Bài giảng nghiệp vụ hành chính và Văn phòng của người thư ký

Bài giảng nghiệp vụ hành chính và Văn phòng của người thư ký

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ I. NGHIỆP VỤ SO N TH O VĂN Ạ Ả BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ 1. Soạn thảo văn bản hành chính 1.1. Ngơn ngữ văn bản hành chính. • * Ngôn ngữ văn bản. • - Chính xác. • - Ngôn từ phải nhất quán. • - Câu từ dễ hiểu. • - Phải ngắn gọn. • * Xưng hô trong văn bản • - Xưng danh tên cơ quan. • - Đối với xưng hô cá nhân trong văn bản thì dung từ tôi, ông và bà. 1.2. Các thành phần trên văn bản hành chính • a. Quốc hiệu. • b. Tên cơ quan ban hành • c. Số ký hiệu văn bản. • d. Đòa danh và ngày tháng ban hành văn bản. • đ. Tên loại và trích yếu nội dung • e. Nội dung của văn bản. • g. Thẩm quyền • h. Chữ ký và họ tên người ký. • I. Nơi nhận. 1.3. Soạn thảo một số văn bản hành chính - Soạn thảo quyết định - Soạn thảo công văn - Soạn thảo thông báo - Soạn thảo thư mời 2. Soạn thảo thư từ 2.1. Soạn thảo thư cảm ơn Lý do viết thư cảm ơn - Thể hiện sự biết ơn và sự kính trọng đối với đối tác người giúp đỡ. - Thể hiện sự chu đáo của cơ quan đối với người giúp đỡ, đối tác, khách hàng, cấp trên - Xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và đối tác. - Thư cảm ơn nên viết ngay sau khi nhận được sự giúp đỡ. Văn phong - Khơng sai sót nhũng thơng tin về người được cảm ơn, chức vụ hoặc tên cơ quan, cơng ty cảm ơn. - Trang trọng ngơn ngữ chân thành, trong sáng. Khơng khn mẫu, đừng q văn hoa. - Thư cảm ơn viết ngắn gọn, súc tích giúp người đọc không mất thời gian. - Th c m n vi tư ả ơ ế rõ ràng dể hiểu, - Khi biểu lộ tình cảm nên sử dụng các câu từ như:“Cảm ơn ông”, “tôi rất cám ơn”, “tôi rất vui”, “ tôi rất thích” “tôi thực sự thích”, tôi rất hài lòng”, “tôi rất cần sự giúp đỡ”… - Không nên thể hiện những từ ngữ khách sáo, quá mức như:“chúng tôi vô cùng súc động”, “chúng tôi vô cùng sung sướng”, “ chúng tôi vô cùng hân hạnh”… - Trước khi gửi cần kiểm tra để chỉnh sửa những sai sót nhỏ - Xưng hô trong thư cần xưng hô một cách lịch sự những từ như: quý ông, quý bà, quý công ty, quý cơ quan, ngài hay xử dụng những từ gọi theo chức danh, chức vụ ví dụ như ông giám đốc, ông trưởng phòng, ông chủ tịch, bác sĩ… Nếu như cảm ơn mang tính cá nhân sử dụng tên của người được cảm ơn. 2.2. Thư chúc mừng • Thư chúc mừng là thư bày tỏ niềm phấn khởi để mừng cho cơ quan hoặc cá nhân khi nhận được tin vui của cơ quan họặc cá nhân đó. Thư chúc mừng cũng có thể bao hàm ý khen ngợi và ý cảm ơn. Những dịp để viết thư chức mừng có nhiều: nhân lễ kỷ niệm, đón nhận phần thưởng, thăng tiến, v.v Lời chúc bao giờ cũng là điều gây ấn tượng sâu sắc đối với người gửi. [...]... của họ sẽ hoàn toàn khác với một nhà tuyển dụng đang tìm kiếm vò trí kỹ sư hóa chất Nội dung của thư cũng phải luôn thay đổi tùy thuộc vào tính chất của công việc • II NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ 1 Sắp xếp văn bản trong phòng giám đốc Người lãnh đạo là người quản lý chung tất cả các hoạt động trong cơ quan từ nhân sự, tài chính, tổ chức bộ máy và hoạt động hành chính, vì vậy trong văn. .. Đăng ký văn bản đến.(mật, thư ng, hỏa tốc) + Chuyển giao văn bản đến + Lưu văn bản đến Tài liệu iện tử + Kiểm tra + Đăng ký + Lưu trữ 2.2 Quản lý văn bản đi + Kiểm tra văn bản + Đóng dấu (pháp nhân), dấu mức độ (nếu có) + Đăng ký vao sổ văn bản + Làm thủ tục chuyển giao + Lưu văn bản Tài liệu điện tử + Kiểm tra thông tin trong file + Kiểm tra đòa chỉ email để gửi thông tin + Chuyển thông tin thư ng... (tập hợp văn bản, photo tài liệu) • - Chuẩn bò bài phát biểu của lãnh đạo, các ý kiến tham gia đóng góp • - Chuẩn bò các số liệu liên quan đến nội dung cuộc họp • - Tập hợp các mẫu văn bản, các dự thảo để hoàn thiện 