Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 TỔNG QUAN VỀ XÃ NAM QUANG 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA HĐND UBND XÃ NAM QUANG 6 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CUẢ XÃ NAM QUANG: 6 1. Chức năng của UBND Xã Nam Quang 6 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Nam Quang 6 3.Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nam Quang 7 II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ NAM QUANG. 8 1. Tổ chức hoạt động của văn phòng. 8 1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng: 8 1.1.1. Về chức năng. 8 1.1.2. Về nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức. 8 1.2. Bố trí phòng làm việc của của văn phòng UBND xã Nam Quang; ưu điểm, nhược điểm, phương án tối ưu trong việc bố trí phòng làm việc khoa học của văn phòng. 10 1.2.1. Bố trí phòng làm việc: 10 1.2.2. Ưu điểm: 11 1.2.3. Nhược điểm: 11 1.2.4. Đề xuất phương án: 11 1.3. Các quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã Nam Quang 12 1.5. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan: 12 1.5. Sơ đồ nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 16 1.6. Nững tình huống về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan, 16 1.7. Các biện pháp hiện đại hoá văn phòng của văn phòng cơ quan. 17 1.7.1. Sự cần thiết của việc xây dựng văn phòng theo hướng hiện đại hoá. 17 1.7.2. Nội dung hiện đại hoá công tác văn phòng 17 2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư. 19 2.1. Nhận xét mô hình công tác văn thư của cơ quan. 19 2.1.1. Ưu điểm: 20 2.1.2. Nhược điểm: 20 2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản: 20 2.2.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản. 20 2.2.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức của văn bản quản lý của cơ quan. 21 2.2.3. Quy trình về soạn thảo và ban hành văn bản. 26 2.2.4. Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản: 27 2.2.4.1. Ưu điểm: 27 2.2.4.2. Nhược điểm: 28 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản: 28 2.3.1. Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi của cơ quan; ưu, nhược điểm. 28 2.3.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; ưu, nhược điểm. 30 2.3.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 31 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của xã Nam Quang: 32 3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và ưu nhược điểm. 33 3.1. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 33 3.2. Đánh gía ưu nhược điểm: 36 Phần II: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 37 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 38 I. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN: 38 II. ĐỀ XUẤT: 39 KẾT LUẬN 40 PHỤ LỤC 42
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ Họ tên: Ma Thị Huyền BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K15A KHÓA HỌC (2015 - 2017) Tên quan: ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NAM QUANG Địa chỉ: Xã Nam Quang Huyện Bảo Lâm Tỉnh Cao Bằng Cán hướng dẫn nghiệp vụ: Ma Thị Phượng HÀ NỘI - 2017 Ma Thị Huyền Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU TỔNG QUAN VỀ XÃ NAM QUANG .4 PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA HĐND - UBND XÃ NAM QUANG I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CUẢ XÃ NAM QUANG: Chức UBND Xã Nam Quang Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Nam Quang 3.Cơ cấu tổ chức UBND xã Nam Quang II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA UBND XÃ NAM QUANG .8 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Chức nhiệm vụ văn phòng: 1.1.1 Về chức .8 1.1.2 Về nhiệm vụ cấu tổ chức 1.2 Bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Nam Quang; ưu điểm, nhược điểm, phương án tối ưu việc bố trí phòng làm việc khoa học văn phòng .10 1.2.1 Bố trí phòng làm việc: .10 1.2.2 Ưu điểm: 11 1.2.3 Nhược điểm: 11 1.2.4 Đề xuất phương án: 11 1.3 Các quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác thường kỳ UBND xã Nam Quang 12 1.5 Những nhiệm vụ nhà quản trị văn phòng việc tổ chức hội nghị ( hội thảo, họp) quan: 12 1.5 Sơ đồ nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng 16 Ma Thị Huyền Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.6 Nững tình cung cấp thơng tin văn phòng cho lãnh đạo quan, .16 1.7 Các biện pháp đại hố văn phòng văn phòng quan 17 1.7.1 Sự cần thiết việc xây dựng văn phòng theo hướng đại hố 17 1.7.2 Nội dung đại hố cơng tác văn phòng .17 Khảo sát tình hình cơng tác văn thư 19 2.1 Nhận xét mơ hình cơng tác văn thư quan 19 2.1.1 Ưu điểm: 20 2.1.2 Nhược điểm: 20 2.2 Soạn thảo ban hành văn bản: 20 2.2.1 Các quy định quan soạn thảo ban hành văn 20 2.2.2 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 21 2.2.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn 26 2.2.4 Nhận xét ưu, nhược điểm nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản: .27 2.2.4.1 Ưu điểm: .27 2.2.4.2 Nhược điểm: 28 2.3 Tổ chức quản lý giải văn bản: .28 2.3.1 Quy trình tổ chức giải văn quan; ưu, nhược điểm 28 2.3.2 Quy trình tổ chức quản lý giải văn đến; ưu, nhược điểm 30 2.3.3 Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan: 31 2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu xã Nam Quang: 32 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ ưu nhược điểm 33 3.1 Tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 33 3.2 Đánh gía ưu nhược điểm: 36 Phần II: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 37 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 38 Ma Thị Huyền Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA UỶ BAN: 38 II ĐỀ XUẤT: 39 KẾT LUẬN 40 PHỤ LỤC 42 Ma Thị Huyền Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC VIẾT TẮT HĐND UBND MTTQ LĐTBXH VP VB KH Ma Thị Huyền Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Mật trật tổ quốc Lao động thương binh xã hội Văn phòng Văn Kế hoạch Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Việt Nam đường hội nhập kinh tế giới tạo nhiều hội thuận lợi thách thức đòi hỏi khơng ngường đổi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu khả cạnh tranh Để tận dụng cách triệt để hội công tác điều hành quản lý xã hội lĩnh vực đòi hỏi phải nâng cao lực, hiệu máy lãnh đạo môi trường cạnh tranh động cải cách hiệu quả, xã hội ngày phát triển kéo theo phát triển đa dạng ngành nghề, người buộc phải có vốn kiến thức, lực nghiệp vụ chun mơn đáp ứng đòi hỏi xã hội Chính từ yêu cầu cấp bách xã hội, thích ứng với mơi trường cơng nghệ thời đại thơng tin khiến Văn phòng trở thành phận quan trọng thiếu quan, tổ chức Do vậy, Văn phòng phải có ý thức trước bước so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi Văn phòng Để làm điều bên cạnh nỗ lực quan cần phải có quan tâm đầu tư Đảng Nhà nước giúp cho Văn phòng phát huy hết tiềm mạnh Với chức quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường đào tạo cơng tác hành với ngành học phong phú như: văn thư lưu trữ, tin học, thông tin thư viện, quản trị nhân lực, quản trị văn phòng… đặc biệt chun ngành Hành văn phòng ngành cần thiết xã hội đại - phục vụ nguồn nhân lực trình hội nhập đất nước Sau tuyển sinh, đào tạo nghiệp vụ Hành Văn phòng nhằm đáp ứng nguồn nhân lực có trình độ cao nghiệp vụ Văn phòng nên hồn thành xong chương trình đào tạo ghế nhà trường lớp Hành Văn phòng K15A Nhà trường tạo điều kiện để học sinh mang kiến thức học