bài giảng NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Chương VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI I HÀNH CHÍNH VÀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH Khái niệm hành chính: - Công việc giấy tờ, công tác văn phòng - Administration: quản trị, hợp tác số người tổ chức để thực mục tiêu mà cá nhân theo đuổi phương cách có hiệu - Hành việc Tổ chức, Quản lý Điều hành hoạt động quốc gia, nhà nước ( hành Quốc gia) quan, tổ chức, doanh nghiệp (hành quan).hoặc đơn vị , tập thể người lao động Như vậy, hành biện pháp tổ chức điều hành tổ chức, nhóm thực công việc văn phòng, chủ yếu soạn thảo, quản lý hồ sơ giấy tờ để đảm bảo yêu cầu thông tin phục vụ quản lý, lãnh đạo Ở đâu có hoạt động người, cần đến Hành Hành khoa học tổ chức kiểm soát hoạt động tập thể cá nhân Hành hướng hoạt động cá nhân đến mục tiêu chung, thống nhằm đạt hiệu cao cho quan, tổ chức, doanh nghiệp Quản trị hành văn phòng Là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt tới mục tiêu ấn định trước Các chức quản trị HCVP: - Hoạch định công việc hành - Tổ chức công việc hành - Lãnh đạo công việc hành - Kiểm soát công việc hành - Thực dịch vụ hành Như vậy, Quản trị HC-VP trước hết phải thực chức quản trị (phòng, ban có), bổ sung thêm chức dịch vụ hành (chỉ có phòng hành chính) Nghiệp vụ hành văn phòng: Đó công việc hành đơn xử lý công văn, soạn thảo VB, giao dịch điện thoại…do nhân viên hành văn phòng thực Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng Mặc dù nghiệp vụ hành văn phòng chủ yếu nhân viên văn phòng thực hiện, công việc hành VP có mặt phòng ban tổ chức, thành viên (từ cấp nhân viên đến cấp quản trị) thực công việc hành mức độ khác Luyện Thi Cấp Tốc Vào Đại Học Bình Dương có chỗ miễn phí TRUNG TÂM LUYỆN THI ĐẠI HỌC CHẤT LƯỢNG CAO THỐNG NHẤT TẠI BÌNH DƯƠNG Cơ sở 1: 13 đường số 16 - Phường 11, Quận Gò Vấp, TP.HCM Cơ sở 2: 21 Trần Văn Ơn Tx Thủ Dầu Một, BD (Cách Đại lộ Bình Dương 100m) Cơ sở 3: 60 Trần Văn Ơn, tx Thủ Dầu Một, Bình Dương (trước trường ĐH Thủ Dầu Một) Đt 06503 834 809 - 0985948090 www.violet.vn/vinhhienbio Trung tâm LTĐH CHẤT LƯỢNG CAO THỐNG NHẤT trung tâm có tỉ lệ đậu đại học cao: Tỉ lệ đậu đại học: 87 % Tỉ lệ đậu đại học cao đẳng: 100 % Quản lý học sinh tốt, quy tụ nhiều giảng viên giỏi, chương trình đào tạo đặc biệt phù hợp với đối tượng học sinh Kết tỉ lệ đậu đại học cao hoàn toàn tương xứng với mô hình đào tạo chất lượng cao trung tâm năm vừa qua Đội ngũ giáo viên tham gia giảng dạy, đề chấm thi tuyển sinh đại học TP HCM, Đại học Thủ Dầu Một, có trình độ Thạc sĩ Tiến sĩ Có chỗ miễn phí cho học sinh xa trường ĐH TDM, GIẢM 50%học phí cho hộ nghèo …………… KHAI GIẢNG: Lớp luyện thi Đại học cấp tốc khai giảng 5,6,7,8 tháng năm 2011 Học phí 500.000/môn tuần học buổi Luyện thi vào lớp 10.khai giảng 20 tháng năm 2011 Bồi dưỡng văn hóa 9-10-11-12 dịp hè 1-8 tháng học phí 300.000/môn tháng Lớp tiếng Anh cho HS 1-8 tháng Lớp soạn giáo án điện tử cho gv sinh viên khai giảng 20/5 Có lớp sáng, chiều, tối cho hs chọn Hãy ghi danh từ hôm : Cơ sở 3: 60 Trần Văn Ơn, tx Thủ Dầu Một, Bình Dương (trước trường ĐH Thủ Dầu Một) Đt 06503 834 809 – 0985948090 Để có đầy đủ đến PHÔT HẢO HẢO, 60 TRẦN VĂN ƠN , TX THỦ DẦU MỘT ĐỂ NHẬN, ĐỐI DIỆN TRƯỜNG ĐH THỦ DẦU MỘT ĐT 098548090 II VĂN PHÒNG Khái niệm: Văn phòng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo Người ta gọi văn phòng Giám đốc Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan Đơn vị, địa điểm mà cán công chức hàng ngày đến để làm việc VD: Văn phòng Bộ, văn phòng UBND Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức , phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi thực dịch vụ hậu cần nhằm đảm bảo điều kiện hoạt động cho quan, tổ chức Chức Văn phòng : a Chức giúp việc điều hành : - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch - Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan b Chức tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý c Chức hậu cần, qủan trị: Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan Nhiệm vụ Văn phòng : - Xây dựng chương trình công tác quan đôn đốc thực chương trình đó; bố trí; xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm quan; - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị, đề xuất kiến nghị biện pháp thực hiện, phục vụ đạo, điều hành thủ trưởng - Tư vấn văn cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành - Thực công tác văn thư – lưu trữ, giải văn thư tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan; tổ chức theo dõi việc giải văn thư, tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp quan tổ chức