MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN 4 I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN 4 1. Chức năng của UBND xã Dân Tiến 4 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Dân Tiến 5 3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến 5 4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Dân Tiến. 6 4.1. Chức năng nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã 6 4.2. Bản mô tả công việc của Văn phòng UBND xã: 7 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 7 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 7 1.1Chức năng nhiệm vụ của văn phòng UBND xã Dân Tiến 7 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Dân Tiến; Nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu. 9 1.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung. 10 1.4 Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan. 12 1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 13 1.6 Cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan. 14 1.7 Biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Dân Tiến 14 1.8 Đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND xã 14 2. Khảo sát về công tác Văn thư 15 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 15 2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.1 Hệ thống hoá các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16 2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm về các nội dung sau: 17 2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND Xã Dân Tiến 18 2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Dân Tiến 18 2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND xã Dân Tiến 21 2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Dân Tiến 22 2.5 Trang thiết bị làm việc tại văn phòng UBND xã Dân Tiến 23 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm. 23 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN UBND XÃ DÂN TIẾN 25 1. Thực tập những nghiệp vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo cuộc họp của UBND xã Dân Tiến. 25 2.Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo UBND xã Dân Tiến 25 3. Soạn thảo các văn bản hành chính của UBND xã Dân Tiến. 25 3.1 Tờ trình 26 3.2.Biên bản 27 3.3.Quyết định 28 3.4.Công văn 30 3.5. Hợp đồng kinh tế 31 3.6.Kế hoạch 33 3.7.Báo cáo 38 3.8 Thông báo 40 4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Dân Tiến. 41 4.1 Quản lý văn bản đi: 41 4.2 Quản lý văn bản đến: 41 5. Lập 01 hồ sơ công việc, 01 hồ sơ hội nghị, 01 hồ sơ nguyên tắc. 41 6. Thực hành sử dụng máy photo, điện thoại máy fax, máy in, máy chiếu, máy quét văn bản, máy hủy tài liệu. 41 7. Thực hành nhiệp vụ lưu trữ. 41 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 42 I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU , NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 42 1. Ưu điểm: 42 2. Nhược điểm: 42 II. ĐỀ XUẤT 43 KẾT LUẬN 44 PHỤ LỤC
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I .4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG .4 CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN .4 I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN Chức UBND xã Dân Tiến Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Dân Tiến Cơ cấu tổ chức UBND xã Dân Tiến .5 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND xã Dân Tiến 4.1 Chức nhiệm vụ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND xã 4.2 Bản mô tả công việc Văn phòng UBND xã: II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 1.1Chức nhiệm vụ văn phòng UBND xã Dân Tiến 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc văn phòng UBND xã Dân Tiến; Nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu 1.3 Mô tả nội dung bước quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ quan nói chung 10 1.4 Mô tả nhiệm vụ nhà quản trị văn phòng việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan 12 1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 13 1.6 Cung cấp thông tin văn phòng phục vụ lãnh đạo quan .13 1.7 Biện pháp đại hóa văn phòng UBND xã Dân Tiến 14 1.8 Đánh giá tình hình triển khai thực văn hóa công sở UBND xã 14 Khảo sát công tác Văn thư 15 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư quan .15 2.2 Soạn thảo ban hành văn .16 2.2.1 Hệ thống hoá văn quan quy định soạn thảo ban hành văn 16 2.2.