BAI GIANG MON NGHIEP vụ HANH CHINH VAN PHONG

Chương ỉ: TỎNG QUAN VÈ VĂN PHÒNG VÃN PHÒNG KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VU 1.1. Khái niêm văn phòng Khái niệm văn phòng hiện nay ở Việt Nam có thể được hiểu ở mấy khía cạnh sau: Văn phòng là trụ sở, địa điểm làm việc của cả cơ quan, đơn vị. Đây là nơi có đầy đủ các phòng, ban điều hành mọi hoạt động nhằm thực hiện chức năng của cơ quan. Khái niệm này chỉ ra văn phòng ở góc độ tĩnh có nội hàm rộng. Văn phòng là địa điểm, nơi thực hiện những giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị. Với góc độ này này, văn phòng là đầu mối giao tiếp, gắn kết giữa các đơn vị trong một cơ quan và giữa các cơ quan với nhau. Ví dụ văn phòng khoa, văn phòng công ty, văn phòng đảng ủy... Văn phòng là bộ phận làm việc tổng họp và trực tiếp của một cơ quan với chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Chính vì vậy cơ quan có qui mô lớn thành lập văn phòng, cơ quan qui mô nhỏ thành lập phòng hành chính. Ở góc độ này, văn phòng được hiểu là một bộ phận chức năng với nhiệm vụ giúp cho lãnh đạo cơ quan thực hiện công việc quản lý, lãnh đạo đồng thời gắng kết các đơn vị trong cơ quan với nhau. Là dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức. Ớ đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ. Ở góc độ này, văn phòng đồng nhât với công tác văn thư. Ví dụ: công việc văn phòng, làm việc văn phòng... Như vậy, hiện nay ở Việt Nam, văn phòng được hiểu ở hai góc độ sau: Ở trạng thái tĩnh, văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, hoặc là nơi thực hiện công việc giao tiếp của các đơn vị trong cơ quan và giữa cơ quan với bên ngoài. Ở trạng thái động, văn phòng là một bộ phận trong cơ quan bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho công việc lãnh đạo, quản lý, đảm bảo công tác hậu cần. Đồng thời văn phòng làm nhiệm vụ quản lý các yếu tố hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, trang thĩểt bì, con người.,, phục vụ cho hoạt động của cơ quan, Ở góc độ của chuyên ngành, cuốn giáo trình chủ yếu đề cập đến văn phòng ở nghĩa thứ hai Như vậy, Vân phòng ỉà bộ mảy quan trọng cửa cơ quan cỗ nhiệm vụ thu thập, xử ỉỷ và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành cơ quart của ìẵĩth đạo, đồng thời đảm bảo cảc điều kiện vật chẩị trang thiểt bị hậu cần cho hoạt động chung của cơ quan đỏ. Trong xã hội hiện đai hiện nay với sự tham gia mạnh mễ của các phưcmg tiện thông tin đặc biệt là Internet đi mang lại nhiều sự thuận lợi trong hoạt động xẵ hội. Điều này tác động lớn theo hướng tích cực tới QÔng việc vãn phòng. Từ đố trong ỉĩrửrvợe Bày xuất hiện khái niệm “Văn phòng ảo”. Ở đây không có tổ chức văn phòng mà chi có hoạt động văn phòng được thực hiện bởi các đơn VỊ hoặc các nhân viên thuộc các đem vị khác nhau trong cơ quan. Do đổ các nhân viên này phải có nghiệp vụ văn phòng nhất định kết hợp với sự tham, gỉa trợ gỉúp của các Dhương tiện hiện., đại mối .có thể thực hiện., tốt được cống .việc của văn phòng.

Chương ỉ:

TỎNG QUAN VÈ VĂN PHÒNG VÃN PHÒNG- KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VU

1.1 Khái niêm văn phòng

Khái niệm văn phòng hiện nay ở Việt Nam có thể được hiểu ở mấy khía cạnhsau:

- Văn phòng là trụ sở, địa điểm làm việc của cả cơ quan, đơn vị Đây

là nơi có đầy đủ các phòng, ban điều hành mọi hoạt động nhằm thực hiện chức năng của cơ quan Khái niệm này chỉ ra văn phòng ở góc độ tĩnh có nội hàm rộng.

- Văn phòng là địa điểm, nơi thực hiện những giao tiếp đối nội, đối ngoạicủa cơ quan, đơn vị Với góc độ này này, văn phòng là đầu mối giao tiếp, gắn kếtgiữa các đơn vị trong một cơ quan và giữa các cơ quan với nhau Ví dụ văn phòngkhoa, văn phòng công ty, văn phòng đảng ủy

- Văn phòng là bộ phận làm việc tổng họp và trực tiếp của một cơ quanvới chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Chính vì vậy cơ quan có qui

mô lớn thành lập văn phòng, cơ quan qui mô nhỏ thành lập phòng hành chính Ở góc

độ này, văn phòng được hiểu là một bộ phận chức năng với nhiệm vụ giúp cho lãnhđạo cơ quan thực hiện công việc quản lý, lãnh đạo đồng thời gắng kết các đơn vịtrong cơ quan với nhau

- Là dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức Ớ đó diễn ra việc thunhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ Ở góc độ này, văn phòng đồng nhâtvới công tác văn thư Ví dụ: công việc văn phòng, làm việc văn phòng

Như vậy, hiện nay ở Việt Nam, văn phòng được hiểu ở hai góc độ sau:

Ở trạng thái tĩnh, văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, hoặc là nơi thực

hiện công việc giao tiếp của các đơn vị trong cơ quan và giữa cơ quan với bên ngoài

Ở trạng thái động, văn phòng là một bộ phận trong cơ quan bao gồm toàn bộ

quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho công việc lãnh đạo, quản

lý, đảm bảo công tác hậu cần Đồng thời văn phòng làm nhiệm vụ quản lý các yếu tốhiện hữu như nhà cửa, xe cộ, trang thĩểt bì, con người.,, phục vụ cho hoạt động của

cơ quan,

Ở góc độ của chuyên ngành, cuốn giáo trình chủ yếu đề cập đến văn phòng ở

nghĩa thứ hai

Như vậy, Vân phòng ỉà bộ mảy quan trọng cửa cơ quan cỗ nhiệm vụ thu thập, xử ỉỷ

và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành cơ quart của ìẵĩth đạo, đồng thời đảm bảo cảc điều kiện vật chẩị trang thiểt bị hậu cần cho hoạt động chung của cơ quan đỏ.

Trong xã hội hiện đai hiện nay với sự tham gia mạnh mễ của các phưcmg tiệnthông tin đặc biệt là Internet đi mang lại nhiều sự thuận lợi trong hoạt động xẵ hội.Điều này tác động lớn theo hướng tích cực tới QÔng việc vãn phòng Từ đố trongỉĩrửrvợe Bày xuất hiện khái niệm “Văn phòng ảo” Ở đây không có tổ chức vănphòng mà chi có hoạt động văn phòng được thực hiện bởi các đơn VỊ hoặc các nhânviên thuộc các đem vị khác nhau trong cơ quan Do đổ các nhân viên này phải cónghiệp vụ văn phòng nhất định kết hợp với sự tham, gỉa trợ gỉúp của các Dhươngtiện hiện., đại mối có thể thực- hiện., tốt được cống việc của văn phòng

L2o Vai trò của văn phòng

Trên cơ sờ đỗ, cỏ thể hiểu văn phòng đổng vai trò vô cùng quan trọng trongcác cơ quan:

- Vãn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của Cữ quan, Vănphòng là nơi thu nhận và cung cấp những thông tin kịp thời, nhanh chóng nhất cholãnh đạo xử lý Văn phòng còn là nơi giao tiếp giữa các cơ quan với bên ngoài trongqụá trình hoạt động

- Văn phòng có vaì trò đuy trì công việc trong cơ quan, phục vụ hoạtđộng cửa cơ quan, đơn VỊ được thông suốt, hiệu quả Đảm bảo cung ứng các đỉềukiện hậu cần, trang thiết bị phục vụ chọ Cữ quan

- Văn phòng là đơn vị gắn kết các hoạt động của các phòng chức năng, các đem vị trong cơ quan vói nhau nhằm thực hiện những nhiệm vụ chung.

Io3o Chức năng của văn plidng

loiolo Cầửc nạng tham mưu ỹ tễỉtg hợp

Đây là chức năng quan trọng nhất của văn phòng tác động duỵ trì sư vận hànhcủa cơ quan đơn yị

- Tham mưu: là phục vụ, góp ý tớỉ sự lãnh đạo nhàm điều hành các hoạt

động của thủ trưởng đổỉ với cơ quan Tham mưu là tham vấn cho lãnh đạo

- Tổng hợp; là việc thu thập, thống kê, xử lỷ và cung cấp thông tin mọi

mặt liên quan đến tình hình hoạt động của cơ quan, đề xuất cho thủ trưởng các biệnpháp giải quyết và xử lý các tình huống Văn phòng thu thập, phân tích, tổng hợptình hình của các cấp quản lý để báo cáo cho thủ trưởng.

Tham mưu và tổng hợp có quan hệ tác động qua lại với nhau: tham mưu cầnđược xâỵ dựng từ tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu Việc cực đoan hỏa mộttrong hai chức năng này đều Ịà những sai lầm ở các thái cực khác nhau Hai chứcnăng này phải có sự gắn kết chặt chẽ mới có thể thực hiện tốt được công vỉệc quản

lỷ Muốn có được quyết định quản lỷ đúng đắn thì chủ thể quản ỉỷ không chỉ dựa và

ỷ chí chủ quan mà còn phải căn cứ và sự góp ý của trợ lỵ, giúp việc, vỉệẹ thu thập,phân tích và tổng hợp thông tĩn làm “nguyên liệu” cho quá trình ra quyết định phầnlớn do văn phòng cung cấp Hoạt động nàỵ mang tỉnh chất tham vấn và chuyên mônsâu nhằm giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu Mặt khác kết quả tham vấn đượctốt, đầỵ đủ phải trên cơ sở của việc xử lý thông tin vào, ra, phản hồi mà văn phòngthu tập được Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu

Do đổ, ở góc độ này, văn phòng giúp việc cho bộ máy lãnh đạo cơ quan thựchiện những công việc:

- Xây dựng chương trình, kể hoạch, lịch làm việc của cơ quan, lãnh đạo

- Theo doi, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch, lịch

- Tổ chức, điều phổi các hoạt động chung của cơ quan

1.3*2 Chức năng hậu cần

Để cho cợ quan vận hành được thì các điều kiện vật chất như nhà cửa, trangthiết bị, máỵ móc, xe cộ là yếu tố không thể thiếu Những yếu tố này quyết định đếnnăng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị Chức năng nàythể hiện:

- Văn phòng tổ chức quản lý, sử dụng các khoản kỉnh phí, tài sản vậtchất cửa cơ quan

