Bài giảng nghiệp vụ hành chính và Văn phòng của người thư ký

Bài giảng nghiệp vụ hành chính và Văn phòng của người thư ký

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ

I NGHIỆP VỤ SO N TH O VĂN ẠN THẢO VĂN ẢO VĂN

BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ

1 Soạn thảo văn bản hành chính

1.1 Ngơn ngữ văn bản hành chính.

• * Ngôn ngữ văn bản.

• - Chính xác.

• - Ngôn từ phải nhất quán.

• - Câu từ dễ hiểu.

• - Phải ngắn gọn.

• * Xưng hô trong văn bản

• - Xưng danh tên cơ quan

• - Đối với xưng hô cá nhân trong văn bản thì dung từ tôi, ông và bà.

1.2 Các thành phần trên văn bản hành chính

• a Quốc hiệu

• b Tên cơ quan ban hành

• c Số ký hiệu văn bản.

• d Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản.

• đ Tên loại và trích yếu nội dung

• e Nội dung của văn bản.

• g Thẩm quyền

• h Chữ ký và họ tên người ký.

• I Nơi nhận.

1.3 Soạn thảo một số văn bản hành chính

- Soạn thảo quyết định

- Soạn thảo công văn

- Soạn thảo thông báo

- Soạn thảo thư mời

2 Soạn thảo thư từ

2.1 Soạn thảo thư cảm ơn

Lý do viết thư cảm ơn

- Thể hiện sự biết ơn và sự kính trọng đối với đối tác người giúp đỡ

- Thể hiện sự chu đáo của cơ quan đối với người giúp đỡ, đối tác, khách hàng, cấp trên

- Xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và đối tác

- Thư cảm ơn nên viết ngay sau khi nhận được

sự giúp đỡ

- Thư cảm ơn viết ngắn gọn, súc tích giúp

người đọc không mất thời gian

- Th c m n vi tư cảm ơn viết ảm ơn viết ơn viết ết rõ ràng dể hiểu,

- Khi biểu lộ tình cảm nên sử dụng các câu từ

như:“Cảm ơn ông”, “tôi rất cám ơn”, “tôi rất

vui”, “ tôi rất thích” “tôi thực sự thích”, tôi rất hài lòng”, “tôi rất cần sự giúp đỡ”…

- Không nên thể hiện những từ ngữ khách sáo,

quá mức như:“chúng tôi vô cùng súc động”,

“chúng tôi vô cùng sung sướng”, “ chúng tôi

vô cùng hân hạnh”…

- Trước khi gửi cần kiểm tra để chỉnh sửa những sai sót nhỏ

- Xưng hô trong thư cần xưng hô một cách lịch

sự những từ như: quý ông, quý bà, quý công ty,

quý cơ quan, ngài hay xử dụng những từ gọi

theo chức danh, chức vụ ví dụ như ông giám

đốc, ông trưởng phòng, ông chủ tịch, bác sĩ…

Nếu như cảm ơn mang tính cá nhân sử dụng

tên của người được cảm ơn

2.2 Thư chúc mừng

• Thư chúc mừng là thư bày tỏ niềm phấn khởi để mừng cho cơ quan hoặc cá nhân khi nhận được tin vui của cơ quan họặc cá nhân đó.

Thư chúc mừng cũng cĩ thể bao hàm ý khen ngợi

và ý cảm ơn Những dịp để viết thư chức mừng cĩ nhiều: nhân lễ kỷ niệm, đĩn nhận phần thưởng, thăng tiến, v.v Lời chúc bao giờ cũng là điều gây ấn tượng sâu sắc đối với người gửi

• + Thư chức mừng cần ngắn gọn, tình cảm.

