Bài tập tình huống thư ký văn phòng 2

Bài tập tình huống thư ký văn phòng 2

BÀI TẬP LÝ THUYẾT

1 Một Phó Giám đốc Sở X của thành phố đến xin cho con gái vào làm thư ký Giám đốc Bạn là thư ký, bạn ứng xử như thế nào?

2 Một giáo viên lâu năm, đóng góp nhiều công trạng cho trường Ông gặp thư ký thắc mắc về việc không được đưa vào đoàn đi tham quan học tập ở Canada Bạn xử lý ra sao?

3 Một quản trị viên trẻ đựoc bổ nhiệm và em là trợ lý nhưng lại lớn tuổi hơn Trong trường hợp này người quản trị viên và nữ trợ lý phải làm gì để tạo mối quan hệ tốt đẹp trong công việc?

4 Một nam trợ lý được giao nhiệm vụ làm trợ lý cho một nữ quản trị viên trẻ Trường hợp này nếu em là nam trợ lý hoặc nữ quản trị viên em sẽ làm gì để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong công việc?

5 Em có một trợ lý (nam) nhưng anh ta không phải là trợ lý giỏi Em sẽ giải quyết tình huống này như thế nào?

6 Em làm việc chăm chỉ và được mọi người làm chung tôn trọng Cấp trên tin tưởng

và đề bạt em, cho em có một quyền lực nhất định Em nhận thấy rõ lòng đố kỵ và thù hằn của những người lớn tuổi hơn em, đã làm việc nhiều năm nhưng vẫn chưa được đề bạt Em tự hào mình là người tốt và trong thâm tâm nghĩ rằng không có lời nói hay hành động nào làm hại đồng nghiệp Nhưng gần đây, ban quản lý nhận được một lá thư nặc danh tố cáo em Nội dung lá thư thật xấu xa và điều đáng buồn là khoảng 1/4 trong số ban quản lý muốn điều tra em Em sẽ giải quyết tình huống này như thế nào?

7 Bạn phải làm gì khi nam giới trong văn phòng bạn mong muốn bạn làm các “công việc mang tính nữ giới” như mang cà phê, tổ chức các buổi tiệc, chăm sóc khách hàng… Trong khi bạn là một quản trị viên cao cấp?

8 Bạn sẽ làm gì khi bạn là một cô gái độc thân đi dự buổi tiệc và gặp gỡ toàn những người lạ mặt?

9 Bạn là một thư ký văn phòng Khi có một người nào đó bước vào chào và bắt tay bạn, thì bạn nên tiếp tục ngồi hay đứng dậy? Nếu như anh ấy/ cô ấy là:

- Chỉ là một người nam bán hàng;

- Một nữ bán hàng;

- Cấp trên ở xa bạn (nam);

- Một người bạn cũ;

- Một thư ký cùng cơ quan

10 Khi người đàn ông đến vì có hẹn với một nữ quản trị viên thì nên chào hỏi như thế nào cho đúng? Người quản trị viên có thể vẫn ngồi tại chỗ khi ông ta bước vào căn phòng của cô ấy hay không?

11 Nếu bạn (một người đàn ông) được giới thiệu với một phụ nữ ngồi trong nhà hàng,

cô ta có nên đứng dật khi bắt tay với bạn không?

12 Bạn là một thư ký và tiếp khách là công việc của bạn Tuy vậy, bạn thấy việc duy trì một cuộc đối thoại thật là khó và bạn cũng ghét sự im lặng khi tiếp khách Bạn vốn

là người nhút nhát Vậy bạn phải làm gì?

13 Theo bạn, những chủ đề nào là tốt nhất cho một cuộc trò chuyện? Và làm thế nào

để buổi tiệc không bị náo loạn?

14 Làm thế nào để:

- Bắt đầu một câu chuyện?

- Tiếp tục một câu chuyện?

- Kết thúc một câu chuyện và làm gì tiếp theo đó?