- Văn phòng đảm bảo cung cấp, sửa chữa, bổ sung nhà cửa, cơ sở vậtchất, phương tiện,, trang thìểt bị và điều kiện làm việc cho cơ quan

- Văn phòng tổ chức các hoạt động chung của cơ quan như hội họp, hội nghị, khảnh tiết

Chức năng hậu cần của văn phòng là hoạt động có ý nghĩa quan trọng

trong việc nâng cao hiệu quà hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị

13.3o Chửc mẵng đại ãỉện

Văn phòng là trung tâm, đầu mốì giao tiếp của cơ quan Do vậy, mọi cánhân, tổ chức khỉ đến giao dỉch ở cơ quan đều phải qua bộ phận văn phòng Vănphòng sẽ thay mặt, điều phổi để thực hiện hoạrđộng của cơ quan, Do vậy, vănphòng được xem là Mbộ mặt” của Cữ quan

1.4 Nhiệm vụ cua văn phòng

Trên cơ sở các chức năng, vẫn phòng có các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan Triển khai,đôn đốc, tổ chức, theo dõi việc thực hiện các chương trình, kế hoạch đó sắp xếpchương tành làm việc hằng tuần, tháng, quí, năm của cơ quan, lãnh đạo

- Thu thập, phân tích, xử lý, quản lý thông tin, từ đó làm cơ sở choviệc tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan Đề xuất,kiến nghị các bỉện pháp thực hiện các vấn đề đặt ra phục vụ sự chỉ đạo và điềuhành của thủ trưởng

- Thực hiên nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chỉn tráchnhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thào văn bản của cơ quan

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ; giải quyết các văn bản, tờ trình,

kiến nghị của các đom vị và cả nhân theo quỉ chế của cơ quan và qui định của pháp luật.

- Thực hiện hoạt động đối nội, đối ngoại cụ thể: văn phòng là cầu nổ!giữa cơ quan với cảc cơ quan khác; văn phòng tổ chức theo dõi việc giải quyếtcông tác đơn thư, tiếp dân

- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí, dự kiến phân phốỉ hạn mứckinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hằng quí, năm Chi trả tiền ỉương, thưởng, chi tiêunghiệp vụ theo chế độ ĩửià nước và quyết định của thủ trưởng

- Xây dựng cơ bản, mua sắm5 sửa chữa, quản lý các trang thiết bị, kỹthuật, phương tiện làm việc của cơ quan,

* Duy trì các hoạt động an toàn, an ninh cho cơ quan Bảo vệ, chăm sóc sứckhỏe cho cán bộ, nhân viên trong Cữ quan

“Tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị, khảnh tiết của cơ quan Thực hiệncông tác lễ tân, tỉếp khách cửa cơ quan

- Kiện toàn bộ mảy, xâỵ đựng đội ngữ công chức văn phòng, từng

bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng Hướng dẫn nghiệp vụ vănphòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc phòng chuyên môn Xây dọng, củng cố,phát triển tổ chức bộ máỵ văn phòng.

II Cơ CẤU Tổ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG

2.1 Ngnayên tắc hoạt động của văn phòng

- Hoạt động theo nguyên tắc hành chính Văn phòng làm việc theo chế

độ thủ trưởng lãnh đạo Thủ trưởng văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơquan, Tuy nhiên, đối với một số vấn đề quan trọng có liên quan đến chủ trương,nhiệm vụ, chương trình công tác, báo cáo tinh hình thực hiện nhiệm vụ hằng năm,nửa năm, thành lập hoặc giải thể các bộ phận thuộc văn phòng, qui hoạch cán bộ,công chức văn phòng, xây đựng Cữ bản, mua sắm trang thiết bị có giá trị lớn thìthường được tiến hành theo chế độ tập thể lãnh đạo, quyết định theo đa so, cá nhânphụ trách

- Văn phòng của cơ quan cấp trên có nhiệm yụ hướng dẫn, kiểm tra cácnhiệm vụ chuyên môn, công tác văn phòng đối với văn phòng cơ quan cấp dưới

- Quản lý cản bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật

và quỵ chế của cơ quan Đảm bảo giữ vại trò đầu mối trong quan hệ công tác giữa:cấp trên vớỉ cấp dưới; các cất) với nhau; giữa cơ quan với cơ quan khác và nhân dân

- Phân chìa và trao quyền cho các bộ phận chức năng:

+ Ưu điểm: thu hút được nhiều chuyên viên, nhân viên thực hiện công việc,

phảt huy được tính sáng tạo của họ, có thể khắc phục được tình trạng ôm đồm đohình thức tập trang mang lại

+ Hạn chế: cỏ thể dẫn đến vì phạm chế độ thủ trưởng (ở các cơ quan nhà

Lưu ý: tùy theo chức năng, nhiệm vụ,, quì mô của từng cơ quan mà có thể lựachọn các hình thức tổ chức văn phòng khác nhau Việc tổ chức văn phòng như thếnào cũng nhằm mục đích để thực hiện đúng chức năng và những mục tiêu , của cơquan đặt ra, - -

2,22, Cđ eồM tồ chức văn phồng

- Lãnh đạo văn phòng (hoặc phòng hành chính) cơ quan có qui mô thìthành lập văn phòng, cơ quan nhỏ thành lập phòng bành chính Lãnh đạo vãn phòngbao gồm:

-ỉ- Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính) Chánh văn phòng là người điều hành chung, chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác văn phòng, chỉ đạo một

số công việc quan trọng như xây dựng và theo dõi việc thực hỉện chương trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thào văn bản qụạn trọng,,,

+ Giúp việc có các Phó chánh văn phòng (Phó trưởng phòng hành chính) Cơ

quan cỏ thể có hai chánh văn phòng: một phụ trách tổng hợp, người kia phụ trách hạnh chính-quản trị.

Công tác văn phòng dưới dự điều hành của lãnh đạo văn phòng có ý pghĩaquan trọng đối với việc duy trì hoạt động của cơ quan Văn phòng có thể gìảỉ phóngcho thủ trưởng cơ quan khỏi tình trạng phải giải quyết các công việc sự vụ để tậptrang thời gian cho những nhiệm vụ mang tầm chiến lược, bao quát

+ Bộ phận tài vụ,bảo vệ, lễ tân, tạp vụ, ỵ tế

Những bộ phận trên dưới sự điều hành củavăn phòngnhằm đảm bảo chohoạt động của cơ quan được đồng bộ, thốngrửiất, ỉiên tục tạo sự phối họp nhịpnhàng giữa các đơn vị

23, Tổ chức lao động van phòng

23.1 Khải niệm Tầ chửc ỉm đông vần phòng

Tổ chửc lao động văn phòng là quá trình nghiên cứu và áp dụng những kiến

thức khoa học, nguyên tắc phân công lao động, hợp tác lao động, kỷ luật lao động,bảo hộ lao động, kích thích người lao động hoạt động với năng suất cao, chất lượngtốt Đâỵ là hoạt động phải được tiến hàah thường xuyên.

Công tác tổ chức lao động văn phòng tập trung hướng vào những nội đung cụthể sau:

- Thường xuỵên trang bị, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn hànhchính mang tính chuyên nghiệp cho cán bộ, công chức,

- Nghiên cứu sự tác động của môi trường kinh tế, chính trị và xã hội tácđộng đến hoạt động của Cữ quan và tác động đến tư tưởng, đời sống, tâm tư nguyệnvọng của người lao động trong cơ quan

- Hoàn thiện phong cách lãnh đạo đơn VI, nâng cao tình thần làm việccủa người lao động, điều hòa quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên nhằm thực hiện tốtchức năng và nhiệm vụ cửa cơ quan

- Xây dựng và triển khai cỏ hiệu quả các kế hoạch trên C0 sở phối hợp, phát huy vai trò, chức năng của các đơn vị, bộ phận trong cơ quan Khai thác

tối đa khả năng điềií hành và thực thì công vụ,

- Đảm bảo cung ứng đầy đử và sử đụng triệt để, hiệu quả các công cụ vàphương tiện làm việc

- Cải thiện hiệu quả và đoi mới công tác văn thư- lưu trữ

2A Bố trí văn phòng

Việc sắp xếp, bố trí hợp lỷ các công việc của vãn phòng cỗ ỵ nghĩa quantrọng nhằm tạo sự thuận lợi hợp lý trong công việc của các bộ phận5 đơn vị và cánhân trong cơ quan

2*4J' Mục đích

- Tạo môi trường thuận lợì, hợp lý cho công việc của các bộ phậntrong đơn vị cũng như các nMn viên

- Tạo thuận lợỉ cho cộng việc đối ngoại, giao tiếp, tiếp khách, tiếp dân

của cơ quan.

- Tạo sự hứng thú cho người lao động nhằm hoạt động hiệu quả trongcông việc Việc bố trí chỗ làm việc, sử đụng màu sắc, trang trí vật dụng., tácđộng lớn đến tâm lý, giới tính, sở thích, hoàn cảnh của nhân viên

- Đâm bảo giữ bí mật và an toàn về vãn bản, giấy tờ, tài liệu, phương

tiện hoạt động của cơ quan.

2,4,2, Trang thiết bị iromg vẵm phòng

Trang thiết bị trong văn phòng đòi hỏi ữhải đầy đủ mới có thể phục vụ tốtđược những hoạt động trong cơ quan, đcm vị Tùy theo chức năng, nhiệm vụ hoạtđộng của từng cơ quan và điều kiện, thực tế mà có thể trang bị phương tiện, cơ sởvật chất nhất định, Trong cơ qụan bao gồm các phương tiện trang thiết bi chủ yếusau:

- Máy móc, thiết bị: điện thoại, fax, máy tính, photo copy, ghi âm,

- Đồ đùng trong vãn phòng: bàn, ghế, tủ hồ sơ, tủ tài liệu

23« Hiện đại hoá công tác văn phòng

Xã hội phát triển vớỉ các thiết bị mới hiện đại giúp cho việc cải thiện điềukiện hoạt động và nâng cao hiệu quả công việc Do đó* vấn đề hiện đạì hỏa côngtác văn phòng luôn được đặt ra cho các cơ quan, đom vị

“ Vai trò của hiện đại hóa công tác văn phòng:

+ Tiết kiệm chi phí cho Cữ quan, đơn vị

+ Gỉảm bớt một số nhân lực và công việc

+ Giúp lãnh đạo quản lý tổt hơn

+ Giúp nhân viên văn phòng phát huy khâ năng sáng tạo, tự chủ

+ Công việc được tiến hành chính xác

+ Các phòng, ban sắp xếp hợp lý: phòng nào có nhiều mối quan hệ nên đặtngoài; các phòng có công vỉệc liên quan nên đặt gần nhau; phòng họp, phỏng vấn,phòng riêng nên đặt ở nơi yên tĩnh

+ Phòng ban nào chắc chắn sẽ mở rộng quỵ mô trong tương lai gần thì nên

đặt ở vị trí cho phép mở rộng và ít bị ngưng trệ cộng việc nhất.

