Báo cáo thực tập Nghiệp vụ Thư ký văn phòng của công ty TNHH in Hoàng Minh

Báo cáo thực tập Nghiệp vụ Thư ký văn phòng của công ty TNHH in Hoàng Minh

Lời nói đầuTrong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có đợcmột thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết Mỗi ngành nghề

đều có xu hớng xây dựng cho mình những chiến lợc để phát triển thế mạnh sovới các đối thủ cạnh tranh

Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới, Việt Nam đã và

đang tạo những bớc tiến vợt bậc để đa nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo pháttriển Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế trithức nhu cầu công việc của con ngời ngày càng phong phú, và nhiều ngànhnghề ra đời Để thực tế hóa vấn đề này Trờng Cao đẳng Văn th Lu trữ TWI đã

mở rộng đào tạo một số ngành nghề nh: Hành chính văn phòng, Th ký vănphòng

Nghề Th ký là đội ngũ của những ngời có trình độ chuyên môn, khảnăng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp Trớc đây nghề Th ký cha

đợc thực sự coi trọng và phát triển ngời ta có quan niệm và nhìn sai lệch vềnghề Th ký, điều đó gây ảnh hởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của cáccơ quan, công ty, xí nghiệp Ngày nay với xu thế phát triển theo hớng cổ phầnhóa - t nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Th ký đã đợc coi trọng, utiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội

Cũng nh các học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập tại cơ quancủa học sinh chuyên ngành Th ký Văn phòng là 16 tuần, từ ngày 15/5/2006

đến 16/9/2006 Đây là một giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng chocán bộ văn phòng trớc khi bớc vào thực tế công việc "Bản báo cáo thu hoạchthực tập tốt nghiệp" là kết quả mà học viên làm đợc bao gồm tất cả các côngviệc từ quá trình khảo sát công tác Th ký văn phòng, Văn th Lu trữ, nhữngnhận thức kiến nghị và giải pháp của cá nhân vào công tác văn phòng của cơquan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quá trình thực tập,tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập sinh, trên cơ sở đó nhà trờng cóthể nắm đợc khả năng của học sinh sau đào tạo cũng nh bổ sung kiến thức,

đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho quy trình đào tạocác khoá học sau

Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà trờng đề ra em đã trực tiếpliên hệ thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh

Địa chỉ: 18/79 Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: 04 5116410

Fax: 04 5116410

Dới sự hớng dẫn trực tiếp và sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trongVăn phòng Em đã hoàn thành tốt kế hoach thực tập của mình với nội dungbao gồm các nghiệp vụ Th ký Văn phòng, Văn th, Lu trữ

Qua bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" em xin gửi lời cảm ơnchân thành nhất tới các Thầy cô giáo Trờng Cao đẳng Văn th Lu trữ TWI cùngtoàn thể các anh chị trong Văn phòng Công ty TNHH in Hoàng Minh đã nhiệttình hớng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp em thựchiện những ý tởng của mình đem lại những kiến thức đã học áp dụng vào thực

tế, nâng cao trình độ hiểu biết của mình qua những công việc hàng ngày,những cuộc trao đổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú

"Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi ngời" điều đó làtất yếu, và hơn bao giờ hết em mong muốn mình sẽ làm tốt đợc tất cả mọicông việc nhng để làm đợc điều đó cần phải có một sự nổ lực rất lớn của bảnthân cùng sự giúp đỡ của mọi ngời Bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốtnghiệp" là kết quả của một quá trình thực tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiềusong sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em rất mong nhận đợc sự đóng gópnhiệt tình của các Thầy cô giáo, các anh, chị trong Công ty và bạn đọc để Báocáo của em hoàn thiện hơn

Em xin trân trọng cảm ơn!

mẽ của nền kinh tế Thế giới, Việt Nam đã và đang đi vào hiện đại hoá - côngnghiệp hoá và đang từng bớc cổ phần hoá- t nhân hoá dẫn tới nhiều ngànhnghề ra đời, ngành in đợc xem là một ngành đang có bớc phát triển đột phá,chiếm thị phần trong hệ thống kinh doanh; sản phẩm in rất cần thiết cho cánhân, cửa hàng, tổ chức hành chính, công ty, xí nghiệp, quốc gia, xuyên quốcgia Công ty TNHH in Hoàng Minh đợc thành lập trong hoàn cảnh thuận lợi

đó

Theo Quyết định Phê duyệt số 5468/QĐ Phê duyệt số 5468/QĐ - UBND do UBND Thành phố

Hà Nội cấp ngày 24/03/2002, theo Giấy phép số 3800/GP – UBND và theo Giấy phép số 3800/GP – UBND và Giấy

đăng ký kinh doanh số 055096 do Sở Kế hoạch và Đầu t Thành phố Hà Nộicấp ngày 22/03/2002 Công ty TNHH in Hoàng Minh đã chính thức khai trơngvào ngày 26/03/2002 nhân dịp kỷ niệm 72 năm ngày thành lập Đoàn Thanhniên Việt Nam Công ty TNHH in Hoàng Minh đợc thành lập bởi các sáng lậpviên uy tín nh:

Nguyễn Anh Tuấn

Và một số thành viên khác, Công ty sẵn sàng phát huy nội lực để pháttriển kinh doanh

Công ty TNHH in Hoàng Minh

Tên giao dịch bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH in Hoàng Minh

Tên giao dịch bằng Tiếng Anh: Heart & Mind

Địa chỉ: 18/79, Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội.

Hoàng Minh là đơn vị chuyên phục vụ nhu cầu: Lịch, tờ rơi, sách, báo,tạp chí, phong bì, tiêu đề th, catalogues, bao bì sản phẩm cho các doanhnghiệp Nhà nớc, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty liên doanh, Công

ty 100% vốn nớc ngoài, Khách sạn, nhà hàng, Tổ chức hành chính Nhà nớc,

Tổ chức Phi chính phủ

Trong suốt quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH in HoàngMinh luôn không thoả mãn với những gì đang có, liên tục mở rộng và pháttriển các loại hình sản phẩm Hoàng Minh luôn làm hài lòng khách hàng vớinhững sản phẩm chất lợng cao, mẫu mã đẹp Hoàng Minh không ngừng vơnlên bằng chính sự sáng tạo của đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, cá tính, giàusáng tạo, cùng với dây chuyền sản xuất khép kín và hiện đại

Chỉ trong vòng 3 năm hoạt động kinh doanh Hoàng Minh đã có hàngnghìn khách hàng có uy tín trong nớc nh:

- Nhà máy chế biến sữa Hà Nội,

- AED - Viện Hàn lâm phát triển Giáo dục,

- CIDSE - Đoàn kết và Hợp tác Quốc tế,

- Tổ chức Tầm nhìn Thế giới

Để không ngừng làm mới mình Hoàng Minh đang từng bớc mở rộngkinh doanh, tăng cờng nhân lực, hỗ trợ trang thiết bị để phục vụ khách hàngmột cách tốt nhất

Với phơng châm "Cẩn thận, cẩn thận hơn, cẩn thận hơn nữa", HoàngMinh tuyệt đối tôn trọng khách hàng "Lớn hay nhỏ không quan trọng, đánhgiá đúng khả năng của mình, hãy tiếp thị & dịch vụ cẩn thận với cả lớn vànhỏ"

