mặc nghiêm túc lịch thiệp - Không để vật dụng bao thuốc, bật lửa… túi áo quần * Ơm Chỉ ơm người khác có ý muốn ơm để chào mình, thường chạm vào má, không nên hôn lên trán, môi * Cách dùng danh thiếp Danh thiếp dùng để giới thiệu, thiết lập giữ mối quan hệ Danh thiếp in giấy cứng, danh thiếp có in tên chức vụ, địa chỉ, số điện thoại * Phát biểu điều hành - Điều khiển họp +) Xác định mục tiêu, chủ đề họp +) Dự đoán phản ứng, ý kiến kết họp 19 +) Phác thảo chương trình chi tiết buổi họp, phân bố thời gian cho tiết mục +) Mở đầu họp câu thông thường, tránh giọng lạnh lùng, nghiêm nghị +) Giới thiệu ngắn gọn yêu cầu, chủ đề buổi họp, khách mời +) Dẫn dắt thảo luận cách đưa câu hỏi chời trả lời, khơng nogs ruột chưa có câu trả lời, động viên khích lệ người khác trả lời +) Ghi nhận ý kiến quan tâm khơng vội thể đồng tình hay phản đối +) Nên hướng họp vào vấn đề giải pháp +) Phân hội phát biểu cho người +) Nếu bạn bị đặt câu hỏi nhanh chóng trả lời nhanh chóng chuyển cho người khác cách khéo léo +) Sơ kết vấn đề rút - Tham dự họp +) Xem xét kĩ lưỡng chương trình nghị phát cho +) Tập hợp thông tin liên quan đến chủ đề họp +) Không nên làm ngơ trước ý kiến khác +) Chịu khó lắng nghe với thái độ quan tâm tâm lý sẵn sàng tiếp nhận +) Cố gắng không nói chuyện riêng +) Trình bày ý kiến cách cô đọng tự tin +) Không tỏ bất mãn, bực bội ý kiến bạn bị phê phán +) Nên ghi lại vấn đề họp 20 * Tặng quà, tặng hoa Tâm lý chung khách đến thăm nơi muốn có quà kỷ niệm, đặc trưng nơi Vì quà tặng nên thứ nhẹ nhàng mang tính kỷ niệm tính độc đáo dân tộc Cách trao tặng - Tặng phẩm cho đoàn nước ngồi dành cho trưởng đồn phu nhân ( có) sang thăm thức, tặng phẩm cần mang tính dân tộc, khiêm tốn, đóng gói trang nhã - Sự quan tâm nhỏ ngày có ý nghĩa sinh nhật làm cho khách nước cảm động * Cử chỉ, việc làm nên ý - Tư tay - Tránh hút thuốc phòng họp - Tránh đội mũ phòng họp - Tránh để áo sơ mi bỏ quần - Tránh dép lê, giày khơng tất - Nếu có hắt khơng nên ý, khơng tiếu lâm q trớn… Ngồi có số lưu ý ăn uống, sử dụng điện thoại, giữ gìn vệ sinh, dự khiêu vũ… * Quốc kỳ, quốc thiều Quốc kỳ, quốc thiều biểu trưng thiêng liêng quốc gia, biểu trưng gợi cho người lòng tự hào dân tộc trách nhiệm Tổ Quốc - Quốc kỳ Theo tập quán quốc tế, quốc kỳ treo trường hợp sau đây: 21 +) Đón đoàn từ cấp trưởng ngoại giao trở lên +) Các hội nghị, hội thảo, hội chợ thi quốc tế Trong trường hợp quốc kỳ nước treo với nguyên tắc: quốc kỳ nước khách treo bên phải quốc kỳ nước chủ nhà - Quốc thiều: theo thông lệ quốc tế quốc thiều sử dụng trường hợp sau: +) Đón tiễn đồn ngun thủ quốc gia, người đứng đầu phủ Đón: Cử Quốc thiều nước bạn trước đến quốc thiều nước chủ nhà Tiễn: Cử Quốc thiều nước chủ nhà trước đến quốc thiều nước bạn Trong chiêu đãi, mít tinh lễ tiết có liên quan đến hai nước, hội nghị, hội thảo… cử quốc thiều theo nguyên tắc: +) Khai mạc: cử Quốc thiều nước khách trước, nước chủ nhà sau +) Bế mạc: cử Quốc thiều nước chủ nhà trước, nước khách sau Theo quy định Việt Nam, Quốc thiều cử đón đồn ngun thủ quốc gia sang thăm thức Việt Nam điểm đón thức đầu tiên, có lãnh đạo cao đón Đồn thăm địa phương, khơng cử quốc thiều đón tiễn 22 23 24 .. .Bài 3: Nghiệp vụ lễ tân ngoại giao 3. 1 Tổng quan lễ tân 3. 1.1.Khái niệm lễ tân, lễ tân ngoại giao lễ tân đối ngoại * Lễ tân Trong sống ngày nghe nói nhiều đến lễ tân có hiểu cách... thức quy định lễ tân cần thiết, không với người làm cơng tác lễ tân mà cịn tất tham gia vào hoạt động đối ngoại 3. 2 Lễ tân hoạt động ngoại giao 3. 2.1 Vị trí, vai trị lễ tân hoạt động ngoại giao... thiết lễ tân ngoại giao Từ thấy hoạt động đối ngoại lễ tân có vai trị quan trọng Lễ tân nội dung chủ yếu hoạt động đối ngoại lại công cụ cần thiết, quan trọng thiếu hoạt động đối ngoại Công tác lễ