15 Bạn có thể làm gì nếu một trong số các vị khách của bạn “nói hớ” trong một buổi tiệc của công ty? Bạn sẽ làm gì khi cuộc tranh luận trở nên dữ dội?

16 Một số người cho rằng, ăn mặc chỉnh tề là điều quan trọng đối với người thuyết trình Nếu bạn có ngoại hình dễ nhìn thì điều này sẽ giúp cho những sai sót trong khi thuyết trình giảm nhẹ Điều này đúng không?

17 Làm gì để ngưng một cuộc điện thoại quá dài một cách lịch sự?

ĐÁP ÁN

Tình huống 1: Giải quyết như sau:

- Niềm nở đón tiếp vị Phó Giám đốc Sở

- Báo với lãnh đạo về việc Phó Giám đốc Sở xin cho con gái vào làm thư ký của công

ty và để Giám đốc toàn quyền quyết định

Tình huống 2: Giải quyết như sau:

- Đón tiếp thầy giáo một cách niềm nở

- Ghi nhận những ý kiến của thầy và hẹn sẽ trả lời cho thầy sau khi đã trình lãnh đạo Tình huống 3: Giải quyết như sau:

- Đối với Quản trị viên trẻ:

+ Lịch sự, nhã nhặn và khôn khéo

+ Nên thiết lập một mối quan hệ mang tính chất công việc

+ Khuyến khích trợ lý trở thành một người nhân viên cấp dưới mà bạn cần + Học hỏi kinh nghiệm của trợ lý để giúp bạn vượt qua mọi khủng hoảng

+ Tin tưởng nữ trợ lý để họ hỗ trợ hết mình

- Đối với nữ trợ lý:

+ Lịch sự, nhã nhặn và khôn khéo

+ Nên thiết lập một mối quan hệ mang tính chất công việc

+ Hỗ trợ cấp trên hết mình

+ Tin tưởng vào khả năng của sếp mình

Tình huống 4: Giải quyết như sau:

- Đối với nữ Quản trị viên trẻ:

+ Cư xử chuyên nghiệp nhưng không hình thức

+ Bạn muốn được xưng hô như thế nào?

+ Anh ta muốn được xưng hô ra sao?

+ Bạn muốn công việc được thực hiện như thế nào?

Hãy xác định tiêu chuẩn ngay từ ngày đầu làm việc

- Đối với nam trợ lý:

+ Xóa bỏ thành kiến

+ Tin tưởng vào khả năng của sếp mình

+ Xác định tiêu chuẩn ngay từ ngày đầu làm việc

Tình huống 5:

Trước hết em phải trả lời các câu hỏi: Em đã gởi anh ta đi đào tạo chưa? Em có hướng dẫn và huấn luyện anh ta theo các tiêu chuẩn đặt ra chưa? Em có XÁC LẬP TIÊU CHUẨN chưa?

Nếu đã cố gắng hết sức nhưng anh ta vẫn không thay đổi “thái độ” hãy thực hiện công việc sau:

- Kiểm tra bộ phận nhân sự về thủ tục khiển trách, cảnh cáo và thậm chí bố trí lại công việc

- Nếu có hợp đồng lao động, hãy kiểm tra các thủ tục và điều khoản của hợp đồng lao động

- Hãy gặp gỡ riêng trợ lý của em và thảo luận về những chỗ anh ta thực hiện không đạt tiêu chuẩn mà em đề ra và hỏi xem anh ta cảm thấy thế nào về công việc của anh ta

- Chỉ dẫn chính xác cho anh ta về những gì bạn mong đợi Bạn muốn sự việc được thực hiện như thế nào và tại sao bạn lại muốn như thế và hỏi ý kiến anh ta về những yêu cầu của bạn