2.3 Soạn thảo thư đề nghị

Một vấn đề, một công việc muốn cấp trên, đối tác giải quyết, hay giải thích chúng ta cần viết thư đề nghị

Một bức thư đề nghị cần thể hiện đưa ra những đề nghị cụ thể Không nên diễn giải dài dòng mà nên đi thẳng ngay vào vấn đề và trình bày những vấn đề chi tiết mà bạn muốn được giải đáp

Nội dung đề nghị phải có tính thuyết phục,

thuyết phục về việc phải làm gì hay phải làm như thế nào

Một bức thư đề nghị khi cần thiết cũng có thể có giọng dứt khoát, cương quyết, nhất là khi liên quan đến công nợ hoặc nghĩa vụ

Vấn đề là những đề nghị, đề xuất phải mang tính thuyết phục

Một bức thư đề nghị được viết tốt nhất là tự nó toát lên lời đề nghị Lời đề nghị phải lịch sự

2.4 Thư phúc đáp (trả lời)

- Mở đầu: trả lời văn bản số … ngày … / … / … của

……… về vấn đề…

- Nội dung:

+ Nêu những nội dung trả lời các vấn đề mà các cơ

quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân, yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả lời những thắc mắc.

+ Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì nêu

lý do hợp lý (có thể là không đủ các dữ kiện để giải đáp thắc mắc các yêu cầu đặt ra).

- Kết thúc: nhận được thư này, còn điểm nào chưa rõ đề

nghị quý… cho ý kiến Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm

2.5 Soạn thảo đơn xin việc

• Một lá đơn xin việc sẽ trình bày tóm tắt về

bản thân và lý lịch của người viết cho nhà

tuyển dụng

• Trong đơn xin việc người viết cần trình bày rõ lý do vì sao bạn viết thư này, lý do nào mà

người viết cho rằng mình là người phù hợp

nhất với công việc cần tuyển, và quan trọng hơn là tạo cơ hội để có một cuộc phỏng vấn với nhà tuyển dụng

• Một lá đơn xin việc rất quan trọng vì nó cung cấp cho nhà tuyển dụng những thông tin chính yếu về những khả năng và kinh nghiệm mà người viết có Hãy trình bày cẩn thận đơn xin việc vì cũng giống như một bản lý lịch, đơn xin việc sẽ cho người đọc thấy bạn là người như thế nào và chuyên nghiệp ra sao!

• Đối với từng vị trí công việc mà bạn quan tâm thì nên có một lá đơn xin việc riêng, bởi vì đơn xin

việc được soạn thảo dựa trên nhu cầu của người

đọc Ví dụ như một nhà tuyển dụng đang tìm kiếm một kỹ sư điện tử thì nhu cầu của họ sẽ hoàn toàn khác với một nhà tuyển dụng đang tìm kiếm vị trí kỹ sư hóa chất Nội dung của thư cũng phải luôn thay đổi tùy thuộc vào tính chất của công việc.

• II NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN

CỦA NGƯỜI THƯ KÝ

1 Sắp xếp văn bản trong phòng giám đốc

Người lãnh đạo là người quản lý chung tất

cả các hoạt động trong cơ quan từ nhân sự, tài chính, tổ chức bộ máy và hoạt động hành chính, vì vậy trong văn phòng của lãnh đạo có rất nhiều tài liệu có nội dung khác nhau và tính chất, mức độ cũng khác nhau như hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình ký, hồ sơ theo dõi, hồ

sơ đang giải quyết… Người thư ký phải có cách sắp xếp gọn gàng và khoa học tài liệu để khi lãnh đạo cần có thể tìm nhanh chóng

Phân loại tài liệu phải dựa theo mục đích sử dụng, khi giải quyết công việc tài liệu

phân loại …, ở văn phòng tài liệu phân loại

…., trong lưu trữ tài liệu phân loại …

Khi sắp xếp hồ sơ tài liệu trong văn phòng lãnh đạo cần thực hiện theo các bước

Bước 1: Nhóm các văn bản, hồ sơ có đặc

trưng giống nhau thành từng nhóm: VD:

Nhóm văn bản pháp luật

Nhóm hồ sơ tài liệu về tổ chức

Nhóm hồ sơ, tài liệu đang giải quyết

Nhóm tài liệu tham khảo như tạp chí, báo

chuyên ngành, thông tin về đối tác, đối thủ…

Bước 2:

Hoặc sử dụng sử dụng bìa cứng (màu) phân loại.VD:

Hồ sơ, văn bản đang giải quyết đựng trong bìa màu đỏ.

Hồ sơ, văn bản pháp luật màu trắng.