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan 16 2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm nội dung sau: 17 2.3 Tổ chức quản lý giải văn UBND Xã Dân Tiến 18 2.3.1 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn UBND xã Dân Tiến 18 2.3.2 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn đến UBND xã Dân Tiến .21 2.3.3 Nhận xét việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 22 2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu UBND xã Dân Tiến .22 2.5 Trang thiết bị làm việc văn phòng UBND xã Dân Tiến .23 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ đánh giá ưu, nhược điểm 23 PHẦN II 25 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN UBND XÃ DÂN TIẾN 25 Thực tập nghiệp vụ nhân viên văn phòng việc tổ chức hội nghị, hội thảo họp UBND xã Dân Tiến 25 2.Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin văn phòng phục vụ lãnh đạo UBND xã Dân Tiến 25 Soạn thảo văn hành UBND xã Dân Tiến 25 3.1 Tờ trình 26 3.2.Biên 27 3.3.Quyết định 27 3.4.Công văn 29 3.5 Hợp đồng kinh tế 30 3.6.Kế hoạch 32 3.7.Báo cáo 37 3.8 Thông báo 39 Tổ chức quản lý giải văn UBND xã Dân Tiến .40 4.1 Quản lý văn đi: 40 4.2 Quản lý văn đến: .41 Lập 01 hồ sơ công việc, 01 hồ sơ hội nghị, 01 hồ sơ nguyên tắc 41 Thực hành sử dụng máy photo, điện thoại máy fax, máy in, máy chiếu, máy quét văn bản, máy hủy tài liệu 41 Thực hành nhiệp vụ lưu trữ 41 PHẦN III 42 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 42 I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU , NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 42 Ưu điểm: 42 Nhược điểm: 42 II ĐỀ XUẤT 43 KẾT LUẬN 44 PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU Quản lý hành Nhà nước chức Nhà nước tất thời đại lịch sử loài người từ xuất Nhà nước Đối với Nhà nước Việt Nam đời từ năm 1945 đến chức quy định Hiến pháp (1946; 1959; 1980; 1992 sửa đổi bổ sung năm 2001) Vì dù giai đoạn lịch sử trình hình thành phát triển Nhà nước công tác Hành chính, Quản trị văn phòng có vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước nói chung công cải cách hành nói riêng Làm tốt công tác góp phần giải công việc quan, đơn vị cách nhanh chóng, kịp thời, xác hiệu nhằm xây dựng công nghiệp hoá - đại hoá đất nước Nhằm đáp ứng tốt công tác Quản trị văn phòng giai đoạn yêu cầu quản lý Nhà nước cấp ngành, quan, đơn vị, tổ chức đội ngũ cán chuyên môn Thực chủ trương kế hoạch đào tạo nhà trường với phương châm "Học đôi với hành gắn lý thuyết vào thực tiễn" để đảm bảo mục tiêu chất lượng đào tạo trường Hàng năm nhà trường tổ chức cho học sinh thực tập quan để học sinh có hội tiếp cận trực tiếp với ngành nghề với phương châm “Học đôi với hành gắn lý thuyết vào thực tiễn” nhà trường đề Qua đợt thực tập nhà trường muốn học sinh tự làm quen với công việc tương lai Đồng thời qua củng cố kiến thức trao đổi học hỏi kinh nghiệm thực tế quan để chúng em có đủ tự tin lĩnh chuyên môn nghiệp vụ bước chân khỏi mái trường Được trí quan em thực tập văn phòng UBND xã Dân Tiến, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên với thời gian từ ngày 17 tháng đến ngày 01 tháng năm 2016 Với kiến thức tích luỹ 02 năm ngồi ghế nhà trường với trình học hỏi, tự tìm hiểu khảo sát nghiên cứu sâu vào thực tế quan, hướng dẫn bảo cán văn phòng UBND xã Dân Tiến giúp em nắm rõ vai trò nhiệm vụ công tác quản trị văn phòng quan nhằm nâng cao lực rèn luyện kỹ nghiệp vụ thân Nhằm đáp ứng đảm bảo nội dung đợt thực tập tốt nghiệp rút học kinh nghiệm cho thân công tác sau đặc biệt chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp tới em tiến hành viết "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" với chuyên ngành Hành văn phòng Về bố cục báo cáo chia làm 03 phần: Phần I: Khảo sát công tác hành văn phòng UBND xã Dân Tiến I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Dân Tiến * Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan Chức nhiệm vụ sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng II: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan Khảo sát tổ chức hoạt động văn phòng Khảo sát công tác văn thư Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ Phần II: Chuyên đề thực tập nghiệp vụ hành văn phòng Thực tập nghiệp vụ nhân viên văn phòng tổ chức hội nghị, hội thảo họp UBND xã Dân Tiến 2.Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin văn phòng phục vụ lãnh đạo quan Soạn thảo văn hành Cơ quan Tổ chức quản lý giải văn quan Thực hành nghiệp vụ lưu trữ Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Chúng em đào tạo qua hệ học trung cấp chuyên nghiệp viết báo cáo thực tập tốt nghiệp có nhiều cố gắng nhiều thiếu sót chưa đáp ứng hết yêu cầu mà khoa nhà trường đặt Vậy em kính mong thầy cô giáo xem xét, đánh giá góp ý chân thành để báo cáo em hoàn thiện Qua em xin cảm ơn thầy cô tạo điều kiện cho em có hội tiếp xúc với công việc thực tế Qua em học hỏi thêm nhiều công tác nghiệp vụ ngành nghề theo học trường Em xin chân thành cảm ơn đồng chí quan đặc biệt đồng chí Lê Văn Thành cán văn phòng - Thống kê HĐND - UBND xã Dân Tiến nơi em thực tập quan tâm hướng dẫn nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập viết báo cáo Dân Tiến, ngày tháng năm 2016 Sinh viên Hà Thị Linh PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN * ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA XÃ DÂN TIẾN Xã Dân Tiến xã vùng sâu vùng xa nằm phía Đông nam huyện Võ Nhai, cách trung tâm huyện 15km Xã Dân Tiến tiếp giáp với xã sau: Phía bắc tiếp giáp với xã Phương Giao, Phía tây tiếp giáp với xã Liên Minh, Tràng xá, Phía đông tiếp giáp với xã Bình Long, Phía nam tiếp giáp với xã Canh Nậu - Yên Thế - Bắc Giang Xã Dân Tiến có tổng diện tích tự nhiên 5473.83 ha, xã có 1.480 hộ với 6.469 khẩu, có dân tộc chung sống xen kẽ với là: Kinh, Tày, Nùng, Dao, Cao Lan, Hoa, H’mông Cả xã có 12 đồng bào H’mông di cư di canh đến từ Tuyên Quang vào năm 1997 Nền sản xuất Nông - Lâm nghiệp - Chăn nuôi gia súc gia cầm kinh doanh dịch vụ nhỏ Trình độ dân trí không đồng đều, đời sống nhân dân dân tộc gặp nhiều khó khăn, tỷ lệ hộ nghèo cao có tinh thần đoàn kết dân tộc, tích cực lao động sản xuất Luôn chấp hành thực chủ trương sách pháp luật Đảng, Nhà nước Tình hình an ninh, trị ổn định quốc phòng củng cố, nhân dân dân tộc tin tưởng vào lãnh đạo Đảng, sách phát luật nhà nước I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN Chức UBND xã Dân Tiến Ủy ban nhân dân cấp xã quan chủ quản thực chức quản lý nhà nước địa phương, nơi tiếp xúc gần với nhân dân thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định pháp luật; góp phần bảo đảm thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương Ủy ban nhân dân cấp xã chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Dân Tiến Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã quy định điều 31 điều 35 Mục Luật Tổ chức quyền địa phương năm 2015 UBND xã quan chấp hành HĐND xã Thực hành quản lý hành Nhà nước địa phương lĩnh vực kinh tế, trị, văn hoá - xã hội Tổ chức đạo việc thi hành hiến pháp, pháp luật, văn quan Nhà nước cấp nghị HĐND cấp Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo quy định Thực chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, y tế, thể dục, thể thao địa bàn xã Cấp giấy khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải vi phạm tranh chấp nhỏ nhân dân, tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, quyền làm chủ tố cáo kiến nghị nhân dân theo thẩm quyền Phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa phòng chống biểu quan liêu hách dịch cửa quyền, tham nhũng lãng phí xây dựng phát triển địa phương mặt nhằm thực lợi ích thiết thực nhân dân Trong phạm vi quyền hạn pháp luật quy định UBND xã có quyền ban hành văn định số văn quy phạm pháp luật văn hành khác để thực quản lý hành Nhà nước địa phương Tổ chức thực kiểm tra việc thực văn Như tuỳ theo chức nhiệm vụ cụ thể phận chuyên môn mà phòng ban thực đầy đủ nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức UBND xã Dân Tiến UBND xã HĐND xã bầu quan chấp hành HĐND thực nguyên tắc tập chung dân chủ, uỷ viên UBND xã HĐND xã bầu gồm 05 uỷ viên: - 01 Chủ tịch UBND xã - 02 Phó chủ tịch UBND xã - 01 Trưởng công an xã - 01 Chỉ huy trưởng ban huy quân xã Các ban ngành: Ban tài ngân sách, ban địa xây dựng, Ban tư pháp - Hộ tịch, Ban văn hoá - xã hội, Ban huy quân sự, Ban công an văn phòng UBND Ngoài việc giải công việc UBND xã Dân Tiến thành lập thêm số ban khác: Ban phòng chống bão lụt cứu hộ cứu nạn, Ban giải toả mặt bằng, Ban dân số gia đình trẻ em UBND xã có máy giữ ổn định có bước chuyển biến tích cực điều hành quản lý, tổ chức thực có hiệu mục tiêu Nghị đại hội đảng đề phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh * Sơ đồ tổ chức máy UBND xã (Xem phụ lục 01) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND xã Dân Tiến 4.1 Chức nhiệm vụ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND xã a Về chức Văn phòng UBND phận giúp việc cho chủ tịch UBND trình điều hành, lãnh đạo quan với hai chức tham mưu tổng hợp đảm bảo hậu cần Tham mưu giúp UBND xã mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo, quản lý, tổ chức lịch làm việc phận phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày ban ngành, tổ chức buổi làm việc, hội họp chuyến công tác chuẩn bị tài liệu cho HĐND UBND đảm bảo điều kiện làm việc cho Uỷ ban b Về nhiệm vụ: + Đối với chức tham mưu tổng hợp Văn phòng UBND xã có số nhiệm vụ sau: - Giúp lãnh đạo xây dựng chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hàng năm, tháng, quý, tuần - Theo dõi nắm tình hình ban chức báo cáo tiến độ thực công việc cho chủ tịch UBND xã, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấp giấy giới thiệu, trả lời giải đề nghị, kiến nghị dân - Chuẩn bị tài liệu cần thiết họp việc giải công việc hàng ngày uỷ ban - Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý văn bản, tiếp dân, làm công tác văn thư, đánh máy đề xuất ý kiến giải công việc hàng ngày - Tổ chức điều hành họp, hội nghị, ghi biên hội nghị * Sơ đồ hóa văn phòng UBND xã: (Xem phần phụ lục 02) 4.2 Bản mô tả công việc Văn phòng UBND xã: a Chức vụ: Văn phòng b Mã số công việc: c Hệ số lương: … d Mức lương: … e Cán quản lý trực tiếp: Văn phòng UBND xã f Trách nhiệm: - Tổ chức thực công tác hành theo chức nhiệm vụ theo yêu cầu UBND xã - Xây dựng quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị quan - Tham mưu cho UBND công tác hành quan - Hỗ trợ phận liên quan công tác hành g Quyền hạn: - Quản lý toàn nhân viên văn phòng - Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn nhân viên phòng, chuẩn bị hội trường cho họp, hội nghị - Giám sát việc thực công việc, tiến độ nhân viên phòng, đánh giá việc thực công việc nhân viên trực thuộc - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên quan - Giải không giải đề xuất cá nhân hay phận khác dựa nội quy, quy định quan pháp luật hành - Lên lịch trực cho toàn nhân viên quan có nhiệm vụ giám sát công tác trực, làm việc nhân viên II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 1.1Chức nhiệm vụ văn phòng UBND xã Dân Tiến a Về chức Văn phòng UBND phận giúp việc cho chủ tịch UBND trình điều hành, lãnh đạo quan với hai chức tham mưu tổng hợp đảm bảo hậu cần Tham mưu giúp UBND xã mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo, quản lý, tổ chức lịch làm việc phận phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày ban ngành, tổ chức buổi làm việc, hội phòng UBND xã Dân Tiến gặp nhiều khó khăn II ĐỀ XUẤT - UBND cần trang bị thêm số trang thiết bị như: máy photo, máy fax, máy huỷ tài liệu xây dựng phòng kho lưu trữ với thiết bị như: máy hút bụi, bình chữa cháy, hệ thống thông gió kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt - Uỷ ban cần bố trí thêm cán làm công tác Văn thư Lưu trữ chuyên trách, tránh tình trạng cán văn phòng kiêm nhiệm tất công việc để tập trung làm tốt công việc - Cơ quan cần quan tâm đến khâu lập hồ sơ hành phòng ban sau giải xong nộp vào kho lưu trữ để tiện cho việc lập hồ sơ hành 43 KẾT LUẬN Công tác quản trị văn phòng nghiệp vụ cần thiết, quan trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước Nó giúp UBND xã Dân Tiến giải nhanh chóng, xác, kịp thời tránh sai sót xảy Đặc biệt tình hình đất nước đứng trước yêu cầu xây dựng xã hội tiến hơn, đại phát triển Làm tốt nghiệp vụ Văn phòng giúp cho chủ tịch, phó chủ tịch phận chuyên môn có liên quan thực theo dõi toàn chương trình kế hoạch tình hình thực chủ trương đường lối Đảng Nhà nước Qua báo cáo kịp thời xác giúp cho lãnh đạo quan nắm tình hình công việc quan để thủ trưởng quan có biện pháp kế hoạch giải kịp thời xác thông tin cần thiết để phục vụ công tác quản lý quan Do công tác Quản trị văn phòng đòi hỏi cán viên chức phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ định đặc biệt có tâm huyết với nghề đem lại hiệu cao công việc Qua 01 tháng thực tập thực tế nghề nghiệp UBND xã Dân Tiến thân em học thực tế sâu sắc vốn kiến thức nghiệp vụ phong phú giúp thân em có thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm để hoàn thiện kiến thức kỹ thân học hỏi phong cách làm việc người cán văn phòng Qua em rút cho học kinh nghiệm quý báu, tình thực tế xảy khâu giải cách giao tiếp ứng xử văn hóa công sở quan giúp em hoàn thiện thân Ngay từ thành lập quan trọng đến công tác văn phòng nên nghiệp vụ có vai trò quan trọng hoạt động quan Trong thời gian thực tập UBND xã Dân Tiến em thấy công tác văn thư, hành văn phòng lãnh đạo trọng quan tâm Thời gian thực tập giúp em củng cố lại kiến thức mình, đồng thời vận dụng kiến thức học vào thực tế Là học viên bước đầu tiếp xúc làm quen với công