báo cáo thực tập tốt nghiệp. báo cáo thực taajp ngân hàng Vietinbank tây hà Nội. Hơn 10 năm thành lập, đi lên và phát triển, VietinBank Tây Hà Nội đã trải qua bao khó khăn, thăng trầm để có được thành công như ngày hôm hay. Ngân hàng đã nhận được sự hỗ trợ và giúp đỡ toàn diện của Ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, của các phòng, ban của trụ sở chính, sự chỉ đạo quyết liệt, sát sao của Ban lãnh đạo Chi nhánh cùng với sự dồng sức đong long, đoàn kết của tập thể cán bộ, nhân viên chi nhánh
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .3 PHẦN KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP (NGÂN HÀNG VIETINBANK - CHI NHÁNH TÂY HÀ NỘI) 1.1 Lịch sử hình thành phát triển ngân hàng VietinBank 1.2 Một số tiêu kinh tế 1.3 Nhiệm vụ nhiệm vụ khác doanh nghiệp 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh .7 1.3.2 Các hàng hóa dịch vụ .9 1.4 Cơ cấu máy tổ chức quản lí 10 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn phòng ngân hàng VietinBank .16 1.5.1 Yếu tố bên 16 1.5.2 Yếu tố bên ngoài: 17 1.6 Đặc điểm văn phòng 17 1.6.1 Nguyên tắc bố trí văn phòng 17 1.6.2 Hình thức bố trí văn phòng 18 PHẦN HOẠCH ĐỊNH, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG VIETINBANK 19 2.1 Mục tiêu 19 2.2 Quy trình nội dung hoạch định 19 2.3 Tổ chức máy, nhân văn phòng 20 PHẦN QUẢN LÍ, ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG VIETINBANK 22 3.1 Giao việc .22 3.2 Ủy quyền 22 3.3 Động viên, khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên .22 3.3.1 Yếu tố tinh thần .23 3.3.2 Yếu tố vật chất 23 PHẦN KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG VIETINBANK 24 4.1 Nội dung hoạt động kiểm tra 24 4.2 Phương pháp kiểm tra: .24 KẾT LUẬN .26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 LỜI MỞ ĐẦU Trong trình học tập nghiên cứu trường, với nhiệt tình giảng dạy, hướng dẫn thầy cô giáo, chúng em cung cấp đầy đủ lý luận, phương pháp nghiên cứu công tác văn phòng Nhưng để vận dụng tồn kiến thức học khơng thể thiếu kiến thức thực tế Thông qua trình thực tập Ngân hàng TMCP Cơng thương Việt Nam- chi nhánh Tây Hà Nội giúp em củng cố thêm nhận thức lí luận tiếp cận với thực tiễn hoạt động cơng tác văn phòng doanh nghiệp Ứng dụng kiến thức có từ học phần vào thực tế hoạt động đơn vị thực tập nhằm củng cố kiến thức kĩ học Đồng thời rèn luyện kĩ xử lí, giải vấn đề nghiệp vụ, giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp, kĩ làm việc độc lập nhóm Em chân thành cảm ơn tới Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – chi nhánh Tây Hà Nội, Trưởng phòng Tổ chức hành chính, Th.S Hà Thị Kim Dunggiảng viên hướng dẫn Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Em xin hoàn thành báo cáo thực tập tổng quan gồm phần chính: Phần 1: Khái quát chung ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội Phần 2: Hoạch định, tổ chức hoạt động văn phòng Ngân hàng VietinBank Phần 3: Quản lí, điều hành văn phòng Ngân hàng VietinBank Phần 4: Kiểm tra hoạt động văn phòng Ngân hàng VietinBank Tuy nhiên thời gian thực tập chưa dài, kiến thức nhiều hạn chế nên báo cáo thực tập không tránh khỏi nhận định chủ quan, sai sót Em mong nhận ý kiến đóng góp từ thày để báo cáo thực tập hoàn thiện PHẦN KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP (NGÂN HÀNG VIETINBANK - CHI NHÁNH TÂY HÀ NỘI) 1.1 Lịch sử hình thành phát triển ngân hàng VietinBank Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam- chi nhánh Tây Hà Nội tên giao dịch VietinBank thành lập theo định số 063/QĐ-HĐQT_NHCT1 ngày 29/03/2006 Ngân hàng Công thương Việt Nam thức vào hoạt động ngày 02/5/2006, doanh nghiệp vừa nằm số 8, đường Hồ Tùng