THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG tại tạp chí của Liên hiệp các Tổ chức Hữu nghị Việt Nam

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN TẠP CHÍ LIÊN HIỆP CÁC TỔ CHỨC HỮU NGHỊ VIỆT NAM 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị. 4 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị. 4 2. Cơ cấu tổ chức của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị. 6 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 7 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 7 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; 7 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.Nhận xét nhưng ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu; 8 1.3 Các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung; 9 1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan; 9 1.5. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan của Văn phòng: 11 1.6. Tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan: 11 1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan; 12 2. Khảo sát về công tác văn thư 14 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 14 2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản: 16 2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 17 2.2.3. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung: 19 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan Tạp chí Hữu Nghị: 20 2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm. 20 2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm. 23 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan: 26 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 28 2.5. Trang thiết bị làm việc tại văn phòng. ( Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm so với nhu cầu công tác của cơ quan). 29 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: 31 PHẦN II. THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 35 1. Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc cuộc họp của cơ quan. 35 2. Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan, đơn vị. 36 3. Soạn thảo các văn bản hành chính của cơ quan: 36 4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan Tạp chí Hữu Nghị: 37 5. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 37 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 40 I. Nhận xét đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 40 1. Nhận thức, thái độ: 40 2. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm: 40 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 43 PHẦN PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

Họ và tên học sinh: Lương Thị Vân Kiều

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

HÀ NỘI - 2016

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 3

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN TẠP CHÍ LIÊN HIỆP CÁC TỔ CHỨC HỮU NGHỊ VIỆT NAM 4

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị 4

1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị 4

2 Cơ cấu tổ chức của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị 6

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 7

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; 7

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.Nhận xét nhưng ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu; 8

1.3 Các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung; 9

1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan; 9

1.5 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan của Văn phòng: 11

1.6 Tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan: 11

1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan; 12

2 Khảo sát về công tác văn thư 14

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 14

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 16

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản: 16

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 17

2.2.3 Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung: 192.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan Tạp chí Hữu Nghị: 202.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm 202.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm 232.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu và lưu trữ cơquan: 262.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 282.5 Trang thiết bị làm việc tại văn phòng ( Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm

so với nhu cầu công tác của cơ quan) 29

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: 31

PHẦN II THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 35

1 Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc cuộc họp của cơ quan 35

2 Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan, đơn vị 36

3 Soạn thảo các văn bản hành chính của cơ quan: 36

4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan Tạp chí Hữu Nghị: 37

5 Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 37

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 40

I Nhận xét đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập 40

1 Nhận thức, thái độ: 40

2 Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm: 40

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 43

PHẦN PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh có nhiều thuận lợi nhưng cũng không ít khó khăn tháchthức cả ở trong nước cũng như trên thế giới, với sự nỗ lực của toàn Đảng, toàndân, Việt Nam đang ngày càng hội nhập với Thế giới trên tất cả các lĩnh vực Cóthể nói, trong quá trình ngày càng phát triển này thì nhu cầu thu hút học sinh,sinh viên và Cán bộ tham gia nghiên cứu học tập về các bộ môn khoa học ngàycàng nhiều Bộ môn Khoa học nghiên cứu về công tác công văn giấy tờ là trongnhững ngành khoa học như thế

Hai năm học dưới mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời gian khôngphải là nhiều và cũng không phải là quá ít cho em và các bạn sinh viên khác.Qua sự dạy bảo tận tình và kinh nghiệm truyền đạt của các thầy giáo, cô giáo đãcung cấp một phần không nhỏ những kiến thức về Văn hoá, Xã hội, Kinh tế, conngười của đất nước và trên Thế giới nói chung và công tác Văn thư- Lưu trữ,Hành chính Văn phòng nói riêng

Đất nước ta đang tiến nhanh, tiến mạnh trên con đường Công nghiệp Hiện đại hóa, Công tác Văn thư - Lưu trữ cũng như chuyên ngành Hành chínhVăn phòng , em đang theo học chiếm một vị trí vô cùng quan trọng và đòi hỏiphải được đặt ngang tầm với các ngành khoa học khác

hóa-Như chúng ta đã biết, Sinh thời Bác Hồ đã dạy: " Học phải đi đôi vớihành" ở bất kỳ một môi trường nào, có lý luận thì phải có thực tiễn Thực tiễn

sẽ giúp con người vận dụng những lý luận một cách khoa học và hiệu quả nhất.Nhận thức rõ được điều này, Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ văn phòng và dậynghề đã tổ chức cho các sinh viên đi thực tập thực tế tại các cơ quan để hiểu rõhơn về ngành nghề mà mình đang theo học và làm quen nhuần nhuyễn với cáckhâu nghiệp vụ chuyên môn trước khi Tốt nghiệp

Sau khi nhận được chuyên đề hướng dẫn của Trung tâm em đã đến liên hệ

và thực tập tại Tạp chí của Liên Hiệp các Tổ Chức Hữu Nghị Việt Nam - 105APhố Quán Thánh - Phường Trúc Bạch - Quận Ba Đình - Hà Nội

