A. TỔNG QUAN VÈ VĂN BẢN
II. CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CHỦ YỂU CỦA CÔNG TÁC VÃN THƯ
2.1. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
2J.L Ehẩi niệm văn bần đến vá cm nguyên tẳc giãi quyết văn bân đến
W J T B Ợ e ẹ
Khải niệm
Văn bản đến là tất cả những tài liệu, thư từ, công văn, giấy tờ... do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến.
Các nguyên tác giải quyết, quản lỷ văn bản đến:
- Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ và thống nhất quản lý
- Văn bản được chuyển qua Thủ trưởng cơ quan, Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính trước khi đưa đến các đơn vị, cá nhân giải quyết.
- Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản phải được bản giao, ký nhận rõ ràng.
- Khi giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật theo các qui định của Nhà nước.
2.1.2. Quỉ trình xử lý văn bản đến Bước ỉ : Nhận văn bản đến.
Xem nhanh phong bì văn bản xem có đúng địa chỉ nhận không, nếu không đúng địa chỉ thì trả lại ngay. Kiểm tra xem phong bì còn nguyên vẹn không, nếu bị bóc trước rồi phải lập biên bản, biên bản phải có chữ ký của người chuyển giao văn bản đến
Bước 2 : Phân loại văn bản.
Có nhiều cách phân loại văn bản, thông thường phân làm hai loại:
- Loại không bóc bì: thư riêng, sách báo, bản tin, phong bì có ghi rõ tên người nhận, văn bản mật, văn bản của Đảng, đoàn thể. Loại này được chuyển ngay đến người nhận.
- Loại phải bóc bì: các văn bản còn lại Bước 3 • Bóc phong bì văn bản
- Văn bản có dấu “Hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” cần được bóc bì trước.
- Khi bóc bì không được làm rách văn bản, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện, cần soát lại bì xem đã lấy hết văn bản ra chưa, có bỏ sót
không.
- Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong phong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi (trường hợp văn bản kèm theo phiếu gửi). Nếu có điểm nào không trùng khớp thì phải gửi lại để hỏi cơ quan gửi.
- Đối với những văn bản không đúng thể thức, không có ngày tháng, thiếu trích yếu, không có chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền, bản chụp phôtôcopy dấu đen, vượt cấp, chữ mờ, nhàu nát.. .phải trả lại nơi gửi để thực hiện đúng qui định.
ị :
- Trường hợp nhận được những văn bản quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi gửi văn bản có kèm phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi vãn bản.
- Đối với những đơn từ khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh những điểm nào đó thì cần giữ lại cả phong bì, đính kèm với văn bản để lưu hồ sơ giải quyết sau này.
Bước 4 : Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
- Dấu đến nhằm mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến. Thủ trưởng cơ quan không xem xét những văn bản đến khi chưa có dấu đến.
- Dấu đến được đóng vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tên cơ quan ban hành và tiêu đề văn bản.
Kích thước 3x5 cm.
Dấu đến có mẫu như sau:
- số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến. Ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản. số đến ghi liên tục từ 001 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 mỗi năm. Có thể ghi số đến tùy theo từng
ĐẾN TÊN Cơ QUAN
Sô :...
Ngày ...
Chuyển :...
loại văn bản.
Bước 5 : Vào sổ đăng ký.
Là việc ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu như số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng của văn bản.
Mục đích nhằm để nắm được số lượng văn bản, nội dung và đối tượng giải quyết văn bản đến nhằm cung cấp những thông tin này kịp thời theo yêu cầu.
Khi đăng ký phải đảm bảo những nguyên tắc: không trùng lặp, bỏ sót.
Để đăng ký văn bản đến có thể sử dụng mộttrong ba hình thức sau:
- Hình thức dùng sổ. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ, qui mô hoạt động của cơ quan, có thể lập một hay nhiều sổ theo các loại văn bản khác nhau. Văn bản cần được đăng ký vào sổ ngay trong ngày đến. Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rõ-ràng,--chính-xác,--đầy- đủ, không viết bút chì, không viết tắt những chữ chưa thông dụng... Thông thường có ba loại sổ đăng ký cho:
+ Văn bản thường + Văn bản mật
+ Các đơn từ khiếu nại, tố cáo.