Mậu, phường Mai Dịch, quận Cầu Giấy, Hà Nội Giấy phé kinh doanh: 0100111948096 Trụ sở văn phòng Trụ sở văn phòng: 108 Trần Hưng Đạo, Quận Hồn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Số điện thoại: (84-24) 3942 1030 Số fax: (84-24) 3942 1032 Website: www.vietinbank.vn Giấp phép kinh doanh: 0100111948 Kể từ ngày thành lâp đến nay, hoạt động VietinBank chi nhánh Tây Hà Nội không ngừng phát triển theo định hướng ổn định, an toàn hiệu phát triển quy mô tốc độ tăng trưởng., địa bàn hoạt động cấu mạng lưới, tổ chức máy Các mốc quan trọng trình phát triển : Tính đến chi nhánh tròn 10 năm tuổi, qua 10 năm hoạt động, chi nhánh trải qua nhiều giai đoạn thăng, trầm, tóm tắt lại có giai đoạn - Giai đoạn thứ nhất: từ ngày thành lập đến năm 2011(2006-2011) Hoạt động kinh doanh chi nhánh có nhiều thuận lợi, ln hồn thành xuất sắc nhiệm vụ, vượt tiêu kế hoạch giao - Giai đoạn thứ hai: từ 2012 đến 2014 Đây giai đoạn chi nhánh gặp nhiều khó khăn hoạt động kinh doanh, liên tục năm khơng hồn thành nhiệm vụ,một số tiêu khơng đạt kế hoạch giao Chi nhánh vừa phải hoạt động vừa tìm kiếm giải pháp khắc phục khó khăn, đặc biệt xử lí nợ xấu - Giai đoạn thứ ba: từ 2015 đến Chi nhánh tìm lối hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, hoành thành tiêu gia, đặc biệt lợi nhuận từ kinh doanh đạt mức cao 10 năm hoạt động Đến chi nhánh khơng vòn nợ xấu, nợ nhóm 2, tiêu kinh doanh đạt kế hoạch giao Những điều kiện tạo nên Vietinbank Tây Hà Nội hoạt động an toàn hiệu hơm Để có thành tích hơm nay, Vietinbank Tây Hà Nội nhận hỗ trợ giúp đỡ toàn diện Ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, phòng, ban trụ sở chính, đạo liệt, sát Ban lãnh đạo Chi nhánh với dồng sức đong long, đoàn kết tập thể cán bộ, nhân viên chi nhánh Xác định nguồn vốn yếu tố quan trọng kinh doanh, chi nhánh tích cực triển khai nhiều biện pháp khơi thông gia tăng nguồn vốn Theo đó, chi nhánh đẩy mạnh tăng trưởng tiền gửi dân cư, tiếp cận khách hàng có tình hình tài ổn định Đặc biệt, chi nhánh qn triệt tồn thể cán bộ, nhân viên ni dưỡng tinh thần chất lượng chăm sóc khách hàng theo hướng: Tiếp cận thân thiện - xây dựng niềm tin - chăm sóc tận tình - chất lượng chun nghiệp… Bằng nỗ lực vượt trội, năm 2015 2016 chi nhánh lấy lại “phong độ” vinh dự đơn vị hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Kết thúc năm 2016, tổng nguồn vốn huy động tăng gấp 10 lần so với ngày đầu thành lập Không vượt khó thành cơng thu kết khả quan kinh doanh, chi nhánh ổn định mảng bán buôn vừa tranh thủ phát huy lợi để bứt phá hoạt động bán lẻ Theo đẩy mạnh bán chéo, mở rộng mạng lưới khách hàng thuộc phân khúc khách hàng doanh nghiệp vừa nhỏ, doanh nghiệp siêu vi mô… Với canh tranh mạnh mẽ tổ chức tín dụng địa bàn, chi nhánh chọn hướng đi: Ngay từ đầu năm 2015, Vietinbank Tây Hà Nội lựa chọn hướng cho là: Bám sát đạo, điều hành định hướng hoạt động kinh doanh ngân hàng Công thương Viêt Nam Chiến lược kinh doanh chi nhánh là: Tăng trưởng quy mô đôi với đảm bảo an tồn, bền vững hiệu quả, mục tiêu trọng tâm xuyến xuốt chi nhánh năm qua Trong huy động vốn chi nhánh trọng tăng trưởng dư tiền gửi dân cư, trì nguồn tiền gửi có tăng trưởng khách hàng hiệu Dư nợ khách hàng doanh nghiệp chi nhánh tập trung kinh doanh đến doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, có nguồn tài lành mạnh, khơng chạy theo quy mô mà tập trung trọng tới an toàn, bền vững hiệu Về hoạt động bán lẻ tập trung nguồn lực tăng trưởng du nợ khách hàng cá nhân, (cho vay mua nhà, dự án, cho vay mua oto, …), đẩy mạnh bán chéo sản phẩm (dịch vụ thẻ, POS, bảo hiểm, ngân hàng điện tử…) Để cạnh tranh với tổ chức tín dụng địa bàn, chi nhánh lấy