2.1 .2Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty
2.2. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty
2.2.2. Kế toán tiền mặt tại công ty
2.2.2.1. Thủ tục thu, chi tiền mặt a) Thủ tục thu tiền mặt
Thủ tục thu tiền mặt tại công ty được mô hình hóa qua sơ đồ sau: Người nộp Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ
Sơ đồ 2.3.Mô hình hóa hoạt động thu tiền mặt tai công ty
Ký Phiếu thu và nộp tiền Ký Phiếu thu và nộp tiền Nhận lại Phiếu thu Nhận lại Phiếu thu Nhận Phiếu thu và thu tiền
Nhận Phiếu thu và thu tiền
Ghi sổ quỹ Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán tiền mặt Ghi sổ kế toán tiền mặt
Bước 1: Nhân viên sau khi bán hàng thu được tiền mặt, thu tiền nợ của khách hàng,... sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán thanh toán.
Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận được đề nghị nộp tiền từ nhân viên sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền mặt, sau đó chuyển cho kế toán trưởng.
Bước 3: Kế toán trưởng sau khi nhận được phiếu thu sẽ tiến hành duyệt thu và ký, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán.
Bước 4: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu thu sau đó chuyển cho người nộp. Bước 5: Người nộp ký vào phiếu thu và nộp tiền.
Bước 6: Thủ quỹ nhận lại phiếu thu và thu tiền của người nộp. Bước 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ.
Bước 8: Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt.
Tất cả phiếu thu sẽ được tập hợp lại, cuối ngày hoặc định kỳ trình lên giám đốc ký.
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại cuống sổ.
- Liên 2: Giao cho người nộp tiền. - Liên 3: Làm căn cứ để ghi sổ.
b) Thủ tục chi tiền mặt
Người đề nghị chi Kế toán thanh toán
Kế toán trưởng
Giám đốc Thủ quỹ
Sơ đồ 2.4. Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt tai công ty
Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, vật tư, TSCĐ hoặc thanh toán tiền công tác phí cho nhân viên,... Người có nhu cầu sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán.
Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận được giấy đề nghị tạm ứng sẽ tiến hành lập phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng.
Bước 3: Sau khi nhận được phiếu chi kế toán trưởng ký duyệt chi.
+ TH1: Nếu kế toán trưởng đồng ý duyệt chi, chứng từ sẽ được chyển cho Giám đốc và chuyển sang Bước 4.
Lập Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng Lập Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng Lập Phiếu chi Lập Phiếu
chi duyệt chiKý và Ký và duyệt chi Ký Phiếu chi Ký Phiếu chi Nhận Phiếu chi Nhận Phiếu chi Xuất tiền Xuất tiền Nhận tiền và ký Phiếu chi Nhận tiền và ký Phiếu chi Ghi sổ quỹ Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán tiền mặt Ghi sổ kế toán tiền mặt Nhận phiếu chi Nhận phiếu chi
Bước 4: Sau khi nhận được Phiếu chi từ kế toán trưởng, Giám đốc sẽ ký Phiếu chi và chuyển lại cho kế toán thanh toán.
Bước 5: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi và chuyển phiếu chi lại cho thủ quỹ.
Bước 6: Thủ quỹ nhận phiếu chi.
Bước 7: Thủ quỹ xuất tiền, sau đó chuyển cho người đề nghị chi.
Bước 8: Người đề nghị nhận tiền và ký vào phiếu chi, sau đó chuyển phiếu chi lại cho thủ quỹ.
Bước 9: Thủ quỹ nhận lại phiếu chi và tiến hành ghi sổ quỹ, sau đó chuyển phiếu chi lại cho kế toán thanh toán.
Bước 10: Kế toán thanh toán nhận phiếu chi và tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt.