- Tổ chức những công việc tiếp theo – 2 hoặc 3 tuần sau đó để củng cố những gì

đã làm

Nếu thấy tiến bộ, hãy khen thưởng nếu không hãy cảnh báo rằng anh ta chỉ còn 2 tuần nữa để chứng tỏ khả năng hoặc sẽ phải thôi việc Sau thời gian gia hạn, hãy chứng

tỏ bạn thật hào hiệp

Tình huống 6: Giải quyết như sau:

Kịch liệt phản đối việc điều tra Ban quản lý của bạn đã cư xử không đúng

nguyên tắc chuyên nghiệp Chúng ta hãy khách quan xem xét vai trò của ban quản lý trong việc thăng tiến của bạn

Các ưu điểm của bạn:

- Bạn làm việc chăm chỉ

- Là một người lịch sự, có thể được hiểu là “người chính trực ở nơi công sở”

- Có kỹ năng, đối xử tốt với mọi người

Trong trường hợp này bạn không làm gì cả trừ khi ban quản lý có quyết định hành động Nếu họ không làm gì cả, điều đó có nghĩa họ tin bạn Nếu họ chất vấn, hãy

tự thanh minh cho mình Hẹn với “người ra quyết định” trong cơ quan Nếu có thể hãy photo lá thư hoặc ít nhất cũng nắm được ý tưởng về những gì bị vu khống để có thể giải thích đầy đủ

Tình huống 7: Giải quyết như sau:

Trước tiên hãy thực hiện việc đó, sau mỉm cười ngọt ngào và kiên quyết nói với đồng nghiệp, “hôm nay là phiên tôi, ngày mai sẽ đến phiên bạn” Là một người làm việc chuyên môn không cho phép bạn làm những công việc mang tính phụ nữ truyền thống Không được giả vờ hợp tác và nam giới sẽ bất đắc dĩ thừa nhận rằng tốt hơn là

để bạn làm những công việc đó Nếu bạn bị ép buộc phải làm những công việc này, tranh thủ sự giúp đỡ của các đồng nghiệp nữ và phân công các việc vặt

Tình huống 8: Giải quyết như sau:

Hãy kết bạn, một căn phòng đầy người xa lạ nhưng họ là những con người như bạn chứ không phải người ngoài hành tinh Người chủ trì sẽ đem đến cho bạn sự thoải mái Nếu người chủ trì là một người mà bạn biết rất rõ, hãy tìm đến anh ta/cô ta và nói với người đó rằng bạn là người mới trong nhóm Người chủ trì chắc chắn sẽ dẫn bạn đi giới thiệu với một ai đó trong nhóm

Nếu như người chủ trì bận rộn thì bạn hãy thử làm theo các cách sau:

- Quan sát khắp phòng;

- Nhìn mọi người và mỉm cười với một người khi đó nhìn bạn;

- Khi bạn thấy một ai đó nhìn bạn với ánh mắt thân thiện, hãy bước lại gần người

đó và tự giới thiệu về mình;

- Bạn cũng nên để ý đến những người đang đứng một mình, những người đó cũng giống như bạn họ bị mất phương hướng, vì thế họ sẽ rất vui khi bạn chào hỏi Tình huống 9: Giải quyết như sau:

* Nếu bạn là nữ thì nên đứng lên trong các trường hợp sau:

- Một người đàn ông là cấp trên của bạn;

- Một khách hàng;

- Một người khách;

- Một người mà bạn gặp lần đầu tiên ở trong và ngoài công ty

Bạn không cần đứng lên đối với một nam nhân viên hay nam thư ký hoặc một trợ lý Chắc chắn, bạn sẽ nhảy lên để chào một người bạn cũ khi cô ta ghé thăm bạn

* Nếu bạn là nam nhân viên trẻ tuổi thì, bạn có thể đứng lên chào một nam nhân viên

và một nữ nhân viên có địa vị cao hơn bạn;

- Một khách hàng nam/nữ;