1.4 Sắp xếp phòng họp Sắp xếp phòng họp phù hợp với tính chất của cuộc họp, nếu ít người tổ chức ở phòng nhỏ nhiều người ở phòng lớn, những cuộc họp quan trọng phải tổ chức ở phòng kín... quan trọng phải tổ chức ở phòng kín Không nên bố trí phòng họp ở những nơi quá nóng nực hay quá lạnh hoặc quá ồn ào, chật chội hoặc thiếu ánh sáng 2 Diễn biến cuộc họp Thư ng thì chánh văn phòng (thư ký) là người mở đầu, nói lý do cuộc họp, báo cáo về số vắng mặt và mời chủ tọa lên chủ trì cuộc họp - Điều hành cuộc họp thư ng là thủ trưởng cơ quan - Thư ký ghi biên bản cuộc họp, xác đònh hình thức ghi... Hồ sơ, văn bản pháp luật màu trắng Tài liệu chun mơn đựng trong bìa màu xanh Nhóm tài liệu tham khảo màu tím… Hoặc sắp xếp vào kệ tủ sau đó dùng ký hiệu Ví dụ: Ngăn đựng văn bản pháp luật Ngăn đựng văn bản đang giải quyết Ngăn đựng tài liệu tham khảo Ngăn đựng tài liệu về khách hàng đối tác đối thủ cạnh tranh 2 Quản lý văn bản tại văn phòng 2.1 Quản lý văn bản đến + Kiểm tra hồ sơ văn bản.(mật, thư ng,... trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và đònh hướng cuộc họp - Khi xây dựng chương trình cho một cuộc họp người thư ký dùng bảng Một chương trình của cuộc họp thư ng có các thông tin sau: - Nội dung cuộc họp - Đòa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc - Thời gian giải lao (nếu có) - Tên người chủ tọa, tên người điều khiển - Tên các chủ đề sẽ trình bày, tên người trình bày - Thời gian dự kiến cho các... trong văn phòng của lãnh đạo có rất nhiều tài liệu có nội dung khác nhau và tính chất, mức độ cũng khác nhau như hồ sơ ngun tắc, hồ sơ trình ký, hồ sơ theo dõi, hồ sơ đang giải quyết… Người thư ký phải có cách sắp xếp gọn gàng và khoa học tài liệu để khi lãnh đạo cần có thể tìm nhanh chóng Phân loại tài liệu phải dựa theo mục đích sử dụng, khi giải quyết công việc tài liệu phân loại …, ở văn phòng tài... Phương pháp lập hồ sơ - Sắp xếp văn bản - Viết tiêu đề hồ sơ (bài tập) - Ghi ký hiệu hồ sơ (thơng thư ng, mật) III THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP 1 Thư ký với việc chuẩn bò cuộc họp 1.1 Lập chương trình cuộc họp - Chương trình cuộc họp là bản mô tả những nội dung sẽ diễn ra trong cuộc họp - Từng nội dung diễn ra trong cuộc họp phải xác đònh được thời gian và từng người đảm nhận một cách cụ thể... thúc: nhận được thư này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị q… cho ý kiến Chúng tơi sẵn sàng trả lời thêm 2.5 Soạn thảo đơn xin việc • Một lá đơn xin việc sẽ trình bày tóm tắt về bản thân và lý lòch của người viết cho nhà tuyển dụng • Trong đơn xin việc người viết cần trình bày rõ lý do vì sao bạn viết thư này, lý do nào mà người viết cho rằng mình là người phù hợp nhất với công việc cần tuyển, và quan trọng... dụng những thông tin chính yếu về những khả năng và kinh nghiệm mà người viết có Hãy trình bày cẩn thận đơn xin việc vì cũng giống như một bản lý lòch, đơn xin việc sẽ cho người đọc thấy bạn là người như thế nào và chuyên nghiệp ra sao! • Đối với từng vò trí công việc mà bạn quan tâm thì nên có một lá đơn xin việc riêng, bởi vì đơn xin việc được soạn thảo dựa trên nhu cầu của người đọc Ví dụ như một . NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ I. NGHIỆP VỤ SO N TH O VĂN Ạ Ả BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ 1. Soạn thảo văn bản hành chính 1.1. Ngơn ngữ văn bản hành chính. • * Ngôn. CỦA NGƯỜI THƯ KÝ 1. Sắp xếp văn bản trong phòng giám đốc Người lãnh đạo là người quản lý chung tất cả các hoạt động trong cơ quan từ nhân sự, tài chính, tổ chức bộ máy và hoạt động hành chính, . tôi, ông và bà. 1.2. Các thành phần trên văn bản hành chính • a. Quốc hiệu. • b. Tên cơ quan ban hành • c. Số ký hiệu văn bản. • d. Đòa danh và ngày tháng ban hành văn bản. • đ. Tên loại và trích