2.2.2.2. Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng
* Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt của công ty bao gồm:
- Phiếu thu Mẫu số C01-TT
- Phiếu chi Mẫu số C02-TT
- Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03 – TT - Giấy thanh toán tiền tạm ứng Mẫu số 04 – TT - Giấy đề nghị thanh toán Mẫu số 05 – TT - Các chứng từ liên quan khác
Các chứng từ sau khi được kiểm tra hợp lệ được nhập liệu vào phần mềm và in ra các sổ kế toán gồm:
- Sổ quỹ tiền mặt Mẫu số: S05a – DN
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Mẫu số: S05b – DN - Sổ Nhật ký thu tiền Mẫu số S03a1 – DN - Sổ Nhật ký chi tiền Mẫu số S03a2 – DN
- Sổ nhật ký chung Mẫu số S03a – DN
2.2.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng
- Để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt của công ty, kế toán sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt”, tài khoản tiền mặt được mở chi tiết đến tài khoản cấp 2 (TK 1111 – Tiền Việt Nam; TK 1112 – Ngoại tệ; TK 1113 – Vàng bạc, đá quý, kim khí quý).
- Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 112, TK 131, TK 156…
2.2.2.4. Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt
- Hạch toán kế toán tại công ty sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng Việt Nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.
- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời kế toán theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý được phản ánh và theo dõi số lượng trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ. Giá nhập vào trong kỳ được tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể được tính theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ ( Tại công ty hiện không có loại tiền mặt này)
- Mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tượng, chất lượng ... Cuối kỳ hạch toán kế toán điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác.
2.2.2.5. Phương pháp hạch toán
Qua thực tế tìm hiểu tại công ty cổ phần TM Ngọc Tuấn 68 trong khoảng thời gian từ ngày 22 tháng 06 năm 2015 đến 22 tháng 07 năm 2015 công ty không phát sinh các nghiệp vụ tiền mặt liên quan đến ngoại tệ. Sau đây là trình tự một số nghiệp vụ cơ bản liên quan tới kế toán tiền mặt là tiền Việt nam phát sinh trong tháng 03 năm 2015.
Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền mặt, kế toán thanh toán căn cứ các chứng từ liên quan lập phiếu thu tiền mặt và đính kèm chứng từ gốc theo quy trình nêu ở phần trên.
Các nghiệp vụ thu tiền mặt của công ty gồm: - Thu hoàn tiền tạm ứng lương;
- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt...
Ví dụ 2.1: Ngày 18/03/2015, Công ty cổ phần TM Ngọc Tuấn 68 thu hoàn tiền tạm ứng lương – kèm theo bảng kê của cán bộ công nhân viên trong công ty (PT35), số tiền: 8.000.000đ.
Đến tháng lương, kế toán căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng( của bà Hà, ông Lâm, bà Hợi, ông Kinh, ông Chiến, bà Thoa, ông Huy, bà Thủy, ông Trường), Phiếu chi tiền tạm ứng đã chi (của bà Hà, ông Lâm, bà Hợi, ông Kinh, ông Chiến, bà Thoa, ông Huy, bà Thủy, ông Trường), tiến hành thu hoàn tiền tạm ứng lương, lập phiếu thu tiền mặt. Vì có nhiều người tạm ứng lương nên kế toán căn cứ vào Bảng kê danh sách thu tiền tạm ứng sẽ tiến hành viết phiếu thu chung cho toàn danh sách. Phiếu thu được lập thành 3 liên (một liên thủ quỹ giữ để ghi sổ, một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu ở nơi lập phiếu), sau đó chuyển cho kế toán trưởng để soát xét và giám đốc ký duyệt mới được chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
Bảng 2.1. (Trích) Phiếu thu ngày 18/03/2015 Đơn vị: Bộ phận: Mã đơn vị SDNS: Mẫu số 01-TT (Theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 26/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Ngày 18 tháng 03 năm 2015 Quyển số: Số: Nợ TK1111: 8.000.000 Có TK 141: 8.000.000
Họ tên người nộp tiền: CB CNV Cty tạm ứng lương Địa chỉ: Tại công ty
Lý do nộp: Thu hoàn tiền tạm ứng lương – kèm theo bảng kê Số tiền: 8.000.000 (viết bằng chữ): Tám triệu đồng chẵn./. Kèm theo: 01 chứng từ kế toán
Ngày 18 tháng 03 năm 2015
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Tám triệu đồng chẵn./.
- Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ……….. ………...
- Số tiền quy đổi: ………..……….