Qua gần 2 tháng thực tập tại Tạp chí Hữu Nghị ( Từ 17/ 5 đến 01/7/2016)

em đã được làm quen, khảo sát nghiên cứu các nghiệp vụ công tác Văn thư

-Lưu trữ - Văn phòng, có cơ hội để vận dụng lý thuyết đã học trong Nhà trườngvào thực tế công tác Văn thư - Lưu trữ - Văn phòng tại cơ quan Điều đó giúp

em bổ sung thêm những kiến thức còn thiếu hụt về nghiệp vụ và tạo cơ hội tốtcho em khi xây dựng một phong cách làm việc của một Cán bộ làm công tácVăn phòng

Quá trình tìm hiểu thực tế và thực tập tại cơ quan Tạp chí Hữu Nghị emxin trình bày cụ thể trong bản báo cáo dưới đây:

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian thực tập tại Tòa soạn Tạp chí Hữu Nghị, làm mộtthực tập sinh, được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo, cán bộphòng Tổ chức – Hành chính em đã tiếp thu được những kinh nghiệm và bài họcrút ra từ thực tế và đã giúp em hiểu rõ hơn về cái nhìn chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan Tạp chí

Qua quá trình thực tập, em nhận thức rõ hơn và đầy đủ hơn về tầm quantrong, ví trí của văn phòng đối với mỗi cơ quan, tổ chức Văn phòng đóng vai tròquan trọng trong hoạt động của bất kỳ cơ quan , tổ chức nào

Thực tập tại Tạp chí Hữu Nghị - Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị ViệtNam em đã được các cô, chú, anh chị là Lãnh đạo vụ, chuyên viên giúp đỡ,

hướng dẫn tận tình Đặc biệt là được sự hướng dẫn trực tiếp của cô Trần Thị Môn - chuyên viên, em đã được hiểu rõ hơn về công tác lập hồ sơ, chỉnh lí tài

liệu, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm hơn trong hoạt động làm việc củamình sau này về công tác hành chính văn phòng Đây được gọi là bài học quýbáu, là cơ hội cho em rèn luyện thêm kĩ năng làm việc, chuẩn bị hành trang khisắp ra trường

Bên cạnh đó đây cũng là cơ hội để em làm quen với môi trường làm việcmới và hơn thế nữa quá trình thực tập đã củng cố cho em lòng tin và yêu nghềnghiệp đã chọn, từ đó có ý thức phấn đấu vươn lên trong nghề nghiệp

Em xin kính chúc Ban Giám hiệu, tập thể giáo viên nhà trường mạnhkhoẻ, thành đạt, chúc cho Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là nơi đào tạo ranhững cán bộ văn phòng xuất sắc

Trong khuôn khổ của bài báo cáo này, do kinh nghiệm thực tế của bảnthân còn hạn chế, đồng thời đây cũng là một trong những chuyên ngành mởrộng, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong thầy, cô giáocùng toàn thể các cán bộ, công chức trong cơ quan đóng góp ý kiến để bài báo cáothực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 02 tháng 7 năm 2016

Sinh viên

Lương Thị Vân Kiều

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN TẠP CHÍ LIÊN HIỆP CÁC TỔ CHỨC HỮU NGHỊ VIỆT NAM

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.

1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.

*Chức năng:

Là cơ quan tuyên truyền của Tạp chí, các thông tin nổi bật của thế giới.Quyết định các chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác;phương hướng, nhiệm vụ của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xâydựng hệ thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của cơ quan

Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và toànkhóa trên các lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng

Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ củaĐảng, báo cáo các phương án nổi bật trên thế giới, quy định các chức danhthuộc thẩm quyền theo quy định

* Quyền hạn:

Tuyên truyền tôn chỉ, mục đích hoạt động của Liên hiệp

Thiết lập các mối quan hệ hoà bình, đoàn kết, hữu nghị, hợp tác với các

tổ chức tương ứng, các tổ chức phi chính phủ, cá nhân nước ngoài; được cử các đoàn ra nước ngoài và đón các đoàn nước ngoài vào Việt Nam theo quy định của pháp luật

Phối hợp với các bộ, ngành, đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội ở Trungương và cấp uỷ, chính quyền địa phương các cấp để thực hiện nhiệm vụ củaLiên hiệp theo quy định của pháp luật

Tham gia ý kiến các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến lĩnhvực công tác đối ngoại nhân dân; kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyềnđối với các vấn đề liên quan tới sự phát triển và lĩnh vực hoạt động của Liênhiệp; Được tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức các hoạt

động dịch vụ khác theo quy định của pháp luật.