công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác; - Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ; - Mua sắm trang thiết bị quan, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động công tác quan; - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn quan; tổ chức phục vụ buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực công tác lễ tân , tiếp khách khoa học văn minh - Thường xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ Cán nhân viên văn phòng, bước đại hoá công tác hành - văn phòng; dẫn hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp đơn vị chuyên môn cần thiết III TỔ CHỨC VĂN PHÒNG: Cơ cấu tổ chức Văn phòng: a Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) : - Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính): Chánh VP người điều hành chung, chịu trách nhiệm toàn công tác VP, đạo số công việc quan trọng xây dựng theo dõi thực chương trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnh dự thảo VN quan trọng, công tác yếu… - Giúp việc có Phó văn phòng (hoặc Phó Trưởng phòng HC) Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đề cao trách nhiệm quản lý VP chịu trách nhiệm trước thủ trưởng b Các phận trực thuộc Văn phòng : - Bộ phận hành chính,văn thư : + Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn quan, doanh nghiệp; + Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết + Quản lý, sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư - Bộ phận tổng hợp: gồm số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, sách cấp trên, lĩnh vực chuyên môn có liên quan; + Tư vấn văn cho thủ trưởng công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; + Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ trưởng đề xuất phương án giải - Bộ phận lưu trữ :Thực công tác lưu trữ + Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ; + Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Bộ phận Quản trị : + Cung cấp đầy đủ kịp thời phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan, doanh nghiệp; + Sửa chữa , quản lý, sử dụng phương tiện vật chất có hiệu - Bộ phận tài vụ ( tuỳ quan ) - Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ … Tổ chức bố trí nơi làm việc : Nơi làm việc khoảng không gian định trang bị bố trí phương tiện cần thiết, Cán bộ, công chức thực công vụ, nhiệm vụ a Những yêu cầu chung cần thiết nơi làm việc: - Phù hợp với tính chất quy mô hoạt động quan: trụ sở quan phải thể mặt quan, tương thích với vị trí, nhiên không phô trương mức làm lãng phí tiền quan nhà nước Các quan cần xếp, bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc phương tiện có để phục vụ công việc - Tính thuận lợi phục vụ công việc: môi trường xung quanh thích hợp (không ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (luôn hoàn thiện, cải tiến) phục vụ cho công vụ sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức tạo tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó cán bộ, nhân viên họ nơi làm việc - Tính dễ dàng liên hệ giao dịch - Tính bảo mật b Sắp xếp bố trí nơi làm việc: - Các phận lãnh đạo, văn phòng: cần bố trí nơi dễ giao dịch có tư Các phòng làm việc bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải dây chuyền giải công việc, phòng ban có quan hệ thường xuyên với bố trí gần , phòng ban tiếp khách bố trí gần lối vào … - Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí vị trí biệt lập, cần trang bị phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị - Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất phận - Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái làm việc - Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực yếu tố tác động đến suất lao động thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc… - Có hệ thống bảng dẫn hành toàn quan, phòng làm việc, chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác c Các phương pháp bố trí văn phòng: * Văn phòng “mở”: Hiện quan, Doanh nghiệp có xu hướng xếp hệ thống văn phòng mở Các phòng ban ngăn cách vách ngăn kính, mica , ô vuông cao khoảng 2m… - Ưu điểm: + Tiết kiệm chi phí diện tích; + Dễ giám sát quản lý; + Thuận tiện việc giao tiếp nhân viên công việc; + Dễ tập trung hoạt động văn phòng; + Dễ thay đổi cần thiết H1 Văn phòng "mở" H2 Văn phòng "đóng" Hệ thống văn phòng đóng ngăn cách phòng riêng Ưu điểm đảm bảo tính an toàn, bí mật, riêng tư, phù hợp với công việc đòi hỏi tập trung cao Tuy nhiên có nhược điểm chiếm diện tích, tăng chi phí việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng, khó kiểm tra làm trì trệ luồng công việc d Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả làm việc : - Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót nâng cao