IV. Đánh giá chung về khía cạnh pháp lý của hợp đồng nh ập k hẩ u củ a C ô n g t y v ậ n tả i v à đ ại lý vậ n tải V ITA C O
2. Hoàn thiện nội dung và phương pháp xâydự ng hợp đồng nhập khẩu.
đoái.
- Các tập q úan , văn h oá từng miền. ở Việt Nam ng ười tiê u dùng ở từ ng miền có nhữn g sở .
thích riê ng
- Các đối thủ cạn h tran h: Hiện nay có rất nh iều Cô ng ty cun g ứng sả n ph ẩm khác n hau. Do đó để mặt hà ng n hập khẩu của Côn g ty mình đượ c ngư ời tiêu dù ng ch ấp nhận t hi Công ty phải lựa chọ n các chiến lược nh ằm đối ph ó và có sự ứng xử phù hợ p trên cơ sở phải nắm chắc các thô ng tin về trạn g thái cạ nh tr anh của thị trư ờng, số lư ợng và phạm vi hoạ t độ ng, ưu điểm và chiế n lược kinh do an h của các đ ối thủ cạnh tran h.
1.5. C ăn cứ v ào h oa hồng uỷ thác:
Đây cũn g là cơ sở để Cô ng ty đà m p hán, ký kế t hợp đồ ng nhậ p khẩu với khách h àng nư ớc ngoài. T rên cơ sở ho a hồng đ ược hư ởn g do ngư ời nh ập kh ẩu uỷ t hác t rả ch o Công t y, Cô ng ty t ính t oán t ấ t cả chi ph í phát sinh, và sự biến độ n g của tỷ giá t ừng t hươn g vụ. T ừ sự tín h toá n nà y Cô ng ty quyết địn h nhận nhậ p kh ẩu uỷ thác hoặ c không nhậ n.
1.6. C ăn cứ v ào k hả n ăng của Công ty
Nếu trên th ực hiệụ ưc tế, tiề m lự c của Doanh n ghiệ p không đủ mạnh thì tất cả các vấn đ ề được ngh iên cứu ở trê n chỉ là lý thuyế t. Do vậy, để đi đế n quyế t định ký kế t một hợ p đồng n hậ p khẩu th ì cán b ộ Phò ng XNK phải n ắm rõ các thôn g tin về Công t y mình n hư: K hả nă ng về vốn; khả n ăng hu y độn g tiề m năng nội bộ , giá cả, ch ính sá ch ph ân phố i sản p hẩm; trình độ n ghiệp vụ thư ơn g mại của cán b ộ là m cô ng t ác nhập khẩu .. .
2. Hoà n thi ện nội dung v à phư ơ ng phá p xâ y dựn g hợ p đồng nhập khẩu. nhập khẩu.
Hiện nay việc thực hiệnự c hiện các nghiệ p vụ cho côn g tác xâ y dựng mộ t hợp đ ồng n hập kh ẩu nh ư hỏi hàn g, hỏi g iá, đà m phán và thoả thu ận các điề u khoả n trong hợ p đồ ng của Cô ng ty còn nhiều b ị động hoặ c th eo c ác n guyên t ắc cứng nhắ c. Do vậy, đã g ây r a n hiề u bất cập cho ng ười thự c hiện hợp đ ồng. Bởi vậy n hiêm vụ cầ n th iế t trước mắt của các nhà đàm phá n là :
* Chuẩn b ị ký kết:
- Nghiê n cứu th ườn g xuyê n tình h ìn h thị trườ ng tr ong và ngoài n ước, đặ c biệt là th ị trườ ng t rong khu vực mà Côn g ty nhậ p
khẩu th ường xuyên có n hằm có c ác thông tin chuẩn bị cho cuộ c đàm p hán.
- Tìm hình thức và phư ơng phá p ph ù hợp cho cuộc đàm ph án. - Xác địn h hướ ng đích rõ ràn g cho cuộc đàm phán n hằm t h u hiệu quả tối đa.
* Đàm phá n:
Mục đích của cuộc đàm phá n thư ơng mại là nh ằm đạt được sự t hoả th uận giữa ngư ời mua và ngườ i bán về t ất cả các đ iề u khoản của hợp đ ồng, trong quá trình đàm ph án các b ên luôn luô n thực hiện nhữ ng n guyên tắc sau:
- Lễ p hép , lịch sự . - Hoà khí và t hiện cảm.
- Khô ng xa rời mụ c tiê u đã địn h. - Chủ độn g.