- Một nữ đồng nghiệp nếu cô ta không tự ngồi xuống

Bạn không cần đứng lên chào thư ký hoặc trợ lý của bạn dù họ là nam hay nữ

Tình huống 10: Giải quyết như sau:

Không được, phép lịch sự đòi hỏi những nữ quản trị viên phải đứng lên, bước ra ngoài từ phâ sau bàn tiến về phía người khách, sau đó đưa tay để bắt tay Rồi cô ta chỉ cho người khách chỗ ngồi và cô ngồi xuống sau khi khách đã ngồi Trong thế giới công việc, giới tính là một điều không quan trọng Điều quan trọng bạn là một quản trị viên chứ không phải là nam hay nữ Tất cả quản trị viên nên thực hiện phong cách lịch

sự này đối với khách đến thăm Sau cuộc hẹn, quản trị viên nên đi cùng khách hàng hay tiễn khách ra đến cửa, thang máy hay khu vực tiếp khách

Tình huống 11: Giải quyết như sau:

Không, nếu điều này là việc bình thường Có, nếu như đó là một buổi chiêu đãi vì công việc

Thông thường người phụ nữ được phép ngồi bắt tay nhưng chú ý trong trường hợp này

Trong giới kinh doanh ngày nay, phép xã giao đòi hỏi cả hai giới bày tỏ như nhau Dù là trường hợp nào, đứng dậy bắt tay cũng chứng tỏ sự tôn trọng

Tình huống 12: Giải quyết như sau:

Không nhút nhát nữa Tự tin rằng mình có thể đối thoại với bất cứ ai và với tất cả mọi người Hãy xác định vấn đề khó khăn của bạn Đó có phải là một điểm bất lợi mang tính xã hội hay không? Có bao giờ bạn nghĩ rằng người nổi tiếng đều có những điều khó khăn như vậy nhưng họ vẫn giao tiếp tốt? Hãy bắt đầu bằng “một buổi

chuyện trò ngắn” Nó chưa phải là cuộc đàm thoại nhưng nó làm cho bạn có mặt trong câu chuyện đó Chuẩn bị kiến thức tốt và đọc to để một khi có cuộc đàm thoại diễn ra, bạn có thể dễ dàng góp ý kiến cho đề tài của buổi đàm thoại

Tình huống 13: Giải quyết như sau:

Món ăn, con cái, sở tích, thể thao, các sự kiện trên thế giới, du lịch… và những

đề tài tương tự Những chủ đề này an toàn và bạn sẽ không bao giờ nói sai Điều quan trọng nên nhớ trong các cuộc đàm thoại là “không bao giờ được làm ra vẻ như biết tất

cả mọi thứ”

Khi bạn đặt câu hỏi thì nhớ lắng nghe câu trả lời Nghe, nghe, nghe và đáp lại VD: Cuộc trò chuyện giữa ông Been và Sharifah

- Này, Sharifah, nói cho tôi biết anh lập gia đình chưa?

- Chưa

- Thế anh có con chưa?

- Tôi hy vọng là không

Kết thúc một câu chuyện, kết thúc một mối quan hệ

Tình huống 14: Giải quyết như sau:

Khi tham gia một buổi lễ, tiệc, nên ăn mặc thích hợp để không phải lo lắng về vẻ

bề ngoài của mình

+ Bạn sẽ là người được giới thiệu hoặc tự giới thiệu mình

- Tự giới thiệu: bước vào, nhìn hướng về một người trông có vẻ vui khi gặp bạn

- Bắt đầu bằng “một câu chuyện ngắn” Nói chuyện với những người ngồi gần bạn

- Người nào đó, hoặc cũng có thể là bạn sẽ bắt đầu câu chuyện

+ Một khi chủ đề đã được khởi đầu, bước kế tiếp là bạn tỏ vẻ thích thú chủ đề này, đặt vài câu hỏi nếu như bạn không biết bất cứ điều gì về chủ đề này, đóng góp ý