hiệu Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng nên tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên - Màu sắc có tác dụng tâm lý đến người làm việc văn phòng khách đến Màu sắc phản chiếu ánh sáng đa dạng Sau số khái niệm phản chiếu ánh sáng : + Màu trắng : 85%; màu trắng ngà: 77%; Màu kem: 66%; Màu xám bạc: 50%; màu xanh da trời: 50%; Màu xanh 40%; Nói chung văn phòng dùng màu trắng trần nhà, màu mát tường trước mặt nhân viên làm dịu mắt Các phòng tiếp tân nên dùng màu vui vẻ, trung hoà tránh đơn điệu; phòng tầng hầm kho nên dùng màu sáng phản chiếu ánh sáng cao - Tiếng ồn nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu văn phòng cần sử dụng vách ngăn cách âm số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều vật dụng kim loại, gỗ cứng Bảo đảm an toàn dùng thiết bị điện , thực phòng cháy chữa cháy theo quy định Hiện đại hóa công tác văn phòng: Là đòi hỏi cấp thiết nhà quản trị , thực theo hướng: văn phòng điện tử, văn phòng tự động hóa… a Mục tiêu đại hoá văn phòng: + Tạo tiền đề để phát triển cho quan tổ chức + Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động quan tổ chức + Nâng cao suất lao động quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi công việc hành mang tính vụ,tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo Cán 10 - Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh khối lượng phông lưu trữ - Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu - Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu - Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật tác chế đặc điểm hình thức tài liệu Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ: a.Khái niệm: Là công tác sưu tầm, thu thập thêm, làm phong phú hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ quan , kho lưu trữ nhà nước, TW, địa phương theo nguyên tắc phương pháp thống b Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ: Phông lưu trữ quốc gia:Các tài liệu hình thành hoạt động quan nhà nước; cq thuộc quyền cũ để lại chưa thu thập hết; tài liệu bảo quản thư viện, bảo tàng… Phông lưu trữ quan Kho lưu trữ tỉnh thành cấp quận, huyện 4.Thống kê kiểm tra lưu trữ a Khái niệm thống kê lưu trữ : Thống kê lưu trữ áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ * Nội dung thống kê lưu trữ: - Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ ( tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu chuyên môn, tài liệu văn học nghệ thuật) - Thống kê hệ thống công cụ tra cứu khoa học quan trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ quan quản lý lưu trữ.Các công cụ tra cứu tài liệu cần thống kê là: thẻ tra tìm tài liệu, mục lục hồ sơ, sổ sách thống kê, công cụ tra cứu máy vi tính băng, đĩa từ - Thống kê phương tiện bảo quản - Thống kê cán lưu trữ quan quản lý ngành lưu trữ - Thống kê tình hình sử dụng tài liệu: đơn vị thống kê lượt người 67 b Kiểm tra tài liệu lưu trữ: Công tác kiểm tra tiến hành nhằm mục đích: - Nắm bắt thực tế tài liệu phông lưu trữ, đối chiếu với số liệu ghi sổ sách thống kê; phát tài liệu bị hư hỏng mặt vật lý: bị mờ không đọc được, bị ẩm mốc… - Phát sai sót công tác quản lý, đánh giá, thống kê…để có biện pháp khắc phục kịp thời * Chế độ kiểm tra: - Kiểm tra định kỳ theo thời kỳ 3năm hay năm tiến hành lần - Kiểm tra đột xuất trường hợp: Tài liệu bị thiên tai, địch họa tàn phá;Tình nghi việc tài liệu bị đánh cắp, kho, tủ bị đục khoét hay bị bẻ khóa;Phát tài liệ u bị hư hỏng điều kiện bảo quản không tốt; Sau lần di chuyển tài liệu người phụ trách tài liệu thay đổi Hoặc nguyên nhân mà tài liệu bị mát, xáo trộn nhiều Chỉnh lí tài liệu lưu trữ: a Khái niệm: Chỉnh lí tài liệu lưu trữ kết hợp chặt chẽ hợp lí khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ phân loại , bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ để tổ chức khoa học phông lưu trữ nhằm bảo quản sử dụng chúng toàn diện hiệu b Nội dung công tác chỉnh lí tài liệu lưu trữ: Kiểm tra hồ sơ lập hoàn thiện hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ Chọn xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ theo phương án, phương pháp phân loại Đồng thời dự kiến nhân lực thời gian thực Bảo quản tài liệu lưu trữ: a Khái niệm: Là toàn công việc thực nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền an toàn phòng lưu trữ b Nội dung công tác bảo quản tài liệu : - Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi tho - Bảo đảm giữ gìn toàn vẹn trạng thái lý hoá tài liệu - Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học, thực nghiêm túc quy chế xuất nhập tài liệu 68 - Kiểm tra tài liệu thường xuyên để phát hư hỏng c Yêu cầu CSVC phục vụ công tác lưu trữ: - địa