5. Kết cấu của đề tài
3.2.2. Nhóm các giải pháp về kế toán tiền mặt
3.2.2.1. Cần ghi chép đầy đủ thông tin trên chứng từ, hoàn thiện hệ thống chứng từ trên phần mềm kế toán.
Để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán, kế toán cần phải sử dụng đúng mẫu chứng từ theo quy định mà công ty đang áp dụng, bên cạnh đó cần phải ghi đầy đủ các thông tin trên Phiếu thu, Phiếu chi, bổ sung các thông tin còn thiếu.
Ví dụ: Trong ví dụ 2.1, kế toán cần lập Phiếu thu và bổ sung đầy đủ các thông tin như: mẫu chứng từ ban hành theo: QĐ15/2006, tên đơn vị: công ty cổ
phần thương mại Ngọc Tuấn 68, địa chỉ: Khu 3, Phường Vân Phú - TP Việt Trì - Tỉnh Phú Thọ, số phiếu thu: 35, định khoản Nợ: TK 1111, Có: TK 141
Ngoài ra, để đảm bảo tính chính xác và thống nhất của hệ thống chứng từ trong công ty, công ty cần xây dựng, thiết kế lại phần mềm kế toán đang sử dụng. Cụ thể, các chứng từ Phiếu thu, Phiếu chi khi hạch toán trên phần mềm in ra phải đúng mẫu chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Hiện tại phần mềm kế toán in Phiếu thu, Phiếu chi theo QĐ số 48.
3.2.2.2. Mở tài khoản chi tiết cho từng nhân viên tạm ứng.
Căn cứ vào bảng kê danh sách thu tiền tạm ứng chị Trương Thị Thanh Hà số tiền 500.000 đồng, kế toán định khoản:
Nợi TK 1111: 500.000
Có TK 1418: 500.000
Đối với những người còn lại: Ông Lâm, Bà Hợi, Trần Thế Kinh, Trần Văn Chiến, Đoàn Thị Kim Thoa, Hà Xuân Huy, Hà Thị Thủy, Nguyễn Xuân Trường kế toán tiến hành theo dõi tương tự.
Đơn vị: Công ty cổ phần TM Ngọc Tuấn 68 Địa chỉ: Khu 3, Phường Vân Phú - TP Việt Trì - Tỉnh Phú Thọ
Mẫu số 01-TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 26/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Ngày 18 tháng 03 năm 2015 Quyển số: Số: PT35 Nợ TK1111: 500.000 Có TK 1418: 500.000
Họ tên người nộp tiền: Trương Thị Thanh Hà Địa chỉ: Khu 7, Xã Hà Lộc, TX, Phú Thọ
Lý do nộp: Thu hoàn tiền tạm ứng lương – kèm theo bảng kê Số tiền: 500.000 (viết bằng chữ): Năm trăm ngàn đồng chẵn./. Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 18 tháng 03 năm 2015
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Tám triệu đồng chẵn./.
- Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ……….. ………...
- Số tiền quy đổi: ………..……….
( Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán )
Việc công ty mở sổ chi tiết và tài khoản chi tiết cho từng nhân viên tạm ứng nên mọi thời điểm dễ dàng kiểm tra và kiểm soát khoản tạm ứng, tránh trường hợp tạm ứng quá lâu và quá nhiều.
3.2.2.3. Xác định và quản lý lưu lượng tiền mặt
Lập báo cáo tình hình thu chi trong ngày
Về kế toán tiền mặt tại công ty, công ty chưa có một định mức tiền mặt tại quỹ cụ thể cũng như chưa có một kế hoạch thanh toán tiền công nợ nhất định. Tránh trường hợp đến hạn thanh toán một số khoản phải trả cho người cung cấp mà công ty chưa đáp ứng được ngay. Vì vậy hàng ngày, vào cuối mỗi ngày thủ quỹ cần tiến hành lập báo cáo tình hình thu chi trong ngày và đối chiếu số dư
Bảng 3.1. Báo cáo tình hình thu chi trong ngày Ngày 18/03/2015 SH chứng từ Diễn giải Số tiền Tồn quỹ Thu Chi
Số dư đầu ngày 200.675.476
PT 35 Thu hoàn tiền tạm ứng lương 8.000.000
PC 111 Chi công bốc hàng 250.000
PC 112 Chi tiền chuyển phát nhanh 158.751
PC 113 Chi công tác phí 100.000
PC 114 Chi công bốc hàng 2.490.000
UNC265 Rút séc nhập quỹ tiền mặt 1.500.000.000
Tổng cộng 1.508.000.000 2.998.751
Số dư cuối ngày 1.304.325.773
( Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán )
Bên cạnh đó, công ty cần xây dựng một định mức tiền mặt tại quỹ để duy trì khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp.
