Lý do hình thành dự ánTheo thống kê của NHNN thì mạng lưới kênh phân phối truyền thống như Phòng giao dịch, Chi Nhánh chiếm đến 65% tổng doanh thu của ngân hàng, nên việc tập trung các nguồn lực để đầu tư thành lập phòng giao dịch mang hình ảnh phòng giao dịch bán lẻ chuẩn, hiện đại là điều cấp thiết. Dưới áp lực cạnh tranh về cung cấp dịch vụ ngân hàng bán lẻ thì hệ thống mạng lưới và các kênh phân phối phát triển ngày càng mạnh sẽ càng thu hút được nhiều khách hàng đặc biệt là nhóm khách hàng cá nhân và hộ gia đình. Bên cạnh việc chú trọng đa dạng hóa nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, các ngân hàng còn cần quan tâm tới việc xây dựng hệ thống chi nhánh, thiết kế quầy giao dịch để tạo nên sự khác biệt, đem tới cho khách hàng sự hài lòng và thoải mái. Đây được coi là hệ thống nhận diện thương hiệu, là bộ mặt của ngân hàng.
BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO LUẬN VĂN Dự án: LẮP ĐẶT HỆ THỐNG MÁY TÍNH VĂN PHỊNG CHO BỘ PHẬN CHĂM SĨC KHÁCH HÀNG CỦA PRUDENTIAL TP.Hồ Chí Minh Mục Lục TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN Lý hình thành dự án KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN Tuyên bố dự án – Project Charter Phạm vi dự án – Scope Statement Tiêu chuẩn chấp nhận Phân tích bên có liên quan Khách hàng Bên hữu quan .3 Trách nhiệm Cấu trúc Giao ước nhóm KẾ HOẠCH Phân bổ công việc Phân bổ công việc Cấu trúc phân bổ công việc (WBS) Cấu trúc phân bổ công việc (WBS) Tự điển WBS .8 Tự điển WBS .8 Phân bổ thời gian nguồn lực 11 Phân bổ thời gian nguồn lực 11 Sơ đồ trách nhiệm – RC 13 Sơ đồ trách nhiệm – RC 13 Lập ngân sách dự án 16 Lập ngân sách dự án 16 Phân tích rủi ro giải pháp 16 Phân tích rủi ro giải pháp 16 TIẾN ĐỘ DỰ ÁN .18 Sơ đồ Grantt (Grant – chart) 18 Sơ đồ Grantt (Grant – chart) 18 Sơ đồ mạng AOA 21 Sơ đồ mạng AOA 21 Sơ đồ mạng AON 22 Sơ đồ mạng AON 22 Rút ngắn tiến độ thực dự án 23 Rút ngắn tiến độ thực dự án 23 KIỂM SOÁT 23 Kiểm soát tiến độ thời gian- tiến độ ngang 24 Kiểm soát tiến độ thời gian- tiến độ ngang 24 Kiểm sốt chi phí 24 Kiểm sốt chi phí 24 Ngân sách cho dự án 24 So sánh kết thực với kế hoạch đề 24 Kiểm soát chất lượng .26 Kiểm soát chất lượng .26 4.3.1 Những hoạt động 26 4.3.2 Vai trò .26 4.3.3 Tài liệu 27 Lập Báo cáo tiến độ thực dự án .27 Lập Báo cáo tiến độ thực dự án .27 KẾT THÚC DỰ ÁN 28 5.1Đánh giá 28 5.1Đánh giá 28 5.1.1Mức độ thành công dự án 28 5.1.2Những nội dung cần cải thiện dự án .29 5.2Bài học kinh nghiệm rút từ dự án 30 5.2Bài học kinh nghiệm rút từ dự án 30 Kết luận: .31 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN Lý hình thành dự án Theo thống kê NHNN mạng lưới kênh phân phối truyền thống Phòng giao dịch, Chi Nhánh chiếm đến 65% tổng doanh thu ngân hàng, nên