điểm,thiết kế, kiến trúc nhà kho thông thoáng - Có bìa cặp, tủ, giá để tài liệu dụng cụ chống cháy, thiết bị chống ẩm mốc, côn trùng, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ … Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: a Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng, kho lưu trữ toàn công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan nhà nước xã hội thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hóa, quân sự, ngoại giao quyền lợi khác đáng công dân b Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: - Tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc - Triển lãm tài liệu lưu trữ - Cấp phát chứng nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ - Viết đăng báo, phát thanh, truyền hình - Công bố tài liệu lưu trữ 69 Mẫu 2.3 - Công văn hành Số: TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) / (3) - (4) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ (5) ., ngày NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc tháng năm 20 V/v … …(6)……… Kính gửi: - ……………………… .…………; - ……………………… .…………; - ………………………… ……… (7) Nơi nhận: - Như trên; - ; - Lưu: VT, (9) A.XX(10) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(8) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX E-Mail: Website: …………………… (11) Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (4) Chữ viết tắt tên đơn vị phận soạn thảo chủ trì soạn thảo công văn (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung công văn (7) Nội dung công văn (8) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: Uỷ ban nhân dân, Ban thường vụ, Hội đồng…; người ký công văn cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký công văn; trường hợp khác thực theo hướng dẫn khoản Mục II Thông tư (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) (11) Địa quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa E-Mail; Website (nếu cần) 70 Mẫu 2.1 - Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: (*) /QĐ- (3) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (4) ., ngày QUYẾT ĐỊNH Về việc (5) tháng năm 20 THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6) Căn (7) ; ; Xét đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều (8) Điều Điều / Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9) - .; - ; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT, (10) A.XX(11) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định (*) Đối với định (cá biệt), không ghi năm ban hành số ký hiệu văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung định (6) Nếu thẩm quyền ban hành định thuộc người đứng đầu quan, tổ chức ghi chức vụ người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ , Cục trưởng Cục , Giám đốc , Viện trưởng Viện , Chủ tịch ); thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tổ chức ghi tên tập thể tên quan, tổ chức (ví dụ: Ban thường vụ , Hội đồng…, Uỷ ban nhân dân ) (7) Nêu trực tiếp để ban hành định (8) Nội dung văn (9) Quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM Uỷ ban nhân dân, TM Ban thường vụ, TM Hội đồng…); trường hợp cấp phó giao ký thay người đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký văn bản; trường hợp khác thực theo hướng dẫn khoản Mục II Thông tư (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (11) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) 71 Mẫu 2.2 - Quyết định (cá biệt) (ban hành, phê duyệt văn khác)(*) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: /QĐ- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc … , ngày tháng năm 20 QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) (1) …… …… THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn …… .; ; Xét đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định (Phê duyệt) (1) .……………… Điều Điều ./ Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, A.XX QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt văn khác quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (1) Tên văn ban hành kèm theo định phê duyệt 72 Mẫu quy chế, quy định (ban hành kèm theo định)(*) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ (QUY ĐỊNH) (1) (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm 20 ) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Điều Điều Chương Điều Điều Chương Điều Điều QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng quy chế, quy định ban hành kèm theo định (cá biệt), bố cục bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm (1) Trích yếu nội dung quy chế (quy định) 73 Mẫu văn khác (được ban hành phê duyệt kèm theo định)(*) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN (1) (2) (Ban hành (phê