Bảng 2.2.(Trích) Bảng kê danh sách thu tiền tạm ứng
CÔNG TY CỔ PHẦN TM NGỌC TUẤN 68
DANH SÁCH THU TIỀN TẠM ỨNG
(Đợt trả lương tháng 03/2015)
Ngày 18 tháng 03 năm 2015 ĐVT: VNĐ
TT Họ và tên Địa chỉ Số tiền thu (theo đợt
trả lương 03/2015
Ký tên
1 Trương Thị Thanh Hà Kỹ thuật 500.000
2 Trần Thanh Lâm Đội 1 2.000.000
3 Nguyễn Thị Hợi Đội 1 1.000.000
4 Trần Thế Kinh Đội 1 1.000.000
5 Trần Văn Chiến Kế hoạch 1.000.000
6 Đoàn Thị Kim Thoa Kỹ thuật 1.000.000
7 Hà Xuân Huy Đội 1 500.000
8 Hà Thị Thuỷ Kỹ thuật 500.000
9 Dương Xuân Trường Đội 1 500.000
Cộng 8.000.000
( Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán )
Người lập phiếu
(Ký,họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký,họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Ví dụ 2.2: Ngày 03/03/2015, Rút séc về nhập quỹ tiền mặt, số tiền 90.000.000đ.
Khi thủ quỹ nhận thấy cần phải có một lượng tiền mặt trong quỹ để nhập hàng, thanh toán hoặc phục vụ các nhu cầu khác; kế toán trình yêu cầu lên giám đốc. Giám đốc xem xét nếu thấy hợp lý sẽ viết séc và duyệt cho kế toán đi lĩnh tiền mặt qua séc. Giám đốc viết séc xong sẽ ký, đóng dấu, kế toán trưởng ký. Kế toán mang séc này đến ngân hàng để rút tiền . Khi rút tiền về Kế toán căn cứ vào cuống séc và bảng kê tiền của ngân hàng sẽ tiến hành viết phiếu thu.
Bảng 2.3. (Trích) Phiếu thu ngày 03/03/2015
Đơn vị: Bộ phận:
Mã đơn vị SDNS:
Mẫu số 01-TT
(Theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 26/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Ngày 03 tháng 03 năm 2015 Quyển số: Số: Nợ TK1111: 90.000.000 Có TK 1121: 90.000.000
Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Thu Hà Địa chỉ: Phòng kế toán
Lý do nộp: Rút séc nhập quỹ tiền mặt.
Số tiền: 90.000.000 (viết bằng chữ): Chín mươi triệu đồng chẵn./. Kèm theo: 01 chứng từ kế toán
Ngày 03 tháng 03 năm 2015
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Chín mươi triệu đồng chẵn./.
- Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ……….. ………...
- Số tiền quy đổi: ………..……….
( Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán )
Căn cứ vào cuống séc lưu tại công ty, kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu vào phần mềm
Kế toán các nghiệp vụ chi tiền mặt
Đối với các nghiệp vụ chi tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ liên quan được duyệt kế toán tiến hành lập phiếu chi tiền mặt và đính kèm chứng từ gốc theo trình tự quy định. Các nghiệp vụ chi tiền mặt của công ty gồm:
- Chi tạm ứng chi phí nhập xuất hàng
- Xuất quỹ thanh toán các khoản phải trả: Chi lương. - Chi tiếp khách...
Ví dụ 2.3: Ngày 01/03/2015, chi tạm ứng chi phí nhập xuất hàng bằng tiền mặt cho ông Trần Văn Chiến – cán bộ phòng KHXNK, (PC05), số tiền: 5.000.000đ kèm theo 1 chứng từ gốc.
Khi phát sinh nhu cầu thanh toán tiền chi phí nhập xuất hàng, Ông Trần Văn Chiến sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng, sau đó chuyển cho kế toán quỹ (thanh
phiếu chi và chuyển cho kế toán trưởng. Sau khi nhận được phiếu chi kế toán trưởng ký duyệt chi và chứng từ được chuyển cho giám đốc. Giám đốc sẽ ký vào phiếu chi và chuyển lại cho kế toán quỹ. Kế toán quỹ nhận lại phiếu chi và chuyển phiếu chi lại cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận phiếu chi và tiến hành xuất tiền cho Ông Trần Văn Chiến.
