Khảo sát công tác hoạt động văn phòng tại trung tâm hướng nghiệp sinh viên trường đại học tài nguyên và môi trường hà nội

MỤC LỤC A.LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu của đề tài. 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 4. Nguồn tài liệu nghiên cứu. 1 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục đề tài . 2 LỜI CẢM ƠN 3 PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, 4 QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNGHÀ NỘI 4 CHƯƠNG I: VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG. 4 1. Vị trí và chức năng. 4 2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 4 3. Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội. 6 4. Sơ đồ bộ máy Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội (mục lục 01). 7 CHƯƠNG II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM HƯỚNG NGHIỆP SINH VIÊN. 8 1. Vị trí chức năng. 8 2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 8 3. Các nhiệm vụ khác: 9 4. 4.Sơ đồ bộ máy Trung tâm hướng nghiệp sinh viên.( phụ lục 02) 10 CHƯƠNG 3: HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRUNG TÂM HƯỚNG NGHIỆP SINH VIÊN. 11 3.1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng Trung tâm hướng nghiệp sinh viên 11 3.1.1.Đánh giá vai trò của Trung tâm hướng nghiệp sinh viên trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 11 3.1.2.Công tác tổ chức hướng nghiệp cho sinh viên. 12 3.1.3.Công tác đào tạo kĩ năng mềm cho sinh viên. 13 3.1.4.Tìm hiều về công tác văn thư, lưu trữ của trung tâm hướng nghiệp sinh viên. 13 3.1.4.1. Công tác văn thư. 13 3.1.4.2.Về công tác lưu trữ. 14 3.1.5 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của trung tâm. 15 3.1.5.1. Thẩm quyền ban hành văn bản 15 3.1.5.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 15 3.1.5.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 16 3.1.6. Tổ chức chương trình sự kiện của trung tâm hướng nghiệp sinh viên. 17 3.1.6.1Chương trình ngày hội việc làm 17 3.2 Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng 18 3.2.1 Xác định vị trí làm việc trong Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên. 18 3.2.2 Xây dựng bản mô tả công việc 19 PHẦN II:CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 27 Chuyên đề: Tìm hiểu kĩ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại Trung tâm hướng nghiệp sinh viên. 27 1. Lí do chọn vấn đề 27 2. Mục tiêu nghiên cứu 27 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 27 4. Phương pháp nghiên cứu 28 5. Bố cục của tiểu luận: 28 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CƠ QUAN SỰ NGHIỆP. 29 1.1. Những khái niệm cơ bản 29 1.1.1. Môi trường văn hóa 29 1.1.2 Văn hóa công sở 30 1.1.3 Cơ quan hành chính sự nghiệp 32 1.2 Biểu hiện, yếu tố cấu thành, vai trò của văn hóa công sở 32 1.2.1 Biểu hiện của văn hóa công sở 32 1.2.2 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở: 34 1.2.3 Vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan sự nghiệp. 34 1.3 Quy định của nhà nước về văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước 35 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI VÀ THỰC HIỆN CÁC QUY ĐỊNH VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI TRUNG TÂM HƯỚNG NGHIỆP SINH VIÊN. 38 2.3 Hạn chế trong việc triển khai và thực hiện các quy định của nhà nước về văn hóa công sở tại Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên. 39 2.3.1 Giao tiếp, ứng xử nơi công sở: 40 2.3.2 Thái độ và cách làm việc trong công sở 40 2.3.3 Trách nhiệm đối với công việc 41 2.3.4 Môi trường làm việc và bài trí trong công sở 41 2.4 Nguyên nhân 41 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43 3.1 Đánh giá. 43 3.2 Các giải pháp xây dựng văn hóa công sở. 45 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 48 I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên – Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội. 48 II. Đề xuất giải pháp 49 C:KẾT LUẬN 52 PHẦN IV: PHỤ LỤC 1