áp dụng vào thực tế Bên cạnh đó, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm đến phát triển tồn diện ngành Giáo dục Đó mơ hình đào tạo khơng trang bị cho học sinh, sinh viên mặt lý thuyết mà giúp học sinh, sinh viên có thời gian thực hành quan, đơn vị Mục đích đợt thực tập chủ yếu làm sáng tỏ Ma Thị Huyền Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lý thuyết học, bước đầu giúp học viên quen với công việc, trực tiếp vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, có kinh nghiệm vững vàng cơng tác Qua dịp để học sinh tập dượt, rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp cán văn phòng tương lai Qua đợt thực tập tốt nghiệp hội tốt cho học sinh, sinh viên vận dung kỹ thực hành vào nghiệp vụ chuyên môn mình, học hỏi nhiều khinh nghiệm thực tế nâng cao lực thân Thực tập tốt nghiệp môn học thực tiễn ngành học phải có Nó đòi hỏi học sinh, sinh viên phải vận dụng tư duy, kiến thức học ghế nhà trường vào thực tế công việc Giúp học sinh, sinh viên làm quen với công việc thực tế trước tiếp xúc với công việc quan Qua đợt thực tập tốt nghiệp học sinh, sinh viên kiểm chứng lại học trường biết cách áp dụng kiến thức vào cơng việc thực tế cách nhuần nhuyễn, tích luỹ kinh nghiệm để phục vụ cho cơng việc sau phát huy tính linh hoạt, sáng tạo, nhạy bén tình xảy Đồng thời, qua q trình thực tập tốt nghiệp nhà trường đánh giá lực thực học sinh q trình học tập giải cơng việc thực tế Đối với thân em thực tập tốt nghiệp giúp em vững vàng trình độ chuyên môn, kiến thức công việc kỹ giao tiếp với cán quan, giao tiếp xã hội Thực tập tốt nghiệp giúp em lĩnh hội nhiều kiến thức tư mới, mở rộng phát huy mà học nhà trường qua thầy cô, bạn bè; học hỏi nhiều kinh nghiệm qua người trước, rèn luyện đức tính cần thiết cho cán văn phòng tương lai Qua q trình thực tập em rút cho điểm mạnh điểm yếu thân, từ rút cho phương hướng phấn đấu để hồn thành tốt cơng việc tương lai Dưới phần báo cáo tổng kết q trình thực tập em Văn phòng HĐND - UBND xã Nam Quang Ghi lại đánh giá cách khách Ma Thị Huyền Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan mà em làm chưa làm Qua cho em gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến cán Văn phòng HĐND UBND xã Nam Quang, thầy cô Trung Tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn Phòng Dạy nghề Nhà trường nhiệt tình giúp đỡ em hồn thành nhiệm vụ đợt thực tập tốt nghiệp Em kính mong thầy giáo bạn có ý kiến đóng góp để báo cáo thực tập tốt nghiệp em hoàn thiện đầy đủ Em xin trân thành cảm ơn! Nam Quang, ngày tháng năm 2017 SINH VIÊN Ma Thị Huyền Ma Thị Huyền Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TỔNG QUAN VỀ XÃ NAM QUANG Xã Nam Quang nằm phía Tây Bắc huyện Bảo Lâm, tỉnh Cao Bằng Theo thống kê từ tháng năm 2017, xã có tổng diện tích tự nhiên 4.780,68 ha, phân chia thành 10 thôn xóm: : Đon Sài, Nà Héng, Nà Viềng, Nà Rình, Nà Dịm, Pác Ròm, Phiêng Phăng, Tổng Phườn, Thẳm Siềm, Nặm Ròm Với 612 hộ dân = 3.301 nhân khẩu, có dân tộc anh em sinh sống, đó: tày có 301 hộ = 1.529 nhân khẩu, nùng 15 hộ = 107 nhân khẩu, mông 2017 hộ = 1.210 nhân khẩu, dao 59 hộ = 276 nhân khẩu, sán 30 hộ = 179 nhân Trong có tày mơng chiếm dân số đơng toàn xã Đời sống kinh tế đồng bào dân tộc xã chủ yếu làm nghề nông nghiệp (trồng trọt chăn nuôi), sở hạ tầng chậm phát triển, đời sống nhân dân gặp nhiều khó khăn Là xã nơng chủ yếu sản xuất tự cung tự cấp, sản xuất kinh doanh địa bàn xã chưa phát triển nhiểu hạn chế đường xã lại khó khăn Nam Quang Là xã đặc biệt khó khăn thuộc vùng sâu huyện Bảo Lâm, Chính phủ cơng nhận xã vùng III (135/CP) Chính phủ, đầu tư xây dưng thuộc chương trình 134, 135, 167, 30a cho phát triển sở hạ tầng phát triển kinh tế xã