kiến nếu bạn có điều gì đó hay hay để nói Nếu bạn không có gì để nói, cũng không có câu hỏi, thì nên giữ im lặng Nếu im lặng bạn phải sử dụng ngôn ngữ cơ thể, nghĩa là những cử chỉ không dùng lời nói, bạn phải thể hiện bạn rất thích câu chuyện được tiếp tục Hơi cúi đầu về phía trước, hai tay không khoanh lại, gật đầu, mắt nhìn người nói

sẽ thể hiện bạn là “một người biết lắng nghe tuyệt vời” Đây là một điều đáng quí thật

sự trong bất kỳ một cuộc đàm thoại nào

+ Đợi khi cầu chuyện tạm dừng Bạn biết là mọi người đang nghỉ lấy hơi Sau đó hãy nói lời xin lỗi và kiên quyết thoát khỏi câu chuyện Nếu câu chuyện chỉ có bạn và một người thì hãy đợi câu chuyện tạm dừng một cách tự nhiên, sau đó hãy đề nghị anh

ta đi gặp một người nào đó Nếu không có ai để gặp, hãy nói bạn phải đi gặp một người bạn hoặc một ai đó rất gấp

Tình huống 15: Giải quyết như sau:

Trong cả hai tình huống này, người chủ phải láp liếm và dàn xếp vụ việc Nếu câu nói hớ quá rõ ràng và bạn không thể làm gì để “phục hồi”, thì cố gắng làm nhẹ câu nói hay giả vờ không để ý đến câu nói này và tiếp tục câu chuyện hoặc thay đổi đề tài Nếu hai vị khách của bạn tranh luận dữ dội thì chủ nhà phải can thiệp vào trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng Bạn nên thay đổi chủ đề hoặc đưa một trong hai vị khách đó đến gặp người nào khác

Tình huống 16: Giải quyết như sau:

Ăn mặc chỉnh tề không thể bù đắp cho các sai sót của người nói Bí mật của sự thành công khi nói trước công chúng xuất phát từ bên trong – thái độ, năng khiếu và sự vận dụng của bạn Nhưng cách ăn mặc hoàn toàn làm tăng tính cách của bạn, làm cho khán giả bị phân tâm bởi sự xuất hiện của bạn trên sân khấu Cách ăn mặc của bạn chính là ấn tượng đầu tiên và khi khán giả “bị cuốn” vào bài thuyết trình, thì quần áo của bạn không còn đóng vai trò quan trọng nữa và họ sẽ nhìn người nói Dù bạn mặc

gì, thì quần áo của bạn phải sạch sẽ, tươm tất và ngay ngắn

Tình huống 17: Giải quyết như sau:

Nếu chỉ có một mình bạn làm việc trong văn phòng, thì nói với người gọi rằng bạn vừa là tiếp tân vừa kiêm luôn nhân viên văn phòng nên luôn bận nhiều việc Hãy nói một cách nhã nhặn rằng: “Làm ơn giữ máy để tôi nghe đường dây bên kia”

Nếu người gọi, là khách hàng, cứ kéo dài liên tục cuộc nói chuyện và bạn phải mất nhiều thời gian để trả lời thì hãy thử cách này: Chờ cuộc nói chuyện tạm dừng và ngưng nó Nói rằng bạn rất thích nói chuyện nhưng bạn còn một cuộc hẹn/ một buổi họp/ một cuộc gọi khác - hết sức xin lỗi vì phải ngưng cuộc nói chuyện, những bạn phải nói là hẹn sẽ nói chuyện nhiều hơn vào dịp khác

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Chương III: NGHIỆP VỤ CHUẨN BỊ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO

HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠO

1 Từng nhóm 2-3 học sinh, làn lượt phân công nhau đóng vai khách gọi và thư ký, thực tập theo các trường hợp sau (bao gồm từ nhấc máy, đối thoại, cho dến khi kết thúc và cúp máy)

- Khi người lãnh đạo bận

- Khi người thư ký bận

- Trả lời các trường hợp cần thiết về đồng nghiệp vắng mặt

2 Mỗi nhóm 5 học sinh phân công nhau tiến hành thu thập thông tin theo những chủ

đề sau:

- Hội nghị APEC (diễn ra từ ngày 4-17/9/06 tại Đà Nẵng)

- Tình hình xuất khẩu các mặt hàng: may mặc, giày da, gạo của Việt Nam trong quí I năm 2006

- Tình hình nhập khẩu các mặt hàng: xe máy, xe ôtô, điện tử của Việt Nam trong quí II năm 2006

- Diễn biến của dịch cúm gia cầm ở khu vực Miền Trung trong 6 tháng đầu năm 2006

- Tình hình tuyển sinh ở các trường trong cấp tư thục trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

- Tiến trình gia nhập WTO của Việt Nam

- Về những danh lam, thắng cảnh của Việt Nam được UNESCO công nhận

Chương IV: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC, SẮP XẾP HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN

VÀ NGƯỜI LÃNH ĐẠO

I/ Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc cho cơ quan và lãnh đạo:

* Lập kế hoạch theo những chủ đề sau:

- Kế hoạch tổ chức hội nghị với chuyên đề “Chống ngủ gật trong học đường”

- Lập kế hoạch tổ chức kỉ niệm 75 năm thành lập Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 26/3/1931 – 26/3/2006

- Lập kế hoạch tổ chức buổi toạ đàm bàn về Chuyên đề “Phương pháp học tốt đối với học sinh THCN”

- Lập kế hoạch tổ chức cuộc thi “Người thư ký hoàn hảo” trong khối Hành chính – Văn thư

- Lập kế hoạch tổ chức hội trại truyền thống 19/5 của trường THCN CKN Đông

Á

- Lập kế hoạch tổ chức cuộc thi Văn nghệ chào mừng ngày 20/11 trong toàn trường

- Lập ké hoạch tổ chức cho HSSV khối Hành chính – Văn thư đi tham quan di tích lịch sử - phố cor Hội An

- Lập kế hoạch phát động phong trào “Hiến máu nhân đạo” trong toàn trường

- Lập kế hoạch phát động phong trào “Gây quỹ học sinh nghèo vượt khó” trong toàn trường

- Lập kế hoạch tổ chức buổi giao lưu gặp mặt HSSv và bộ đội nhân ngày 22/12

* Xây dựng chương trình theo những yêu cầu sau:

- Xây dựng chương trình đêm diễn văn nghệ chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam

- Lập chương trình học năm thứ nhất của trươìng THCN CKN Đông Á cho giáo

vụ

- Lập chương trình đêm giao lưu HSSV với các bà mẹ Việt Nam anh hùng

- Lập chươngt rình đại hội chi đoàn lớp

- Lập chươngt rình buổi hội nghị với chuyên đề “Chống ngủ gật trong học

đường”

- Lập chương trình cuộc thi “Người thư ký hoàn hảo” trong khối hành chính – Văn thư

- Lập chương trình đi tham quan di tích lịch sử - Phố cổ Hội An được tổ chức cho khối Hành chính – văn thư

- Lập chương trình đêm giao lưu HSSV với các nhà doanh nghiệp

- Lập chương trình buổi lễ tổng kết và phát bằng tốt nghiệp cho HSSV ra trường

- Xây dựng chương trình hội trại truyền thống 19/5

* Xây dựng lịch làm việc theo các yêu cầu sau:

- Lập lịch công tác tuần của Hiệu trưởng trường THCN CKN Đông Á

- Lập lịch công tác tuần của UBND phường

- Lập lịch công tác ngày của Chủ tịch UBND Quận

- Lập lịch công tác cho lãnh đạo trong chuyến công tác 10 ngày đến thành phố Hồ Chí Minh để dự hội thảo đầu tư và tham quan, khảo sát một số doanh nghiệp

- Lập lịch công tác tháng của phòng Hành chính tổng hợp UBND phường

II/ Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và lễ hội:

1 Phân vai tiến hành cuộc họp Báo cáo tổng kết cuối năm của UBND phường Các thành viên khác trong lớp có vai trò như những người tham dự và quan sát để nhận xét

về các đoạn tiến hành cuộc họp?