+ Những phòng ban nào cỗ các công việc chi tiết nên được đặt ở nơi cỏnhiều ánh sáng nhất của toà nhà để nhận được phần chiếu sáng tự nhiên càngnhiều càng tốt

+ Phòng cung cấp văn phòng phẩm nên đặt ở vị trí trung tâm Những thiết

bị không dùng đến mà chưa được bần đi hoặc hủy bỏ nên đặt trong các kho chứanơi ít có công dụng khác

+ Các dịch vụ nhắn tin, điện thoại, thông tin nên được đặt ờ vị trí trung

tâm

2.7 Môi trỉĩừng iàm việc của văn phòng

Môi trường trong văn ohòng nên đảm bảo mấy nội dung sau;

- Y tế và vệ sình phải được đảm bảo nhằm đuy trì sức khoe và khả nănglàm việc của nhân viên

- An toàn: việc thiết kể các cửa sổ, cầu thang, treo các vật dụng bứctranh, An toàn hệ thống điện sình hoạt, các máy móc khỉ sử dụng Nền nhà khôngđược quá trơn bổng,, Bên cạnh đố là an toàn trong việc phòng chống cháy, nổ Cácvăn phòng nên lắp đặt hệ thống báo khỏi tự động Cảc nhân viên trong văn phòngphải được tập huấn và làm quen với lối thoát hiểm khẩn cẩp

- Ánh sáng: ánh sáng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cácvăn phòng Ánh sáng kẻm cổ thể gây nhức mẳt và đau đầu ngắn hạn, đẫn đến kết quảkém của công việc* lâu dàì có thể ảnh hưởng đến thì lực Ánh sáng tốt nhất là khôngtạo những vệt sáng, tối quanh văn phòng Do đó việc đặt các bàn làm việc cũng hếtsức quan trọng, cần sử đọng ánh sảng tự nhiên để tiết kiệm chi phí cho văn phòng.Trong vân phòng thường thấy cảc hình thức chiếu sáng: trực tiếp và gián tiếp,

- Trang trí : đỏ là việc lựa chọn màu sơn tường, bàn ghế, bức tranh, lọhoa, cây cảnh , điều này tác động đến tâm lỵ, tính tình của nhâm viên làm ảnhhưởng đến hiệu quả công việc

- Thông giô tốt là tạo được sự cân bằng luồng không khí trong và ngoàiphòng Tuy nhiên, tránh gió lùa trong các văn phòng* bởi lẽ điều nàỵ có thể ảnh.hưởng rất lỏn đến sức khỏe nhân viên.

- Nhiệt độ: nhiệt độ trong phòng nên dụỵ trì ở mức 20°c Nhiệt độ phân

bố đồng đều trong phòng

- Tiếng ồn có thể gây phân tán sự chú ý của nhân viên, Để giảm bớt tiếng

ồn nên treo các bức thảm, trải thảm trên nền nhà, dừng cửa kính hai lợp

Câu hôi ôn tập chương 1:

1 Khái niệm, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng?

2 Nguyên tắc hoạt động và tổ chức văn phòng?

3 Tổ chức lao động văn phòng và bố trí văn phòng?

Chưcmg 2:

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

A LẬP CHƯƠNG TRÌNH KỂ HOẠCH CÔNG TẢC I KHẢI NĨỆM,VAI TRÀ PHÂN LOẠI CHƯƠNG TRÌNH KÉ HOẠCH CÔNG TÁC

1.1, Khái niệm chương trình, kế hoạch công tác Chưmg trình, kế hữạch công tãc là bản dự kiến những mục tiêu, công việc trong tương lai của đơn vị, Cữ quan và

phương thức thực hiện các mục tiêu, công việc đỏ trong một thời gian nhất định

Chương trình, kế hoạch công tác giúp cán bộ lãnh đạo, quản lý căn cứ vào đò

để chỉ đạo việc thực hiện và nhân viên thi hành nhiệm vụ của mình trong một thờigian nhất định nhằm thực hiện mục tiêu của cơ quan đặt ra

Chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên loạitương ứng với tính chất của một bản dự kiến những công việc cơ quan, đơn vị phảilàm trong một khoảng thời gian nhất định,

Chương trình là những dự kiến cỏ tính phương hướng, chủ trương cho mộtkhoảng thời gian dài, nhiều năm Chương trình là những nội dung công vỉệc lớn, có ýnghĩa quan trọng và lâu đài,

Còn những hoạt động cụ thể nhằm triển khai những mục tiêu đã định trongkhoảng thời gian ngắn (tháng, quí, năm) thường được thể hiện trong bản kế hoạch

Những công việc cụ thể của mỗi tuần, ngày được thể hiện bằng lịch công táchay lịch làm việc

Chựợng trình, kế hoạch giúp cho hoạt động của cơ quan, đơn vị diễn rạ mộtcách chủ động, liên tục, thống nhất, đúng mục đích và yêu cầu đặt ra Chương trình,

kế hoạch là cơ sở để thủ trưởng cơ quan lãnh đạo, chỉ đạo công việc sát sao, bao quátđâm bảo chủ động, sáng tạo, Chương trình, kế hoạch giúp cho hoạt động của từngcán bộ, công chức và toàn cơ quan cỏ mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể, chủ động tronghoạt động

1.2» Vai trò của việc lập chương trình, kế hoạch

Lập chương trình, kế hoạch là vô cùng quan trọng, góp phần cho hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị được thực hiện hiệu quả, cụ thể:

- Giúp cho công tác điều hành đươc tập trang, thống nhất và liên tục

- Hoạt động của cơ quan có mục tiêu rõ ràng, cụ thể,

- Nhà linh đạo, quản lý chủ động trong việc điều hành, nắm rõ được tiến

- Làm cơ sở cho việc tổng kết, đánh giả một oách khách quan, hiệu quả

I 3a Pilau lọạỉ chương trình, kế hoạch cong tác

- Theo thời gian:

+ Phương hướng, chủ trương thời gian dài (nhiều năm) gọi là chương trình

-+ Những hoạt động cụ thể trong khoảng thời gian ngắn được gọi là bản kếhoạch

+ Những công việc cụ thể của tháng, tuần gọi lịch công tác, làm việc

- Theo thứ bậc:

+ Cấp trung ương- hoạch định

+ Cấp trung gian: tỉnh, quận, huyện- xây dựng

+ Cấp cơ sở: phòng, ban, xã phường- xây dựng

II CĂN CỨ, YÊ.Ư CẦU ĐỐI VỚI CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCHCÔNG TÁC

2.1 Căn eứ để lập chương trinh, kế hoạch

Chương trình, kế hoạch đúng đắn và phù họrp đóng vại trò quan trọng choviệc thực hiện được hiệu auả những mục tiêu của cơ auan đcra vị đặt ra Việc lậpchương trình, kế hoạch không phù hợp có tác động tiêu cực đến hoạt động của Cữquan, tiêu phí nguồn lực thậm chí dẫn tới sự suỵ vong của tổ chức Do vậy, để chomột chương trình, kế hoạch đúng đắn khi xâỵ dựng cần lưu ý phải tôn trọng các căn

cứ sau đâỵ

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước,

- Các đỉnh hướng, mục tiêu, chỉ tiêu của nhà nước, kể hoạch, quyết đìnhcủa cấp trên đật ra trong từng giai đoạn tương ứng vửi chức năng, nhiệm vụ cụ thểcùa mỗi Cữ quan, đơn vi

- Tình hình kinh tế, chính trị, xã hội tác động, điều kiện trong nước,khu vực, quốc tế ảnh hưởng

- Yêu cầu thực tế đặt ra trong từng gỉai đoạn tương ứng vớỉ chức năng,

nhiệm vụ của cơ quan, đon vi

con người, trình độ, tiến bộ khoa học-công nghệ, khối lượng công việc

2.2 Những yêu cầu đối vói các ehtrong trình, kế hoae.il

Chương trình, kế hoạch cỗ thể được trình bày bằng những loại văn bản với

hiệu lực pháp lỵ khác nhau Tuỵ nhiên, ngoàỉ yêu cầu chung vởi văn bản quản lý nhà nước, các chương trình, kế hoạch phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Không đưgc mâu thuẫn, với các chưcmg trình, kế hoạch công tác của tốchức Đảng, đoàn thể, cấp trên hay địa phương liên quan Đảm bảo cân đối giữa

chương trình, kế hoạch năm, quí, tháng.

- Nội dung phải bám sát và thể hiện được những căn cứ xâỵ dựng, bảođảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, chủ trương, mệnhlệnh của cấp trên

- Nội dung phải cụ thể, chi tiết vợi các danh mục: công việc dự kiến,người chịu trách nhiệm, thời gian tiến hành và hoàn thành, cần phải thể hiện thêmnhững chi phí cần thiết, những phương án dự phòng

- Các công việc được sắp xếp có hệ thống theo trình tự ưu tiên, có trọngtâm, trọng điểm và phân cong các lực lượng; hợp lý, tránh tình trạng công việc đổ

- Căn cứ và kết quả năm trước và kế hoạch hằng năm của cơ quan, đơn vị

dồn lên vai lãnh đạo hoặc một số cá nhân, bộ phận, đơn vị nào đỏ.

- Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm, liệt kê quá nhiều công việc

mà thực thi không được bao nhiêu Phải phân bô hợp lý quĩ thời gian, tránh tìnhtrạng họp nhiều ngày liền hoặc họp vào những thời điểm không thuận lợi như mùa

yụ cao điểm, lễ hội truyền thống; phải thu xếp sao cho cổ thời gian dự phòng để chủđộng khỉ cổ những tình huống bẩt thường nảy sình

- Đốỉ với các chương trình, kế hoạch, đề án Hên quan đến nhiều đơn vị, địa phương, khỉ xây đựng phải chú ý phối hẹra xử lý liên ngành* trao đổi và tiếp

thu ý kiến tham gia của cảc bộ, địa phương và các chuyên gỉa,

III CÁC NGUYÊN TẮC LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH

3*2* Nguyên tắc hiệu quả

Hiệu quả của chương trình, kế hoạch được đo lường bằng việc so sánh kết quả

mà nỗ đóng góp vào việc đạt các mục tiêu đặt ra Do đós các chương trình, mục-tiêuphải đàm bảo sự tiết kiệm về nhân lực, vật lực, nguồn lực và thời gian

3.3» Nguyên, tẳc cân đối

Khỉ xây dựng kế hoạch phâì đảm bảo sự cân đối giữa các thành, phần của một

kế hoạch: mục tiêu - nguồn lực; bỉện phầp - nguồn lực; phương tiện - con người

3.5 Nguyên tắc cam kết, hợp đồng

Trong quá trình xây dựng chương trình, kế hoạch phải lưu ý đến nguyên tắc

cam kết, hợp đồng, giao nhận giữa các bên cùng phối hợp để thực hiện Bởi ỉễ một chương trình, kế hoạch là sự tham gìa và phối hợp thực hiện của nhiều các

3„7o Nguyên tắc hạn chế những nhân tố, yếu tố tiêu cực nảy sinh

Trong quá trình xâỵ dựng các kế hoạch phải xác định được những nhân tố hạnchế (rào cản) có thể xảy ra và các giải pháp cho các nhân tố đó Cho nên khỉ

xây dựng các chương trình, kế hoạch phải tính đến những hạn chế, tiêu cực, bấtthường này sinh, từ đó cỏ phương án đự phòng nhằm phòng ngừa hoặc hạn chế tácđộng tiêu cực

- Xin ý kiến lãnh đạo và các bộ phận cỏ liên quan về sự cần thiết của

dữ liệu, tinh khả thi của việc thực hiện, định hướng công việc, nhiệm vụ chủ ỵếu cần bàn, quyết định và chỉ đạo thực hiện từ phía lãnh đạo.

