BÁO CÁO THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI Văn phòng HĐND UBND xã Nam Quang huyện Bảo Lâm, tỉnh Cao Bằng

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 TỔNG QUAN VỀ XÃ NAM QUANG 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA HĐND UBND XÃ NAM QUANG 6 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CUẢ XÃ NAM QUANG: 6 1. Chức năng của UBND Xã Nam Quang 6 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Nam Quang 6 3.Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nam Quang 7 II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ NAM QUANG. 8 1. Tổ chức hoạt động của văn phòng. 8 1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng: 8 1.1.1. Về chức năng. 8 1.1.2. Về nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức. 8 1.2. Bố trí phòng làm việc của của văn phòng UBND xã Nam Quang; ưu điểm, nhược điểm, phương án tối ưu trong việc bố trí phòng làm việc khoa học của văn phòng. 10 1.2.1. Bố trí phòng làm việc: 10 1.2.2. Ưu điểm: 11 1.2.3. Nhược điểm: 11 1.2.4. Đề xuất phương án: 11 1.3. Các quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã Nam Quang 12 1.5. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan: 12 1.5. Sơ đồ nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 16 1.6. Nững tình huống về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan, 16 1.7. Các biện pháp hiện đại hoá văn phòng của văn phòng cơ quan. 17 1.7.1. Sự cần thiết của việc xây dựng văn phòng theo hướng hiện đại hoá. 17 1.7.2. Nội dung hiện đại hoá công tác văn phòng 17 2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư. 19 2.1. Nhận xét mô hình công tác văn thư của cơ quan. 19 2.1.1. Ưu điểm: 20 2.1.2. Nhược điểm: 20 2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản: 20 2.2.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản. 20 2.2.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức của văn bản quản lý của cơ quan. 21 2.2.3. Quy trình về soạn thảo và ban hành văn bản. 26 2.2.4. Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản: 27 2.2.4.1. Ưu điểm: 27 2.2.4.2. Nhược điểm: 28 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản: 28 2.3.1. Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi của cơ quan; ưu, nhược điểm. 28 2.3.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; ưu, nhược điểm. 30 2.3.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 31 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của xã Nam Quang: 32 3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và ưu nhược điểm. 33 3.1. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 33 3.2. Đánh gía ưu nhược điểm: 36 Phần II: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 37 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 38 I. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN: 38 II. ĐỀ XUẤT: 39 KẾT LUẬN 40 PHỤ LỤC 42

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

Họ và tên: Ma Thị Huyền

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K15A

KHÓA HỌC (2015 - 2017)

Tên cơ quan: ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NAM QUANG

Địa chỉ: Xã Nam Quang Huyện Bảo Lâm Tỉnh Cao Bằng

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Ma Thị Phượng

HÀ NỘI - 2017

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

TỔNG QUAN VỀ XÃ NAM QUANG 4

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA HĐND - UBND XÃ NAM QUANG 6

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CUẢ XÃ NAM QUANG: 6

1 Chức năng của UBND Xã Nam Quang 6

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Nam Quang 6

3.Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nam Quang 7

II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ NAM QUANG 8

1 Tổ chức hoạt động của văn phòng 8

1.1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng: 8

1.1.1 Về chức năng 8

1.1.2 Về nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 8

1.2 Bố trí phòng làm việc của của văn phòng UBND xã Nam Quang; ưu điểm, nhược điểm, phương án tối ưu trong việc bố trí phòng làm việc khoa học của văn phòng 10

1.2.1 Bố trí phòng làm việc: 10

1.2.2 Ưu điểm: 11

1.2.3 Nhược điểm: 11

1.2.4 Đề xuất phương án: 11

1.3 Các quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã Nam Quang 12

1.5 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan: 12

1.5 Sơ đồ nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 16

1.6 Nững tình huống về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo

cơ quan, 16

1.7 Các biện pháp hiện đại hoá văn phòng của văn phòng cơ quan 17

1.7.1 Sự cần thiết của việc xây dựng văn phòng theo hướng hiện đại hoá 17

1.7.2 Nội dung hiện đại hoá công tác văn phòng 17

2 Khảo sát về tình hình công tác văn thư 19

2.1 Nhận xét mô hình công tác văn thư của cơ quan 19

2.1.1 Ưu điểm: 20

2.1.2 Nhược điểm: 20

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản: 20

2.2.1 Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản 20

2.2.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức của văn bản quản lý của cơ quan 21

2.2.3 Quy trình về soạn thảo và ban hành văn bản 26

2.2.4 Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản: 27

2.2.4.1 Ưu điểm: 27

2.2.4.2 Nhược điểm: 28

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản: 28

2.3.1 Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi của cơ quan; ưu, nhược điểm 28

2.3.2 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; ưu, nhược điểm 30 2.3.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 31