+ Các văn bản không đúng tuyến được gửi trở lại
Hình thức dùng sổ có ư điểm là đơn giản, ít tốn kém, dễ thực hiện. Tuy nhiên có nhược điểm là không thuận lợi cho việc khai thác, tra tìm, theo dõi và quản lý văn bản.
- Hình thức đăng ký bằng thẻ giúp tránh được việc đăng ký nhiều lần và thuận lợi cho việc tra tìm theo phương pháp thủ công.
- Hình thức đăng ký bằng máy tính có nhiều ưu điểm hơn cả: có thể cung cấp nhiều loại thông tin về văn bản. Tuy nhiên, việc sử dụng đòi hỏi phải có trình độ nhất định và trong những trường hợp mất điện, hỏng hóc có thể dẫn đến
đếnSô Ngày
ềến Cơ
quan
*? ©gửi văn bản đến
Sô?
ký hỉêu@
văn bản
Ngày tháng
văn bản
Trích yếu
nôiA o
©
dung văn
Lưu hồ sơẴ so
Nơi nhân
®
Ký nhâno
Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
những xáo trộn nhất định trong hoạt động của cơ quan.
Bước 6: Trình văn bản
Vào sổ xong, văn thư trình Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính (hoặc người được Thủ trưởng ủy nhiệm) xem toàn bộ văn bản đến hay chỉ trình một số loại nhất định để xin ý kiến phân phối giải quyết. Sau khi đã có ý kiến, văn bản được đưa lại cho văn thư chuyển giao cho người hoặc bộ phận trực tiếp
e ị ■ . 0
giải quyết.
Bước 7: Chuyển giao văn bản
Khi chuyển giao văn bản đến phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Văn bản phải được chuyển giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư.
- Văn bản đề ngày nào phải chuyển giao ngay ngày đó.
- Trường hợp nhiều cá nhân hoặc nhiều đơn vị tham gia giải quyết một văn bản thì phải sao và gửi cho từng cá nhân, đơn vị. Bản chính phải lưu hoặc giao cho cá nhân, đơn vị có trách nhiệm chính, chủ chốt.
Bước 8 : Theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Văn bản đên được lưu lại trong hồ sơ công việc của người thừa hành. Khi công việc đã giải quyết xong, người thừa hành phải lập hồ sơ hoặc có thông tin phản hồi về việc giải quyết văn bản cho người có trách nhiệm theo dõi.
2.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
2.2.1. Khái niệm, những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi Khải niệm
©
Văn bản đi là tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ, công văn, giấy tờ gửi ra ngoài cơ quan.
Những nguyên íẳc chuyển giao văn bản đĩ 110
- Tất cả các vẫn bản đi phâi được đăng ký vào sổ quân lỵ văn bản đì của văn thư.
ằ Tẩt cả cỏc văn bản đi phõi được kiểm tra về nội đung và hỡnh thức trước khỉ
gửi đi.
2,2.2, Qui trình phết hành vền bản đi Bước ỉ : Soát lại văn bồn
Kiểm tra các phần và thể thức văn bản đúng với qui định của pháp luật. Nếu phát hiện có sai sót thì báo cáo với người có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung.
Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi
- Ghi sổ của văn bản: được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ 01/01 đến hết 31/12 mỗi năm (tuy nhiên không nên ghi ngày 01/01 nếu không thực sự cần kíp).
Tùy theo lượng văn bản của cơ quan mà có thể đánh số chung hoặc phân ra theo từng loại văn bản.
- Ghi ngày tháng của văn bản: văn bản gửi ngày nào thì ghi ngày ấy.
Ngày tháng được ghi ở trên đầu của mỗi văn bản. Riêng văn bản qui phạm pháp luật và văn bản cá biệt được ghi ngày tháng là thời điểm ký ban hành.
- Đóng dấu: khi văn bản có chữ ký hợp lệ mới được đóng dấu. Không đóng dấu sẵn (khống) vào giấy trắng. Dấu đóng phải rõ ràng, đúng màu mực qui định, mặt dấu chồng lên 1/3 hoặc 1/4 phía đầu chữ ký. Những dự thảo chương trình, kế hoạch gửi cấp trên xin ý kiến hoặc dự thảo báo cáo đưa hội nghị,.v.v. muốn xác nhận tính hợp pháp của văn bản thì đóng dấu vào chỗ cơ quan phát hành văn bản (dấu treo).
