CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN UBND XÃ DÂN TIẾN

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN 4 I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN 4 1. Chức năng của UBND xã Dân Tiến 4 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Dân Tiến 5 3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến 5 4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Dân Tiến. 6 4.1. Chức năng nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã 6 4.2. Bản mô tả công việc của Văn phòng UBND xã: 7 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 7 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 7 1.1Chức năng nhiệm vụ của văn phòng UBND xã Dân Tiến 7 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Dân Tiến; Nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu. 9 1.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung. 10 1.4 Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan. 12 1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 13 1.6 Cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan. 14 1.7 Biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Dân Tiến 14 1.8 Đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND xã 14 2. Khảo sát về công tác Văn thư 15 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 15 2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.1 Hệ thống hoá các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16 2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm về các nội dung sau: 17 2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND Xã Dân Tiến 18 2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Dân Tiến 18 2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND xã Dân Tiến 21 2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22 2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Dân Tiến 22 2.5 Trang thiết bị làm việc tại văn phòng UBND xã Dân Tiến 23 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm. 23 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN UBND XÃ DÂN TIẾN 25 1. Thực tập những nghiệp vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo cuộc họp của UBND xã Dân Tiến. 25 2.Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo UBND xã Dân Tiến 25 3. Soạn thảo các văn bản hành chính của UBND xã Dân Tiến. 25 3.1 Tờ trình 26 3.2.Biên bản 27 3.3.Quyết định 28 3.4.Công văn 30 3.5. Hợp đồng kinh tế 31 3.6.Kế hoạch 33 3.7.Báo cáo 38 3.8 Thông báo 40 4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Dân Tiến. 41 4.1 Quản lý văn bản đi: 41 4.2 Quản lý văn bản đến: 41 5. Lập 01 hồ sơ công việc, 01 hồ sơ hội nghị, 01 hồ sơ nguyên tắc. 41 6. Thực hành sử dụng máy photo, điện thoại máy fax, máy in, máy chiếu, máy quét văn bản, máy hủy tài liệu. 41 7. Thực hành nhiệp vụ lưu trữ. 41 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 42 I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU , NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 42 1. Ưu điểm: 42 2. Nhược điểm: 42 II. ĐỀ XUẤT 43 KẾT LUẬN 44 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN 4

I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN 4

1 Chức năng của UBND xã Dân Tiến 4

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Dân Tiến 5

3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến 5

4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Dân Tiến 6

4.1 Chức năng nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã 6 4.2 Bản mô tả công việc của Văn phòng UBND xã: 7

II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 7

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 7

1.1Chức năng nhiệm vụ của văn phòng UBND xã Dân Tiến 7

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Dân Tiến; Nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu 9

1.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung 10

1.4 Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan 12

1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 13

1.6 Cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan 14

1.7 Biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Dân Tiến 14

1.8 Đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND xã 14

2 Khảo sát về công tác Văn thư 15

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 15

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 16

2.2.1 Hệ thống hoá các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 16

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16

2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm về các nội dung sau: 17

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND Xã Dân Tiến 18

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Dân Tiến 18

2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND xã Dân Tiến 21

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Dân Tiến 22

2.5 Trang thiết bị làm việc tại văn phòng UBND xã Dân Tiến 23

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm 23

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN UBND XÃ DÂN TIẾN 25

1 Thực tập những nghiệp vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo cuộc họp của UBND xã Dân Tiến 25

2.Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo UBND xã Dân Tiến 25

3 Soạn thảo các văn bản hành chính của UBND xã Dân Tiến 25

3.1 Tờ trình 26

3.2.Biên bản 27

3.3.Quyết định 28

3.4.Công văn 30

3.5 Hợp đồng kinh tế 31

3.6.Kế hoạch 33

3.7.Báo cáo 38

3.8 Thông báo 40

4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Dân Tiến 41

4.1 Quản lý văn bản đi: 41

4.2 Quản lý văn bản đến: 41

5 Lập 01 hồ sơ công việc, 01 hồ sơ hội nghị, 01 hồ sơ nguyên tắc 41

6 Thực hành sử dụng máy photo, điện thoại máy fax, máy in, máy chiếu, máy quét văn bản, máy hủy tài liệu 41

7 Thực hành nhiệp vụ lưu trữ 41

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 42

I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU , NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 42

1 Ưu điểm: 42

2 Nhược điểm: 42

II ĐỀ XUẤT 43

KẾT LUẬN 44 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Quản lý hành chính Nhà nước là một trong những chức năng cơ bản củamọi Nhà nước và trong tất cả các thời đại lịch sử loài người từ khi xuất hiện Nhànước cho đến nay Đối với Nhà nước Việt Nam ra đời từ năm 1945 đến naychức năng này được quy định trong các bản Hiến pháp (1946; 1959; 1980; 1992sửa đổi bổ sung năm 2001) Vì vậy dù trong bất kỳ giai đoạn lịch sử nào trongquá trình hình thành và phát triển Nhà nước thì công tác Hành chính, Quản trịvăn phòng có vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhànước nói chung và công cuộc cải cách hành chính nói riêng Làm tốt công tácnày sẽ góp phần giải quyết công việc ở mỗi cơ quan, đơn vị một cách nhanhchóng, kịp thời, chính xác hiệu quả nhằm xây dựng công nghiệp hoá - hiện đạihoá đất nước

Nhằm đáp ứng tốt công tác Quản trị văn phòng trong giai đoạn hiện nay

và trong yêu cầu quản lý Nhà nước của các cấp các ngành, các cơ quan, đơn vị,

tổ chức và đội ngũ cán bộ chuyên môn

Thực hiện chủ trương và kế hoạch đào tạo của nhà trường với phươngchâm "Học đi đôi với hành gắn lý thuyết vào thực tiễn" và để đảm bảo mục tiêucũng như chất lượng đào tạo của trường Hàng năm nhà trường tổ chức cho họcsinh đi thực tập ở các cơ quan để học sinh có cơ hội tiếp cận trực tiếp với ngànhnghề đúng với phương châm “Học đi đôi với hành gắn lý thuyết vào thực tiễn”nhà trường đề ra Qua đợt thực tập này nhà trường muốn học sinh tự làm quenvới các công việc của mình trong tương lai Đồng thời qua đó củng cố kiến thứctrao đổi và học hỏi kinh nghiệm ngoài thực tế ở các cơ quan để chúng em có đủ

tự tin cũng như bản lĩnh và chuyên môn nghiệp vụ khi bước chân ra khỏi máitrường

Được sự nhất trí của cơ quan em đã về thực tập tại văn phòng UBND xãDân Tiến, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên với thời gian từ ngày 17 tháng 5đến ngày 01 tháng 7 năm 2016

Với kiến thức cơ bản tích luỹ trong 02 năm ngồi trên ghế nhà trường cùngvới quá trình học hỏi, tự tìm hiểu và khảo sát nghiên cứu đi sâu vào thực tế tại

cơ quan, được sự hướng dẫn chỉ bảo của cán bộ văn phòng trong UBND xã DânTiến đã giúp em nắm rõ hơn về vai trò và nhiệm vụ của công tác quản trị vănphòng trong cơ quan nhằm nâng cao năng lực và rèn luyện kỹ năng nghiệp vụcủa bản thân.