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của xã Nam Quang: 32

3 Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và ưu nhược điểm 33

3.1 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 33

3.2 Đánh gía ưu nhược điểm: 36

Phần II: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 37

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 38

I ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CỦA UỶ BAN: 38

II ĐỀ XUẤT: 39

KẾT LUẬN 40

PHỤ LỤC 42

DANH MỤC VIẾT TẮT

HĐND Hội đồng nhân dân

LỜI NÓI ĐẦU

Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hộithuận lợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngường đổi mới trên mọilĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình Để tận dụng mộtcách triệt để những cơ hội trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnhvực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo môi trườngcạnh tranh năng động và cải cách hiệu quả, xã hội thì ngày càng phát triển kéotheo đó là sự phát triển đa dạng của các ngành nghề, con người buộc phải có vốnkiến thức, năng lực và nghiệp vụ chuyên môn thì mới đáp ứng được đòi hỏi của

xã hội

Chính từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trườngcông nghệ của thời đại thông tin khiến Văn phòng trở thành một bộ phận quantrọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức Do vậy, Văn phòng phải có ýthức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới Vănphòng Để làm được điều này bên cạnh sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có

sự quan tâm đầu tư hơn nữa của Đảng và Nhà nước giúp cho Văn phòng có thểphát huy hết tiềm năng thế mạnh của mình

Với chức năng quyền hạn của mình Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làngôi trường đào tạo công tác hành chính với các ngành học phong phú như: vănthư lưu trữ, tin học, thông tin thư viện, quản trị nhân lực, quản trị văn phòng…đặc biệt là chuyên ngành Hành chính văn phòng là ngành rất cần thiết của xã hộihiện đại - phục vụ nguồn nhân lực trong quá trình hội nhập của đất nước Saukhi tuyển sinh, đào tạo nghiệp vụ Hành chính Văn phòng nhằm đáp ứng nguồnnhân lực có trình độ cao về nghiệp vụ Văn phòng nên khi hoàn thành xongchương trình đào tạo trên ghế nhà trường lớp Hành chính Văn phòng K15Ađược Nhà trường tạo điều kiện để học sinh mang kiến thức đã học áp dụng vàothực tế Bên cạnh đó, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đến sự phát triển toàndiện của ngành Giáo dục Đó là mô hình đào tạo không những trang bị cho họcsinh, sinh viên về mặt lý thuyết mà còn giúp học sinh, sinh viên có thời gianthực hành tại cơ quan, đơn vị Mục đích của đợt thực tập chủ yếu là làm sáng tỏ

lý thuyết đã học, bước đầu giúp mỗi học viên quen với công việc, trực tiếp vậndụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, có kinh nghiệm vững vàng khi racông tác Qua đó cũng là dịp để học sinh tập dượt, rèn luyện đạo đức tác phongnghề nghiệp của một cán bộ văn phòng trong tương lai

Qua đợt thực tập tốt nghiệp này là cơ hội tốt cho học sinh, sinh viên vậndung các kỹ năng thực hành cơ bản vào nghiệp vụ chuyên môn của mình, họchỏi được nhiều khinh nghiệm thực tế nâng cao năng lực của bản thân

Thực tập tốt nghiệp là một môn học thực tiễn bất cứ ngành học nào cũng

phải có Nó đòi hỏi học sinh, sinh viên phải vận dụng tư duy, những kiến thức

đã học trên ghế nhà trường vào trong thực tế công việc Giúp học sinh, sinh viênlàm quen với công việc thực tế trước khi tiếp xúc với công việc tại cơ quan Quađợt thực tập tốt nghiệp học sinh, sinh viên có thể kiểm chứng lại những gì đãhọc ở trường và biết cách áp dụng những kiến thức đó vào công việc thực tế mộtcách nhuần nhuyễn, tích luỹ những kinh nghiệm để phục vụ cho công việc vềsau và phát huy tính linh hoạt, sáng tạo, sự nhạy bén đối với những tình huống

có thể xảy ra Đồng thời, qua quá trình thực tập tốt nghiệp nhà trường có thểđánh giá được năng lực thực sự của học sinh trong quá trình học tập và giảiquyết công việc thực tế

Đối với bản thân em thì thực tập tốt nghiệp đã giúp em vững vàng hơn cảtrong trình độ chuyên môn, kiến thức công việc cũng như kỹ năng giao tiếp vớicán bộ cơ quan, giao tiếp xã hội Thực tập tốt nghiệp giúp em lĩnh hội được nhiều kiến thức mới cũng như tư duy mới, mở rộng và phát huy những gì màmình đã được học ở nhà trường qua thầy cô, bạn bè; học hỏi được nhiều kinhnghiệm qua những người đi trước, rèn luyện được đức tính cần thiết cho một cán

bộ văn phòng trong tương lai

Qua quá trình thực tập em cũng rút ra được cho mình những điểm mạnhcũng như những điểm yếu của bản thân, từ đó rút ra được cho mình phươnghướng phấn đấu để hoàn thành tốt công việc của mình trong tương lai

Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại Vănphòng HĐND - UBND xã Nam Quang Ghi lại và đánh giá một cách khách

quan những gì mà em đã làm được cũng như chưa làm được Qua đây cho emđược gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến các cán bộ Văn phòng HĐND -UBND xã Nam Quang, các thầy cô trong Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ VănPhòng và Dạy nghề và Nhà trường đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm

vụ trong đợt thực tập tốt nghiệp Em kính mong các thầy cô giáo và các bạn có

ý kiến đóng góp để bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện vàđầy đủ hơn

Em xin trân thành cảm ơn!