Được thành lập các pháp nhân trực thuộc theo quy định của pháp luật.Được gia nhập các tổ chức quốc tế tương ứng và ký kết, thực hiện thỏathuận quốc tế theo quy định của pháp luật và báo cáo cơ quan có thẩm quyềncủa Đảng và Nhà nước về việc gia nhập tổ chức quốc tế hay ký kết, thực hiệnthỏa thuận hợp tác

Kiến nghị về việc thành lập hoặc giải thể các tổ chức hoạt động hoàbình, đoàn kết, hữu nghị và hợp tác với nhân dân các nước

* Nhiệm vụ:

Mở rộng, đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ đối tác nhằm góp phầncủng cố, tăng cường quan hệ hữu nghị và hợp tác giữa nhân dân Việt Nam vớinhân dân các nước, tranh thủ sự đồng tình, ủng hộ rộng rãi của nhân dân thế giớiđối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc của nhân dân Việt Nam

Tham gia vận động, đấu tranh dư luận trên các vấn đề dân chủ, nhânquyền; quảng bá hình ảnh của Việt Nam trên trường quốc tế Tham gia công tácvận động, tập hợp người Việt Nam ở nước ngoài hướng về Tổ quốc và các hoạtđộng nhằm tăng cường quan hệ hữu nghị và hợp tác giữa Việt Nam với cácnước; góp phần thúc đẩy hợp tác giữa Việt Nam và các nước trên các lĩnh vựckinh tế, văn hoá, giáo dục, khoa học, kỹ thuật

Tham gia các diễn đàn, hoạt động của nhân dân thế giới và các cơ chế khuvực và quốc tế vì lợi ích của đất nước, góp phần vào cuộc đấu tranh chung vìhoà bình, phát triển, công bằng, bền vững, dân chủ và tiến bộ xã hội

Là cơ quan thường trực cho Ủy ban Công tác về các tổ chức phi chínhphủ nước ngoài và là đầu mối trong quan hệ và vận động viện trợ phi chính phủnước ngoài theo quy định của pháp luật

Tham gia nghiên cứu các vấn đề quốc tế và tổ chức nghiên cứu về các đốitác của Liên hiệp làm cơ sở cho việc thực hiện các nhiệm vụ của Liên hiệp đểkiến nghị với Nhà nước và các tổ chức khác liên quan đến công tác đối ngoạinhân dân

Hướng dẫn, hỗ trợ các tổ chức thành viên trong hoạt động hoà bình, đoàn

kết, hữu nghị, hợp tác quốc tế và vận động, điều phối viện trợ phi chính phủnước ngoài.

Quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí của Liên hiệp theo quy định củapháp luật

2 Cơ cấu tổ chức của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.

- Ban biên tập: 1 Tổng biên tập; 1 Phó Tổng biên tập

- Ban thư ký Tòa soạn; Ban thời sự, Ban Bạn đọc, Ban kinh tế, Ban Thanhniên, Ban Văn xã

- Phòng Hành chính – Trị sự, phát hành; Phòng Kinh tế - Quảng cáo;Phòng Tổ chức – Hành chính.Tạp chí Hữu Nghị muốn được hợp tác với các tổchức, cá nhân, các doanh nghiệp trong lĩnh vực thông tin, tuyên truyền quảngcáo, các hoạt động đối ngoại…

Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan

( xem phụ lục 01 )

* Vị trí đứng đầu tổ chức là Hội đồng biên tập là người tham mưu cố vấncho Tổng biên tập và Phó tổng biên tập để tạp chí thực hiện những chủ trương,đường lối, chức năng của Liên hiệp đề ra cũng như những mục tiêu chuyên mônriêng của Tạp chí

Tổng biên tập là người chịu trách nhiệm cao nhất, thực hiện công tácchuyên môn, điều hành và quản lý trực tiếp toàn bộ hoạt động, nhân viên củaTạp chí

Mọi mệnh lệnh, quyết định của Tổng biên tập sẽ được cán bộ cấp dướichấp hành và thực hiện

* Vị trí của Phó tổng biên tập là thực hiện công tác quản lý và chuyênmôn, tham mưu cho Tổng biên tập trong công tác quản lý và công tác chuyênmôn phù hợp với tình hình thực tiễn của Tạp chí Cấp phó chịu điều hành phâncông công tác, nhiệm vụ của Tổng biên tập Dưới sự giúp đỡ của Phó tổng biêntập sẽ tránh cho Tổng biên tập sự quá tải về công việc đồng thời phát huy đượctinh thần đoàn kết và sức mạnh tập thể Tổng biên tập ủy quyền cho cấp phó giảiquyết công việc khi vắng Khi được sự ủy quyền của Tổng biên tập thì Phó tổng

biên tập có thể trực tiếp giải quyết công việc công việc chung của Tạp chí với tưcách là thủ trưởng cơ quan Sau đó Phó tổng biên tập phải báo cáo lại cho Tổngbiên tập biết và chịu trách nhiệm về công việc đó.

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan.