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Nguyễn Thị Hường Lớp ĐH QTVP K1B A.LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Trên thực tế, để đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ khác nhau thì tổ chức, bộ máy, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng cũng khác nhau Nhưng, dù hiểu theo nghĩa nào thì Văn phòng luôn được xác định là một tổ chức không thể thay thế, gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan, đơn vị Nếu Văn phòng làm việc có nền nếp, khoa học, cán bộ làm việc có trách nhiệm cao, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ giỏi thì công việc của cơ quan, đơn vị sẽ "chạy" đều, lãnh đạo điều hành thông suốt và có hiệu quả Vì thế, Văn phòng phải được tổ chức một cách khoa học, văn minh, lịch sự để làm tốt vai trò là "bộ mặt" của cơ quan, đơn vị Nhận ra tầm cấp thiết em đã chọn đề tài : “ Khảo sát công tác hoạt động văn phòng tại Trung tâm hướng nghiệp sinh viên- Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội” trong bài báo cáo thực tập của mình 2 Mục tiêu của đề tài - Tìm hiểu, khảo sát tổ chức, quản lý hoạt hoạt động công tác hành chính của Trung tâm hướng nghiệp sinh viên - Phân tích tình hình hoạt động thực tế diễn ra nhằm nâng cao kinh nghiệm học tập - Tìm hiểu chấp hành quy chế về văn háo công sở trong môi trường làm việc - Rút ra kết luận và nhận xét 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Nhận xét đánh giá về tình hình triển khai và thực hiện các quy định của Nhà nước về văn hóa công sở tại Trung tâm Hướng Nghiệp sinh viên Phạm vi: Trung tâm Hướng Nghiệp sinh viên – Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội 4 Nguồn tài liệu nghiên cứu - Khảo sát thực tế tại Trung tâm hướng nghiệp sinh viên – Trường Đại học Nguyễn Thị Hường 2 Lớp ĐH QTVP K1B Tài nguyên và Môi trường Hà Nội - Tài liệu học tập, kiến thức trao dồi trong quá trình học tập tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Khảo sát nguồn tài liệu tại thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đã có nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn phòng trong các cơ quan sự nghiệp Nhiều sinh viên đã từng lấy đề tài này làm báo cáo thực tập được lưu trữ trong các đơn vị trường học Một số quy định hay quy chế về văn hóa công sở… 6 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lí thông tin, tài liệu Phương pháp khảo sát thực địa Phương pháp thống kê, so sanh đối chiếu… 7 Bố cục đề tài Bao gồm 3 phần: A: Lời nói đầu B: Phần nội dung C: Phần kết luận Nguyễn Thị Hường 3 Lớp ĐH QTVP K1B LỜI CẢM ƠN Sau khi kết thúc thời gian thực tập, đã thu thập thông tin, tài liệu dựa trên những yêu cầu của Nhà trường, của Khoa đề ra cũng như sự hướng dẫn của cô Ths Lâm Thu Hằng – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng những trải nghiệm thực tế trong thời gian thưc tập Để hoàn thành tốt đợt thực tập và bài báo cáo này, em xin gửi lời cám ơn tới cô ThS Lâm Thu Hằng – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng và Trung tâm hướng nghiệp sinh viên đã quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình để em có thể hoàn thành tốt đợt kiến tập cũng như bài báo cáo này của em Trong thời gian thực tập, mặc dù em đã rất cố gắng tìm hiểu và thu thập thông tin, tài liệu nhưng do sự giới hạn về thời gian và hiểu biết về lý luận cũng như thực tiễn còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để em có thể hoàn thiện và rút kinh nghiệm từ bài báo cáo Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Hường Nguyễn Thị Hường 4 Lớp ĐH QTVP K1B PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM HƯỚNG NGHIỆP SINH VIÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CHƯƠNG I: VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG 1 Vị trí và chức năng Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tác bảo vệ môi trường và khai thác tài nguyên và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế; nghiên cứu Khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ Khoa học công nghệ phục vụ phát triển Kinh tế - Xã hội Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách Pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội 2 Nhiệm vụ và quyền hạn 1 Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường chiến lược phát triển Trường, kế hoạch công tác dài hạn, 5 năm và hằng năm của Trường; tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt 2 Tham gia xây dựng chiến lược, chính sách, quy hoạch, kế hoạch phát triển của Bộ, của ngành tài nguyên và môi trường 3 Tổ chức tuyển sinh, đào tạo nguồn nhân lực về các ngành được cơ quan có thẩm quyền cho phép ở trình độ cao đẳng, đại học, sau đại học; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Tài nguyên và Môi trường và các lĩnh vực khác theo nhu cầu xã hội theo quy định; cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo quy định Nguyễn Thị Hường 5 Lớp ĐH QTVP K1B 4 Tổ chức biên soạn và phát hành các chương trình, giáo trình, tài liệu phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu của Trường 5 Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, thư viện và các trang thiết bị giảng dạy, đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo 6 Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch, biện pháp giáo dục và quản lý sinh viên; phối hợp với gia đình người học, các tổ chức và cá nhân thực hiện mục tiêu giáo dục toàn diện cho sinh viên 7 Thực hiện việc đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng của Trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và nâng cao chất lượng đào tạo của Trường 8 Thực hiện hợp tác quốc tế về đào tạo theo quy định của pháp luật và theo phân công của Bộ Tài nguyên và Môi trường 9 Nghiên cứu khoa học, thực hiện các hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển giao công nghệ; thực hiện dịch vụ khoa học và công nghệ theo quy định của pháp luật 10 Thực hiện các hoạt động tư vấn, dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Trường theo quy định 11 Quản lý và sử dụng các nguồn lực tài chính nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật và sự phân công của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường 12 Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ, xây dựng nếp sống văn hóa và môi trường sư phạm trong Trường 13 Quản lý tổ chức, công chức, viên chức và người lao động; tài chính, tài sản thuộc phạm vi quản lý của Trường theo quy định của pháp luật và theo phân công của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường 14 Thực hiện cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Bộ và phân công của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường 15 Thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ Nguyễn Thị Hường 6 Lớp ĐH QTVP K1B được giao 16 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường phân công 3 Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội - Ban giám hiệu, gồm: Hiểu trưởng và các phó hiệu trưởng - Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác * Các phòng chức năng: Phòng Công tác sinh viên; Phòng Đào tạo; Phòng Hành chính - Tổng hợp; Phòng Kế hoạch - Tài chính; Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục; Phòng Khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế; Phòng Quản trị thiết bị; Phòng Thanh tra giáo dục và Pháp chế; Phòng Tổ chức cán bộ * Các khoa và bộ môn Khoa Công nghệ thông tin; Khoa Địa chất; Khoa Giáo dục thường xuyên; Khoa Kinh tế tài nguyên và môi trường; Khoa Khí tượng - Thủy văn; Khoa Khoa học đại cương; Khoa Lý luận chính trị; Khoa Môi trường; Khoa Khoa học biển và hải đảo; Khoa Quản lý đất đai; Khoa Tài nguyên nước; Nguyễn Thị Hường 7 Lớp ĐH QTVP K1B Khoa Trắc địa - Bản đồ; Bộ môn Biến đổi khí hậu và phát triển bền vững; Bộ môn Giáo dục thể chất và Giáo dục quốc phòng; Bộ môn Ngoại ngữ * Các tổ chức khoa học, công nghệ và dịch vụ: Trung tâm Công nghệ thông tin Trung tâm Dịch vụ trường học Trung tâm Đào tạo nghiệp vụ và Bồi dưỡng cán bộ công chức Trung tâm Hợp tác đào tạo Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên Trung tâm Nghiên cứu biến đổi toàn cầu Trung tâm Thông tin - Thư viện Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ tài nguyên - môi trường Trạm Y tế 4 Sơ đồ bộ máy Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội (mục lục 01) Nguyễn Thị Hường 8 Lớp ĐH QTVP K1B CHƯƠNG II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM HƯỚNG NGHIỆP SINH VIÊN Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 3735/QĐTĐHHN ngày 22/12/2014 của Hiệu trưởng Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội 1 Vị trí chức năng Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên có chức năng tổ chức, quản lý công tác tư vấn, hướng nghiệp, hỗ trợ việc làm sinh viên; phục vụ định hướng công tác đào tạo của Trường Trung tâm có tư cách pháp nhân, là đơn vị hạch toán phụ thuộc, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc và ngân hàng Nhà nước theo quy định của pháp luật 2 Nhiệm vụ và quyền hạn Trung tâm Hướng nghiệp có các nhiệm vụ như sau : 2.1Tư vấn Tâm sinh lý cho sinh viên: a) Tổ chức các hoạt động tư vấn cho sinh viên về phương pháp học tập, đặc điểm của ngành học, tâm sinh lý, kỹ năng mềm, kỹ năng nghề nghiệp và chính sách, pháp luật của Nhà nước liên quan đến ngành học b) Tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo ngắn hạn, thăm quan kỹ thuật nhằm trang bị và phát triển những kỹ năng cần thiết cho sinh viên trong thời gian học tập và trước khi ra Trường 2.2Tư vấn hướng nghiệp và giới thiệu việc làm cho sinh viên: a) Phối hợp với các đơn vị chức năng, tổ chức đoàn thể trong và ngoài Trường tổ chức các hoạt động tư vấn tuyển sinh b) Tổ chức các buổi giao lưu, hội nghị, hội thảo, hội chợ việc làm cho sinh viên Quan hệ với các đơn vị sử dụng lao động: a) Chủ trì công tác liên lạc, phối hợp với các đơn vị chức năng, các tổ Nguyễn Thị Hường 9 Lớp ĐH QTVP K1B chức, cá nhân trong và ngoài trường về các hoạt động hướng nghiệp, tư vấn việc làm sinh viên b) Phối hợp với Phòng Công tác sinh viên xây dựng cơ sở dữ liệu về sinh viên đã và chuẩn bị tốt nghiệp theo từng năm học để cung cấp cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng lao động c) Cung cấp thông tin tuyển dụng và giới thiệu việc làm cho các đối tượng sinh viên của Nhà trường d) Phối hợp với các đơn vị chức năng trong Trường vận động, tìm kiếm các nguồn tài trợ, học bổng cho sinh viên Phối hợp với các đơn vị trong Trường khảo sát, đánh giá nhu cầu nguồn nhân lực và thông tin phản hồi của đơn vị sử dụng lao động về chất lượng, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của các sinh viên đã tốt nghiệp Phối hợp với Phòng Công tác sinh viên về công tác hoạt động của Hội Cựu học sinh, sinh viên: Tham mưu giúp Hiệu trưởng và phối hợp với phòng công tác sinh viên hướng dẫn, tổ chức, điều hành các hoạt động của Hội: Mục tiêu, nội dung hoạt động, quy chế tổ chức và các nội dung khác nhằm hỗ trợ các hoạt động sinh viên của Trường 3 Các nhiệm vụ khác: a) Phối hợp với các đơn vị liên quan (Phòng Công tác sinh viên; các khoa; Ban Văn – Thể) tổ chức các hoạt động ngoại khoá; các phong trào Văn – Thể – Mỹ trong sinh viên b) Quản lý cán bộ viên chức, người lao động và tài sản được giao theo quy định c) Thực hiện công tác kế toán, thống kê, báo cáo tài chính và thực hiện công khai tài chính theo quy định của pháp luật d) Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng phân công 