THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ VĨNH QUANG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ VĨNH QUANG 4 I. Khái quát chung, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Quang. 4 1. Khái quát chung về UBND xã vĩnh Quang. 4 2. Chức năng. 4 3. Nhiệm vụ. 5 4. Quyền hạn và cơ cấu tổ chức. 6 II. Khảo sát tình hình tổ chức quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Vĩnh Quang. 7 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 1.1 . Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 7 1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng của UBND xã.nhận xét ưu điểm nhược điểm. 11 1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan. 12 1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị của cơ quan: 12 1.5. Sơ đồ hóa chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan. ( nếu có). 13 1.6. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo. 13 1.7. Các biện pháp hiện đại hóa của văn phòng trong cơ quan. 13 2. Khảo sát về công tác văn thư. 13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 13 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản. 15 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản. 15 2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Vĩnh Quang. 16 2.2.3. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung sau:Thẩm quyền ban hành văn bản:Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản : Quy trình soạn thảo văn bản:Kỹ thuật soạn thảo văn bản: 17 2.3.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Vĩnh Quang. 18 2.3.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan. 18 2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan. 22 2.3.3.Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 25 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan: 26 2.5.Trang thiết bị làm việc của văn phòng : 26 3.Khảo sát về tình hình nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu điểm và nhược điểm về các nội dung sau: 27 CHƯƠNG 2: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ VĨNH QUANG. 29 1. Những nhiệm vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị , hội thảo của UBND xã . 29 2. Trực điện thoại,tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo trong cơ quan. 30 3. Soạn thảo các văn bản hành chính của cơ quan như : Quyết định, công văn hành chính, thông báo, chương trình công tác, kế hoạch , báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng. 30 4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Vĩnh Quang. 30 5.Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ . 31 CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 33 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu và nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND xã Vĩnh Quang. 33 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 35 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội ngày một phát triển, kéo theo đó các cơ quan, tổ chức cũng không ngừng đi lên để hoàn thiện và bắt kịp được đà phát triển đó Trong những năm gần đây, Việt Nam đang tích cực tham gia vào các tổ chức kinh tế, thương mại, văn hóa, y tế, quân sự, ngoại giao… trong khu vực và thế giới Ngày càng khẳng định được vị thế của một nước có nền kinh tế đang phát triển trên trường quốc tế Điều này chứng tỏ rằng, Việt Nam đang vươn mình mạnh mẽ và hội nhập vào sự phát triển chung của thế giới Để bắt kịp với sự phát triển đó, các tổ chức, đơn vị cần phải làm tốt công tác quản lý trong đó có hoạt động quản lý nhà nước cũng như quản lý hành chính và để giảm bớt được gánh nặng của những người đứng đầu trong cơ quan, tổ chức và cũng là đáp ứng yêu cầu của hoạt động quản lý Nghề văn phòng ra đời như một tất yếu khách quan của xã hội cũng như mọi ngành nghề khác trong xã hội, nghề văn phòng ngày càng phát triển có xu hướng hiện đại hóa, xuất hiện ở khắp mọi nơi trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị, công ty, xí nghiệp…

Thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước về cải cách nền hành chính quốc gia trong thời kì mới Công tác văn phòng đã góp phần tích cực vào việc thực hiện chủ trương đó, là cầu nối giữa các cơ quan, tổ chức, giữ vai trò then chốt trong việc quản lý điều hành và được phát triển ở mỗi cơ quan, đơn vị nhất là đất nước ta đang trong quá trình xây dựng công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng, Nhà nước ta đang giữ gìn, bảo vệ trong suốt quá trình phát triển đất nước Bên cạnh đó, thực hiện tốt công tác văn phòng sẽ đem lại những hiệu suất trong hoạt động quản lý, lãnh đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức

Nhận thấy được tầm quan trọng và nhu cầu cần thiết của xã hội trong việc

sử dụng công tác văn phòng ở các cơ quan, đơn vị, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ( tiền thân của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW1) đã đưa vào giảng dạy Chuyên ngành Hành chính văn phòng, Để đào tạo, bồi dưỡng ra những nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao trong lĩnh vực văn phòng Từ ngày đưa chuyên ngành Hành chính văn phòng được đưa vào công tác đào tạo, đến nay Nhà

trường đã đào tạo ra hàng nghìn sinh viên, học sinh có trình độ chuyên môn làm việc tại các cơ quan, tổ chức, bổ sung cho đất nước một đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng với số lượng lớn, nhằm đáp ứng được yêu cầu của các loại hình văn phòng trong thời kỳ mới.