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng;

Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của Tổng biên tập, văn phòngxây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban Thời Sự vàcác ban khác, góp phần vào công việc tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo củaTổng biên tập

Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp Tổngbiên tập theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành, thực hiện các nhiệm vụchương trình công tác đề ra

Giúp Tổng biên tập chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụcác cuộc họp để đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục

vụ chu đáo, khoa học Chuẩn bị đầy đủ văn bản, tài liệu cần thiết

Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụcủa cơ quan, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời để tham mưu cho lãnhđạo, chỉ đạo

Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo cácchuyên đề

Khi có nhiệm vụ tác nghiệp đi thu thập tin bài, Lãnh đạo Tạp chí họp vàphân công một cá nhân trong Lãnh đạo Tạp chí chịu trách nhiệm triển khai

Lập kế hoạch theo đúng thời gian cho phép,lựa chọn phương pháp tácnghiệp phù hợp

Lựa chọn những cá nhân khác cùng tham mưu tác nghiệp thông qua hợpđồng giao việc bằng văn bản; Đối tưởng chọn thực hiện là cán bộ trong hoặcngoài Tạp chí, ưu tiên cán bộ trong Tạp chí trước

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.Nhận xét nhưng ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu;

- Tòa soạn Tạp chí Hữu Nghị gồm có 7 tầng và được chia ra nhiều phòngban khác nhau Tôi thực tập ở Phòng Tổ chức Hành chính

- Phòng Tổ chức Hành chính là nơi thu thập thông tin, là bộ mặt của cơquan vì vậy được đặt ở vị trí trung tâm nhất, nơi gần các phòng của lãnh đạo, nơi

dễ đi lại, dễ quan sát nhất

- Phòng Tổ chức Hành chính đặc biệt được bố trí một cách hết sức khoahọc để đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan được diễn ra nhanh chóng, chínhxác

- Xử lý thông tin, các văn bản giấy tờ nhanh chóng, chính xác, văn phòng

được bố trí tiết kiệm diện tích, việc chuyển giao văn bản giữa các bộ phận nàyvới bộ phận khác nhanh chóng

- Bàn ghế được kê gọn gàng, có khoảng trống để di động, trang thiết bịvăn phòng được trang bị khá đầy đủ phục vụ cho công việc như máy tính, máyin…

- Tủ kê tài liệu được kê gần bàn làm việc nên thuận tiện cho việc tra tìm

và nghiên cứu tài liệu và công tác bảo mật

* Nhược điểm:

- Phòng làm việc còn quá nhỏ trong khi đó lại có nhiều ban, đơn vị cùnglàm việc nên ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc, khó khăn cho việc đilại và giao dịch

- Phòng chật nhiều lúc dẫn đến tình trạng quá tải người đến làm thủ tục

Chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ là những nhiệm vụ của một

cơ quan phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Công việc đó doVăn phòng thực hiện trình tự xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đượcthực hiện qua các bước:

- Yêu cầu các đơn vị đăng ký những nhiệm vụ ở đơn vị thuộc thẩm quyềngiải quyết của người đứng đầu cơ quan

- Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhậnđược, Văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của cơ quan

- Sau khi dự thảo xong, Văn phòng gửi bản thảo đến các đơn vị để lấy ýkiến đóng góp

- Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, Văn phòng hoàn chỉnh dựthảo lần cuối và trình Tổng biên tập phê duyệt, ban hành

( Xem phụ lục 3 )

1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan;

Tổ chức hội nghị là công việc cần có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi

sự phối hợp của các đơn vị có liên quan cùng tham gia tổ chức vì các Hội nghịthường có quy mô lớn, đông người dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị Mụcđích nhằm tổ chức thực hiện chương trình công tác hoặc tổng kết đánh giánhững kết quả của việc thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể thuộc

chức năng , nhiệm vụ và phạm vị hoạt động của cơ quan.

- Chuẩn bị hội nghị:

Lập kế hoạch Hội nghị, căn cứ kế hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúpTổng biên tập theo dõi, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị công việc được phân công,đúng tiến độ thời gian

Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, tờ trình, đề án, dựthảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo…Văn phòng đề xuất vớilãnh đạo phân công đơn vị chuẩn bị các văn bản đó

Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm kiến nghị với Tổng biên tập vềchương trình làm việc, thành phần đại biểu mời dự và chuyển đến đại biểunhững giấy tờ, tài liệu như: Công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị,báo cáo chính, báo cáo tham luật, giấy mời và các văn bản khác(nếu có)

Thuộc trách nhiệm của mình, Văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ , tốt nhất

cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị thành công

- Trong quá trình Hội nghị:

Lãnh đạo văn phòng chủ trì và phối hợp với đơn vị tổ chức đón tiếp đạibiểu Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại diện dự hội nghị để phục vụviệc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị

Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị, cử người làm công tácthường trực Hội nghị để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình hội nghịlàm việc

Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị Tổnghợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị

- Sau khi Hội nghị bế mạc:

Văn phòng đề xuất với Tổng biên tập nội dung và hình thức thông báo kếtquả hội nghị

Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị đó hoànthành hồ sơ theo quy định

Căn cứ vào kết luận hội nghị, lãnh đạo Văn phòng tổ chức bổ sung nhữngcông việc hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan

Văn phòng đảm nhiệm việc thanh quyết toán kinh phí hội nghị.