Nhằm đáp ứng đảm bảo nội dung của đợt thực tập tốt nghiệp và rút ra bàihọc kinh nghiệm cho bản thân và công tác sau này đặc biệt là chuẩn bị cho kỳ

thi tốt nghiệp sắp tới em đã tiến hành viết bài "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" với

chuyên ngành Hành chính văn phòng Về bố cục báo cáo được chia làm 03phần:

Phần I: Khảo sát công tác hành chính văn phòng UBND xã Dân Tiến

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã DânTiến

* Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơquan

1 Chức năng nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng

2 Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng

II: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính vănphòng của cơ quan

1 Khảo sát về tổ chức và hoạt động văn phòng

2 Khảo sát về công tác văn thư

3 Khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

Phần II: Chuyên đề thực tập nghiệp vụ hành chính văn phòng

1 Thực tập các nghiệp vụ của nhân viên văn phòng trong tổ chức hộinghị, hội thảo hoặc cuộc họp của UBND xã Dân Tiến

2.Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòngphục vụ lãnh đạo cơ quan

3 Soạn thảo văn bản hành chính của Cơ quan

4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan

5 Thực hành các nghiệp vụ lưu trữ

Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị

Chúng em đã được đào tạo qua hệ học trung cấp chuyên nghiệp nhưngtrong viết báo cáo thực tập tốt nghiệp mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng vẫncòn nhiều thiếu sót chưa đáp ứng được hết những yêu cầu mà khoa và nhàtrường đặt ra

Vậy em kính mong các thầy cô giáo xem xét, đánh giá và góp ý chânthành để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Qua đây em cũng xin cảm ơn các thầy cô đã tạo điều kiện cho em có cơhội được tiếp xúc với công việc thực tế Qua đó em cũng đã học hỏi thêm đượcnhiều về công tác nghiệp vụ cũng như ngành nghề của mình theo học tại trường

Em xin chân thành cảm ơn các đồng chí trong cơ quan đặc biệt là đồngchí Lê Văn Thành cán bộ văn phòng - Thống kê của HĐND - UBND xã DânTiến nơi em thực tập đã quan tâm hướng dẫn và nhiệt tình giúp đỡ em hoànthành đợt thực tập và viết bài báo cáo này

Dân Tiến, ngày 2 tháng 7 năm 2016

Sinh viên

Hà Thị Linh

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN

* ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA XÃ DÂN TIẾN

Xã Dân Tiến là một xã vùng sâu vùng xa nằm ở phía Đông nam của huyện

Võ Nhai, cách trung tâm huyện 15km Xã Dân Tiến tiếp giáp với các xã nhưsau:

Phía bắc tiếp giáp với xã Phương Giao,

Phía tây tiếp giáp với xã Liên Minh, Tràng xá,

Phía đông tiếp giáp với xã Bình Long,

Phía nam tiếp giáp với xã Canh Nậu - Yên Thế - Bắc Giang

Xã Dân Tiến có tổng diện tích tự nhiên là 5473.83 ha, xã có 1.480 hộ với6.469 khẩu, có 7 dân tộc cùng chung sống xen kẽ với nhau đó là: Kinh, Tày,Nùng, Dao, Cao Lan, Hoa, H’mông

Cả xã có 12 bản và bản của đồng bào H’mông di cư di canh đến từ TuyênQuang vào năm 1997

Nền sản xuất chính là Nông - Lâm nghiệp - Chăn nuôi gia súc gia cầm vàkinh doanh dịch vụ nhỏ

Trình độ dân trí không đồng đều, đời sống của nhân dân các dân tộc còngặp nhiều khó khăn, tỷ lệ hộ nghèo còn cao nhưng có tinh thần đoàn kết các dântộc, tích cực lao động sản xuất Luôn chấp hành và thực hiện các chủ trươngchính sách pháp luật của Đảng, Nhà nước Tình hình an ninh, chính trị được ổnđịnh quốc phòng được củng cố, nhân dân các dân tộc luôn tin tưởng vào sự lãnhđạo của Đảng, chính sách phát luật của nhà nước

I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN

1 Chức năng của UBND xã Dân Tiến

Ủy ban nhân dân cấp xã là cơ quan chủ quản thực hiện chức năng quản lýnhà nước ở địa phương, là nơi tiếp xúc gần với nhân dân nhất và thực hiện một

số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện vàtheo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngànhhoặc lĩnh vực công tác ở địa phương

Ủy ban nhân dân cấp xã chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàcông tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban

nhân dân cấp huyện.

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Dân Tiến

Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã được quy định tại điều 31 và điều 35Mục 3 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 UBND xã là cơquan chấp hành của HĐND xã Thực hành quản lý hành chính Nhà nước ở địaphương trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội

Tổ chức chỉ đạo việc thi hành hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơquan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp

Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theoquy định

Thực hiện các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, y tế, thểdục, thể thao trên địa bàn xã

Cấp giấy khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm và tranhchấp nhỏ trong nhân dân, tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, quyền làm chủ

tố cáo và các kiến nghị của nhân dân theo thẩm quyền

Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủnghĩa, ngăn ngừa phòng chống các biểu hiện quan liêu hách dịch cửa quyền,tham nhũng lãng phí xây dựng và phát triển địa phương về mọi mặt nhằm thựchiện lợi ích thiết thực của nhân dân

Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định UBND xã có quyền banhành văn bản quyết định và một số văn bản quy phạm pháp luật cũng như vănbản hành chính khác để thực hiện quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương

Tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó

Như vậy tuỳ theo chức năng nhiệm vụ cụ thể các bộ phận chuyên môn màcác phòng ban thực hiện đầy đủ nhiệm vụ quyền hạn của mình

3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến

UBND xã do HĐND xã bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND thực hiệnnguyên tắc tập chung dân chủ, các uỷ viên UBND xã do HĐND xã bầu ra gồm

05 uỷ viên:

- 01 Chủ tịch UBND xã

- 02 Phó chủ tịch UBND xã

- 01 Trưởng công an xã

- 01 Chỉ huy trưởng ban chỉ huy quân sự xã

Các ban ngành: Ban tài chính ngân sách, ban địa chính xây dựng, Ban tưpháp - Hộ tịch, Ban văn hoá - xã hội, Ban chỉ huy quân sự, Ban công an và văn

phòng UBND.