Nam Quang, ngày tháng năm 2017

SINH VIÊN

Ma Thị Huyền

TỔNG QUAN VỀ XÃ NAM QUANG

Xã Nam Quang nằm ở phía Tây Bắc của huyện Bảo Lâm, tỉnh Cao Bằng.Theo thống kê từ tháng 8 năm 2017, xã có tổng diện tích tự nhiên là 4.780,68 ha,được phân chia thành 10 thôn xóm: : Đon Sài, Nà Héng, Nà Viềng, Nà Rình, NàDịm, Pác Ròm, Phiêng Phăng, Tổng Phườn, Thẳm Siềm, Nặm Ròm Với 612 hộdân = 3.301 nhân khẩu, có 5 dân tộc anh em cùng sinh sống, trong đó: tày có

301 hộ = 1.529 nhân khẩu, nùng 15 hộ = 107 nhân khẩu, mông 2017 hộ = 1.210nhân khẩu, dao 59 hộ = 276 nhân khẩu, sán chỉ 30 hộ = 179 nhân khẩu Trong

đó có tày và mông là chiếm dân số đông nhất toàn xã Đời sống kinh tế củađồng bào các dân tộc trong xã chủ yếu làm nghề nông nghiệp (trồng trọt và chănnuôi), cơ sở hạ tầng còn chậm phát triển, đời sống nhân dân còn gặp nhiều khókhăn Là một xã thuần nông chủ yếu sản xuất tự cung tự cấp, sản xuất kinhdoanh trên địa bàn xã chưa phát triển còn nhiểu hạn chế do đường xã đi lại khókhăn

Nam Quang Là một xã đặc biệt khó khăn thuộc vùng sâu của huyện BảoLâm, được Chính phủ công nhận là xã vùng III (135/CP) của Chính phủ, đượcđầu tư xây dưng thuộc các chương trình 134, 135, 167, 30a cho phát triển cơ sở

hạ tầng và phát triển kinh tế xã hội của xã Nam Quang đã và đang từng bướcphát triển vươn lên, góp phần tích cực vào công cuộc xây dựng đất nước ngàycàng giàu mạnh và phát triển kinh tế xã hội

Xã có các vị trí tiếp giáp như sau:

Bắc giáp với xã Nam Cao, xã Tân Việt, xã Lý Bôn

Đông giáp với thị trấn Pác Miầu

Nam giáp với thị trấn Pác Miầu, xã Quảng Lâm, xã Tân Việt

Tây giáp xã Thạch Lâm, xã Nam Cao

Xã Nam Quang có địa hình phức tạp, được chia làm 2 dạng chính:

+ Địa hình núi đá vôi xen lẫn núi đất

+ Địa hình dạng thung lũng

Địa hình bị chia cắt bởi các dãy núi và có hệ thống các khe suối nhỏ vàhẹp, hướng suối từ Tây sang Đông và có độ cao trung bình khoảng 330m so với

mặt nước biển, nằm xen kẽ giữa các dãy núi là những thung lũng nhỏ và hẹp,

Địa hình phức tạp ảnh hưởng rất lớn đến quá trình đi lại, giao thôngkhông phát triển

Trên địa bàn xã Nam Quang có núi Nậm Ròm Dòng chính của sôngGâm cùng quốc lộ 34 tạo thành ranh giới tự nhiên phía đông của xã

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CỦAHĐND - UBND XÃ NAM QUANG

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU

TỔ CHỨC CUẢ XÃ NAM QUANG:

1 Chức năng của UBND Xã Nam Quang

UBND xã do HĐND xã bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND, là cơquan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùngcấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Có mối liên hệ mật thiết với nhân dân, với các ấp uỷ đảng và nhà nướccấp trên, là cơ quan tổ chức và thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, quyết định củacấp trên với nhân dân UBND xã làm việc theo nguyên tắc tập chung dân chủtập thể làm việc cá nhân phụ trách

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Nam Quang

Nhiệm vụ quyền hạn của UBND đã được quy định trong luật tổ chứcchính quyền địa phương về nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của HĐND và UBNDcác cấp năm 2015 trong đó quy định:

-Ban hành Nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn củaHĐND xã

-Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh phòngchống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng chống quan liêu,tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơquan tổ chức các bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cácquyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn xã

-Quyết định dự toán thu ngân sách xã, điều chỉnh dự toán ngân sách xãtrong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách xã Quyết định chủtrương đầu tư chương trình, dự án của xã trong phạm vi được phân quyền

-Tổ chức thức hiện ngân sách địa phương

-Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan Nhà nước cấp trên phân cấp,

ủy quyền cho UBND xã.