hội xã Nam Quang bước phát triển vươn lên, góp phần tích cực vào công xây dựng đất nước ngày giàu mạnh phát triển kinh tế xã hội Xã có vị trí tiếp giáp sau: Bắc giáp với xã Nam Cao, xã Tân Việt, xã Lý Bôn Đông giáp với thị trấn Pác Miầu Nam giáp với thị trấn Pác Miầu, xã Quảng Lâm, xã Tân Việt Tây giáp xã Thạch Lâm, xã Nam Cao Xã Nam Quang có địa hình phức tạp, chia làm dạng chính: + Địa hình núi đá vơi xen lẫn núi đất + Địa hình dạng thung lũng Địa hình bị chia cắt dãy núi có hệ thống khe suối nhỏ hẹp, hướng suối từ Tây sang Đơng có độ cao trung bình khoảng 330m so với Ma Thị Huyền Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mặt nước biển, nằm xen kẽ dãy núi thung lũng nhỏ hẹp, Địa hình phức tạp ảnh hưởng lớn đến q trình lại, giao thơng khơng phát triển Trên địa bàn xã Nam Quang có núi Nậm Ròm Dòng sơng Gâm quốc lộ 34 tạo thành ranh giới tự nhiên phía đơng xã Ma Thị Huyền Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội pháp Quản lý bảo quản dấu phải để quan, đơn vị, phải quản lý chặt chẽ Con dấu UBND xã giao cho cán văn thư giữ đóng dấu, cán văn thư vắng giao dấu cho phó chủ tịch giữ theo yêu cầu lãnh đạo quan Trong quản lý bảo quản người cán văn thư không sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu, mà phải ngâm vào xăng dùng chổi lông để rửa dấu Dấu Uỷ ban đựng vào hộp làm gỗ, cán văn thư làm xong việc cất vào tủ phải khoá lại chăc chắn, làm việc làm việc Về ưu điểm: Trong thực tế Uỷ ban nhân dân xã Nam Quang tình hình quản lý sử dụng dấu với yêu cầu mà em học trường theo quy định nhà nước bảo quản sử dụng dấu quan khơng đóng dấu lên văn khơng có nội dung, khơng có chữ ký hợp lệ, khơng cho mượn dấu…song bên cạnh có thiếu sót cần khắc phục: Về nhược điểm: chưa có tủ bảo quản dấu riêng, Uỷ ban nhân dân xã Ngũ Hùng cần làm tốt việc bảo quản dấu quan Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ ưu nhược điểm 3.1 Tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ *công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ xã Nam Quang: Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan đóng vai trò quan trọng Giải tốt nhiệm vụ giúp cho kho lưu trữ đầy đủ tài liệu hơn, phong phú hơn, phục vụ tốt cho nhu cầu nghiên cứu khai thác lâu dài Do chưa đánh giá hết tầm quan trọng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ quan nên cán phòng ban chức hay cán phụ trách cơng tác lưu trữ Uỷ ban chưa thực tiến hành công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cách thường xuyên Khi phòng ban chức hay cán Uỷ ban giải xong cơng việc giữ lại văn Ma Thị Huyền 33 Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để sử dụng trường hợp cần thiết *Cơng tác chỉnh lý tài liệu: Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu phông theo phương án phân loại khoa học, sửa chữa phục hồi, lập hồ sơ, đơn vị bảo quản; xác định giá trị tài liệu; làm công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản phục vụ khai thác tài liệu Nếu việc chỉnh lý tài liệu tiến hành hàng năm giúp việc phân chia tài liệu cách khoa học, hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh hơn, loại bỏ tài liệu hết giá trị giá trị sử dụng bổ sung tài liệu thiếu để phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác tài liệu công tác bảo quản, khơng tiến hành chỉnh lý tài liệu hồ sơ kho không bị thiếu tài liệu có giá trị thừa tài liệu hết giá trị sử dụng, làm giảm giá trị hồ sơ Vì phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc như: xây dựng chương trình cơng tác, lịch làm việc, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp Uỷ ban tổ chức thực quản lý sổ sách, công văn, giấy tờ ghi chép đầy đủ họp xã, nhận kết giao dịch quan với quan