Ngoài ra trong việc giải quyết công việc thì UBND xã Dân Tiến còn thànhlập thêm một số ban khác: Ban phòng chống bão lụt và cứu hộ cứu nạn, Ban giảitoả mặt bằng, Ban dân số gia đình trẻ em

UBND xã có bộ máy cơ bản giữ được ổn định có bước chuyển biến tíchcực trong điều hành quản lý, tổ chức thực hiện có hiệu quả những mục tiêu Nghịquyết của đại hội đảng bộ đề ra và phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, anninh

* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã

b Về nhiệm vụ:

+ Đối với chức năng tham mưu tổng hợp

Văn phòng UBND xã có một số nhiệm vụ cơ bản sau:

- Giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hàngnăm, 6 tháng, quý, tuần

- Theo dõi nắm tình hình các ban chức năng và báo cáo tiến độ thực hiệncông việc cho chủ tịch UBND xã, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấp giấy giớithiệu, trả lời và giải quyết các đề nghị, kiến nghị của dân

- Chuẩn bị tài liệu cần thiết trong các cuộc họp và trong việc giải quyết cáccông việc hàng ngày của uỷ ban

- Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý văn bản, tiếpdân, làm công tác văn thư, đánh máy đề xuất các ý kiến giải quyết công việchàng ngày

- Tổ chức điều hành các cuộc họp, hội nghị, ghi biên bản hội nghị

* Sơ đồ hóa văn phòng UBND xã:

- Tham mưu cho UBND về công tác hành chính của cơ quan.

- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính

g Quyền hạn:

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong văn phòng

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viêntrong phòng, chuẩn bị hội trường cho cuộc họp, hội nghị

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong cơquan

- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phậnkhác dựa trên nội quy, quy định của cơ quan và pháp luật hiện hành

- Lên lịch trực cho toàn bộ nhân viên trong cơ quan và có nhiệm vụ giámsát công tác trực, làm việc của các nhân viên

II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1Chức năng nhiệm vụ của văn phòng UBND xã Dân Tiến

a Về chức năng

Văn phòng UBND là một bộ phận giúp việc cho chủ tịch UBND trong quátrình điều hành, lãnh đạo cơ quan với hai chức năng là tham mưu tổng hợp vàđảm bảo hậu cần Tham mưu giúp UBND xã về mặt tổ chức, điều hành côngviệc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, tổ chức lịch làm việc là bộ phận phục vụ trựctiếp các công việc hàng ngày của các ban ngành, tổ chức các buổi làm việc, hội

họp các chuyến đi công tác chuẩn bị tài liệu cho HĐND và UBND đảm bảo điềukiện làm việc cho Uỷ ban

b Về nhiệm vụ:

+ Đối với chức năng tham mưu tổng hợp

Văn phòng UBND xã có một số nhiệm vụ cơ bản sau:

- Giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hàngnăm, 6 tháng, quý, tuần

- Theo dõi nắm tình hình các ban chức năng và báo cáo tiến độ thực hiệncông việc cho chủ tịch UBND xã, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấp giấy giớithiệu, trả lời và giải quyết các đề nghị, kiến nghị của dân

- Chuẩn bị tài liệu cần thiết trong các cuộc họp và trong việc giải quyết cáccông việc hàng ngày của uỷ ban

- Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý văn bản, tiếpdân, làm công tác văn thư, đánh máy đề xuất các ý kiến giải quyết công việchàng ngày

- Tổ chức điều hành các cuộc họp, hội nghị, ghi biên bản hội nghị

c) Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổnghợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan

Chúng ta không thể phủ nhận chức năng của văn phòng trong công táctham mưu tổng hợp cũng như các công việc khác, văn phòng có chức năng cực

kỳ quan trọng trong mỗi cơ quan hành chính nói chung và với UBND nói riêng

Nhiệm vụ lớn nhất và khó khăn nhất của văn phòng là: "tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND" Tham mưu tổng hợp có nghĩa là tham mưu

ngay chính trong nhiệm vụ tổng hợp, vì tổng hợp không phải đơn thuần chỉ làkết quả của phép cộng mà phải hàm chứa chất liệu tham mưu đề xuất giải pháp

xử lý công việc ngay trong công tác tổng hợp chứ không phải tổng hợp riêng rẽ

Đã vậy, tham mưu tổng hợp không phải chỉ ở một lĩnh vực hạn chế nào đó màphải về hoạt động (một khái niệm rộng trong quản lý nhà nước) ở một cấp chínhquyền bao gồm cả về kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh trật tự, quốc phòng địaphương, tài nguyên, môi trường có nghĩa là tất cả những hoạt động của đờisống xã hội diễn ra hàng ngày, hàng giờ ở địa phương như thế nào thì hoạt độngcủa UBND phải thực hiện trách nhiệm và thẩm quyền quản lý đến đó Muốn làmnhiệm vụ tham mưu tổng hợp, văn phòng tất nhiên không làm thay nhiệm vụcủa các cơ quan chuyên môn khác nhưng đòi hỏi phải có một trình độ năng lựctổng hợp thực sự về quản lý nhà nước, thường xuyên cập nhật thông tin, hiểubiết phong phú xã hội và sâu sát tình hình địa phương, cụ thể là: xây dựng quy

chế làm việc, các chương trình công tác, phân rõ thẩm quyền, trách nhiệm giảiquyết công việc và trong mối quan hệ của UBND với cả hệ thống chính trị - xãhội ở địa phương nhất là phải thể hiện được sự quan tâm gắn bó chặt chẽ và bảo

vệ quyền lợi chính đáng của quần chúng, thực hiện vị trí là "đầu mối công việc" và vai trò "thừa lệnh" UBND trong thực thi công vụ

Nhiệm vụ "Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND" nhưng trong tình hình mới cũng không dễ dàng thực hiện, vì đi vào tiến

trình cải cách hành chính hiện nay không thể mua sắm tài sản công bằng tìnhcảm, duy ý chí mà đòi hỏi phải trên cơ sở khoa học để vừa thực hành tiết kiệmlại bảo đảm nguyên tắc tài chính đồng thời bắt kịp với các thiết bị văn phòngmới trong thời đại kỹ thuật số, đáp ứng yêu cầu hiện đại văn minh công sở theoquy định của nhà nước trong công cuộc hội nhập quốc tế là nhiệm vụ không đơngiản, làm không đúng thì thiệt hại cho công việc và tài sản không phải là ít, vănphòng nhất thiết phải xem nhiệm vụ bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho mộtcấp chính quyền ở địa phương là cực kỳ quan trọng

Ví dụ: Trong cơ quan Văn phòng luôn là bộ phận cực kỳ quan trọng trongviệc tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, đảm bảo hậu cần cho cơ quanduy trì tốt lề lối làm việc