Lượng tiền mặt dự trữ tối ưu của doanh nghiệp phải thỏa mãn được 3 nhu cầu chính: Chi trả các khoản phải trả phục vụ kinh doanh, dự phòng cho các khoản chi ngoài kế hoạch, dự phòng cho các cơ hội phát sinh ngoài dự kiến khi thị trường có sự thay đổi đột ngột.
Sau khi xác định được lưu lượng tiền mặt dự trữ thường xuyên, doanh nghiệp nên áp dụng các chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng như thất thoát tiền mặt:
- Trường hợp thiếu tiền mặt: Cần đẩy nhanh tốc độ thu hồi tiền (bằng một số phương pháp: Áp dụng chính sách chiết khấu đối với các khoản nợ thanh toán trước hay đúng hạn; Sử dụng hệ thống thanh toán qua ngân hàng, chuyển tiền thích hợp nhằm nhanh chóng thu hồi và đưa tiền vào đầu tư); giảm số lượng hàng tồn kho; thanh lý, nhượng bán các tài sản thừa không sử dụng.
- Trường hợp thừa tiền mặt trong ngắn hạn: Sử dụng hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn với điều khoản rút gốc linh hoạt; đầu tư vào những sản phẩm tài chính có tính thanh khoản cao (trái phiếu chính phủ).
- Trường hợp thừa tiền mặt trong dài hạn: Đầu tư đổi mới dây truyền công nghệ, thanh toán các khoản vay dài hạn, trả nợ vay từ các ngân hàng thương mại.
- Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng nhu cầu không thể chi trả qua ngân hàng. Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro, gian lận.
- Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ.
Xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt. +) Lập bảng dự báo thu tiền mặt hàng tháng
Căn cứ vào các điều kiện thanh toán ghi trong hợp đồng mua bán, hợp đồng kinh tế, hợp đồng xây dựng... có thể lập bảng dự báo thu tiền mặt như bảng dưới đây.
Bảng 3.2. Bảng dự báo thu tiền mặt hàng tháng
Khoản mục Tháng
1. Tổng doanh thu hàng bán 2. Thu tiền hàng bán trong tháng 3. Thu sau 1 tháng
4.Thu sau 2 tháng 5.Tổng thu trong tháng 6.Thu tiền mặt
7.Tổng thu tiền mặt
+) Lập dự báo chi tiền mặt
Dựa trên dự báo về doanh thu, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch mua hàng... Căn cứ vào đó có thể lập kế hoạch chi trả tiền mặt như sau:
Khoản mục Tháng 1. Doanh thu hàng bán 2. Mua hàng 3. Trả tiền mua hàng 4. Trả lương và thưởng 5.Các chi phí khác 6.Thuế
7.Đầu tư vào TSCĐ 8.Chia lợi tức cổ phần 9.Tổng chi tiền mặt
+) Hoạch định ngân sách tiền mặt
Xây dựng ngân sách tiền mặt 6 tháng hoặc cả năm. Doanh nghiệp cần ấn định mức tồn quỹ tiền mặt mục tiêu trong tháng để đưa vào ngân sách theo như bảng dưới đây:
Bảng 3.4. Bảng ngân sách tiền mặt
1. Tổng thu tiền mặt
2.Tổng chi tiền mặt
3.Chênh lệch thu chi
4.Tồn quỹ tiền mặt đầu tháng khi chưa được tài trợ 5.Tồn quỹ tiền mặt mục tiêu
6.Số dư tiền mặt (hay thiếu hụt) cuối tháng so với mục tiêu
Với việc tính toán và xây dựng bảng hoạch định ngân sách như trên sẽ giúp doanh nghiệp ước lượng được định mức của mình. Việc xác định cụ thể lượng tiền mặt tại quỹ nhằm duy trì sự thông suốt các hoạt động kinh doanh và khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu đến mức tối đa những thất thoát cũng như rủi ro không cần thiết trong quá trình hoạt động.