1.5 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan của Văn phòng:

Tổ chức chuyến đi công tác là một số hoạt động thường xuyên, cần thiếtkhông thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thảo, đi kiểm tra, đi hưỡng dẫn cơ sở,

đi thăm quan học tập kinh nghiệm quản lý hoặc đi nước ngoài…

Vì vậy, chuyến đi của lãnh đạo được cán bộ văn phòng chuẩn bị rất chuđáo như: Lập kế hoạch cụ thể chuyến đi; trình thủ trưởng phê duyệt; liên hệ đếnnơi công tác; đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân công;chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí, văn bản, tài liệu có liên quan; báo cáocông tác của cơ quan khi thủ trưởng đi công tác; khi lãnh đạo đi công tác về thìbáo cáo tình hình giải quyết công việc, thanh quyết toán kinh phí chuyến đi…

* Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

đó Thông tin có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề cụthể, thậm chí có ảnh hưởng trực tiếp tới hệ thống của cơ quan

- Trong thời đại Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá của nền kinh tế đất nước

và sự bùng nổ thông tin trong thời đại hiện nay, nếu không chọn lọc thông tin thì

sẽ không thu được nguồn thông tin chính xác Khi thu thập phải căn cứ vào chứcnăng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của cơ quan Thông tin được truyền đến cơquan có rất nhiều nguồn khác nhau như: Của cấp trên chuyển xuống, của cấpdưới chuyển lên, của cơ quan khác chuyển đến, của dư luận xã hội, Báo chí…Vìvậy, khi thu thập thông tin Văn phòng có trách nhiệm xử lý sơ bộ, phục vụ chonhu cầu sử dụng thông tin và giải quyết tin của lãnh đạo nhanh chóng chính xác

1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan;

Văn phòng được khẳng định có một vị trí quan trọng trong bất kỳ cơquan, tổ chức nào Văn phòng được ví như bốn bánh xe có thể chuyển độngđược ví như bốn bánh xe có thể chuyển động được Nếu bánh xe chạy đều,không nổ săm, bục lốp thì cả chuyến xe dễ dàng chạy tới mục tiêu Một vănphòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện phương tiệnhiện đại thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt Một vănphòng xây dựng tốt đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh, tích cựctrang bị vật chất, từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng

* Về trang thiết bị kỹ thuật:

Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển xu hướng chung của

cơ quan tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng

Cơ quan để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, văn phòng đãnhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mới phương thứcquản lý

Phù hợp với yêu cầu công việc chuyên môn của từng cán bộ, nhân viênVăn phòng Làm việc gì thì phải có trang thiết bị phù hợp với công việc chuyênmôn đó

Kinh tế: Trên thị trường có rất nhiều loại trang thiết bị, nhiều hang sảnxuất Việc lựa chọn các trang thiết bị đó phải phù hợp với kinh tế và nguôn kinhphí được cấp của cơ quan, đơn vị mình

Để việc sử dụng các trang thiết bị được kinh tế và hiệu quả, khi mua cầnphải lựa chọn xem xét và có sự tham khảo trước Không nên mua các thiết bị đời

cũ, chạy quá chậm, không hiệu quả, kinh tế

Bảo mật: một số thiết bị có chức năng bảo mật thông tin như máy vi tính

có chức năng đặt mật khẩu

Hiện đại: nên lựa chọn và tư vấn với lãnh đạo khi mua các loại trang thiết

bị có nhiều chức năng để phục vụ tốt công tác văn phòng

Cùng với việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng nhiều mô hình vănphòng hiện đại cũng đã xuất hiện phù hợp với sự phát triện của kinh tế, khoa học

kỹ thuật và công nghệ thông tin Mỗi cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào quy môdiện tích, khả năng kinh tế và tính chất công việc có thể tham khảo một số môhình văn phòng hiện đại như: Văn phòng mặt bằng mở, văn phòng di động, vănphòng điện tử, văn phòng không giấy tờ…

* Cán bộ, chuyên viên làm việc công tác văn phòng:

Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể củaVăn phòng Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơnbao giờ hết Lao động trong văn phòng được coi là lao động thông tin với tínhsáng tạo và trí tuệ Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình

độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, về kỹ năng giaotiếp ứng xử để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngàycàng cao của thị trường sức lao động Đề có thể hoàn thiện và nâng cao nănglực, trình độ người làm công tác văn phòng

Lựa chọn, tuyển dụng cán bộ đủ trình độ, năng lực làm công tác vănphòng

Tăng cường hoạt động bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho cán

bộ làm công tác Văn phòng

Tuyển chọn và đào tạo thêm nhân lực, nhân viên Văn phòng có trình độchuyên môn nghiệp vụ tốt, đạo đức, tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, thích ứngvới môi trường làm việc

* Các nghiệp vụ hành chính văn phòng:

Việc thực hiện tốt các nghiệp vụ Hành chính văn phòng góp phần nângcao hiệu quả hoạt động của cơ quan Bởi vậy, mỗi cơ quan, đơn vị cần phải xâydựng và ban hành các quy trình, quy chuẩn xử lý, giải quyết công việc thốngnhất bằng văn bản để việc thực hiện các nghiệp vụ thật sự có nề nếp và đem lạihiệu quả

Mỗi công việc văn phòng như xây dựng và ban hành văn bản, xây dựngchương trình công tác tổ chức hội nghị, một chuyến đi công tác… đều phải đưa

ra những nghiệp vụ, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ

thuật với con người làm văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của vănphòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể trở nên hài hoà, biến các tiềm năng vănphòng thành hiệu quả thiết thực và cụ thể.