Trên cơ sở đó đ ể cuộc đà m phán đư ợc xúc tiến tố t đẹp Cô ng t y phải đạt được nhữ ng yêu cầu sau:
- Chuẩ n bị trước n hữn g lý lẽ nhằ m giải t hích cho các điề u khoản đượ c nê u ra tro ng h ợp đồng .
- Ph ải lườn g tr ước mọ i tình huố ng có th ể xảy ra tron g q uá trìn h đàm ph án trá nh tr ường hợp bị bất ngờ. VD: Lập kế ho ạch và vạch sẵn những p hươ ng án để giải quyết trong trư ờng hợ p cu ộc đàm ph á n không thà nh công.
- Có sự chu ẩn bị về t hời gian tra o đổi về hợ p đồn g giữa cá c phòng ba n có trá ch n hiệm liên q uan trướ c kh i đe m hợ p đ ồng đi đà m phán.
- Cần cậ p nhật kịp th ời các t hôn g tin về tìn h hìn h SX kin h doanh của đối tác dể biết điể m mạ n h yếu của họ
- Biết mìn h mu ốn gì vớ i giá nà o tr on g điề u kiệ n n ào. - Quyết định: Gồm các bướ c:
B1. ý thức vấ n đề.
B2. Đánh gía mội dung của đơ n hỏ i hàng.
B3. Tìm hiểu đ ối t ác.
B4. Đánh giá khả năn g cung cấp h à ng ho á củ a đố i tá c. B5. Nghiê n cứ u cá c th ay đ ổi c ủa t hị trườn g tro ng nước. B6. Đánh giá, dự đoán các rủi ro đối với h ợp đồng đó. B7. T hực hiện ông báo cho đối tác.
B8. Quýêt địn h. * Chọn đố i tá c:
Sau các cuộ c đ àm phá n C ông ty ch ọn cho mình đố i t ác có lợ i cho mình nhất với kh ả năng cung cấp hà ng hoá tốt nhất , tr ánh tình trạng khi thực h iện bị sai sót, vi phạ m như một số trườ ng hợp đ ã xả y ra. Hầu hết cá c hợp đồng nhập khẩu của Cô ng ty với đố i tác n ướ c ngoài b ị vi phạ m là do phía đối tá c. Do đó sau đ àm phá n Công t y phải chọn cho mìn h đố i tá c vớ i một số yê u cầ u sa u:
- Sự uy t ín của đối tác tron g kinh doanh t hươ ng mại q uốc tế.
- Ngu ồn h àng và khả n ăng cun g cấ p hàng của đối tác. - Giá cả hà ng ho á phả i thấp n hất với chất lượn g ca o nhất.
- Một số dịch vụ đối tác có thể cu ng cấp nh ư dịch vụ ch ở hàng, bao gói, bảo q uản hàng hoá phải t ốt vớ i chi ph í thấp và cả dịch vụ sa u bá n hà ng.. .
- Khả nă ng giao hà ng của đối t ác phải tố t có ng hĩa là phải giao hàn g đú ng thời gia n nh ư t hoả t huận .
* Điề u kh oản giá cả
Trên cơ sở phân tích, đánh gía tình hình th ực t ế Công ty nên đưa ra mức g iá có thể chấp nh ận đư ợc với cả hai b ên. Hiện nay, vấ n đề đặt ra với ng ười đ àm p hán là làm sao đạ t đư ợc mứ c lợi nhu ận tố i đa trên mỗi hợp đ ồng. D o đó, ch ính sách giá c ần đượ c Công t y co i là ch iến lược ưu tiê n hà ng đầu vì nó ảnh hư ởng trực tiế p t ới lợi ích và lợi nh uận của Doa nh nghiệp. Vì vậy, một số b iện phá p cầ n th iế t khi đ àm phán về g iá cả đố i vớ i nh à nhập khẩu là:
- Giá cả cần được tín h tron g mối qu an hệ với to àn bộ các đ iề u kiện giao h àng củ a h ợp đồn g n hư: Tầm cỡ đ ơn hàn g, điều kiện giao hàng, điề u kiện t hanh toá n, đ iều kiện bảo hàn h... .
- Để có một ch ính sá ch giá cả hợp lý cần phải căn cứ và o: giá cả ng ười tiêu dù ng có t hể chấp nh ận, c ác chi phí liên qu an b ao b ì vận chuyể n, thuế , bả o h iểm. .., quan hệ cun g cầ u tr ên thị trườ ng . Tuỳ thu ộc vào biến đ ộng của các yếu tố mà mức giá t rên lu ôn đư ợ c điều chỉn h cho ph ù hợ p.
