Chương ỉ: TỎNG QUAN VÈ VĂN PHÒNG VÃN PHÒNG KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VU 1.1. Khái niêm văn phòng Khái niệm văn phòng hiện nay ở Việt Nam có thể được hiểu ở mấy khía cạnh sau: Văn phòng là trụ sở, địa điểm làm việc của cả cơ quan, đơn vị. Đây là nơi có đầy đủ các phòng, ban điều hành mọi hoạt động nhằm thực hiện chức năng của cơ quan. Khái niệm này chỉ ra văn phòng ở góc độ tĩnh có nội hàm rộng. Văn phòng là địa điểm, nơi thực hiện những giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị. Với góc độ này này, văn phòng là đầu mối giao tiếp, gắn kết giữa các đơn vị trong một cơ quan và giữa các cơ quan với nhau. Ví dụ văn phòng khoa, văn phòng công ty, văn phòng đảng ủy... Văn phòng là bộ phận làm việc tổng họp và trực tiếp của một cơ quan với chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Chính vì vậy cơ quan có qui mô lớn thành lập văn phòng, cơ quan qui mô nhỏ thành lập phòng hành chính. Ở góc độ này, văn phòng được hiểu là một bộ phận chức năng với nhiệm vụ giúp cho lãnh đạo cơ quan thực hiện công việc quản lý, lãnh đạo đồng thời gắng kết các đơn vị trong cơ quan với nhau. Là dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức. Ớ đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ. Ở góc độ này, văn phòng đồng nhât với công tác văn thư. Ví dụ: công việc văn phòng, làm việc văn phòng... Như vậy, hiện nay ở Việt Nam, văn phòng được hiểu ở hai góc độ sau: Ở trạng thái tĩnh, văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, hoặc là nơi thực hiện công việc giao tiếp của các đơn vị trong cơ quan và giữa cơ quan với bên ngoài. Ở trạng thái động, văn phòng là một bộ phận trong cơ quan bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho công việc lãnh đạo, quản lý, đảm bảo công tác hậu cần. Đồng thời văn phòng làm nhiệm vụ quản lý các yếu tố hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, trang thĩểt bì, con người.,, phục vụ cho hoạt động của cơ quan, Ở góc độ của chuyên ngành, cuốn giáo trình chủ yếu đề cập đến văn phòng ở nghĩa thứ hai Như vậy, Vân phòng ỉà bộ mảy quan trọng cửa cơ quan cỗ nhiệm vụ thu thập, xử ỉỷ và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành cơ quart của ìẵĩth đạo, đồng thời đảm bảo cảc điều kiện vật chẩị trang thiểt bị hậu cần cho hoạt động chung của cơ quan đỏ. Trong xã hội hiện đai hiện nay với sự tham gia mạnh mễ của các phưcmg tiện thông tin đặc biệt là Internet đi mang lại nhiều sự thuận lợi trong hoạt động xẵ hội. Điều này tác động lớn theo hướng tích cực tới QÔng việc vãn phòng. Từ đố trong ỉĩrửrvợe Bày xuất hiện khái niệm “Văn phòng ảo”. Ở đây không có tổ chức văn phòng mà chi có hoạt động văn phòng được thực hiện bởi các đơn VỊ hoặc các nhân viên thuộc các đem vị khác nhau trong cơ quan. Do đổ các nhân viên này phải có nghiệp vụ văn phòng nhất định kết hợp với sự tham, gỉa trợ gỉúp của các Dhương tiện hiện., đại mối .có thể thực hiện., tốt được cống .việc của văn phòng.