việc tập trung nguồn lực để đầu tư thành lập phịng giao dịch mang hình ảnh phịng giao dịch bán lẻ chuẩn, đại điều cấp thiết Dưới áp lực cạnh tranh cung cấp dịch vụ ngân hàng bán lẻ hệ thống mạng lưới kênh phân phối phát triển ngày mạnh thu hút nhiều khách hàng đặc biệt nhóm khách hàng cá nhân hộ gia đình Bên cạnh việc trọng đa dạng hóa nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, ngân hàng cần quan tâm tới việc xây dựng hệ thống chi nhánh, thiết kế quầy giao dịch để tạo nên khác biệt, đem tới cho khách hàng hài lòng thoải mái Đây coi hệ thống nhận diện thương hiệu, mặt ngân hàng KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN Trước bắt tay vào làm dự án lắp đặt hệ thống máy tính ta phải có bước gọi bước khởi động cho dự án bắt đầu Điều cần thiết dự án cần bắt đầu với lời tuyên bố, họp mắt để thành viên biết rõ họ làm Thêm vào đề tiêu chí hoạt động cho thành viên trước bắt tay vào xây dựng dư án Tuyên bố dự án – Project Charter Bước đến giai đoạn Bản tuyến bố dự án viết tài liệu biết dự án bắt đầu Nội dung văn bao gồm : Tên dự án: LẮP ĐẶT HỆ THỐNG MÁY TÍNH VĂN PHỊNG CHO BỘ PHẬN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG CỦA PRUDENTIAL Ngày bắt đầu: 14/03/2014 Ngày kết thúc: 12/04/2014 Ngân sách cho dự án: 1.1 tỷ VND Các kế hoạch cho dự án : Khảo sát, thiết kế, triển khai Một bảng vai trò người dự án: bên bảng gồm tên vai trò cá nhân dự án lắp đặt hệ thống máy tính cho Prudental Việt Nam Chức vụ Tên nhân viên Chủ đầu tư Bà Phan Thị Thu Hương Giám sát dự án Bà Phan Thị Thu Hương Giám đốc dự án Ơng Nguyễn Chí Vinh Trưởng nhóm thiết kế Trưởng nhóm triển khai Nhân viên lắp đặt Nhân viên cài đặt hệ thống Ông Huỳnh Quang Hữu Ông Trần Duy Hiến Bà Bạch Thùy Dung Bà Ngô Thị Huỳnh Nga Bộ phận/Công Trạng ty thái Prudential Việt Đã bổ Nam nhiệm Đại diện Đã bổ Prudential VN nhiệm FPT Group Đã bổ team nhiệm FPT Group Đã bổ team nhiệm FPT Group Đã bổ team nhiệm FPT Group Đã bổ team nhiệm FPT Group Đã bổ team Ngày nhiệm nhận phân công Phạm vi dự án – Scope Statement Các mục sau nằm phạm vi dự án: • • • • Hệ thống mạng nội hoạt động tốt với hệ điều hành Microsoft Windows Cài đặt phần mềm tương thích với Microsoft Windows Hệ thống mạng nội hoạt động tốt truy cập internet Triển khai lắp đặt phạm vi phận chăm sóc khách hàng Các mục sau nằm ngồi phạm vi dự án: • Khơng gian ngồi phận chăm sóc khách hàng • Các phần mềm khơng tương thích với Microsoft Windows • Tốc độ truy cập internet nhà mạng • Khơng chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm Windows • Hiệu kinh tế Tiêu chuẩn chấp nhận • • • • • • • Lắp đặt hệ thống 100 máy tính để bàn lắp đặt có thời gian khởi động nhanh Hệ thống mạng nội hoạt động thơng suốt Có phần mềm lưu trữ liệu khách hàng chăm