3.Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nam Quang

Cơ cấu tổ chức của UBND do luật tổ chức chính quyền địa phương năm

+ Chủ tịch hội nông dân

+ Chủ tịch hội cựu chiến binh

Phó chủ tịch xã là người giúp chủ tịch, được phân công phụ trách thựchiện những công việc cụ thể Thay mặt chủ tịch giải quyết những vấn đề đượcphân công chịu trách nhiệm trước chủ tịch về những phần việc được giao Trongquá trình hoạt động, phó chủ tịch giải quyết công việc với danh nghĩa và quyềnhạn chủ tịch Các thành viên của UBND được chủ tịch phân công phụ tráchquản lý những ngành, lĩnh vực chuyên môn nhất định Lĩnh vực quan trọng thì

trực tiếp bố trí vào cương vị lãnh đạo của cơ quan chuyên môn, thuộc ngành,lĩnh vực đó Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về ngành, lĩnh vựcđược phân công trước chủ tịch UBND và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm

về hoạt động của UBND trước các cơ quan nhà nước hữu q UBND xã NamQuang theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách

* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Nam Quang (xem phụ lục 01)

II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ NAM QUANG.

1 Tổ chức hoạt động của văn phòng.

1.1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng:

1.1.1 Về chức năng.

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công táclãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổchức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điềuhành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho cáchoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó

1.1.2 Về nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức.

Văn phòng UBND xã Nam Quang gồm 3 cán bộ chính:

- Công chức văn phòng - Thống kê - Kế hoạch

Làm nhiệm vụ văn phòng HĐND - UBND xã, quản lý, bảo quản và sửdụng con dấu của HĐND, UBND, các con dấu chức danh đảm bảo đúng nguyêntắc bảo mật và quy định của pháp luật Thường trực tiếp dân hàng ngày tại vănphòng

Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc trong tuần của UBND xã, tiếpnhận, vào sổ theo dõi công văn đi, đến, soạn thảo công văn, quyết định của uỷban và lưu hồ sơ

Giúp chủ tịch, phó chủ tịch nắm bắt tình hình từ trên xuống dưới, từ cơ sởphản ánh lên, tổng hợp báo cáo về thường trực xã quyết định

Đảm bảo tốt các điều kiện cần thiết phục vụ mọi hoạt động, các hoạt độngcủa HĐND - UBND

Giúp thường trực UBND xã thực hiện việc lập kế hoạch, định mức, pháttriển kinh tế, xã hội, đầu tư xây dựng cơ bản và các công trình phúc lợi của tậpthể.

Phụ trách công tác thống kê phát triển kinh tế xã hội ở cấp địa phươngtổng hợp tình hình báo cáo về thường trực uỷ ban xã ngành dọc cấp trên

Giúp UBND xã báo cáo phản ánh tình hình về UBND huyện vào ngày 20hàng tháng kịp thời

- Công chức văn phòng tư pháp - hộ tịch

Giúp UBND về công tác đăng ký, quản lý hộ tịch theo nghị định số83/NĐ -CP

Đảm bảo tốt công tác tuyên truyền pháp luật trong nhân dân, việc đăng ký

và quản lý hộ tịch phải đảm bảo chính xác, không tự ý sửa chữa và làm thay đổi

hồ sơ tư pháp gốc Quản lý, sử dụng và bảo quản tốt hồ sơ tư pháp

Hàng ngày tiếp dân tại văn phòng UBND xã vào các ngày làm việc trongtuần, hướng dẫn nhân dân đến giao dịch công tác, vui vẻ hoà nhã và thực hiệntốt chế độ một cửa, chống mọi biểu hiện sách nhiễu và gây phiền hà cho nhândân

Giúp UBND soạn thảo các văn bản pháp luật theo thẩm quyền

Thực hiện tốt chế độ báo cáo hoạt động tư pháp về UBND xã ngành dọccấp trên

- Công chức địa chính – xây dựng

Giúp cho UBND trong việc quản lý, lập kế hoạch sử dụng đất đai theođúng pháp luật

Quản lý tốt hồ sơ về đất đai, bản đồ địa chính, hồ sơ đất khu dân cư, đấtcanh tác, đất công trình giao thông… lập quy hoạch sử dụng đất hàng năm theo

sự chỉ đạo của phòng quản lý ruộng đất huyện

Giúp UBND xã lập hồ sơ trong việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụngđất, chuyển quyền, sang tên chuyển nhượng đất… đảm bảo đúng pháp luật hiệnhành

Theo dõi thực trạng và các di biến động về đất đai quản lý tốt toàn bộ hồ

sơ bản đồ 299, 364 lưu tại xã để sử dụng lâu dài.

Giúp cho việc kiểm tra, xác minh chính xác khi có đơn thư khiếu lại, đềnghị việc chanh chấp… có số liệu báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của UBND xã

Ban công chức trong văn phòng làm việc theo chế độ một cửa nghĩa là khicác tổ chức, cá nhân có nhu cầu đến làm việc với bộ phận văn phòng để giảiquyết các thủ tục hành chính Nếu công việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ,quyền hạn của bộ phận nào thì trực tiếp gặp công chức tại bộ phận đó Sau khi

đã có hướng giải quyết phù hợp, các công chức trực tiếp xin chữ kỹ của lãnh đạorồi vào sổ để chuyển đến công chức văn phòng thống kê để đóng dấu Trongmột số trường hợp công việc cần phải nghiên cứu thêm thì các công chức ghiphiếu hẹn ngày trả lời hồ sơ cho các cá nhân, tổ chức

1.2 Bố trí phòng làm việc của của văn phòng UBND xã Nam Quang;

ưu điểm, nhược điểm, phương án tối ưu trong việc bố trí phòng làm việc khoa học của văn phòng.