“ Vào sổ văn bản đi cần đầy đủ, chính xác, rõ vào từng cột mục trong số những điểm cần thiết về một văn bản như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận,.v.v.. Không viết bằng bút chì, dập xóa, viết tắt những từ chưa thông dụng.
Tùy theo yêu cầu của cơ quan có thể có thêm cột “người ký văn bản”, “đơn vị soạn thảo”, V.V..
Bước 3 : Chuyển văn bản đi
- Văn bản đi phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng Sô và ký
hiêu văn mbản
Ngày
tháng Trích yêu nội dung
Nơi nhân
van bản Đơn vị, người nhận
bản lưu
Ghi chú
1 2 3 4 5 6
hôm sau ngày vào sổ và đăng ký phát hành. Riêng văn bản có mức độ khẩn thì phải làm thủ tục phát hành ngay.
- Những văn bản quan trọng và văn bản mật cần gửi kèm theo phiếu gửi để tiện việc kiểm tra, theo dõi. Trên phiếu gửi cần ghi rõ tên người nhận, trích yếu nội dung, số lượng bản, mục đích gửi văn bản đi, lời ghi chú.
- Bì đựng văn bản không vượt quá kích thước do bưu điện qui định. Giấy làm bì là loại bền, dai, bị ướt không mủn, không nhìn rõ chữ. Ngoài bì ghi rõ, đúng tên cơ quan gửi, cơ quan nhận, số lượng văn bản...Không để văn bản vào bì chật quá, dày quá, không đặt văn bản sát mép bì.
- Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục “nơi nhận”.
Nếu là văn bản qui phạm pháp luật của coq quan trung ương thì phải gửỉ đăng Công báo.
Sau khi phát hành đi, văn bản cần được chuyển qua bộ phận tin học (nếu có) để tải lên mạng. Văn bản vào mạng phải đảm bảo đủ các yếu tố thể thức như nguyên văn của bản phát hành. Riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối văn bản được thay bằng chữ “đã ký”
Bước 4 Sắp xếp bản lưu văn bản đi
Mỗi loại văn bản đi phải lưu ít nhất 2 bản chính: 1 bản lưu hồ sơ để theo dõi ở đơn vị thừa hành, 1 bản lưu ở văn thư để tra tìm khi cần thiết. Những văn bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản của năm nào để riêng năm ấy. Bản lưu phải là bản chính.
Tất cả cán bộ, công chức, nhân viên có trách nhiệm quản lý và gìn giữ văn bản, hồ sơ, tài liệu. Hết giờ làm việc văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được cất giữ vào tủ có khóa. Những đạt nghỉ lễ, tết dài phải liêm phong tủ hồ sơ và phòng làm việc. Không cung cấp cho những cơ quan, tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin về văn bản đang còn trong quá trình xử lý.
2.2.3. Tỗ chức gỉảỉ quyết và quàn ỉỷ văn bản nôi hộ 112
- Văn bản nội bộ gồm các qui định nhân sự, chỉ thì, thông báo, giấy gỉổi thiệu.
- Mỗi loạỉ văn bản nội bộ khỉ phát hành phải vào sổ đăng ký riêng, tương tự như đổi với văn bần đi. Trong đỏ ghi rõ: sổ, ký hiệu, ngày tháng kỵ, người ký,
trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, kỷ nhận,,,
- Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao phải vào sổ chuyển văn bản. Cản bộ trong Cỡ quan, đơn vị khi nhận văn bản nội bộ phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Các bộ phận khi nhận được văn bân nội bộ phâi xử lý, giải quyết, lưu văn bản tượng tự như văn bản đến.
- Văn bản nội bộ cũng được lưu như mọi văn bản khác.
2.2.4* Tồ chức giải qụyểt vấ quản ỉỷ vẵtt bầm mất
Những văn bân đến, văn bản đi* văn bàn nội bộ có thể có mức độ mật theo cui đỉnh, của pháp luật.
& Những nguyên iẳc chung
- Xác định đúng mức độ mật bao gồm “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”. Không lợi dụng mức độ mật để hạn chế phạm vi phổ biến của văn bản,. Người soạn thảo phải đề xuất và người ký văn bân có trách nhỉệm xác định độ mật và nơi nhận đổi VỚI tài liệu mật Nếu cổ đề nghi thay đổi độ mật,giải mật phải báo cáo với lãnh đạo cơ quan.