Tài liệu chuyên môn đựng trong bìa màu xanh

Nhóm tài liệu tham khảo màu tím…

Hoặc sắp xếp vào kệ tủ sau đó dùng ký hiệu Ví dụ:

Ngăn đựng văn bản pháp luật

Ngăn đựng văn bản đang giải quyết

Ngăn đựng tài liệu tham khảo

Ngăn đựng tài liệu về khách hàng đối tác đối thủ cạnh tranh

2 Quản lý văn bản tại văn phịng

2.1 Quản lý văn bản đến

+ Kiểm tra h s v n b n.(mật, thường, hỏa tốc) ồ sơ văn bản.(mật, thường, hỏa tốc) ơn viết ăn bản.(mật, thường, hỏa tốc) ảm ơn viết + Đăng ký văn bản đến.(mật, thường, hỏa tốc) + Chuy n giao v n b n đ n ển giao văn bản đến ăn bản.(mật, thường, hỏa tốc) ảm ơn viết ết

+ L u v n b n đ n ư cảm ơn viết ăn bản.(mật, thường, hỏa tốc) ảm ơn viết ết

Tài liệu iện tử

+ Kiểm tra

+ Đăng ký

+ Lưu trữ

2.2 Quản lý văn bản đi

+ Kiểm tra v n b n ăn bản.(mật, thường, hỏa tốc) ảm ơn viết

+ Đóng dấu (pháp nhân), dấu mức độ (nếu có) + Đăng ký vao s văn bản ổ văn bản

+ Làm thủ tục chuyển giao

+ Lưu văn bản

Tài liệu điện tử

+ Kiểm tra thông tin trong file.

+ Kiểm tra địa chỉ email để gửi thông tin

+ Chuyển thông tin thường (thông tin mật)

+ Lưu văn bản

3 Lập hồ sơ

HS là một tập văn bản có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một

người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại VB, cùng tác giả, cùng Tgian

Phương pháp lập hồ sơ

- Sắp xếp văn bản

- Viết tiêu đề hồ sơ (bài tập)

- Ghi ký hiệu hồ sơ (thông thường, mật)

III THƯ KÝ V I HO T ỚI HOẠT ĐỘNG TỔ ẠN THẢO VĂN ĐỘNG TỔ NG TỔ

CHỨC CUỘC HỌP

1 Thư ký với việc chuẩn bị cuộc họp

1.1 Lập chương trình cuộc họp

- Chương trình cuộc họp là bản mô tả những nội dung sẽ diễn ra trong cuộc họp

- Từng nội dung diễn ra trong cuộc họp phải xác định được thời gian và từng người đảm nhận một cách cụ thể

- Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn

mục đích, chủ đề và định hướng cuộc họp

- Khi xây dựng chương trình cho một cuộc họp người thư ký dùng bảng

Một chương trình của cuộc họp thường có các thông tin sau:

- Nội dung cuộc họp

- Địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc

- Thời gian giải lao (nếu có)

- Tên người chủ tọa, tên người điều khiển

- Tên các chủ đề sẽ trình bày, tên người trình bày

- Thời gian dự kiến cho các nội dung

- Tính chất mỗi phần (QĐ, TB, lấy ý kiến…)

- Tên người ghi biên bản cuộc họp

Chương trình cuộc họp

Mục Nội dung cơng

việc Người thực hiện Thời gian1

1.2 G i th t i ng ửi thư tới người tham dự ư tới người tham dự ới người tham dự ư tới người tham dựời tham dự i tham d ự

• Thư mời họp phải có các nội dung

• Thời gian cuộc họp

• Địa điểm cuộc họp

• Nội dung cuộc họp

• Những yêu cầu đối với người được tham dự;

• Giấy mời họp phải được gửi tới người tham dự trước 3 ngày

1.3 Chuẩn bị tài liệu

• - Chu n b hồ sơ tài liệu liên quan đến nội ẩn bị hồ sơ tài liệu liên quan đến nội ị hồ sơ tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp (tập hợp văn bản, photo tài liệu)