khách hàng trọng tâm, ln hướng đến khách hàng, trì khách hàng cũ phát triển khách hàng mới, hướng đến chuyên nghiệp công việc, cung cấp sản phẩm đa dạng cho khách hàng 1.2 Một số tiêu kinh tế ST Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 T Tổng nguồn vốn ( tỷ VNĐ) Tổng dư nợ cho vay (tỷ VNĐ) Quỹ lương hàng năm Số lượng thẻ phát hành 4982 2116 tăng 9% 8215 6156 2533 tăng 10% 9150 6922 3205 tăng 10% 9647 Bảng 1.2 Một số tiêu kinh tế Nhìn vào bảng tiêu giai đoạn 2015-2017 ta thấy được: - Tổng nguồn vốn có gia tăng: năm 2015 có 4982 tỷ VND, đến năm 2017 số 6922 tỷ VND Trong năm tăng 1940 tỷ VND - Tuy nhiên, tổng dư nợ cho vay ( doanh nghiệp, tư nhân, khách hàng lẻ ) nhiều Năm 2015 2116 tỷ VND, năm 2017 lên 3205 tỷ VND Tăng khoảng 1100 tỷ đồng Điều gây khó khăn lớn ngân hàng việc kiểm soát vấn đề tài - Số lượng thẻ phát hành tăng 1000 thẻ năm Tóm lại, Ngân hàng TMCP VietinBank- chi nhánh Tây Hà Nội giai đoạn 2015-2017 giai đoạn ổn định phát triển thời gian 10 năm thành lập Có đầu tư nguồn vốn, số lượng thẻ gia tăng cho thấy uy tín ngân hàng khiến khách hàng tin tưởng Năm 2018, VietinBank đặt mục tiêu: Tổng tài sản tăng trưởng khoảng 15% - 17%; Nguồn vốn huy động tăng trưởng khoảng 18% - 20% Dư nợ tín dụng tăng trưởng khoảng 16 - 17% (mức tăng trưởng cụ thể theo phê duyệt NHNN) Tỷ lệ nợ xấu kiểm soát 2% Lợi nhuận trước thuế đảm bảo đạt vượt kế hoạch NHNN đại HĐCĐ giao 1.3 Nhiệm vụ nhiệm vụ khác doanh nghiệp 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh Ngành nghề kinh doanh: Hoạt động Ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam thực giao dịch ngân hàng bao gồm huy động nhận tiền gửi ngắn hạn, trung hạn dài hạn từ tổ chức cá nhân; cho vay ngắn hạn, trung hạn dài hạn tổ chức cá nhân sở tính chất khả nguồn vốn Ngân hàng; toán tổ chức cá nhân; thực giao dịch ngoại tệ, dịch vụ tài trợ thương mại quốc tế, chiết khấu thương phiếu, trái phiếu, giấy tờ có giá khác dịch vụ ngân hàng khác NHNN Việt Nam cho phép Cụ thể: Huy động vốn: Huy động vốn tổ chức, cá nhân nước,bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng cơng cụ tành khác theo quy định pháp luật + Nhận tiền gửi + Phát hành chứng tiền gửi, kí phiếu,trái phiếu công cụ nợ khác + Vay vốn tổ chức tín dụng khác,NHNN, tổ chức khác Hoạt động tín dụng: Cấp tín dụng cho tổ chức, cá nhân nước, đồng Vệt Nam, ngoại tệ, vàng theo quy định pháp luật hình thức sau: + Cho vay ngắn hạn, dài hạn, trủng hạn nhằm đáp ứng nhu cầu vốn sản xuất,kinh doanh, dịch vụ, đời sống thực dự án đầu tư phát triển; + Bảo lãnh; + Cho th tài thơng qua cơng ty cho thuê tài chính; + Chiết khấu, tái chiết khấu cơng cụ chuyển nhượng giấy tờ có giá khác; + Bao toán ngân hàng nhà nước chấp thuận Đổi cấu tín dụng theo hướng: tăng tỷ trọng cho vay có bảo đảm tài sản (tài sản bảo đảm phải có tính khoản cao) Đẩy mạnh cho vay ngoại tệ nhằm khai thác tối đa nguồn vốn ngoại tệ chỗ Mở rộng cho vay khu vực kinh tế quốc doanh Chú trọng đầu tư đơn vị sản xuất hàng xuất để tạo nguồn ngoại tệ Xây dựng lực lượng khách hàng chiến lược, có sách, chế thích hợp khách hàng có tiềm lực tài tốt, sản xuất kinh doanh có hiệu quả, có tín nhiệm ngân hàng Dịch vụ toán ngân quỹ: + Mở tài khỏa,cung ứng dịch vụ toán cà ngân quỹ cho khách hàng nước nước theo quy định pháp luật + Tổ chức máy toán nội tham gia hệ thống toán nước ngồi nước, tham gia hệ thống tốn quốc tế NHNN cho phép Về phát triển dịch vụ Tiếp tục phát triển dịch vụ chuyển tiền, thu đổi ngoại tệ, toán séc du lịch, chi trả kiều hối…đến tất quỹ tiết kiệm điểm giao dịch chi nhánh Mở thêm đại lý thu đổi ngoại tệ Đẩy mạnh công tác tiếp thị khách hàng đến giao dịch chi nhánh nhằm tăng số