duyệt) kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm 20 … ) (3) / QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(4) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng văn ban hành phê duyệt kèm theo định chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (1) Ghi tên loại văn ban hành chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (2) Trích yếu nội dung văn (3) Nội dung văn (4) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký định 74 Mẫu 2.4 - Các hình thức văn hành khác(*) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: /…(3) - (4) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (5) ., ngày tháng năm 200 TÊN LOẠI VĂN BẢN (6) (7) (8) / Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (10) A.XX(11) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(9) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng chung đa số hình thức văn hành có ghi tên loại cụ thể thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, tờ trình v.v… (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn (3) Chữ viết tắt tên loại văn (4) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn (5) Địa danh (6) Tên loại văn bản: thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, tờ trình v.v… (7) Trích yếu nội dung văn (8) Nội dung văn (9) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM Uỷ ban nhân dân, TM Ban thường vụ, TM Hội đồng…); người ký văn cấp phó người đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký văn bản; trường hợp khác thực theo hướng dẫn khoản Mục II Thông tư (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) 75 (11) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH (Huyện,xã) Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /BB-UBND Địa danh, ngày tháng năm 200… BIÊN BẢN Phiên họp, họp, làm việc… …………… Lúc…….giờ, ngày……….tháng………năm…………………………… Địa điểm: ……………………………………………………………… Thành phần dự họp gồm có: ……………………………………………………….……………………………… + Có mặt ………………………………………………………… …………… + Vắng mặt: …………………………………………………………………… Chủ tọa :………………………………………………………………………….…… Thư ký:……………………………………………………………………………… Nội dung:…………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………….…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… …………………………….………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Những tài liệu sử dụng : ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Ý kiến phát biểu người:…………………………………………………… 1…………………………………………………………………………………………… ………………………………….…………………….………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………….………………….………………………… Kết luận chủ toạ:………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………………… ………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………….………………………… Biểu (nếu có)…………………………………………………………………… Kết thúc vào:…………………….…giờ……ngày…………tháng …… năm…… Tài liệu kèm theo ( có)…………………………………………… THƯ KÝ CHỦ TỌA 76 77 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ) Stt 10 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Tên loại văn Văn quy phạm pháp luật Luật Pháp lệnh Lệnh Nghị Nghị liên tịch Nghị định Quyết định Chỉ thị Thông tư Thông tư liên tịch Văn hành Quyết định (cá biệt) Chỉ thị (cá biệt) Thông cáo Thông báo Chương trình Kế hoạch Phương án Đề án Báo cáo Biên Tờ trình Hợp đồng Công điện Giấy chứng nhận Giấy uỷ nhiệm Giấy mời Giấy giới thiệu Giấy nghỉ phép Giấy đường Giấy biên nhận hồ sơ Phiếu gửi Phiếu chuyển Bản văn Bản y Bản trích Bản lục 78 Chữ viết tắt Lt PL L NQ NQLT NĐ QĐ CT TT TTLT QĐ CT TC TB CTr KH PA ĐA BC BB TTr HĐ CĐ CN UN GM GT NP ĐĐ BN PG PC SY TS SL 79 Luyện Thi Cấp Tốc Vào Đại Học Bình Dương có chỗ miễn phí TRUNG TÂM LUYỆN THI ĐẠI HỌC CHẤT LƯỢNG CAO THỐNG NHẤT TẠI BÌNH DƯƠNG Cơ sở 1: 13 đường số 16 - Phường 11, Quận Gò Vấp, TP.HCM Cơ sở 2: 21 Trần Văn Ơn Tx Thủ Dầu Một, BD (Cách Đại lộ Bình Dương 100m) Cơ sở 3: 60 Trần Văn Ơn, tx Thủ Dầu Một, Bình Dương (trước trường ĐH Thủ Dầu Một) Đt 06503 834 809 - 0985948090 www.violet.vn/vinhhienbio Trung tâm LTĐH CHẤT LƯỢNG CAO THỐNG NHẤT trung tâm có tỉ lệ đậu đại học cao: Tỉ lệ đậu đại học: 87 % Tỉ lệ đậu đại học cao đẳng: 100 % Quản lý học sinh tốt, quy tụ nhiều giảng viên giỏi, chương trình đào tạo đặc biệt phù hợp với đối tượng học sinh Kết tỉ lệ đậu đại học cao hoàn toàn tương xứng với mô hình đào tạo chất lượng cao trung tâm năm vừa qua Đội ngũ giáo viên tham gia giảng dạy, đề chấm thi tuyển sinh đại học TP HCM, Đại học Thủ Dầu Một, có trình độ Thạc sĩ Tiến sĩ Có chỗ miễn phí cho học sinh xa trường ĐH TDM, GIẢM 50%học phí cho hộ nghèo …………… KHAI GIẢNG: Lớp luyện thi Đại học cấp tốc khai giảng 5,6,7,8 tháng năm 2011 Học phí 500.000/môn tuần học buổi Luyện thi vào lớp 10.khai giảng 20 tháng năm 2011 Bồi dưỡng văn hóa 9-10-11-12 dịp hè 1-8 tháng học phí 300.000/môn tháng Lớp tiếng Anh cho HS 1-8 tháng Lớp soạn giáo án điện tử cho gv sinh viên khai giảng 20/5 Có lớp sáng, chiều, 80 tối cho hs chọn Hãy ghi danh từ hôm : Cơ sở 3: 60 Trần Văn Ơn, tx Thủ Dầu Một, Bình Dương (trước trường ĐH Thủ Dầu Một) Đt 06503 834 809 – 0985948090 84,1,82,3,80,5,78,7,76,9,74,11,72,13,70,15,68,17,66,19,64,21,62,23 ,60,25,58,27,56,29,54,31,52,33,50,35,48,37,46,39,44,41 42,43,40,45,38,47,36,49,34,51,32,53,30,55,28,57,26,59,24,61,22,63 ,20,65,18,67,16,69,14,71,12,73,10,75,8,77,6,79,4,81,2,83 81 [...]