Bài giảng nghiệp vụ thư ký và thư ký văn phòng trong các cơ quan

Bài giảng nghiệp vụ thư ký và thư ký văn phòng trong các cơ quan

NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG

- Mục đích môn học

- Yù nghĩa môn học

- Điều kiện

- Thời gian môn học

- Tài liệu tham khảo

- Hình thức học và đánh giá

- Kết cấu bài giảng

Chương 1

THƯ KÝ VÀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

TRONG CÁC CƠ QUAN

I THƯ KÝ LÃNH ĐẠO

1 Th ký ư ký

Thư ký theo nghĩa thông thường

Thư ký là người giúp việc cho lãnh đạo của

một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp các công việc

liên quan đến giấy tờ, giao tiếp và sắp xếp lịch làm việc hàng ngày

Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc tế I.P.S

Thư ký là người trợ giúp cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính VP, có khả

năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, có sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình

2 Nhiệm vụ của thư ký giám lãnh đạo

- Tham gia các hoạt động giao dịch giao tiếp, đối nội, đối ngoại với lãnh đạo

- Sắp xếp lịch làm việc cho lãnh đạo

- Xử lý văn bản gửi lãnh đạo

- Dự các cuộc tiếp khách của lãnh đạo va ghi chép

thông tin

- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu tại phòng lãnh đạo

- Chu n b các chuyến đi công tác của lanh đ oẩn bị các chuyến đi công tác của lanh đạo ị các chuyến đi công tác của lanh đạo ạo

- Thực hiện các công việc theo sự phận công khác

II Thư ký văn phịng.

1 Thư ký v n phòng ăn phòng

TS Vũ Thị Phụng

TKVP là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng

như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, đảm bảo các yêu cầu về thông tin liên lạc, giao tiếp và sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một

cơ quan, tổ chức doanh nghiệp

2 Nhiệm vụ của thư ký văn phịng

- Soạn thảo văn bản hành chính, thư từ cảm ơn.

- Xử lý văn bản đi – đến

- Sắp xếp, quản lý văn bản

- Chuẩn bị và sắp xếp chuyến cơng tác của cơ quan, lãnh đạo.

- Tham gia vào hoạt động chuẩn bị và phục vụ các cuộc họp

- Sắp xếp lịch làm việc c quan ơ quan

- Giao tiếp điện thoại, giao tiếp hành chính

2 Nhiệm vụ (tiếp)

- Hướng dẫn khách các thủ tục hành chính và

quy trình giải quyết cơng việc.

- Ph trach công việc tại văn phòng khi được ụ trach công việc tại văn phòng khi được giao.

- Tham gia giao tiếp, đối nội, đối ngoại.

- Cung cấp thông tin hành chính phục vụ hoạt động người lãnh đạo và các bộ phận trong cơ quan

- Tham mưu tư vấn cho thủ trưởng những vấn đề chức năng nhiệm vụ của văn phòng.

3 Phân loại thư ký

- Phân loại theo chuyên môn

+ Thư ký tổng hợp

+ Thư ký văn thư

+ Thư ký hành chính

+ Thư ký …

- Phân loại theo quản lý

+ Thu ký lãnh đao

+ Thư ký chuyên môn

4 Năng lực cần thiết của người TKVP

4.1 Năng lực chuyên mơn

+ Hiểu sâu sắc về các hoạt động hành chính vp + Thực hiện thành thạo các nghiệp vụ chuyên mơn.

+ Cĩ khả năng hướng dẫn nghiệp vụ văn phịng cho các bộ phận trong cơ quan.

4.2 Có hiểu biết xã hội rộng

Làm công tác văn thư

Giao tiếp khách

Cung cấp thông tin

Lập kế hoạch

Sắp xếp lịch công tác

4.3 Có kỹ năng sử dụng trang thiết

bị văn phòng

Máy tính Internet Máy ảnh Photocopy Máy fax

4.4 Có năng lực quản lý thời gian

- Biết thời gian để thực hiện một công việc

- Biết sắp xếp thời gian để thực hiện từng công việc.

- Biết kết hợp thời gian để giải quyết công việc.

- Biết ưu tiên thời gian cho công việc quan trọng

- Biết từ chối những công việc không thuộc chức năng của mình.

5 Phẩm chất của người thư ký

- Yêu nghề (áp lực, quan niệm, công việc

không chủ động)

- Có ý thức kỷ luật (công việc liên quan đến

thông tin, đến quản lý văn bản, đến trợ giúp công việc người lãnh đạo)

- C n th n và chu đáo ẩn bị các chuyến đi công tác của lanh đạo ận và chu đáo (công việc soạn thảo

văn bản, công việc lưu trữ hồ sơ tài liệu, công việc tiếp khách)

- Khả năng tự kiềm chế

- Kín đáo (văn phòng là bộ phận quản lý thông

tin, nhiều thông tin)

- Năng động, linh hoạt.

- Thân thiết với các thành viên trong cơ quan.

Chúc các bạn thành công