Hoàn thiện công tác tổ chức văn phòng tại Ngân hàng Vietinbank Tây Hà Nội

Chuyên đề báo cáo thực tập tốt nghiệp tại ngân hàng TMCP Công thương Việt Namchi nhánh Tây Hà Nội. Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả.Thực trạng công tác tổ chức văn phòng của Ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội.Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức văn phòng tại Ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội

Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh LỜI MỞ ĐẦU Trong trình học tập nghiên cứu trường, với nhiệt tình giảng dạy, hướng dẫn thầy cô giáo, chúng em cung cấp đầy đủ lý luận, phương pháp nghiên cứu công tác văn phòng Nhưng để vận dụng tồn kiến thức học khơng thể thiếu kiến thức thực tế Thơng qua q trình thực tập Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam- chi nhánh Tây Hà Nội (tên gọi khác: VietinBank Tây Hà Nội) giúp em củng cố thêm nhận thức lí luận tiếp cận với thực tiễn hoạt động cơng tác văn phòng doanh nghiệp Ứng dụng kiến thức có từ học phần vào thực tế hoạt động đơn vị thực tập nhằm củng cố kiến thức kĩ học Đồng thời rèn luyện kĩ xử lí, giải vấn đề nghiệp vụ, giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp, kĩ làm việc độc lập nhóm Qua thời gian thực tập ngân hàng kiến thức tích lũy em chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác tổ chức văn phòng ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam-chi nhánh Tây Hà Nội” Em chân thành cảm ơn tới Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – chi nhánh Tây Hà Nội, Trưởng phòng Tổ chức hành chính, Th.S Hà Thị Kim Dunggiảng viên hướng dẫn Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Em xin hoàn thành báo cáo thực tập tổng quan gồm phần chính: Chương 1: Cơ sở lí luận cơng tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng cơng tác tổ chức văn phòng Ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác tổ chức văn phòng Ngân hàng Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh VietinBank Tây Hà Nội Tuy nhiên thời gian thực tập chưa dài, kiến thức nhiều hạn chế nên báo cáo thực tập không tránh khỏi nhận định chủ quan, sai sót Em mong nhận ý kiến đóng góp từ thày để báo cáo thực tập hồn thiện CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Văn phòng 1.1.1 Khái niệm 1.1.1.1 Sự tồn tất yếu khách quan văn phòng Bất quan, tổ chức doanh nghiệp nào, muốn trì hoạt động phải thành lập văn phòng phận để thực chức văn phòng Văn phòng hiểu phận phụ trách cơng việc hành chính, giấy tờ quan, bao gồm nhiều công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo sở vật chất phương tiện làm việc cho máy lãnh đạo quản lý… Đối với quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính nhất, đơn giản phận văn phòng tổ chức gọn nhẹ cán văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc Ở quan lớn thành lập văn phòng, quan nhỏ có phòng hành ghép phòng hành với phòng tổ chức phòng tổ chức sản xut kinh doanh Ở cần đến hai người đảm đương tất công việc văn phòng Từ điều cho thấy văn phòng thành lập xuất phát từ nhu cầu khách quan công việc tổ chức quy định Nhưng tùy theo tính chất, quy mơ, trình độ, chế hoạt động tổ chức mà văn phòng thành lập theo hình thức khác cho phù hợp 1.1.1.2 Khái niệm văn phòng Trường Đại Học Cơng Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh Có nhiều cách hiểu khác thuật ngữ văn phòng: Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng địa điểm làm việc có vị trí địa lý định: – Văn phòng phòng làm việc lãnh đạo, thủ trưởng hay người “quan trọng” Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư trưởng,… – Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, dự án, nơi mà cán công chức quan, đơn vị hàng ngày đến làm việc Ví dụ văn phòng Bộ, vãn phòng UBND, văn phòng cơng trường,… Theo cách hiểu “động” văn phòng hoạt dộng: – Văn phòng loại hoạt động tổ chức Hoạt động thường hiểu gắn liền với công tác văn thư thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin Một cách chung nhất, hiểu: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo, quan thẩm quyền chung quy mụ lớn thành lập văn phòng, quan nhỏ có văn phòng hành Tóm lại: Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức, máy