giấy phép Hà Nội - Bộ T hươ ng Mạ i. Hồ sơ xuấ t trình khi xin giấy phép ba o gồm: hợp đ ồng, p hiếu hạ n nghạch( nế u hàng t huộ c diện quản lý bằ ng h ạn n ghạch), h ợp đ ồng uỷ thá c nh ập khẩu( nếu là nhập khẩu uỷ thác).
* Mở t hư tín d ụng - L/ C ( Nếu hình th ức th anh toán bằn g L/ C): Trong cá c hợp đồ ng nhậ p khẩ u mà Công ty ký kết có áp dụ n g phươn g thức than h to án b ằng thư t ín dụ ng(L /C) t hì thủ t ục mở L/ C bao gồ m: giấy xin mở tín dụ ng khoản nhập khẩ u, mộ t Uỷ n hiệm ch i để ký qu ỹ, một U ỷ n hiệm chi để tr ả thủ tục ph í kè m theo bản sao hợp đồng và h ai Uỷ nh iệm chi do đ ích thâ n Giám đ ốc ký.
* Làm thủ tục Hải qua n:
Khi có thông bá o hàng về đến cả ng như thời gian đã qu y định theo hợ p đồn g, thì Công ty phả i tiế n hành làm thủ tục Hả i qua n đ ể nhận hàng. Th eo quyết dịnh số 3 83/19 98/T CHQ/QĐ ngà y 17-11- 1998 quy định 04 bướ c ch ủ yếu nh ư sau:
- Bướ c 1: N gườ i khai báo (Công ty) ph ải quan tự kê kh ai, á p mã và tính thuế nhậ p kh ẩu đ ầy đ ủ, chính xác và hoà n to àn ch ịu mã và tính thuế nhậ p kh ẩu đ ầy đ ủ, chính xác và hoà n to àn ch ịu trách n hiệm về tín h chính xác sự kê khai đó . Bộ hồ sơ kha i báo vớ i Hải qu an bao gồm: 01 bản sao giấy chứn g nh ận đ ăng ký kin h doanh , 01 bản sa o giấ y ch ứng nhậ n đăng ký mã số củ a Cô ng ty, 0 3 tờ kh ai h àng nhậ p kh ẩu, 01 bản sao hợ p đ ồng mua bán , 01 bả n chính và 02 b ản sao ho á đơn thư ơn g mại, 01 bản ch ính và 02 ph iế u đóng gói, 01 vận tải đơn.
- Bước 2: Hải qua n tiếp nh ận đ ăng ký tờ kh ai hà ng n hậ p khẩu khẩu
- Bước 3: Hải q uan thu thuế , kiểm h o á, giả i phóng hàn g. - Bước 4: Kiểm t ra, xử lý vi phạ m.
* Nhận hà ng t ừ tầ u ch ở hà ng:
Khi nhậ n đượ c giấ y báo của đơ n vị Ngoại th ương, Cô ng ty cử người đế n gặp đạ i diện củ a đơn vị Ngoại thươn g đó tại cả ng đế n như đã qu y định t rong h ợp đồn g để nhận "lệ nh gia o hàn g". Sa u đó , mang "lện h gia o hà ng" cùn g với hồ sơ, ch ứng từ ra cảng để n hận hàng.
* Kiể m hoá hà ng h oá:
Khi nhậ n hàng n hập kh ẩu, Cô ng t y tiến hàn h kiểm tra, đối chiếu h àng hoá so với hợ p đồn g đ ể phát h iện số bị thiếu hụ t, mất mát, t ổn th ất( n ếu có ) để kịp th ời khiếu n ại, đ òi bồ i thư ờng. Trư ờn g hợp xảy ra tổn thấ t h ay nghi là bị tổn thấ t, trướ c kh i n hận hà ng , Công ty p hải yêu cầu giám địn h hà ng hoá tại địa điể m gia o h àng.
Đối vớ i hà ng h oá n guyên đ ai, ngu yên kiện: Khi nhận về kh o của mình, Cô ng t y mới p hát hiệ n th iếu hụ t, hư h ỏng bên tr ong hoặ c qui cách phẩ m chất khô ng phù hợp so với hợp đồ ng; Côn g ty ph ả i giữ ng uyên h iện trạng và bá o ngay cho đơ n vị Ng oại th ươn g biết đ ể cử ngư ời đế n xem xét, giám định . Trườn g hợp quá 05 ng ày kể t ừ ngày báo, n ếu đơn vị ngo ại thươ ng k hông có sự phả n h ồi thì Côn g t y phải y êu cầ u Cô ng ty Giám định(Vin acontrol) đến xét ng hiệm và lậ p biên bản giám địn h đò i bồ i th ường .
