5. Kết cấu của đề tài
3.2.2.2. Mở tài khoản chi tiết cho từng nhân viên tạm ứng
Căn cứ vào bảng kê danh sách thu tiền tạm ứng chị Trương Thị Thanh Hà số tiền 500.000 đồng, kế toán định khoản:
Nợi TK 1111: 500.000
Có TK 1418: 500.000
Đối với những người còn lại: Ông Lâm, Bà Hợi, Trần Thế Kinh, Trần Văn Chiến, Đoàn Thị Kim Thoa, Hà Xuân Huy, Hà Thị Thủy, Nguyễn Xuân Trường kế toán tiến hành theo dõi tương tự.
Đơn vị: Công ty cổ phần TM Ngọc Tuấn 68 Địa chỉ: Khu 3, Phường Vân Phú - TP Việt Trì - Tỉnh Phú Thọ
Mẫu số 01-TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 26/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Ngày 18 tháng 03 năm 2015 Quyển số: Số: PT35 Nợ TK1111: 500.000 Có TK 1418: 500.000
Họ tên người nộp tiền: Trương Thị Thanh Hà Địa chỉ: Khu 7, Xã Hà Lộc, TX, Phú Thọ
Lý do nộp: Thu hoàn tiền tạm ứng lương – kèm theo bảng kê Số tiền: 500.000 (viết bằng chữ): Năm trăm ngàn đồng chẵn./. Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 18 tháng 03 năm 2015
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Tám triệu đồng chẵn./.
- Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ……….. ………...
- Số tiền quy đổi: ………..……….
( Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán )
Việc công ty mở sổ chi tiết và tài khoản chi tiết cho từng nhân viên tạm ứng nên mọi thời điểm dễ dàng kiểm tra và kiểm soát khoản tạm ứng, tránh trường hợp tạm ứng quá lâu và quá nhiều.
3.2.2.3. Xác định và quản lý lưu lượng tiền mặt
Lập báo cáo tình hình thu chi trong ngày
Về kế toán tiền mặt tại công ty, công ty chưa có một định mức tiền mặt tại quỹ cụ thể cũng như chưa có một kế hoạch thanh toán tiền công nợ nhất định. Tránh trường hợp đến hạn thanh toán một số khoản phải trả cho người cung cấp mà công ty chưa đáp ứng được ngay. Vì vậy hàng ngày, vào cuối mỗi ngày thủ quỹ cần tiến hành lập báo cáo tình hình thu chi trong ngày và đối chiếu số dư
Bảng 3.1. Báo cáo tình hình thu chi trong ngày Ngày 18/03/2015 SH chứng từ Diễn giải Số tiền Tồn quỹ Thu Chi
Số dư đầu ngày 200.675.476
PT 35 Thu hoàn tiền tạm ứng lương 8.000.000
PC 111 Chi công bốc hàng 250.000
PC 112 Chi tiền chuyển phát nhanh 158.751
PC 113 Chi công tác phí 100.000
PC 114 Chi công bốc hàng 2.490.000
UNC265 Rút séc nhập quỹ tiền mặt 1.500.000.000
Tổng cộng 1.508.000.000 2.998.751
Số dư cuối ngày 1.304.325.773
( Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán )
Bên cạnh đó, công ty cần xây dựng một định mức tiền mặt tại quỹ để duy trì khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp.
Lượng tiền mặt dự trữ tối ưu của doanh nghiệp phải thỏa mãn được 3 nhu cầu chính: Chi trả các khoản phải trả phục vụ kinh doanh, dự phòng cho các khoản chi ngoài kế hoạch, dự phòng cho các cơ hội phát sinh ngoài dự kiến khi thị trường có sự thay đổi đột ngột.
Sau khi xác định được lưu lượng tiền mặt dự trữ thường xuyên, doanh nghiệp nên áp dụng các chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng như thất thoát tiền mặt:
- Trường hợp thiếu tiền mặt: Cần đẩy nhanh tốc độ thu hồi tiền (bằng một số phương pháp: Áp dụng chính sách chiết khấu đối với các khoản nợ thanh toán trước hay đúng hạn; Sử dụng hệ thống thanh toán qua ngân hàng, chuyển tiền thích hợp nhằm nhanh chóng thu hồi và đưa tiền vào đầu tư); giảm số lượng hàng tồn kho; thanh lý, nhượng bán các tài sản thừa không sử dụng.
- Trường hợp thừa tiền mặt trong ngắn hạn: Sử dụng hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn với điều khoản rút gốc linh hoạt; đầu tư vào những sản phẩm tài chính có tính thanh khoản cao (trái phiếu chính phủ).
- Trường hợp thừa tiền mặt trong dài hạn: Đầu tư đổi mới dây truyền công nghệ, thanh toán các khoản vay dài hạn, trả nợ vay từ các ngân hàng thương mại.
- Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng nhu cầu không thể chi trả qua ngân hàng. Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro, gian lận.
- Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ.
Xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt. +) Lập bảng dự báo thu tiền mặt hàng tháng
Căn cứ vào các điều kiện thanh toán ghi trong hợp đồng mua bán, hợp đồng kinh tế, hợp đồng xây dựng... có thể lập bảng dự báo thu tiền mặt như bảng dưới đây.
Bảng 3.2. Bảng dự báo thu tiền mặt hàng tháng
Khoản mục Tháng
1. Tổng doanh thu hàng bán 2. Thu tiền hàng bán trong tháng 3. Thu sau 1 tháng
4.Thu sau 2 tháng 5.Tổng thu trong tháng 6.Thu tiền mặt
7.Tổng thu tiền mặt
+) Lập dự báo chi tiền mặt
Dựa trên dự báo về doanh thu, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch mua hàng... Căn cứ vào đó có thể lập kế hoạch chi trả tiền mặt như sau:
Khoản mục Tháng 1. Doanh thu hàng bán 2. Mua hàng 3. Trả tiền mua hàng 4. Trả lương và thưởng 5.Các chi phí khác 6.Thuế
7.Đầu tư vào TSCĐ 8.Chia lợi tức cổ phần 9.Tổng chi tiền mặt
+) Hoạch định ngân sách tiền mặt
Xây dựng ngân sách tiền mặt 6 tháng hoặc cả năm. Doanh nghiệp cần ấn định mức tồn quỹ tiền mặt mục tiêu trong tháng để đưa vào ngân sách theo như bảng dưới đây:
Bảng 3.4. Bảng ngân sách tiền mặt
1. Tổng thu tiền mặt 2.Tổng chi tiền mặt 3.Chênh lệch thu chi
4.Tồn quỹ tiền mặt đầu tháng khi chưa được tài trợ 5.Tồn quỹ tiền mặt mục tiêu
6.Số dư tiền mặt (hay thiếu hụt) cuối tháng so với mục tiêu
Với việc tính toán và xây dựng bảng hoạch định ngân sách như trên sẽ giúp doanh nghiệp ước lượng được định mức của mình. Việc xác định cụ thể lượng tiền mặt tại quỹ nhằm duy trì sự thông suốt các hoạt động kinh doanh và khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu đến mức tối đa những thất thoát cũng như rủi ro không cần thiết trong quá trình hoạt động.