Nếu bạn là một nhà thiết kế hay một nhà kinh doanh giỏi hãy đến vớiHoàng Minh bạn sẽ thể hiện hết khả năng của mình

Nh vậy có thể nói Công ty TNHH in Hoàng Minh tuy đợc thành lập chalâu nhng đã đạt đợc những thành tựu rất lớn, với quy mô hoạt động ngày càng

đợc mở rộng, sẽ không lâu nữa Hoàng Minh trở thành một doanh nghiệp có uytín và thơng hiệu

Sau gần 4 năm hoạt động Công ty TNHH in Hoàng Minh luôn đạtdoanh thu năm sau cao hơn năm trớc ớc Đây chính là kết quả của các chính sách

và chiến lợc kinh doanh đúng đắn, kết hợp chặt chẽ với các hoạt động xã hội ,

đảm bảo gắn hiệu quả kinh tế với mục tiêu đem lại lợi ích cho xã hội

Dự kiến trong những năm tiếp theo Công ty TNHH in Hoàng Minh sẽngày càng đạt hiệu quả kinh tế cao, đóng góp cho ngân sách Nhà nớc mộtkhoản thu lớn thông qua việc nộp thuế

Bảng doanh thu của Công ty trong 4 năm đầu:

Cơ cấu tổ chức lao động của Công ty:

12.5%

87.5%

TP S¶n XuÊt 1

TP Kinh Doanh

TP S¶n XuÊt 2

KÕ to¸n viªn

phßng

Phã phßng

Phã phßng

PP chÕ

b¶n

Phã phßng

Nh©n viªn

Nh©n viªn

Nh©n viªn

Nh©n viªn

viªn

Nh©n viªn

Nh©n viªn

Nh©n

TP ThiÕt KÕ

PP ý t ëng

2 Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính hoặc Văn phòng Công ty:

*Chức năng nhiệm vụ của Công ty:

Từ khi đi vào hoạt động, với ý nghĩa là một công ty chuyên phục vụ,Công ty đã thực hiện tốt hai chức năng là chức năng xã hội và chức năng kinh

tế của một doanh nghiệp

- Với chức năng xã hội:

Công ty đã có nhiều đóng góp và là đơn vị nổi bật trong địa bàn Quận

Đống Đa Công ty đã ủng hộ 10 triệu đồng xây dựng nhà tình nghĩa cho hai bà

mẹ Việt Nam anh hùng của Quận

- Với chức năng kinh tế:

Chỉ trong một thời gian ngắn đi vào hoạt động, các sản phẩm và mẫumã đã chứng tỏ đợc tính khả thi và doanh thu của Công ty ngày càng cao Bêncạnh đó, hàng năng Công ty còn đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sáchNhà nớc

Khẩu hiệu của Công ty: “ Hợp tác, Phát triển, Bền vững”, Phơng châmhoạt động “Cẩn thận! Cẩn thận hơn! Cẩn thận hơn nữa!", "Cách nghĩ vì toàncộng đồng và hoạt động vì lợi ích của khách hàng” Trong nhiều năm quakhẩu hiệu và phơng châm đó vẫn giữ vững, Công ty luôn chứng tỏ sự quan tâmhết mình của Công ty đối với khách hàng của mình

*Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty:

- Phòng Kinh doanh:

Quản lý hệ thống khách hàng, duy trì mối quan hệ với các khách hàngtruyền thống Phát triển thêm khách hàng mới, tăng quy mô của hoạt độngkinh doanh cả về số lợng và chất lợng Thu thập các thông tin về thị trờng, vềnhu cầu của khách hàng, về năng lực của đối thủ cạnh tranh để đa ra các chiếnlợc kinh doanh

Làm nhiệm vụ tiếp thị, tìm kiếm và tiếp cận khách hàng; bán giới thiệusản phẩm và dịch vụ của Công ty Khách hàng không tự tìm đến mà nhân viênPhòng kinh doanh phải tìm đến khách hàng Sản phẩm tốt không có giá trị nếukhông có ai biết, vì thế nhân viên kinh doanh phải làm thế nào để khách hàngnhận biết đợc điều đó Khi tiếp thị nhân viên kinh doanh phải giới thiệu chokhách hàng biết Hoàng Minh là ai? Hoàng Minh có sản phẩm gì để bán Vàphải biết khách hàng đang có nhu cầu gì Hãy làm cho khách hàng hài lòngvới những sản phẩm đợc thiết kế đẹp, và giá cả cạnh tranh hợp lý Phòng kinhdoanh còn có nhiệm vụ quyết định sự thành công hay thất bại về doanh số của

Công ty Báo cáo các thông tin thị trờng và kết quả kinh doanh lên lảnh đạo đểcùng lảnh đạo đa ra các quyết định nh: Tăng qui mô hoạt động kinh doanh,

đầu t thêm vốn, thay đổi ngành hàng, đối tợng khách hàng

Công việc nhân viên kinh doanh phải làm: Chào hàng, báo giá, đặthàng, ký hợp đồng, giao hàng

- Phòng Thiết kế:

Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn của sản phẩm, có nhiệm vụ thiết kế, in

ấn, tạo hình ảnh, nắm bắt ý tởng thông tin về các mẫu thiết kế, tạo hình ảnh có

ý nghĩa và thẩm mỹ cao theo yêu cầu của khách hàng trên các chất liệu

Phòng Thiết kế phải nắm bắt đợc rằng để có một sản phẩm in phải kết hợp cácyếu tố: ý tởng, chất liệu, màu sắc, bố cục, ngôn ngữ và công nghệ Dự đoándòng sản phẩm của tơng lai để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của Công ty

dự trên kinh nghiệm của ngời dự đoán và sự đánh giá các thông tin về sảnphẩm, xu hớng, tập quán, văn hoá, địa bàn kinh doanh và thị trờng đang tiếpcận Đồng thời chịu trách nhiệm chế bản và in ấn

- Phòng sản xuất:

Chịu trách nhiệm thực hiện các mẫu thiết kế đã đợc duyệt để cho rathành sản phẩm Tham vấn cho các cấp trên để xác định tiến độ cung cấp sảnphẩm, đảm bảo thời hạn để cung cấp sản phẩm đặt hàng cho khách hàng Bảo

đảm sản xuất tiết kiệm giúp Công ty tăng lợi nhuận Đồng thời có trách nhiệmtính giá, kiểm tra sản phẩm, lấy hàng

- Phòng Kế toán:

Chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty

+ Quản lý hoạt động thu chi của Công ty Lập báo cáo tài chính hàngtháng, quý, năm

+ Xây dựng, đề xuất kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn của Công ty:+ Hỗ trợ Kế toán trởng lấp kế hoạch, tìm kiếm và đề xuất phơng ánquản lý, sử dụng nguồn vốn của Công ty,

+ Hỗ trợ kế toán trởng hạch toán kinh tế, hỗ trợ phân tích tài chính các

dự án đầu t, hợp tác kinh doanh mà Công ty thực hiện hoặc tham gia thực hiện

+ Thẩm định đề xuất mua bán trang thiết bị, vật t, văn phòng phẩm, chitrả lơng và chế độ phúc lợi cho nhân viên

+ Thực hiện các nghiệp vụ kế toán, các hoạt động tài chính của Công ty.+ Cung cấp số liệu cho các bộ phận để phân tích thị trờng, lập dự án đầu

t kinh doanh khi đợc phép của Ban điều hành

- Phòng phát triển dự án:

Truy cập thông tin toàn cầu để nắm bắt thông tin thị hiếu và nhu cầukhách hàng để tìm kiếm đối tác trong và ngoài nớc, đặc biệt là các tổ chức Phichính phủ Đồng thời lập dự án mới với tất cả các thông tin tổng hợp về thị tr-ờng, sản phẩm, chi phí.