1.2.1 Bố trí phòng làm việc:

Việc bố trí phòng làm việc cũng đã được lãnh đạo quan tâm vì việc bố tríphòng làm việc có hợp lý hay không sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả côngviệc Vì vậy cần phải bố trí phòng làm việc một cách hợp lý nhất để đem lại hiệuquả cao nhất Cách bố trí phòng làm việc của văn phòng HĐND – UBND xãNam Quang cụ thể như sau:

Phòng làm việc của Văn phòng được bố trí nằm ngay cạnh Hội trườngUBND, và đối diện phòng Chủ tịch để thuận tiện cho việc quản lý chung, thôngtin liên lạc, tiếp xúc, giao dịch công tác trong và ngoài cơ quan, đón tiếp kháchđến cơ quan liên hệ công việc, và thuận tiện trong việc xin ý kiến chỉ đạo, traođổi công việc với lãnh đạo

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị.Trong quá trình hoạt động của mình thì văn phòng là một bộ nhớ của cơ quancũng như của lãnh đạo Vì không phải lúc nào người lãnh đạo cũng nhớ hết côngviệc của mình định làm và cần có một người thường xuyên nhắc nhở công việchàng ngày cho lãnh đạo và là nơi tiếp nhận thông tin từ mọi phía để cung cấp

cho lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan Do đó mà hoạtđộng văn phòng rất quan trọng, hoạt động của văn phòng bao gồm nhiều nghiệp

vụ khác nhau

1.2.2 Ưu điểm:

Có 3 ban ngành làm việc tại văn phòng UBND xã để giải quyết công việcliên quan đến giấy tờ Hộ tịch - Tư pháp, tiếp nhận đơn thư công dân được giảiquyết kịp thời, đảm bảo thời gian đúng quy định của pháp luật

Nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng UBND xã đã được sựquan tâm đầu tư kinh phí để mua sắm trang thiết bị văn phòng như máy vi tính,máy in, tủ đựng hồ sơ,… phục vụ cho quá trình làm việc của các cán bộ uỷ ban

và đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc của nhân dân trong xã, đồng thời đã tổchức cán bộ văn phòng tham gia các khoá bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyênmôn nhằm hướng dẫn tới một chế độ làm việc khoa học và hiện đại hơn

Ngoài ra các trang thiết bị văn phòng tuy đã có sự quan tâm đầu tư củacấp trên nhưng do nguồn ngân sách của xã còn hạn hẹp nên các trang thiết bịvăn phòng chưa thể đầy đủ còn thiếu như máy Fax, máy ghi âm, máy huỷ tàiliệu… Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc của UBND xã

1.2.4 Đề xuất phương án:

Để tạo điều kiện cho văn phòng làm việc hiệu quả hơn nữa ban lãnh đạoUBND và các cơ quan cấp trên cần quan tâm hơn nữa đến hoạt động công tác

văn phòng của uỷ ban Đầu tư và mua sắm thêm các thiết bị còn thiếu như máyFax, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu…,văn phòng đánh máy cần được bố trí ở vịtrí phù hợp, cần có phòng lưu trữ hồ sơ riêng và các phương tiện bảo quản nhưcặp hộp, giá, tủ, để phục vụ cho công tác văn thư Thường xuyên động viên tinhthần làm việc của các cán bộ, tạo môi trường làm việc lý tưởng, giúp cán bộ vănphòng tin tưởng hơn vào đường lối lãnh đạo của cơ quan, hoàn thành tốt nhiệm

vụ của mình trong uỷ ban nhân dân xã

1.3 Các quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường

kỳ của UBND xã Nam Quang

Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan quy môthời gian có thể là một tuần, tháng, quý, năm… Kế hoạch tuần được lập vàongày cuối cùng của tuần trước; kế hoạch tháng được được lập vào ngày cuốicùng của tháng trước; kế hoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quýtrước; kế hoạch năm được lập vào quý cuối cùng của năm trước

Để đảm bảo choc ho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất vàhiệu quả thì Văn phòng có trách nhệm xây dựng kế hoạch, chương trình công táctuần, tháng, quý, năm cho cơ quan Quy trình xây dựng các kế hoạch này tuântheo các bước cụ thể sau:

-Văn phòng tổng hợp và xây dựng bản thảo;

-Văn phòng trình bản thảo lên lãnh đạo để xin ý kiến phê duyệt;

-Văn phòng hoàn tất các thủ tục pháp lý khác và ban hành chương trình kếhoạch

1.5 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan:

* Mục đích, nguyên tắc trong tổ chức hội nghị:

- Hội nghị là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình hoạtđộng công tác của cơ quan Vì vậy tại cơ quan công tác hội nghị được chú trọng

và chuẩn bị chu đáo Các cuộc họp của cơ quan nhằm:

+ Thông tin các quyết định mới từ cấp trên;

+ Gỉai quyết các vướng mắc khó khăn và các vấn đề liên quan đến các bộ

Các cuộc họp thường được tổ chức dựa trên nguyên tắc:

+ Chỉ tiến hành khi thật sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điềuhành của cấp trên trong việc thực nhiệm vụ quan trọng;

+ Xác định rõ mục đích, yêu cầu nội dung thành phần tham dự, đề cao vàthực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý côngviệc, đảm bảo tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tậptrung thống nhất, thông của của quản lý các bộ phận;

+ Phải có chương trình, kế hoạch thực hiện cải tiến, đơn giản hóa quyđịnh thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý, đảm bảo chất lượng hiệu quả, thiếtthực, tiết kiệm không hình thức phô trương;

+ Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, kết hợp các cuộc họp vớinhau;

+ Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp, trường hợp đến trễ phải thông báocho chủ tọa cuộc họp;

+ Tất cả các phòng ban phải có sổ họp nội bộ Mỗi lần tổ chức tham giacuộc họp cần phải ghi rõ nội dung, ngày giờ, thành phần tham gia, nội dung ýkiến của tham gia, ký tên

Trình tự cuộc họp

Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp

+ Căn cứ chương trình công tác hang năm, hàng tháng của cơ quan và yêucầu giải quyết các công công việc, quản lý các bộ phận xây dựng và quyết định

tổ chức các cuộc họp lớn, phân công trách nhiệm đơn vị chuẩn bị nội dung, địađiểm các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức cuộc họp đó

+ Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và tháng phải được thông báotrước cho các đối tượng triệu tập và mời tham dự

+ Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những côngviệc đột xuất, khẩn cấp

Chuẩn bị nội dung các cuộc họp

+ Nội dung các cuộc họp phải được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ chu

đáo, đúng yêu cầu thời gian.

+ Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung yêucầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp, phải được chuẩn bị trước thànhvăn

+ Đối với những tài liệu dài có nhiều nội dung, ngoài bản chính phải cóbản tóm tắt nội dung

+ Người chủ trì cuộc họp phải lập theo đúng mẫu của cơ quan

+ Người tổ chức chuẩn bị cuộc họp phải chuẩn bị them các nội dung sau:Đặt trước địa điểm họp, tổ chức về sinh phòng họp kiểm tra đèn, bàn ghế,

+ Người được triệu tập hoặc được mời tham dự;

+ Nội dung cuộc họp;

+ Thời gian địa điểm cuộc họp;

+ Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc tham dự;

+ Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất ba ngày làm việc,kèm theo tài liệu văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nộidung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất

Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp

+ Tùy theo tính chất nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, ngườitriệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng ngườitham dự cuộc họp cho phù hợp, đăm bảo tiết kiemj hiệu quả

+ Quản lý đơn vị được mời họp phải cử người đến tham dự cuộc họpđứng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêucầu cuộc họp

+ Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là lãnh đạo các bộphận không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả

năng đáo ứng nội dung và ueey cầu của cuộc họp đi thay.

Thời gian tiến hành cuộc họp:

+ Thời gian tiến hành cuộc họp thuộc các loại dưới đây được quy địnhnhư sau: họp tham mưu, tư vấn thông qua một làm việc; họp chuyên môn từ mộtbuổi làm việc đến một ngày, trường hợp đối với những đề án lớn, phức tạp thì cóthể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá 02 ngày; họp tổng kết công tácnăm không quá 01 ngày; họp sơ đồ kết, tổng kết chuyên đề từ 01 đến 02 ngàytùy theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng khôngquá 02 ngày

Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp

+ Mỗi cuộc họp cá thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiềuhình thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và điều kiệnhoàn thành cụ thể để tiết kiệm thời gian, đảm bảo chất lượng và hiệu quả giảiquyết công việc

+ Người chủ trì hoặc người phân công chỉ đạo trình bày tóm tắt ngắn gọn

tư tưởng, nội dung cốt lõi của vấn đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họphoặc chi tiêu những vấn đề có ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn bản tài liệu,văn bản của cuộc họp, không trình bày nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tạicuộc họp

+ Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vàonhững vấn đề đang có ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý

+ Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thểhiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu cuộc họp

Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp

+ Quán triệt mục đích, yêu cầu nội dung chương trình, thời gian và lịchtrình của cuộc họp

+ Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham gia cuộc họp được trìnhbày ý kiến của mình một cách hợp lý

+ Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra

+ Có ý kiến kết luận cuộc hợp trước khi kết thúc cuộc họp

+ Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị cá nhân có liên quan.

Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp

+ Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dựcuộc họp

+ Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp

+ Phải đi họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời giancủa cuộc họp Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ýcủa người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước lúc kết thúc

+ Trong khi họp, không được làm việc riêng, hoặc xử lý công việc không

có liên quan đến nội dung cuộc họp

1.5 Sơ đồ nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng

Tổ chức chuyến đi công tác là một số hoạt động thường xuyên, cần thiếtkhông thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thảo, đi kiểm tra, đi hướng dẫn cơ sở,

đi thăm quan, học tập kinh nghiệm quản lý hoặc đi nước ngoài… vì vậy chuyến

đi của thủ trưởng được cán bộ văn phòng chuẩn bị rất chu đáo như: Lập kếhoạch cụ thể chuyến đi, liên hệ đến nơi c ông tác, đôn đốc nhắc nhở các đơn vịthực hiện nhiệm vụ phân công; chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí, văn bản, tàiliệu có liên quan…

Sơ đô hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng

(xem phụ lục số 2)

1.6 Nững tình huống về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan,

Ví dụ:

Cung cấp tài liệu của các năm trước cho lãnh đạo

Các văn bản, tài liệu từ các năm trước có liên quan đế việc giải quyết cáccông việc của năm tiếp theo, khi Lãnh đạo xây dựng kế hoạch cho năm tới thìVăn phòng sẽ cung cấp các văn bản tài liệu đó cho Lãnh đạo để làm cơ sở cho

Kế hoạch đó

1.7 Các biện pháp hiện đại hoá văn phòng của văn phòng cơ quan.

1.7.1 Sự cần thiết của việc xây dựng văn phòng theo hướng hiện đại hoá.

Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chungcủa mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác văn phòng Đặcbiệt ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh,các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thờiđổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có năng lực trình

độ nghiệp vụ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động có hiệu quả

Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sức,giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việchàng ngày Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thoảt khỏi những côngviệc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ,giúp họ có thời gian tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối

ưu để điều hành quản lý đạt hiệu quả cao nhất

1.7.2 Nội dung hiện đại hoá công tác văn phòng

Một văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ khá mới mẻ,

cơ bản đó, các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến công tác tổ chứcvăn phòng theo hướng Hiện đại hoá trên một số lĩnh vực chủ yếu sau đây:

- Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ.

Tuỳ theo mô hình và tổ chức cơ quan mà định hình tổ chức bộ máy vănphòng Nhưng dù văn phòng lớn hay nhỏ, muốn tổ chức văn phòng theo hướng

Hiện đại hoá thì phải có một cơ cấu tổ chức “tinh gọn”, thiệu lực” và “đúngchức năng”.

- Từng bước công nghệ hoá công tác văn phòng.

Công nghệ thông tin với thành tựu của công nghệ tin học, máy tính vàcông nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thàyđổi về căn bản Văn phòng hiện đại là văn phòng gắn liền với việc sử dụng cácphương tiện kỹ thuật tiên tiến của công nghệ thông tin Hiện nay, nhờ có máy vitính và qua việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào trong mạng nộ bộ(LAN) và nối mạng diện rộng bên ngoài (WAN) để xử lý luồng thông tin đầu ra.Tất cả các công văn giấy tờ, thông tin hầu hết được xử lý và truyền trên mạngvới hệ thống máy tính Do đó không cần sao chép, nhân, in công văn và chuyểngiao văn bản theo kiểu thủ công như trước nữa

- Về trang bị trong Văn phòng.

Phòng làm việc là: nơi diễn ra mọi hoạt động nhằm nâng cao hiệu quảnghiệp vụ văn phòng và tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên Ngày này, khi

xu hướng Hiện đại hoá ngày càng phát triển mạnh mẽ thì các trang thiết bị hiệnđại càng có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của văn phòng

Những phương tiện kỹ thuật mới hiện nay được trang bị cho các vănphòng hiện đại như: máy vi tính, máy in nhân bản, máy Fax, máy photocopy,máy sao chép, điện thoại, điện tín, máy ghi âm, máy ghi hình, máy tính điện tử

và một số văn phòng phẩm chuyên dùng như bút xoá, tủ đựng hồ sơ, máy bócphong bì, máy huỷ tài liện và các loại đồ dùng thông thường khác Một vănphòng hiện đại không thể thiếu các trang bị ấy vì thiếu nó sẽ ảnh hưởng đếnnăng suất và hiệu quả công việc

- Về kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính.

Trong hoạt động điều hành quản lý của mình, các cơ quan nhà nước đềuphải tiến hành các tác nghiệp và thủ tục hành chính Những tác nghiệp, thủ tụchành chính đó chính là nghiệp vụ hành chính Nghiệp vụ hành chính liên quanđến các nội dung quản trị công sở, công tác văn thư, công tác lưu trữ Sự hiểubiết tường tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật, nghiệp vụ hành chính: là cơ

sở quan trọng để tiến hành có hiệu quả hoạt động công vụ Các cơ quan nhànước và đặc biệt là các doanh nghiệp, muốn nâng cao chất lượng lao động, tạochỗ đứng trong nền kinh tế thị trường sôi động hiện nay thì nhất thiết phải tiếnhành cải tiến nghiệp vụ hành chính theo hướng Hiện đại hóa.

2 Khảo sát về tình hình công tác văn thư.

2.1 Nhận xét mô hình công tác văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư bao gồm 3 nội dung chính:

Thứ nhất: xây dựng và ban hành văn bản;

Thứ hai: quản lý và giải quyết văn bản;

Thứ ba: bảo quản và sử dụng con dấu

Công tác văn thư là một hoạt động quản lý của bộ máy lãnh đạo quản lý,bao gồm toàn bộ công việc về xậy dựng văn bản, tổ chức, quản lý và giảiquyết văn bản, lập và lưu các hồ sơ hành chính hình thành trong hoạt động của

cơ quan

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lýnói chung trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dungquan trọng chiếm một phần nội dung hoạt động văn phòng, công tác văn thư gắnliền với hoạt động của cơ quan được xem như một bộ phận quản lý Nhà nước,

bộ phận trực tiếp quản lý và nắm bắt thông tin đi và thông tin đến để trình chongười có thẩm quyền giải quyết.Văn thư cơ quan luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ,đảm bảo tính chính xác, kịp thời, hiệu quả phục vụ sự lãnh đạo chỉ đạo của cấptrên.Vì vậy một cán bộ văn phòng làm công tác văn thư đòi hỏi phải có nghiệp

vụ và chuyên môn

UBND xã Nam Quang công tác văn thư do cán bộ văn phòng quản lý có

mô hình tổ chức văn thư tập trung cả các khâu nghiệp vụ của công tác văn thưnhư: soạn thảo giải quyết văn bản đều xây dựng ở văn thư

Để đảm bảo nguyên tắc trên văn thư của cơ quan đã được trang bị đầy đủcác trang thiết bị nhằm phục vụ tốt cho công việc như: máy tính, máy in, máyphoto, tủ, cặp, hộp đựng tài liệu, bàn làm việc, sổ sách dùng cho việc quản lý vàgiải quyết văn bản (đi, đến) phục vụ cho công tác văn thư

2.1.1 Ưu điểm:

Nhìn chung hình thức văn thư tập chung ở văn phòng UBND xã NamQuang là hợp lý cho phép giảm bớt chi phí cho việc thực hiện các văn thư cảitiến tổ chức lao động của người làm công tác văn thư vào trong một số trườnghợp, tạo điều kiện cho việc định mức hoá, chuyên môn hoá đảm bảo cho sựthống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ

2.1.2 Nhược điểm:

Bên cạnh ưu điểm trên cũng có các nhược điểm sau: công tác văn thư củaUBND xã Nam Quang do cán bộ văn phòng quản lý với mô hình tổ chức vănthư tập trung, các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư nhiều khi còn dẫn đếntình trạng công việc quá nhiều, khiến cán bộ văn phòng kiêm thêm công việccủa công tác văn thư giải quyết công việc còn tồn đọng, làm nhanh theo kịp thờigian tiến độ dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong công việc

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản:

2.2.1 Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.

Tất cả các văn bản đi, văn bản đến đều phải thông qua Văn phòng UBND.Văn phòng có trách nhiệm đăng ký văn bản vào sổ công văn và chuyển vào địachỉ người có trách nhiệm giải quyết

Văn phòng chỉ tiếp nhận các văn bản, giấy tờ có nội dung thuộc thẩmquyền giải quyết của UBND Các văn bản do cán bộ chuyên môn trình, báo cáolên UBND và chủ tịch; phó chủ tịch, phải được chuyển qua văn phòng thẩmđịnh về thể thức, nội dung trước khi trình ký

Các vấn đề chủ trương, chính sách đã được quyết định trong phiên họpcủa UBND đều được cụ thể hoá bằng các quyết định, chỉ thị của UBND Vănphòng UBND hoặc cán bộ công chức theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm dự thảo,trình Chủ tịch hoặc phó chủ tịch ký ban hành ngay trong ngày đối với văn bảnthông thường và chậm nhất là 5 ngày, đối với văn bản quy phạm kể từ ngàyphiên họp kết thúc Đối với những văn bản phát hành của UBND và chủ tịch,văn phòng phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản, ngày, tháng, năm, đóng dấu vàgửi đúng địa chỉ, đồng thời lưu trữ hồ sơ và bản gốc

2.2.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức của văn bản quản lý của cơ quan.

Việc soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng nhiệm vụ,quyền hạn được giao mà soạn thảo văn bản theo đúng chức năng của mình

Nội dung văn bản phải theo đúng quy định của pháp luật, văn bản của cấpdưới không được trái với chủ trương, đường lối lãnh đạo của cấp trên

Nội dung là những phần quan trọng mang tính chất quyết định chất lượngvăn bản Tại phần này cơ quan ban hành văn bản trình bày những quy định cótính bắt buộc chung hoặc riêng; các thông tin thông báo nhằm phản ánh tìnhhình hoạt động, kết quả hoạt động; giao dịch với các mục đích khác nhau; ghichép các sự việc, hiện tượng nhằm đạt được mục đích khi ra văn bản

Nội dung văn bản được trình bày bằng phông chữ in thường, cỡ chữ từ 13đến 14, kiểu chữ đứng Khoảng cách giữa các đoạn từ 3 đến 6 point, giữa cácdòng chọn từ 15 đến 22 khi xuống dòng, đầu dòng lùi 01 tab

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất địnhtheo quy định tại Nghị định số: 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của chínhphủ về công tác văn thư và Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của

Bộ nộ vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, thể thức văn bảnphải có đầy đủ những yếu tố sau:

- Quốc hiệu

- Tác giả văn bản

- Số và ký hiệu văn bản

- Địa danh, ngày, tháng, năm

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

- Nội dung văn bản

- Chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu của cơ quan tổ chức

- Nơi nhận văn bản