3.2.3. Nhóm các giải pháp về kế toán tiền gửi ngân hàng
3.2.3.1. Mở thêm tài khoản giao dịch ở một số ngân hàng
Hiện nay, lưu lượng tiền luân chuyển qua ngân hàng lớn, số lượng ngân hàng tương đối nhiều, do đó việc hạch toán đòi hỏi kế toán phải theo dõi chi tiết, sát sao. Công ty nên mở thêm tài khoản giao dịch ở một số ngân hàng (Ví dụ:
Ngân hàng Công thương Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam... Như vậy, công ty sẽ giảm bớt được một khoản chi phí.
3.2.3.2. Hoàn thiện hạch toán tiền gửi ngân hàng
Kế toán thanh toán phải hạch toán kịp thời việc thu, chi tiền gửi để nắm bắt được lượng tiền gửi ngân hàng, tiền vay phải trả để công ty có phương án vay vốn, trả vốn kịp thời, tránh tình trạng lượng tiền gửi còn nhưng đơn vị phải đi vay. Như vậy sẽ góp phần tăng nhanh vòng quay của vốn, giảm thiểu lãi vay phải trả ngân hàng, góp phần tăng lợi nhuận cho công ty. Kế toán thanh toán và kế toán công nợ có thể tự trao đổi kinh nghiệm, tìm hiểu và học hỏi thêm để khi kế toán thanh toán đi vắng, nghỉ ốm kế toán công nợ sẽ đảm nhiệm thay và ngược lại.
Để tìm chứng từ được dễ dàng, tránh tình trạng thất lạc chứng từ và để giải trình được với cơ quan thuế khi họ kiểm tra kế toán nên:
- Với những hóa đơn trên 20.000.000 đ chuyển khoản thanh toán, kế toán nên photo chứng từ ngân hàng kẹp cùng hóa đơn trên 20.000.000 đ đó. Chứng từ ngân hàng gốc của những hóa đơn này thì kẹp cùng sổ phụ 112.
- Giấy nộp tiền NSNN & UNC (nộp tiền thuế) nên tách riêng kẹp cùng hồ sơ khai thuế. Vì sau này khi quyết toán thuế, kế toán phải lập bảng kê tình hình nộp tiền vào NSNN của công ty dựa trên chứng từ nộp thuế. Chính vì thế việc phân loại ngay từ đầu, sẽ tiện cho việc quyết toán thuế hơn.
- Các giấy nhận Nợ (nếu công ty vay ngân hàng) thì phải lưu trữ cẩn thận, sắp xếp theo số GNN thứ tự – theo ngày phát sinh rồi đóng thành quyển…
3.2.4. Nhóm các giải pháp khác
3.2.4.1. Trả lương qua tài khoản ngân hàng
Cùng với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, việc hạn chế sử dụng tiền mặt, phát triển các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt nhằm đáp ứng tốt các yêu cầu của nền kinh tế, cũng như phù hợp với thông lệ và chuẩn mực quốc tế trong hoạt động ngân hàng là mục tiêu quan trọng mà hệ thống Ngân hàng Việt
khoản sẽ giúp giảm đáng kể khối lượng công việc của bộ phận tài vụ - tiền lương, hơn nữa người lao động cũng cảm thấy thoải mới hơn rất nhiều so với nhận lương bằng tiền mặt, bên cạnh đó, bản thân Ngân hàng Nhà nước cũng giảm được chi phí in đúc tiền.
Đối với người lao động: Việc trả lương qua tài khoản về cơ bản giải quyết được những khó khăn về thời gian, người lao động có thể rút tiền ở mọi nơi ngay cả khi đi công tác và cũng không phải chịu rủi ro do thiếu tiền hoặc phải tiền kém chất lượng trong quá trình lưu thông vì khi nạp tiền vào máy, các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán chỉ nạp tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông.
Về phía doanh nghiệp: Người sử dụng lao động cũng thấy được mặt tiện ích vô cùng lớn của dịch vụ trả lương qua tài khoản. Thay vì việc trả lương cho bảo vệ vận chuyển tiền từ ngân hàng về cơ quan, sau đó cán bộ phòng tài vụ cật lực kiểm đếm, lập danh sách, chi trả tiền cho cả trăm, nghìn người lao động thì khi công ty áp dụng hình thức trả lương qua tài khoản công việc trên sẽ giảm đến 60%, qua đó gia tăng hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực cho chính doanh nghiệp.