• - Chuẩn bị bài phát biểu của lãnh đạo, các ý kiến tham gia đóng góp

• - Chuẩn bị các số liệu liên quan đến nội

dung cuộc họp

• - Tập hợp các mẫu văn bản, các dự thảo để hoàn thiện

1.4 Sắp xếp phòng họp

Sắp xếp phòng họp phù hợp với tính chất của cuộc họp, nếu ít người tổ chức ở phòng nhỏ nhiều người ở phòng lớn, những cuộc họp

quan trọng phải tổ chức ở phòng kín Không nên bố trí phòng họp ở những nơi quá nóng nực hay quá lạnh hoặc quá ồn ào, chật chội hoặc thiếu ánh sáng

2 Di n bi n cu c h p ễn biến cuộc họp ến cuộc họp ộc họp ọp

Thường thì chánh văn phòng (thư ký) là người mở đầu, nói lý do cuộc họp, báo cáo về số vắng mặt và mời chủ tọa lên chủ trì cuộc họp.

- Điều hành cuộc họp thường là thủ trưởng cơ quan

- Thư ký ghi biên bản cuộc họp, xác định hình thức ghi phù hợp

- Cuộc họp được tổ chức đúng giờ, không nên đợi

người tham dự.

2.1 Giới thiệu đại biểu và chương trình

*Giới thiệu đại biêủ

Trước khi giới thiệu cần kiểm tra sự có mặt của các đại biểu Danh

sách đại biểu lấy từ bộ phận mời và bộ phận tiếp đón

+ Giới thiệu theo một trật tự

Việc giới thiệu đại biểu phải đảm bảo đầy đủ và chính xác, cần chú ý

đến thứ tự của các đại biểu cần giới thiệu (theo chức vụ hoặc vị trí của đại biểu trong hội nghị ) tránh giới thiệu sai tên và chức danh hoặc học hàm của đại biểu, khi giới thiệu đại biểu cần chuẩn bị sẵn danh sách

* Giới thiệu chương trình cuộc họp

- Truyền đạt về mục đích và kết quả mong đợi

- Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi.

- Tĩm tắt ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp, phải đảm bảo mọi người nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra.

*Giới thiệu chương trình cuộc họp

- Truyền đạt về mục đích và kết quả mong đợi

- Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi.

- Thiết lập các quy định:(Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc, Các thành viên sẽ được lắng nghe như thế nào, Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào, Các chủ đề sẽ giải quyết như thế nào)

2.2 Điều hành thảo luận

Trong mỗi cuộc họp, không thể tránh khỏi tranh luận quá gay gắt nên dẫn đến xung đột, mâu thuẫn Người điều hành không nên e ngại điều đó.

Người chủ trì giỏi không phải người tránh nhắc đến xung đột, mà là người biet kích thích

những xung đột và đào xới chúng lên, đồng thời biết cách dừng các xung đột đúng lúc.

Giải pháp là tìm và khơi gợi những xung đột về tư tưởng

Xung đột sẽ dẫn

đến tranh luận,

tranh luận sẽ dẫn

đến quyết định đúng đắn

* Điều hành cuộc họp cần lưu ý

- Dành thời gian để nói và lắng nghe các vấn đề trình bày trong

- Vận dụng trí tuệ tập thể.

- Dùng những câu hỏi mở để khuyến khích các đóng góp.

- Giữ tập trung vào các

ý kiến, không phải vào người nói.

* Cần lưu ý các đối tượng

- Đối tượng bàn lùi

- Đối tượng gió chiều nào che chiều ấy

- Đối tượng chống đối

- Ứng phó với các quan điểm cá nhân

- Đoán trước các khả năng bất đồng hay

xung đột có thể xảy ra trong quá trình thảo luận như tranh cãi, sử dụng các kỹ thuật để loại bỏ xung đột và đóng vai trò trọng tài hoà giải nếu cần

* Ứng xử với các câu hỏi

- Câu hỏi mang tính thù địch

- Câu hỏi vượt quá khả năng

- Câu hỏi không thể trả lời ngay

- Câu hỏi vòng vo

Khi tổ chức cuộc họp người điều hành không nên bỏ qua các câu hỏi do các thành viên đặt ra

2.3 Ghi biên bản

Ghi biên bản cần có các thông tin như:

• Thời gian-địa điểm cuộc họp

• Thành phần dự họp

• Tổng số người dự họp:

• Chủ toạ gồm.

• Thư ký cuộc họp (đoàn thư ký)

• Các báo cáo trong cuộ họp.

• Thảo luận trong cuộc họp.

• Kết thúc cuộc họp.

• Kết luận 1.

• Kết luận

3 Công việc khi kết thúc cuộc họp

- Nếu là cuộc họp

cĩ sự tham gia của lãnh đạo cấp trên, trong cuộc họp lãnh đạo đĩng gĩp các ý kiến hay, kết thúc cuộc họp, thư ký

viết thư cảm ơn.

Soạn thảo các văn

bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan.

- Tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành

trong cuộc họp để lập hồ sơ.

- Thu thập các hóa đơn chứng từ để thanh

quyết toán

IV THƯ KÝ VỚI HOẠT ĐỘNG THU

TH P VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN ẬP VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN

1 Ý nghĩa và vai trò thông tin trong hoạt

động của các cơ quan

- Ý nghĩa của thông tin

+ Thông tin trao đổi và mua bán

+ Thông tin tạo ra của cải vật chất

+ Thông tin để quyết định vấn đề chính xác

hơn

+ Thông tin làm tăng sự hiểu biết, nhận thức

của con người

- Vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý

và kinh doanh

+ Thông tin là cơ sở là của hoạt động quản lý

+ Thông tin để giải quyết công việc nhanh

- Yêu cầu đối với thu thập, cung cấp

2 Quy trình thu thập và cung cấp thông tin 2.1 Xác định nhu cầu thông tin

Nhu c u t c th i ầu tức thời ức thời ời

Nhu c u th ng xuyen ầu tức thời ười

- Thông tin pháp luật.

- Thông tin qu n ly hành chính ảm ơn viết

- Thông tin thời sự.

- Thông tin chuyên môn cơ quan

- Thông tin về t chức, bộ máy cơ quan ổ văn bản

- Thông tin về nhân sự trong cơ quan

- Thông tin về đối tác, khách hàng hoặc đối tượng quản lý

2.2 X/đ nguồn gốc và cơ quan lưu trữ thông

tin

- Xác định cơ quan, tổ chức, cá nhân hình

thành thông tin

- Cơ quan lưu trữ thông tin

- Dịch vụ thông cung cấp thông tin

2.3 Thu thập và xử lý thơng tin

- Thông tin pháp luật (cơ quan ban hành

3 Lưu trữ thông tin

- Theo nội dung

- Theo tính chất

- Theo hình thức, vật mang tin

Việc lụa chọn hình thức phân loại và sắp xếp dựa vào lĩnh vực hoạt động của cơ quan.

4 Cung caáp thoâng tin

- Cung cấp thông tin bằng văn bản

+ Viết báo cáo (thường kỳ,

đột xuất…), các loại văn

bản khác tường trình, công

văn, thông báo…(khi viết

cần trình bày rõ ràng mạch lạc rõ ý)

+ Photocopy văn bản

- Cung cấp thông tin qua

email (chú ý đến việc

viết emai, không nên cẩu thả)

- Cung cấp thông tin qua

điện thoại (có sự chuẩn

bị kỹ về các nội dung,

thông tin cần trình bày)

- Cung cấp thông tin bằng

lời (các số liệu phải được

ghi chính xác, có cơ sở…)

V NGHI P V SẮP XẾP CÁC ỆP VỤ SẮP XẾP CÁC Ụ SẮP XẾP CÁC

HO T ẠN THẢO VĂN ĐỘNG TỔ NG C A C QUAN ỦA CƠ QUAN Ơ QUAN

1 Ý nghĩa, nguyên tắc và yêu cầu sắp x p lịch ến cuộc họp

- Ý nghĩa

+ S d ng thời gian hi u qu ử dụng thời gian hiệu quả ụng thời gian hiệu quả ệu quả ảm ơn viết

+ Ki m tra công việc hàng ngày ển giao văn bản đến

+ Đánh giá các hoạt động của cơ quan

- Nguyên tắc

+ Không trùng lặp.

+ Ưu tiên.

+ Dự phòng