Để giúp cho sinh viên có thể nắm rõ các công việc sau này ra trường mình phải làm gì Và nắm bắt được các kỹ năng quản lý trong công tác văn phòng Ngoài việc giảng dạy cho sinh viên, học sinh những kiến thức chuyên môn tại giảng đường, Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên các ngành học đi thực tập ngành nghề tại các cơ quan, tổ chức trong và ngoài Nhà nước, giúp cho sinh viên học sinh nắm bắt được các chuyên môn, nghiệp vụ, làm quen được với môi trường công việc Đặc biệt xuất phát từ nguyên lý của Đảng và Nhà nước về giáo dục - đào tạo trong giai đoạn hiện nay là “ Học đi đôi với hành”, lý thuyết luôn đi kèm với thực tiễn Ngay từ đầu, Nhà trường đã xác định thực tập ngành nghề là một môn học nằm trong chương trình đào tạo Với mục đích giúp cho sinh viên học sinh làm sáng tỏ những lý thuyết đã học trong giáo trình, sách vở bước đầu giúp cho sinh viên học sinh làm quen được với áp lực và va chậm được với công việc Đây cũng

là lần tập dượt cho sinh viên học sinh rèn luyện về đạo đức, văn hóa ứng xử, kỹ năng nghề nghiệp và tác phong làm việc của một cán bộ văn phòng trong tương lai

Được sự đồng ý và giúp đỡ của các anh chị cán bộ UBND xã Vĩnh Quang và

sự phối hợp của Nhà trường đã tạo điều kiện cho em được thực tập tại bộ phận văn phòng xã giúp em hiểu rõ hơn về chuyên ngành mà em đang theo học ở trường Qua thời gian thực tập gần hai tháng tại UBND xã Vĩnh Quang, đã giúp em làm quen và tiếp xúc với nhiều công việc của văn phòng, tiếp xúc với các loại văn bản, giấy tờ, cũng như nắm bắt được một số kỹ năng của một người cán bộ văn phòng

Để em có những kết quả đánh giá và tổng hợp các kiến thức đã lĩnh hội, trau dồi tại

cơ quan thực tập của cá nhân Qua đó em cũng xin bày tỏ những đánh giá và đưa ra một số đề xuất, giải pháp của bản thân đê công tác văn phòng được hoàn thiện hơn

Để thực hiện tốt được bài báo cáo thực tập này em đã được sự hướng dẫn của cô giáo Lâm Thị Thu Hằng và sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cán bộ Văn

phòng –Thống kê xã Trong khoảng thời gian này, bản thân em đã nỗ lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu những kiến thức từ thực tế để tổng hợp và hoàn thiện bài báo cáo này Xong nội dung nghiên cứu, tìm hiểu rộng nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót nhất định Em rất mong nhận được sự góp ý, đánh giá và bổ sung của các thầy, cô trong Khoa, cũng như cán bộ Văn phòng –Thống

kê xã để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn về cả nội dung và hình thức trình bày

Kết thúc đợt thực tập này cho em gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc sức khỏe đến các thầy cô, giảng viên trong Khoa Trung Tâm Đào Tạo Nghiệp Vụ Văn Phòng Và Dạy Nghề và ban lãnh đạo, các cán bộ,công chức trong Cơ quan đã giúp em hoàn thành tốt khóa thực tập tốt nghiệp này Đặc biệt, cho em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới anh Hà Văn Phong cán bộ văn phòng –Thống kê xã trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian vừa qua

Bài báo cáo gồm có 3 chương:

- Chương I: Khảo sát công tác Hành chính văn phòng của UBND xã Vĩnh Quang.

- Chương II: Thực tập nghiệp vụ hành chính văn phòng của UBND xã Vĩnh Quang.

- Chương III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

Xin chân thành cảm ơn !

Vĩnh Quang,ngày tháng 7 năm 2016

Học sinh

Vàng A Sỹ

CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA

UBND XÃ VĨNH QUANG

I Khái quát chung, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Quang.

1 Khái quát chung về UBND xã vĩnh Quang.

Vĩnh Quang là một xã của huyện Bảo Lâm, tỉnh Cao Bằng, Việt Nam

+ Bắc giáp xã Lý Bôn, xã Bảo Toàn của huyện Bảo Lạc

+ Đông giáp hai xã Hồng Trị và Kim Cúc của huyện Bảo Lạc

+ Nam giáp xã Vĩnh Phong

+ Tây giáp xã Vĩnh Phong, xã Lý Bôn

- Xã Vĩnh Quang được chia thành các xóm như: Ắc È, Bản Cài, Đông Kẹn, Khau Cưởm, Nà Luông, Khuổi Náy, Khuổi Rò, Bản Miều, Nà Hiên, Nà Lầu, Nà Ngà, Nà Phiáo, Nà Piao, Nà Tốm, Nậm Lạn, Pác Đoa, Phiêng Rù, Thiêng Nà Bản Chang, Nặm Uốn, Khau Sáng, Cốc Tém

- Trên địa bàn Vĩnh Quang có một số ngọn núi như Khuổi Âu, Tát Ma, Phạc

Tà, Phia Cục Xã Vĩnh Quang có tuyến quốc lộ 34 chạy qua một đoạn nhỏ ở cực bắc của xã Vĩnh Quang có suối Cai Kim chảy qua

2 Chức năng.

UBND xã Vĩnh Quang là tổ chức sự nghiệp quản lý Nhà nước có chức năng quản lý Nhà nước do HĐND giao cho, vừa do UBND cấp trên giao và chịu sự lãnh đạo thống nhất của Chính phủ Là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động thường xuyên của địa phương thuộc hệ thống hành chính thống nhất và thông suốt cả nước Như thực hiện việc chỉ đạo, điều hành hằng ngày công việc hành chính Nhà nước ở địa phương là cơ quan của HĐND, UBND chịu trách nhiệm thi hành những

Nghị quyết của HĐND và báo cáo công việc trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên Là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương song UBND không chỉ chịu trách nhiệm chấp hành những Nghị quyết của HĐND mà còn cả những Nghị quyết của cơ quan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của Nhà nước.UBND xã Vĩnh Quang thuộc huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng, có tư cách pháp lý, có con dấu và tài khoản riêng.

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp trong cơ quan Nhà nước như tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công đoàn ở địa phương

- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương và việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước và của công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác

- Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, bảo hiểm xã hội

- Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở địa phương

- Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phương (thuế) phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương

- UBND xã Vĩnh Quang còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành chính

ở địa phương

- UBND chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên.

4 Quyền hạn và cơ cấu tổ chức.

Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên

tế xã hội để đảm bảo quốc phòng,an ninh, trật tự trên địa bàn xã

UBND xã Vĩnh quang gồm có cơ cấu tổ chức như sau:

xây dựng

Cán bộ

Tư pháp

Hộ tịch

Cán bộ

Kế toán tài chính

Chỉ huy trưởng quân sự

Trưởng Công an

Cán bộ Lao động TBXH

Cán bộ Văn hoá thông tin

II Khảo sát tình hình tổ chức quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Vĩnh Quang.

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Chức năng của văn phòng.

- Cán bộ Văn phòng –Thống kê UBND xã có chức năng tham mưu phục vụ

sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UB và đảm bảo cơ sở vật chất cho UBND xã hoạt động Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:

- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc công tác này, văn phòng phải nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Uỷ ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật

- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừa nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của UBND xã

- Hai loại công tác: Công tác tham mưu tổng hợp, công tác đảm bảo cơ sở

Chủ tịch UBND

Phó Chủ tịch UBND

vật chất có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND xã.

Nhiệm vụ của văn phòng.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ.

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình, trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành Sau khi chương trình công tác được ban hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn đốc các bộ phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình

Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần củaUBND xã Tổ chức cuộc họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND xã

- Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện

Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phương Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã

và việc giám sát của HĐND Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội,

an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi mặt và các biến động trong địa phương

Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh

tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh đạo UBND ký ban hành Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến các ngành, đoàn thể, thôn, bản

- Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của UBND xã.

Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban

với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp.

- Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng

Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có trách nhiệm giúp UBND xã tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong

cơ quan và ở địa phương.Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua

- Tổ chức công tác tiếp dân

Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân gửi đến Uỷ ban Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và Nhà nước Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết

- Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực tục hành chính.

Là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Nguyên tắc thực hiện là thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi bộ phận tiếp nhận hồ sơ

Cán bộ Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các cán bộ công chức chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật

- Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân

Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp Trong

đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân

có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc

- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc

Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng

Ở cấp xã văn phòng-Thống kê không làm chủ tài khoản của UBND Bộ phận bảo đảm kinh phí cho UBND hoạt động lại là Tài chính - kế toán Tuy vậy văn phòng vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND và UBND theo quy định hiện hành của nhà nước Nội dung cụ thể là: Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc khác Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp mua sắm văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc

cơ quan Uỷ ban

- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư lưu trữ hành chính của UBND xã.

Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bản đi Quản lý và giải quyết văn bản đến Quản lý và sử dụng con dấu Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy định của pháp luật

Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ Trách nhiệm của văn phòng –thống kê xã đối với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho Uỷ ban Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương

- Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ

Văn phòng –thống kê xã giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức và cán bộ Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷ ban Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động.

- Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan

- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng của UBND xã.nhận xét ưu điểm nhược điểm

-Văn phòng làm việc của UBND xã Vĩnh Quang được bố trí các trang thiết

bị văn phòng một cách khoa học và thuận tiện cho việc giải quyết các văn ban giấy tờ có liên quan đến bộ phận văn phòng -thống kê xã

Qua tình hình trên em xin đưa ra một số nhận xét về tình hình bố trí phòng làm việc của văn phòng như sau :

- Về ưu điểm

+ Trang thiết bị của văn phòng được bố trí như vậy sẽ thuận tiện và giải quyết về mặt văn bản giấy tờ sẽ nhanh hơn

+ Công việc sẽ được đảm bảo hơn

+ Sẽ giúp cho cán bộ văn phòng -thống kê thực hiện công việc một cách dễ dàng…

hoạch công tác thường kỳ của cơ quan.

Các bước trong việc xây dựng chương trình công tác của UBND xã nói chung được xây dựng theo tháng của một năm bắt đầu từ tháng một mà xây dựng chương trình công tác đó để phân công thực hiện công việc và nhiệm vụ của mình

Để xây dựng một kế hoạch công tác thường kỳ cho cơ quan thì phải có đầy

đủ về các mặt như:Mục đích yêu cầu của kế hoạch đó.Nội dung của kế hoạch Phân công người thực hiện để kế hoạch của cơ quan được thuận tiện một cách khoa học

1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị của cơ quan:

Như chúng ta đã biết thì một cơ quan dù lớn hay nhỏ thì việc tổ chức Hội nghị là không thể không diễn ra

Tổ chức Hội nghị là một khâu quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan

Trong quá trình thực tập tại văn phòng UBND xã Vĩnh Quang em cũng đã

có dịp được tham gia một số Hội nghị do cơ quan tổ chức Qua đó em biết được rằng quy trình tổ chức Hội nghị được tiến hành như sau:

- Văn phòng UBND chuẩn bị cơ sở vật chất, lễ tân

* Trong khi diễn ra Hội nghị

+ Lãnh đạo điều hành theo kế hoạch

*Sau khi kết thúc Hội nghị

1.5 Sơ đồ hóa chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan ( nếu có)

1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo

Để chuẩn bị cho một hội nghị diễm ra trong cơ thì người làm văn phòng cần phải cung cấp những thông tin mà liên quan đến hội nghị đó một cách đầy đủ chính xác và minh bạch để cho hội nghị đó được diễm ra một cách thành công như mong muốn thì người làm văn phòng phải chuẩn bị trước được những gì cần và những gì không cần…

1.7 Các biện pháp hiện đại hóa của văn phòng trong cơ quan

Để giúp cho công tác văn phòng trong UBND xã từng bước được hiện đại hoá, một trong những biện pháp quan trọng là đưa công nghệ tin học và ứng dụng một cách đồng bộ

UBND xã đã trang bị cho văn phòng hệ thống máy văn phòng một cách đồng

bộ như: trang bị thêm máy vi tính có kết nối mạng internet, bình nước điện… để hỗ trợ thêm cho công việc Thay thế một số máy in tốc độ chậm, mua thêm 1 máy photocopy hiện đại tốc độ cao…

2 Khảo sát về công tác văn thư.

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Mô hình tổ chức công tác văn thư tại UBND xã Vĩnh Quang được thực hiện một cách chặt chẽ và hiệu quả trong công tác quản lý các văn bản giấy tờ

Về ưu điểm

- Công tác văn thư luôn được Phòng Nội vụ huyện Bảo Lâm quan tâm , chỉ

đạo, kiểm tra và hướng dẫn; quán triệt đến từng cán bộ trong Ủy ban và trong văn

phòng.Tạo mọi cơ sở vật chất , trang thiết bị đảm bảo cho công tác văn thư của cơ quan hoạt động một cách hiệu quả

- Thực hiện tốt quy chế, nội quy đã đề ra về công tác văn thư lưu trữ

-Thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ văn thư theo đúng quy định của nhà nước nhằm phát huy nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trư theo quy định của luật lưu trữ

-Công tác tiếp nhận và chuyển giao văn bản đều được thực hiện theo đúng quy trình và thủ tục; các văn bản được sắp xếp tương đối hợp lý; một số văn bản đã được lập hồ sơ; văn bản có giá trị đã được biên mục và bảo quản trong tủ lưu trữ

Về nhược điểm

- Một số khâu nghiệp vụ văn thư chưa làm tốt như : Công tác lập hồ sơ còn ít

và chưa đảm bảo yêu cầu; tài liệu còn sắp xếp lộn xộn, chưa được phân loại riêng; đối với những văn bản có giá trị pháp lý cao vẫn chưa được sắp xếp hợp lí và bảo quản riêng

-Tài liệu được sắp xếp chưa khoa học và hợp lí; khó cho việc kiểm tra, quản

lí và tra tìm tài liệu.Văn bản đôi khi còn thiếu xót về ngày hoặc không lưu bản chính, việc ghi số ký hiệu văn bản có sự nhầm lẫn Công tác lập hồ sơ chưa hiện hành; Khâu chuyển giao văn bản đôi khi con chưa kịp thời một số cán bộ đào tạo không đúng chuyên ngành gặp một số ít khó khăn trong việc xử lý các văn bản mang tính chuyên môn ngành nghề

-Cơ sở vật chất chưa đáp ứng được yêu cầu cơ bản về công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan Chưa áp dụng các phần mềm như quản lí văn bản, lập hồ sơ còn gặp nhiều khó khăn và hạn chế trong việc bảo quản

- Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được tiến hành triệt

để, vẫn còn có sự nhắc nhở của lãnh đạo văn phòng Bên cạnh đó, các hình thức tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ còn nhiều hạn chế

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản.

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản.

- Đều thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tới các cán

bộ, nhân viên của các phòng vì thế hầu như các văn bản của cơ quan ban hành đều đảm bảo đúng các yếu tố thể thức cơ bản của thông tư số 01/2011/TT-BNV

UỶ BAN NHÂN DÂNCỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Vĩnh Quang.

-Trong công tác soạn thảo văn bản là một khâu Nghiệpvụ quan trọng Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan hành chính nhà nước

-Tại UBND xã Vĩnh Quang, công tác soạn thảo , ban hành Văn bản được tiến hành đúng qui trình thủ tục ban hành một Văn bản Văn bản được ban hành theo đúng thẩm quyền và được đảm bảo đúng qui định ,có đầy đủ thể thức , có hiệu lực pháp

lý cao, giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng , đảm bảo đúng quy định của Nhà nước

Việc soạn thảo văn bản do Cán bộ Văn phòng - Thống kê, Đảng HĐND&UBND trực tiếp soạn thảo, đó chủ yếu là những văn bản hành chính thông thường như: Công văn, Báo cáo, thông báo, tờ trình, quyết định… Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó được viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quy định chặt chẽ đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo cho các văn bản

Bảng biểu thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong những năm gần đây:

Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hoá Xác định

tên loại văn bản và đối tượng của văn bản

Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện

bản thảo về thể thức, ngôn ngữ

Bước 3: Thông qua lãnh đạo.

Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định

Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo…

Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt

Sau khi ký văn bản được tập trung ở Văn phòng –Thống kê để kiểm tra lại lần nữa Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì , Nhân viên Văn thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng năm ban hành Văn bản và đăng ký vào sổ “Đăng ký văn bản đi ” sau

đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi một cách nhanh chóng chính xác , Văn phòng giữ lại 01 bản lưu ở bộ phận Văn thư

Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp cán bộ văn phòng –thống kê làm tốt công tác quản lí Văn bản, tài liệu Đồng thời Văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải quyết tốt công việc khi có sự cố xẩy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng lien quan đến Văn bản

Thẩm quyền ban hành : UBND xã Vĩnh Quang có thẩm quyền ban hành các Văn bản như: Quyết định , Chỉ thị, Tờ trình, Báo cáo,Công văn, Giấy mời các văn bản ban hành luôn dược đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý

2.2.3 Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung sau:Thẩm quyền ban hành văn bản:Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản : Quy trình soạn thảo văn bản:Kỹ thuật soạn thảo văn bản:

Nhận xét: Việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản về các hình thức nội dung và

thẩm quyền ban hành văn bản đều theo quy định của Bộ nội vụ hướng dẫn theo những thông tư như Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ

và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.Văn ban hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nôi vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Ưu điểm:

- Thể thức văn bản: Văn bản của UBND xã Vĩnh Quang được ban hành đầy đủ 9 thành phần thể thức bắt buộc, ngoài ra còn một số thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ mật, khẩn

1.Quốc hiệu, tiêu ngữ2.Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản3.Số, ký hiệu văn bản

4.Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản5.Tên loại và trích yếu nội dung

6.Nội dung văn bản7.Nơi nhận

8.Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền9.Dấu chỉ mức độ khẩn, mật

Nếu là văn bản sao thì có thêm thể thức sao

- Kỹ thuật trình bày văn bản: UBND xã sử dụng trong các văn bản mang ngôn ngữ hành chính, đúng theo yêu cầu về văn phong của văn bản hành chính

Nhược điểm:

-Việc soạn thảo chưa thật sự chú ý tới việc trình bày văn bản theo thể thức, kỹ thuật quy định nên rất nhiều các văn bản soạn thảo trình bày sai thể thức như: sai

về cỡ chữ, kiểu chữ

2.3.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Vĩnh Quang.

2.3.1 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của

cơ quan.

- Văn bản đi là tất cả các Văn bản tài liệu do UBND xã Vĩnh Quang gửi đi các cơ quan khác và địa bàn xã Tại UBND xã Vĩnh Quang có các loại Văn bản tài liệu được gửi đi như Quyết định , Chỉ thị Công văn, báo cáo, tờ trình,giấy mời… Trong hoạt động hàng năm của cơ quan UBND xã Vĩnh Quang Văn bản hình thành chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lí Văn bản đi được tổ chức rất tốt, đúng quy định của Nhà nước Công tác quản lí Văn bản được tổ chức tốt ở tất cả các khâu

Về mặt đánh máy in văn bản:

Để trang bị cho việc đánh máy in Văn bản, Văn phòng UBND xã Vĩnh Quang đã trang bị 02 máy tính và 01 máy in

Cán bộ văn phòng –thống kê đánh máy , nhận Văn bản , kiểm tra lỗi chính tả , rà soát lại bản thảo tay với người soạn thảo , khi thấy không có vấn để gì thì đánh máy nguyên Văn bản đã viết tay và in văn bản Văn bản khi đã được đánh máy xong và kiểm tra chặt chẽ về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các phòng ban đối với văn bản ban hành nội bộ và gửi đi các cơ quan khác đối với Văn bản gửi đi ngoài cơ quan

Về mặt trình ký

+Ký Văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính hiệu lực pháp lý của Văn bản , Văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức nội dung chặt chẽ

+Tại UBND xã Vĩnh Quang việc ký văn bản được tiến hành theo nguyên Văn bản sau khi đã đánh máy , in xong thi cán bộ Văn phòng-Thống kê xã,Đảng ủy-HĐND&UBND kiểm tra vể thể thức, nội dung Văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lên Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền đã qui định trong qui chế hoạt động của cơ quan

Về mặt công tác đóng dấu lên Văn bản :

Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành

Qua khảo sát thực tế việc đóng dấu ban hành Văn bản ở UBND xã Vĩnh Quang được tiến hành khá tốt

Dấu được giao cho cán bộ Văn phòng –Thống kê và nhân viên văn thư của UBND xã chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu , dấu chỉ đóng lên những Văn bản được kiểm tra về thể thức , ký đúng thẩm quyền ,dấu được đóng đúng vị trí là 1/3 phần bên trái chữ ký

UBND xã Vĩnh Quang sử dụng các loại dấu sau:

-Dấu quốc huy (dấu tròn ) của HĐND và UBND

Về mặt đăng ký văn bản đi:

Đăng ký Văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một Văn bản đi như

số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung Văn bản vào trong những phương tiện đăng kýVăn bản như sổ, máy tính nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm Văn bản được nhanh chóng

Tất cả các công văn đi của UBND xã Vĩnh Quang, sau khi đã có chữ ký và đóng dấu xong thì được đăng ký vào “ số đăng ký Văn bản đi ” của cơ quan Văn bản đăng ký rõ ràng chính xác

Văn bản sau khi dược kiểm tra về thể thức, Nhân viên văn thư ghi số ký hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký sổ Văn bản được lấy theo năm và theo tên loại Văn bản

Do số lượng Văn bản hình thành trong cơ quan ít nên chỉ lập 01sổ Đăng ký cho tất cả các loại Văn bản đi

Mẫu sổ “Đăng ký văn bản đi ” của UBND xã Vĩnh Quang theo quy định của Nhà nước

Về mặt chuyển giao Văn bản đi

Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả , các Văn bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền , làm thủ tục gửi đi ngay đến đúng nơi nhận Việc gửi Văn bản ở UBND xã Vĩnh Quang đến các cơ quan hay cá nhân ngoài cơ quan gửi qua đường bưu điện, Văn phòng UBND đã chọn sử dụng hai lọai phong bì , loại nhỏ có kích thước 13cm x 20cm và loại lớn hơn là 15cm x 25cm phong bì được trình bày theo mẫu rõ ràng, có hai phần:

+Phần nơi gửi : Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì

+Phần nơi nhận : Được trình bày ở góc phải sát mép dưới của phong bì Khi làm thủ tục gửi Văn bản Cán bộ văn phòng tiến hành ghi các thông tin vào hai phần trên đầy đủ rõ ràng Đặc biệt phần nơi nhận , ghi rõ tên , địa chỉ của cơ quan , cá nhân nhận Văn bản theo ý kiến phân phối

Đối với những văn bản khẩn được đóng “dấu khẩn “để công tác chuyển được nhanh chóng kịp thời