sóc khách hàng Phần mềm hệ thống có giao diện thân thiện dễ dàng nâng cấp bảo trì Khi có cố xãy ra, hệ thống tự động hủy bỏ tác vụ xử lý dỡ dang Cho phép nhiều người sử dụng khai thác lúc hệ thống Phải lưu trữ lại vết tích cơng việc thực người sử dụng thời điểm Phân tích bên có liên quan Khách hàng Khách hàng Miêu tả Khách hàng dự án Prudential Việt Nam Prudential Việt Nam trả tiền để lắp đặt hệ thống máy tính văn phịng để phục vụ chăm sóc khách hàng Prudential Bên hữu quan Bên hữu quan Vai trò Là người tài trợ cho dự án Vì họ quan tâm khả thi kết dự án Prudential Việt Nam Là bên quan trọng ảnh hưởng tích cực đến thành cơng dự án Do Prudental ln quan tâm nắm tồn thơng tin tiến độ thực dự án Các phòng ban Quan tâm đến dự án kết ảnh hưởng đến Prudental Việt Nam việc luân chuyển nhân viên đến chi nhánh Phịng kế tốn Các nhà cung cấp Quan tâm tiến độ dự án, giải ngân nguồn vốn ngân sách phù hợp Quan tâm đến tiến độ dự án Để cung cấp kịp thời nhanh chóng sảm phẩm hỗ trợ tiến trình thực dự án Trách nhiệm Chủ đầu tư: • • • • • Chủ tịch dự án Cung cấp tầm nhìn mục tiêu dự án Phê duyệt yêu cầu, lịch trình, nguồn lực Phê duyệt giải ngân nguồn vốn, nguồn lực Là người định cuối cho giải pháp thực dự án Giám sát dự án: • Giám sát tiến trình, chất lượng dự án • Giải rủi ro, vấn đề, yêu cầu thay đổi cấp cao • Đảm bảo nhóm dự án có đầy đủ hỗ trợ Giám đốc dự án: • Bàn giao dự án hạn, giới hạn nguồn vốn đặc điểm kỹ thuật • Quản trị thành viên nhóm dự án bên liên quan • Thực hoạt động cần thiết để khởi động, lên kế hoạch, thực kết thúc dự án • Thường xuyên liên lạc với cấp nhằm đạt hiệu suất thực dự án cao Trưởng nhóm: • Thực nhiệm vụ giao từ quản lý dự án thơng qua kế hoạch dự án • Thường xun thơng báo tiến trình cơng việc đến giám đốc dự án • Thơng báo lên cho giám đốc dự án rủi ro vấn đề để nhận diện Cấu trúc Giám đốc dự án: Nguyễn Chí Vinh Giao ước nhóm Tên dự án: LẮP ĐẶT HỆ THỐNG MÁY TÍNH VĂN PHỊNG CHO BỘ PHẬN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG CỦA PRUDENTIAL Các thành viên chữ ký xác nhận: Họ tên Chữ ký Nguyễn Chí Vinh (Đã ký) Huỳnh Quang Hữu (Đã ký) Trần Duy Hiến (Đã ký) Bạch Thùy Dung (Đã ký) Ngô Thị Huỳnh Nga (Đã ký) Các quy tắc chung: với tư cách nhóm làm việc, sẽ: • Làm việc cách chủ động: cố gắng nhận định trước vấn đề khó khăn xãy nỗ lực ngăn ngừa chúng xãy • Khi có vấn đề xãy bàn luận đề giải pháp tối ưu để giải • Giúp thành viên khác nắm bắt đầy đủ xác thơng tin cần thiết có liên quan đến dự án • Tập trung vào mục đích chung cho nhóm cho tồn dự án • Có trách nhiệm với cơng việc Tham gia dự án:Trong q trình làm dự án, sẽ: • • • • • • Trung thực công khai tất hoạt động dự án Khuyến khích đa dạng linh động cách làm việc nhóm Tất thành viên bình đẳng Ln khuyến khích tiếp nhận ý kiến ý tưởng Tích cực tơn trọng thành viên khác thảo luận nhóm Thơng báo cho nhóm (trưởng nhóm hay thành viên khác) biết khơng thể có mặt họp nhóm với lời giải thích hợp lý • Khi cảm thấy khơng thể hồn thành phần việc giao phải thơng báo cho trưởng nhóm biết ngày trước deadline để đảm bảo tiến độ chung Có thể nêu khó khăn vướng mắc để nhóm thảo luận giải Thông tin liên lạc: Thực việc sau: • Lựa chọn cách thức liên lạc cho thích hợp với hồn cảnh điều kiện thành viên: gặp mặt trực tiếp, nói chuyện qua điện thoại, email, chat (Skype, gmail,…) • Bàn bạc để đưa lịch làm việc chung, tránh ảnh hưởng đến công việc riêng thành viên đến công việc dự án Sau thống nhất, phải công bố cho tất thành viên toàn dự án biết cách sau: thông báo qua e-mail (mail-group), thông báo qua SMS • Các thành viên có nhiệm vụ cập nhật thông tin thực theo lịch trình định • Phát biểu ý kiến ngắn gọn, súc tích rõ ràng thảo luận nhóm • Lưu giữ ý kiến thơng tin có liên quan họp nhóm • Chỉ hợp thảo luận thực cần thiết Giải vấn đề: • Khuyến khích tất người tham gia đóng góp ý kiến, giải pháp giải vấn đề • Đóng góp ý kiến đánh giá, phê bình tinh thần xây dựng để giải vấn đề Khơng dùng để buộc tội hay kích, đấu đá người khác Ngun tắc họp nhóm: • Sắp xếp gặp mặt tất thành viên vào tuần Mặc định 8h chủ nhật hàng tuần (có thể linh động thay đổi) • Khuyến khích trao đổi làm việc online • Giai đoạn đầu họp thường xuyên • Trong họp có thành viên chịu trách nhiệm làm thư ký Sau họp kết thúc, thư ký gửi tổng kết họp vào mail-group nhóm (trong vịng tiếng) • Cần xác định rõ việc cần thỏa thuận giải (chủ đề) họp Tránh họp lang man dàn trải • Tuân thủ quy tắc mục “Giải vấn đề” KẾ HOẠCH Phân bổ công việc Cấu trúc phân bổ công việc (WBS) Giai đoạn Khởi tạo dự án Công việc 18 dài dự kiến dẫn đến số tiền phải trả tăng Cần tính tốn, phân chia cơng việc khao học hợp lý thơi gian Hình 2.3 – 1: Mơ hình xương cá định vị mức độ rủi ro TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Sơ đồ Grantt (Grant – chart) Thời gian làm việc từ thứ đến thứ tuần Giờ làm việc tiếng Tổng thời gian dự kiến dự án tuần Tiến độ dự án trình bày bảng sau : Hình 2.1.2 – 1: Lược đồ Grantt cho giai đoạn dự án Dự án Prudential chia thành giai đoạn để thực Bao gồm: 19 Giai đoạn khởi tạo dự án (bắt đầu từ 01/01/2014 –> 13/01/2014): lựa chọn thành viên, đưa nguyên tắc làm việc nhóm, tổng hợp yêu cầu người dùng, xác định phạm vi dự án Tổng ngày hoàn thành Giai đoạn triển khia dự án (bắt đầu từ ngày 14/01/2014 -> 20/02/2014): Setup phần cứng, mạng phần mềm testing Tổng hoàn thành 28 Giai đoạn kết thúc dự án (bắt đầu 21/02/2014 ->27/02/2014): thực báo cáo, kết thúc dự án Tổng hoàn thành Sau chi tiết giai đoạn thể qua biểu đồ Grantt, ứng với dòng cơng việc WBS: Hình 2.1.2 – 2: Lược đồ Grantt giai đoạn 1: Khởi động dự án 20 Hình 2.1.2 – 3: Lược đồ Grantt giai đoạn 2: Triển khai dự án Trong giai đoạn gồm có giai đoạn như:lắp đặt phần cứng, mang, phần mềm, testing training cho Prudential Hình 2.1.2 – 3: Lược đồ Grantt giai đoạn 3: Kết thúc dự án Sơ đồ mạng AOA 1.2 = 1.1 = 1.4 = 1.3 = 1.5 = 1.6 = 1.7 = 8 2.2.2 = 2.2.1 = 1 2.2.5 = 2.2.3 = 2 2.2.6 = 2.2.4 = 2.1.2 = 2.1.1 = 2.1.3 = 1 1 2.1.4 = 3 2.1.5 = 2.3.1 = 2.3.2 = 2.3.3 = 2 2.3.4 = 2.4 = 2.5 = 3.1 = 2 3.2 = 3 Sơ đồ mạng AON CV: Công việc ES: Bắt đầu sớm CV D ES EF LS LF EF: Kết thúc sớm LS: Bắt đầu trễ F/SL LF: Kết thúc trễ F/SL: Thời gian dự trữ 2.2.2 23 25 23 25 2.2.3 2.2.1 19 22 19 22 22 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2.1.1 2.1.2 2.1.5 5 6 7 8 9 10 14 15 16 20 1 5 6 7 8 9 10 14 15 16 20 0 0 0 29 29 25 26 28 29 29 0 0 2.2.4 2.4 2.5 3.1 3.2 23 2.2.6 28 22 17 26 17 2.2.5 25 23 2.1.3 23 24 30 34 35 39 40 41 42 44 25 30 34 35 39 40 41 42 24 21 21 2.1.4 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 17 19 22 22 23 24 25 26 27 27 19 24 24 25 26 27 28 29 17 2 29 0 44 Rút ngắn tiến độ thực dự án Đường găng: 1.1 – 1.2 – 1.3 – 1.4 – 1.5 – 1.6 – 1.7 – 2.1.1 – 2.1.2 – 2.1.3 – 2.1.5 – 2.2.1 – 2.2.2/2.2.3 – 2.2.5 – 2.2.6 – 2.4 – 2.5 – 3.1 – 3.2 = 44 Công việc không găng TFi FFi 2.1.4 0 2.2.4 1 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2 Rút ngắn tiến độ thực dự án phương án dự phòng cho trường hợp chủ đầu tư yêu cầu lắp đặt xong sớm hơn, hồn thành sớm chủ đầu tư có thưởng vượt tiến độ Các biện pháp rút ngắn tiến độ dự án: • Theo dõi nhanh (fast tracking): Bố trí cơng việc song song, thay nối tiếp: 1.1 (Họp khởi tạo dự án) 1.5 (Làm hợp đồng nhóm); 1.3 (Làm tuyên bố dự án) 1.4 (làm phạm vi dự án) • Tăng tốc (Crashing): Rút ngắn thời gian công việc đường găng mà chi phí rút ngắn đơn vị thời gian thấp (2.1.1 – 2.1.2 – 2.1.3 – 2.1.5 – 2.2.1 – 2.2.2/2.2.3 – 2.2.5 – 2.2.6 – 2.4 – 2.5 – 3.1 – 3.2) Cân nhắc chi phí thời gian rút ngắn để rút ngắn tiến độ KIỂM SỐT Dự án kiểm sốt theo phương pháp giá trị đạt (EARNED VALUE METHOD – EVM), cách thức tiến hành sau : Kiểm soát tiến độ thời gian- tiến độ ngang Tiến độ ngang cách thức để công ty kiểm sốt tiến trình thực dự án Kiểm sốt chi phí Ngân sách cho dự án STT Cơng việc Chi phí dự kiến (đồng) Chi phí thực tế (đồng) Khởi tạo dự án Triển khai dự án 50,000,000 1,000,000,000 48,000,000 1,158,000,000 Kết thúc dự án 50,000,000 52,000,000 Tổng cộng 1,100,000,000 1,260,000,000 Tổng ngân sách cho tồn dự án 1,100,000,000 đồng chưa tính đến khoảng dự phòng 100,000,000 đồng So sánh kết thực với kế hoạch đề Dựa vào tiến độ dự án ngân sách dự án tiến hành phân bổ chi phí cho dự án Ở dự án công ty chọn phương án phân bổ BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): Giá trị tích lũy dự án tuần 800 triệu đồng BCWP ((Budgeted Cost of Work Preformed): Giá trị tích lũy mà thực tế dự án đạt dự án tuần thứ 585.71 triệu đồng SV (Phương sai tiến độ) = BCWP – BCWS = 800 – 585.71 = -214.29 Căn vào kết phân tích phương sai tiến độ ta thấy dự án chậm so với kế hoạch lập Giá trị công việc bị chậm trễ 214.29 triệu SPI (Chỉ số thực tiến độ) = BCWP / BCWS = 585.71/800 = 0.7324 (73.24%) Dự án có SPI < tiến độ thực dự án chậm so với tiến độ dự kiến Việc cần làm người quản lý dự án phải xem xét tìm hiểu nguyên nhân gây chậm trễ q trình thực hiện, từ điều chỉnh nhằm giảm bớt chi phí vượt kế hoạch Tiến độ chi phí dự án hồn thành Cơng tác Khởi tạo dự án Triển khai dự án Kết thúc dự án Chi phí hàng tuần Chi phí tích lũy Chi phí hàng tuần Tuần (triệu đồng) 32 32 00 00 248.1 50 00 32 00 32 00 Tuần Tuần Tuần Tuần Tuần Tuần 16 00 124.0 248 248 248.1 248 14 14 14 36 41 52 00 142.0 93 36 174.0 422 670 918.5 1,166 1,260.0 21 36 64 248 14 248 14 248.1 248 14 Tuần Tuần Tiến độ chi phí theo kế hoạch Cơng tác Khởi tạo dự án Triển khai dự án Kết thúc dự án Chi phí hàng tuần Chi phí tích lũy Chi phí hàng tuần Tuần (triệu đồng) 33 33 30 30 214.2 50 00 33 30 33 30 Tuần Tuần Tuần Tuần 16 70 107.1 214 214 214.2 214 29 29 29 35 71 50 00 123.8 85 71 157.1 371 585 800.0 1,014 1,100.0 43 71 29 214 29 214 29 214.2 Đường cong ngân sách tích lũy dự án 214 29 ACWP (Actual Cost of Work Performed) Chi phí thực tế cơng việc thực tuần thứ dự án 918.5 triệu đồng Kiểm sốt chất lượng 4.3.1 Những hoạt động • Quản lý chất lượng lập “báo cáo chất lượng” cho hạng mục bàn giao • Các nhóm trưởng báo cáo cho Quản lý chất lượng vấn đề phát sinh chất lượng hạng mục bàn giao • Các nhóm trưởng đảm bảo q trình làm việc tn thu tiêu chuẩn chất lượng đề • Các sai phạm chất lượng Quản trị dự án phê duyệt để sửa chữa, thay 4.3.2 Vai trị Quản lý chất lượng : • Chịu trách nhiệm quản lý chất lượng cho dự án • Đảm bảo kế hoạch bảo đảm chất lượng kế hoạch kiểm sốt chất lượng thực • Nhận báo cáo q trình làm việc từ trưởng nhóm , phát sai phạm có • Lập “Báo cáo chất lượng” hạng mục bàn giao dự án • Báo cáo với Quản trị dự án vấn đề liên quan đến chất lượng Các trưởng nhóm : • Thực báo cáo q trình làm việc gửi Quản lý chất lượng • Đảm bảo trình làm việc tuân thủ qui chuẩn chất lượng • Hỗ trợ buổi kiểm tra chất lượng định kì Quản trị dự án : • Chỉ định Quản lý chất lượng trưởng nhóm • Phê duyệt sửa chữa liên quan đến chất lượng • Đưa sách chất lượng mục tiêu chất lượng 4.3.3 Tài liệu Sổ tay chất lượng: Tập hợp tài liệu , sách quản lý chất lượng đơn vị thực dự án Báo cáo chất lượng: Báo cáo chất lượng hạng mục bàn giao Lập Báo cáo tiến độ thực dự án Thực theo mẫu sau : Công ty cổ phần viễn thơng FPT Chủ đầu tư: Prudental Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự – Hạnh phúc …… ,ngày tháng năm…… BÁO CÁO TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN Tên dự án: …………………… Kính gửi: ………………………………………………… I Nội dung báo cáo: Tình hình thực dự án: 1.1 Tiến độ thực dự án: (Công tác lập dự án, thiết kế thi công, công tác đấu thầu, công tác thực hợp đồng …) 1.2 Giá trị khối lượng thực theo tiến độ thực hợp đồng: 1.3 Tình hình quản lý vốn tổng hợp kết giải ngân: 1.4 Chất lượng công việc đạt được: (Mô tả chất lượng công việc đạt tương ứng với giá trị khối lượng công việc giai đoạn nghiệm thu, tốn) 1.5 Các chi phí khác liên quan đến dự án: 1.6 Các biến động liên quan đến q trình thực dự án: Cơng tác quản lý dự án: 2.1 Kế hoạch triển khai thực hiện: (Nêu kế hoạch tổng thể giai đoạn công tác quản lý dự án để đạt tiến độ yêu cầu) 2.2 Kế hoạch chi tiết nội dung quản lý thực dự án: (Mô tả kế hoạch chi tiết giai đoạn thành phần công việc liên quan đến giai đoạn quản lý thực dự án) 2.3 Kết đạt so với kế hoạch đề điều chỉnh kế hoạch thực cho phù hợp với yêu cầu: Công tác đảm bảo chất lượng hiệu lực quản lý dự án: Tình hình xử lý, phản hồi thơng tin: 3.1 Việc đảm bảo thơng tin báo cáo: (Tính xác, trung thực thông tin báo cáo) 3.2 Xử lý thông tin báo cáo: (Việc xử lý thông tin báo cáo kịp thời kể từ nhận báo cáo để phản hồi kịp thời, tránh gây hậu bất lợi cho dự án) 3.3 Kết giải vướng mắc, phát sinh: (Nêu kết đạt thơng qua q trình xử lý vướng mắc, phát sinh trình thực dự án) II Chủ đầu tư tự đánh giá, nhận xét Dự án: Tình hình thực dự án: Cơng tác quản lý dự án: Tình hình xử lý, phản hồi thông tin: III Kiến nghị giải pháp thực hiện: Kiến nghị Người có thẩm quyền định đầu tư quan có thẩm quyền biện pháp hỗ trợ, xử lý khó khăn dự án (nếu có) Chủ đầu tư chấp thuận (Ký tên, đóng dấu) KẾT THÚC DỰ ÁN 5.1 Đánh giá 5.1.1 Mức độ thành công dự án 5.1.1.1Về mặt quy mô Giám đốc dự án (Ký tên, đóng dấu) Dự án đạt mục tiêu mặt quy mơ, hồn thành kế hoạch dự kiến đề ra, tuần thứ 5, dự án tiến hành có chậm tất công tác đảm bảo thực đầy đủ Hiện nay, dự án vào hoạt động ổn định cho thấy hiệu việc đầu tư 5.1.1.2Về mặt tiến độ Dự án thực tiến độ đề Tuy nhiên, xét giai đoạn giai đoạn triển khai, tiến độ thực chậm hơn, biến động thị trường ảnh hưởng đến giá trang thiết bị phải thay đổi nhà cung cấp 5.1.1.3Về mặt chất lượng Dự án hoàn thành với chất lượng tốt Hệ thống máy vận hành ổn đinh, qua theo dõi chưa phát sinh vấn đề lỗi kĩ thuật 5.1.1.4Về mặt chi phí Mặc dù hồn thành kế hoạch, đạt mục tiêu quy mô kinh phí cho dự án vượt 14.5% so với dự kiến Đây vấn đề mà công ty cần phải xem xét rút kinh nghiệm mà cụ thể vấn đề hoạch định chi phí cho có hiệu tránh để tình trạng sai lệch ngồi dự kiến để cơng ty chủ động công tác thu chi định phương án đầu tư 5.1.2 Những nội dung cần cải thiện dự án Việc kiểm soát chi phí dự án có thực khơng tiến hành đồng chặt chẽ đó, có nhiều cơng tác phát sinh chi phí ngồi dự kiến Do vậy, phận cần phối hợp với chặt chẽ hơn, phận kế toán cần theo dõi thống kê cập nhật chi phí thời điểm để tránh sai lệch ngân sách dự báo ngân sách thực Bên cạnh đó, việc kiểm soát dự án lại chủ yếu phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân giám đốc trưởng phòng kĩ thuật không theo kế hoạch cụ thể nào, nên nhiều hạn chế cần phải cải thiện Việc tổ chức lập tiến độ, giám sát trình thực cần thực chi tiết hơn, để đảm bảo dự án thực kế hoạch chi phí dự kiến Ngồi ra, việc tổ chức giao tiếp dự án đóng vai trị quan trọng, giúp chủ dự án thành viên thường xuyên cập nhật thông tin thực dự án để kịp thời điều chỉnh phát sinh vấn đề ý muốn Trong dự án này, doanh nghiệp không trọng đến vấn đề giao tiếp dự án nên nhiều vấn đề nảy sinh dự án không thông tin cập nhật kịp thời Vì vậy, dự án cần tăng cường giao tiếp để cập nhật thông tin chia sẻ kinh nghiệm trình triển khai 5.2 Bài học kinh nghiệm rút từ dự án Quản lý dự án cơng việc phức tạp, địi hỏi thành viên tham gia dự án phải phối hợp thật chặt chẽ với để thực mục tiêu mà dự án đề Phải thực tốt từ đầu từ khâu khảo sát, thiết kế, lập kế hoạch Đồng thời, cần ràng buộc chặt chẽ với nhà cung cấp thực hợp đồng để tránh phát sinh chi phí giá cả, thời gian giao hàng, điều kiện tốn Bên cạnh đó, việc đảm bảo dự án thực tiến độ quan trọng Thiết lập kênh giao tiếp thành viên dự án bên liên quan để thường xuyên cập nhật thông tin./ KẾT LUẬN: Bằng việc áp dụng phương pháp quản lý dự án cách khoa học, hạn chế rủi ro xảy trình quản lý dự án lắp đặt hệ thống sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên: nhân lực, thiết bị,… Tuy nhiên việc quản lý thời gian phạm vi dự án (một hai khâu quan trọng nhất) việc không dễ dàng nhà quản lý đội nhóm, khơng dự đốn, tính tốn thống kê lý thuyết đơn mà cịn phụ thuộc phần lớn vào kinh nghiệm óc quản lý người lãnh đạo./ ... liên quan Khách hàng Khách hàng Miêu tả Khách hàng dự án Prudential Việt Nam Prudential Việt Nam trả tiền để lắp đặt hệ thống máy tính văn phịng để phục vụ chăm sóc khách hàng Prudential Bên hữu... LẮP ĐẶT HỆ THỐNG MÁY TÍNH VĂN PHỊNG CHO BỘ PHẬN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG CỦA PRUDENTIAL Ngày bắt đầu: 14/03/2014 Ngày kết thúc: 12/04/2014 Ngân sách cho dự án: 1.1 tỷ VND Các kế hoạch cho dự án :... • • • Lắp đặt hệ thống 100 máy tính để bàn lắp đặt có thời gian khởi động nhanh Hệ thống mạng nội hoạt động thông suốt Có phần mềm lưu trữ liệu khách hàng chăm sóc khách hàng Phần mềm hệ thống