lượng tài khoản khách hàng giao dịch toán qua ngân hàng, tảng cho việc phát triển dịch vụ ngân hàng Các công tác khác: Tổ chức tốt cơng tác hạch tốn kế toán, mở rộng hoạt động dịch vụ toán Phát triển tốt hoạt động kinh doanh đối ngoại, tìm kiếm trọng khai thác khách hàng xuất khẩu, mở rộng mạng lưới thu đổi ngoại tệ Tăng cường thu chi tiền mặt, đảm bảo tuyệt đối an toàn cho kho quỹ, đảm bảo thu nhanh đủ chi, không để khách hàng khiếu lại gây ảnh hưởng đến hình ảnh ngân hàng 1.3.2 Các hàng hóa dịch vụ Tiền gửi + Tiết kiệm không kì hạn + Tiết kiệm có kì hạn thơng thường + Tiết kiệm tích lũy cho Cho vay + Cho vay nhà + Cho vay mua oto – Mua xe trả góp + Cho vay sản xuất kinh doanh + Cầm cố sổ thẻ tiết kiệm Sản phẩm thẻ + Thẻ ghi nợ + Thẻ tín dụng Sản phẩm khác + Chuyển tiền + Gửi giữ tài sản + Cho thuê ngăn tủ sắt + Cho thuê tài + Chứng khốn VietinBank + Sản phẩm cơng ty Quản lí quỹ VietinBank Bảo hiểm nhân thọ + Bảo hiểm bệnh hiểm nghèo mở rộng + Miễn phí đóng bảo hiểm Bảo hiểm phi nhân thọ + Bảo hiểm nhà + Bảo hiểm oto + Bảo hiểm sức khỏe 1.4 Cơ cấu máy tổ chức quản lí Ban giám đốc Khối kinh doanh Khối dịch vụ Khối hỗ trợ P.khách hàng DN lớn Phòng kế tốn tài Phòng tổ chức hành P khách hàng DN vừa & nhỏ Phòng dịch vụ thẻ Phòng tổng hợp Phòng thơng tin điện tốn Phòng bán lẻ Hình 1.4 Cơ cấu máy tổ chức quản lí 10 + Thực tiếp thị, hỗ trợ, chăm sóc khách hàng, tư vấn cho khách hàng sản phẩm dịch vụ: Tín dụng, đầu tư, chuyển tiền, mua bán ngoại tệ, toán xuất nhập khẩu, thẻ, dịch vụ ngân hang điện tử… + Thực nghiệp vụ tín dụng xử lý giao dịch: Nhận xử lý đề nghị vay vốn,bảo lãnh hình thức cấp tín dụng khác Thẩm định khách hàng, dự án, phương án vay vốn, bảo lãnh hình thức cấp tín dụng khác + Thực nhiệm vụ thành viên hội đồng tín dụng, Hội đồng miễn giảm lãi + Cung cấp hồ sơ tài liệu , thông tin khách hàng cho phòng quản lý rủi ro để thẩm định độc lập tái thẩm định theo quy định Phòng kế tốn tài - Chức năng: Phòng kế tốn tài phòng nghiệp vụ giúp cho Giám đốc thực cơng tác quản lý tài thực nhiệm vụ chi tiêu nội chi nhánh theo quy định Nhà nước Ngân hàng cơng thương - Nhiệm vụ: + Tính lương khoản thu nhập khác cho cán nhân viên hàng tháng + Thực quản lý giao dịch nội bộ, quản lý sec giấy tờ có giá, chứng từ gốc chi nhánh + Tổ chức quản lý theo dõi hoạch toán kế toán tài sản cố định, công cụ lao động, kho in ấn, chi tiêu nội chi nhánh Phối kết hợp với phòng tổ chức hành lập kế hoạch bảo trì bỏa dưỡng tài sản cố định + Kiểm sốt sau bút tốn điều chỉnh phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm Cuối ngày kiểm tra lại chứng từ kế tốn phòng trước đưa vào lưu trữ + Lập kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính, mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc, kế hoạch chi tiêu nội bảo đảm hoạt động kinh doanh chi nhánh trình Giám đốc chi nhánh định + Phối hợp với phòng liên quan tham mưu cho Giám đốc kế hoạch thực quỹ tiền lương quý, năm, chi quỹ theo quy định Nhà nước 13 Ngân hàng công thương Tính trích nộp thuế, bảo hiểm xã hội theo quy định Phòng tổ chức hành - Chức năng: phòng nghiệp vụ thực cơng tác tổ chức cán đào tạo chi nhánh theo chủ trương sách Nhà nước quy đinh Thực cơng tác quản trị văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh chi nhánh, thực cơng tác bảo vệ, an ninh an tồn chi nhánh - Nhiệm vụ: + Xây dựng chương trình cơng tác hàng tháng, hàng quý, triển khai chương trình giao ban nội chi nhánh Tư vấn pháp lý việc thực thi nhiệm vụ cụ thể giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng + Thực quản lý lao động, tuyển dụng lao động, điều động, xếp cán phù hợp với lực, trình độ yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh theo thẩm quyền chi nhánh Xây dựng kế hoạch tổ chức đào tạo nâng cao trình độ mặt cho cán bộ, nhân viên chi nhánh + Thực việc mua sắm tài sản công cụ lao động, trang thiết bị phương tiện làm việc, văn phòng phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh chi nhánh Thực theo dõi bảo dưỡng, sữa chữa tài sản, công cụ lao động theo ủy quyền + Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý hồ sơ cán theo quy định Trực tiếp quản lý dấu chi nhánh, thực công tác hành chính, văn thư, lễ tân, phương tiện giao thơng, bảo vệ y tế + Chuẩn bị điều kiện cần thiết để hội họp, hội thảo, sơ kết …và Ban giám đốc tiếp khách.Thực nhiệm vụ thủ quỹ khoản chi tiêu nội quan Phòng tổng hợp - Chức năng: Phòng tổng hợp phòng nghiệp vụ tham mưu cho Giám đốc chi nhánh dự kiến kế hoạch kinh doanh, tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh, thực báo cáo hoạt động hàng năm chi nhánh 14 - Nhiệm vụ: + Dự kiến kế hoạch kinh doanh, phân tích tài chính, phân tích đánh giá tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động kết kinh doanh chi nhánh + Là đầu mối nghiên cứu đề án mở rộng mạng lưới kinh doanh chi nhánh + Làm đầu mối tổng hợp chế lãi suất, phí, thơng tin quảng cáo tai chi nhánh + Thực việc đầu tư, huy động vốn thị trường liên ngân hàng,thị trường vốn theo hạn mức cho phép Ban lãnh đạo Phòng dịch vụ thẻ - Chức năng: Là phòng nghiệp vụ thực tham mưu cho Ban Giám đốc nghiên cứu phát triển dịch vụ tốn loại thẻ Ngân hàng Cơng thương phát hành Trực tiếp tổ chức thực nghiệp vụ phát hành toán thẻ theo qui định bảo đảm an toàn hiệu phụ vụ khách hàng nhanh chóng, kịp thời, văn minh - Nhiệm vụ: + Tổ chức thực tốt nghiệp vụ phát hành toán thẻ cho khách hàng theo quy định + Tổ chức theo dõi, hạch toán, tất toán kịp thời, chế độ nghiệp vụ kế toán liên quan đến nghiệp vụ toán thẻ + Nhận, giao cho chủ thẻ hướng dẫn cho khách hàng sở chấp nhận thẻ sử dụng thẻ thuận lợi, hiệu + Tổ chức nghiên cứu thị trường, tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng mở rộng mạng lưới sở chấp nhận thẻ, mạng lưới khách hàng sử dụng thẻ Phòng thơng tin điện tốn - Chức năng: Thực cơng tác quản lý, trì hệ thống thơng tin điện tốn chi nhánh; bảo trì bảo dưỡng máy tính đảm bảo thơng suốt hoạt động hệ thống mạng, máy tính chi nhánh 15 - Nhiệm vụ: + Thực quản lý mặt cơng nghệ kỹ thuật tồn hệ thống công nghệ thông tin chi nhánh theo thẩm quyền giao + Quản lý hệ thống giao dịch máy, bảo trì bảo dưỡng hệ thống thiết bị ngoại vi, mạng máy tính đảm bảo thơng suốt hoạt động hệ thống chi nhánh + Phối hợp với phòng nghiệp vụ để đề xuất sản phẩm công nghệ đưa yêu cầu nâng cấp, sửa đổi hệ thống; triển khai công tác đào tạo công nghệ thông tin chi nhánh + Thiết kế nghiệp vụ đầu mối thẻ, kết hợp với phòng nghiệp vụ khác thực quản lý, trì kỹ thuật hoạt động giao dịch quầy kênh giao dịch sản phẩm thương mại 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn phòng ngân hàng VietinBank 1.5.1 Yếu tố bên Yếu tố người: Cán bộ, nhân viên ngân hàng nắm bắt tốt cơng việc Trình độ, nghiệp vụ, chun mơn tất nhân viên văn phòng đảm bảo Ngồi ra, kĩ làm việc nhóm, độc lập, giải vấn đề tốt chuyên viên, nhân viên giúp cơng tác tổ chức văn phòng hồn thành đạt hiệu mong muốn Mối quan hệ nội thuận lợi Trong quan trọng quan hệ lãnh đạo( trưởng phòng)và nhân viên Người lãnh đạo có mối quan hệ tốt quan, lực tốt, thuận lợi việc tập hợp ý kiến nhân viên cấp dưới, hiệu làm việc cao Hơn nữa, thái độ làm việc cán nhân viên em thấy họ tích cực,chăm chỉ, hòa đồng, đồn kết, giúp đỡ cơng việc Điều kiện làm việc: Yếu tố vật chất tác động Ngân hàng VietinBank có mơi trường, điều kiện làm việc