3.2.4.2. Hoàn thiện về mặt nhân lực
Theo đặc điểm cơ cấu bộ máy quản lý của công ty thì phòng tài chính kế toán của công ty không chỉ đảm nhiệm việc ghi chép, tính toán, xử lý,… các công việc kế toán, mà còn nhiệm vụ tư vấn, dự báo cho ban giám đốc về công tác tài chính.
Vì vậy, cần nâng cao trình độ của nhân viên kế toán trong cả công tác tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo… cần phải đào tạo cho nhân viên kế toán không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn trong công tác kế toán hàng ngày mà còn phải có khả năng dự báo được tình hình kinh tế, nhu cầu thị trường, lãi suất, giá cả…
Việc đào tạo cho các kế toán viên có thể tham gia vào các khóa học ngắn hạn hoặc dài hạn liên quan đến lĩnh vực kế toán, tài chính và dự báo của các chuyên gia kinh tế trong và ngoài nước giảng dạy.
trị công nợ. Những nhân viên này được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ.
3.2.4.3. Trích lập các khoản dự phòng
Để vốn của công ty luôn được bảo toàn và phát triển trong trường hợp có biến động về giá cả hoặc rủi ro thì công ty nên trích lập các quỹ dự phòng với mức ổn định.
+ Tăng mức trích khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi vào chi phí kinh doanh đối với các khoản nợ phải thu có khả năng không thu được.
+ Khi lập dự phòng phải thu khó đòi kế toán phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của khách hàng nợ trong đó ghi rõ số tiền phải thu khó đòi. Kế toán phải có đầy đủ các chứng từ gốc liên quan đến khoản nợ và người nợ như: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, giấy cam kết trả nợ để có căn cứ để lập dự phòng phải thu khó đòi.
+ Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là “nợ phải thu khó đòi”, kế toán tính toán số dự phòng phải thu khó đòi và tính số phải trích lập dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
+ Nếu số dự phòng phải lập năm nay bằng số năm trước đã lập thì không phải lập thêm nữa.
+ Nếu số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số năm trước đã lập thì lập bổ xung thêm số chênh lệch:
Nợ TK 642: (Số chênh lệch)
Có TK 139: (Số chênh lệch)
+ Nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số năm trước đã lập thì sẽ hoàn nhập số chênh lệch:
Nợ TK 139:
+ Các khoản nợ phải thu khó đòi xác định thực sự là không đòi được thì được phép xoá nợ:
Nợ TK 139: Số đã trích lập dự phòng Nợ TK 642: Nếu chưa trích lập dự phòng
Có TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 138: Phải thu khác
Đồng thời ghi đơn vào bên nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý
3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp
3.3.1.Đối với cơ quan thuế
Cơ quan thuế cần quan tâm hơn nữa trong việc hướng dẫn các chế độ, chuẩn mực kế toán đến các công ty doanh nghiệp. Giúp các doanh nghiệp áp dụng đúng chế độ, chuẩn mực kế toán.
Thường xuyên mở các lớp tập huấn cho nhân viên kế toán tại các công ty doanh nghiệp để cập nhật những quy định, thông tư mới nhất về chế độ kế toán tài chính áp dụng vào công ty sao cho có hiệu quả và đúng quy định nhất.
3.3.2.Đối với cơ quan nhà nước khác
Ủy ban nhân dân các cấp cần tạo điều kiện để các công ty mở rộng quy mô sản xuất, tạo thêm nhiều việc làm giải quyết vấn đề lao động, đặc biệt trên địa bàn nông thôn, miền núi.
Khuyến khích các tổ chức cá nhân thành lập các công ty, doanh nghiệp ở địa bàn trung du miền núi bằng cách cho vay vốn với lãi suất và thời hạn ưu đãi, tạo điều kiện về mặt bằng, thủ tục đăng ký kinh doanh.
3.3.3.Đối với công ty
Bên cạnh các chính sách của Nhà nước, công ty cần xem xét, bổ sung và hoàn thiện các giải pháp phát triển công ty và tổ chức triển khai thực hiện, nhằm mục đích nâng cao chất lượng, hiệu quả của tổ chức. Đặc biệt là về hoàn thiện