- Tuỳ t huộc vào đ ặc điểm của sả n phẩm và từng đối tác đ ể có sự điều c hỉnh giá cho phù hợp ,
Đôi khi nếu muốn t ạo ra sự th iện chí cho các giao dịch ho ặ c các đơn hỏ i hàng sau này ho ặc vì một lý do nào đ ó quan tr ọng đố i với việc kinh d oan h của Công ty thì ngư ời đàm phán cần phải mề m dẻo nhân như ợng mà k hôn g nê n dự a trên cơ sở giá cả.
* Điề u kh oản chất lượ ng.
Đây cũ ng là điều khoản thư ờng ha y khiế u nạ i nh ất tr ong hợ p đồng nhập khẩ u hà ng hoá củ a Cô ng ty. Chất lượn g củ a hàn g ho á được đánh giá t rên các chỉ tiê u khác nha u tu ỳ t huộc và o bản chất và đặc tín h của mỗi loại hàng h oá. Do đó, việc xâ y dựn g điề u kho ả n chất lư ợng tr ong từ ng hợp đ ồng là vấn đề rấ t khó đố i với các n h à đàm ph án. Đ ể đàm phán về điều khoản chất lượng có hiệu qu ả th ì Công ty cần thực hiện một số biện p háp n hư:
- Có thoả thuận rõ rà ng về qu y cá ch phẩm ch ất chi tiết hiệ n thực của hàn g ho á.
- Đối với một số hàng hoá p hức t ạp cao thì Công t y phả i mô tả chi tiết t ừng phần của má y mó c.
* Phư ơng phá p xâ y dự ng h ợp đ ồng :
- Phươ ng ph áp trực tiế p: Th ường áp dụn g với n hữn g khá ch hàng lần đ ầu tiên c ó quan hệ là m ăn với Công ty ho ặc khá ch hàn g mà Cô ng ty có h ợp đ ồng giá trị lớn tính phức tạ p của h àng hoá cao cần phả i có sự tr ao đổ i và tho ả thu ận một cá ch chi t iết. D o vậy yê u cầu đ ặt r a đối với ng ười t rực tiếp tha m gia đàm phá n là :
+ Có thái đ ộ niềm n ở, lịch s ự vớ i đố i tác.
+ Tranh t hủ giới thiệu cá c thà nh tích của Công ty nh ằ m gây ấ n tư ợng tốt của đối tác về Côn g ty.
+ Nên mời chuyên g ia t rực tiếp tha m gia vào cuộ c đ à m phán tạo sự t in tưởng cho đối tác của Côn g ty.
+ Có thái độ nhã n hặn như ng kiê n quyế t khi cần thiế t trong quá trìn h giải q uyết côn g việc.
- Phương pháp giá n tiế p: Thườn g đ ược á p dụ ng phổ biến h ơ n phươn g p háp trực tiế p do sự phá t triển ngày càng cao của côn g nghệ th ông t in liê n lạc đồ ng th ời p hương pháp n ày cũng giả m chi phí về ăn ở đi lại giao dịch cho cả hai bên. Ph ương pháp nà y ba o gồm ha i hình thức đàm p hán q ua thư tín và đà m phá n qua điện thoại.
+ Nếu bằn g thư t ín: T hườ ng ph ải sử dụng hệ thố ng fax và b ằn g tiếng A nh, nế u đại d iện củ a đối t ác tại Hà Nội t hì có th ể gia o dịch bằng tiến g Việt. Do vậy, cần lưu ý rằng t hư là sứ giả củ a mình đ ế n đối t ác n ên cách viế t, c ách trình b à y diễ n đ ạt phải sán g sủ a, chín h xác và khoa h ọc tạo ấn tượ ng tốt cho đối t ác. Kh i sử dụ ng th ư phả i sử d ụng hệ thống chuyển phát nh an h thể hiện sự nhiệ t tình và khẩn trươn g củ a Cô ng t y.
+ Nếu b ằng điện tho ại: Đây là hình thức đượ c dù ng thườ n g xuyên h àng n gày. Do vậy, chỉ nê n s ử dụng đ ối với nhữn g trường hợ p khẩn trư ơng, c ần thiế t để làm rõ mộ t chi tiết, vấ n đề ngắ n gọn trá n h lỡ thờ i cơ cho côn g việ c. Người trực tiếp giao dịc h ph ải ch uận bị n ộ i dung cần tra o đổi, phải có tâ m trạn g vui vẻ, chân thàn h không miễ n cưỡng giả tạ o tránh sự hiể u nh ầm của đ ối t ác do phải tra o đ ổi n ộ i dung công việ c bằng điện tho ại. S au kh i tra o đ ổi cần có th ư xá c định nội dung đã thoả thu ận và gửi cho đố i tá c.