* Gia o hà ng cho đ ơn vị đặ t hà ng nh ập kh ẩu:
Sau khi n hận hàng h oá thi C ông ty giao hàn g cho đ ơn vị đ ặ t hàng hoặc giao toà n bộ lô h àng n hư đã thoả thu ận ch o đơ n vị u ỷ thác nhậ p kh ẩu( đối với hợ p đồ ng u ỷ thá c n hập khẩ u). Tron g trườn g hợp Công ty nhận u ỷ thác n hập kh ẩu thôn g thườ ng khi n hận đư ợ c thông báo nhậ n h àng thì Công ty b áo lu ôn v à yê u cầ u bê n uỷ thá c cùng đi n hận hàn g tại cản g đ ến đ ã quy định tr ong hợp đồn g.
Làm thủ tục t hanh t oán : Khi n hận được b ộ chứ ng từ g ốc t ừ nước ngoài về đ ến Ng ân hà ng Ngo ại thươ ng. Cô ng ty ph ả i kiểm t ra tính hợp lệ củ a ch ứng từ r ồi ph ải trả tiề n ch o Ng â n hàng để n hận đượ c bộ chứ ng từ đi n hận h àng.
* Khiếu n ại (n ếu có):
Thực tế , điề u kho ản n ày rất ít khi gặ p trong quá t rình thực hiện hợp đồn g nhập kh ẩu của Công ty, có một số trườn g hợp vi ph ạ m hợp đồn g thì hai b ên đều giải quyết với nha u nên Cô ng ty khô n g phải lập Hồ sơ khiếu nại.
* Đánh giá kế t qu ả:
Sau khi thự c hiện xon g h ợp đồn g nhập khẩ u Công ty thư ờng đánh giá nhữn g mặt đượ c và nhữn g mặt chưa đ ược củ a cả quá trìn h thực hiện hợp đồn g; t ìm ra ng uyên nhân ảnh hưở ng đ ến kết q uả đ ó đồng t hời phát huy nhữ ng mặt tích cực để việ c kin h doanh XNK nó i riêng và việc kinh do anh củ a Côn g ty nói chung n gày càn g phá t triển có kết q uả h ơn.
3.3. Trách nhiệm d o vi ph ạm hợp đồng và t hủ tục giải q uyết c á c tranh chấp phát sin h tro ng hợ p đ ồng nh ập kh ẩu t ại Cô ng ty vận tranh chấp phát sin h tro ng hợ p đ ồng nh ập kh ẩu t ại Cô ng ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-H à Nộ i.
Mặc dù qua ba nă m tha m gia vào lĩnh vự c kinh doanh XNK nhưng số h ợp đ ồng bị vi phạm rất hạn ch ế. Để có được như vậy là do đội ng ũ cán bộ kinh do anh đã đáp ứng đ ược yê u cầu th ực tế , luôn t rau d ồi, cập n hật kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cùn g vớ i tinh t hần làm v iệc nhiệ t tìn h, tr ách nhiệm cao . Mặt kh ác, b ộ ph ậ n
nghiệ p vụ đã biết rút ra nhữ ng kin h nghiệ m quý báu của ngư ời đ i trước cù ng sự giúp đỡ của T ổng cô ng ty nên hạ n chế và giảm thiể u sai só t, r ủi ro có thể xảy ra.
Tuy vậy, việc kinh d oan h XNK lại rất p hức tạp và luô n biế n động n ên Công ty cũng kh ông t hể tránh h ết đư ợc nh ững cạm bẫy của đố i tác, kiểm soá t được hết lỗi lầm dẫ n đến vi ph ạm h ợp đồ ng . Những vi p ham tr ong th ời gian qua chủ yếu mắ c phải là d o bên xu ấ t khẩu và là nh ững vi p hạm sa u: vi ph ạm về số lượng, chấ t lượn g, thời gian giao hàn g, p hương t hức t han h t oán...
Vi p hạm về số lượ ng: đây là những sai sót do bên xu ất khẩu không kiể m tr a kỹ trư ớc khi hàng r ời cảng h oặc do mất mát khi vận chuyển ... . th eo hợp đồn g thì bên xuấ t khẩu phả i chịu trách n hiệm ch o đ ến khi gia o hà ng cho Côn g t y, có nghĩa là t rong trư ờng hợp này thì bên xuất khẩu phả i có trách nhiệ m tuỳ vào từ ng tr ường hợ p cụ thể mà đề n bù t hiệt hại h ay t hiếu hụt cho Côn g ty.
* Gia o ch ậm:
- Với n hữn g lô hà ng bình thư ờng thì việc nh ận h àng chậ m, không ảnh h ưởng lớn đ ển giá trị của hàng th ì Côn g ty c ó thể vẫn gia h ạn ch o nhà xu ất kh ẩu một khoản g thời g ian n hấ t định; q ua thời g ian gia hạn đó mà b ên xuất kh ẩu vẫn khôn g thể giao h àng thì hoặ c là Côn g ty có thể gia hạn tiếp hoặ c là huỷ h ợp đồn g, đò i bồi th ườn g th iệt hại (tuy nhiên trong thực t ế, trườn g h ợp n ày r ất ít xảy ra) .
- Trường hợ p nhập h àng ho á để ph ục vụ một dịp lễ , tết hoặc hàng có tín h thờ i vụ th ì thờ i hạn nhận hàng có ý n ghĩa hết sức qu a n trọng, qu yết định giá trị của hàn g hoá. Như vậy, nếu nhà xuấ t kh ẩ u không đáp ứng được yêu cầu đ ó thì Công t y kh ông t hể g ia hạ n th ờ i gian nhận h àng, h uỷ hợp đồn g và bê n xuất khẩ u p hải có trá ch nhiệm đền bù thiệ t hạ i kh i hợ p đồ ng bị hu ỷ bỏ .
* Nhậ n ch ậm: Thực tế trườ ng h ợp này đ ã xả y ra đối với cá c Doanh n ghiệ p nhập khẩu hà ng hoá từ nước ngo ài về với cá c lý d o như:
- Do bộ chứng từ có vấn đ ề.
- Do nhà nhập khẩ u kh ông muố n mu a lô h àng đó nữa.
- Do bên uỷ thác nh à n hập khẩ u đ ó huỷ bỏ hợp đồ ng uỷ t há c với b ên n hận uỷ t hác xuất khẩ u
Công ty VITAC O cũng đã mắc phả i t rường hợ p: d o b ộ ch ứng t ừ có sai sót nhỏ mà Công t y kh ông phát h iện ra ch o nê n việc nh ậ n
hàng bị chậ m lại nên ảnh h ưởng đ ến kết quả kin h d oanh X NK củ a Công ty.
Vi phạm về ch ất lượ ng: Tuỳ th uộc vào đặc tính của t ừng lô hàng n à đá nh giá hà ng g iao khôn g đúng chấ t lượng t he o những tiê u chuẩn kh ác nhau. Nh ưn g nói chung, tuỳ từn g lô hàng cụ thể t hì Cô ng ty đều quy địn h phẩm chất , chất lượn g khá cụ thể. Thự c tế có n hững lô hà ng, nhà xuất khẩu kh ôn g giao đú ng như t rong hợp đồng đã ký, có thể là do các ch ỉ tiêu về chất lư ợng như trong họp đồ ng n hưng xu ất xứ c ủa lô hàng đó lạ i khác. Trưò ng hợp giao không đ úng chấ t lượn g, Công ty có thể yêu cầ u nhà xu ất kh ẩu giao lạ i lô hàn g khá c hoặc bàn bạc cách th ức giải quyết lô hà ng đ ó với n hà xuấ t khẩu với một số điều kiệ nkê m th eo như: giả m g iá, trư khấu hao hoặc bên xuấ t khẩu ph ải mất một khoản tiền ph ạt the o thoả t huậ n.
* Vi p hạm về t han h toán: có t hể d o nhiều ngu yên nhân
- Do sa u kh i ký kết , Cô ng t y n hận đ ược đ ơn chào hàn g vớ i hàng ho á như đ ã ký về p hẩm chất, chất lư ợng, xuấ t xứ...n hưn g g iá thành h ạ hơn nên C ông ty muốn hu ỷ b ỏ hợ p đồng về lô hà ng đó , nên Công ty đ ã than h toán chậm tiền hàng.
- Do nh u cầu của thi trườn g về hàn g hoá đó giảm đ áng kể
nên Côn g ty cũng không muốn th anh toá n tiền hà ng đ ể nhận hàn g về nga y mà cố tình kéo d ài thờ i gian.
- Do bên uỷ th ác cho Công ty hu ỷ bỏ hợp đồng nhập khẩu u ỷ thác
...