khác, nghiên cứu tài liệu - soạn thoả văn nghành phụ trách… số cơng việc khác Chính nên cán văn phòng UBND xã khơng có đủ thời gian để tiến hành chỉnh lý tài liệu định kỳ hay thường xuyên Thường hồ sơ năm bảo quản ngăn kéo tủ tủ hồ sơ văn phòng đến có nhu cầu sử dụng mở để tra tìm *Cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Việc bảo quản tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng quan nói chung văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Nam Quang nói riêng, bảo quản tài liệu lưu trữ vô quan trọng, tài liệu lưu trữ tài sản quý giá quan, chứa lượng thơng tin quan trọng phong phú đa dạng phản ánh tất mặt hoạt động quan, việc bảo quản tài liệu người cán văn thư Uỷ ban bảo quản cách chặt chẽ Ma Thị Huyền 34 Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hiện tài liệu phân loại cụ thể xếp đưa vào cặp, hộp, tủ để bảo quản Tuy nhiên quan tâm lãnh đạo quan chưa sát sao, công tác lưu trữ thiếu đấu tư kịp thời nên cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nhiều hạn chế Sự thiếu cán chuyên trách, cán phải kiêm nhiệm làm cho chất lượng công việc không đảm bảo Ý thức, tinh thần trách nhiệm cán không cao, hiểu chưa sâu cơng việc nên hạn chế khơng đưa yêu cầu, điều kiện cần thiết để làm tốt cơng việc cho lãnh đạo Việc quản lý tài liệu lưu trữ UBND xã nhìn chung thực tương đối tốt, hồ sơ, tài liệu bảo quản tủ hồ sơ có khố cẩn thận Việc cho mượn tài liệu sử lý tương đối tốt, cán bộ, cá nhân Uỷ ban có nhu cầu mượn tài liệu phải đăng ký để làm thủ tục mượn tài liệu có nhắc nhở cá nhân mượn tài liệu phải trả lại thời gian quy định, hạn chế tình trạng mát tài liệu * Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ công tác quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu khai thác tốt giá trị tài liệu, biến thông tin khứ tài liệu thành tư liệu bổ ích phục vụ nghiệp trị, kinh tế, phát triển văn hoá, khoa học kỹ thuật nghiên cứu lịch sử… Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ UBND xã Nam Quang chủ yếu để phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành Uỷ ban nói chung phòng ban chức năng, cán uỷ ban nói riêng Các hình thức thường sử dụng tài liệu quan là: cấp phát lục, trích cho cá nhân tổ chức có yêu cầu sử dụng Ma Thị Huyền 35 Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Đánh gía ưu nhược điểm: * Về ưu điểm: Nhìn chung yêu cầu công tác lưu trữ người cán lưu trữ làm tương đối đầy đủ, tài liệu bảo quản tủ hồ sơ có khố cẩn thận, việc cho mượn tài liệu sử lý tương đối tốt * Về nhược điểm: Do người cán kiêm nhiều việc nên khâu chun mơn nghiệp vụ tình trạng bó gói, việc phân loại xác định tài liệu chưa rõ ràng làm cho cơng việc gặp nhiều khó khăn, hạn chế mà cán lưu trữ văn phòng cần khắc phục Để khắc phục hạn chế cần bổ sung thêm cán chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ để đảm nhiệm công việc Trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, lưu trữ tài liệu Ma Thị Huyền 36 Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 1.Soạn thảo văn hành UBND xã Nam Quang ( xem phụ lục 3) 2.Mẫu hóa văn đi, đến UBND xã Nam Quang ( xem phụ lục 4) Ma Thị Huyền 37 Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA UỶ BAN: Trong thời gian thực tập UBND xã Nam Quang Do thời gian tiếp xúc với công việc quan chưa nhiều, mặt khác thân em nhiều hạn chế cộng với lần em làm quen với cơng việc nên nhận xét cơng tác văn phòng UBND điều khó làm Do em xin đưa số nhận xét sau: - Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần quan, tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp đỡ quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề nối làm việc nâng cao chất lượng hiệu cơng tác lãnh đạo Chính việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, tổ chức cần quan tâm đặc biệt Nhận thấy vị trí cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân xã, ban lãnh đạo UBND xã Nam Quang quan tâm, trọng đến cơng tác văn phòng, đầu tư mua sắm trang thiết bị đại phục vụ tốt cho trình làm việc cán văn phòng Cán văn phòng giao nhiệm vụ phụ trách công tác văn thư – lưu trữ, thư ký hồn thành tốt nhiệm vụ Trong công tác văn thư lưu trữ cán tiến hành đầy đủ khâu nghiệp vụ trọng công tác văn thư theo quy trình tổ chức quản lý giải văn đi, tổ chức quản lý văn đến, tổ chức quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ hành bảo quản hồ sơ, với kinh nghiệm sáng tạo thân giúp cho công tác công văn, giấy tờ Uỷ ban thực tốt phục vụ cho công tác quản lý Uỷ ban xã Nhiệm vụ người thư ký làm tốt cán văn phòng thực Vì quan cấp xã máy quản lý nhà nước cấp địa phương nên Uỷ ban xã khơng có thư ký riêng giúp việc cho lãnh đạo mà có cán văn phòng kiêm nhiệm đồng thời làm thư ký UBND xã Nam Quang kiêm, nhiệm chức vụ thư ký cán văn thư văn phòng thống kê - kế hoạch Những khâu nghiệp vụ người thư ký văn phòng như: xây dựng Ma Thị Huyền 38 Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chương trình kế hoạch cơng tác, lịch làm việc, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế xã hội tham mưu giúp Uỷ ban xã tổ chức thực hiện, giúp HĐND xã tổ chức kỳ họp UBND xã tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn từ nhân dân phân loại chuyển đến cấp, ngành để giải quyết; đảm bảo điều kiện vật chất để phục vụ cho kỳ họp xã…, tất cán văn phòng làm tốt cho dù khơng phải việc cán phụ trách riêng - Công tác lưu trữ Uỷ ban mặt hạn chế khơng có phòng lưu trữ riêng khơng có cán chuyện mơn phụ trách đảm nhiệm công việc, chưa quan tâm sát cấp trên, số khâu nghiệp vụ bị bỏ sót, khiến hiệu cơng việc khơng cao Kinh phí phục vụ cho cơng tác văn phòng nói chung cơng tác văn thư, lưu trữ, hành văn phòng UBND xã hạn hẹp II ĐỀ XUẤT: Qua trình tìm hiểu khâu nghiệp vụ trên, với kinh nghiệm ỏi sinh viên trường em xin nêu số đóng góp để UBND xã Nam Quang tham khảo để xây dựng lề lối, máy làm việc ngày tốt hơn: Uỷ ban nhân dân xã nên phân định công việc rõ ràng công việc cho cán cụ thể giúp cho việc tập chung giải thuận tiện Cần tuyển thêm cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ lưu trữ để hồ sơ, giấy tờ quan trọng không bị thất lạc, giúp cho việc nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân, đạt hiệu cao công việc Thường xuyên cho cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao tầm hiểu biết làm việc hiệu quả, đạt chất lượng cao Các cấp lãnh đạo cần quan tâm sát nữa, trang bị thêm cho máy văn phòng trang thiết bị đại phục vụ công việc hàng ngày Uỷ ban nhân dân xã cần trang bị thêm số trang thiết bị văn phòng, xây dựng phòng kho lưu trữ với thiết bị: Máy Fax, hút bụi, huỷ tài liệu,bình chữa cháy ….trong kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt KẾT LUẬN Ma Thị Huyền 39 Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơng tác Hành văn phòng, Văn thư - lưu trữ nghiệp vụ cần thiết, quan trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước Nó giúp UBND xã Nam Quang giải nhanh chóng, xác, kịp thời tránh sai sót xảy Đặc biệt tình hình đất nước trước yêu cầu xây dựng tiến hơn, đại Làm tốt nghiệp vụ Văn phòng giúp chủ tịch, phó chủ tịch phận chun mơm có liên quan thực theo dõi tồn chương trình kế hoạch tình hình thực chủ trương đường lối Đảng Nhà nước Qua báo cáo kịp thời, xác thông tin cần thiết để phục vụ công tác quản lý quan Do cơng tác Hành văn phòng – Văn thư lưu trữ đòi hỏi cán viên chức phải có trình độ chun mơn, nghiệp vụ định đặc biệt có tâm huyết với nghề đem lại hiệu cao công việc Thời gian thực tập khoảng thời gian quan trọng bổ ích với thân em, giúp em củng cố kiến thức mình, đồng thời vận dụng kiến thức học vào thực tế Qua em học hỏi kinh nghiệm có thực tế, em nhìn nhận cơng tác văn phòng bao qt, tồn diện hơn, học hỏi kinh nghiệm việc giao tiếp, ứng xử công sở Thời gian thực tập giúp thân em mạnh dạn cách ứng xử, giao tiếp với người quan Lý thuyết mà em học phần công việc, sau trường mà em phải làm thực tế, thực tế mời định trình độ học vấn chun mơn nghiệp vụ em có áp dụng điều học vào thực tế hay không Qua lần thực tập em hiểu biết sâu sắc thêm quan tâm nhà nước quan cơng tác văn phòng, hiểu thêm điều thú vị công việc chuyên môn sau này, nhờ mà em cảm thấy yêu nghề tin tưởng vào lựa chọn nghề nghiệp Tuy nhiên để hiểu thêm phong cách làm việc thành thạo cán văn phòng ba tháng thực tập Uỷ ban thời gian dài để áp dụng lý thuyết nhà trường vào thực tế công việc Ma Thị Huyền 40 Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan tâm dìu dắt thầy ban giám hiệu, phòng Đào tạo, khoa Quản trị văn phòng thầy môn trường giúp đỡ lãnh đạo Uỷ ban, hướng dẫn nhiệt tình cán văn phòng cán ban ngành Uỷ ban tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợi thực tập tốt nghiệp báo cáo “Báo cáo thực tập tốt nghiệp” kết em thực tế, có nhiều cố gắng khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vậy em mong quý quan thầy giúp em bảo góp ý, nhận xét để “Báo cáo thực tập” em hoàn thiện Một lần em xin chân thành cám ơn thấy cô giáo khoa, trung tâm trường Đại học Nội vụ Hà Nội và cán ban lãnh đạo xã, đặc biệt cán văn phòng tạo điều kiện để em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp này./ Nam Quang, ngày tháng năm 2017 Sinh viên thực tập Ma Thị Huyền Ma Thị Huyền 41 Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sơ đồ cấu máy xã Nam Quang, Huyện Bảo Lâm, tỉnh Cao Bằng Đảng ủy HĐND Chủ tịch UBND Phó chủ tịch UBND UB MTTQ Đồn niên Hội phụ nữ Hội cựu chiến binh Hội nông dân Các phòng ban Cơng chức văn phòng thơng kê Cơng chức địa xây dựng Ma Thị Huyền Cơng chức kế tốn tài Cơng chức tư pháp hộ tịch 42 Ban huy quân Trưởng công an Công chức VH XH Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƠ ĐỒ HĨA QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO THỦ TRƯỞNG Lập KH chuyến Liên hệ với nơi thủ trưởng đến công tác Chuẩn bị tài liệu Theo dõi đôn đốc việc chuẩn bị Chuẩn bị phương tiện, kinh phí Đi cơng tác Theo dõi đôn đốc công việc UBND, Báo cáo công việc hàng ngày Bổ sung nội dung công việc, gửi tài liệu, văn cho lãnh đạo, toán kinh phí Ma Thị Huyền 43 Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ HÌNH ẢNH CỦA UBND XÃ NĂM QUANG Tồn cảnh văn phòng UBND xã Nam Quang Họp giao ban Ma Thị Huyền 44 Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giao lưu bóng chuyền Nam-Nữ Ma Thị Huyền 45 Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Máy in Ma Thị Huyền 46 Lớp: TC HCVP 15A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Máy photocopy Ma Thị Huyền 47 Lớp: TC HCVP 15A ... hỏi khơng ngường đổi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu khả cạnh tranh Để tận dụng cách triệt để hội công tác điều hành quản lý xã hội lĩnh vực đòi hỏi phải nâng cao lực, hiệu máy lãnh đạo môi trường cạnh... sau: Bắc giáp với xã Nam Cao, xã Tân Việt, xã Lý Bôn Đông giáp với thị trấn Pác Miầu Nam giáp với thị trấn Pác Miầu, xã Quảng Lâm, xã Tân Việt Tây giáp xã Thạch Lâm, xã Nam Cao Xã Nam Quang có địa... văn thư bao gồm nội dung chính: Thứ nhất: xây dựng ban hành văn bản; Thứ hai: quản lý giải văn bản; Thứ ba: bảo quản sử dụng dấu Công tác văn thư hoạt động quản lý máy lãnh đạo quản lý, bao gồm