3 Công tác Th ký văn phòng của Công ty TNHH in Hoàng Minh:

*Khái niệm Th ký văn phòng theo Hiệp hội Th ký chuyên nghiệp Quốc

tế (IPS).

“Th ký là ngời trợ giúp của cấp quản trị, là ngời nắm vững các nghiệp

vụ Hành chính Văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểmtra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đa ra các quyết định trongphạm vi quyền hạn của mình”

*Theo giáo trình Trờng Cao đẳng Văn th Lu trữ TWI.

“Th ký Văn phòng là ngời trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnhchuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng”.Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh, do yêu cầu công việc nên có tới 5 ngờigiúp việc cho Lãnh đạo, mỗi phòng có một ngời đại diện giúp Thủ trởng giảiquyết các công việc liên quan đến phòng mình

3.1 Quan niệm của Lãnh đạo về công tác văn phòng:

Cũng nh các nghề khác Th ký Văn phòng cũng đợc coi là một nghề Nghề Th ký Văn phòng

-Thời thế đã thay đổi, không còn là thời kỳ bao cấp nữa mà là kinh tế thịtrờng, các hình mẫu Th ký trớc đây đã không còn

Th ký Văn phòng là ngời tham mu, tổng hợp giúp lãnh đạo trong việcchỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Công ty Với sự xuất hiện củamáy tính và các phần mềm văn phòng từ những thập niên 80 thì nghiệp vụ của

Th ký Văn phòng đã thay đổi rất lớn

Có thể thấy công việc của ngời Lãnh đạo hết sức phức tạp, cho nên Th

ký không chỉ đơn thuần là một ngời giúp việc cho lãnh đạo về một mặt nhất

định nào đó, và công việc đánh máy chữ trớc đây chiếm 60% khối lợng côngviệc của Th ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20%

Công tác Th ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là bộmặt không thể thiếu giữa ngời chủ doanh nghiệp và môi trờng hoạt động củaCông ty, trong các quan hệ với nhân viên, với những ngời cùng cộng tác, vớikhách hàng Nói nh V.I Lê Nin lao động của ngời Th ký văn phòng là loại lao

động “để tất cả các vấn đề đợc chọn lọc và đánh giá sơ bộ” nghĩa là công tác

Th ký văn phòng đợc hiểu là phụ trách tổng hợp, điều hành mọi quan hệ củaThủ trởng, biết phân loại các cuộc hẹn cho Lãnh đạo, chịu trách nhiệm về các

hoạt động khác trong văn phòng nh: Soạn thảo văn bản, Tổ chức Hội nghị, tiếpkhách, đãi khách, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ chức phòng làmviệc khoa học và các nghiệp vụ chuyên môn khác: Văn th, Lu trữ - vì thế ngời

Th ký phải là ngời trợ lý tích cực, giúp giảm bớt thời gian lao động cho lãnh

đạo Bởi là ngời giúp việc trực tiếp cho Thủ trởng, ngời Th ký phải đợc Thủ ởng tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó, đồng thời ngời Th ký còn làngời đại diện cho Lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị, tập thể trongcơ quan, là mắt xích nối liền ngời lãnh đạo với khách hàng, cộng sự và cácthành viên trong trong Công ty Ngời Th ký hoạt động văn phòng phải là ngời

tr-am hiểu về nghiệp vụ, thành thạo trong chuyên môn, chủ động, chu đáo, vữngvàng trong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng, cởi mở, tế nhị trong giao tiếp

Tóm lại công tác Th ký văn phòng nhằm đảm bảo cho công việc củalãnh đạo đợc thông suốt, Th ký tổng hợp các công việc, phân loại và giúp Thủtrởng duy trì các mối quan hệ

Vào thập kỷ 20 ở Việt Nam khái niệm nghề Th ký vẫn còn mới mẻ, vìvậy một số ngời thờng quan niệm nghề Th ký là nghề đơn giản, mang tínhchất sự vụ, thậm chí còn cho rằng đó là nghề mà ai cũng có thể làm đợc khôngcần trình độ chuyên môn, song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹthuật những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà các Th ký văn phòng phải đảmnhận, cũng nh bản lĩnh làm việc, những đóng góp to lớn có ảnh hởng và tác

động đến hoạt động cũng nh sự phát triển của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,

sự phấn đấu vơn lên không ngừng của mỗi Th ký là động lực cho quá trìnhphát triển địa vị, nâng cao vị thế uy tín của họ trong hoạt động xã hội

II Nội dung thực tập và kết quả đạt đợc:

1 Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân ngời Th ký:

1.1 Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trởng:

Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của ngời Th ký nhằm

đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thuthập đợc góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan Vìvậy, tiếp khách là một hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ công ty hay xí nghiệp,phòng, ban nào, nên chúng ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xem

đây là một hình thức giao tiếp góp phần nâng cao vị thế của Công ty trong conmắt của đối tác

Đây là một nghệ thuật đợc tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó

sự hiểu biết của ngời Th ký là một yếu tố hết sức quan trọng

Hoạt động tiếp khách của Th ký diễn ra dới các hình thức: giao tiếp

… nh

hình thức nào cũng phải thể hiện sự tôn trọng đối tợng giao tiếp, biết lắngnghe, biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên.

* Khi Thủ trởng làm việc tại Văn phòng:

Trong việc tiếp khách của cơ quan, xí nghiệp, ngời Th ký có vai trò cực

kỳ quan trọng Th ký là ngời đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp thay mặtlãnh đạo để bơc đầu giải quyết công việc cho khách Đối với khách, ấn tợng

đầu tiên của khách do ngời Th ký tạo nên Những ấn tợng tốt luôn luôn tạo ra

sự đánh giá tốt Hiệu quả trong hoạt động tiếp khách của ngời Th ký sẽ có ảnhhởng tới hiệu quả công việc của lãnh đạo và khả năng thực hiện mục đích giaotiếp của khách Vì vậy một trong những yêu cầu đối với ngời Th ký là phải tạo

ra những ấn tợng tốt ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc

Khi khách đến điều đầu tiên và đựơc coi là lễ nghi giao tiếp không thểthiểu đó là ngời Th ký phải chào hỏi khách một cách niềm nở, thân thiện, tin t-ởng, bình tĩnh, không đợc hoảng sợ Sau đó hỏi khách đến từ cơ quan nào, địachỉ và đến liên hệ công tác về việc gì trớc khi gặp Thủ trởng, là khách chàohàng, khách bán hàng, khách mua hàng hiện có, hay khách mua hàng tơng lai.Khi khách đã trình bày rõ ràng thì tùy theo mức độ quan trọng của công việc

mà ngời Th ký đa ra phơng án giải quyết

Nếu là công việc có nội dung đơn giản, nằm trong khả năng có thể trựctiếp giải quyết, thì ngời Th ký có thể tự mình giải quyết công việc sau đóthông báo lại với Thủ trởng một cách ngắn gọn Ngoài ra Th ký còn phải biếtphân chia các cuộc gặp cho Thủ trởng

Nếu công việc quan trọng, không thuộc phạm vi giải quyết của Th kýthì Th ký phải xin ý kiến Thủ trởng và cho gặp Thủ trởng khi đã đợc Thủ trởng

đồng ý Thờng thì công việc quan trọng Thủ trởng là ngời giải quyết nhngphải có sự hỗ trợ đắc lực của ngời Th ký

* Khi Thủ trởng đi công tác vắng:

Đây là trờng hợp phức tạp hơn so với trờng hợp Thủ trởng có nhà Th

ký không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách mà còn trực tiếp giảiquyết yêu cầu của khách là ngời chịu hoàn toàn trách nhiệm của buổi giao tiếp

đó Hiệu quả công việc của ngời Th ký đợc đánh giá rất cao trong trờng hợpnày bởi thể hiện đợc khả năng của mình trong vấn đề giải quyết công việc củamột ngời Th ký

Trong trờng hợp Thủ trởng không có nhà hoặc vì một lý do nào đó màkhông thể tiếp khách đợc thì ngời Th ký phải thanh minh một cách lịch sự, vàthể hiện sự tôn trọng đối với khách, tạo đợc thiện ý cho cuộc gặp sau

Trong sổ khách hoặc sổ công tác phải ghi tên ngời, từ đâu đến, cần bànviệc gì với Thủ trởng Trong trờng hợp bản thân khách hoặc khách cử ngời đến

thoả thuận thời gian cho việc bàn bạc hoặc có thể về công việc của họ thì ngời

Th ký phải ghi vào Phiếu xin hẹn và đa cho khách ký vào phiếu đó

Mẫu phiếu xin hẹn:

Phiếu xin hẹn số: , ngày tháng năm

Họ tên:

Nghề nghiệp:

Vấn đề cần bàn bạc:

Ngày giờ

Ngời cần gặp: ………

Chữ ký của ngời hẹn Chữ ký, con dấu của cơ quan

Ví dụ: Lúc 11h30' ông A đến văn phòng công ty xin gặp thủ trởng

Nh-ng lúc đó thủ trởNh-ng đaNh-ng bận khôNh-ng thể gặp đợc, ôNh-ng A vẫn yêu cầu đợc gặp thủ trởng

Trong trờng hợp này Th ký phải mời ông A vào và hỏi ông A từ đơn vị nào đến gặp thủ trởng về vấn đề gì, sau khi nghe xong Th ký xem xét vấn đề

mà ông A vừa trình bày nếu có khả năng giải quyết đợc thì giúp thủ trởng giải quyết công việc với ông A Còn nếu không giải quyết đợc Th ký hỏi ý kiến thủ trởng và giải quyết vấn đề một cách hợp lý nhất, tránh mất lòng khách, thể hiện đợc sự tôn trọng đối với khách, tỏ thiện ý, thông cảm với khách và hẹn gặp khách vào một ngày gần nhất

1.2 Đãi khách:

Đãi khách không phải là một hoạt động phổ biến song hết sức quan trọng và cần thiết cho công tác đối ngoại, vì thế việc lựa chọn đãi khách hay không đãi khách cũng nh hình thức đãi khách nào không phải điều đơn giản Một bộ phận gắn liền với quá trình lao động của những ngời cán bộ lãnh đạo

là các hoạt động xã hội mà những hoạt động đó gắn liền với các cuộc tiếp xúc mới, các cuộc họp, hội thảo, thăm dò quan điểm lãnh đạo Những cuộc tiếp xúc xã hội luôn hỗ trợ đắc lực cho công tác của cán bộ lãnh đạo Vì vậy, những cán bộ lãnh đạo phải quy định những cuộc tiếp xúc với những thành viên trong xã hội mà trớc hết là sự tiếp xúc giữa các cá nhân với nhau cố gắng tận dụng nhiều nhất những gì có thể tận dụng đợc trong những cuộc tiếp xúc

đó Những hình thức của các cuộc tiếp xúc xã hội đợc sử dụng là nhằm đạt

đến mục đích với mức độ cao nhất Một trong những hình thức nói trên là việc

đãi khách Tuỳ thuộc vào mục đích của các cuộc tiếp xúc mà ngời ta sử dụngcác hình thức đãi khách khác nhau.

Trong công tác Văn phòng, hiệu quả đạt đợc ngoài các cuộc hội họp,bàn bạc trên nguyên tắc, ngời Lãnh đạo, Thủ trởng và Th ký cũng phải coi cácbữa tiệc, các bữa liên hoan, chiêu đãi cũng là công việc Kiến thức trong đãikhách không chỉ quan trọng đối với Th ký mà còn đối với bất cứ ai tham giahoạt động đối ngoại trong hoạt động công sở Đây có thể coi là một trongnhững hình thức tiếp xúc mang lại hiệu quả công việc phổ biến trong công tácnghiệp vụ Văn phòng Trên thực tế không ít trờng hợp hiệu quả công việc đạt

đợc ngay trong hoặc sau bữa ăn ở công sở, bữa ăn không thể coi là lúc hởngthụ bên bàn tiệc, sau bữa ăn ngời với ngời đối xử với nhau chân thành hơn, sẽ

dễ dàng nói chuyện với một ngời khác qua bữa ăn vui vẻ, thân thiện hơn là tạimột chiếc bàn giấy lạnh lẽo và "những mớ chính trị khô khan"

Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức, tuỳ theo mức độ hởng ứng củakhách và điều kiện cụ thể cho phép, ngời Th ký có thể bố trí một trong nhữngloại hình đãi khách nh: Tiếp đãi khách nớc giải khát, tiếp rợu, tiếp trà, cà phêhoặc đãi tiệc

Khi chuẩn bị đãi khách Th ký phải lập danh sách khách mời và phải

đảm bảo nguyên tắc khách quan và nguyên tắc thứ bậc

Trong môi trờng hoạt động của Công ty TNHH in Hoàng Minh, phầnlớn các cuộc tiếp đãi khách là dới hình thức nớc giải khát Tuy nhiên trongmột số trờng hợp cần thiết, Công ty cũng tổ chức các bữa tiệc

1.3 Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trởng:

Chuyến đi công tác của Lãnh đạo bao giờ cũng gắn liền với chức năng,nhiệm vụ của cơ cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết một côngviệc cụ thể hay thiết lập một mối quan hệ, tìm kiếm cơ hội hợp tác, nắm bắttình hình thực tế Với các Công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế

Phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của Thủ trởng phụ thuộc vào chức năngquản lý Nhà nớc, quản lý sản xuất của cơ quan, mối quan hệ công tác của Thủtrởng, cũng nh tiềm lực của cơ quan

Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty hoạt động chuyênnghiệp trong lĩnh vực in ấn - quảng cáo nên có quy mô tơng đối lớn Do đó córất nhiều mối quan hệ làm ăn, chính vì thế Giám đốc Công ty thờng xuyên cónhững chuyến đi công tác và tất nhiên các chuyến đi đó đều đợc đa vào kếhoạch công tác tuần của Công ty

* Th ký đi cùng Thủ trởng

Với vai trò là ngời trợ lý giúp việc cho Thủ trởng ngời Th ký phải xác

định đợc:

- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và vị trí của Thủ trởng

- Nắm vững mục đích của chuyến đi công tác, vì mỗi chuyến đi đều gắnliền với một mục đích riêng

- Th ký phải có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo vớicác chuyến đi công tác của cơ quan

- Đồng thời phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong côngviệc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Th ký lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo:

- Mục đích chuyến đi công tác

- Nội dung chuyến đi công tác

- Thành phần chuyến đi công tác

- Địa điểm chuyến đi công tác

- Thời gian chuyến đi công tác

- Tài liệu, t liệu liên quan đến chuyến đi công tác

- Kinh phí chuyến đi công tác

- Phơng tiện chuyến đi công tác

Th ký là ngời chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác bằng điệnthoại, fax, văn bản, gặp trực tiếp, th điện tử để trao đổi thông tin về chuyến đi.Ngoài những thông tin đợc cung cấp thì Th ký cũng có thể yêu cầu hỗ trợ

Ngày nay với xu thế phát triển theo hớng cổ phần hoá, t nhân hoá cáccông ty cổ phần, t nhân hoạt động rất nhiều và rất mạnh, những chuyến đicông tác lãnh đạo có những nét khác biệt so với các công ty Nhà nớc Ngoàinhững công việc chuẩn bị tuỳ theo mục đích, phạm vi chuyến đi và yêu cầu hỗtrợ giúp lãnh đạo, Th ký có thể phải tiến hành một số công việc sau:

- Chuẩn bị quà tặng

- Xây dựng nhật ký hành trình

- Chuẩn bị các nhãn mác hàng hoá

- Danh thiếp

Nếu thời gian công tác kéo dài 2 đến 3 ngày Th ký là ngời đảm bảo chổ

ăn ở, sinh hoạt cho Thủ trởng và cho đoàn Th ký phải thể hiện sự kính trọng

với Thủ trởng của mình trớc cơ quan nơi đến Đồng thời cùng cán bộ chuyênmôn thu thập tài liệu liên quan đến nội dung công việc trong chuyến đi.

Khi Th ký đợc đi công tác cùng Thủ trởng thì đó vừa là cơ may vừa làthách thức Là cơ may nếu Th ký thể hiện đợc mặt mạnh của mình, là tháchthức bởi vì Th ký ứng xử kém trong chuyến đi công tác cùng Thủ trởng thì coi

nh tự đánh trợt mình trong kỳ thi thăng tiến

Sau chuyến đi công tác Th ký giúp Thủ trởng giải quyết các công việc,vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác Thu thập giấy tờ, tàiliệu, tổ chức các cuộc họp mở rộng hay nội bộ để thông báo kết quả chuyến đicông tác, trình nhật ký công tác và các văn bản giấy tờ thuộc quền Thủ trởng,soạn thảo Th cảm ơn Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về các khoản chiphí để làm thủ tục quyết toán với tài vụ

ở đây Th ký không tự mình giải quyết toàn bộ công việc cho lãnh đạo

mà là ngời truyền đạt trực tiếp yêu cầu của lãnh đạo tới các bộ phận chức nănghoặc các chuyên gia, phối hợp các đơn vị giúp lãnh đạo hoàn thành công việcmột cách tốt nhất

* Th ký không đi cùng Thủ trởng:

Khi Th ký không đi cùng Thủ trởng thì ngoài những công việc chuẩn bịcho chuyến đi Th ký phải giải quyết tất cả công việc diễn ra ở văn phòngthuộc phạm vi công việc của mình và của Thủ trởng mà có khả năng

Trớc lúc lãnh đạo đi công tác cần xin ý kiến của lãnh đạo để định hớnggiải quyết, tổ chức họp bàn giao công việc giữa Thủ trởng và các cá nhân cóliên quan để xác định phạm vi thẩm quyền, phạm vi đợc ủy nhiệm giữa Thủ tr-ởng và các cá nhân, phòng ban có liên quan Giải quyết các công việc đợcgiao, xác định các hình thức để liên hệ với Thủ trởng

Sau khi Thủ trởng đã lên đờng Th ký thực hiện chức năng, nhiệm vụ ờng xuyên của mình và các công việc đợc giao hoặc đợc ủy quyền, ghi nhật

th-ký công tác, lu giữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới Thủ trởng Thừa lệnh Thủ trởng đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thựchiện đúng chơng trình, kế hoạch mà thủ trởng đã giao và phải giữ liên lạc vớithủ trởng trong thời gian đi công tác

-Sau khi Thủ trởng đi công tác về, Th ký phải chủ động báo cáo vềnhững vấn đề xảy ra trong thời gian qua, đồng thời xin ý kiến giải quyết cáccông việc còn tồn đọng và trình văn bản tài liệu liên quan đến cá nhân lãnh

đạo

1.4 Tổ chức Hội nghị:

Hội nghị là công cụ phơng tiện để nhà quản lý thực hiện việc điều hành

và kiểm soát hoạt động của cơ quan Thông qua Hội nghị nhà quản lý thựchiện đợc các hoạt động:

- Tổng kết đánh giá lại công việc

- Xây dựng phơng hớng

- Phát huy quyền dân chủ của nhân viên trong cơ quan

- Xây dựng tinh thần đoàn kết

Do tình hình thực tế cũng nh yêu cầu công việc thờng diễn ra , Công tyTNHH in Hoàng Minh phần lớn triệu tập những cuộc họp bất thờng và độtxuất

Dới sự tác động của nền kinh tế thị trờng cùng sự lớn mạnh của hệthống kinh doanh Hoàng Minh luôn muốn làm mới mình dới con mắt củakhách hàng đặc biệt là các tổ chức nớc ngoài, Công ty TNHH in Hoàng Minh

đã tổ chức Hội nghị khách hàng để tổng kết những kết quả đạt đợc, giới thiệu,quảng bá các sản phẩm, dây chuyền sản xuất hiện đại khép kín của công ty

Đồng thời để động viên khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần đoàn kết trongtoàn Công ty, hàng năm Hoàng Minh thờng tổ chức 2 lần dã ngoại cho toànCông ty và đều đợc lập thành hồ sơ

Khi tổ chức Hội nghị Th ký lập Kế hoạch Hội nghị, Kế hoạch Hội nghị

là một văn bản có tính định hớng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đếnviệc tổ chức Hội nghị Kế hoạch phải đảm bảo:

- Thể thức văn bản

- Tính khả thi khi triển khai

- Thời gian để chuẩn bị tổ chức Hội nghị

- Các thông tin cơ bản: + Tên Hội nghị

+ Thời gian Hội nghị

+ Địa điểm Hội nghị

Lập Kế hoạch xong Th ký để ở dạng dự thảo để trình Thủ trởng và tiếnhành chuẩn bị Hội nghị, Th ký tiếp tục xây dựng Chơng trình nghị sự Hộinghị, trình bày các nội dung sau:

- Trình tự các vấn đề trình bày

- Nội dung vấn đề

- Thời gian thực hiện từng vấn đề

+ Họ tên, chức vụ ngời đợc mời

+ Thời gian, địa điểm

+ Các yêu cầu đề xuất đại biểu

Th ký ghi Biên bản Hội nghị, Công ty TNHH in Hoàng Minh ghi Biênbản đối với tất cả các cuộc họp diễn ra trong công ty, vì thế Th ký luôn sẵnsàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, phơng tiện phục vụ và hỗ trợ cho việc ghi Biênbản ( nh máy tính, máy ghi âm, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản) HoàngMinh thờng sử dụng cách ghi kết quả

Bất kỳ một Hội nghị, cuộc họp nào việc ghi biên bản là rất quan trọng,trong đó tóm tắt lại tất cả diễn biến sự việc đã diễn ra, với những Hội nghị nhỏ

Th ký chỉ lu lại Biên bản, còn đối với những Hội nghị lớn Th ký lập thành hồsơ, bao gồm (Biên bản Hội nghị, các báo cáo, tham luận, diễn văn khai mạc,

bế mạc)

Sau khi Hội nghị kết thúc Th ký giúp Thủ trởng thông báo triển khai kếtluận của Hội nghị, họp rút kinh nghiệm, soạn thảo Th cảm ơn gửi tới kháchhàng và đại biểu

2 Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản:

Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty t nhân với đặc thù củangành có nhiều nét riêng, đối tợng giao dịch lớn và phong phú với nhiều

khách hàng trong và ngoài nớc Vì vậy hàng năm Công ty phải ban hành vànhận một khối lợng văn bản khá lớn Gần một nữa thời gian của ngời Th ký làlàm việc với văn bản (xử lý văn bản, viết th từ trao đổi, tổng hợp thông tin,

đánh máy, lập hồ sơ )

Công ty TNHH in Hoàng Minh không có bộ phận văn th riêng nên Th

ký phải kiêm nhiệm cả công tác văn th Do phải kiêm nhiệm nên khối lợngcông việc của Th ký rất là bận rộn và vất vả Để hoàn thành tốt nhiệm vụ củamình, ngời Th ký phải có những hiểu biết về công tác văn th và có trình độchuyên môn nghiệp vụ nhất định về công tác này

2.1 Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến việc Thủ trởng

ký văn bản đi.

Do yêu cầu công việc diễn ra trong Công ty và phơng diện giao dịch vớikhách hàng chủ yếu thông qua văn bản, giấy tờ, Công ty TNHH in HoàngMinh ban hành một lợng văn bản khá lớn nh: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồngnguyên tắc, Đơn đặt hàng, Th chào hàng, Báo giá…

Tất cả các văn bản trớc khi trình Thủ trởng ký Th ký phải kiểm tra đầy

đủ thể thức, nội dung

Thảo văn bản: Đối với những văn bản viết tay của Lãnh đạo, Th ký giúpThủ trởng hoàn chỉnh lại văn bản và đánh máy văn bản Còn trong trờng hợpLãnh đạo đọc cho Th ký đánh máy thì Th ký phải luôn sẵn sàng và phải tậptrung cao độ, tránh ngắt dòng suy nghĩ của Thủ trởng bằng những câu hỏi.Lãnh đạo của Công ty TNHH in Hoàng Minh thờng soạn thảo văn bản trênmáy tính vì thế Th ký cũng tiến hành kiểm tra thể thức trên máy tính Yêu cầu

Th ký nắm đợc thể thức của các loại văn bản, thẩm quyền ban hành văn bảncủa cơ quan

Lao động của ngời lãnh đạo là loại lao động phức tạp, thờng xuyên tiếpxúc với nhiều công việc, đầu óc luôn căng thẳng nên không tránh khỏi nhữngsai sót trong việc ban hành các văn bản, Th ký phải giúp Thủ trởng kiểm tralại thể thức văn bản, kiểm tra lại câu từ, chính tả, thẩm quyền ký trớc khi trình

ký, thẩm quyền ban hành để gửi văn bản đi

Ngày nay với sự phát triển tiến tiến của Khoa học kỹ thuật, con ngờilàm việc với máy tính, các phần mềm quản lý Công ty TNHH in Hoàng Minhhoạt động trong lĩnh vực in ấn, quảng cáo, thiết kế nên phơng tiện phục vụ chocông việc của nhân viên chủ yếu là máy tính Hoạt động của ngời Th ký thờngxuyên tiếp xúc với máy tính Trong quá trình thảo văn bản, ngời Th ký phải

độc lập suy nghĩ và phát huy tính chủ động của mình Th ký có thể tự trả lờimột số văn bản sau khi đã cân nhắc kỹ các phơng án và tin tởng rằng nếuchuyển cho lãnh đạo thì cũng sẽ giải quyết nh vậy, sau đó chuyển cho ngờilãnh đạo những văn bản đã đợc chỉnh sữa hoàn chỉnh và đầy đủ

Phần lớn các văn bản của Công ty TNHH in Hoàng Minh hình thànhtrong quá trình giải quyết công việc của cơ quan và thờng đợc lặp lại về nộidung, hình thức, cách diễn đạt (tuy có sự khác nhau về độ phức tạp, qui mô vàthời gian diễn biến) nên Th ký chủ yếu là hợp lý hóa nâng cao năng suất lao

động trong công việc tự thảo văn bản của mình bằng các phơng pháp:

- Sử dụng các fom văn bản:

+ Văn bản đợc lập theo một khuôn mẫu nhất định, nh các tập Quyết

định, các tập Hợp đồng

+ Văn bản đợc tiêu biểu điển hình cho toàn Công ty

+ Văn bản đợc lập theo cùng một mục đích nh: Hợp đồng nguyên tắc,Hợp đồng kinh tế, Báo giá…

Th ký lập các tập văn bản mẫu nói trên bằng cách lựa chọn các văn bảnlặp lại và làm thêm một bản sao đối với mỗi văn bản đó Các tập văn bản mẫuhàng năm đợc bổ sung và hoàn thiện dần trong quá trình sử dụng

Ngoài các văn bản đã có fom sẵn, trong nhiều trờng hợp Th ký phảisoạn thảo các mẫu công văn nh: Th cảm ơn, Công văn trả lời, Công văn đềnghị, các công văn có nội dung mà sự việc đột xuất xảy ra Công ty TNHH inHoàng Minh là đơn vị phục vụ, có nhiều loại khách hàng nên thờng xuyêndiễn ra những tình huống mà khách hàng mang lại không trong dự tính và Th

ký là ngời luôn sẵn sàng, nhạy bén, bình tĩnh để giải quyết những tình huống

2.3 Chuyển giao văn bản.

Gửi văn bản đi đến các đơn vị: Các văn bản sau khi đã đợc kiểm tra kýduyệt thì gửi đi các đơn vị khác Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh gửi vănbản đi các đơn vị thờng là qua Internet, qua fax và qua bu điện Nhng đối tác

và khách hàng của Hoàng Minh chủ yếu là ở Hà Nội nên việc gửi các văn bản

đi chủ yếu là qua Internet, qua fax và trực tiếp Còn những khách hàng ngoạitỉnh thì gửi văn bản qua đờng bu điện Khi gửi văn bản qua đờng bu điện thì

Th ký phải làm thủ tục gửi đi nh ghi số, ghi ngày tháng, xin chữ ký, đóng dấu,

đắng ký, làm bì, vào sổ và chuyển đi bu điện

Tuy nhiên do khối lợng công việc của ngời làm công tác th ký rất lớn và

do thực tế công việc nên trong quá trình ban hành văn bản của Công ty TNHH

in Hoàng Minh một số văn bản vẫn còn sai thể thức và nội dung cha thực sựlôgic Song trong quá trình thực tập em đã đề xuất ý kiến và một số lớn vănbản đã đợc chỉnh sữa theo đúng tiêu chuẩn

Tóm lại việc kiểm tra thể thức, thảo các văn bản cũng nh chuyển giaocác văn bản đi là nhiệm vụ của ngời Th ký Để làm tốt đợc công việc đó Th kýphải là ngời nhạy bén và hiểu biết

3 Nhiệm vụ liên quan đến tổ chức công việc :

3.1 Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng, của Thủ trởng.

Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh do môi ờng làm việc cũng nh thời gian thực tập nên việc lập lịch công tác ngày, tuần,tháng cho Thủ trởng cũng nh toàn Công ty em đợc cùng anh Nguyễn AnhTuấn lập và thấy việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trởng vàcho toàn Công ty rất quan trọng nó quyết định hiệu quả công việc của Thủ tr-ởng nói riêng và của toàn Công ty nói chung Hoạt động quản lý của Thủ tr-ởng có triệt để hay không là tuỳ thuộc vào việc lập lịch công tác ngày, tuần,tháng cho Thủ trởng Bất kỳ một cơ quan, công ty, xí nghiệp nào công việcnày rất quan trọng, nó mang lại hiệu qủa công việc rất lớn cho hoạt động quản

tr-lý Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng tốt giúp Thủ trởng giảm bớt nhữngthiếu sót và sơ suất trong hoạt động quản lý

Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh việc lập lịch ngày, tuần, tháng đợctiến hành vào ngày đầu tiên của tháng và anh Nguyễn Anh Tuấn là ngời thựchiện công việc này

Khi lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trởng ngời Th ký phảituân thủ một số yêu cầu:

+ Thống nhất về ngôn ngữ,

+ Thống nhất về mục tiêu,

Đồng thời nội dung phải bám sát và thể hiện đúng định hớng của Công

ty trong thời điểm xây dựng chơng trình công tác

Các công việc khi đa vào chơng trình phải đợc chọn lọc, sắp xếp lôgíc

và hợp lý để tránh tình trạng chồng chéo giữa các công việc gây khó khăn choThủ trởng Đối với những nhiệm vụ công việc lớn Th ký phải xác định đợc quimô và tính chất của công việc

Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trởng phải phù hợp với khảnăng chuẩn bị và thời gian thực hiện tránh chủ quan đề ra nhiều việc rồi khôngthực hiện đợc

- Đối với chơng trình công tác ngày, tuần Th ký chỉ cần vạch ra kếhoạch thực hiện công việc đề ra, lập thành biểu bảng nói rõ tên các đề án, đơn

vị và thời gian hoàn thành

- Đối với chơng trình công tác tháng của Thủ trởng Th ký phải xâydựng công phu hơn, chia thành hai phần:

Thứ nhất phải nêu rõ mục tiêu trọng tâm và những nhiệm vụ chính.Thứ hai là vạch ra kế hoạch để thực hiện những đòi hỏi chi tiết và cụ thểhơn

Khi đa ra kế hoạch Th ký chỉ đa ra những nhiệm vụ lớn

Th ký giúp Thủ trởng yêu cầu các phòng ban đăng ký nội dung côngviệc của phòng mình phải làm Th ký căn cứ vào việc theo dõi thực hiện chơngtrình công tác năm và dựa vào đăng ký của các phòng để dự thảo và xin ý kiếnThủ trởng

Th ký là ngời phải nhanh ý, vì do yêu cầu công việc nhất là trong lĩnhvực kinh doanh, có nhiều công việc bất thờng xảy ra và có những việc đề ranhng không giải quyết đợc dẫn đến phải thay đổi và bổ sung chơng trình côngtác

+ Đối với lịch công tác hàng tuần: Trong trờng hợp lịch đã ban hành màkhông phù hợp thực tiễn hoặc trong trờng hợp các công việc ghi trong lịch ng-

ời chủ trì đi vắng hoặc bận thì có thể bỏ lịch củ thay lịch mới

Th ký cần chú ý chỉ có thể thay thế lịch công tác tuần chứ không đợcthay thế lịch công tác tháng trở lên, lịch công tác tháng chỉ đợc bổ sung

Th ký giúp Thủ trởng gửi lịch công tác tuần, tháng đến các phòng và

đôn đốc thực hiện chơng trình, đồng thời giúp Thủ trởng phối hợp các phòng

cùng tổ chức thực hiện Khi tổ chức thực hiện những việc nảy sinh có khối ợng ít thì văn phòng đa ra lịch công tác tuần, còn những việc lớn thì bổ sungvào chơng trình công tác tháng.

l-Sau khi thực hiện chơng trình Th ký có trách nhiệm tổng hợp tình hình,viết báo cáo sơ kết đối với lịch công tác tháng Tổ chức cuộc họp và phải nêu

đợc việc đã làm xong và việc cha làm xong

Lịch đợc kẻ thành biểu bảng, tên lịch, thời gian lập lịch, bên trái có cơquan ban hành

Với kết cấu 3 cột: Nội dung trong lịch thờng đa vào những việc lớn,quan trọng nh các cuộc họp, chuyến đi công tác, ở mỗi việc phải nêu tên việc,thành phần dự

Ví dụ: Chơng trình công tác tuần của Giám đốc Công ty TNHH inHoàng Minh

Chơng trình công tác tuần của Giám đốc

Hai/7 8h-11h Họp bàn giao 14h-17h Đánh giá tiến độ công

việc của tuần qua Ba/8 8h-9h30'

9h30'-11h

Họp bàn vấn đề nâng cao chất lợng sản phẩm in

14h-17h Gặp khách hàng

T/9 8h-11h Đi ký hợp đồng với

Công ty Sữa Hà Nội

14h-17h

Năm/10 8h-11h Xuống xởng kiểm

tra tình độ sản xuất

14h-17h Gặp khách hàng

Sáu/11 8h-11h Dự tiệc chiêu đãi 14h-17h

Bảy/12 8h-11h Chiêu linh 14h-17h Chiêu linh

Tóm lại việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng giúp Thủ trởng tổ chứccông việc hiệu qủa hơn

3.2 Thống kê, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị của Thủ trởng.

Việc thực hiện các nhiệm vụ và chỉ thị của Thủ trởng gắn liền với hoạt

động của cơ quan và đó là một vấn đề rất quan trọng ảnh hởng đến hiệu quảcông việc của Thủ trởng cũng nh của cơ quan

Thủ trởng là ngời làm chức năng quản lý một tổ chức hoặc một đơn vịcấu thành tổ chức, vai trò của Thủ trởng liên quan đến con ngời, là đại diệncho tập thể, tổ chức, liên kết các thành viên trong tổ chức với nhau Thủ trởng

là ngời tiếp nhận, xử lý và truyền đạt thông tin, là ngời phát ngôn của tổ chức

và có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi việc của tổ chức

Đối với doanh nghiệp thì Thủ trởng là ngời có chức năng tổ chức kinhdoanh và điều hành Công ty hoạt động

Công ty TNHH in Hoàng Minh là tổ chức kinh tế có chức năng kinhdoanh nên những quyết định quản lý của lãnh đạo sẽ ảnh hởng trực tiếp đếnhoạt động nội bộ của Công ty, các cá nhân có liên quan Sự thừa nhận của củanhân viên đối với giá trị của quyết định quản lý chính là sự thừa nhận đối vớinăng lực của nhà quản lý

Ngời Th ký có trách nhiệm giúp lãnh đạo thống kê, kiểm tra, tổ chứcthực hiện trên cơ sở nhận thức đầy đủ của đội ngũ nhân viên trong Công ty về