Bảng 2.4. (Trích) Phiếu chi ngày 01/03/2015
Đơn vị: Bộ phận:
Mã đơn vị SDNS:
Mẫu số 02-TT
(Theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 26/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Ngày 01 tháng 03 năm 2015 Quyển số: Số: Nợ TK 141: 5.000.000 Có TK 1111: 5.000.000
Họ tên người nhận tiền: Trần Văn Chiến Địa chỉ: Phòng KHXNK
Lý do chi: Chi tạm ứng chi phí nhập xuất hàng -Ô.Chiến Số tiền: 5.000.000 (viết bằng chữ): Năm triệu đồng chẵn./. Kèm theo: 01 chứng từ kế toán
Ngày 01 tháng 03 năm 2015
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nhận Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Năm triệu đồng chẵn./.
- Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ……….. ………...
- Số tiền quy đổi: ………..……….
( Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán )
Ví dụ 2.4: Ngày 08/03/2015, công ty chi tiền tiếp khách – công ty cổ phần thương mại tổng hợp Phú Thọ theo hóa đơn GTGT số 0001797 ngày 08/03/2015 số tiền là 2.750.000đ (đã bao gồm VAT 10%).
Bảng 2.5. Hóa đơn GTGT số 0001797 ngày 08/03/2015
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TM/11P Liên 2: Giao người mua Số: 0001797
Ngày 08 tháng 03năm 2015
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP PT Mã số thuế: 2600249095
Địa chỉ: Đường Hùng Vương - Phường Tân Dân – TP Việt Trì - Tỉnh Phú Thọ Điện thoại: 02103712406
Số tài khoản:
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN TM NGỌC TUẤN 68 Mã số thuế: 2600746900
Địa chỉ: Khu 3, Phường Vân Phú – TP. Việt trì – Tỉnh Phú Thọ. Hình thức thanh toán: TM Số tài khoản: 42310000112217 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn
vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
01 Tiếp khách 2.500.000
Cộng tiền hàng: 2.500.000 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 250.000
Tổng cộng tiền thanh toán 2.750.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn/.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
( Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán )
Căn cứ vào hóa đơn GTGT 0001797 kế toán tiến hành lập phiếu chi trên phần mềm kế toán
Ví dụ 2.5: Ngày16/03/2015, Chi tiền mặt thanh toán lương cho CBCNV trong công ty, số tiền 62.800.000 đồng, kèm theo 1 chứng từ gốc.
Sau khi nhận được Bảng tổng hợp lương tháng 3/2015, ngày 16/03/2015 kế toán viên tiến hành hạch toán nghiệp vụ chi lương cho CBCNV tháng 3/2015
Nợ TK 334: 62.800.000
Có TK 111: 62.800.000
Bảng 2.6. (Trích) Phiếu chi ngày 16/03/2015
Đơn vị: Bộ phận:
Mã đơn vị SDNS:
Mẫu số 02-TT
(Theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 26/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Ngày 16 tháng 03 năm 2015 Quyển số: Số: Nợ TK 334: 62.800.000 Có TK 1111: 62.800.000
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Yến Địa chỉ: Phòng KT
Lý do chi: Chi thanh toán tiền lương CBCNV tháng 03/2015
Số tiền: 62.800.000 (viết bằng chữ): Sáu mươi hai triệu đồng tám trăm nghìn đồngchẵn Kèm theo: 01 chứng từ kế toán
Ngày 16 tháng 03 năm 2015
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nhận Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi hai triệu đồng tám trăm nghìn đồngchẵn./ - Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ………..
………...
- Số tiền quy đổi: ………..……….
( Nguồn: Phòng Tài Chính – Kế Toán )
.
Căn cứ vào dữ liệu kế toán trên phiếu thu, phiếu chi, lên các sổ liên quan tới tình hình sử dụng vốn bằng tiền của doanh nghiệp như: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 111, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền...
Từ ngày 01/ 3 đến ngày 31/ 3/ 2015 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐBTC ngày 20 /03/ 2006 của Bộ trưởng BTC) Trangsố:… Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái