BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ NAM QUANG, HUYỆN BẢO LÂM

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 TỔNG QUÁT VỀ XÃ NAM QUANG 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG XÃ NAM QUANG 6 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ NAM QUANG. 6 1. Chức năng của UBND xã Nam Quang. 6 2. Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Nam Quang. 6 2.1. Trong lĩnh vực kimh tế: 6 2.2. Trong lĩnh vực nông lâm, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai: 7 2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiêu thủ công nghiệp: 8 2.4. Trong lĩnh vực giao thông vận tải: 8 2.5. Trong lĩnh vực xây dựng, quản lý và phát triển đô thị: 8 2.6. Trong lĩnh vực văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao: 9 2.7. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: 9 2.8. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường: 10 2.9. Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh và trật tự, an toàn xã hội: 11 3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nam Quang. 11 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ NAM QUANG 12 1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND xã Nam Quang 12 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. 12 1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Nam Quang; Nhận xét những ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong việc bố trí phòng làm việc của UBND xã Nam Quang. 14 1.2.1. Ưu điểm: 15 1.2.2. Nhược điểm: 15 1.2.3. Đề xuất phương án tối ưu: 15 1.3. Các quy trình xây dựng, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã Nam Quang. 16 1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Nam Quang: 16 1.5. Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo của UBND xã Nam Quang. 20 1.6. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Nam Quang. 20 2. Khảo sát về công tác văn thư 22 2.1. Nhận xét mô hình công tác văn thư của cơ quan. 22 2.1.1. Ưu điểm: 23 2.1.2. Nhược điểm: 23 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản. 23 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của UBND xã Nam Quang quy định về soạn thảo và ban hành văn bản. 23 2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Nam Quang. 24 2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản: 25 2.2.3.1. Thẩm quyền ban hành VB 25 2.2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 26 2.2.3.3. Quy trình về soạn thảo và kỹ thuật soạn thảo ban hành VB. 29 2.2.3.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản: 30 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Nam Quang: 31 2.3.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 31 2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 32 2.3.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 34 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 36 2.5. Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm trang thiết bị làm việc tại văn phòng của UBND xã Nam Quang. 37 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm: 37 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lữu trữ 37 3.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 37 3.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 38 3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 38 Phần II. THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 40 1. Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị của UBND xã Nam Quang: 40 2. Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan, đơn vị. 40 3. Các văn bản hành chính của cơ quan 41 4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản: 41 4.1. Quản lý văn bản đi. 41 4.2. Quản lý văn bản đến. 42 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 43 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND xã Nam Quang. 43 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 44 KẾT LUẬN 46 PHỤ LỤC 48

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

Họ và tên: Hoàng Thị Điêm

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K15 KHÓA HỌC (2015 - 2017)

Tên cơ quan: UBND Xã Nam Quang

Địa chỉ: Xã Nam Quang huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Ma Thị Phượng

HÀ NỘI - 2017

DANH MỤC VIẾT TẮT

LĐTBXH Lao động thương binh xã hội

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

TỔNG QUÁT VỀ XÃ NAM QUANG 3

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG XÃ NAM QUANG 6

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ NAM QUANG 6

1 Chức năng của UBND xã Nam Quang 6

2 Nhiệm vụ - quyền hạn của UBND xã Nam Quang 6

2.1 Trong lĩnh vực kimh tế: 6

2.2 Trong lĩnh vực nông lâm, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai: 7

2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiêu thủ công nghiệp: 8

2.4 Trong lĩnh vực giao thông vận tải: 8

2.5 Trong lĩnh vực xây dựng, quản lý và phát triển đô thị: 8

2.6 Trong lĩnh vực văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao: 9

2.7 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: 9

2.8 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường: 10

2.9 Trong lĩnh vực quốc phòng - an ninh và trật tự, an toàn xã hội: 11

3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nam Quang 11

II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ NAM QUANG 12

1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND xã Nam Quang .12 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 12

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Nam Quang; Nhận xét những ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong việc bố trí phòng làm việc của UBND xã Nam Quang 14

1.2.1 Ưu điểm: 15

1.2.2 Nhược điểm: 15

1.2.3 Đề xuất phương án tối ưu: 15

1.3 Các quy trình xây dựng, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã Nam

Quang 16

1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Nam Quang: 16

1.5 Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo của UBND xã Nam Quang 20

1.6 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Nam Quang 20

2 Khảo sát về công tác văn thư 22

2.1 Nhận xét mô hình công tác văn thư của cơ quan 22

2.1.1 Ưu điểm: 23

2.1.2 Nhược điểm: 23

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 23

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của UBND xã Nam Quang quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 23

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Nam Quang 24 2.2.3 Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản: 25

2.2.3.1 Thẩm quyền ban hành VB 25

2.2.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 26

2.2.3.3 Quy trình về soạn thảo và kỹ thuật soạn thảo ban hành VB 29

2.2.3.3 Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản: 30

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Nam Quang: 31

2.3.1 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 31

2.3.2 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 32

2.3.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 34

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 36

2.5 Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm trang thiết bị làm việc tại văn phòng của

UBND xã Nam Quang 37

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm: 37

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lữu trữ 37

3.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 37

3.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 38

3.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 38

Phần II THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 40

1 Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị của UBND xã Nam Quang: 40

2 Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan, đơn vị 40

3 Các văn bản hành chính của cơ quan 41

4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản: 41

4.1 Quản lý văn bản đi 41

4.2 Quản lý văn bản đến 42

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 43

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND xã Nam Quang 43

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 44

KẾT LUẬN 46

PHỤ LỤC 48

LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước ta đang tiến mạnh, tiến mạnh trên con đường Công nghiệp hóa Hiện đại hóa, Công tác Hành chính Văn phòng chiếm một vị trí vô cùng quantrọng và đòi hỏi phải đặt ngang tầm với các ngành khoa học khác

-Như chúng ta đã biết, sinh thời Bác Hồ đã dạy: " Học phải đi đôi với hành "

Ở bất kỳ một môi trường nào, có lý luận thì phải có thực tiễn, thực tiễn giúp conngười có thể vận dụng lý luận một cách khoa học và tốt nhất

Công tác Hành chính Văn phòng là một công tác có vị trí quan trọng tronghoạt động tham mưu, tổ chức Nhà nước từ Trung ương tới địa phương làm tốt côngtác Hành chính văn phòng góp phần giải quyết tốt công việc của cơ quan, đơn vịmột cách nhanh chóng và chinh xác, cũng như góp phần vào cải cách nền hànhchính nhà nước theo tinh thần Nghị quyết Trung ương Đảng đề ra Trong giai đoạnmới - giai đoạn thực hiện công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước công tác Hànhchính văn phòng được Đảng và nhà nước quan tâm và trở thành một ngành khoahọc phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu, là hoạt động diễn ra hàng ngày trongcác cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp từ Trung ương đến địa phương

Để nâng cao chất lượng đào tạo học viện, đáp ứng nhu cầu ngày càng caocủa xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chủ trương gắn liền giữa lý thuyết

và thực tiễn với phương châm đó Trường đã tổ chức cho học viên cuối khóa đithực tập thực tiễn tại cơ quan, đơn vị trong đó có lớp Hành chính văn phòng thuộcTrung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề bắt đầu từ ngày 17/07/2017đến ngày 15/09/2017 Được sự nhất trí của cơ quan em về thực tập tại Văn phòngUBND xã Nam Quang huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng

Thực hiện kế hoạch thực tập tốt nghiệp của hệ Trung cấp Hành chính vănphòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, lớp Hành chính văn phòng K15A khóa học

2015 - 2017 thực tập tại Văn phòng UBND xã Nam Quang thời gian: Từ ngày17/7/2017 đến ngày 15/09/2017

Thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian cần thiết đối với mỗi học viên khisắp sửa bước vào môi trường mới, môi trường công sở Được thâm nhập vào thực

tế công việc của cơ quan, đồng thời khép lại quy trình đào tạo khóa học rèn luyện

cho mỗi học viên có phong cách làm việc và khả năng độc lập giải quyết công việccủa người cán bộ hành chính văn phòng Nhận thức được tầm quan trọng của việcthực tập tốt nghiệp, đáp ứng nhu cầu học tập và nhìn lại những gì đã đạt được sauquá trình học tập và rèn luyện thực tế ở tại cơ quan Đồng thời rút những kinhnghiệm phục vụ công tác sau này của bản thân Đặc biệt trong kỳ thi tốt nghiệp sắptới em tiến hành viết bản " Báo cáo thực tập tốt nghiệp " bản báo cáo này là kết quảtrong thời gian thực tập và rèn luyện thực tế của em tại Văn phòng UBND xã NamQuang Trong quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện tại Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội và thời gian viết báo cáo thực tập tốt nghiệp em luôn nhận được sự quantâm, tạo điều kiện giúp đỡ về mọi mặt của các quý thầy, cô giáo để em hoàn thànhchuyên đề tốt nghiệp của mình và hoàn thành chương trình học của em tại TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội

Qua đây em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo Trung tâm đào tạonghiệp vụ văn phòng và dạy nghề và các thầy, cô giáo trong trường lãnh đạo Vănphòng UBND cùng toàn thể cán bộ Văn phòng UBND xã Nam Quang đã tạo điềukiện để em hoàn thành bài báo cáo này

Đây là lần đầu tiên em được tiếp xúc với công việc thực tế nên em còn nhiều

bỡ ngỡ và không tránh khỏi những thiếu sót, trong thực tế cụ thể cũng như phảnánh hết những yêu cầu mà Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề vànhà trường đề ra Em kính mong quý thầy, cô đánh giá, góp ý kiến để bản báo cáocủa em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Nam Quang, ngày 15 tháng 09 năm 2017

SINH VIÊN

Hoàng Thị Điêm

TỔNG QUÁT VỀ XÃ NAM QUANG

Xã Nam Quang nằm ở phía Tây của huyện Bảo Lâm, cách trung tâm huyện12km Các vị trí địa lý tiếp giáp như sau:

- Phía Đông giáp: Thị trấn Pá Miầu, huyện Bảo Lâm

- Phía Tây giáp: Xã Nam Cao, Thạch Lâm, huyện Bảo Lâm

- Phía Nam giáp: Xã Quảng Lâm, huyện Bảo Lâm

- Phía Bắc giáp: Xã lý Bôn, Tân Việt, huyện Bảo Lâm

Theo thông kê 6 tháng đầu năm và phương hướng nhiệm vụ 6 tháng cuốinăm 2017 như sau:

Có tổng diện tích tự nhiên là 4.780,68 ha, được phân chia thành 10 thônxóm: Thắm Siềm, Đon Sài, Nà Dịm, Tổng phườn, Nà Rình, Pác Ròm, Nà Héng,

Nà Viềng, Phiêng Phăng, Nặm Ròm Trong đó: có 612 hộ = 3.299 nhân khẩu, có 5dân tộc: Tày, Nùng, H’Mông Dao, Sán Chỉ Trong đó có Tày và Mông là chiếmdân số đông nhất toàn xã gồm: dân tộc Tày 301 hộ = 1.528 nhân khẩu, dân tộcNùng 15 hộ = 107 nhân khẩu, dân tộc H’Mông 207 hộ = 1.209 nhân khẩu, dân tộcDao 59 hộ = 276, Sán chỉ 30 hộ = 179 nhân khẩu Đời sống kinh tế của đồng bàocác dân tộc trong xã chủ yếu làm nghề nông nghiệp (trồng trọt và chăn nuôi), cơ sở

hạ tầng còn chậm phát triển, đời sống nhân dân còn gặp nhiều khó khăn

Ngày 27 tháng 10 năm 2006, xã Nam Cao được thành lập trên cơ sở điềuchỉnh 7.507 ha diện tích tự nhiên và 2.587 người của xã Nam Quang Xã NamQuang lúc này còn lại 4.978 ha diện tích tự nhiên và 2.985 người

Xã Nam Quang là một xã đặc biệt khó khăn thuộc vùng sâu của huyện BảoLâm, được Chính phủ công nhận là xã vùng III (135/CP) của Chính phủ, được đầu

tư xây dưng thuộc các chương trình 134, 135, 167, 30a cho phát triển cơ sở hạ tầng

và phát triển kinh tế xã hội của xã

Trong những năm qua, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước các cấp, cán

bộ và nhân dân các dân tộc xã Nam Quang đã phát huy truyền thống của Đơn vịAnh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, chủ động vượt qua khó khăn thách thựccủa điều kiện tự nhiên và xã hội, khai thác có hiệu quả tiềm năng lợi thế vốn có,nhất là lợi thế về diện tích rừng và đất lâm nghiệp rộng lớn, vươn lên đạt được

nhiều thành tựu quan trọng về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội Kinh tế tăngcường với tốc độ khá cao, năm sau cao hơn năm trước; giá trị sản xuất tăng bìnhquân hàng năm 19,02% Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực: năm

2017 trong đó kinh tế nông, lâm nghiệp chiếm 73,35% về thủy sản chiếm 0,12%;Công nghiệp - xây dựng chiếm 1,32% Thu nhập bình quân trên đầu người đạt 8triệu đồng/người/năm, đời sống của nhân dân ngày càng được cải thiện và nâng lên

rõ rệt

Việc tiếp nhận và thực hiện quả các chương trình, dự án đầu tư của Nhànước thông qua chương trình 134, 135, các chương trình mục tiêu quốc gia, đặcbiệt là đề án giảm nghèo nhanh và bền vững dành cho Hộ nghèo và hộ cận nghèochiếm tỷ lệ cao, năm 2017 toàn xã là: 217 hộ, chiếm 45,39%; hộ cận nghèo 79 hộchiếm 12,06% thực hiện Quyết định số 1133/ NQ - UBND ngày 01 tháng 06 năm

2017 cuả Uỷ ban nhân dân huyện Bảo Lâm Về việc giao chỉ tiêu kế hoạch vốn sựnghiệp Chương trình mục tiêu quốc gia giảm nghèo bền vững - NQ 30a/CP năm

2017 được triển khai thực hiện trên địa bàn xã Nam Quang từ năm 2018 đã đầu từxây dựng và nâng cấp hằng trăm công trình phúc lợi phục vụ đời sống dân sinhsống, giúp cho diện mạo nông thôn miền núi có nhiều đổi mới, khởi sắc

Các lĩnh vực văn hóa - xã hội tiếp tục có chuyển biến tiến bộ: Hệ thốngmạng lưới còn 6/10 xóm chưa có điện lưới quốc gia nên việc tiếp nhận thông tin cóphần hạn chế, quy mô và loại hình trường lớp tiếp tục được củng cố và pháttriển.Công tác chăm sóc, Bảo vệ sức khỏe cho nhân dân, Trạm y tế luôn thực hiệnviệc khám bệnh cho nhân dân, có đủ cơ số thuốc thiết yếu phục vụ nhân dân cácdân tộc trên địa bàn, trực trạm thường xuyên Thẻ bảo hiểm y tế 2017 đã giao chocác trưởng xóm cấp phát cho nhân dân đạt 100%, trong 6 tháng đầu năm 2017khám và kê đơn, chữa bệnh cho nhân dân được: 1.185 lượt người, nâng cấp, cơ sởvận chất, trang thiết bị y tế được quan tâm đầu tư, chất lượng khám chữa bệnh,chăm sóc sức khỏe cho nhân dân được nâng lên, đội ngũ cán bộ y tế được tăngcường cả về số lượng và chất lượng, tỷ lệ phát triển dân số tự nhiên hằng năm bằng1,2%

Phong trào "Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa" được các cấp,

các ngành và nhân dân hưởng ứng tích cực, việc thực hiện nếp sống văn minhtrong việc cưới, việc tang, lễ hội đã được đưa vào quy ước, hương ước của bản,làng, thôn, xóm và được nhân dân đồng tình hưởng ứng Tổ chức các hoạt độngvăn hóa, văn nghệ thể dục thể thao Mừng Đảng, mừng xuân đón Tết nguyên đánhàng năm (tổ chức lễ hội lồng tồng) đảm bảo an toàn vui tươi lành mạnh, một số

Lễ hội văn hóa truyền thống mang đậm bản sắc văn hóa dân tộc như Hội Lồngtồng tại xóm Tổng phườn Tham gia gồm các chi đoàn Thanh Niên, Chi hội phụ

Nữ, Chi hội Nông dân các xóm tham gia đông đủ với các môn thi đấu trò chơi dângian như: Tung còn, đẩy gậy, kéo co, hát lượn cọi, chọi Dê Ngoài ra các xóm

tổ chức Lễ hội Lồng tồng theo phong tục cổ truyền vui chơi, lành mạnh tiết kiệm,tham gia Lễ hội chọi bò tại huyện Bảo Lâm lần thứ X, tham gia giải bóng đá Nam,chạy Việt dã, tại Đại hội thể dục thể thao huyện Bảo Lâm lần thứ V năm 2017 kếtquả đạt giải khuyến khích môn Việt dã Tổ chức thành công ngày chạy Olypic vìsức khỏe toàn dân ngày 27/03/2017 có hơn 300 người tham gia, ngoài ra tổ chứclồng ghép hai môn thể thao để chào mừng 71 năm ngày thể thao Việt Nam (ngày27/03/1946 - 27/03/2017) và kỷ niệm 86 năm ngày thành lập Đoàn thanh niên cộngsản Hồ Chí Minh (26/03/1931 - 26/03/2017) chạy Việt dã và môn Bóng chuyềnđược khôi phục và duy trì hàng năm An ninh chính trị, TTATXH luôn ổn định vàthường xuyên được giữ vững

Những thành tựu đó đã tạo thêm thế lực mới, sức mạnh và niềm tin để nhândân các dân tộc xã Nam Quang vững bước tiến lên, quyết tâm xây dựng quê hươnggiàu mạnh theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, vì mục tiêu dân giàu, nướcmạnh, xã hội dân chủ, công bằng, văn minh

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

XÃ NAM QUANG

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ NAM QUANG.

1 Chức năng của UBND xã Nam Quang.

Theo Quyết định số 29/2006/QĐ-UBND về việc ban hành quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và mỗi quan hệ công tác của Vănphòng HĐND-UBND xã Nam Quang

- UBND xã do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hànhchính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cung cấp và cơ quannhà nước cấp trên

- UBND xã có mỗi liên hệ mật thiết với nhân dân, với các cấp ủy Đảng vàNhà nước cấp trên, là cơ quan tổ chức và thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, quyếtđịnh của cấp trên với nhân dân UBND xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dânchủ tập thể làm việc cá nhân phụ trách

2 Nhiệm vụ - quyền hạn của UBND xã Nam Quang.

và kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc chương trình, dự án được giao

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, lập dự toán thu chingân sách địa phương, lập phương án phân bố dự toán ngân sách của cấp mìnhtrình HĐND cung cấp Quyết định; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phươngtrong trường hợp cần thiết; quyết toán ngân sách địa phương trình HĐND cung cấp

xem xét theo quy định của pháp luật.

- Chỉ đạo, kiểm tra cơ quan thuế và cơ quan được nhà nước giao nhiệm vụthu ngân sách tại địa phương theo quy định của pháp luật

- Xây dựng đề án thu phí, lệ phí, các khoản đóng góp của nhân dân và mứchuy động vốn trình HĐND quyết định

- Xây dựng đề án phân cấp quản lý đầu tư xây dựng các công trình kết cấu

hạ tầng kinh tế - xã hội của địa phương theo quy định của pháp luật để trìnhHĐND quyết định, tổ chức, chỉ đạo thực hiện đề án sau khi được HĐND thôngqua

- Lập quỹ dự trữ tài chính theo quy định của pháp luật trình HĐND cung cấp

và báo cáo cơ quan tài chính cấp trên

- Thực hiện quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn đóng góp của nhà nước tạidoanh nghiệp và quyền đại diện chử sở đất đai tại địa phương theo quy định củapháp luật phê chuẩn kế hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội xã Nam Quang

2.2 Trong lĩnh vực nông lâm, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai:

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển nông,lâm, ngư nghiệp, thủy lợi, các chương trình khuyến nông, khuyến lâm, khuyếnngư, phát triển sản xuất và bảo vệ cây trồng, vật nuôi trên địa bàn xã

- Chỉ đạo thực hiện và kiểm tra việc sản xuất, sử dụng giống cây trồng, vậtnuôi, thức ăn gia súc, thuốc bảo vệ thực vật, phân bón, thuốc thú y và các chếphẩm sinh học phục vụ nông nghiệp

- Lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất để trình HĐND cung cấp thông quatrước khi trình chính phủ xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai củaUBND cấp dưới trực tiếp, quyết định việc giao đất, thu hồi đất, giải quyết cáctranh chấp đất đai; thanh tra việc quản lý, sử dụng đất và các nhiện vụ khác theoquy định của pháp luật

- Chỉ đạo thực hiện và kiểm tra việc trồng rừng, bảo vệ rừng đầu nguồn,rừng đặc dụng, rừng phòng hộ theo quy hoạch, tổ chức khai thác rừng theo quyhoạch của chính phủ; chỉ đạo thực hiện và kiểm tra việc nuôi trồng, đánh bắt, chếbiến và bảo vệ nguồn lợi thủy sản

- Chỉ đạo và kiểm tra việc khai thác, bảo vệ nguồn tài nguyên nước; xâydựng, khai thác, bảo vệ các công trình thủy lợi vừa và nhỏ, quản lý, bảo vệ hệthống đê điều, các công trình phòng chống lũ lụt; chỉ đạo và huy động lực lượngchống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt trên địa bàn xã.

2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiêu thủ công nghiệp:

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiêu thủ côngnghiệp của xã, tổ chức quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp công nghiệp,tiêu thủ công nghiệp trên địa bàn xã theo thẩm quyền

- Tổ chức thực hiện các chương trình, dự án phát triển công nghiệp, xâydựng và phát triển khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế theo quy hoạch đãđược phê duyệt, chỉ đạo, kiểm tra việc xây dựng và phát triển các cụm côngnghiệp, thương mại, dịch vụ và các ngành, nghề, làng nghề truyền thống trên địabàn xã; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệpkhác

- Tổ chức thực hiện việc bảo vệ tài nguyên khoáng sản chưa khai thác ở địaphương; tổ chức và kiểm tra việc khai thác tận thu nguồn tài nguyên khoáng sản ởđịa phương

2.4 Trong lĩnh vực giao thông vận tải:

- Chỉ đạo, kiểm tra việc xây dựng và thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát

triển mạng lưới giao thông của xã phù hợp với tổng sơ đồ phát triển và quy hoạchchương trình giao thông vận tải của huyện

- Tổ chức quản lý công trình giao thông đô thị, đường bộ và đường thủy nộiđịa ở địa phương theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện việc kiểm tra, giám định kỹ thuật an toàn các loạiphương tiện cơ giới đường bộ, đường thủy nội địa, và giấy phép lái xe theo quyđịnh của pháp luật

- Tổ chức, chỉ đạo công tác thanh tra, bảo vệ công trình giao thông và bảođảm an toàn giao thông trên địa bàn xã

2.5 Trong lĩnh vực xây dựng, quản lý và phát triển đô thị:

- Tổ chức việc lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền các quy

hoạch xây dựng vùng, xây dựng đô thị trên địa bàn huyện, quản lý kiến trúc, xâydựng, đất xây dựng theo quy hoạch đã được duyệt; phê duyệt kế hoạch, dự án, đất

tư các công trình xây dựng trên địa bàn xã

- Quản lý đầu tư, khai thác, sử dụng các công trình kỹ thuật hạ tầng đồ thị,khu đô thị, điểm dân cư nông thôn; quản lý việc thực hiện các chính sách về nhà ở,đất ở; quản lý quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước do chính phủ giao

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển vật liệu xây dựng; quản lý việckhai thác và sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng trên địa bàn xã theo thẩmquyền

2.6 Trong lĩnh vực văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao:

- Quản lý nhà nước đối với các hoạt động văn hóa, thông tin, quảng cáo, báochí, xuất bản, thể dục thể thao theo quy định của pháp luật; tổ chức và quản lý cácđơn vị sự nghiệp về văn hóa, thông tin, thể dục thể thao, phát thanh, truyền hìnhcủa xã

- Quản lý nhà nước đối với các loại hình trường, lớp được giao trên địa bànxã; trực tiếp quản lý các trường cao đẳng sư phạm, trường trung học chuyênnghiệp, trường trung học phổ thông, trường bổ túc văn hóa; đào tạo, bồi dưỡng độingũ giáo viên trong xã từ trình độ cao đẳng sư phạm trở xuống; cho phép thành lậpcác trường ngoài công lập theo quy định của pháp luật

- Quản lý và kiểm tra việc thực hiện về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cư

và việc cấp văn bằng theo quy định của pháp luật

- Thực hiện thanh tra, kiểm tra công tác giáo dục, đào tạo trên địa bàn xãtheo quy định của pháp luật

- Kiểm tra, ngăn chặn việc kinh doanh, lưu hành sách báo, văn hóa phẩmphản động đồi truy

2.7 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:

- Tổ chức hoặc được ủy quyền tổ chức các cuộc triển lãnh, hội chợ, sinhhoạt văn hóa, thể dục thể thao quốc gia, quốc tế trên địa bàn xã

- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, trùng tu, bảo tồn các di tíchlịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh, công trình văn hóa, nghệ thuật theo thẩm

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách ưu đai,chăm sóc và giúp đỡthương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước.

- Thực hiện kế hoạch, biện pháp về sử dụng lao động và giải quyết các quan

hệ lao động; giải quyết việc làm, điều động dân cư trong phạm vi xã

Xóa đói, giảm nghèo, cải thiện đời sống nhân dân; hướng dẫn thực hiệncông tác từ thiện, nhân đạo; phòng, chống các tệ nạn xã hội và dịch bệnh ở địaphương

2.8 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ, kế hoạch cụ thể phát triểnkhoa học, công nghệ và bảo vệ môi trường; thực hiện các biện pháp khuyến khíchviệc nghiên cứu, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, ứng dụng các tiến bộ khoahọc và công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các biện pháp quản lý và sử dụng đấtđai, rừng núi, sông hồ, nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất, nguồn lợi ở vùngbiển tại địa phương theo quy định của pháp luật

- Quản lý các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp xã hoặc đượccấp trên gia; quản lý hoạt động chuyển giao công nghệ, tham gia giám định nhànước về công nghệ đối với các dự án đầu tư quan trọng ở địa phương

- Chỉ đạo, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc bảo vệ, cải thiện môi trường;phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt, suy thoái môi trường,ô nhiễmmôi trường và xác định trách nhiệm phải xử lý về môi trường đối với tổ chức, cánhân theo quy định của pháp luật

- Chỉ đạo, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về

tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; an toàn và kiểm soát bức xạ; sở hữucông nghiệp; việc chấp hành chính sách, pháp luật về khoa học, công nghệ và bảo

vệ môi trường ở địa phươn; ngăn chặn việc sản xuất, lưu hành hàng giả và bảo vệlợi ích cuả người tiêu dùng

2.9 Trong lĩnh vực quốc phòng - an ninh và trật tự, an toàn xã hội:

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công

an nhân dân; chỉ đạo công tác đấu tranh phòng ngừa và chống tội phạm, chốngtham nhũng, chống buôn lậu và gian lận thương mại; bảo vệ bí mật nhà nước, xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội; quản lý vàkiểm tra việc vận chuyển, sử dụng vũ khí, chất nổ, chất dễ cháy, chất độc, chấtphóng xạ; quản lý các nghề kinh doanh đặc biệt theo quy định của pháp luật

- Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộkhẩu; quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương

- Thực hiện các biện pháp xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàndân; chỉ đạo công tác giáo dục quốc phòng toàn dân trong nhân dân và trường họcđịa phương; tổ chức, chỉ đạo thực hiện kế hoạch xây dựng xã thành khu vực phòngthủ vững chắc; chỉ đạo việc xây dựng và hoạt động tác chiến của bộ đội địaphương, dân quân tự vệ; chỉ đạo và kiểm tra việc tổ chức thực hiện Luật nghĩa vụquân sự; xây dựng lực lượng dự bị động viên và huy động lực lượng khi cần thiết,đáp ứng yêu cầu của địa phương và cả nước trong mọi tình huống

- Chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, chính sách hậuphương đội và chính sách đối với lực lượng vũ trang nhân dân ở địa phương; thựchiện việc kết hợp quốc phong - an ninh với kinh tế, kinh tế với quốc phòng anninh; tổ chức quản lý, bảo vệ công trình quốc phòng và khu quân sự trên địa bànxã

3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nam Quang.

Cơ cấu tổ chức của UBND do luật tổ chức HĐND và UBND năm 1994.Theo đó UBND do HĐND cùng bầu tại kỳ họp thứ nhất của khoá gồm có chủ tịch,phó chủ tịch và các thành viên khác

Chủ tịch UBND là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, chịu

trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình và cùng tậpthể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động trước UBND cấp trên và HĐND cùngcấp.

Các phó chủ tịch xã là người giúp chủ tịch, được phân công phụ trách thựchiện những công việc cụ thể Thay mặt chủ tịch giải quyết những vấn đề được phâncông chịu trách nhiệm trước chủ tịch về những phần việc được giao Trong quátrình hoạt động, phó chủ tịch giải quyết công việc với danh nghĩa và quyền hạn chủtịch Các thành viên của UBND được chủ tịch phân công phụ trách quản lý nhữngngành, lĩnh vực chuyên môn nhất định Lĩnh vực quan trọng thì trực tiếp bố trí vàocương vị lãnh đạo của cơ quan chuyên môn, thuộc ngành, lĩnh vực đó Mỗi thànhviên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về ngành, lĩnh vực được phân công trướcchủ tịch UBND và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBNDtrước các cơ quan nhà nước hữu quan

Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Nam Quang

Văn phòng là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của HĐND- UBND

xã, Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, tuân thủ theo nguyên tắc cấp dướiphục tùng cấp trên, cá nhân phục tùng tổ chức, tập thể bàn bạc dân chủ, chánh vănphòng quyết định Thực hiện phân công rõ trách nhiệm cho từng cán bộ, nhân viên,đánh giá cán bộ căn cứ vào hiệu quả công tác

* Nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

- Xây dựng trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu tháng, cả năm

và toàn khóa của thường trực HĐND, UBND xã Đôn đốc, kiểm tra các ngành, xã,xóm thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã ban hành và các nghị quyết

của HĐND, quyết định của UBND và chủ tịch UBND các xã, xóm theo quy địnhcủa pháp luật.

- Tổ chức phục vụ đại biểu HĐND xã tiếp xúc cử tri; tổng hợp ý kiến, kiếnnghị của cử tri báo cáo thường trực HĐND xã theo quy định, đồng thời gửi cácngành, các địa phương có trách nhiệm xem xét giải quyết kiến nghị đó theo quyđịnh Giúp thường trực HĐND xã điều hòa sự phối hợp hoạt động của các ban củaHĐND xã trong việc giảm sát theo chương trình, kế hoạch và thẩm tra các báo cáo,

đề án do thường trực HĐND xã phân công

- Tham mưu chuẩn bị nội dụng và tổ chức các kỳ họp HĐND, UBND xã,các buổi làm việc của thường trực HĐND, chủ tịch, các phó chủ tịch UBND xã vớicác ngành, xã và các đoàn khách đến làm việc theo quy chế quy định Chuẩn bịbáo cáo định kỳ về hoạt động của HĐND; phối hợp với các cơ quan chức năngchuẩn bị báo cáo kết quả giải quyết ý kiến kiến nghị của cử tri tại các phương tiệnthông tin đại chúng

- Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,điều hành của UBND xã và chủ tịch UBND xã Thực hiện công tác thông tin báocáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định

- Giúp UBND xã xây dựng, ban hành các chương trình, kế hoạch, đề án pháttriển kinh tế - xã hội thực hiện nghị quyết Đại hội đảng bộ xã và Nghị quyết củaHĐND xã; soạn thảo, chuẩn bị dự thảo các văn bản theo sự phân công của chủ tịchUBND xã Theo dõi, đôn đốc và thẩm định nội dung các chương trình, kế hoạch,báo cáo dự thảo văn bản của các ngành, xã, chuẩn bị trước khi trình phiên họpUBND xã Tổ chức rà soát lần cuối về thể thức, thẩm quyền, nội dung văn bảntrình thường trực HĐND, Chủ tịch và các phó chủ tịch UBND xã ký ban hành

- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của UBND

xã, chủ tịch UBND; các văn bản quy phạm pháp luật cảu cơ quan nhà nước cấptrên có liên quan

- Là đầu mối quản lý thống nhất việc soạn thảo, ban hành văn bản củathường trực HĐND, UBND xã; quản lý hồ sơ, biên bản các kỳ họp HĐND, UBND

xã theo quy định

- Tham mưu giúp UBND xã xây dựng các quy định về cải cách hành chínhtrong việc xử lý công việc thuộc phạm vi của văn phòng; quản lý công tác văn thư,lưu trữ hiện hành, thông tin hóa quản lý hành chính nhà nước đối với các ngành.Quản trị mạng công nghệ thông tin nội bộ; triển khai ứng dụng công nghệ thông tintrong hoạt động công tác của thông tin HĐND- UBND và của cơ quan Văn phòng.

- Tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận, theo dõi, đôn đốc giải quyết khiếu nại

tố cáo và kiến nghị của công dân; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng,lãng phí trong phạm vi quản lý của cơ quan văn phòng xã theo quy định của phápluật

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và đảm bảo điều kiệnphục vụ các hoạt động của thường trực HĐND, UBND xã và văn phòng theo quyđịnh

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chứcthuộc văn phòng đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ Bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụchuyên môn cho văn phòng

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và kinhphí, tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của phápluật và phân cấp quản lý của UBND xã

- Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác do thường trực HĐND, UBND và chủtịch UBND xã

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Nam Quang; Nhận xét những ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong việc

bố trí phòng làm việc của UBND xã Nam Quang.

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị Trongquá trình hoạt động của mình thì Văn phòng là một bộ nhớ của cơ quan cũng nhưcủa một lãnh đạo Vì không phải lúc người lãnh đạo cũng nhớ hết công việc củamình định làm và cần một người thường xuyên nhắc nhở hết công việc hàng ngàycho lãnh đạo và là nơi tiếp nhận mọi phía để cung cấp cho lãnh đạo trong việc của

cơ quan Do đó mà hoạt động Văn phòng rất quan trọng, hoạt động của Văn phònggồm nhiều nghiệp khác nhau

1.2.1 Ưu điểm:

Có 3 ban ngành làm việc tại văn phòng UBND xã để giải quyết công việcliên quan đến giấy tờ Hộ tịch - Tư pháp, tiếp nhận đơn thư công dân được giảiquyết kịp thời, đảm bảo thời gian đúng quy định của pháp luật

Nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng UBND xã đã được sự quantâm đầu tư kinh phí để mua sắm trang thiết bị văn phòng như máy vi tính, máy in,

tủ đựng hồ sơ,… phục vụ cho quá trình làm việc của các cán bộ uỷ ban và đáp ứngnhu cầu đến giải quyết công việc của nhân dân trong xã, đồng thời đã tổ chức cán

bộ văn phòng tham gia các khoá bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn nhằmhướng dẫn tới một chế độ làm việc khoa học và hiện đại hơn

bố trí ở vị trí khác chưa phù hợp với tình hình thực tế Cán bộ văn phòng phải kiêmnhiệm rất nhiều công việc ngoài những công việc chuyên môn của mình Hiện naycòn thiếu phòng làm việc giải quyết của một số bộ phận như: Địa chính, Tài chính,Công an, theo cơ chế một cửa

Ngoài ra các trang thiết bị văn phòng tuy đã có sự quan tâm đầu tư của cấptrên nhưng do nguồn ngân sách của xã còn hạn hẹp nên các trang thiết bị vănphòng chưa thể đầy đủ còn thiếu như máy Fax, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu…Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc của UBND xã

1.2.3 Đề xuất phương án tối ưu:

- Phòng làm việc của Văn phòng UBND xã nhìn chung đảm bảo khoa học,thuận tiện cho các cán bộ thực hiện công việc, tuy nhiên Văn phòng cần được mởrộng diện tích sắp xếp lại một số trang thiết bị khác Đầu tư, mua sắm thay thế cáctrang thiết bị đã cũ, để tạo điều kiện cho làm việc được hiệu quả hơn

1.3 Các quy trình xây dựng, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã Nam Quang.

- Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan quy môthời gian có thể là một tuần, tháng, năm Kế hoạch tuần được lập vào ngày cuốicùng của tuần trước; kế hoạch tháng được lập vào ngày cuối cùng của tháng trước;

kế hoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; kế hoạch năm được lậpvào quý cuối cùng của năm trước

Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và hiệuquả thì Văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần,tháng, quý, năm cho cơ quan Quy trình xây dựng các kế hoạch này tuân theo cácbước cụ thể như sau:

- Văn phòng tổng hợp và xây dựng bản thảo;

- Văn phòng trình bản thảo lên lãnh đạo để xin ý kiến phê duyệt;

- Văn phòng hoàn tất các thủ tục pháp lý khác và ban hành chương trình, kếhoạch

1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Nam Quang:

* Mục đích, nguyên tắc trong tổ chức hội nghị:

- Hội nghị là biện pháp quan trọng, để tổ chức thực hiện chương trình hoạtđộng công tác của cơ quan Vì vậy tại cơ quan công tác hội nghị được chú trọng vàchuẩn bị chu đáo Các cuộc họp của cơ quan nhằm:

+ Thông tin các quyết định mới từ quản lý cấp trên;

+ Giải quyết các vướng mắc, khó khăn và các vấn đề liên quan đến các bộphận

* Các cuộc họp thường được tổ chức dựa trên nguyên tắc:

+ Chỉ tiến hành khi thật sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điềuhành của cấp quản lý trong việc thực hiện nhiệm vụ quan trọng;

+ Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung thành phần tham dự, đề cao vàthực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý côngviệc, đảm bảo tăng cường hiệu lực, hiệu qủa công tác chỉ đạo, điều hành tập trung

thống nhất, thông suất của quản lý các bộ phận;

+ Phải có chương trình, kế hoạch thực hiện cải tiến, đơn giản hóa quy địnhthủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý, đảm bảo chất lượng hiệu quả, thiết thực, tiếtkiệm không hình thức phô trương;

+ Thực hiện lồng ghép các nội dụng vấn đề cần xử lý, kết hợp các cuộc họpvới nhau;

+ Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp, trường hợp đến trễ phải thông báo chochủ tọa cuộc họp;

+ Tất cả các phòng ban phải có sổ họp nội bộ Mỗi lần tổ chức tham giacuộc họp cần phải ghi rõ nội dụng, ngày, giờ, thành phần tham gia, nội dung ý kiếncủa tham gia, ký tên

* Trình tự cuộc họp:

Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp

+ Căn cứ chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của cơ quan và yêucầu giải quyết các công việc, quản lý các bộ phận xây dựng và giải quyết định tổchức các cuộc họp lớn, phân công trách nhiệm đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểmcác vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức cuộc họp đó

+ Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thôngbáo trước cho các đối tượng triệu tập và mời tham dự

+ Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việcđột xuất, khẩn cấp

* Chuẩn bị nội dung các cuộc họp:

+ Nội dung các cuộc họp phải được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ chu đáo,đúng yêu cầu và thời gian

+ Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung yêucầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp, phải được chuẩn bị trước thànhvăn

+ Đối với những tài liệu dài có nhiều nội dung, ngoài bản chính phải có bảntóm tắt nội dung

+ Người chủ trì cuộc họp phải lập theo đúng mẫu của cơ quan

+ Người tổ chức chuẩn bị cuộc họp phải chuẩn bị thêm các nội dung sau: đặttrước địa điểm họp, tổ chức vệ sinh phòng họp, Kiểm tra đèn, bàn ghế, ổ cắm điện.Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, chuẩn bị nước uống, khăn phủ bàn, máy chiếu,máy tính Soạn thư mời và trình duyệt, gửi thư mời tham gia cuộc họp trước 60phút.

* Giấy mời họp:

Giấy mời họp được ghi theo mẫu cơ quan gồm các nội dung:

+ Người triệu tập và chù trì;

+ Người được triệu tập hoặc được mời tham dự;

+ Nội dung cuộc họp;

+ Thời gian, địa điểm cuộc họp;

+ Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được tham dự;

+ Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất 03 ngày làm việc, kèmtheo là tài liệu văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dungcuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất

* Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp:

+ Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệutập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dựcuộc họp cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả

+ Quản lý đơn vị được mời họp phải cử người đến tham dự cuộc họp đúngthành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầucuộc họp

+ Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là lãnh đạo các bộ phậnkhồng thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đápứng nội dung và yêu cầu cuat cuộc họp đi thay

* Thời gian tiết hành họp:

+ Thời gian tiến hành cuộc họp thuộc các loại dưới đây được quy định nhưsau: Họp tham mưu, tư vấn thông qua một buổi làm việc; Họp chuyên môn tư vấnmột buổi làm việc đến một ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phứctạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá 02 ngày; Họp tổng kết

công tác năm không quá 01 ngày; Họp sơ đồ kết, tổng kết chuyên để từ 01 đến 02ngày tùy theo tính chất và nội dung chuyên để; Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụcông từ 01 đến 03 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề; các loại họp kháctùy theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng khôngquá 02 ngày.

* Nhưng yêu cầu về tiến hành cuộc họp:

+ Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiềuhình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề vàđiều kiện hoàn thành cụ thể để tiết kiệm thời gian, đảm bảo chất lượng và hiệu quảgiải quyết công việc

+ Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ đạo trình bày tóm tắt ngắngọn, nội dung cốt lõi của để án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ tiêunhững vấn đề có ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộchọp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý cuộc họp

+ Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vàonhững vấn đề đang có ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý

+ Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiệnđược đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu cuộc họp

* Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp.

+ Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịchtrình của cuộc họp

+ Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham gia cuộc họp được trình bày

ý kiến của mình một cách hợp lý

+ Điểu kiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra

+ Có ý kiến kết luận cuộc họp trước khi kết thúc cuộc họp

+ Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị cá nhân có liên quan

* Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp.

+ Nghiên cứu tài liêu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dựcuộc họp

+ Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp

+ Phải đi họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời giancủa cuộc họp Chỉ trong trường hợp hợp vì những lý đột xuất và được sự đồng ýcủa người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước lúc kết thúc.

+ Trong khi họp, không được làm việc riêng, hoặc xử lý công việc không cóliên quan đến nội dung cuộc họp

1.5 Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo của UBND xã Nam Quang.

Ví dụ:

Cung cấp các tài liệu của năm trước cho lãnh đạo

Các VB, tài liệu từ các năm trước có liên quan đến việc giải quyết các côngviệc của năm tiếp theo, khi Lãnh đạo xây dựng kế hoạch cho năm tới thì Vănphòng sẽ cung cấp các VB tài liệu đó cho lãnh đạo để làm cơ sở cho kế hoạch đó

1.6 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Nam Quang.

* Sự cần thiết của việc xây dựng văn phòng theo hướng hiện đại hoá.

Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung củamọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác văn phòng Đặc biệt ởcác tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, cácdoanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mớiphương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có năng lực trình độ nghiệp

vụ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động có hiệu quả

Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sức,giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàngngày Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thoảt khỏi những công việchành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp họ

có thời gian tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điềuhành quản lý đạt hiệu quả cao nhất

* Nội dung hiện đại hoá công tác văn phòng

Một văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ khá mới mẻ, đólà:

đó, các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến công tác tổ chức văn phòngtheo hướng Hiện đại hoá trên một số lĩnh vực chủ yếu sau đây:

- Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ.

Tuỳ theo mô hình và tổ chức cơ quan mà định hình tổ chức bộ máy vănphòng Nhưng dù văn phòng lớn hay nhỏ, muốn tổ chức văn phòng theo hướngHiện đại hoá thì phải có một cơ cấu tổ chức “tinh gọn”, thiệu lực” và “đúng chứcnăng”

- Từng bước công nghệ hoá công tác văn phòng.

Công nghệ thông tin với thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và côngnghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thày đổi vềcăn bản Văn phòng hiện đại là văn phòng gắn liền với việc sử dụng các phươngtiện kỹ thuật tiên tiến của công nghệ thông tin Hiện nay, nhờ có máy vi tính vàqua việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào trong mạng nộ bộ (LAN) vànối mạng diện rộng bên ngoài (WAN) để xử lý luồng thông tin đầu ra Tất cả cáccông văn giấy tờ, thông tin hầu hết được xử lý và truyền trên mạng với hệ thốngmáy tính Do đó không cần sao chép, nhân, in công văn và chuyển giao văn bảntheo kiểu thủ công như trước nữa

- Về trang bị trong Văn phòng

Phòng làm việc là: nơi diễn ra mọi hoạt động nhằm nâng cao hiệu quảnghiệp vụ văn phòng và tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên Ngày này, khi xuhướng Hiện đại hoá ngày càng phát triển mạnh mẽ thì các trang thiết bị hiện đạicàng có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của văn phòng

Những phương tiện kỹ thuật mới hiện nay được trang bị cho các văn phònghiện đại như: máy vi tính, máy in nhân bản, máy Fax, máy photocopy, máy saochép, điện thoại, điện tín, máy ghi âm, máy ghi hình, máy tính điện tử và một sốvăn phòng phẩm chuyên dùng như bút xoá, tủ đựng hồ sơ, máy bóc phong bì, máyhuỷ tài liện và các loại đồ dùng thông thường khác Một văn phòng hiện đại khôngthể thiếu các trang bị ấy vì thiếu nó sẽ ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả côngviệc.

- Về kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính

Trong hoạt động điều hành quản lý của mình, các cơ quan nhà nước đềuphải tiến hành các tác nghiệp và thủ tục hành chính Những tác nghiệp, thủ tụchành chính đó chính là nghiệp vụ hành chính Nghiệp vụ hành chính liên quan đếncác nội dung quản trị công sở, công tác văn thư, công tác lưu trữ Sự hiểu biếttường tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật, nghiệp vụ hành chính: là cơ sởquan trọng để tiến hành có hiệu quả hoạt động công vụ Các cơ quan nhà nước vàđặc biệt là các doanh nghiệp, muốn nâng cao chất lượng lao động, tạo chỗ đứngtrong nền kinh tế thị trường sôi động hiện nay thì nhất thiết phải tiến hành cải tiếnnghiệp vụ hành chính theo hướng Hiện đại hóa

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Nhận xét mô hình công tác văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư bao gồm 3 nội dung chính:

Thứ nhất: xây dựng và ban hành văn bản;

Thứ hai: quản lý và giải quyết văn bản;

Thứ ba: bảo quản và sử dụng con dấu

Công tác văn thư là một hoạt động quản lý của bộ máy lãnh đạo quản lý,bao gồm toàn bộ công việc về xậy dựng văn bản, tổ chức, quản lý và giảiquyết văn bản, lập và lưu các hồ sơ hành chính hình thành trong hoạt động của cơquan

UBND xã Nam Quang công tác văn thư do cán bộ văn phòng quản lý có môhình tổ chức văn thư tập trung cả các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư như:soạn thảo giải quyết văn bản đều xây dựng ở văn thư

2.1.1 Ưu điểm:

Nhìn chung hình thức văn thư tập chung ở văn phòng UBND xã Nam Quang

là hợp lý cho phép giảm bớt chi phí cho việc thực hiện các văn thư cải tiến tổ chứclao động của người làm công tác văn thư vào trong một số trường hợp, tạo điềukiện cho việc định mức hoá, chuyên môn hoá đảm bảo cho sự thống nhất trong chỉđạo về tổ chức nghiệp vụ

2.1.2 Nhược điểm:

Bên cạnh ưu điểm trên cũng có các nhược điểm sau: công tác văn thư củaUBND xã Nam Quang do cán bộ văn phòng quản lý với mô hình tổ chức văn thưtập trung, các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư nhiều khi còn dẫn đến tìnhtrạng công việc quá nhiều, khiến cán bộ văn phòng kiêm thêm công việc của côngtác văn thư giải quyết công việc còn tồn đọng, làm nhanh theo kịp thời gian tiến độ

dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong công việc

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản.

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của UBND xã Nam Quang quy định về soạn thảo và ban hành văn bản.

Tất cả các văn bản đi, văn bản đến đều phải thông qua Văn phòng UBND.Văn phòng có trách nhiệm đăng ký văn bản vào sổ công văn và chuyển vào địa chỉngười có trách nhiệm giải quyết

Văn phòng chỉ tiếp nhận các văn bản, giấy tờ có nội dung thuộc thẩm quyềngiải quyết của UBND Các văn bản do cán bộ chuyên môn trình, báo cáo nênUBND và chủ tịch; các phó chủ tịch, phải được chuyển qua văn phòng thẩm định

về thể thức, nội dung trước khi trình ký

Các vấn đề chủ trương, chính sách đã được quyết định trong phiên họp củaUBND đều được cụ thể hoá bằng các quyết định, chỉ thị của UBND Văn phòngUBND hoặc cán bộ công chức theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm dự thảo, trình Chủtịch hoặc phó chủ tịch ký ban hành ngay trong ngày đối với văn bản thông thường

và chậm nhất là 5 ngày đối với văn bản quy phạm kể từ ngày phiên họp kết thúc.Đối với những văn bản phát hành của UBND và chủ tịch, văn phòng phải ghi đầy

đủ ký hiệu, số văn bản, ngày, tháng, năm, đóng dấu và gửi đúng địa chỉ, đồng thời

- Quy trình soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêucầu thực tế đặt ra đối với văn bản Có thể khái quát quy trình này ồm có 4 bước cơbản:

- Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo

- Xác định mục đích ban hành VB, đối tượng và phạm vi áp dụng của VB

- Xác định tên loại VB

- Thu thập và xử lý thông tin

Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo

+ Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng trongtừng chương, mục, đoạn cho hợp lý Sử dụng linh hoạt các từ, cụm từ, liên kết cáccâu, đoạn để VB trở thành một thể thống nhất, trọn vẹn về nội dung và hình thức.

+ Kiểm tra, rà soát bản thảo: kiểm tra bố cục nội dung: đã logic chưa, đầy đủcác ý cần trình bày chưa, các ý trình bày đã phù hợp với mục đích ban hành VBhay chưa, ý trong tâm của VB đã nổi bật hay chưa

+ Kiểm tra về thể thức VB, về ngôn ngữ diễn đạt và trình bày

Bước 3: Trình duyệt, ký VB

- Cơ quan, đơn vị soạn thảo VB trình hồ sơ trình duyệt dự thảo VB lên cấptrên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét thông qua

- Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau:

+ Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo VB

+ Bản dự thảo

+ VB thẩm định (nếu có)

+ Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có)

+ Các VB giấy tờ khác liên quan (nếu có)

Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành VB (thuộc nhiệm vụ củacán bộ văn thư)

- Ghi sổ, ngày tháng năm ban hành VB

- Vào số VB đi, số lưu VB

- Kiểm tra lần cuối về thể thức VB

- Nhân VB đủ số lượng ban hành

- Đóng dấu cơ quan

- Bao gói và chuyển giao VB

Với những VB quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi VB, cần tiếp tụctheo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận VB

2.2.3 Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản:

2.2.3.1 Thẩm quyền ban hành VB

Chủ tịch ban hành các VB quy phạm Pháp luật do Văn phòng soạn thảo; cácbáo cáo; Chương trình; Kế hoạch; Quyết định của UBND; các VB thuộc thẩmquyền ban hành của UBND xã; các VB về tổ chức bộ máy, cán bộ theo phân cấp

* Tên cơ quan ban hành:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt

theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN

XÃ NAM QUANG XÃ NAM QUANG

* Số, ký hiệu của văn bản

Số và ký hiệu văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ

dàng Số và ký hiệu của văn bản được ghi bên dưới tên cơ quan ban hành

Ký hiệu là chữ viết tắt tên loai văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản,giữa chúng có dấu gạch nối Ký hiệu văn bản được viết bằng dấu in hoa

Từ "số" được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡchữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ "số" có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phảighi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa cácnhóm chữ viết tắt ký hiệu VB có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:

Số: 16/QĐ-UBND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);

* Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành VB

Địa danh ghi trên VB của cơ quan, tổ chức cấp xã là tên của xã, huyện,thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:

Văn bản của Uỷ ban nhân xã Nam Quang (huyện BảoLâm, thành phố CaoBằng)và của các phòng, ban thuộc xã: Nam Quang,

Ngày, tháng, năm ban hành VB là ngày, tháng, năm VB được ban hành,được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những sốchỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước, ví dụ:

Nam Quang, ngày 08 tháng 12 năm 2016

* Tên loại văn bản và trích yếu nội dung băn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại VB do cơ quan, tổ chức ban hành Khiban hành VB đều phải ghi tên loại, trừ công văn

Trích yếu nội dung văn bản: là một câu ngắn gọn hoặc 1 cụm từ phản ánhkhái quát nội dung chủ yếu của văn bản

ên loại và trích yếu nội dung của các loại VB có ghi tên loại được trình bàytại ô số 5a; tên loại VB (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và cácloại VB khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;trích yếu nội dung VB được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại VB, bằng chữ inthường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nétliền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòngchữ, ví dụ:

V/v kế hoạch kiểm tra công tác

văn thư, lưu trữ năm 2012

* Nội dung văn bản

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản

Phần nội dung (VB) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hailề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một VB phải dùngcùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm

* Quyền vụ, Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt "TM." ( thay mặt)vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TM ỦY BAN NHÂN DÂN

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viếttắt "KT." (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thaycấp trường;

Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt "TL." (thừa lệnh) vào trướcchức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG

* Dấu của cơ quan, tổ chức

Dấu của cơ quan ban hành văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên1/3 bên trái chữ ký Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ, không đượcđóng dấu khống chỉ Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tạiNghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

và quy định của pháp luật có liên quan

* Nơi nhận

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bảnvới mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giảiquyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận VB được trình bàybằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và

cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trênmột dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấmphẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ "Lưu" sau có dấu hai chấm, tiếp theo làchữ viết tắt "VT" (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị(hoặc bộ phận) soạn thảo VB và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết),cuối là dấu chấm

2.2.3.3 Quy trình về soạn thảo và kỹ thuật soạn thảo ban hành VB.

Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý Chấtlượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công việc của cơquan quản lý Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ,thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dungcũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản

Soạn thảo văn bản ban hành văn bản là công việc rất quan trọng diễn ra hàngngày trong tất cả cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp và

tổ chức kinh tế công việc này ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và chất lượng củahoạt động quản lý Vì vây UBND xã Nam Quang có những quy định về soạn thảo

và ban hành văn bản như sau:

- Về thể thức văn bản: Thể thức văn bản là hình thức bắt buộc đảm bảo hiệulực pháp lý của văn bản, nó phù hợp với thẩm quyền ban hành văn bản theo quy

định của pháp luật tại thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày16/5/2005 của Bộ nội vụ và văn phòng chính phủ về thể thức và kỹ thuật trình bàyđảm bảo 9 thành phần cơ bản và các thành phần thể thức như địa chỉ…

- Về nội dung văn bản: Đây là thành phần quan trọng nhất nó phản ánh chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản phải đạt những yêu cầu

- Về chính trị: Nội dung văn bản phải đúng với đường lối chủ trương củaĐảng chính sách pháp luật của Nhà nước Đáp ứng được nhu cầu và nguyện vọngcủa nhân dân, phù hợp với quy luật phát triển của xã hội

- Về Pháp lý: Nội dung văn bản phải đúng với pháp luật và phù hợp với thựctiễn cuộc sống, các văn bản của cấp dưới không đặt ra các quy định trái với quyđịnh của văn bản cấp trên (UBND huyện, tỉnh) Văn bản ban hành phải đúng vớithẩm quyền

- Về kỹ thuật: Phù hợp với đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất nguồn kinh phí có

được, đảm bảo tính khoa học, tính đại chúng

2.2.3.3 Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản:

* Ưu điểm:

- Thẩm quyền ban hành văn bản: văn bản của UBND xã Nam Quang có

thẩm quyền ban hành theo đúng quy định của Luật ban hành văn bản quy phạmpháp luật năm 1996 điều 1 luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND –UBND năm 2004 và Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, Nghịquyết của uỷ ban thường vụ quốc hội, Lệnh, Quyết đinh của chủ tịch nước, văn bảncủa cơ quan Nhà nước cấp trên, nghị quyết của HĐND cùng cấp

- Thể thức và kỹ thuật trình bày: Đại đa số văn bản ban hành đều đảm bảo vềthể thức và kỹ thuật trình bày theo đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước, đó làvăn bản được trình bày trên khổ giấy A4 có đầy đủ các yếu tố thể thức

- Quy trình soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo văn bản được thực hiện đầy

đủ các bước theo quy định soạn thảo và ban hành văn bản, việc hoàn chỉnh cácbước trong soạn thảo văn bản là rất quan trọng nên trong quá trình thực hiện thì

cán bộ văn phòng ( cán bộ soạn thảo ) không bỏ qua bước nào Vì vậy việc hoànthành bản thảo cũng ít sai sót và đem lại hiệu quả công việc cao Hầu hết văn bảnsoạn thảo xong đều chuyển cho chủ tịch và phó chủ tịch kiểm tra trước khi đóngdấu.

- Kỹ thuật soạn thảo văn bản: văn bản ban hành đều đảm bảo về mặt nộidung và thể thức theo đúng quy định của Nhà nước nội dung của văn bản khôngtrái với chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước sát với thực tế,đúng với thẩm quyền ban hành văn bản vì thế mỗi văn bản của UBND xã NamQuang khi ban hành đều mang tính hiệu lực pháp lý cao

* Nhược điểm:

- Quy trình soạn thảo văn bản còn chậm việc thực hiện các bước trong quytrình soạn thảo không được liên tục, việc thu thập và xử lý thông tin không nhanhchóng

- Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Đôi khi do công việc gấp nên có một số vănbản soạn thảo có nội dung sơ sài, không được trình duyêt về thể thức

- Thể thức và kỹ thuật trình bày: Do thói quen từ trước nên một số ít văn bảnđược soạn thảo một số thành phần thể thức không đúng theo quy định của phápluật

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Nam Quang: 2.3.1 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổchức, cá nhân, do UBND xã phát

VB đi do UBND xã Nam Quang phát hành được quản lý theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu

và ngày, tháng của văn bản; Ngày tháng được đề là ngày thời điểm ký ban hànhvăn bản

Bước 2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); văn bản phải

có chữ kí của người có thẩm quyền mới được đóng dấu Không đóng dấu khốngvào giấy trắng, dấu đóng phải rõ ràng, đúng quy định

Bước 3 Đăng ký văn bản đi: vào sổ đầy đủ, chính xác, rõ từng cột mục.

Mẫu số VB đi có mẫu như sau:

Số, ký

hiệu VB

Ngày tháng năm

VB

Tên loại, trích yếu ND VB

Người ký

Nơi nhận VB

Nơi nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Bước 4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngàyvăn bản đó được ký, hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đi

có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tinnhanh

Bước 5 Lưu văn bản đi Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một

bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản l|u trong hồ sơ Bản lưu văn bản đitại văn thư cơ quan phải được sắp xếp thứ tự đăng ký Bản lưu văn bản quy phạmpháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằngloại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu

* Nhận xét ưu, nhược điểm:

2.3.2 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

- Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải đươc tập trung tại văn thư cơquan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không đượcđăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

- Tất cả các VB đến UBND xã Nam Quang được quản lý theo các bước sau:

Bước 1 Tiếp nhận, đắng ký văn bản đến

- Bóc bì văn bản, sơ bộ phân loại văn bản theo loại hình VB ( công văn, tàiliệu, sách báo…)

- Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến Dấu đến được đóng vào khoảngtrống dưới số và ký hiệu, trích yếu của công văn hoặc khoảng trống giữa tác giả vàtiêu đề văn bản Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự ghi trong văn bảnđến

VB đến)

Số, ký hiệu

Ngày, tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Nơi nhận (người nhận)

Ký nhận

Ghi chú

Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến:

- Vào sổ xong, văn thư trình Chánh Văn phòng (TP hành chính) xem toàn bộ

VB đến để xin kiến phân phối giải quyết Sau khi có kiến đó, VB được đưa lại chovăn thư để chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết

- Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác, giao đúng người chịutrách nhiệm giải quyết và giữ bí mật nội dung văn bản

Bước 3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Căn cứ nội dung VB đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vịhoặc cá nhân giải quyết Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giảiquyết VB đến theo thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ

chức Sổ chuyển giao VB có thể làm theo mẫu sau:

Ngày đến Số đến Đơn vị hoặc người nhận VB Ký

hồ sơ đó cho lưu trữ hiện hành

* Nhận xét ưu, nhược điểm:

2.3.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

* Khái niệm lập hồ sơ hiện hành

- Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một

sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm, tính chất chungnhư tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản… được hình thành trongquá trình giải quyết, theo dõi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơquan, tổ chức hay của một cá nhân

* Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ

- Các đơn vị trong cơ quan, tổ chức dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị mình

theo hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ;

- Văn phòng, phòng hành chính tổng hợp danh mục hồ sơ của các đơn vịthành dự thảo danh mục hồ sơ chung của cơ quan tổ chức, tiến hành bổ sung chỉnhsửa nếu cần thiết;

- Hoàn chỉnh dự thảo, trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức duyệt ban hành.

+ Danh mục hồ sơ cần ban hành vào đầu năm Đối với những cơ quan, tổ

chức có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ ổn định thì chỉ cần sửa đổi, bổsung danh mục hồ sơ của năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng trong nămsau.

* Lập hồ sơ hiện hành

- Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trìnhgiải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương phápnhất định

- Lập hồ sơ hiện hành: Do cá nhân thực hiện, được tiến hành đồng thời vớiquá trình giải quyết công việc Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệuphản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu

- Lập hồ sơ trong chỉnh lý: Là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, được tiếnhành khi công việc đã giải quyết xong mà tài liệu về công việc đó không được lậpthành hồ sơ Hồ sơ này do cán bộ lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lý những tài liệurời lẻ, lộn xộn

Việc chỉnh lý trong lưu trữ đối với loại tài liệu đã được lập hồ sơ hiện hànhđảm bảo sự đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng nội dung, quátrình giải quyết công việc, thời hạn bảo quản được xác định sát với giá trị tài liệu,tiết kiệm được thời gian, lao động và kinh phí cho việc chỉnh sửa, hoàn thiện, hệthống hoá và làm công cụ tra cứu hồ sơ

Đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ hiện hành, việc chỉnh lý gặp nhiều khókhăn trong công tác khôi phục, lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồsơ… Có tình trạng hồ sơ lập trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khó đảmbảo chất lượng do tài liệu trong hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảo quảnchưa được dự kiến trước…Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều công sức, thờigian, kinh phí

* Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Là việc định kỳ chuyển giao những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ cácđơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định của phápluật

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan