2.2.1. Giải pháp chung:
- Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển theo đúng hướng cho Công ty và cho công tác lập dự án.
Xây dựng chiến lược phát triển theo đúng hướng cho Công ty là việc làm hết sức quan trọng và cần thiết bất cứ công ty nào. Trước hết là phải nghiêncứu chiến lược cũng như kế hoạch phát triển chung của cả nước, của các địa phương sau đó cần căn cứ vào thị trường cũng như thực tế của công ty mình mà lập ra được chiến lược phát triển hợp lý nhất cho công ty.
Xây dựng chiến lược phát triển thì cần phải tiếp tục xây dựng các kế hoạch để thực hiện các chiến lược đó thành hiện thực với sự tham gia của các phòng ban và thành viên trong Công ty và phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia kinh tế.
Với các chiến lược và kế hoạch phát triển đúng hướng thì Công ty sẽ có nhiều cơ hội và tiềm năng để phát triển. Khi thực hiện các kế hoạch đó thì người lãnh đạo giữ vai trò rất quan trọng để điều chỉnh Công ty đi đúng hướng.
Mặt khác, trong công tác lập dựa án cũng cần có chiến lược và kế hoạch phát
triển cụ thể căn cứ vào các nội dung của chiến lược và kế hoạch phát triển của cả Công ty. Điều đó đòi hỏi người thực hiện công tác dự án cần có một tầm nhìn chiến lược.
- Thực hiện hoàn thiện bộ máy tổ chức của Công ty, trong quy trình làm việc và trong tác phong làm việc:
Ban giám đốc cần phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng phòng ban và cho chính từng thành viên trong ban giám đốc.
Cần thiết lập cơ cấu điều hành tập trung và phát huy được thế mạnh của mỗi người.
Tuyển thêm các nhân viên có trình độ. Hiện nay công ty đang rất thiếu nhân lực để làm công tác lập dự án và tại các phòng ban. Cần tuyển thêm nhân sựđáp ứng đầy đủ yêu cầu của công việc chính là công tác mang tính chiến lược của Công ty, hiện nay, phòng thương mại đang thiếu nhân sự, trong khi khối lượng công việc mà phòng thương mại phải đảm nhận thì rất lớn, đặc biệt là công tác giao dịch, tìm kiếm đối tác cho Công ty. Trong thời gian tới Công ty sẽ mở rộng ngành nghề kinh doanh và phòng thương mại sẽ phụ trách duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh tại các nhà xưởng, xí nghiệp.
Quy trình làm việc cần được thiết lập thành hệ thống hoàn chỉnh, trong đó mỗi phòng ban chỉ làm chuyên môn của phòng ban mình và chỉ chịu sự điều hành của một thủ trưởng duy nhất. Không để nhân viên của phòng này làm nhiệm vụ vủa phòng khác. Tránh sự chồng chéo trong công tác. Việc phân công công việc
này tạo ra sự chuyên môn hóa trong các công việc tại Công ty, qua đó làm tăng hiệu quảcông việc.
Thực hiện tác phong công nghiệp, với giờ giấc theo đúng nội quy, tạo thói quen làm việc theo giờ giấc cho cán bộ công nhân viên. Phân phối công việc cho các thành viên trong Công ty hợp lý hơn. Hiện nay, giờ giấc làm việc của các thành viêc trong Công ty quản lý khá lỏng lẻo, gây ra lãng phí vềthời gian và tiền
bạc cho Công ty. Trong ban dự án tình trạng này vẫn còn xảy ra, các thành viên
đôi lúc nghỉ việc không rõ lý do, việc này cần sớm được giải quyết bằng cách thiết lập một chế độ khen thưởng và sử phạt trong việc thực hiện giờ giấc làm việc.
Thực hiện đầy đủ chế độ tiền lương, khen thưởng rõ ràng. Tiền lương, tiền thưởng, tiền phạt trong Công ty cần thực hiện minh bạch, rõ ràng làm động lực cho nhân viên phấn đấu hết mình vì công việc. Để làm được điều này trước hết lãnh đạo phải gương mẫu, người thực hiện phải hết sức cương quyết.
Triển khai được những nghị quyết của các cuộc họp thành hiện thực. Các cuộc họp trong công ty diễn ra khá nhiều và cũng đã đề ra những biện pháp cho công ty nói chung và cho ban dự án nói riêng, song sau đó các biện pháp này dường như bị quên lãng mà không được triển khai. Thực trạng này ở trong ban dự án tuy ít song đôi lúc vẫn diễn ra. Để khắc phục được điều này, điều quan trọng nhất làngười lãnh đạo phải chỉ đạo nhân viên thực hiện công việc của họ theo các kế hoạch trong các cuộc họp đã đề ra.
2.2.2. Các giải pháp cụ thể.
- Các giải pháp hoàn thiện phương pháp lập dự án:
Hoàn thiện phương pháp lập dự án trong công tác lập dự án tại ở Công ty PLC hiện nay chưa được trú trọng đúng mức. Công ty nói chung và ban dự án nói riêng chưa thiết lập được hệ thống các phương pháp lập dựa án chưa mang tính khoa học và tính khảthi cao. Do đó để nâng cao công tác lập dự án ban dự án của công ty cần thiết lập hệ thống các phương pháp lập dự án có tính khoa học cao đối với từng dự án và từng nội dung trong mỗi dự án. Việc phân tích độ nhạy trong lập dự
án tại công ty cũng chưa được quan tâm đúng mức vì vậy bên cạnh việc xây dựng hệ thống phương pháp lập dự án cần phải tiến hành bổ xung một số phương pháp mới cho phù hợp với điieù kiện thực tế của công ty và của từng dự án.
- Giải pháp khắc phục các nhược điểm trong quy trình lập dự án.
Trong quy trình lập dự án hiện nay là cồng kềnh và phải trải qua nhiều bước, ban dự án cần nhập bước một và bước hai là bước tiếp nhận dự án và bước đánh giá dự án lại làm một, bởi hai công việc này nên tiến hành song song, trong quá trình tiếp nhận phải vừa đánh giá qua đó nên xem có tiếp nhận dự án hay không và sau đó lại đánh giá lần nữa trước ban dự án xem thuộc loại dự án, cách thức làm dựa án. Bên cạnh đó cần tăng cường thêm một nhân viên vào bước này để phụ trách vấn đề chuyên môn khi tiếp nhận dự án.
Cần tăng cường sự theo dõi giám sát việc thực hiện quy trình lập dự án của Công ty, trên thực tế do không có sự giám sát đầy đủ nên một sốbước trong quy trình ở một số dựán đã bị bỏ qua. Việc này đôi khi được sự cho phép của trưởng ban dự án và một số các lãnh đạo. Để làm có thể khắc phục được điều này thì ban dự án cần mở rộng cách thức lập dự án theo cách trích thưởng theo sản phẩm là các dự
án hoàn thành và phân công cho 1 thành viên trong ban dự án giám sát chặt hẽ quy
trình làm việc của dự án.
Chú trọng công tác nghiên cứu thị trường khi lập dự án. Nghiên cứu thị trường là công tác được xem là một trong những công tác quan trọng nhất trong lập dự án. Đôi khi trong quy trình lập dự án công tác này bị xem nhẹ, Công ty cần tạo điều kiện hơn cho nhân viên thực hiện công tác nghiên cứu thị trường và trưởng ban dự án cần quan tâm chỉ đạo công việc nghiên cứu thị trường này. Hiện nay công tác nghiên cứu thịtrường mặc dù đã được quan tâm hơn song vẫn chưa chi tiết và đầy đủ, đặc biệt trong một số dự án công tác này lại bị xem nhẹ, có nhiều yếu tố chủ
quan. Mức kinh phí mà công ty duyệt cho công tác nghiên cứu thị trường đã tăng
lên đáng kể song như vậy vẫn chưa đủ do đó công ty cần tăng cường thêm kinh phí cho công tác thị trường này, bên cạnh đó cần kiểm soát chặt chẽ hơn các
nguồn kinh phí này để tránh thất thoát lãng phí. Kinh phí cho công tác nghiên cứu
thị trường là yếu tố rất quan trọng, khi có đủ kinh phí thì các thành viên dự án mới
có thể thực hiện đươc việc tìm hiểu và lấy các thông tin từ thịtrường một cách đầy
đủ nhất, chính xác nhất, đặc biệt là việc nghiên cứu các điều kiện ở vùng thực hịên
dự án và các thông tin khác có liên quan. Công ty cần lưu ý không được vì thiếu
kinh phí mà coi nhẹ sự quan trọng của công tác này , bởi khi đó dự án được lập
nên sẽ không sát với thực tế thậm chí là còn xa vời, không khả thi, làm ảnh hưởng
tới uy tín của công ty và chất lượng của dự án.
Cần tăng cường thực hiện công tác kiểm tra đánh giá dự án sau khi dự án hoàn thành nhằm tránh các thiếu sót không đáng có trong dự án. Hiện nay, tại công ty do đại đa số các dựán khi hoàn thành sau khi kiểm tra đánh giá không phải sửa lại nên công tác kiểm tra đánh giá dự án đôi khi bị xem nhẹ. Do đó sau khi hoàn thành dự án các thành viên trong ban dự án là những người lập nên dự án cần kiểm tra đánh giá lại xem có thiếu xót gì không, sau đó trình trưởng ban dự án kiểm tra lại lần nữa, trưởng ban dự án cần quan tâm hơn nữa đến việc kiểm tra này tránh tình trạng dự án có nhiều thiếu sót mà vẫn dược gửi cho đối tác, điều này có thể gây ảnh hưởng lớn đến nội dung dự án và uy tín công ty.
- Giải pháp trong khâu tổ chức thực hiện.
Phân công công việc rõ ràng cho các thành viên, tránh tình trạng người làm không hết việc người lại không có việc. Hiện nay số lượng dự án mà công ty đang tiếp nhận là khá lớn, do vậy đòi hỏi các thành viên trong ban dự án cần hết sức làm việc, tuy nhiên đôi khi việc phân công công việc không rõ ràng làm cho một số thành viên hoàn thành sớm công việc hoặc không có số liệu để làm việc, có nhiều thời gian rảnh rỗi., trong khi đó một số thành viên khác lại làm không hết việc. Tình trạng này xảy ra chủ yếu là do việc cứng nhắc khi phân công công việc, theo đó khi tiến hành lập một dự án các công việc được giao cho các thành viên thường cốđịnh, ít tính đến thời gian hoàn thành trong mỗi nội dung. Do đó có những nội dung hoàn thành được trong một thời gian ngắn thì lại phải chờ nội dung khác
hoàn thành hoặc là chờ phân công dự án tiếp theo. Vì thế muốn khắc phục được tình trạng này người phân công công việc cho các thành viên ban dựa án cần cập nhật việc lập dự án của các thành viên sát sao hơn để khi một thành viên hoàn thành công việc nào đó cần có sự hỗ trợ các thành viên khác. Mặt khác phải có cơ chế làm việc để tăng khả năng làm việc nhóm của các thành viên trong Ban dự án. Cần thực hiện cố định cho một số thành viên thực hiện đánh giádự án trong và sau khi tiếp nhận vì hiện tại công việc đánh giá các dự án trong lúc tiếp nhận cũng như là sau khi tiếp nhận được bố trí cho nhiều người thay phiên nhau nên hay bị thay đổi khiến việc thực hiện thường qua loa đại khái khiến cho các công việc tiếp theo bị ảnh hưởng. Việc bố trí cố định thành viên làm công việc này không phải chỉ cho thành viên này chỉ làm mỗi công việc đánh giá dựa án mà cần kết hợp với các công việc khác cho hợp lý. Công việc này nên giao cho trưởng nhóm dự án đảm nhận vì qua đánh giá thì trưởng nhóm sẽ phối hợp với các thành viên khác thực hiện lập dự án tốt hơn.
Thiết lập quy chế phối hợp giữa các phòng ban linh động hơn trong quá trình lập dự án, theo đó các thành viên của các phòng ban có thể phối hợp với nhau mà không bắt buộc có chữ ký của lãnh đạo phòng ban trong một số trường hợp, tránh tình trạng khi lãnh đạo đi công tác, việc lập dự án lại phải chờ ý kiến của lãnh đạo, khiến công việc trở nên trì trệ.