Lãnh đạo UBND xã là một cán bộ cũng đã có tuổi nên việc tìm kiếm thôngtin trên mạng là rất khó khăn, việc cập nhật các văn bản mới trên mạng đều phảinhờ đến cán bộ văn phòng tìm kiếm các văn bản mà lãnh đạo cần Tiếp nữa làcác giao dịch của các công ty ngoài tỉnh thì không phải lúc nào cũng gặp mặt đểgiao dịch văn bản được mà phải gửi bằng email, do vậy mỗi khi lãnh đạo cầngửi các văn bản cho các công ty cần giao dịch thì phải nhờ đến văn phòng gửiemail

Thông qua văn phòng mà các giao dịch của lãnh đạo được thuận lợi, cáccuộc đàm phán ở xã thành công, vì vậy chúng ta không thể phủ nhận vai tròtham mưu tổng hợp quan trọng của Văn phòng

* Sơ đồ hóa văn phòng UBND xã:

người dân khi đến giao tiếp và xin dấu.

Do bố trí phòng làm việc khoa học nên công tác tiếp nhận và trả kết quả của

bộ phận một cửa phát huy được tác dụng, người dân đến giao dịch chỉ cần đếnmột thời gian ngắn đã được trả kết quả ngay, những trường hợp không làm xongtrong ngày thì có hẹn người dân giời gian cụ thể

b Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm vẫn có một số nhược điểm như phòng làm việcchật hẹp thiết bị hiện đại chưa chưa được trang bị đầy đủ, cách sắp xếp các trangthiết bị trong phòng còn có chỗ chưa hợp lý và còn thiếu về máy móc như:không có máy phôtô, máy fax, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu, văn phòng cònnhỏ, thiếu bàn ghế Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc củaUBND xã

c Đề xuất phương án tối ưu

- UBND xã nên đầu tư kinh phí xây dựng mua sắm các trang thiết bị nhưmáy phôtô, máy fax, máy chiếu, máy điều hoà, máy huỷ tài liệu các phương tiện

xử lý văn bản và các phương tiện bảo quản như cặp, hộp, giá, tủ để phục vụ chocông tác văn thư

- Nên mở rộng diện tích văn phòng

- Tạo ra một môi trường làm việc hiện đại hơn, lý tưởng

- Tạo ra các yếu tố tâm lý phù hợp với lứa tuổi, giới tính hoàn cảnh xuấtsắc

- Môi trường văn phòng thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, màu tường thíchhợp

- Trong phòng làm việc bố trí hoa tươi, chậu cảnh

1.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung

a Quy trình xây dựng chương trình công tác năm

Văn phòng sẽ chủ trì việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác củaUBND và theo dõi, đôn đốc, đánh giá thực hiện chương trình, kế hoạch công tác

đó sau khi được lãnh đạo UBND quyết định; kiến nghị với lãnh đạo các giảipháp bảo đảm thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và cân đốicác nhiệm vụ được giao Trường hợp có sự điều chỉnh chương trình, kế hoạchcông tác của UBND, Văn phòng thông báo kịp thời đến các đơn vị và cá nhânliên quan

Tại cơ quan vào tuần cuối cùng của tháng 10 hàng năm, các ban ngành trìnhlãnh đạo những vấn đề cần đưa vào kế hoạch năm sau Tuần cuối tháng 11 căn

cứ vào đề nghị của các ban ngành trong UBND, Văn phòng chủ trì việc tổnghợp dự thảo kế hoạch năm của UBND để trình lãnh đạo quyết định.

Trước khi trình lãnh đạo, Văn phòng gửi dự thảo kế hoạch năm cho các banngành tham gia ý kiến Chậm nhất là 7 ngày kể từ ngày nhận được bản thảo, thủtrưởng các đơn vị có trách nhiệm xem xét, phản ánh cho Văn phòng những vấn

đề cần sửa đổi, bổ sung Trên cơ sở đó, Văn phòng hoàn chỉnh văn bản và trìnhlãnh đạo thông qua tại phiên họp đầu tháng 12

b Quy trình xây dựng chương trình công tác quý

Vào tháng cuối của mỗi quý, các đơn vị chủ động đánh giá tình hình thựchiện kế hoạch công tác 6 tháng và xem xét các vấn đề mới phát sinh để đề nghịđiều chỉnh kế hoạch công tác quý sau và gửi cho Văn phòng trước ngày 10 củatháng cuối quý

Trước ngày 15 của tháng cuối quý, Văn phòng tổng hợp kế hoạch công tácquý sau của UBND , trình lãnh đạo xem xét, quyết định Chậm nhất là ngày 25của tháng cuối quý, Văn phòng phải gửi kế hoạch công tác quý sau cho lãnh đạo

để chỉ đạo, đồng thời gửi cho các đơn vị trực thuộc UBND để thực hiện

c Quy trình xây dựng chương trình công tác tháng

Hàng tháng các đơn vị căn cứ vào kế hoạch công tác quý để xây dựng vàtriển khai thực hiện kế hoạch công tác tháng

Các đơn vị thuộc sẽ phải báo cáo cho UBND kế hoạch tháng trước ngày 15hàng tháng, văn bản báo cáo đều phải gửi qua Văn phòng UBND Sau đó Vănphòng tổng hợp kế hoạch công tác tháng sau trình lãnh đạo xét duyệt Trướcngày 30 hàng tháng, kế hoạch phải gửi đến lãnh đạo để chỉ đạo

d Quy trình xây dựng chương trình công tác tuần

Dựa vào chương trình công tác tháng và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơquan Văn phòng phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chương trìnhcông tác tuần, trình lãnh đạo duyệt và gửi các đơn vị vào chiều thứ 6 hàng tuần

để các đơn vị chủ động trong việc bố trí công việc cho tuần sau

Khi có sự thay đổi chương trình công tác tuần của Lãnh đạo, văn phòngUBND cập nhật thông tin và báo cho các tổ chức, cá nhân có liên quan

* Đánh giá ưu điểm, hạn chế

a Ưu điểm

- Nhìn chung chương trình công tác thường kỳ của UBND xã đã được xâydựng theo quy trình thống nhất, đúng thẩm quyền và trách nhiệm của các cánhân liên quan

- Các chương trình công tác hầu hết đều đảm bảo về chất lượng, công

khai, minh bạch, có tính khả thi cao.

b Nhược điểm

- Việc thực hiện chương trình kế hoạch đề ra của UBND xã còn chưa đạtđược hiệu quả như mong muốn (tức là mức độ hoàn thành chương trình kếhoạch chỉ đạt khoảng 70%);

- Việc ban hành chương trình công tác đôi khi còn chưa đúng tiến độ đề

ra, việc thực hiện các nội dung trong chương trình còn chưa kịp thời Khi banhành chương trình công tác muộn, đồng nghĩa với việc những tháng đầu năm cơquan rất ít việc, càng gần tới cuối năm thì khối lượng công việc càng nhiều, đó

là một nghịch lý cần phải khắc phục trong việc xây dựng và thực hiện chươngtrình công tác của UBND xã;

- Vẫn còn hiện tượng “tham việc” khi xây dựng chương trình kế hoạch.

Đó là chương trình đề ra quá nhiều việc, trong khi đó lại không tính đến yếu tố

cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguồn lực, kinh phí thực hiện … nên có nhiều việcchưa thể thực hiện được theo chương trình đề ra;

- Cơ quan đôi khi còn bị động bởi chương trình công tác (ví dụ: đôi khi cơquan phải hoãn cuộc họp do lãnh đạo đi công tác đột xuất)

(Xem phần phụ lục 3)

1.4 Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan.

Tổ chức Hội nghị Tổng kết Công tác năm 2015

- Bước 1: Công việc chuẩn bị trước khi Hội nghị diễn ra

+ Văn phòng tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch cho hội nghị, giúplãnh đạo xác định phạm vi, quy mô hội nghị;

+ Dự kiến thành phần tham dự, chuẩn bị mời đại biểu, in ấn tài liệu;

+ Phụ trách về công tác lễ tân, hậu cần

- Bước 2: Trong khi hội nghị diễn ra

- Bước 3: Sau khi hội nghị kết thúc

+ Văn phòng đề xuất với lãnh đạo hình thức thông báo kết quả hội nghị,

thu thập thông tin, chủ trì việc lập hồ sơ hội nghị;

+ Căn cứ vào kết quả hội nghị, Văn phòng bổ sung công việc đề ra vàochương trình cơ quan năm sau;

+ Quyết toán kinh phí hội nghị, tổng kết, rút kinh nghiệm

- Ý kiến của khách mời;

- Tiếp thu ý kiến của cấp trên;

2 Kế hoạch tổ chức Hội nghị (kèm theo kế hoạch là: Bản phân

công công việc, Chương trình nghị sự, Bản dự trù kinh phí tổ

chức hội nghị)

3 Chương trình tổ chức hội nghị

4 Lời khai mạc

5 Báo cáo chính trị tại hội nghị

6 Các báo cáo tham luận

7 Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên

8 Nghị quyết hội nghị

9 Biên bản hội nghị

10 Lời bế mạc

11 Thông báo kết quả hội nghị (nếu có)

12 Tài liệu ảnh, ghi âm hoặc ghi hình về hội nghị (nếu có)

Ví dụ như: Cung cấp các thông tin dưới dạng văn bản như Quyết định,

thông báo, công văn, giấy mời, do văn phòng tiếp nhận, soạn thảo phục vụlãnh đạo cơ quan

1.7 Biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Dân Tiến

Trong quá trình hội nhập và hiện đại hóa đất nước yêu cầu công tác vănphòng cũng cần hội nhập và hiện đại hóa để dáp ứng nhu cầu phát triển của đấtnước UBND xã Dân Tiến cũng đã có những biện pháp để hiện đại hóa vănphòng trong thời gian sắp tới đó là: tổ chức văn phòng khoa học, hợp lý, đượctrang bị đầy đủ phương tiện công nghệ hiện đại đáp ứng nhu cầu công việc vànâng cao hiệu quả, năng suất lao động của văn phòng Trang bị thêm các trangthiết bị văn phòng như: máy photo, máy hủy tài liệu, máy chiếu, bàn ghế, Pháttriển văn phòng theo hướng hiện đại hóa ứng dụng khoa học công nghệ vàotrong công tác văn phòng của cơ quan.Tiến hành xây dựng mô hình văn phònghiện đại là mục tiêu được đặt ra của UBND xã Dân Tiến

1.8 Đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND xã

Nhìn chung, cán bộ, công chức, viên chức đều có trang phục lịch sự, đeothẻ công chức khi thi hành nhiệm vụ, tạo sự thuận lợi trong quan hệ công tác với

tổ chức và công dân, thực hiện nghiêm những điều công chức không được làmtheo quy định của Luật Cán bộ, công chức; có thái độ lịch sự, nhã nhặn trong

giao tiếp, ứng xử, nhất là công chức được phân công làm việc tại "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả".

Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức trong thực thi công vụ, đồng thời tổchức lấy ý kiến của các tổ chức, cá nhân về mức độ hài lòng đối với phong cáchphục vụ cũng như hiệu quả của các dịch vụ hành chính công của cơ quan, đơn vịhàng năm

Bên cạnh đó, cán bộ, công chức, viên chức đều tạo mối quan hệ tốt đẹp vớinhân dân nơi cơ quan đặt trụ sở và nơi cư trú; đoàn kết, tương thân tương ái,giúp đỡ đồng nghiệp, tổ chức, cá nhân trong công tác; gương mẫu thực hiệnđúng nội quy quy chế cơ quan; có lối sống lành mạnh, tiết kiệm, có ý thứcphòng, chống tham nhũng, lãng phí, quan liêu

Cùng với cuộc vận động xây dựng cơ quan văn minh, xây dựng "Môi trường không thuốc lá", cơ quan đã quan tâm hơn trong việc bày trí công sở; quốc huy,

quốc kỳ được treo ở vị trí trang trọng, đúng tiêu chuẩn và quy định Trụ sở làmviệc đảm bảo thoáng mát, sạch đẹp; được đầu tư khá đầy đủ trang thiết bị Trụ

sở làm việc đều có phòng tiếp dân, tiếp khách; niêm yết công khai, minh bạchcác thủ tục hành chính liên quan và các quy định về văn hóa công sở như: Quy

tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức theo Quyết định số BNV của Bộ Nội vụ; mục tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000; nội quy cơ quan, lịch tiếp công dân; lịch công tác, Quy ước xây dựng nếpsống văn hóa của cơ quan.