việc giúp em hiểu thêm nhiều cách làm việc, lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ khác 44 cảm thấy tự tin bước vào làm việc quan đơn vị đặc biệt hiểu thêm ngành học biết công việc phải làm cán văn phòng tương lai hướng dẫn nhiệt tình cán văn phòng cán ban ngành Uỷ ban tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp báo cáo Tuy nhiên để hiểu thêm phong cách làm việc thành thạo cán văn phòng 01 tháng thực tập Uỷ ban nhân dân xã Dân Tiến thời gian dài để áp dụng lý thuyết nhà trường vào thực tế công việc quan tâm dìu dắt thầy cô Ban giám hiệu, phòng Đào tạo, Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề thầy cô giáo môn trường giúp đỡ lãnh đạo UBND xã Dân Tiến, hướng dẫn nhiệt tình cán văn phòng cán ban ngành Uỷ ban tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp báo cáo "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" kết em thực tập thực tế quan (UBND xã Dân Tiến), thân em có nhiều cố gắng không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vậy em mong quý quan thầy cô giáo giúp em bảo, đóng góp ý nhận xét "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" em hoàn thiện Qua em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo phòng khoa, trung tâm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán ban lãnh đạo xã, đặc biệt cán văn phòng tạo điều kiện để em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp Dân Tiến, ngày tháng năm 2016 Sinh viên thực tập Hà Thị Linh 45 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy UBND xã Dân Tiến Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND xã Phụ lục Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND xã Dân Tiến Phụ lục Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị quan -Xây dựng chương Chuẩn bị hội nghị trình, kế hoạch hội nghị -Dự kiến thành phần tham gia, mời đại biểu -Phụ trách công tác lễ tân, hậu cần -Đón tiếp đại biểu Văn phòng đơn vị, phòng ban Tổ chức hội nghị -Phát tài liệu -Theo dõi diễn biến hội nghị, bố trí phận thường trực -Cử thư ký ghi biên hội nghị Kết thúc hội nghị -Thông báo kết hội nghị, lập hồ sơ hội nghị -Văn phòng toán kinh phí hội nghị,họp tổng kết, rút kinh nghiệm Phụ lục Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Giai đoạn trước chuyến - Lập kế hoạch - Chuẩn bị kinh phí, phương tiện, tài liệu - Chuẩn bị công việc khác có liên quan Giai đoạn lãnh đạo công tác - Văn phòng giúp thủ trưởng theo dõi đôn đốc thực công việc đề - Thường xuyên liên hệ với lãnh đạo báo cáo sơ tình hình hoạt động uỷ ban nhân dân xin ý kiến đạo cần thiết Giai đoạn kết thúc chuyến công tác - Quyết toán kinh phí chuyến - Báo cáo tình hình hoạt động Uỷ ban nhân dân Phụ lục SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI a) Bìa trang đầu HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN (1) ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DÂN TIẾN (2) SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 2016 (3) Từ ngày …… đến ngày … (4)……… Từ số ……… đến số ……… (5)……… Quyển số: ….(6)… *)Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với số đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đi; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ b) Phần đăng ký bên sổ Số ký hiệu văn Ngày Tên loại trích Người Nơi tháng yếu nội dung văn ký nhận năm văn (1) (2) (3) (4) (5) Dơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi (6) (7) (8) *) Ghi chú: Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 4: Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng phát hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN a) Bìa trang đầu HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN (1) ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DÂN TIẾN (2) SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2016 (3) Từ ngày …… đến ngày … (4)……… Từ số ……… đến số ……… (5)……… Quyển số: ….(6)… *)Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với số đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ a) Phần đăng ký văn đến Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) *) Ghi chú: Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm Cột 6: Ghi tên loại văn đến (trừ công văn; tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi điểm cần thiết văn đến (văn số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v.v ) Mẫu dấu đến: ỦY BAN DÂN DÂN XÃ DÂN TIẾN CV ĐẾN Số: Ngày: / / Chuyển Phụ lục Các văn hành Tập lưu văn Tập lưu văn đến Phụ lục Các hình ảnh Văn phòng UBND xã Dân Tiến