... gồm: - Có sắc thái văn phong hành chính- công vụ - Trung tính Văn phong hành chính- công vụ được sử dụng giao tiếp bằng văn bản tại các cơ quan nhà nước trong công tác điều hành, quản lý, thư tín công vụ, diễn văn b Đặc điểm của văn phong hành chính- công vụ: - Tính chính xác rõ ràng: văn bản viết sao để cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt -... III VĂN PHONG VÀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN : 1 Văn phong hành chính – công vụ: a Khái niệm:: Văn phong hành chính- công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiên ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính Các phương tiện ngôn ngữ chủ yếu đó bao gồm: - Có sắc thái văn. .. cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Số, ký hiệu của văn bản Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Trích yếu nội dung công văn hành chính Nội dung văn bản Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền Dấu của cơ quan, tổ chức Nơi nhận Dấu chỉ mức độ mật Dấu chỉ mức độ khẩn Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Chỉ dẫn về dự thảo văn bản Ký hiệu người... Chương 3 NGHIỆP VỤ THƯ KÝ I THƯ KÝ VĂN PHÒNG: 1 Khái niệm: - Theo IPS (International Professional Scretaries): ← Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị,nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần có sự kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và có thể đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình - Thư ký văn phòng là... pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: - Quốc hiệu; - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số, ký hiệu của văn bản; - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; - Dấu của cơ quan, tổ chức; - Nơi nhận; - Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại... biệt Bài 6 KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH I NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN: 1 Khái niệm về văn bản, văn bản quản lý nhà nước: - Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định Văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ - Văn bản là các tài liệu, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, ... giao - Văn bản kỹ thuật : trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản đồ, khí tượng, thủy văn 28 II NHỮNG YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN: 1 Khái niệm : Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định Thể thức văn bản... nhân viên chức trong VP, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất + Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng b Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng: - Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng - Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng LAN, internet,wireless… - Trang bị các thiết... trái đầu văn bản, trình bày đậm nét rõ ràng, phía dưới có gạch Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) Ví dụ: - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ NỘI VỤ TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường... việc thành lập Ban chỉ đạo tháng Thanh niên tỉnh Bình Dương Ví dụ: đối với VB không có tên loại VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ _ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: 6416/VPCP-KTTH V/v quản lý thị trường xăng dầu Hà Nội, ngày 26 tháng 9 năm 2008 Kính gửi: - Bộ Công Thương; - Bộ Tài chính f Nội dung văn bản - Nội dung văn bản Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, ... dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp đơn vị chun mơn cần thiết III TỔ CHỨC VĂN PHỊNG: Cơ cấu tổ chức Văn phòng: a Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) : - Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) :...3 Nghiệp vụ hành văn phòng: Đó cơng việc hành đơn xử lý cơng văn, soạn thảo VB, giao dịch điện thoại…do nhân viên hành văn phòng thực Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng. .. thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành bao gồm thành