tốt: văn phòng rộng rãi, thống mát, n tĩnh, có xanh trang trí Có đầy đủ bàn ghế, phương tiện, trang thiết bị làm việc 16 đầy đủ: tủ tài liệu, giấy tờ, điện thoại, máy tính, máy in, giúp suất làm việc cao, hiệu Phương tiện làm việc: Các thiết bị phục vụ cho tổ chức hoạt động văn phòng đại, đầy đủ: bàn ghế, tủ tài liệu, giấy tờ, điện thoại, máy tính, máy in, giúp suất làm việc cao, hiệu 1.5.2 Yếu tố bên ngồi: Có ảnh hưởng tới chức sinh lí tâm lí người, có ảnh hường đến khả làm việc suất lao động họ Môi trường không gian bao quanh nơi làm việc gồm: khí hậu, ánh sáng, màu sắc, âm thanh… Tiếng ồn: Ngân hàng VietinBank mặt đường lớn, lại gần số trường đại học nên ồn tiếng xe cộ người đường nói chuyện ồn Ánh sáng: Có nguồn ánh sáng: ánh sáng tự nhiên ánh sáng nhân tạo Văn phòng trang bị hết cửa kính nên sáng, giúp tiết kiệm chi phí điện Thời tiết, nhiệt độ: Mưa, nắng, nhiệt độ cao thấp ảnh hưởng tới cơng tác tổ chức văn phòng, đến tâm sinh lí, sức khỏe người làm việc Nhiệt độ khơng khí nơi làm việc ln dao động khoảng 20 độ C Độ ẩm: Độ ẩm lớn ảnh hưởng bất lợi cho cán bộ, nhân viên làm việc Văn phòng làm việc ln lau chùi, qt dọn nên khơng có ẩm mốc 1.6 Đặc điểm văn phòng 1.6.1 Nguyên tắc bố trí văn phòng Văn phòng bố trí theo ngun tắc tiết kiệm cử động - Giúp người lao động tiết kiệm động tác, loại bớt thao tác dư thừa, rút ngắn thời gian thực thao tác, làm việc có suất cao Ngồi ra, nhân viên vận động nhiều thiết kế nội thất văn phòng đặt có tính đến yếu tố di chuyển Ví dụ: chỗ để máy photo máy in xa chút bàn làm việc nhân viên, giúp cho họ có điều kiện đứng lên ngồi xuống, di chuyển từ chỗ sáng chỗ khác, dù ngắn ngủi đủ để thay đổi tư làm việc 17 1.6.2 Hình thức bố trí văn phòng - Văn phòng bố trí theo khơng gian mở: loại bỏ tường không gian làm việc Không gian mở giúp nâng cao tiến độ công việc, người dễ dàng trao đổi công việc Có phòng làm việc riêng lãnh đạo (trưởng phòng), bên ngồi bàn làm việc nhân viên bàn uống nước - Tạo môi trường giao tiếp, hợp tác cán bộ, nhân viên với nhau, giúp tăng tốc độ công việc Ưu điểm: + Tạo môi trường làm việc thân thiện Đồng thời xây dựng môi trường tự giác nghiêm túc, không nói chuyện Dễ dàng tương tác trao đổi thông tin giúp gia tăng tiến độ công việc Đồng nghiệp trực tiếp trao đổi thơng tin, tư vấn, góp ý trực tiếp + Tiết kiệm khơng gian văn phòng, dễ thiết kế + Tiết kiệm cho phí nhờ loại bỏ tường ngăn cách, chi phí thiết bị nội thất liên quan ( máy lạnh, điện, văn hòng phẩm, vật dụng trang trí khác…) Nhược điểm: + Đơi lúc ồn có nhiều người vào photo, xin dấu, gây tập trung làm việc người khác + Thiếu không gian riêng tư cá nhân 18 PHẦN HOẠCH ĐỊNH, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG VIETINBANK 2.1 Mục tiêu Mục tiêu văn phòng ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội là: + Xây dựng máy quản trị gọn nhẹ, có hiệu lực + Có gắn kết phòng giao dịch khách hàng với phòng hành tổng hợp + Tổ chức cơng việc khoa học hợp lí + Phát hiện, uốn nắn điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu + Phát huy mạnh nguồn tài nguyên vốn + Làm cho tổ chức thích ứng với hồn cảnh thuận lợi khó khắn bên bên ngồi 2.2 Quy trình nội dung hoạch định Khi nhận nhiệm vụ cụ thể từ phía ban lãnh đạo cơng ty bước thực hoạch định thực sau: Bước 1: Tập hợp nhu cầu mục tiêu Xác định mục tiêu nghiệp vụ hành phải làm Nhu cầu từ phận mang tính thụ động, cần phải có biện pháp giảm bớt thụ động Bước 2: Xây dựng bảng mục tiêu Xác đinh thứ tự ưu tiên mục tiêu nhiệm vụ, lập danh sách công việc cần giải trước.Tiêu chuẩn đánh giá: + Tầm quan trọng mục tiêu + Thẩm quyền nhu cầu + Thời điểm chuyển giao nhu cầu Bước 3: Cân đối khả nhiệm