điều hành tổng hợp quan, nơi thu thập xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý nhà lãnh đạo, nơi chăm lo vấn đề hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan thông suốt hiệu 1.1.2 Vị trí văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng ln ln có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến phận, phòng ban, đơn vị khác tổ chức Chính với vị trí hoạt động đa dạng mà văn phòng gọi Trường Đại Học Cơng Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho nhà lãnh đạo Văn phòng phận gần gũi ln có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo hoạt động tổ chức Văn phòng thể trung gian thực việc ghép nối mối quan hệ quản lý, điều hành theo yêu cầu người đứng đầu tổ chức Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan Khác với phận khác tổ chức, văn phòng thực nhiệm vụ mang tính chất thường xun liên tục Văn phòng phải có phận nhân làm việc liên tục ngày lẫn đêm, lúc quan ngừng hoạt động, ngày nghỉ, lễ tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh thông tin thông suốt cho quan 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.3.1 Chức Chức tham mưu tổng hợp - Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lính vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đó, đòi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có sở để lựa chọn dịnh quán lý tối ưu phục vựcho mục tiêu hoạt dộng cùa quan, tổ chức - Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao Muốn có định đắn, kịp thời có sở mang tính khoa học, người định phái nắm nhiều lĩnh vực, phái có mặt lúc, nơi… Điều vượt người Vì lý đó, người thú trướng cần ý kiến tham mưu cùa lực lượng trợ giúp Chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị Trường Đại Học Cơng Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Thông thường, theo câu tổ chức trực tuyên – chức năng, lực lượng trợ giúp cắc lĩnh vực chuvèn mơn nam phòng ban chức Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phòng để giúp cho cơng tác thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định - Văn phòng giúp thủ trưởng việc tổng hợp ý kiến chun mơn đó, phân tích, chọn lọc dể đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho thủ trướng thông tin, phương án định kịp thời đắn Như vậy, tham mưu tổng hợp mặt gắn kết hữu với chức nãng tỏ hữu hiệu mang tính tham vấn, khách quan, khơng bị gò bó, ràng buộc - Ngồi phận tham mưu văn phòng có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chuyên sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn…Cách thức tổ chức cho phép tận dụng khả chuyên giá lĩnh vực chuyên môn song có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ Như văn phòng vừa nơi thực công tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị - Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác q, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh kế hoạch Văn phòng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản… Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phòng Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức quantrọng Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị 1.1.3.2 - Nhiệm vụ Xây dựng chương trình cơng tác quan đơn đốc thực chương trình đó, bố trí xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, tháng, năm quan: - Mỗi quan, đơn vị, dự án cớ nhiều kế hoạch phận khác xây dựng Song muốn đạt mục tiêu chung kế hoạch phái kết nối thành hệ thống kế hoạch hồn chính, ăn khớp hỏ trợ cho Vãn phòng đon vị tổng hợp ké hoạch tổng thè quan, đơn vị dỏn dốc hộ phận khác tlụrc - Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác q tháng, tuần… cua han lành dạo giúp lãnh dạo triện khai, thực kẽ hoạch - Thu thập, xử lí, quản lý tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị quan; đề xuất kiến nghị biện Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh pháp thực phục vụ đạo điều hành thủ trưởng: Thông tin dê thu trướng, lãnh dao dưa dinh kịp thời dũng dãn Các thông tin công văn giây tờ di đến dều vãn phòng thu thập, xử lý phân loại theo kênh thích hợp đề’ sau chuyến phát hay lưu trữ - Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành: Văn bàn phương tiện ghi tin, lưu trữ truyền đạt định quản lý Văn phòng trự giúp