3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên – trường Đại học tài nguyên và Môi trường Hà Nội Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên hiện nay gồm 10 thành viên Nguyễn Thị Hường 10 Lớp ĐH QTVP K1B việc hoặc triển khai việc mới mỗi công chức hãy xây dựng cho mình ý thức làm việc có trách nhiệm, hãy xem việc của công sở như là việc của chính mình và dốc toàn tâm, toàn lực để hoàn thành công việc được giao - Chuyên nghiệp trong công việc, đòi hỏi mỗi cán bộ, công chức phải chuyên nghiệp trong giao tiếp, ứng xử Giao tiếp trong công sở là một khoa học và là một nghệ thuật Hiệu quả giao tiếp của công chức góp phần xây dựng một nhà nước thân thiện với nhân dân, phục vụ nhân dân, ngoài ra giao tiếp hiệu quả giúp công sở hạn chế được những rủi ro như hiểu lầm, khiếu kiện… Đối với cá nhân, giao tiếp tốt còn mở rộng các mối quan hệ xã hội và nắm bắt nhanh chóng các cơ hội đến với bản thân - Chuyên nghiệp trong công việc còn biểu hiện ở tính kỷ luật, tích cực tham gia hoạt động do đoàn thể trong công sở Chuyên nghiệp cũng đồng nghĩa với sự cạnh tranh lành mạnh trong cơ hội thăng tiến Một cán bộ, công chức chuyên nghiệp còn phải biết làm việc hết sức và chơi hết mình; thư giãn đúng lúc, đúng cách là biện pháp tốt nhất để phục hồi lại năng lượng đã mất Ngày nay, trong xu thế hội nhập ngày càng sâu rộng, cùng với nhận thức của người dân không ngừng được nâng lên, những biểu hiện thiếu văn hóa trong các cơ quan nhà nước sẽ là những rào cản cho sự phát triển chung của xã hội Do đó nhận thức đúng đắn và tích cực xây dựng văn hóa công sở sẽ góp phần quan trọng trong việc xây dựng nền hành chính công vụ hiện đại, hiệu quả và thân thiện với Nguyễn Thị Hường 48 Lớp ĐH QTVP K1B Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên – Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội • Ưu điểm: - Nhìn chung cán bộ Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên là những cán bộ trẻ có đầy đủ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, năng động và sáng tạo Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: Ở Trung tâm thường xuyên cử các cán bộ, chuyên viên trong Trung tâm đi học các lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ của mình để phục vụ cho nhu cầu công việc được giao • Nhược điểm: - Trang thiết bị,ứng dụng khoa học công nghệ thiếu đồng bộ, sử dụng lãng phí :Trang thiết bịvăn phòng bao gồm tất cả các thiết bị, máy móc phục vụ cho mục đích làm việc văn phòng như bàn ghế, máy tính, máy photocopy,máy in,mạng lan,các hệ thống và thiết bị quản lý hồsơ….Hiện nay các trang thiết bịvăn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước hầu như được trang bịkhá đầy đủđểphục vụcho công việc văn phòng Nhưngsựphát triển như vũ bão của khoa học công nghệ- khoa học kĩ thuật, các trang thiết bịvăn phòng thường nhanh chóng bị cập nhật do công nghệ mới, do đó các trang thiết bịchẳng bao lâu đã trở nên lạc hậu sau khi đã được cài đặt dẫn đến chi phí cao cho việc trang bị trang thiết bịvăn phòng, một sốcơ quan không đủkinh phí đểsắm thiết bịmới, công việc văn phòng không được thực hiện một cách trơn tru.Bên cạnh đó việc sử dụng lãng phí các trang thiết bịvăn phòng đôi khi không cần dùng đến; như nhân viên sử dụng điện thoại làm việc riêng, bật cho máy chạy suốt trong khi không làm việc, dùng mạng trong cơ quan để chat, làm những việc vô bổ không liên quan đến công việc văn phòng của người nhân viên Thực trạng lãng phí này khá phổ biến trong các cơ quan hành chính ở nước ta.Tuy nhiên sử dụng nhiều máy móc cũng làm cho các hệ thống sử dụng để xử lý công việc trở nên kém linh động hơn và do đó đem tính cứng nhác vào văn phòng Nguyễn Thị Hường 49 Lớp ĐH QTVP K1B Cần cải thiện công tác hành chính văn thư, do cán bộ chuyên nhiệm không có kiến thức chuyên môn chuyên sâu nên còn gây ra sai sót về về văn bản nhứ sai thể thức, nội dung chưa xúc tích Hồ sơ công việc không đước săp xếp ngay ngắn cẩn thận, dẫn đến tình trạng giấy tờ lộn xộn gây khó khăn trong việc lưu trữ Cho đến nay, Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên là bộ phận bị “phàn nàn” về nhiều vấn đề Tình trạng nhân viên Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên kiêm nhiệm trình độ, năng lực chưa tương xứng với yêu cầu ngày càng cao đối với công tác văn phòng còn phổ biến Từ đó Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên chưa phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hành công việc Chức năng hậu cần được thực hiện chưa có hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học, lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý các phương tiện, điều kiện vật chất của cơ quan, tổ chức II.Đề xuất giải pháp Do vậy để phục vụ tốt hơn trong công việc văn phòng cần hiện đại hoá hơn một sốtrang thiết bị văn phòng như: Máy chiếu, máy Scan, Máy Quét và sử dụng các phần mềm quản lý văn để phục vụ tốt hơn cho việc lưu giữ và xử lý thông tin được tốt hơn - Đồng thời, mỗi đơn vị trong văn phòng phải luôn luôn có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mới của mình, tổng kết những gì đã làm được, những gì còn tồn đọng, định ra phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ Vấn đề là cần cân nhắc kỹ lưỡng đổi mới khâu nào trước, khâu nào sau và từng bước nâng cao thế nào Cần có tầm nhìn lâu dài với lộ trình thực hiện chắn chắn, rõ ràng cho từng thời kỳ cụ thể Chất lượng công tác mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giải quyết vấn đề đó Đặc biệt, đối với cán bộ nghiên cứu, tổng hợp cần phải luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung, tư tưởng - Để Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên hoạt động tốt, có chất lượng, trước hết phải có sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, tạo điều kiện của Giám đốc Nguyễn Thị Hường 50 Lớp ĐH QTVP K1B trong các mặt công tác của Trung tâm, nhất là việc bố trí biên chế, cán bộ, tăng số lượng chuyên viên chuyên trách Về cơ chế vận hành trong cơ quan Văn phòng đối với công tác đều phải bảo đảm nguyên tắc một đầu mối chỉ đạo để tránh trùng chéo và bộ máy được chỉ đạo thông suốt.Đồng thời quan tâm đề bạt, luân chuyển cán bộ để tạo ra sức hút nguồn cán bộ có trình độ, năng lực, kinh nghiệm về Trung tâm công tác, rèn luyện và trưởng thành - Bố trí đủ biên chế để sắp xếp, kiện toàn các chức danh theo chức năng, nhiệm vụ được giao; cán bộ làm công tác tham mưu, phục vụ phải có tâm có tài, cần mẫn, nhẫn nại, tận tụy, chu đáo Do vậy, vai trò, trách nhiệm của phó giám đốclà điều kiện tiên quyết để bộ máy Trung tâmhoạt động hiệu quả Phó giám đốclà đầu mối tiếp nhận sự chỉ đạo từ lãnh đạo Trung tâm và là người tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm, là người “lãnh đạo công tác phục vụ để phục vụ công tác lãnh đạo”, phải am hiểu sâu lĩnh vực phụ trách để mỗi công việc cụ thể đều có người lãnh đạo, giao việc gắn với đôn đốc, kiểm tra nhằm tăng tính chủ động, sáng tạo, khả năng tham mưu, tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên Việc phân công cán bộ phải đúng người, đúng việc, đúng năng lực, tạo điều kiện để cán bộ công chức chuyên sâu một số việc nhưng biết nhiều việc để kịp thời bảo đảm cả những công việc khác khi có yêu cầu - Các hoạt động của Trung tâm Hướng nghiệp sinh viênđều phải thực hiện theo Quy chế, lề lối làm việc đã được ban hành và giải quyết công việc theo đúng quy trình và trách nhiệm được giao đối với mỗi cán bộ, công chức trong trường Tăng cường mối quan hệ phối hợp với các cơ quan liên quan trên tất cả các mặt công tác để tham mưu, phục vụ các hoạt động của Trung tâm - Thường xuyên quan tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, chuyên viên bằng nhiều hình thức nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, các kỹ năng phân tích, tổng hợp, tham mưu, phục vụ Làm tốt công tác đánh giá, rà soát, quy hoạch, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ, tuân thủ sự lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo Trung tâm nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ Trung tâm Hướng nghiệp sinh viênkhông những đáp ứng nhiệm vụ trước mắt, mà còn phục vụ lâu dài cho các nhiệm kỳ sau Nguyễn Thị Hường 51 Lớp ĐH QTVP K1B - Không ngừng nghiên cứu cải tiến, đổi mới, chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và hồ sơ công việc, tăng cường cơ sở vật chất, thiết bị làm việc đủ, hiện đại sẽ góp phần không nhỏ nâng cao chất lượng tham mưu, phục vụ Nguyễn Thị Hường 52 Lớp ĐH QTVP K1B C:KẾT LUẬN Trong quá trình thực tập là 02 tháng thời gian thực tế tuy ngắn nhưng nhờ có sự giúp đỡ của giảng viên hướng dẫn và cán bộ hướng dẫn đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào công tác tại cơ quan Em bước đầu đã được thực hiện những công việc của một nhân viên văn phòng Qua đó em đã rèn được những kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng Điều đó giúp em bổ sung thêm những kiến thức còn thiếu hụt về nghiệp vụ và tạo cơ hội tốt cho em khi xây dựng phong cách làm việc của một Cán bộ làm công tác Văn phòng Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn, các nghiệp vụ văn phòng, tác phong làm việc và kĩ năng giao tiếp nơi công sở của cá nhân em đã cải thiện rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà em đã đạt được Em viết bản báo cáo này với mục đích gửi tới nhà trường, khoa Quản trị văn phòng để nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy,cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở nền tảng để bước vào kì thi tốt nghiệp đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác sau này với hi vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà Như vậy sau đợt thực tập này bản thân em rút ra được nhiều bài học quý báu và trưởng thành hơn Qua thời gian thực tập tại Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn cô Nguyễn Thị Chiên cùng tập thể cán bộ Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu, thu thập thông tin Bên cạnh đó em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô giảng viên tại trường đại học Nội Vụ Hà Nội đã chỉ dạy cho em những kiến thức kinh nghiệm quan trọng cần có để hình thành đợt thực tập này Đặc biệt là Ths Lâm Thu Hằng đã giúp đỡ rất nhiều để em có thể hình thành bài báo cáo này Do thời gian thực tập chưa lâu, nhận thức còn hạn chế nên dù đã rất cố gắng nhưng báo cáo thực tập của em sẽ không tránh khỏi những sai sót, khuyết điểm Em rất mong được sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô để báo cáo thực tập của em được hoàn chỉnh hơn Em xin chân thành cảm ơn./ Nguyễn Thị Hường 53 Lớp ĐH QTVP K1B PHẦN IV: PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ bộ máy Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Nguyễn Thị Hường Lớp ĐH QTVP K1B Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên Phó Giám đốc Trung tâm Tổ văn phòng- tài chính kế toán Chuyên viên Chuyên viên Nguyễn Thị Hường Tổ Đào tạo Giảng viên Giáo vụ Tổ Hướng nghiệp Chuyên viên Chuyên viên Lớp ĐH QTVP K1B Phụ lục 03: Một số hình ảnh về hoạt động hướng nghiệp Trung tâm hướng nghiệp sinh viên- Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội Nguyễn Thị Hường Lớp ĐH QTVP K1B Phụ lục 4: Hình ảnh tổ chức chương trình hoạt động giảng dạy kĩ năng mềm Nguyễn Thị Hường Lớp ĐH QTVP K1B Phụ lục 05 Hình ảnh sự kiện ngày hội việc làm Nguyễn Thị Hường Lớp ĐH QTVP K1B Phụ lục 07: Một số hình ảnh sự kiện Tư vấn tâm sinh lí cho sinh viên Nguyễn Thị Hường Lớp ĐH QTVP K1B Phụ lục 08: Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước ( kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg) Nguyễn Thị Hường Lớp ĐH QTVP K1B