ý nghĩa và giá trị quyết định của lãnh đạo

Các quyết định chỉ thị của Thủ trởng khi ban hành không đợc trái vớilợi ích của Công ty và phải đảm bảo tính hợp lý, nếu vi phạm yêu cầu này sẽrất khó khăn khi thực hiện nếu nhà lãnh đạo không sử dụng sức mạnh củaquyền uy

Để nhân viên thừa nhận và tôn trọng vấn đề chức vụ Th ký phải giúplãnh đạo có đợc sự ủng hộ, hợp tác của đội ngủ nhân viên dới quyền Ngờilãnh đạo cần có những thông tin cần thiết để đa ra các quyết định chính xác.Nhân viên cần thông tin để hiểu yêu cầu của cấp trên khi thực hiện nhiệm vụ.Tính tự nguyện phục tùng và tự giác thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị của độingũ nhân viên phụ thuộc vầo khả năng cung cấp, giải thích thông tin của ngời

- Nhiệm vụ và chỉ thị mà nhà lãnh đạo đa ra chỉ thị có một, song nhânviên có thể đa ra những phản ứng khác nhau

- Môi trờng làm việc khác nhau, tính chất công việc và truyền thốngngành nghề sẽ ảnh hởng đến những phản ứng khác nhau của nhân viên

Cá tính và nhân cách của nhà lãnh đạo là yếu tố rất quan trọng đối vớinhân viên

Là ngời giúp việc cho Thủ trởng Th ký có trách nhiệm loại bỏ 4 nguycơ này, nh thế ngời lãnh đạo mới có khả năng tạo lập và phát huy vai trò uytín, nâng cao hiệu quả đối với những nhiệm vụ và chỉ thị đa ra trong hoạt độngquản lý của mình

Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh hàng tháng Trởng phòng đa ra cácnhiệm vụ cho mỗi phòng và khuyến khích sự phát triển

Ví dụ: Trong buổi họp đầu tháng Thủ trởng giao nhiệm vụ cho PhòngKinh doanh là phải phát triển đợc 5 khách hàng trong 1 tháng

Với nhiệm vụ đợc giao đó thì Phòng Kinh doanh phải có trách nhiệmphân chia công việc cho nhân viên phòng mình và thực hiện công việc đợcgiao Với yêu cầu phát triển 5 khách hàng trong 1 tháng, tính trung bình 1tuần Phòng Kinh doanh phải phát triển đợc 1 khách hàng, nếu trong 1 thángchỉ phát triển đợc 2 hoặc 3 khách hàng thì Phòng Kinh doanh đã không hoànthành nhiệm vụ mà Thủ trởng giao Nh vậy Phòng Kinh doanh đã không manglại doanh thu cho Công ty và theo chính sách của Công ty là Phòng Kinhdoanh bị phạt

Đối với Phòng Sản xuất hay Phòng Thiết kế cũng vậy vào đầu thángThủ trởng giao nhiệm vụ phải hoàn thành đúng tiến độ công việc theo yêu cầucủa khách hàng

Th ký là ngời giúp Thủ trởng thống kê, kiểm tra việc thực hiện nhiệm

vụ và chỉ thị của Thủ trởng giao cho các Phòng để báo cáo với Thủ trởng tiến

độ công việc đợc tiến hành nhanh hay chậm Th ký phải thờng xuyên theo dõiviệc thực hiện nhiệm vụ và chỉ thị của các Phòng để biết đợc tinh thần lao

động của từng Phòng và công việc nào đã hoàn thành và công việc nào chahoàn thành

Thống kê, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, chỉ thị của Thủ trởng trongcơ quan là một việc rất cần thiết giúp hoạt động quản lý của Thủ trởng đơctiến hành một cách thuận lợi và hiệu quả cao Th ký phải thực hiện công việcnày một cách triệt để

Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp nó là sự kết hợp nhiềuyếu tố thuộc các lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau nh chọn màu sắc,

ánh sáng, trang thiết bị, cách trang trí

Việc tổ chức phòng làm việc phải xuất phát từ những mục đích nhất

định, tuỳ theo nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơquan, công ty, xí nghiệp để đảm bảo cho công việc của Giám đốc đạt hiệu quảcao nhất Việc sắp xếp và bố trí phòng làm việc và các trang thiết bị trong vănphòng phải đảm bảo các nguyên tắc: Thuận tiện, kinh tế, thẩm mỹ, sự chiếusáng và các tiền đề bảo đảm cho việc tiếp khách có kết quả

Phòng làm việc của Thủ trởng phải sắp xếp và bố trí khoa học, hợp lý:Phía gần cửa ra vào bố trí ghế tiếp khách, phía trong cách xa bàn tiếp là bànlàm việc của Thủ trởng và tủ tài liệu, bất cứ ngời khách nào vào phòng Thủ tr-ởng, ngời Thủ trởng đều có thể nhìn thấy ngay khi khách vừa bớc qua cửa.Các văn bản, tài liệu, sách báo tham khảo đều phải sắp xếp hết sức gọn gàng,trật tự, ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra tìm, đọc, viết

Trên bàn làm việc tránh không để vật gì thừa, làm phân tán sự chú ý,không tập trung t tởng làm việc Những thứ thờng dùng nhất đợc để ở giữabàn, những thứ tay phải thờng dùng để ở phía bên phải, những thứ tay trái haydùng để ở phía bên trái Khu vực giữa bàn dùng để viết phải để trống Sách,báo, tài liệu và văn bản nói chung phải để trên giá tủ, khi nào cần mới lấy ra

sử dụng, dung xong xếp trở lại chổ củ

Trên tờng trớc mặt có thể treo biểu đồ, số liệu thống kê, phía dới gầmbàn bên tay phải có thể để sọt rác

Ngoài việc sắp xếp bố trí máy móc và trang thiết bị trong phòng làmviệc của Thủ trởng, ngời Th ký có thể trang trí một vài bức tranh mà phù hợpvới sở thích của Thủ trởng hoặc bố trí vài chậu cây cảnh trong phòng làm việc

Hàng ngày cần dành mấy phút đầu giờ và cuối giờ làm việc để quétdọn, lau chùi bàn ghế, rửa ấm chén, sắp xếp lại những đồ dùng cần thiết

Việc sắp xếp và bố trí phòng làm việc là vấn đề có tính nghệ thuật, đòihỏi phải có kiến thức và sự hiểu biết về nhiều mặt Tuỳ theo yêu cầu côngviệc, trình độ phát triển của nền kinh tế và những điều kiện cụ thể của mỗi nớc

mà văn phòng đợc tổ chức và trang bị những máy móc và đồ dùng với nhữngmức độ kỹ thuật hiện đại khác nhau Tuy nhiên muốn cho công việc đạt kếtquả, bất cứ văn phòng nào cũng phải đợc trang bị các máy móc, đồ dùng tốithiểu, nhất là biết cách tổ chức khoa học trong những điều kiện nhất định Ng-

ời Th ký Giám đốc không chỉ biết nghiệp vụ chuyên môn mà còn phải biết

cách trang trí tổ chức phòng làm việc, duy trì sự ngăn nắp, sạch sẽ, có thẩmmỹ để bảo đảm năng suất, gây cảm tình với khách và tạo sự hấp dẫn cho bảnthân mình đối với phòng làm việc của Thủ trởng và của chính mình.

Sơ đồ hiện trạng phòng làm việc của văn phòng Công ty.

11

7

5 3

6 6

5

6

4 3

8

9

15

15