cho thủ trướng cơng tác soạn tháo văn để đám bảo cho văn có đầy đủ nội dung, hình thức theo u cầu; thẩm quvền trình tự thú tục theo quy định - Thực công tác văn thư, lưu trữ, giải văn thư, tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan, tổ chức theo dõi việc giải văn thư tờ trình đó: Văn phòng phái tn theo quy định nghiêm ngặt văn thư, lưu trữ thu nhận, xử lý, báo quán chuyến phát thõng tin Thõng tin dược thu thập đầy đú, kịp thời, xử lý khoa học, dáp ứng yêu cầu quán lý sở de thú trướng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp đối nội đối ngoại Văn phòng chịu trách nhiệm cõng tác lễ tân đón, tiếp khách, bố trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức họp, lễ nghi, khánh tiết quan, dơn vị Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò cầu nối liên hệ với quan cấp trên, ngang cấp, cấp với nhân dân - Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, hàng quý, kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ nhà nước định thủ trưởng - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng bản, sửa chữa quản lý sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc quan, bảo đảm yêu cầu hậu cần cho hoạt Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh động công tác quan Nếu khơng có phận chun trách, văn phòng phận bảo đảm yếu tố vật chất cho hoạt động quan, đơn vị thông qua công việc lập kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ chi phí văn phòng Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin Thông tin nguồn, để người lãnh đạo đưa định sáng suốt kịp thời hiệu Người lãnh đạo khơng thể có thời gian thu thập xử lý thông tin từ nguồn khác mà cần có trợ giúp văn phòng Văn phòng coi “cổng gác thơng tin” doanh nhiệp nguồn thơng tin theo kênh thích hợp để chuyển phát hay lưu trữ Đây hoạt động quan trọng doanh nghiệp, văn phòng phải tuân thủ theo quy định nghiêm ngặt văn thư lưu trữ thu thập xử lý, bảo quản chuyển phát thông tin Nếu thông tin thu thập cách đầy đủ, kịp thời xử lý cách nghiêm túc, khoa học, đáp ứng yêu cầu người quản lý người lãnh đạo có định sáng suốt ngược lại định người lãnh đạo khơng hiệu quả, đơi gây hậu xấu đến mục tiêu doanh nghiệp Thực nhiệm vụ biên tập, phát hành quản lý chịu trách nhiệm tính quản lý văn Có thể nói văn phương tiện ghi tin hữu hiệu xác Thông tin văn bao gồm: thông tin kinh tế, trị, xã hội, pháp lý quản lý,… Mọi doanh nghiệp sử dụng văn phương tiện hữu hiệu để thực truyền đạt định quản lý Tuy nhiên việc biên soạn, ban hành, xử lý văn nhiều doanh nghiệp bộc lộ nhiều hạn chế nội dung hình thức Hiện có luật ban hành văn văn hướng dẫn thống việc ban hành văn quản lý nhà nước Do đó, nhân viên văn phòng cần phải nhanh chóng cập nhật để sửa đổi, bổ sung sai sót văn doanh nghiệp phù hợp với quy định chung nhà nước - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn quan; tổ Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh chức phục vụ họp lễ nghi khánh tiết: Văn phòng phối hợp với Cơng đồn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán cơng nhân viên - Xây dựng, củng cố tổ chức máy văn phòng Việc tổ chức máy văn phòng cần tuân thủ nguyên tắc tổ chức chung doanh nghiệp để đảm bảo tính thống hệ thống Tuy nhiên hoạt động văn phòng mang tính chất đa dạng, phức tạp nên cần tổ chức máy cho phù hợp, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ doanh nghiệp cách cao Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển, việc xây dựng củng cố máy tổ chức văn phòng phải hướng tới mục tiêu đại hóa cơng tác văn phòng Thường xun kiện tồn máy xây dựng đội ngũ công chức văn phòng, bước đại hố cơng tác hành - văn phòng, đạo hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp hay đơn vị chuyên môn cần thiết Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản cuuar doanh nghiệp Đây nhiệm vụ mang tính chất đặc thù cơng tác văn phòng Các nhu cầu hậu cần doanh nghiệp đa dạng phong phú Đó nhu cầu vật tư, tài chính, trang thiết bị, dụng cụ máy móc Văn phòng phải ln cung ứng đầy đủ kịp thời để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp diễn trôi chảy 1.1.4 Tầm quan trọng văn phòng doanh nghiệp - Văn phòng trung tâm thực q trình quản lí, điều hành quan, tổ chức Các định đạo thủ trưởng, lãnh đạo phải thơng qua văn phòng để chuyển giao đến phòng, ban, đơn vị khác Nếu văn phòng khơng làm việc điịnh quan bị đình trệ Văn phòng nơi hỗ trợ quản lí cấp cao thực sách quản lý đội ngũ cán quản lí trực tiếp hồn thành nhiệm vụ Ngồi nơi cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phòng ban chức dự án đặc biệt 10 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh Văn phòng phẩm tập hợp nhiều đồ dùng, vật dụng sử dụng cho công việc hàng ngày văn phòng như: Các loại giấy in Giấy văn phòng phẩm khơng thể thiếu văn phòng gần tất cơng việc văn phòng cần sử dụng tới giấy Giấy A4 loại giấy sử dụng nhiều thiết yếu môi trường văn phòng Khổ giấy A4 sử dụng cho mục đích: in, photo Ngài có bìa màu, giấy than, giấy nhớ, giấy in hóa đơn, …và giấy nhớ (note) sử dụng phổ biến Công ty phát giấy note cho nhân viên Các loại bút Trong văn phòng có nhiều loại bút phục vụ cơng việc người Bút bi, bút chì, bút phủ, bút màu…Tùy nhu cầu phòng ban loại hình kinh doanh doanh nghiệp có loại bút phù hợp Các loại sổ sách văn phòng Cơng việc hoạt động văn phòng, cơng ty cần đến loại sổ sách kế toán loại sổ văn phòng Trong đó, sổ sách kế tốn bao gồm: loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn sổ lương, Và sổ văn phòng thường loại sổ nhỏ, nhân viên sử dụng để ghi chép, lưu ý trình làm việc Bìa kẹp tài liệu Folder/ Bìa kẹp tài liệu thiết bị văn phòng phẩm giúp quản lý hiệu quả, xếp, lưu trữ loại hồ sơ, giấy tờ tài liệu Vật dụng quan trọng hữu ích cho nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho trình làm việc, buổi gặp mặt, làm việc khách hàng hay ký kết hợp đồng 40 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh 2.2.3.2 Các đồ dùng văn phòng Bàn ghế: Có nhiều loại bàn ghế dành cho người có chức vụ khác phục vụ tính chất mục đích cơng việc khác Có bàn ghế dùng cho Trưởng phòng, bàn ghế tiếp khách để thành viên họp bàn ghế cho nhân viên khác văn phòng Mỗi loại lại có nhiều kiểu dáng chất liệu khác để lựa chọn - Tủ đựng hồ sơ: Là loại tủ để chứa hồ sơ tài liệu Có tất tủ đụng hồ sơ lớn tủ đựng hồ sơ nhỏ cho nhân viên - Giá đựng tài liệu: Văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách báo tham khảo Có giá lớn đựng tài liệu trưng bày, lưu trữ tài liệu Ngồi có gía nhỏ để đựng bìa báo, tạp chí doanh nhân sách doanh nghiệp - Tủ mắc áo: Có tủ nhỏ dùng để đựng, treo áo, mũ nhân viên khách đến làm việc 2.2.3.3 Trang thiết bị - Máy tính: vật dụng khơng thể thiếu Tổng số lượng máy tính phòng làm việc máy Trong máy tính phòng trưởng phòng, máy cán nhân viên Nó giúp soạn thảo văn bản, thống kê, tính tốn… lưu trữ, quản lí thơng tin tiện dụng khoa học Ngồi ra, máy tính giúp nhân viên trao đổi, cập nhật tìm kiếm thơng tin cần thiết với tốc độ cao, gửi nhận văn bản, tài liệu nhanh chóng, xác hiệu - Máy photocopy: máy đặt bên phải phòng làm việc Đây loại máy giúp có nhanh chóng xác theo gốc Mọi nhân viên từ phòng ban sử dụng máy photocopy - Máy fax: có tất máy fax Nó giúp gửi văn bản, tài liệu từ máy fax sang máy fax, fax từ máy tính sang máy fax 41 Trường Đại Học Cơng Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh - Điện thoại: Trong văn phòng có tổng điện thoại bàn phòng trưởng phòng nhân viên Ngồi văn phòng có máy điều hòa, hệ thống đèn điện quan phòng phục vụ ánh sáng tốt cho nhân viên 2.3 Những tác động môi trường đến công tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp 2.3.1 Yếu tố bên Yếu tố người: Cán bộ, nhân viên ngân hàng nắm bắt tốt cơng việc Trình độ, nghiệp vụ, chun mơn tất nhân viên văn phòng đảm bảo Ngoài ra, kĩ làm việc nhóm, độc lập, giải vấn đề tốt chuyên viên, nhân viên giúp công tác tổ chức văn phòng hồn thành đạt hiệu mong muốn Mối quan hệ nội thuận lợi Trong quan trọng quan hệ lãnh đạo( trưởng phòng)và nhân viên Người lãnh đạo có mối quan hệ tốt quan, lực tốt, thuận lợi việc tập hợp ý kiến nhân viên cấp dưới, hiệu làm việc cao Hơn nữa, thái độ làm việc cán nhân viên em thấy họ tích cực,chăm chỉ, hòa đồng, đồn kết, giúp đỡ cơng việc Điều kiện làm việc: Yếu tố vật chất tác động Ngân hàng VietinBank có mơi trường, điều kiện làm việc tốt: văn phòng rộng rãi, thống mát, n tĩnh, có xanh trang trí Có đầy đủ bàn ghế, phương tiện, trang thiết bị làm việc đầy