03/2007/QĐ-Có thể nói, văn hóa công sở đã và đang là nét đẹp trong cơ quan hành chínhNhà nước, tạo được sự đồng thuận, mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ và nhân dân

2 Khảo sát về công tác Văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Ủy ban nhân dân là nơi quản lý, ban hành và thực hiện các Quyết định, Chỉthị, Công văn, Thông báo, Tờ trình… vì thế công tác văn thư luôn được xem làmột bộ phận không thể thiếu trong quá trình điều hành của cơ quan

+ Ưu điểm: Văn phòng là nơi cán bộ chuyên trách văn thư làm việc, cán bộ

văn thư quản lý văn bản đi – đến của UBND xã công việc này được thực hiệnmột cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đảm bảo an toàn bí mật, tập trung,đảm bảo quy trình, thống nhất và khoa học Hiệu quả làm việc của văn phòngcao, đảm bảo thực hiện kịp thời công tác thông tin cho lãnh đạo trong công tácđiều hành và quản lý

+ Nhược điểm: UBND xã Dân Tiến, trong những năm qua tình hình công

tác văn thư chủ yếu công tác văn phòng kiêm luôn cả công tác văn thư, chứkhông có cán bộ văn thư riêng nên công tác văn thư bị hạn chế do quá nhiềuviệc tồn tại trong văn phòng, không giống như văn phòng UBND cấp huyện,tỉnh vì cấp huyện, tỉnh có người kiêm văn thư riêng nên việc giải quyết côngviệc còn chưa được tốt

* Trách nhiệm của Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư

Văn phòng là người trực tiếp giúp lãnh đạo UBND tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tácvăn thư ở các phòng ban trực thuộc

Văn phòng phải trực tiếp làm các công việc sau:

- Đối với văn bản đi:

+ Trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tham mưu, thực hiện nhiệm vụ côngtác văn thư trong phạm vi cơ quan, đơn vị;

+ Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo;

+ Xem xét và ký chịu trách nhiệm về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày đốivới tất cả các văn bản đi trước khi trình lên lãnh đạo ký;

- Đối với văn bản đến: Văn phòng xem xét các văn bản quan trọng và cho ýkiến giải quyết văn bản đến, phân phối văn bản đến cho các đơn vị cá nhân và

báo cáo lãnh đạo về những công việc quan trọng;

- Đối với việc lập hồ sơ: Chánh văn phòng giúp lãnh đạo đôn đốc, nhắc nhởcác phòng, ban lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ đúng thời gian quy định;

- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu: Văn phòng giúp lãnh đạo quản

lý và kiểm tra việc sử dụng các loại con dấu của cơ quan

Ngoài những yêu cầu trên lãnh đạo văn phòng phải cập nhật thông tin, cậpnhật các văn bản giấy tờ liên quan đến công tác văn thư để từ đó hoàn thành tốtcông tác văn thư của cơ quan Ví dụ cập nhật các văn bản về thể thức văn bảnnhư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 về hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1 Hệ thống hoá các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 về hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan được tiến hành theotrình tự các bước sau đây:

- Phân công soạn thảo: phân công đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo

- Xác dịnh mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụngcủa văn bản

- Xác định định tên loại văn bản

- Thu thập và xử lý thông tin

Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo

+ Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa nhũng ý tưởng, nhũng dự kiến đượcxác lập ở đề cương

+ Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia khối lượng trongtừng chương, mục, điều, đoạn cho hợp lý Sử dụng linh hoạt các từ, cum từ, liênkết các câu, đoạn để văn bản trở thành một thể thống nhất, trọn vẹn về nội dung

và hình thức

+ Kiểm tra, rà soát bản thảo: Kiểm tra bố cục nội dung: đã logic chưa, dầy

đủ các ý cần trình bày chưa, các ý trình bày đã phù hợp với mục đích ban hànhvăn bản hay chưa, ý trọng tâm của văn bản đã nổi bật hay chưa

+ Kiểm tra về thể thức văn bản, về ngôn ngữ diễn đạt và trình bày

Bước 3: Trình duyệt và ký văn bản

- Sau khi soạn thảo xong cán bộ văn thư tiến hành trình bản thảo lên lãnhđạo để lãnh đạo xem xét, kiểm tra lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản

và duyệt văn bản

- Ký văn bản

Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản

- Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản

- Vào sổ văn bản đi, lưu văn bản

- Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản

- Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành

- Đóng dấu cơ quan

- Vào bì và chuyển giao văn bản

2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm về các nội dung sau:

* Thẩm quyền ban hành văn bản

- Ưu điểm: Văn bản của UBND xã Dân Tiến được ban hành theo đúngthẩm quyền pháp luật quy định như: Quyết định (cá biệt), Công văn hành chính,thông báo, chương trình công tác, kế hoạch, tờ trình, biên bản, báo cáo, hợpđồng

- Nhược điểm: Trong một số trường hợp lãnh đạo đi vắng thì công tác banhành văn bản bị chậm tiến độ, dẫn đến các khâu sau bị trì chệ

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Ưu điểm: Hệ thống các văn bản do UBND xã Dân Tiến ban hành đều đảmbảo đầy đủ thể thức và kỹ thuật trình bày theo đúng quy định của pháp luật hiệnhành

- Nhược điểm:

* Quy trình soạn thảo văn bản

- Ưu điểm: Đảm bảo được quy trình soạn thảo văn bản theo đúng quy địnhcủa pháp luật hiện hành.

- Nhược điểm: Vẫn còn một số trường hợp do thời gian không đảm bảo cầnphải đẩy nhanh tiến độ do vậy quá trình soạn thảo bị sơ lược một số bước

* Kỹ thuật soạn thảo văn bản

- Ưu điểm:Văn bản do UBND xã Dân Tiến ban hành đã đảm bảo các yêucầu về thẩm quyền, nội dung, ngôn ngữ, bố cục, đảm bảo tính hợp hiến vàhợp pháp, rõ ràng, ngắn gọn

- Nhược điểm: Công tác soạn thảo văn bản vẫn còn nhiều sai sót và cầnphải sữa chữa bổ sung

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND Xã Dân Tiến

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Dân Tiến

Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi bao gồm các bước:

* ) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn phòng kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xemxét, giải quyết

2 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

Sau khi kiểm tr thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cán bộ văn phòngtiến hành ghi số ngày tháng văn bản:

+ Văn bản mật, đăng ký vào một sổ và lấy một hệ thống số

b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực

hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

*) Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Tiến hành lập sổ đăng ký văn bản đi và đăng ký văn bản đi vào sổ, mẫu sổđăng ký văn bản đi bao gồm 8 cột: Số ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tênloại và trích yếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận; số lượng người nhận bảnlưu; số lượng; ghi chú Cán Bộ văn thư tiến hành đăng ký văn bản theo đúng quyđịnh

2 Đóng dấu cơ quan

Do cán bộ văn phòng trực tiếp đóng dấu lên văn bản:

a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lênchữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

b) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụlục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang vănbản

c) Dấu treo dượcđóng ở trang đầu chùm lên một phần tên cơ quan, tổ chứchoặc phụ lục kèm theo bản chính

d) Dấu mật và khẩn được đóng dưới số ký hiệu đối với văn bản có tên loại

và dưới trích yếu nội dung đối với công văn

*) Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín,

không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.