Chủ toạ:

- Bắt đầu cuộc họp có đúng giờ không?

- Mỗi mục chương trình nghị sự có đủ thời gian không?

- Có kiểm tra được những ai bị lạc đề không?

- Có chú ý những người muốn phát biểu không?

- Có điềm tỉnh và chủ động không?

- Đưa ra các quyết định có rõ ràng không?

- Kết thúc cuộc họp có đúng giờ không?

Thư ký:

- Có phân phát tài liệu đủ cho mọi người không?

- Có nắm vững trình tự thủ tục cuộc họp không?

- Có hỏi chủ toạ về tính rõ ràng của các nghị quyết không?

- Có tham gia vào thảo luận không?

Các thành viên:

- Có tham gia thảo luận tích cực và xây dựng không?

- Có ngắt lời người khác không?

- Có hiểu được những luận cứ đưa ra không?

- Có đạt được sự thảo thuận chung hay phải thông qua quyết định theo đa số?

- Có quan tâm đến chương trình nghị sự hay có thái độ thờ ơ?

- Có tham dự hội họp đến cùng không?

2 Tổ chức Hội nghị trao đổi kinh nghiệm học tập của ngành Hành chính – Văn thư

- Chủ toạ: Lớp trưởng

- Thư ký: Lớp phó học tập

- Chuẩn bị bâo câo chính: 2 tổ trưởng chuẩn bị

- Sâu bâo câo của sinh viín có kết quả cao trong học tập

Tổ chức hội nghị tại lớp

3 Hội nghị chuyín đề “Chống ngủ gật của học sinh câc trường THCN”

- Thănh phần:……

- Câch tiến hănh:……

Kết luận của hội nghị có được âp dụng không còn phụ thuậc văo những vấn đề

cụ thể

4.Tổ chức buổi lễ hội hoâ trang cho HSSV trường THCN CKN Đông Â

- Thănh phần tham dự: khâch mời trong vă ngoăi trường

- Lín kế hoạch tổ chức, viết giấy mời, ra thông bâo…

- Chọn người dẫn chương trình

Buổi lễ hội lă sđn chơi bổ ích cho học sinh của trường

5.Tổ chức vòng chung kết cuộc thi “Người thư ký hoăn hảo” trong khối Hănh chính – Văn thư

- Lín kế hoạch tổ chức, viết giấy mời, ra thông bâo…

- Thănh phần tham dự, Ban giâm khảo

- Nội dung vă thể lệ cuộc thi…

Cuộc thi được tổ chức tại lớp, câc thănh viín phđn công nhau đóng vai theo yíu cầu đặt ra

6 Soạn một giấy mời gửi đại biểu cấp trín (Công đoăn Quận, Quận đoăn) về dự hội nghị tổng kết phong trăo thi đua của Đoăn trường nhđn dịp kỷ niệm 75 năm ngăy thănh lập Đoăn 26/3/1931 – 26/3/2006

7 Lập danh sâch đại biểu vă viết giấy mời Ban giâm hiệu dự Hội nghị chi đoăn của lớp

III/ Tổ chức câc chuyến đi công tâc cho cơ quan vă lênh đạo:

1 Sắp xếp lại thứ tự các công đoạn cho phù hợp, điền thông tin thích hợp vào khoảng trống và loại bỏ những thông tin không cần thiết

TỔ CHỨC CHO GIÁM ĐỐC ĐI CÔNG TÁC

Chuyến đi công tác Bắc Kinh 5 ngày từ 26 tháng 01 ( giờ bay: 9h10’) đến hết ngày

30 tháng 01 năm 2002 (về tới Hà Nội lúc 8h00 giờ Hà Nội)

1 Thông báo cho lái xe chuẩn bị ô-tô vào lúc tại nhà Giám đốc

2.Làm giấy đi đường cho Giám đốc và thư ký

3.Chuẩn bị danh mục các tài liệu và giấy tờ cá nhân

4.Chụp bản photocopy Hộ chiếu và Giấy chứng nhận của cơ quan y tế để trao cho và

5.Vào lúc cho ôtô ra đón Giám đốc tại sân bay và Thư ký cần mạng theo 6.Nhận từ giám đốc những chỉ thị cần thiết, những nhiệm vụ cần phải thực hiện 7.Tìm hiểu mục đích chuyến đi công tác, các vấn đề cần giải quyết, các cuộc gặp và địa điểm

8.Vào cùng Giám đốc và thanh tra tài chính, đại diện phòng tổ chức kiểm tra lại toàn bộ các tài liệu, giấy tờ cần mang theo trong chuyến đi công tác

9.Đích thân tiễn giám đốc ra sân bay và sau khi máy bay cất cánh thì thông báôch Bộ trưởng Bộ Ngoại giao Trung Quốc, Ngài Đại sử đặc mệnh toàn quyền Việt Nam tại Bắc Kinh, đại diện cơ quan đơn vị mời giám đốc sang công tác và biết giờ bay, số hiệu chuyến bay, hãng hàng không, số ghế, thời gian đến theo giờ Hà Nội, tên, tuổi, trang phục, tổng số kiện hành lý của Giám đốc

10 Chuẩn bị VISA

11.Ngày 29/01 gọi điện cho thư ký của đối tác ở Trung Quốc để ………

12 Đặt dự phòng một buồng nghỉ tại 13.Chuẩn bị chương trình làm việc của Giám đốc trong thời gian đi công tác tại Bắc Kinh và trình Giám đốc duyệt lần cuối vào ngày 14.Hoãn tất cả các cuộc hẹn của Giám đốc trong thời gian đi công tác với lý do 15.Thống nhất chương trình làm việc với bên mời sang công tác, thời gian lưu trú, giải quyết những vấn đề nảy sinh, xác định thành phần tham gia đàm phán, duyệt các dự án sẽ ký kết sau đó trình Giám đốc

16 Đặt vé máy bay khứ hồi từ ngày 26/1 đến 30/1

17 Cùng Giám đốc chuẩn bị và xem xét một số tài liệu có thể cần thiết trong quá trình làm việc tại nước ngoài và sau đó sao chụp lại thành nhiều bản, trong đó có một bản để

18 Chuẩn bị các mẫu văn bản trắng; Danh thiếp của Giám đốc, vợ ( chồng) Giám đốc, phó Giám đốc, thư ký, trưởng phòng tài vụ; sổ tay, bút rồi đóng gói và gửi máy bay chuyển sang trước ít nhất 2 ngày

19 Chuẩn bị mua quà tặng và lên danh sách những người cần tặng

20 Mua sẵn đồ ăn, nước uống, thuốc lá, sách báo, tạp chí để Giám đốc sử dụng trong chuyến bay

21 Lên danh sách các số điện thọi cần thiết ( cả cơ quan, người quen tại Việt Nam và cả ở nơi đến rồi sao làm 3 bản cho Giám đốc, thư ký và 1 bản chuyển sang Bắc Kinh cho đơn vị mời Giám đốc sang công tác)

22 Mua cho Giám đốc một cuốc sách về phong tục tập quán của người Trung Quốc, bản đồ Bắc Kinh, cuốn sách hpội thoại Việt - Trung hoặc Trung - Việt để tiện tra cứu khi Giám đốc muốn tự mình trao đổi với người Trung Quốc