Nói ch ung là c ó nhiều n guyê n nh ân nhưng trê n thự c tế Côn g t y ít gặp ph ải nh ững tr ườn g hợp trên d ẫn đến t hanh toán chậm; số vụ vi ph ạm hợp đồ ng nhậ p khẩu rất ít và chủ yếu là vi ph ạm về gia o chậm hàng ho á so với hợp đồn g đã ký.
Ta có thể th eo dõi mộ t số trườ ng hợ p vi phạm hợ p đồng c ụ th ể trong năm 200 0.
Biểu 10: Một số hợp đồ ng b ị v i phạm các tho ẩ t huận đã được ký k ết trong năm 200 0.
Số HĐ Đơn vị gia o dịch Nội dung vi phạ m Nguyên nhân Hình t hức phạt 03 To To Ltd Giao chậm Do tà u vậ n tải Chấp nhận nhận hàn g
09 Woobo Giao chậm Giá hàng
tăng lên
Phạt bằng tiền
15 ICI Pt e Lt d Giao chậm Do kh ông đủ
nguồn cun g Chấp nhận nhận hàn g 24 Takalar C orp Kém chất lượng Hàng kém chất lượn g Phạt bằng tiền 29 Choon g Na m Kém chất lượng Hàng kém chất lượn g Phạt bằng tiền Trong các vi phạm về ch ất lư ợng thì chế t ài bu ộc th ực hiệ và bồi th ườn g thiệt hại, giảm giá thà nh hàng nhậ p kh ẩu đ ược sử d ụng là chín h. Nế u lô h àng lớn, t ỷ lệ s ai hỏng cao th ì Côn g ty yê u cầ u nhà x uất khẩ u g iao bù hàn g tha y th ế. Nế u số lượng hà ng không lớ n để đủ làm thà nh một chuyế n hà ng thì C ông ty yêu cầu n hà xuấ t khẩu bồi thư ờng thiệ t h ại, mức bồi t hường ph ải căn cứ vào mức thiệ t hại th ực t ế và do tho ả th uận giữa Cô ng ty và khách hà ng.
Như vậy việc vi ph ạm hợp đồ ng đư ợc C ông ty giải qu yết khá linh ho ạt, không hoà n toà n cứn g nh ắc the o quy định của h ợp đồ ng . Tuy nhiê n, tron g bất cứ hợp đồng nào thì thái độ khéo lé o, mềm mỏng và n ăng đ ộng củ a ngư ời làm c ông tác h ợp đồ ng có ản h hưở n g rất lớ n tới kết q uả đ àm p hán và giải quyế t khiếu n ại; giúp C ông t y duy trì đượ c quan h ệ làm ăn với kh ách hàn g và hạn ch ế được mộ t phần thiệ t hạ i.
Trên t hực tế, số h ợp đồng nh ập khẩ u của Côn g ty ký kết được bị vi ph ạm là rất ít, hầu nh ư không có vụ việc nào Côn g t y p hải nhờ đến trọng tại kinh t ế ho ặc to à án để giả i qu yết vì giá trị của h ợ p đồng và t ài sản bị vi phạm t hườn g không lớn lắm, việ c kiện tụng sẽ gây t ổn hại đến uy tín , tốn kém về tiền bạc của cả hai bê n. Do đó , nên các bên vi ph ạm hợp đồ ng nh ập khẩu của C ông ty thư ờng d o hai b ên t ự th ương lượ ng đ ể giải quyết.
Ví dụ: Và o cuối n ăm 200 0, Côn g ty ký hợp đồ ng mua máy điề u hoà nh iệt đ ộ có ký hiệu là:RF12W A. Khi nhận h àng , Côn g ty kiể m tra thì lô hàng đ ó có một số hàn g co hình dán g giống h ệt nh ư sả n
phẩm có ký hiệ u RF12 WA, số hà ng này có ký hiệu RF7 WA. Do đó, Công ty đã yêu cầu b ên xuấ t khẩu giao lại số hàng b ị sai trê n the o đúng điề u khoả n của hợp đ ồng; Sa u đó, Công ty Anh ui Garment Imp and Exp Co., Ltd cho biế t là hiện na y số hàn g đó không có nên yê u cầu C ông ty VITA CO n hận số hàn g sai qu y cá ch đó và bê n xuấ t khẩu đồng ý giảm giá cho số h àng đó đồng thời chịu mộ t khoả n tiề n phạt khôn g lớ n là USD1.00 0,00 do vi phạ m hợ p đồ ng.
IV. Đ á nh gi á c hun g về k h ía c ạnh p há p lý củ a h ợ p đ ồn g nh ập k hẩ u củ a C ô n g t y v ậ n tả i v à đ ại lý vậ n tải V ITA C O