2 Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục hành chính, phát hành và chuyểnphát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếptheo

a) Chuyển giao trực tiếp cho các phòng, ban, cá nhân trong UBND xã DânTiến

- Do cơ quan có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyểngiao văn bản do cán bộ Văn phòng trực tiếp thực hiện, sử dụng Sổ đăng ký vănbản đi để chuyển giao văn bản

b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

- Tất cả văn bản đi do cán bộ Văn phòng hoặc người làm bưu tá của cơquan chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào

Sổ chuyển giao văn bản đi

c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ

- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vàđóng dấu vào sổ (nếu có)

d) Chuyển phát văn bản đi qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơinhận qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

3 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn phòng có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể nhưsau:

a) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thìphải chuyển cho phòng, ban hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghichú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

b) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người cótrách nhiệm xem xét, giải quyết

*) Lưu văn bản đi

1 Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chínhlưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

b) Bản gốc lưu tại Văn phòng phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tựđăng ký

2 Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các

mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

* Nhận xét ưu, nhược điểm:

- Ưu điểm: Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND

xã Dân Tiến được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước Đảm bảo cácbước trong quy trinh tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi như: Kiểm tra thểthức kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng năm ban hành văn bản; đăng ký vănbản đi; nhân bản đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác; làm thủ tục phát hành,chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi

- Nhược điểm: Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ

quan còn thực hiện theo phương pháp truyền thống đó là đăng ký văn bản đibằng sổ do vậy công việc tra tìm các văn bản đi còn gặp nhiều khó khăn

2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND xã Dân Tiến

Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến bao gồm các bước:

1.Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại bóc bì văn bản đến:

- Cán bộ văn phòng xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng côngvăn gửi cho cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển để trả lại cho nhânviên Bưu điện

- Sau đó cán bộ văn phòng có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản,thư từ, sách báo, thành các loại riêng Những thư từ đề tên riêng người nhận,sách báo, bản tin, không phải vào sổ công văn đến Đối với văn bản gửi đến

cơ quan đều phải vào sổ đăng ký công văn đến, chia thành hai loại: Loại phảibóc bì và loại không bóc bì:

+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, không códấu “Mật” Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì cán

bộ văn phòng phải chuyển ngay đến lãnh đạo trong thời gian ngắn nhất

+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”,văn bản gửi Đảng uỷ và các đoàn thể, đơn vị trực thuộc cơ quan

- Việc tiếp nhận văn bản đến còn được thực hiện thông qua môi trườngmạng: công văn đến của UBND xã Dân Tiến được gửi trực tiếp vào trang điện

tử của cơ quan Cán bộ văn phòng tiếp nhận văn bản bằng máy tính thông quamôi trường mạng sau đó in văn bản và trình lãnh đạo cơ quan

2 Đăng ký công văn đến:

Sau khi bóc bì, phân loại, cán bộ văn phòng đóng dấu đến, ghi số đến, ngàyđến và đăng ký công văn vào sổ đăng ký công văn đến đối với các văn bản phảivào Sổ đăng ký công văn đến Sổ đăng ký văn bản đến bao gồm 9 cột: Ngày

đến; số đến; tác giả văn bản; số ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại vàtrích yếu nội dung văn bản; đơn vị người nhận văn bản; ký nhận; ghi chú.

( Xem phụ lục 6)

3 Trình văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký: Cán bộ Văn phòng phải trìnhngay cho lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền để giải quyết

4 Chuyển giao văn bản đến

Văn phòng tiến hành sao văn bản đến và chuyển giao văn bản đến đúng sốlượng và người nhận văn bản

5 Theo dõi việc giải quyết văn bản đến

* Nhận xét ưu, nhược điểm:

- Ưu điểm: Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến đã được hiện

đại hóa hơn thông qua môi trường mạng do vậy việc tiếp nhận và giải quyết vănbản được tiến hành một cách nhanh chóng và đảm bảo hiệu quả, giúp cho cán bộvăn phòng rút ngắn được thời gian và đẩy nhanh tiến độ cũng như hiệu quả côngviệc

- Nhược điểm: Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của cơquan còn thực hiện theo phương pháp truyền thống đó là đăng ký văn bản đếnbằng sổ chưa có phần mềm để tổ chức quản lý văn bản một cách khoa học vàhiện đại do vậy công việc tra tìm các văn bản đến còn gặp nhiều khó khăn

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

Do điều kiện còn hạn chế nên UBND xã Dân Tiến chưa có điều kiện tiếnhành xây dựng danh mục hồ sơ nên công tác tra tìm tài liệu rất khó khăn và mấtnhiều thời gian

- Lập hồ sơ:

Tài liệu của UBND xã Dân Tiến toàn bộ trong tình trạng bó gói, rời lẻ chưađược lập hồ sơ mà ở dạng các tập lưu văn bản

- Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Do tài liệu của cơ quan còn chưa được lập hồ sơ nên việc giao nộp hồ hơvào lưu trữ chưa có hoặc có thể nói cách khác là không có, tài liệu được bảoquản trực tiếp tại các đơn vị, phòng ban và văn phòng UBND, dưới dạng các tậplưu văn bản

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Dân Tiến

- Quản lý con dấu

Con dấu của cơ quan được lãnh đạo cơ quan giao cho văn phòng quản lý vàbảo quản trực tiếp là cán bộ văn phòng tại nơi làm việc trong giờ hành chính,sau khi hết giờ hành chính cán bộ văn phòng phải chịu trách nhiệm cất giữ condấu vào tử, hòm có khóa chắc chắn và đảm bảo tủ, hòm được khóa trước khi rakhỏi phòng làm việc.

Trong trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc Lãnh đạo UBND cóthể cho phép mang con dấu đi theo nhưng phải được bảo quản cẩn thận và phảichịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu trong khoảng thời gianđó

- Sử dụng con dấu

Con dấu được sử dụng theo đúng quy định của pháp luật hiện hành của nhànước

- Bảo quản con dấu

Con dấu được bảo quản tại văn phòng UBND xã Dân Tiến một cách chặtchẽ và bảo đảm an toàn Dấu được cất giữ trong hộp và cho vào tủ có khóa chắcchắn, giao trực tiếp cho cán bộ văn phòng chịu trách nhiệm giữ gìn và bảo quản

2.5 Trang thiết bị làm việc tại văn phòng UBND xã Dân Tiến

- Ưu điểm: Văn phòng được trang bị các thiết bị khá hiện đại như:máy tính,

máy in, và các dụng cụ văn phòng phẩm khá đầy đủ

- Nhược điểm:Trang thiết bị phục vụ cho công việc còn khá hạn chế ví dụnhư chưa có máy photo coppy, máy fax, máy hủy tài liệu,

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm.

- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: UBND xã Dân Tiến là một cơ

quan hành chính ở địa phương vì vậy loại hình tài liệu chủ yếu là tài liệu hànhchính Ngoài ra còn một số ít tài liệu khoa học kỹ thuật bao gồm những văn bản

có nội dung phản ánh những hoạt động quản lý Nhà nước trên các mặt kinh tế,chính trị, văn hoá, xã hội, quân sự Nhưng hiện tại UBND Xã Dân Tiến chưa cóphòng kho lưu trữ và chưa có cán bộ làm công tác lưu trữ, công tác Lưu trữ ở uỷban dường như không có

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: UBND xã Dân Tiến chưa có cán bộ lưu trữ, diện

tích phòng kho không có, mặt khác do cán bộ uỷ ban chưa hiểu biết hết ý nghĩa

và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và đặc biệt chưa có ý thức bảo quản nhữngtài liệu đó nên việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở uỷ ban khôngđược tổ chức, hay nói cách khác công tác lưu trữ không được thực hiện ở UBND

xã Dân Tiến Toàn bộ tài liệu ở trong tình trạng bó gói, không được chỉnh lý, lập

hồ sơ

Nguyên nhân nay là do một phần ở khâu văn thư tài liệu không được lập

- Bảo quản tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ được bảo quản ở Văn phòng

UBND và tại các đơn vị phòng ban trong cơ quan Việc bảo quản tài liệu cònkhá hạn chế do chưa có kho lưu trữ với các trang thiết bị hiện đại nên tài liệucòn bị hư hại không được đảm bảo khi có nhu cầu sử dụng và khai thác

- Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ:

Tài liệu lưu trữ được bảo quản trực tiếp tại các đơn vị phòng ban sản sinh ratài liệu, nên trong quá trình hoạt động các tài liệu có vai trò quan trọng phục vụcho nhu cầu khai thác của Lãnh đạo cũng như các cán bộ trong cơ quan và ngườingoài cơ, nếu có nhu cầu khai thác tài liệu sẽ gặp khó khăn và không đáp ứngđược trong thời gian ngắn

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

UBND XÃ DÂN TIẾN

1 Thực tập những nghiệp vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo cuộc họp của UBND xã Dân Tiến.

Trong qua trình thực tập tại UBND xã Dân Tiến do thời gian thực tậpkhông nhiều nên quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo diễn ra không nhiều, nhưngbản thân em cũng đã được tham gia vào các công việc của một nhân viên vănphòng trong tổ chức hội nghị như: chuẩn bị trước khi hội nghị diễn ra: chuẩn bịhội trường, soạn thảo các văn bản, chương trình hội nghị, giấy mời,

2.Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo UBND xã Dân Tiến

Trong quá trình thực tập tại UBND xã Dân Tiến em đã được cán bộ Vănphòng hướng dẫn và cho tiếp xức trực tiếp với các công việc như trực điện thoại,tiếp công dân, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo,

3 Soạn thảo các văn bản hành chính của UBND xã Dân Tiến.

Dân Tiến, ngày tháng năm 2016

TỜ TRÌNH

Về việc cử cán bộ đi đào tạo lớp cao đẳng chính quy ngành quân sự cơ sở

Kính gửi:

- Ủy ban nhân dân huyện Võ Nhai

- Ban tuyển sinh quân sự huyện Võ Nhai

Thực hiện Hướng dẫn số: 321/HD – BTSQS ngày 04/4/2016 của bantuyển sinh Quân sự huyện Võ Nhai về việc Đăng ký sơ tuyển đại học, cao đẳngchính quy và tuyển sinh đào tạo liên thông, cử tuyển đại học ngành Quân sự cơ

sở năm 2016;

Để đảm bảo thực hiện tốt chỉ tiêu tuyển sinh quân sự, việc sắp xếp đào tạobồi dưỡng cán bộ nguồn, sử dụng cán bộ sau đào tạo đúng chỉ tiêu tuyển sinhngành quân sự cơ sở năm 2016

Xét đề nghị của UBND xã Dân Tiến cử 01 đồng chí đi đào tạo nguồn theohướng dẫn số 321 của Ban chỉ huy quân sự huyện Võ Nhai

Họ và tên: Trần Văn Sơn ; Sinh ngày 10/02/1995

- Dân tộc: Cao lan; Tôn giáo: Không

- Quê quán: xóm Làng Chẽ, xã Dân Tiến, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên

UBND xã Dân Tiến thống nhất kết luận: đồng chí Trần Văn Sơn có lýlịch chính trị rõ ràng, thân nhân tốt, tham gia đầy đủ các phong trào của địaphương Uỷ ban nhân dân xã xét thấy đồng chí Trần Văn Sơn có đủ điều kiện đểquy hoạch và sử dụng lâu dài vào nguồn cán bộ xã vì vậy:

UBND xã Dân Tiến kính đề nghị UBND huyện Võ Nhai, Ban CHQShuyện Võ Nhai, cơ quan chức năng cấp trên tạo điều kiện cho đồng chí TrầnVăn Sơn đi đào tạo Cao đẳng chính quy ngành quân sự cơ sở để tạo nguồn cán

bộ cho xã Sau khi đào tạo về UBND xã Dân Tiến sẽ sử dụng theo quy định củaLuật công chức./

Hôm nay ngày 29 tháng 3 năm 2016, tại UBND xã Dân Tiến, công đoàn

cơ quan xã tổ chức hội nghị cán bộ công chức năm 2016

I THÀNH PHẦN

- Đồng chí: Lê Văn Hách - Bí thư Đảng ủy

- Đồng chí: Hà Văn Bạch - Phó bí thư TT Đảng ủy

* Chủ tọa hội nghị:

- Đồng chí: Lương Huy Bắc - Phó Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch UBND xã

- Đồng chí: Trần Lê Dũng - chủ tịch công đoàn cơ quan xã - đồng chủ tọa hộinghị

* Thư ký hội nghị:

- Đồng chí: Lê Văn Thành - VP HĐND - UBND xã

Cùng toàn thể các đồng chí lãnh đạo Đảng ủy HĐND UBND UBMTTQ và cán bộ công chức viên chức, công đoàn cơ quan xã có mặt đông

-đủ (32/32 đ/c)

II NỘI DUNG

Hội nghị đã nghe báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ năm 2015, phươnghướng nhiệm vụ năm 2016 của UBND xã Dân Tiến; Đồng chí Trần Lê Dũng -chủ tịch công đoàn cơ quan xã thông qua dự thảo quy chế thăm hỏi, thăm viếngthân nhân của các đồng chí cán bộ công đoàn

Hội nghị tiến hành thảo luận và thống nhất thông qua nội dung báo cáo vàquy chế hoạt động của công đoàn Giao cho công đoàn cơ quan xã hoàn thiệnquy chế và phát hành cho các thành viên công doàn căn cứ thực hiện

Biên bản kết thúc vào hồi 17h cùng ngày và đã được thông qua hội nghị./.

Thư ký

Lê Văn Thành

Chủ tọa

Lương Huy Bắc 3.3.Quyết định