- Chỉ phổ biến văn bản
trong phạmvi đối tượngcần biết hoăc có
trách nhiệm thi hành.
- Thực hiện các qui định, về báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lý văn bản mật.
- Phải tuyển chọn cán bộ, nhân viên quản lý văn bản mật theo qui định của nhà nước. Đó là những người có phẩm chất tốt, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và năng lực hoàn thành nhiệm vụ, cam kết bảo vệ bí mật nhà nước.
- Nơi in ấn, sao chụp, hội họp để phổ biến các vấn đề bí mật, nơi dịch mã, chuyển nhận các thông tin mật phải bảo đảm an toàn, có nội qui bảo vệ, người không phận sự không được tiếp cận, cán bộ đến công tác phải có chứng minh thư kèm theo giấy giới thiệu và được bố trí làm việc ở phòng riêng.
- Thông tin bí mật của nhà nước chuyển đi bằng phương tiện thông tin liên lạc vô tuyến, hoặc bất cứ phương tiện kỹ thuật khác đều phải mã hóa theo qui định của Nhà nước về công tác cơ yếu. Không trao đổi bằng điện thoại hay bất cứ hình thức nào về thông tin bí mật, thông tin lãnh đạo đang xử lý, các vấn đề nội bộ
chưa công bố, các thông tin về lộ trình, chương trình, kế hoạch đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
- Không được truyền văn bản, tài liệu mật bằng máy fax đặt tại bộ phận văn thư để quản lý theo yêu cầu lãnh đạo của cơ quan và bảo mật. Các đơn vị, cá nhân có nhu cầu lắp đặt và sử dụng mã riêng để phục vụ công tác có liên quan đến công việc của cơ quan phải được thủ trưởng cơ quan cho phép và phải đăng ký sử dụng với cơ quan bưu điện và chịu trách nhiệm về việc sử dụng máy fax đó.
- Trong quan hệ với tổ chức, cá nhân ngước ngoài, cán bộ, công chức, nhân viên của cơ quan không được tiết lộ bí mật Nhà nước dưới mọi hình thức.
Trường hợp thi hành công vụ mà nội dung quan hệ tiếp xúc có liên quan đến bí mật Nhà nước, chỉ được thông tin những nội dung lãnh đạo đã duyệt, phải ghi chép nội dung tiếp xúc. Sau khi tiếp xúc phải báo cáo với lãnh đạo và nộp lưu bản báo cáo nội dung tiếp xúc tại bộ phận bảo mật.
- Trong việc thực hiện chương trình hợp tác quốc tế, khi có yêu cầu phải cung cấp thông tin có liên quan đến bí mật nhà nước cho tổ chức hoặc cá nhân người nước ngoài thì những thông tin cung cấp phải được xem xét, cân nhắc trên nguyên tắc: không làm phương hại đến lợi ích quốc gia và chỉ cung cấp những thông tin đã được duyệt. Đồng thời ràng buộc bên được cung cấp không được tiết lộ cho bên thứ ba.
- Đối với văn bản tuyệt mật, tối mật chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc và quản lý. Chỉ có người được giao quản lý văn bản mật mới trực tiếp làm các nhiệm vụ đăng ký văn bản này. Văn thư nếu không được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật thì phải vào sổ phần ghi ngoài bì rồi chuyển cả bì đến tay người nhận theo đúng chế độ quản lý văn bản mật của cơ quan. Mọi tài liệu mật do các cơ quan khác gửi đền bât kỳ bằng nguồn nào đều phải qua văn thư vào sổ riêng để theo dõi và chuyến đến người có trách nhiệm. Nếu tài liệu khẩn gửi tới mà người có tên trên phong bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, văn thư không được bóc. Tài liệu mật đến không đúng qui định văn thư có nhiệm vụ chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết, mặt khác phải có ý kiến với cơ quan gửi để thực hiện theo đúng qui định. Người thực hiện công việc có liên quan đến tài liệu mật (soạn thảo, đánh máy, ghi sổ, in ấn, sao chụp, phát hành, chuyển