vụ + Đánh giá khả đáp ứng, lên phương án giải phương án dự trù + Cân nhắc với áp lực từ môi trường để chọn phương án tối ưu 19 + Phản hồi thông tin với phận hợp tác có liên quan để thống biện pháp hành động, thỏa thuận cách giải Bước 4: Xây dựng kế hoạch thức + Cần phải có văn kế hoạch định triển khai + Bảo đảm thức kế hoạch + Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu ngân hàng đề + Kế hoạch hành phải ngắn gọn, xác, rõ ràng Bước 5: Chuyển giao thực thi kế hoạch + Chuyển giao phải thời điểm đối tượng có trách nhiệm với đơn vị, thông tin cho đối tượng liên quan + Tiến hành phối hợp đơn vị có liên quan: tổ, phòng ban + Ln giữ thơng tin phản hồi để điều chỉnh kế hoạch kịp thời 2.3 Tổ chức máy, nhân văn phòng Gồm trưởng phòng cán nhân viên Chức năng, nhiệm vụ trưởng phòng + Lãnh đạo phòng đạo điều hành cơng tác phòng + Trực tiếp quản lí, đạo thực nhiệm vụ như: Công tác tổ chức cán bộ, công tác văn thư, lưu trữ công tác khác + Xây dựng kế hoạch, tổ chức buổi họp theo yêu cầu ban lãnh đạo cấp thị + Phụ trách cơng tác cải cách hành chính, cơng tác ISO quản lsi hành chi nhánh, công tác tiếp khách + Điều hành chung, phân công, kiểm tra thực chức năng, nhiệm vụ cán bộ, cơng chức văn phòng Chức năng, nhiệm vụ cán nhân viên: + Thực công tác văn thư-lưu trữ, quản lí sử dụng dấu, tiếp nhận, xử lí thơng tin, thu thập, chỉnh lí, phân loại hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ + Thực công tác thi đua, khen thưởng kỉ luật quan 20 + Thực quy định Nhà nước NHCT Việt Nam có liên quan đến sách cán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… + Thực quản lý lao động, tuyển dụng lao động, điều động, xếp cán phù hợp với lực, trình độ yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh theo thẩm quyền chi nhánh + Xây dựng kế hoạch, dự trừ kinh phí mua sắm vật tư, văn phòng phẩm, thực cơng tác lễ tân, bảo đảm điều kiện, phương tiện phục vụ công tác lãnh đạo 21 PHẦN QUẢN LÍ, ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG VIETINBANK 3.1 Giao việc Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên Người lãnh đạo giao việc cho thuộc cấp người tận dụng lực nhân viên, biết họ mạnh điểm để dùng vào việc cần thiết Trong văn phòng Ngân hàng Vietinbank Tây Hà Nội việc nhà lãnh đạo ( trưởng phòng) giao việc cho cán bộ, nhân viên dựa theo khả năng, trình độ, lực, thái độ làm việc người Vì tổ chức, giỏi tất việc Sau cơng việc đưa giao, nhân viên hồn thành cần có báo cáo trình trưởng phòng Tuy nhiên, trưởng phòng khơng giao hết hồn tồn cơng việc cho nhân viên Kiểm tra, đánh giá, đưa kết quả, phương án cuối nhà lãnh đạo ngườ đưa ra, chọn lựa, phê duyệt kí 3.2 Ủy quyền Tại ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội có diễn hoạt động ủy quyền Hoạt động ủy quyền diễn thường xuyên Nhà lãnh đạo có quyền ủy quyền cho người khác thực công việc phạm vi quyền hạn vào thời điểm Khi trưởng phòng vắng, vào quy định công ty công tác ủy quyền cho cấp dưới, người ủy quyền phải hoàn thành công việc phải chịu trách nhiệm Một số công việc ủy quyền là: - Lên kế hoạch chương trình cho họp nội cơng ty - Tổng hợp số liệu, nguồn ngân sách, vốn từ phòng ban kinh doanh, lập báo cáo trình trưởng phòng 3.3 Động viên, khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên Tại văn phòng thuộc ngân hàng nơi em thực tập người ta sử dụng biện pháp động viên thông qua yếu tố vật chất tinh thần 22 3.3.1 Yếu tố tinh thần Sử dụng lời khen cho nhân viên: Ở cương vị nhà lãnh đạo, kế hoạch, dự án cần hoạch định, đôi lúc cần dừng lại khen ngợi nhân viên tài Ln mở rộng cửa phòng làm việc: Bằng cách này, dễ dàng quan sát tình hình làm việc nhân viên Ghi nhớ chi tiết nhỏ tính