Bước 2s Xây đựng dự thảo* trong đỏ nêu:

- Tên gọi chương trình, kế hoạch, phạm vi, thời gian, đổi tượng thực hiện “Tên công việc cần giải quyết.

- Hình thức gỉải quyết.

- Thời gian thực hiện

Bưởc 3i Trình lãnh đạo và ban hành để chính thức tổ chức triển khai việc

thực hiện

Bước 4ỉ Triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, cần tăng

cường kiểm tra định kỳ, đánh giá và kịp thời điều chỉnh

4.2 Quy trình lập chương trình ttieo từng loai

~ Chương trình công tác nẵm f 6 thảng + Dự thảo

chương trinh công tác

+ Gửi cho Cữ sở gốp ỷ kiến

+ TỔ chức hội nghị thông qua “ Chương trình công tác quý

vò tháng + Căn cứ và chương trình công tác 6 tháng + Căn

cứ vào những việc cần thiết trước mắt phải giải quyết +

Không nhất thiết phải thông qua hội nghị toàn thể = Chương

trình cõng tác tuần + Nắm thông tin + Dự thảo chương

trình + Trình thủ trưởng phê duyệt chương trình + Phổ biến,

theo dõi và thực hiện

B TỔ CHỨC HỘI HỌP, HỘI NGHỊ, KHÁNH TIẾT I

MỘT SỐ VẮN ĐỀ CHUNG

1.1 Khái isiệm, ý mghĩa cửa hột họp, hệl nghị, kliáiiti tiết

LU Khải niệm

Hội họp là hoạt động nhằm tập hợp một số người trong một thời gian nhất

định dưới sự điều khỉển của một người (chủ trì) hoặc của nhiều người (chử tịch

đoàn) để thông báo, bàn bạc, quyết định về một hay một số vấn đề hoặc nhằm tìm ragiâỉ pháp tối ưu cho vấn đề đang đặt ra

Hội nghị là hội họp với qui mô lớn, số người tham đư đông, nộỉ dung phong

phú, và đỉ cùng với nghi lễ trang trọng

Khánh tiấ là một dạng hội họp đặc biệt mang tính lễ nghi nhiều hơn, gắn

với những sự kiện quan trọng như: kỷ niệm ngày thành lập,đón nhận những

phần thưởng cao quí, đanh hiệu, những phái đoàn cấp cao,,

Mục đích:

- Thông qua vấn đề, công việc, nghị quyết

- Quyết định những vấn đề

- Đưa ra các khuyến nghị, tư vấn

- Để tạo dấu ấn, quảng bá Cữ quan, đơn vi

Ngày naỵ do sự phát triển mạnh mẽ cửa công nghệ thông tín, hình thức họptrực tuyến đang được sự áp đụng rộng rãi Vợi hình thức họp trực tuyến cọ những ưuđiểm như: tiết kiệm cho việc chi phí đi lại, tổ chức, tiết kiệm thời gian, kịp thờinhanh chóng tuy nhiên cũng có những hạn chế về tính bảo mật khi phải qụỵết địnhnhững vấn đề quan trọng,

1,1.2 Ỷ nghĩa

- Nhắm phối hợp trong hoạt động

- Tập trung, phát huy mọi nguồn lực vào công việc chung

- Sửa chữa những sai lệch trong quá trình thực hiện công việc cũ, phổbiến những nội dung mới

- Kích thích tranh luận nhằm tìm ra những giải pháp tối ưu

1.2 Phân loại

Cổ nhiều cách phân loại hội họp:

1.2.1 Căm cử vào qui trình ỉãnh đẹỡ ỹ quẫn Ịỷ

~ Hội họp bàn hạc, ra quyết định: Tùy theo tính chất, phạm vi và mức độ quan

trọng có thể tổ chức cuộc họp (hội nghị, hội thảo) chuyên đề với sự tham gia của các ngành, các cấp, các đối tượng có liên quan để thu thập ý kiến nhằm phản ánh

đúng tình hình, tâm tư, nguyện vọng chung và đảm bảo cho các quyết định có tínhkhả thi cao

- Họp để phổ biến, triển khai nhằm mục đích quán triệt những quan

điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra hoặc bàn bạc, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển khai những quyết định đã thông qua.

- Họp để đôn đốc, kiểm tra nhằm kịp thời đánh giá kết quả việc triển

khai chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo uốn nắn kịp thời những ỉ ệch lạc

nếu có

- Họp sơ kết, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những

hành động vừa qua và đưa ra phương hướng cho những hoạt động tiếp theo.

1.2.2 Căn cứ vào mục đích của cuộc họp

- Họp để phổ biến, trao đổi tình hình, nắm bắt, xử lý những thông tin liên

quan đến hoạt động của tổ chức, đơn vị để kịp thời học tập, vận dụng hoặc rút kinh

nghiệm trong công tác nhằm đạt được hiệu quả cao hơn

- Họp để triển khai công việc, phổ biến, giải thích các quyết

định, chủ

trương mới nhằm thống nhất chương trình, kế hoạch hoạt động

- Họp nhằm mở rộng dân chủ, tạo cơ hội cho mọi người phát biểu ý

kiến, thể hiện ý nguyện của mình về những chủ trương, biện pháp mới tạo ra sự

thống nhất cao trong thực hiện

- Họp để thảo luận, bàn bạc giải quyết những tình huống cụ thể phát sinh

trong quá trình thực hiện quyết định nhằm tạo ra sự thống nhất về mặt nhận thức và

quyết tâm trong hành động với mục tiêu tạo ra những chuyển biến rõ rệt trong

hoạt động của cơ quan, đon vị.

1.2.3 Căn cứ vào tính chất

- Họp chỉnh thức được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh

đạo.

- Họp không chính thức được tổ chức trong diện hẹp, không công khai

mang tính chất nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nộidung bí

mật hoặc không nên hay chưa cần phổ biến rộng rãi

+ Mục đích nhằm truyền đạt chỉ thỉ? mệnh lệnh, hướng giải quyết đã được

quyết đinh trước đó tới cấp dưới để giúp cho cấp dưới nắm dược nội đung để triển

khai

+ Người chủ trì là lãnh đạo cơ quan hoặc được sự uỷ nhiệm của lẵnh đạo

+ Hội họp chỉ mang tính độc thoại, hội viên không cổ quyền phát biểu vì

nội dung đã qụỵết định

+ Hội họp này không cần thư ký ghi biên bản

+ Hội họp nàỵ thường bố trí chỗ ngồỉ kiểu khán thính gỉả

~ Hội họp thăm dỏ (hội thảo)

+ Nhằm tìm kiếm thông tin, giải pháp để giúp nhà quản lý quyết định một vấn

đề, một giải pháp nào đố

+ Chủ trì hội nghị không nhất thiết phải là lãnh đạo, Thành phần tham dự

phần lớn là những người ngoài cơ quan, đơn vị,

+ Hội họp nàỵ có sự thảo luận và có ghỉ biên bản

+ Chỗ ngồi nên bố trí để cho các hội viên đối diện nhau

- Hội họp quyêt nghị

+ Nhằm kiểm điểm những công việc đã làm và đề ra phương hướng, nhiệm

vụ cho giai đoạn tói, sau cùng đề ra nghị quyết chung

+ Các hội viên có quỵền phát biểu, chất vấn và phê phán nhau

+ Khỉ kết thúc hội nghị phải biểu quyết để đưa ra một quyết nghị Quyết nghịkhi đưa vào văn bản sẽ trở thành nghị quyết

+ Cỏ thư ký và cỏ ghi biên bản

- Hội họp tông hợp

Đây là hình thức hội họp phổ biến trong các cơ quan, trong cuộc họp có thểlồng ghểp nhiều nội đung, nhiều hình thức và thậm chí trong buổi có thể tổ chứcnhiều cuộc họp với các thành phần khác nhau mang tính cơ động Hình thức họpnày phù hợp với giaỉ đoạn hiện nay Nhờ có sự trợ giúp của các phương tiện thôngtin mà các cuộc họp hiện nay cỏ thế giảm bớt, nên khỉ triệu tập các thành viên đếnhop có thể lồng ghép nhiều nội dung vởi các hình thức khác nhau,

Mục đích nhằm để thông bảo những nội dung, thông tin mới từ cấp trên hoặcđôn đổc* nhắc nhở triền khai các công việc hoạt động, lấy ý kiến tập thể là căn cứ để

linh đạo quyết đỉnh

lo3o Nguyền tắc tồ chức hội họp

- Thực hiện công việc đúng thẩm quyền, trách nhiệm được phân công

- Xác định rõ mục đích, ỵêu cầu, nội dung, thành phần tham dự

- Thực hiện theo đúng kế hoạch; đon giản, hoá thủ tục, bảo đảm chấtlượng* hiệu quâ, tiết kiệm, tránh hình tìiửc phô trương

- Lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lỵ; kết hợp các loạicuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý

- Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cầngiẳi quyết; phù hơp vửi tỉnh chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại

cơ quan, đ:cm vị hành chính nhà nước

- Chỉ tiến hành họp khi thực sự cần thiết

- Phải xây đựng chương trình nghỉ sự, kế hoạch cụ thể, chi tiết

II QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP

2,1= Những nội dung cần chuẩn W trước hôi hop

- Xác định mục tiêu, tính chất, nội dung của cuộc họp —> thành phần

của cuộc họp

- Kiểm tra giấy mời, số lượng khách, thời gian, địa điểm tham dự.

- Kiểm tra lạỉ danh sách thành phần tham dự (mời đúng, đủ)

- Chuẩn bị tài liệu phát cho hội viên: tài liệu phải phát trước, tàì liệu dàiquá 3 trang thì phải tóm tắt nội dung chính, Tàì liệu đẵ phát trước rồỉ thì chủ trìkhông phải đọc lại (mất thời gian, xem thường tài liệu)

- Chủ tọa nắm rõ tình khí của từng người để điều khiển cuộc họp (người nói dai, châm chọc, khổ biểu.,).

- Chuẩn b| một số câu hỏi có tác dụng kích thích, gợi ý để mọì người tíchcực phát biểu ý kiến

- Chủ tọa chuẩn bị cảc phương án để ứng phó (cuộc họp có thể diễn ra

theo hướng: nhiều ý kiến =*> không đủ thời gian hoặc im lặng* không aì

phátbiểu)

- Chủ tọa chuẩn bị một câu ngắn gọn, xúc tích, bao Quát về lý đo»mục đích của hội họp nhằm gây được sự chú ỷ của mọi người ngay từ đầu

- Chuẩn bị đầy đủ về điều kiện vật chất, phương tiện phục vụ cuộc họp

- Kiểm tra một lần nữa tất cả các khâu

2.2 Những quỵ đimti cần thưc hiện trong cuộc họp

2.2.1 Người chủ ừì

- Phải đóng vai trò trung lập, khách quan, vô tư để tạo niềm tin và

sự công bằng vớĩ hội viên,

- Không được nghiêng ý kiến của mình về bên nào khi cuộc họp có nhiều

ỷ kiên đoi lập

- Nên nói ít, phải biết kiềm chế nhất là khi có các ý kiến đối lập nhau.Chủ trì không được tranh luận taỵ đôi với các hội viên, không ổược thiên vị trongviệc chỉ định người phát biểu

- Cổ nét mặt trầm tĩnh, không được biểu hiện thái độ đồng ý haykhông đồng ý trước các ý kiến mà chưa có sự thống nhất

- Không được nói những lời phê phán, chủ quan, áp đặt

- Động viên, khuyến khích, hướng dẫn mọi người tập trung phát biểusát vào chủ đề hội nghị

- Tóm tắt những ý kiến phát biểu của hội viên, sơ kết và tổng kết hội

- Ngăn chặn những ý kiến có tính chất công kích, phê phán cá nhân đểtránh gâỵ rạ bầu không khí căng thẳng, mất đoàn kết trong hội họp

2.2.2 Thự kỷ

Ghì chép toàn bộ những ý kiến của hội họp thành biên bản

- Những ý kiến phát biểu của hội viên phải được một cách trung thực,chính xác và được sự đồng ý của chủ trì

- Thư kỵ không được ghi lời nhận xét hay bình luận chủ quan về ý kiếnngười tham dự

- Cuối hộỉ nghị phải đọc lạì biên bản trước tập thể rồỉ mói cùng chủ tịchký

Biên bản cỗ iảc dụng:

- Ghì lại nội đung cuộc hạp

- Làm cho các thành viên tích cực phát biểu,

= Làm cho mọi người thận trọng và cỏ trách nhiệm khi phát biểư

- Giúp chủ trì nhanh chổng đi vào Sữ kết một cảcli đầy đủ, khách quan

2.23 Ngurdi tham đựầọp

- Giữ vai trò độc lập theo quan điểm của mình, bảo vệ ý kiến cùa mìnhnếu íự tin là đúng Nếu sai thì sửa, không nên bảo thủ

- Trong hội nghị phải tham gia ỷ kiến, đóng gổp để ra quyết đình

- Sau hội nghị phải có trách nhiệm thực thi những nghị quyết đẵ được

thông qua trong hội nghị

= Không phát biểu lạl những ỷ kiến người khác

23 Những công việc cần thirc hỉện sau hôi họp = Lập hồ sợ hội họp: tập hợptất cả công văn, giấy tờ có liên quan đến hội nghị để đưa vào lưu trữ Đổi với cuộchọp thông thường chỉ cần lưu giữ biên bản Đổi với các hội nghỉ lớn thì cần lập hồ

sơ hội nghị gồm.: giấy mời.; danh, sách đại biểu; danh sách người dự; lời khai mạc;bảo cáo, tham luận, lời phát biểu; nghị quyết; biên bản; lời bế mạc

- Cụ thể hóa những nội đung, nghỉ quyết, quyết định thành những mệnhlệnh hành chính cụ thể và giao cho từng cá nhân, tổ chức có liên quan thực hiện cácnghị quyết, quỵết định

- Tiến hành kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết đinh,

nghị quyết.

- Thanh, quyết toán các chi phí cho cuộc họp

III QUY TRÌNH TỔ CHỨC BƯỔI HỘI NGHỊ, KHÁNH TIẾT (Sau khi đãchuẩn bị)

3XĐÓH khách

- Đăng ký đại biểu

- Phát tài liệu

- Bổ trí chỗ ngồi 3.2« Khai lĩiạc

** Tuyên bế khai mạc Nêu lý do, mục đích gắn gọn? ẩn tượng

ChẺ tọa đỉềra ỊkMễĩỉ Vai trò của chủ tọa:

- Đảm bảo hội nghị, buổi lễ điễn ra đúng thủ tục

- Thực hiện đầy đủ các chủ đề đã đề cập trong chương trình nghị sự,

- Tạo đỉều kiện để mọi người đóng góp ý kiến

- Cung cấp thông tin hữu ích

- Đưa ra các quyết định một cách khách quan

- Xử lý tốt các xung đột cổ thể xảy ra trong cuộc họp

Mở đầu chủ tọa lưu ỷ:

- Lựa chọn giọng nghiêm túc, nhẹ nhàng

- Giới thiệu đại biểu, nhấn mạnh những người mới đến (họp thường)

- Nhấn mạnh những điểm cần lưu ý

- Xác định mục tiêu hội nghị

- Những hạn chế về thời gian

Khi tiến hành chủ tọa:

- Đảm bảo chương trình nghị sự, phân bổ thời gian

- Điều chỉnh bầu không khí

- Chú ý “tín hiệu” phát biểu

- Kiểm tra hoạt động thư ký

- Kiểm soát nội dung gìảl quỵết theo chương trình nghị sự

<ỳ< Ị & •%

rtf-n Ạ _1 _ *^.JL A _ 4.A

- Tông kết vân đê

' Chỉ rõ việc thực hiện Xử ỉỷ câc tình huểng trong hội họp:

“ Dự đoán được những câu hỏi hoặc những tranh cãi cỏ thể xảy ra

- Chú ý lắng nghe

" Cách trả lời những câu hòi phức tạp, vòng vo

- Cách trả lời những câu hỏi mang tính thách đố 3 A Tham luận

- Chú ý thời gian báo cáo, thảo luận

- Không làm việc riêng

- Cùng tư duy, ủng hộ, xầy đụng 3„5o Ghi biên bồn

- Nhiệm vụ của thư ký

- Phượng pháp thực hiện

3.6 Sau hội nghị

~Kết thúc hội nghị + Kết luận +

Quyết nghị + Quyết tâm thư +

Nghi thức bế mạc - Sau hội nghị

+ Hoàn thiện văn kiện + Tỉễn khách (tặng

quà; chiêu đãi)

+ Thanh quyết toán

+ Triển khai thực hỉện nghị quyết - Rút kinh nghiệm + Thành

tựu

+ Tồn đọng, nguyên nhân + Những bài học cho tương lai c

CÔNG TÁC LẾ TẦN L QUAN NIỆM CHƯNG VỀ LẺ

TÂN IX Khái miệm khách, tỉếp khách

I. 1.2 Khái niệm tiếp khách

Là một bộ phận của giao tiếp, ứng xử được tiến hành trong phạm vi cơ quan,đơn vi Nó thể hiện quan hệ hợp tác trong công việc giữa các cơ quan nhà nước vớinhau hoặc cơ quan nhà nước với cảc tổ chức, nhân dân

Tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị mà việc tiếp khách cóthể chiếm nhiều hay ít thời gian Song trung bình, vào khoảng 20% tổng thời giancủa các cơ quan,

1JL Phân loạỉ khách

Việc phân loại khách để giúp cho việc đôn tiếp một cách chu đáo, phù hợp vớinhững yêu cầu của khách Khách trong cảc cơ quan nhà nước cỗ thể phân chia làmhai loại:

- Khách là công dân có đề nghị, yêu cầu khiếu nại, tổ cáo

- Khách đến thăm viếng, giao dịch.

II. YÊU CẰƯ CỦA VIỆC TIỂP KHÁCH

2.1 Khách là công dân có đề nghỉ, yêu cầu khiếu nại, tố cáo

- Địa điểm tiếp khách; các cơ auan tổ chức nơi tiếp GÔĨÌ2 dân tại địađiểm thuận lợi, khang trang, lịch sự bảo đảm các điều kiện cần thiết để nhân dân đếntrình bày khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phàn ánh được đễ đàng, thuận lợi Phải có đầỵ

đủ bàn ghế, nước uống, sách báo, nhất là sách báo liên quan đến khiếu nại, tố cảo đểtrong lúc chờ đợi nhân dân cỏ thể tham khảo,

Tại nơi tiếp công dân phải niêm yết lịch tiếp, nội qui tiếp, qui trình hướng dẫncông dân Mìiểu nại, tố cáo theo thủ tục của pháp luật

Cữ quan công an phụ trách địa bàn cùng thủ trưởng cơ quan, đem vị cố trảehnhiệm phổi hợp* tổ chức bảo vệ để bảo đảm an toàn,trật tự nơi tiếp công dân

Tại trụ sợ tiếp công dân của của Trụng ương Đảng và Nhà nước phải bổ tríngười, làm công tác bảo vệ thường trực Bộ Công an chỉ đạo Công an Hà Nội vàThàrứi phố Hồ Chí Minh có trách nhiệm cử lực lượng phối hợp với bộ phận thườngtrực của trụ sở tiếp công dân để bảo vệ an ninh, trật tự khu vực tiếp công

dân của tỉnh., thành phố trực thuộc trung ương Công an tỉnh, thành phố chỉ đạoCông an quận, huyện, thị xã sở tại cỏ trách nhiệm bảo đảm trật tự, an toàn nơi tiếpcông dân,

Nơi tiếp công dân của tĩnh, thành phố trực thuộc trung ương, quận, huyện,

thị.-xẫs thành.-.phố trực thuộc tình-Cần-bố.'trí việc tiếp công dân của cấp ủy đảng, hội đồng nhân dân, ủỵ ban nhân dân vào một đỉa điểm chung để công dân trực

tiếp đến trình bày, khiếu nạỉ, tố cáo, phản, ảnh kiến nghỉ được thuận tiện, Nơi tiếpcông dân chung của tinh, thành phố trực thuộc trung ương cần cỏ sự tham gia củađoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố

Nơi tiếp công dân của tỉnh, thành phổ, huỵện, quận, thị xã, thành phố trựcthuộc tĩnh bố trí ở đỉa điểm công dâu đễ tìm và thuận tiện cho việc đỉ lại

Ở xã, phường, thỉ trấn, tổ chức nơi tiếp công dân tại trụ sở làm việc của ủyban nhân dân,

Đổi với các bộ, ngành ở trang ương, sở, ban, ngành thuộc ủy ban nhân dântỉnh,, thành phố và các cơ quan tổ chức khác bố trí nơi tiếp công dân tại trụ sở làm

việc của cơ quan, đơn vì mình,

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm bố trí cán bộ chuyên trách tiếp

công dân Cán bộ giao nhiệm vụ tiếp dân phải là người có phẩm chất tốt, liêm

khiết, trung thực, có năng lực chuyên môn, am hiểu thực tể, nắm vững chính

sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, thực sự có nhiệt tinh và trách nhiệm đối với nhiệm vụ được giao

Chủ tịch ủỵ ban nhân dân cấp tỉnh, huỵện và tương đương phải bổ trí tiếpcông dân ít nhất một ngày trong thảng

Chủ tịch ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tiếp công dân tạỉ trụ sở ủy ban nhân dân ít nhất hai buổi trong tuần.

Thủ trưởng các bộ, ngành ở trang ương và các sở ngành ở địa phương, tổchức nơi tiếp công dân tại trụ sở làm việc của Cữ quan mình và cử cản bộ chuyêntrách tiếp dân thường xuyên

Thủ trưởng các Bộ: Nội VỊỈ, Quốc phòng Xây dựng, Tài chính, Lao Thương binh và Xã hội, Giao thông vận tải, Y tế, Giáo đục và Đào tạo, Nôngnghiệp và Phát triển nong thôn và Tổng cục Địa chính tiếp dân ít nhất một ngàytrong tháng.

động-Trụ sở tiếp dân của Trung ương Đảng và Nhà nước được đặt tại Hà Nội vàthành phố Hồ Chí Minh Thanh tra Nhà nước phối hợp với văn phòng Chính phủ,Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Trang ương Đảng, ủỵ ban Kiểm tra Trung ương

bổ trí đủ cán bộ làm nhiệm vụ thường trực tiếp dân tại trụ sở

Cán bộ chỉ được tiếp công dân đến khiếu nại tại công sở, không được tiếptại nhà riêng Khi tiếp dân cán bộ phải mang trang phục chỉnh tề, đeo thẻ côngchức theo quỉ định, tự giới thiệu chức vụ của mình để người được tiếp biết

Khi tiếp công dân cán bộ phải có nhiệm vụ lắng nghe, ghi chép vào sổ theodõi công dân đầy đủ nộỉ dung do công dân trình bày Nếu khiếu nại, tố cáo có căn

cứ đủng thẩm quyền của cơ quan mình phải giải quyết thì tiếp nhận đơn, báo cáothủ trưởng cơ quan, đơn vị mình để xẹm xét, giải quyết Khi cần thiết phải yêu cầucông dân ký xác nhận những nộỉ dung khiếu nại, tố cáo Cán bộ phải viết biênnhận đầy đủ đối với các tài liệu, giấy tờ liên quan đến việc khiếu nại, tố cáo đocông dân cung cấp

Khi tiết) công dân, cán bộ có quyền từ chối những trường hợp đã đượckiểm tra, xem xét, xác minh đă có quyết định hoặc kết luận giải quyết của cơ quan

có thẩm quyền theo quy định của pháp luật và đã trả lời đầy đủ cho đương sự.Không tiếp những người đang trong tình trạng say rượu, tâm thần hoặc vi

phạm những nội qui, quỉ chế nơi tiếp công dân Yêu cầu cống dân trình, bày đầy đủ,

rõ ràng những nội dung khiếu nại, tổ cáo, lỷ do và những yêu cầu gỉải quyết, cungcấp các tài liệu, chứng cử liên quan đến việc khiếu nại, tố cáo

Khi nhận được các khiếu nại, tổ cáo, kiến nghị, phản ảnh của công dân từ

những nơi tiếp dân chuyển tỏi thì thủ traổng các cơ quan, đơtt vị có thẩm quyền giải quyết phải xem xét giải quyết kịp thời, đúng thời hạn do pháp luật quì

đỉnh

Những khiểu nại, tố cáo, kiến nghi, phản ánh do cán bộ tiếp công dân củaTrang ương Đảng và Nhà nước chuyển đến, nếu thủ trưởng các cơ quan đó cổ thẳmquyền để quá thời hạn qui định mà không gỉải quyết thì người phụ trách công tác tại

trụ sở tiếp công dân của Trang ương Đảng và Nhà nước cổ quyền ỵêự cầu thủ trưởng

cơ quan đỏ giải quyết kịp thời, nếu yêu cầu đó được chấp nhận thì cỏ quyền báo cầovỏi cảc cấp có thẩm quyền để cỏ biện pháp xử lý, riêng trường hợp khiếu nại thì cóquyền thông bảo công khaỉ trên các phương tiện thông tin đại chúng,

Đối vớỉ những khiếu, nại, tổ cáo, kiến nghị, phản ảnh đo cán bộ nơi cỗ thẩmquyền giải quyết, nếu thủ trưởng Cữ quan đó ềể quá thòi hạn quỉ định mà không gỉảìquyết thì ngườỉ phụ trách công tác tại nơi tiếp công dân đã chuyển vụ việc, phải cóquyền kiến nghị thủ trưởng cấp mình cố biện pháp xỏ lý,

Công dân có quyền được hưởng đẫn, giải thích, trả lờì về những nội dungmình trình bày; được quyền khiếu nại, tố cáo với thủ trưởng trực tiếp của người tiếpcông dân nếu họ có những việc làm sai trái, gâỵ cản trợ, phiền hà, sách nhiễu trongkhi làm nhiệm vụ; được yêu cầu giữ bí mật họ, tên, địa chỉ người tố cáo Đồng thờicông dân có nghĩa vụ xuất trình chứng mình nhân dân, giấy mời Công đân phảinghiêm chỉnh tuân thủ nội qui noi tiếp công dân và sự hướng dẫn của cán bộ tiếpcông dân, trình bày sự việc trung thực, cung cấp tài liệu liên quan đến nội dungkhiếu nại, tổ cáo của mình khi có yêu cầu, ký xác nhận nội dung đã trình bày

2.2 KMđì đểu thăm viếng, giao dịch 2*2,1,

Yêu cầu đổi với nhến viên tiếp khách Kiến thức

- Ngôn ngữ: ngoài tiếng mẹ đẻ nên biết thêm một số ngôn ngữ khác

27

- Nắm được luật pháp, quỵ chế.,

- Hiểu được tâm lý: giới* lứa tuổi, dân tộc.,

- Biết được phong tục, tập quán, truyền thống của

khách Thẩi đệ) túcph&ng

- Ân cần, vui vẻ, nhiệt tình, chu đáo, khiêm tốn với khách

- Giúp đỡ khách về những thông tin: thời tiết, phong tục, an ninh, điềukiện sinh hoạt

- Trang phục: lịch sự phù hợp vớỉ môi trường, công việc

- Nét mặt: vui tươi, linh hoạt

- Lời nói:

+ Nguyên tắc nói: Nóì với ai? Nóỉ ở đấu? Nói những gì? Nói như thế nào? + Giọng nóì: nhã nhẵn, tự nhiên, tránh hách dịch mặc đù khách ở cương vị thấp,

+ Cách nói: nói những câu ngắn eọn, dừng từ đễ hiểu, tránh từ chuyên môn,

địa phương, vùng miền, đa nghĩa, thô tục ; nói mạch lạc, chặt chẽ, rành mạch

Các thao tác khỉ tiếp khách

- Chào hỏi

- Mời ngồi:

+ Gìớì thiệu tên, chức vụ, hdỉ tên khách để xưng hô + Luôn chú ý lắng

nghe khách và có thể ghi chép những nộiđung cần

thiết

+ Tỏ ra sốt sắng với công việc + Tuỵệt đối tránh những va chạm, tránh

tranh luận + Luôn có mặt với khách Đối với khách ở xa đến:

- Để cho khách có thời gian nghỉ ngơi và chuẩn bị những công việc

ngày hôm sau

thiết bị sinh hoạt, cung cấp những thông tin thiết yếu

1.2.2 Tổ chức íỉểp khầch

& Bỏm íìểp khách

Công việc đón khách vô cùng quan trọng, mọi sơ suẩt trong các khâu lễ tân có

thể dẫn đển ảnh hưởng tiêu cực đến các bước sau đó Do đó cần thực hiện để khách

cố án tượng ban đầu về sự nồng hậu, thân thiện, trang trọng lịch sự, Khi đón

khảch tuân thủ một sổ yêu cầu sau đâỵ:

- Bổ trí phòng thường trực cơ quan để khách ngồi đợi trước khi vào làm

việc Tại đâỵ nên treo bảng nội quy tiếp khách với nội dung ngắn gọn để khách có

thể biết cần phải làm gì khi có việc đến giao dịch,

« Nhân viên trực phải niềm nở chào và hỏi khách cần gặp ai hay cần giúp

đỡ gì

- Nhân viên, trực thông báo' về sự-hiện diện cùa khách để cho người cỏ

trách nhiệm kịp thời đốn tiếp

“ Đối với khách đến lần đầu, lễ tân phải giới thiệu tên mình trước, saụ đỏ khéo

lẻo hỏi tên, tuổi khách

- Khỉ khách đưa danh thiếp, lễ tân cần phải nhanh chóng nắm bắt những

thông tin cần thiết về khách qua đanh thiếp đó Danh thiếp phải đươc xem nhanh

những nội dung chính như họ và tên., chức vụ, đơn vị công tác, Phải nhận và giữđanh thiếp một cách trang trọng.

Đổỉ với khách nước ngoài càng phài chứ trọng đến các nghi lễ, đảm bảo cácnguyên tắc hữu nghị, trọng thị, chu đáo và an toàn Để chuẩn bị tốt cho công tác lễ

tân đón khách cần nắm những thông tin qua các cơ quan chức năng về đoàn khách như:

- Tính chất của đoàn khách; chính trị-ngoại giao; kinh tế-thương mại; vănhóa-thể thao; xã hội-từ thiện; hòa bình-hữu nghị; tham quan-đu lịch ,

- Cấp bậc của đoàn: cấp cao (nguyên thủ, thủ tưởng* bộ trưởng bộ ngoạỉ

giao); cấp bộ trưởng; cấp đại sứ

- Thành phần đoàn: số lượng, đặc điểm (sức khỏe, sở thích, tin ngưỡng )

- Mục đích chuyến thăm

- Thời gian và địa điểm đến

Trên cơ sở những thông tin đó cần lập ra kế hoạch đón tĩếp tỉ mỉ về mặt lễ tân như mức độ, ngưdi chủ trì, thành phần đón tiếp; chuẩn bị điều kiện vật chất về

ăn nghỉ, đi lại, hội đàm, tham quan, giải trí, chiêu đãi, tặng phẩm,

Việc đỏn tiếp nguyên tằủ quốc gia (người đứng đầu nhà nước, chính phủ nhưquốc vương, tổng thống, chủ tịch nước, thủ tướng, lãnh tụ đầrig cầm quyền) đượctiến hành theo những nghỉ thức lễ tân cao nhất thể hiện sự trang nghiêm, sự trọng thịtối đa đốỉ với thượng khách đảm bảo nguyên tắc bình đẳng giữa các quốc gỉa

Cản bộ lễ tân cổ trách nhiệm đổn khách tại cổng vào tòa nhà nơi sẽ diễn ranhững hoạt động chính của cuộc viếng thăm, mở cửa xe cho trưởng đoàn, hướng đẫnkhách vào phòng khách

Cán bộ lễ tân phải nói năng dứt khoát, rõ ràng, hơi to một chút khi giới thiệukhách để mọi người cùng nghe thấy, Cán bộ lễ tân thường đi trước một vị qụankhách để dẫn đường, có thể dùng tay để chỉ chỗ ngồi cho khách

Chủ nhân cé thể đứng ở lối ra vào phòng kèm theo một người trung gian, cán

bộ ỉễ tân hoặc đối ngoại biết rõ danh sách khảch mờỉ để giúp chủ nhân giới thiệu cáckhách

Việc gìớĩ thiệu khách được điễn ra trong thời, gi.an rất hạn chế, do đỏ cầnđược thực hiện sao cho tốt nhất để có thể truyền đạt được đầy đủ những thông tingiữa chủ và khách Khi giới thiệu cần nêu lần lượt tên và chức danh từng người và

theo nguyên tắc nhất định: người ít quan trọng phải được giới thiệu vớỉ người quantrọng hơn; cấp dưới với cấp trên; người trẻ vớ! người nhiều tuổi hơn; nam với nữ;người sở tại với khách tới thăm; người mới tới với người tới trước

Bố trí chỗ ngồi cho khách là công việc tiếp theo không kẻm phần quan trọngtrong công tác lễ tân Bố trí chỗ ngồi thích hợp cho mỗi người theo thứ bậc là mộtcông việc rất tế nhị trong công tảc ỉễ tân

Ssijp cho ngoi cho ĩ*1 Ỉ~1 LFT1 JỜỈ tham gia hộỉ nghị, hội thảo, họp bàn,hội đàm,« phảỉ tuân theo những nguyên tắc nhất đỉnh đó là: nguyên tắc ngôỉ thứ;nguyên tắc đoàn khách tự định đoạt; nguyên tắc bình đẳng giữa các nhà nước;neuyên tắc ngôi thứ không ủy quyền; nguyên tắc nhường chỗ; nguyên, tắc tuổi tác

và thâm niên; nguyên tắc ưu tiên phụ nữ; nguyên tắc người được mời; nguyên tắc dân sự trước tôn giáo sau; nguyên tắc người cỏ công; nguyên tắc vần

chữ cái; nguyên tắc bên phải trước bên trái sau; nguyên tắc đối diện tương

/firmer

• *

Việc đưa đón khách bằng xe ô tô nhất thiết cũng phải tuân thủ những qui tắc lễtân nhất đỉnh

Theo thông lệ, khi đi xe ô tô chỗ tốt nhất phải dành cho khách quan trọng

nhất Chỗ tốt nhất là thuận tiện cho việc lên, xiìổng và an toàn nhất Ở nước ta ápdụng luật giao thông lái bên phải thì chỗ tốt nhất đối với xe bốn chỗ là ngồi phía saubên phải Khĩ cỏ phu nhân đỉ cùng với khách chính thì phu nhân ngồi ghế sau, bênphải và khách ngồi ghể sau bên trái, trừ trường hợp xe cỏ cắm cờ (xe chở nguyênthủ, bộ trưởng ngoại giao, đại sứ, tổng lãnh sự) thì nhất thiết các vị đỏ phải ngồi phíabên phải cỏ cắm cờ Chủ nhà đi cùng khách chính ngồi phía sau bên trái Cán bộ lễtân, phiên dịch, bảo vệ ngồi ghế trước bên phải lái xe Nến phía sau có ba người thìĩigười thứ ba (thấp nhất trong ba người đỏ) sỗ ngồi Ở: giữa,

Khi lên, xuống xe cần tuân thủ các quỉ ước ngoại gỉao sau:

- Chủ nhường cho khách lên xe, xuống xe trước; lái xe đỗ xe sao cho vịtrí của khách đối điện với cửa nhà bước xuống, Nếu không thể được thì chủ phải đếngần xe ô tô và đi vòng sang bên kia để đỏn và bắt tay khách khi xuống xe

- Mời khách lên xe: nếu xe đỗ bên phải lề đường (theo chiều xe chạy) thìngười lái (hoặc trợ lý lãnh đạo, phiên dịch) hoặc chủ nhà phải mở cửa xe mời khách

lên xe, sau đó đỏng cửa xe lại Chủ nhà đỉ vòng sang bên trái xe (từ phía sau) mở cửalên xe và ngồi xuống bên trái khách, Tuyệt đối không lên trước hoặc sau cùng khảchvào chung một cửa), Nếu xe đỗ bên trải đường thì lái xe hoặc chủ mở cửa xe mờikhách vào xe, rồi lên xe tiếp theo sau khách Vói xe từ bảỵ chỗ ngồi trở lên, chỗ ngồidanh dự là hàng ghế đầu tiêu sau lưng Mỉ xe Khi xuống xe, người lái xe (ngườiphiên dịch, trợ ỉý ) xuống xe trước và mở cửa mời khách xuống xe, sau đó chủxuống sau theo khách,

ầ, Tặng quà

Quà tặng đỏng vai trò rất quan trọng và trở thành thông lệ trong tất cả các nềnvăn minh ở mọi thời đại Quà tặng gâỵ ấn tượng vớỉ khách về cuộc viếng thăm vàduy trì quan hệ lâu đài

Quà tặng, đồ lưu niệm không chỉ là phép lịch sự mà còn là thông điệp màkhách sẽ đem về

Cần phân biệt quà tặng và đồ lưu niệm: Đồ lưu niệm là đồ vật đùng để tặngcho khách giúp khách hồi tưởng cơ quan tặng và những người có liên quan Đổ lànhững đồ vật thông thượng ít có giá trị kinh tế, được sản xuất hàng loạt, đồ vật mangtính địa phương, biểư tượng về cơ quan, tổ chức đon tiếp khách

Quà tặng là đồ cố giá trị đùng để tặng hay làm lưu niệm cho khách Quà tặng không phát đại trà như đồ lưu niệm mà mang tính độc nhất, được dành cho một sổ cá nhản nhất định Trong một số trường hợp quà tặng chỉ đành riêng cho

trưởng đoàn

- Đồ lưu niệm giúp khách nhớ đến ngươi hay cơ quan tặng và những sựkiện có liên quan Đỏ là những đồ vật thông thường, mang giá trị tinh thần, được sảnxuất hàng loạt và tặng đại trà, có tác dụng gợi nhớ đến chuyến viếng thăm

- Quà tặng là đồ vật có giá trị để tặng cho một sổ khách đặc

biệt Khi tặng quà cần lưu ý những qui ước nhất đinh:

- Tặng đúng mục đích: quà tặng đảm bảo duy trì mối quan hệ lâu dài, gợinhớ về một chuyến đi, những người đã được tiếp xúc

- Tặng đúng thời điểm: nên tặng quà vào lúc bắt đầu viếng thăm, tốt nhất

là bằng cách kín đáo gửi đến nơi ở của khách (ngược lại khách sễ làm như vậy vớichủ) Tuyệt đối không được quay phim, chụp ảnh khi tặng quà

- Không phạm vào những kiêng kỵ truyền thống của người được tặng, ví

dụ người Hàn Quốc không tặng nhau dao, kéo; người Nhật không thích tặng trà,vật sắc nhọn; người Đức không ưa được tặng rượu; người Vênêxuêla không tặngnhau những vật hình vỏ ốc

- Tôn trọng những nghi thức truyền thống: người châu Âu không gói quà;người Nhật coi việc gói quà và trao quà là một nghệ thuật tinh tế và ý nghĩa

là kết quả của giao tiếp hoặc công đoạn thiên cưỡng mang tinh xã giao đơn thuần

Để đạt được mục tiêu là thông qua chiêu đãi, chủ đánh dấu được những thànhtựu đã đạt được, bày tố được sự quan tâm, lòng hiếu khách, tình hữu nghị Kháchqua đây thể hiện sự câm thông, đồng tình hoan nghênh với chủ nhà Do đó cần tiếnhành và chuẩn bị chu đáo công việc,

Việc đầu tiên là chuẩn b| và gửi thiếp mòi, phải mời đích danh, cần phát giấymời trước ngày mở tiệc chừng 2 đến 3 tuần để khách có thể chủ động đến dự hoặc từchối Trong một số trường hợp cổ thể đùng hình thức gọi điện trước, Nếu khách,

nhận IM thì có thể gửi thiếp mời và cỏ thể kèm theo danh sách những -người được mời Trong thiếp mời, ngoài nội dung cbúứtvề dịa.jđỉểm f tính chất tiệc, thờỉ

gian còn có thể ghi chú về trang phục ví dụ: cà vạt sẫm màu (black- tie), không nghỉthứe hoặc thân mật

Việc tiếp theo là chọn kiểu tiệc Đây là việc làm không dễ Chọn kiểu tiệc saocho tương xứng với mục đích, yêu cầu của từng cuộc chiêu đãi Việc chon kiểu tiệcphụ thuộc vào nhiều ỵếu tố khác nhau như tính chất của đoàn khách (chính thức haỵhữu nghị, xã giao); số lượng người tham dự; tỷ lệ khách nữ, nam; thời gian gỉao tiếp;đặc tính ầm thực (châu Âu, châu Phi hay châu Ả)

- Trang trí phòng tiệc: trang trí bàn tiệc, hoa trên bàn và trong phòng

- Sắp xếp khách ngồi bàn tiệc

- Tiếp đãi và quan tâm đến khách: món ăn, đồ uống, giao tiếp

Chọn kiểu tiệc:

- Mục đích yêu cầu

- Thời gian, kỉnh phí

- Tính chất đoàn khách

- Đặc điểm văn hoá

- Ý muốn của khách Bài tri phòng tiệc

- Nhiệt độ trong phòng vừa phải

- Bài trí mỹ thuật, trang nhã

- Kiểm tra loại bỏ đồ dùng hư hỏng

- Trải khăn và trang trí các bàn gỉống nhau

- Bộ đồ ăn, uống sạch, khô, xếp ngaỵ ngắn Bể tri chỗ ỉtgềi

- Chú ý vị trí đành cho nhân vật trung tâm

- Không nên bày quá nhiều đồ dùng một lúc

- Thay đổi lỵ tách theo đồ uống

- Ý muốn của khách Khôns chon nhữns món:

- Mùi vị quá đặc biệt

- Xưng hô: lịch sự, không qụá vồ vập hay thờ ơ, phù hợp với phongtục, lối sống

“ Bắt tay: khi lần đần tiếp xủc* tạm biệt, bạn bè lâu ngày cách bắt tay:đứng cách khách 1 bước chân, hai chân thẳng- thân trước hơi nghiêng về trước,,đưa tay phải ra, bắt 4 ngón taỵ

III TIÉP CHUYỆN QUA ĐIỆN THOẠI

3,1» Khái lược về nói chuyện qua điện

thoại

- Là cuộc giao tiếp, tiếp khách gián tiếp (người gọi là khách, nghe là chủ)

- Cuộc nói chuyện không được kểo dài như tiếp khách trực tiếp

- Nội dung diễn đạt: ngắn gọn, rỗ ràng, dễ hiểu

3.2 Trường hợp nhận điên thoai

3.2.1, Các nguyên tấc khi nghe điên thoại

- Nhấc ống nghe sau khi có tiếng chuông reo (nên sau tiểng thử nhất)

và trả lời ngay, tay trái cầm ống nghe, tay phải cầm bút và phiếu ghì lời nhắn

- Tự xưng danh (tên cơ quan)

- Đổỉ đáp lịch sự -

Nối đường dây

- Chấm dứt điện đàm: khi người gọi muốn kết thúc, agựờ! nghe phảicảm ơn trước khi có lời chào

- Người nhận điện thoại chờ ngườỉ gọi đặt ống nghe trước

- Người nghe biết chấm dứt cuộc nổi chuyện một cách lịch sự

3.2.2 Các bước tiếp nhận điện thoại

- Nhấc điện thoại trong vòng ba hồi chuông

- Chào người gọi (Xin chào! Văn phòng Khoa CTH xin nghe; Aid!Hùng phòng kế toán nghe ạ!)

- Tiếp nhận nội dung:

+ Tôi có thể giúp gì anh/chị không ạ?

+ Anh/chị vui lòng chờ một chút

- Kết thúc cuộc gọi: Xin cảm ơn

3.3 Trường hợp gọi điện thoại

Các nguyên tắc khi gọi điện thoại

35

- Sử dụng danh bạ điện thoại

- Chuẩn b| nội đung cần trao đổi qua điện thoại

- Các thao tác khi gọi điện thoại (nhấc ông nghe, quay Số, nhận IM

đáp, tự xưng danh, nổi tên người cần gặp và việc cần giải quyết)

- Nếu qua tổng đài và số phụ thì xưng danh và người cần gặp

»Nếu gọi nhầm thì phâỉ xin lỗi

3,4 Những lira ý khi sử dụng điện thoại

- Không lạm dụng điện thoại vào việc riêng

- Không trao đổi những chuyện, bỉ mật trong điện thoại

ghi ra giấy

- Khi sử dụng điện thoại phải kèm theo bút và giấy

- Giọng nói phải rõ ràng, tốc độ vừa phải, khỉ người nghe phải ghi

chép nội dung thì người gọi cần nhắc lại Không nên hạ thấp giọng, âm điệu lên,

xuống

- Không ngắt quãng khỉ đang điện thoại

Câu hỏi ôn tập ehircmg 2:

1 Nêu khái niệm, vai trò, phân loại chương trình, kế hoạch công tác

2 Các căn cứ, yêu cầu của việc lập chương trình, kế hoạch công tác

3 Các nguyên tắc và quy trình chung của lập chương trình, kếhoạch công tác

4 Nêu khái niệm, ý nghĩa, phân loại, nguyên tắc hội họp

5 Các bước trong quy trình tố chức hội họp.

6 Quy trình tổ chức hội nghị, khánh tiết

7 Yêu cầu đối với nhân viên tiếp khách

8 Những nội dung chính trong công việc lễ tân

Chương 3:

TỔNG QUAN VÈ VĂN BẢN - VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

A. TỔNG QUAN VÈ VĂN BẢN

I KHÁI NIỆM VĂN BẲN

Hoạt động giao tiếp để truyền đạt thông tin sớm nhất của loài người thông quangôn ngữ Bước phát triển tiếp theo trong hoạt động giao tiếp là sự xuất hiện

chữ viết Với sự xuất hiện chữ viết đã giúp cho việc truyền đạt thông tin từ cá nhân

này sang cả nhân khác, thể hệ này sang thế hệ khác một cách thuận tiện, chính xác,

nổ đã khắc phục được hạn chếlớn nhất của giao tiếp qua lời nổi là

“tam sao thất bản” Như vậy, những trithức, thông tin được ghi lại dướidạngchữ viết được gọỉ là văn bản

Như vậy, văn bản theo nghĩa rộng là phương tiện để ghi lạì nhằm truyền đạt thông tin bằng dạng kí hiệụ nhất định đo con người qui ước

Ở nghĩa hẹp, văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nliất về cấu trúc và độc lập về giao tiếp,

Vân' bản được cấu thảnh bởỉ cẩc yếu tố nội dung và Binh thửc gắn Kết vơi nhau trở thành một chỉnh thể nhất định

Văn bản thường được cấu tạo gồm ba phần:

- Nội dưng

- Kết luận

II PHÂN LOẠI VĂN BẢN

- Văn bản hành chỉnh: (Vãn bàn quản lý nhà nước và văn bản của Đảng

Văn bản hành chính có hai loại là; vân bản quản lý nhà nước và văn bản củaĐảng và các tổ chức chinh trị-xã hội,

Văn bản quản lỷ nhà nước là văn bản do cơ quan nhà nưởc ban hành theothẩm quyền, nguyên tắc, thể thức, thủ tục, quỵ chế luật địnÌL mang tính quyền lựcnhà nước đơn phương, làm phát sinh các hệ pháp lý cụ thể,

Văn bân của Đảng là loại hình tàì liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết đểghì lại hoạt động của các tổ chức Đảng do các cẩp ủy, tổ chức, cơ quan cỏ thẩmquyền của Đảng ban hành theo quỵ định của Điều lệ Đảng và của Trung ương

Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản, phù hợp với tính chất, nộidung và mục đích ban hành văn bản của Đảng

Các tổ chức chỉnh trị-xã hội ở nước ta (Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam,Hội Nông dân Việt Nam, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệpPhụ nữ Việt Nam, Hội Cựu Chiến binh Việt Nam Các tổ chức chính trị - xã hộinày.là thành viên, của Mặt trận Tổ quốc Vỉệt Nam - cơ sà chính, trị của chính quyềnnhân dân, đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp, chinh đảng của nhân dân, là cầunối giữa nhân dân với Đảng và Nhà nước, là nơi thể hiện ý chí, nguyện vọng của cáctầng lớp nhân dân) hoạt động trên Cữ sở hiến pháp và pháp luật, dưới sự lãnh đạo

của Đảng cộng sản Việt Nam, Văn bản của các tổ chức chính trị xã hội loại tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết nhằm ghi những hoạt động của các tổ chức đó

do các cấp thẩm quyền của của tỏ chức đổ ban hành theo những qui đinh và thể thứcnhất định,

Phân biệt văn bân Quản lý nhà nước với văn bản của Đảng và các tổ chức

Chính trị - Xã hội trong hệ thống chỉnh trị

VĂN BẲN CỦA ĐẢNG VÀ CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI

YĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

- Do cơ quan nhà nước có thẩm

2.2 Văn bản khoa hoc

©

Là văn bản dùng thể hiện những công trình nghiên cứu khoa học như báo cáo, tài liệu, luận văn, luận án

Đặc điểm: Mang tính chứng minh và tính luận giải, nội dung của nó mang

tính khách quan, chính xác và lôgích; Ngôn ngữ mang tính chính xác, rõ ràng,

không mập mờ, đa nghĩa; Sử dụng những thuật ngữ chuyên ngành của khoa học với những câu ỉạnh lùng, ngắn gọn.

2.3 Văn bản chính luân

o Dùng để bày tỏ thái độ, quan niệm của người viết về những vấn đề chính trị-xã hội để lôi kéo người đọc về phía mình.

Văn bản này thể hiện dưới dạng các bài hịch, tuyên ngôn, di chúc, điếu văn, xã luận, bình luận

Nội dung văn bản này mang tính chất vừa báo chí vừa chính luận, do đó nó vừa mang tính chính luận vừa mang nghĩa biểu cảm.

Ngôn ngữ mang tính chặt chẽ, khách quan, lôgích nhưng bày tỏ cảm xúc của người viết nhằm tác động đến tình cảm người đọc, lôi kéo người đọc

người viết; Từ ngữ sử đựng da dạng và hàm súc về ngôn ngữ

23o Van bản nghệ thuật

Là loại văn bản như thơ ca, văn xuôi, tiểu thuyết, truvện

Tính hình tượng cao, phản ánh cuộc sống bằng hình tượng, thể hiện cuộcsống qua lăng kính tác giả, Cuộc sống được tác giả tải tạo lại

Tính thẩm mỹ cao, ngôn ngữ được chắt lọc kỹ lưỡng

Giàu sắc thải biểu cảm, tác giả có quyền bày tò quan điểm của mình nhằmtác động đến cảm xúc người đọc

Ngôn ngữ vô cùng phong phú, đa dạng

Như vậỵ5 trong nội đung chương trình chỉ đề cập đến văn bản hành chính

B YĂN BẢN HÀNH CHÍNH

I VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

Trong hoạt động quản lỷ nhà nưởc thể hiện bằng quá trình giao dịch giữacác cơ quan nhà nưởc với nhau, cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, với ỵếu

tố nước ngoài, .văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là một trong những yếu

tố quan trọng để kiến tạo thể chế của nền hành, chính nhà nước

Văn bàn quản lý nhà nước chính là phương tiện để xác định và vận dụngcác chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước Do vậy, việc xây dựngcác văn bân quản lý nhà nước cần được xem là bộ phận hữu Cữ của hoạt độngquản lý nhà nước Cảc văn bản quản lý nhà nước luôn mang tính pháp lỷ chung

Tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý của các loại văn bản nàỵ không giống nhau, có những văn bản chỉ mang tính chất thông tin quản lí thông

thường* trong khỉ đó có những văn bản lại mang tính chất cưỡng chế thực hỉện

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý hànhvăn do các cơ quan quản lí nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục,hình thức nhât định và được nhà nước bảo đảm thi hành băng những biện phápkhác nhau nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lí nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơquan nhà nước với các tổ chức xã hội và công dân

1,1, Chức năng của văn bản quản lý nhà nước

1J.L Chức mãng thông tin

Đây là chức năng tổng quát và cơ bản nhất của mọi loại văn bâu, Các thông

tin được chứa đựng trong các văn bản cổ giả tri vô cùng quan trọng Trong gỉaiđoạn hiện nay các hình thức ghì chéo và truyền đaí thông tin rất phong phú,nhưng việc ghi chép và truyền tin qua văn bản vẫn là chủ yếu Chức năng thôngtin của văn bản được thể hiện qua mấy nội dung sau:

- Ghi lạỉ các ỉoại thông tin quản lý

- Truyền đạt thông tỉn từ ncri này đển nai khác

- Giúp cơ quan, tổ chức thu nhận những thông tin cần thiết

~ Giúp các cơ quan, tổ chức đánh gỉá các thông tin thu nhận được qua hệ

thống truyền đạt thông tin khác