- Giải pháp hoàn thiện các nội dung trong lập dự án.
Như đã nói ở phần thực trạng các nội dung trong công tác lập dựa án tại công ty thường tuân theo một khuân mẫu cốđịnh do đó mỗi khi có sự thay đổi về một mặt nào đó lại làm một số các thành viên lúng túng. Để khắc phục nhược điểm này các thành viên trong ban dựa án cần có sự hỗ trợ lẫn nhau khi làm việc, và ban lãnh đạo công ty cần có biện pháp để bố trí công việc nào mà thành viên đó thông thạo nhất. Công việc được phân công phải phát huy được thế mạnh của từng nười và hạn chếđược yếu điểm của họ.
Cần phân tích một cách kỹ càng, tỉ mỉ các dữ liệu có được từ nghiên cứu thị trường để có được những thông tin sát thực nhất đưa vào các nội dung trong dự án, tranh trường hợp sử dung các yếu tố chủ quan xa rời thực tế ngay khi đã có đủ thông tin. Công tác nghiên cứu thị trường phải mang tính khách quan không được gán các thông tin chủ quan và kết quả nghiên cứu thị trường. Tôn trọng yếu tố khách quan là nguyên tắc không thể thiếu trong lập dự án.
Trong nội dung phân tích tình hình kinh tế xã hội của dự án thì việc phân tíhc điêù kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của vùng thực hiện dự án do các dựán thường ở xa nên việc điều tra nghiên cứu về nội dung này chưa được thực hiện đúng với nguyên tắc. Vì vậy lập dựán các thành viên thường lấy nội dung này ở một số dựa án tương tự tại đại phương đó, nên đôi khi các con số có trong dựa án là không chính xác. Tình trạng này cần được khắc phục ngay bởi tình hình kinh tế xã hội có ảnh hưởng sâu sắc tới việc thực hiện dự án. Cần tổ chức nghiên cứu về vùng dự án và có thể phối hợp với địa phương và chủđầu tư cung cấp các thông tin cần thiết.
Nội dung phân tích kỹ thuật trong dựa án các thành viên lập thường dựa vào việc phân tích cảu đối tác họăc là phải đi thuê bởi trong công việc này ban dự án chưa tành viên thực hiện kỹ thuật. Do đó cần tuyển thêm các nhân viên về thực hiện mảng nghiên cứu kỹ thuật nhằm tiết kiệm được thời gian cũng như kinh phí cho việc lập dự án.
Trong nội dung phân tích tài chính thì phải xây dựng công việc xác định tỷ xuất chiết khấu theo đúng các luận chứng kinh tế và toán học. Các dự án được lập trong thời gian qua có tỷsuất chiết khấu đều dựa vào các dự án tương tự mà không có sự tính toán nào. Các thành viên trong ban dự án cần thiết lập kiến thức cho việc tính toán tỷ suất chiết khấu để hòn thiện về nội dung này. Thêm vào đó các chỉ tiêu phân tích hiệu quả tài chính traong các dứan mà công ty tiếp nhận vẫn chưa đầy đủ. Thông thường trong các dự án thì các thành viên trong ban dự án chỉ tính các chỉ tiêu đó là NPV, IRR, Thời gian thu hồi, còn các nội dung khác như Khả năng trả nơ, B/C, suất đầu tư… vẫn chưa được quan tâm nghiên cứu và đưa vào dự án. Do vậy cần bổ xung các nôi dung này vào dựán, đồng thời cũng tạo ra
thời gian đủ để các thành viên trong ban dự án hoàn thành, không nên giao quá nhiều việc trogn một thời gian ngắn, điều này gây áp lực về thời gian và làm cho một số nội dung bị bỏ qua.
Trong nội dung phân tích hiệu quả kinh tế xã hội hiện nay các dự án nêu ra thường rất chung chung, không cụ thể, mới nêu ra được số lao động, mức đóng
góp ngân sách, còn các lợi ích khác nêu ra song chưa được tính toán cụ thể. Giải
pháp cho vấn đề này đó nằm trong lĩnh vực chuyên môn của các thành viên trong