cách, đặc điểm cá nhân để mở đầu câu chuyện xây dựng hình ảnh lãnh đạo tốt đẹp khiến nhân viên thật cảm kích Nói lời cám ơn: Đơi lúc, lời nói tưởng chừng đơn giản sách lược chinh phục lòng người hiệu Tổ chức hoạt động nhằm gắn kết người lao động: Trưởng phòng người đứng tổ chức số cấc hoạt động tập thể giai lao để gắn kết người với nhau: buổi liên hoan nhỏ, chơi trò chơi, giao lưu, trò chuyện 3.3.2 Yếu tố vật chất Với cán bộ, nhân viên có thành tích tốt, hồn thành xuất sắc công việc, đạt tiêu chất lượng thưởng hàng tháng 23 PHẦN KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG VIETINBANK 4.1 Nội dung hoạt động kiểm tra Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam- chi nhánh Tây Hà Nội tổ chức buổi kiểm tra văn phòng thường xuyên Các nội dung kiểm tra: - Giờ làm việc: hành Sáng 8h-12h, chiều 13h-17h Khơng có muộn k sớm trước làm việc - Thực quy định chung: thực đầy đủ, chấp hành nội quy, quy định phòng ban, cơng ty đề - Tiến độ công việc: Mọi công việc giao phai hoàn thành trước thời hạn ( chậm trễ phải có lí đáng phải có xác nhận ban lãnh đạo gia hạn hồn thành cơng việc) Nếu khơng có lí đáng, người thực cơng việc bị hạ bậc điểm đánh giá trừ lương - Kiểm tra thái độ làm việc phục vụ khách hàng: thái độ có tốt khơng? Có hướng dẫn, giúp đỡ khách hàng tận tình khơng? Có khiến khách hàng phàn nàn cách làm việc ứng xử hay không? 4.2 Phương pháp kiểm tra: Sử dụng phương pháp kiểm tra Thanh tra: Xem xét, nghiên cứu đánh giá tình hình: Cấp tra định kì đơn vị hàng tuần, tháng, quý Kiểm tra biểu mẫu: Thiết kế biểu mẫu điều tra đảm bảo số liệu hay cơng việc, việc thiết kế biểu mẫu phải kĩ cẩn thận để đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đối tượng kiểm tra Kiểm tra qua bảng tường trình, báo cáo: 24 Kết thúc tuần, tháng, quý, năm có bảng báo cáo chi tiết tổng hợp nộp trình lên ban lãnh đạo Kiểm tra tiến trình: Là phương pháp kiểm tra thơng qua tiến trình làm việc, hồn thành cơng việc cán bộ, nhân viên theo mức độ, thời gian, suất làm việc 25 KẾT LUẬN Hơn 10 năm thành lập, lên phát triển, VietinBank Tây Hà Nội trải qua bao khó khăn, thăng trầm để có thành cơng ngày hôm hay Ngân hàng nhận hỗ trợ giúp đỡ toàn diện Ban lãnh đạo Ngân hàng TMCP Cơng thương Việt Nam, phòng, ban trụ sở chính, đạo liệt, sát Ban lãnh đạo Chi nhánh với dồng sức đong long, đoàn kết tập thể cán bộ, nhân viên chi nhánh Để cạnh tranh với tổ chức tín dụng địa bàn, chi nhánh lấy khách hàng trọng tâm, hướng đến khách hàng, trì khách hàng cũ phát triển khách hàng mới, hướng đến chuyên nghiệp công việc, cung cấp sản phẩm đa dạng cho khách hàng 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, Điều lệ tổ chức hoạt động ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam,2014 [2] www.vietinbank.vn, Sản phẩm kinh doanh ngân hàng VietinBank,2010 [3] 123.doc.org, Báo cáo thực tập ngân hàng TMCP VietinBank [4] Vinabiz.org, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam-chi nhánh Tây Hà Nội,2018 27 ... từ thày để báo cáo thực tập hoàn thiện PHẦN KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP (NGÂN HÀNG VIETINBANK - CHI NHÁNH TÂY HÀ NỘI) 1.1 Lịch sử hình thành phát triển ngân hàng VietinBank Ngân hàng TMCP. .. hàng TMCP Công thương Việt Nam, Điều lệ tổ chức hoạt động ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, 2014 [2] www.vietinbank.vn, Sản phẩm kinh doanh ngân hàng VietinBank,2010 [3] 123.doc.org, Báo cáo thực. .. thành cảm ơn tới Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – chi nhánh Tây Hà Nội, Trưởng phòng Tổ chức hành chính, Th.S Hà Thị Kim Dunggiảng viên hướng dẫn Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tạo điều kiện,