đủ: tủ tài liệu, giấy tờ, điện thoại, máy tính, máy in, giúp suất làm việc cao, hiệu Phương tiện làm việc: Các thiết bị phục vụ cho tổ chức hoạt động văn phòng đại, đầy đủ: bàn ghế, tủ tài liệu, giấy tờ, điện thoại, máy tính, máy in, giúp suất làm việc cao, hiệu 2.3.2 Yếu tố bên ngồi Có ảnh hưởng tới chức sinh lí tâm lí người, có ảnh 42 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh hường đến khả làm việc suất lao động họ Môi trường không gian bao quanh nơi làm việc gồm: khí hậu, ánh sáng, màu sắc, âm thanh… Tiếng ồn: Ngân hàng VietinBank mặt đường lớn, lại gần số trường đại học nên ồn tiếng xe cộ người đường nói chuyện ồn Ánh sáng: Có nguồn ánh sáng: ánh sáng tự nhiên ánh sáng nhân tạo Văn phòng trang bị hết cửa kính nên sáng, giúp tiết kiệm chi phí điện Thời tiết, nhiệt độ: Mưa, nắng, nhiệt độ cao thấp ảnh hưởng tới công tác tổ chức văn phòng, đến tâm sinh lí, sức khỏe người làm việc Nhiệt độ khơng khí nơi làm việc dao động khoảng 20 độ C Độ ẩm: Độ ẩm lớn ảnh hưởng bất lợi cho cán bộ, nhân viên làm việc Văn phòng làm việc lau chùi, quét dọn nên khơng có ẩm mốc 2.4 Đánh giá chung cơng tác tổ chức văn phòng ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 2.4.1 Những ưu điểm - Văn phòng thể nơi thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp thơng tin hữu ích theo yêu cầu lãnh đạo công ty giới hạn chức nhiệm vụ cơng tác văn thư, lưu trữ, công tác tổ chức hội nghị, tổ chức đón tiếp khách, quản lý trang thiết bị văn phòng… Những kết đạt được: - Về máy tổ chức phân công công việc: + Tham mưu cho Giám đốc thông báo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đưa công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành vào nề nếp, phù hợp với quy định nhà nước thống tồn cơng ty + Thực nghiêm túc việc kiểm tra, đơn đốc phòng ban, đơn vị thực chương trình đề 43 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh + Việc tổ chức lao động hợp lý với cấu nhân tinh giảm tối đa, tạo cán nhân viên linh hoạt xử lý công việc, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết lực thân - Về tổ chức nơi làm việc: + Tạo môi trường làm việc thân thiện Đồng thời xây dựng môi trường tự giác nghiêm túc, khơng nói chuyện Dễ dàng tương tác trao đổi thông tin giúp gia tăng tiến độ cơng việc Đồng nghiệp trực tiếp trao đổi thơng tin, tư vấn, góp ý trực tiếp + Tiết kiệm khơng gian văn phòng, dễ thiết kế, người có khơng gian tươi mát, chun tâm làm việc, khơng khí văn phòng vui vẻ, khơng gò bó + Tiết kiệm cho phí nhờ loại bỏ tường ngăn cách, chi phí thiết bị nội thất liên quan ( máy lạnh, điện, văn hòng phẩm, vật dụng trang trí khác…) - Về trang thiết bị văn phòng: + Tham mưu cho Giám đốc việc quản lý tài sản cố định công ty việc cấp phát máy móc thiết bị, văn phòng phẩm cho phòng ban, phận cách chi tiết rõ ràng - Một số nội dung khác: +Tổng hợp tình hình hoạt động cơng tác văn thư, lưu trữ, thông tin ý kiến đề xuất cán công nhân viên nhanh chóng hiệu + Việc giải mối quan hệ cán nhân viên phòng nói riêng, phòng hành tổ chức với phận khác nói chung trưởng phòng hành trọng, phối hợp xây dựng mơi trường làm việc văn minh, lịch sự, tạo gắn bó, đồn kết tồn cơng ty 2.4.2 Tồn Bên cạnh mặt đạt được, tác động yếu tố khách quan chủ quan nên số mặt hạn chế Nhận thức đổi tổ chức máy văn phòng hạn chế, cấu tổ chức chưa hợp lý, chế hoạt động chưa khoa 44 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh học, rời rạc - Việc xây dựng chương trình làm việc cơng ty chưa quan tâm trọng mức, chương trình làm việc chưa bám sát với thực tế dẫn đến việc thực khó khăn khơng đạt hiệu cao - Hiện văn phòng công ty giới hạn tham mưu lĩnh vực hành quản trị văn phòng như: nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, tổ chức họp, hội nghị, quản lý trang thiết bị tài sản công ty, soạn thảo văn - Phân công công việc: + Các nhân viên tinh giảm tối đa làm cho việc bố trí nhân lực thường có chồng chéo chức năng, nhiệm vụ + Việc phân công công việc cho nhân viên văn phòng khơng cụ thể, rõ ràng dẫn đến tình trạng nhân viên thường ỷ lại làm cho cơng việc khơng hồn thành kịp thời - Năng suất làm việc chưa hiệu quả, nhân viên chồng chéo công việc - Trình độ chun mơn ý thức làm việc: + Trình độ chun mơn cán bộ, nhân viên chưa đồng đều, đại hoá Cán văn phòng thiếu chủ động tự giác việc đề xuất, tham gia đưa ý kiến - Các trang thiết bị văn phòng chưa đầu tư mức, thiếu trang thiết bị phục vụ công tác in ấn: máy photo, máy in, tủ hồ sơ cá nhân… 2.4.3 Nguyên nhân Nguyên nhân thuận lợi: Cùng quan tâm lãnh đạo, giúp đỡ tổ chức đoàn thể, cán nhân viên phòng hành tổ chức nỗ lực khắc phục khó khăn, phát huy mạnh, khơng ngừng xây dựng hoàn thiện cấu quản lí, tổ chức văn phòng cách tốt Lãnh đạo công ty trọng đến máy văn phòng đáp ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực tính linh hoạt xây dựng máy văn phòng cơng ty, ưu điểm có tính định đến hiệu hoạt động phòng 45 Trường Đại Học Cơng Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh hành tổ chức Ngồi ra, Trưởng phòng đóng vai trò quan trọng quản lí vấn đề phát triển văn phòng Ngun nhân tồn Văn phòng khơng thể làm công tác tham mưu tất lĩnh vực hoạt động cơng ty mà tham mưu cơng tác hành quản trị văn phòng - Chưa có phối kết hợp thực nghiêm túc chặt chẽ văn phòng phòng ban, đơn vị cơng ty Các đơn vị, phận không chủ động đề xuất cho công ty việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, bị động chờ cấp giao nhiệm vụ triển khai, đề xuất - Ngoài cơng việc ngồi chương trình phát sinh quỹ thời gian tài cơng ty lại không cho phép dẫn đến phải điều chỉnh công việc - Nhân viên chưa có ý thức tự giác cao công việc, nhân viên chồng chéo công việc văn phòng người mà việc lại nhiều, tình trạng người nhiều việc gây áp lực trì trệ cơng việc, thời điểm cuối năm 46 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI NGÂN HÀNG VIETINBANK TÂY HÀ NỘI 3.1 Mục tiêu phương hướng phát triển ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 3.1.1 Mục tiêu VietinBank tập trung nguồn lực phát triển hoạt động kinh doanh theo chiều sâu, tiếp tục chuyển dịch cấu kinh doanh, tăng trưởng có chọn lọc, gắn với hiệu Cải thiện mạnh mẽ chất lượng dịch vụ, phát triển sản phẩm, dịch vụ đại, tăng thu dịch vụ thu lãi, cải thiện cấu thu nhập Thực có kết đề án tái cấu giai đoạn 2016 - 2020, không ngừng chuẩn hóa tồn diện mặt hoạt động, phát triển sở hạ tầng, đại hóa cơng nghệ thơng tin, nâng cao lực quản trị rủi ro, quản trị điều hành theo tiêu chuẩn thông lệ quốc tế, khẳng định vị hàng đầu thị trường 3.1.2 Phương hướng Chiến lược phát triển trung dài hạn Mục tiêu trung, dài hạn VietinBank trở thành Tập đồn tài có quy mơ lớn với hiệu hoạt động tốt hệ thống ngân hàng Việt Nam vào năm 2020 VietinBank xác định trọng tâm chiến lược giai đoạn tiếp tục tăng trưởng kinh doanh có chọn lọc, hiệu quả, bền vững, chuyển dịch mạnh cấu khách hàng, tiếp tục tự động hóa dịch vụ với tiện ích cao, cải thiện mạnh mẽ chất lượng dịch vụ, đẩy mạnh dịch vụ phi tín dụng, đặc biệt trọng dịch vụ tốn ứng dụng tảng cơng nghệ đại; nâng cao lực tài chính, tăng cường hiệu hoạt động ngân hàng công ty con, công ty liên kết; cải thiện suất lao động, quản trị hiệu chi phí Các mục tiêu phát triển bền vững 47 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh Với vị ngân hàng thương mại hàng đầu Việt Nam, VietinBank không theo đuổi mục tiêu kinh doanh hiệu tăng trưởng lợi nhuận mà hướng đến mục tiêu gắn phát triển với kinh tế - xã hội đất nước, góp phần Đảng, Chính phủ thực cải thiện mơi trường xã hội, xóa đói, giảm nghèo nhanh bền vững Bên cạnh đó, VietinBank nâng cao lực tài chính, người, cơng nghệ để đáp ứng mục tiêu phát triển bền vững ngân hàng toàn xã hội Trong năm 2018, VietinBank phấn đấu tiếp tục ngân hàng đầu thực nghĩa vụ với cộng đồng, triển khai dự án cơng trình an sinh xã hội, thể triết lý “Nâng giá trị sống” 3.2 Một số giải pháp hồn thiện cơng tác tổ chức văn phòng ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 3.2.1 Xây dựng chương trình làm việc hiệu Chương trình làm việc kế hoạch tác chiến giúp cho đạo, điều hành cơng ty tồn diện, đảm bảo thực thi nhiệm vụ trước mắt lâu dài cơng ty Văn phòng cơng ty xây dựng chương trình làm việc thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể công việc mà công ty, đơn vị phòng ban cần thực Thực xây dựng chương trình làm việc theo nguyên tắc, giải nhiều công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao, nhanh chóng khơng đùn đẩy cơng việc cho người khác Văn phòng cơng ty phối hợp với ban lãnh đạo công ty việc quản lý xây dựng, thực chương trình làm việc tháng, quý, năm cơng ty Các chương trình làm việc cần bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, giúp cho hoạt động công ty thơng suốt hiệu - Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng phòng ban, đơn vị cơng ty vào dự kiến chương trình làm việc quý, vấn đề tồn đọng phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau… Văn phòng cơng ty thường xun phối hợp với Trưởng phòng kỹ thuật, kinh 48 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh doanh…để xây dựng chƣơng trình làm việc văn phòng nói riêng tồn cơng ty nói chung - Chương trình làm việc quý: Trong tháng cuối q phận, phòng ban cơng ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc quý đó, kết đạt được, thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc quý ghi chương trình kế hoạch năm xem xét vấn đề phát sinh để đề nghị ban Giám đốc điều chỉnh chương trình làm việc quý sau … - Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng cơng ty gửi báo cáo thống kê năm cũ xây dựng chương trình làm việc cho năm lên Giám đốc phòng ban đơn vị công ty, để đơn vị vào thực 3.2.2 Bộ máy tổ chức phân công công việc Mỗi nhân viên văn phòng ngồi nhiệm vụ chung họ có cơng việc khác Vì vây, cần phải phân chia công việc rõ rang, cụ thể phận văn phòng, từ cán chun sâu vào cơng việc đề xuất tham mưu cho lãnh đạo việc có liên quan đến nghiệp vụ tốt Thông tin cập nhật hàng ngày nên cán nhân viên phải thường xuyên bổ sung thông tin nhiệm vụ, tình hình từ phía ban lãnh đạo công ty cách sớm 3.2.3 Bồi dưỡng cán Trình độ chun mơn nhân viên văn phòng chưa đồng Vì cần có phải có biện pháp bỗi dưỡng cán nhân viên kịp thời Ngoài với cán bộ, nhân viên có thành tính làm việc tốt, ý thức trách nhiệm cao công việc cần đưa đào tạo phát triển Với nhân viên chưa tốt, cơng việc hồn thành chưa cao cần đưa đến lớp học đào tạo, bồi dưỡng them 3.2.4 Trang thiết bị văn phòng 49 Trường Đại Học Cơng Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh Trang thiết bị văn phòng cần bổ sung thêm phục vụ cơng việc hiệu nhân viên văn phòng Số lượng máy in, tủ hồ sơ cá nhân Mỗi người cần có máy in kết nối với máy tính người, tủ hồ sơ cá nhân người có tủ nhỏ để đựng đồ cá nhân, tài liệu người Bởi tài liệu cá nhân tự bảo quản, để tủ hồ sơ chung lẫn lộn giấy tờ, có tình trạng dễ xảy Phía cửa sổ văn phòng cần trang bị thêm rèm cửa cửa sổ cửa kính, hướng mặt trời nắng, ảnh hưởng đến cơng tác văn phòng 3.2.5 Tạo động lực vật chất tinh thần để nâng cao suất làm việc Trong tổ chức, người yếu tố chủ đạo quản lí kinh tế Vấn đề cần làm để khuyến khích người làm việc cách tụ giác hết mình, phát huy hết khả Người lao động ln ln muốn làm việc để nâng cao mức sống thân Vấn đề liên quan đến động lực thúc đẩy sách đãi ngộ Để có phương hướng tác động quản lí xác người cần phải nghiên cứu để nắm vững động lực chi phối hành vi hoạt động người Ta thấy có động lực thúc đẩy người là: - Tạo động lực vật chất Trong công ty nay, hầu hết nhân viên cho thu nhập thấp khó khăn công việc thu nhập ảnh hưởng tới tinh thần, thái độ họ Do nâng cao thu nhập cho nhân viên biện pháp tạo động lực chủ yếu Ngồi ra, có chế độ lương thưởng theo thành tích, thâm niên cách hợp lí giúp nhân viên vừa hưởng lương xứng đáng, vừa khiến họ hăng say với công việc - Tạo động lực tinh thần Công ty cần tạo việc làm đầy đủ cho nhân viên thông qua việc ngày mở rộng quy mô để họ yên tâm với công việc Hơn làm cho cơng việc trở nên phong phú làm giảm thời gian nhàn dỗi hàng năm tăng 50 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh cường hình thức khuyến khích tinh thần, khen thưởng công ty đạt suất cao cách cho nhân viên nghỉ mát, thưởng tiền Thông qua cơng tác thi đua tồn cơng ty như: khuyến khích thi đua sáng kiến cơng việc, phong trào thi đua lao động giỏi, … nhằm tạo điều kiện cho nhân viên có hội bộc lộ tài kiến thức họ 3.2.6 Một số giải pháp khác 3.2.6.1 Đàm phán, tiếp xúc, trao đổi, tăng cường tham gia thành viên Một thực trạng thấy rõ phận nhân sự, nhân viên làm việc phân công trưởng phòng Các nhân viên khơng dám đóng góp ý kiến nguyên do: Họ cho ý kiến họ khơng có tác dụng làm lòng người lãnh đạo, họ nghĩ khơng nên đưa ý kiến tốt Ngồi ra, họ nghĩ lãnh đạo nói phải là, khơng cần phải có ý kiến, nghe được… Còn có người kiểu được, nói hết…Đây điều tưởng chừng đơn giản lại có ý nghĩa lớn người làm việc họ nhận bất hợp lí cơng tác tổ chức mà người lãnh đạo chưa thể thấy hết Do vậy, trưởng phòng cần có biện pháp nhằm khai thác ý kiếnđóng góp nhân viên phận cơng tác tổ chức văn phòng Tuy nhiên công việc không đơn giản, để thành cơng người lãnh đạo cần có biện pháp sau: - Chú ý quan tâm phản ứng nhân viên q trình làm việc thong qua nói chuyện Mặt khác cần làm cho họ hiểu rõ nhận rõ tình hình cơng việc mà giao - Tổ chức lấy ý kiến đóng góp nhân viên phận thông qua họp chung - Cần có sách cụ thể kịp thời động viên khuyến khích ý kiến đóng góp thơng qua hình thức vật chất tinh thần: tăng lương cho 51 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh ý kiến thiết thực, công phân minh công việc ý kiến, việc làm đống góp cho tập thể Ngồi với nhân viên khơng có đóng góp đáng, hay mắc lỗi lầm cần khiển trách kịp thời - Hoặc cho nhân viên bỏ phiếu kín đóng góp ý kiến Việc làm giảm áp lực cho nhân viên đóng góp ý kiến cho tiir chức, góp phần xây dựng bầu khơng khí thoải mái, cở mở phân, tránh trường hợp gây nên nhiều cố khơng đáng có, thù hằn ghét bỏ 3.2.6.2 Kiểm tra, rà sốt cơng việc đánh giá nhân viên thường xuyên Việc kiểm tra, đánh giá lực, ý thức nhân viên cần thiết tổ chức Ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội thực công tác kiểm tra tốt Tuy nhiên lại chưa thường xun có tính mặc định, mơ cũ Vì vậy, cần thay đổi cách thức kiểm tra khác, chặt chẽ có tính nghiêm khắc như: chấm công máy chấm công để không đến muộn, nộp báo cáo hàng tuần, tổ chức buổi họp, thảo luận, đưa tình huống, …nhân viên cần nêu ý kiến, cách giải cơng phát triển tồn diện văn phòng, đánh giá dựa suất làm việc, tiêu hồn thành cơng việc… Tiến độ cơng việc: Mọi cơng việc giao phai hoàn thành trước thời hạn ( chậm trễ phải có lí đáng phải có xác nhận ban lãnh đạo gia hạn hồn thành cơng việc) Nếu khơng có lí đáng, người thực cơng việc bị hạ bậc điểm đánh giá trừ lương 52 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh KẾT LUẬN Hơn 10 năm thành lập, lên phát triển, Vietinbank Tây Hà Nộ i trải qua bao khó khăn, thăng trầm để có thành công ngày hôm hay Ngân hàng nhận hỗ trợ giúp đỡ toàn diện Ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, phòng, ban trụ sở chính, đạo liệt, sát Ban lãnh đạo Chi nhánh với dồng sức đong long, đoàn kết tập thể cán bộ, nhân viên chi nhánh Để cạnh tranh với tổ chức tín dụng địa bàn, chi nhánh lấy khách hàng trọng tâm, ln hướng đến khách hàng, trì khách hàng cũ phát triển khách hàng mới, hướng đến chuyên nghiệp công việc, cung cấp sản phẩm đa dạng cho khách hàng Văn phòng thể nơi thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp thơng tin hữu ích theo u cầu lãnh đạo công ty giới hạn chức nhiệm vụ cơng tác văn thư, lưu trữ, cơng tác tổ chức hội nghị, tổ chức đón tiếp khách, quản lý trang thiết bị văn phòng… Cơng tác tổ chức văn phòng có số hạn chế song không ngừng cải thiện nâng cao, mong muốn mang lại kết tốt nhân viên toàn ngân hàng 53 Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, Điều lệ tổ chức hoạt động ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, 2014 [2] www.vietinbank.vn, Sản phẩm kinh doanh ngân hàng VietinBank, 2010 [3] 123.doc.org, Báo cáo thực tập ngân hàng TMCP VietinBank [4] Vinabiz.org, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam-chi nhánh Tây Hà Nội, 2018 [5] EBook, Luận văn Hoàn thiện bước tổ chức máy văn phòng ngân hàng VietinBank, 2017 54 ... trạng công tác tổ chức văn phòng Ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác tổ chức văn phòng Ngân hàng Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh VietinBank. .. đến thành công hay thất bại tổ chức 1.2 Nội dung cơng tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác văn 11 Trường Đại Học Công. .. Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản Lý Kinh Doanh CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA VIETINBANK TÂY HÀ NỘI 2.1 Quá trình hình thành phát triển ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội 2.1.1