Như vậy do vai trò đăc biệt của văn phòng trong cơ quan, tổ chức và do

sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ mà chúng ta cần phải hiện đạihóa công tác văn phòng

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm)

Nhân viên công tác văn thư của Tòa soạn có trách nhiệm thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn của mình như:

Quản lý công văn đi, đến, bảo quản và sử dụng dấu của cơ quan, hồ sơ lưutrữ

Chức năng nhiệm vụ của nhân viên văn thư nhé: tiếp điện thoại, làm cácthủ tục cho lãnh đạo khi đi công tác

Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý công việc của cơ quan Vì thế màcông tác văn thư luôn có vị trí quan trọng trong hoạt động tổ chức bằng văn bản

Văn phòng Tổ chức-Hành chính là nơi cung cấp nguồn thông tin cho cơquan Văn phòng được đặt tại tầng 4 Nơi làm việc của cán bộ văn phòng được

bố trí bàn đầu tiên, gần chỗ ra vào thuận lợi cho việc xử lý văn bản đi - đến vàcác công việc khác

Nhìn chung cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình làm việc của cán bộ vănphòng tương đối đầy đủ, bao gồm các trang thiết bị văn phòng phổ biến và cầnthiết như: Tủ đựng Tài liệu và lưu giữ những giấy tờ quan trọng; Tủ bảo quảncon dấu; Bàn làm việc được bố trí hợp lý với 01 máy tính dành riêng cho cán bộvăn phòng; máy in; máy photocopy

Công tác văn thư của Tòa soạn Tạp chí Hữu nghị gồm 04 nội dung sau:

* Soạn thảo văn bản

Các ngành chuyên môn gửi nội dung văn bản cho Văn phòng và trách

nhiệm soạn thảo được phân công cho nhân viên văn phòng

* Quản lý văn bản đi - đến:

Việc quản lý văn bản đi - đến được đảm bảo theo đúng nguyên tắc tậptrung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo đúng quy trình

* Quản lý và sử dụng con dấu của Tòa soạn:

Văn phòng của Tòa soạn Tạp chí cán bộ văn thư là người quản lý các vănbản và cũng là người sử dụng con dấu

* Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành:

Hàng năm, cán bộ văn thư đều đã tiến hành sắp xếp bản lưu, ghi mục lụcvăn bản và giao nộp đầy đủ cho lưu trữ của Tạp chí

Công tác văn thư ở Tạp chí Hữu Nghị được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếpcủa cán bộ văn phòng

* Ưu điểm:

+ Các công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập

hồ sơ đã được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước

+ Các quy trình soạn thảo văn bản được các chuyên viên soạn thảo có kỹ năng vàchuyên nghiệp

+ Cán bộ văn thư đã được đào tạo và thành thạo trong việc quản lý vănbản phục vụ cho chỉ đạo điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo Cán bộ văn thư có thểtheo dõi được các văn bản gửi đến đã nhận chưa và tiến độ thực hiện văn bản.Với cách làm mới này các văn bản được xử lý chính xác hơn, tìm kiếm văn bản

dễ dàng và thuận tiện, không mất nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệmkinh phí

+ Công tác quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ Đóng dấu văn bản pháthành nhanh chóng, chính xác, không còn tồn đọng các văn bản chưa đóng dấu

+ Lập hồ sơ ít tồn đọng, và theo trình tự quy trình lập hồ sơ của Nhà nước

đề ra

+ Sắp xếp công việc có nề nếp, khoa học, ý thức được trách nhiệm và cóphương pháp giải quyết công việc logic, các cán bộ, nhân viên luôn hoàn thànhnhiệm vụ

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản:

Các văn bản của Tạp chí Hữu Nghị đều được soan thảo và ban hành theonhững văn bản quy định về công tác văn thư và quy định về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản, đó là:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2005 của Chínhphủ về công tác văn thư;

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm

2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 của Chính phủ về sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm

2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

- Quyết định số 2097/QĐ-KHCNVN ngày 31 tháng 10 năm 2006 của Chủtịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam về việc ban hành Quy chế Công tácvăn thư và lưu trữ;

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Văn bản do cơ quan ban hành ra phải đảm bảo có mục đích rõ ràng Nghĩa lànội dung ban hành phải xoay quanh 1 vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụcủa cơ quan

- Nội dung của văn bản phải đảm bảo tính đúng đắn, khách quan, phù hợp vớiđiều kiện thực tế và quy định của pháp luật

- Câu văn trong văn bản phải thể hiện văn phong hành chính, ngắn gọn, dễ hiểu,phù hợp trình độ dân trí

- Văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy địnhcủa Hiến pháp, pháp luật

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan ( mô tả các bước)

Việc soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạncủa cơ quan và những mục đích yều cầu nhất định nào đó để làm ra văn bảnnhằm giải quyết một công việc cụ thể nào đó

Trưởng phòng hoặc phó phòng hoặc chuyên viên của các phòng soạn thảovăn bản do phòng mình đảm nhận còn các văn bản chung của cơ quan thì doChuyên viên của Phòng Tổ chức Hành chính soạn thảo, nhưng chủ yếu là doTrưởng phòng Tổ chức Hành chính

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan bao gồm 06 bước sau:

Bước 1: Lãnh đạo giao cho cá nhân, đơn vị soạn thảo.

Căn cứ tính chất, nội dung văn bản cần soạn, người đứng đầu cơ quangiao cho đơn vị, cá nhân hoặc người đứng đầu chủ trì soạn thảo

Bước 2: Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản.

Chuyên viên xác định rõ văn bản ban hành gồm có mấy mục đích, vănbản mang tính chất gì (trao đổi, mệnh lệnh, bắt buộc ) văn bản có tầm quantrọng hay không và có cần thiết phải ban hành văn bản đó không

Bước 3: Xác định, thu thập và xử lý thông tin.

Việc chọn tên loại văn bản (thông báo, báo cáo, quyết định, tờ trình )trước hết phải căn cứ vào mục đích và tính chất của văn bản dự định ban hành

Ngoài ra còn phụ thuộc vào thẩm quyền ban hành và đối tượng áp dụng.

Thu thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan là một khâu quantrọng cần được coi trọng đúng mức

Nội dung thông tin cần thu thập phụ thuộc vào mục đích và nội dungvăn bản dự định ban hành

Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo.

Xây dựng đề cương văn bản: Là trình bày những nội dung cốt yếu dựđịnh thể hiện trên văn bản Đề cương được xây dựng trên cơ sở những văn bản

đã được xác định trong mục đích và giới hạn của văn bản, khái quát được những

ý tưởng hoặc quy phạm dự định đưa vào các phần, chương, mục của văn bản

Viết bản thảo: Khi viết bản thảo, người soạn thảo cần bám sát đề cương,phân chia dung lượng thông tin cho từng chương, mục, đoạn cho hợp lý Sửdụng các từ, cụm từ hợp lý, mạch lạc

Bước 5: Duyệt bản thảo.

Sau khi văn bản đã thảo xong, phải trình cấp có thẩm quyền, thôngthường người duyệt văn bản cuối cùng thường là người ký văn bản Tùy theo độphức tạp và tầm quan trọng của văn bản và lề lối làm việc của cơ quan màviệc duyệt văn bản có thể qua nhiều khâu

Bước 6: Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản.

Văn bản có đầy đủ chữ ký của các lãnh đạo được chuyển xuống bộ phậnvăn thư để hoàn thiện về mặt thể thức: Ghi số, ngày, tháng, năm, đóng dấu, đăng

ký vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản, sắp xếp và lưu văn bản

Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cầntiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản: Tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước.Trình bày đầy đủ và đúng các thành phần của một văn bản thể thức của văn bảnquản lý nhà nước đảm bảo giá trị sử dụng, giá trị pháp lý và hiệu lực thi hànhvăn bản

Quy trình xây dựng và soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng tronghoạt động quản lý của cơ quan Đòi hỏi cán bộ văn thư cơ quan phải có trình độ

hiểu biết sâu rộng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao thì việc ban hành vănbản của cơ quan mới có chất lượng và hiệu quả Thực tế, em thấy văn thư Tạpchí Hữu Nghị làm rất tốt khâu như kiểm tra chất lượng văn bản, ban hành vănbản nhanh chóng, kịp thời Tuy nhiên vẫn còn một số sai sót ở phần thể thức docác phòng ban soạn thảo và vẫn được phát hành văn bản đó.

2.2.3 Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung:

* Thẩm quyền ban hành văn bản:

* Ưu điểm: Công tác ban hành và soạn thảo văn bản của Tạp chí Hữu

Nghị được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước Bởi đó là khâu quantrọng trong hoạt động quản lý Nhà nước, chất lượng của văn bản ảnh hưởng đếnhiệu lực và hiệu quả công tác của cơ quan, bởi vậy mà công tác soạn thảo vănbản của xã đã dược tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng và được coi là một côngtác khoa học không được xem nhẹ

* Nhược điểm: Trong việc ban hành các văn bản để diều hành công việc do

đôi khi chưa có sự phân biệt rõ ràng giữa các văn bản do cơ quan ban hành

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo, kỹ thuật soạn thảo văn bản:

* Ưu điểm: Về mặt thể thức và nội dung văn bản nhìn chung đã đảm bảo

được tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc ban hành văn bản của cơ quan,đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản, thể hiện được quyền uy

và tinh thần trách nhiệm của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền ký văn bản tạođiều kiện thuận lợi cho việc giải quyết văn bản

Trong công tác soạn thảo văn bản của Tạp chí luôn tuân thủ theo đúng quyđịnh của Nhà nước và quy định của Thành phố được lãnh đạo quan tâm chỉ đạonên công tác soạn thảo văn bản luôn đảm bảo về mặt thể thức và nội dung thôngtin Cơ quan có sự thống nhất theo mẫu chung đúng theo thông tư số 01/TT-BNVhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

* Nhược điểm: Tuy nhiên bên cạnh việc trình bày đúng và trình bày đủ

các thành phần thể thức văn bản theo đúng quy định, đi sát về mặt nội dung thựchiện đúng các bước của quy trình soạn thảo văn bản thì vẫn còn một số lỗi mắc

phải so với tiêu chuẩn của Nhà nước ban hành đó là: chưa chuẩn về cỡ chữ, kiểuchữ, phông chữ, cách trình bày các thành phần chưa đúng với quy định của Nhànước, chưa theo sát với sự hướng dẫn tại Thông tư số 01/2010/TT-BNV ngày 06tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản.

Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2011

Là một cơ quan thuộc thành Thành phố Hà Nội, Tòa soạn Tạp chí HữuNghị là nơi cập nhật được thông tin khá nhanh và chính xác Vì vậy mà Tạp chíđang dần hoàn thiện hơn về thể thức và cách trình bày văn bản theo đúng vớitiêu chuẩn mà Nhà nước ban hành

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan Tạp chí Hữu Nghị:

Tuân thủ theo quy định của nhà nước, như các thủ tục tiếp nhận, chuyểngiao, phân phối, vào sổ, mẫu các loại sổ, các quy định về quản lý công vănmật…

Quản lý văn bản đi và đến áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúpcho cơ quan nắm được thành phần nội dung tình hình ban hành, chuyển giao,tiếp nhận và giải quyết văn bản

Việc quản lý văn bản tốt sẽ giúp cho việc chuyển giao và phát hành vănbản kịp thời đầy đủ và an toàn, đóng góp vào sự thành công chung của cơ quan

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm.

Văn bản đi là tất cả các văn bản, giấy tờ do cơ quan mình làm ra để quản

lý công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình gửiđến các đối tượng liên quan

Bước 1 Đánh máy văn băn:

Văn bản là một công cụ thông tin quan trọng nhất trong hoạt động của cơquan,đây là một trong những phương tiện quan trọng để quản lý, làm tốt côngtác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản sẽ góp phần không nhỏ trong việcnâng cao năng suất công việc của người cán bộ

Trong quá trình hoạt động của cơ quan không thể thiếu những văn bản vìđây là công tác pháp lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi để giải quyết công việcđúng pháp luật, nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo tính chính xác Những yêu cầutrong công tác soạn thảo và ban hành văn bản là phải đúng thẩm quyền, đúngcông dụng, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày,đảm bảo nội dung, văn phònghành chính và công văn phải chình bày rõ, đẹp theo đúng tiêu chuẩn của Nhànước quy định

Việc tuân thủ các quy trình soạn thảo như lý thuyết đã học thì chưa dượcđầy đủ vì quy mô hoạt động của đơn vị vẫn còn nhỏ so với cơ quan quản lý nhànước khác Các khâu như chuẩn bị, xây dựng đề cương và viết bản thảo ít khiđược thực hiện mà dựa vào công việc của mình, dưới sự chỉ đạo của cơ quan,với sự tham mưu về công việc rõ ràng thì cán bộ soạn thảo văn bản trên máy vitính, sau đấy ký nháy vào văn bản và trình cho lãnh đạo duyệt ký

Chính vì thế tất cả công văn được ban hành luôn đảm bảo về nội dụng vàthể thức văn bản

- Ký gián tiếp gồm có:

+ Ký thay: do Phó Tổng biên tập ký thay Tổng biên tập, Phó trưởngphòng ký thay trưởng phòng.

+ Ký thừa lệnh: do Trưởng phòng hoặc Phó phòng ký thừa lênh của Tổngbiên tập

Những văn bản nào ký không đúng thẩm quyền sẽ không có tính pháp lý.Văn bản không có hiệu lực thi hành Việc ký văn bản này thì cơ quan luôn đảmbảo tốt tất cả các văn bản đều được ký đúng thẩm quyền

Bước 3: Ghi sổ, ngày tháng văn bản;

Dựa vào sự tinh tế và kinh nghiệm thực tiễn, sau khi kiểm tra chữ ký làđúng thẩm quyền thì cán bộ văn thư phải kiểm tra là chữ ký thật hay giả, đây làviệc hết sức quan trọng và trong thời gian qua, cán bộ văn thư đã phát hiện ranhiều trường hợp là chữ ký giả

Sau khi kiểm tra chữ ký là thật thì cán bộ văn thư thực hiện việc đăng kýcông văn đi

Công văn được chia thành 2 loại, 1 loại là Quyết định, 1 loại là công vănhành chính thông thường Nếu là Quyết định thì đăng ký vào sổ riêng, công vănkhác thì đăng ký vào sổ riêng

Số của công văn không ghi theo thời gian là đầu năm đến cuối năm màđược ghi bắt đầu từ khi lập sổ, khi nào sổ hết chuyển sang sổ mới thì mới ghi lại

từ đầu Việc này thuận lợi cho cán bộ văn thư nhưng khó khăn cho việc tra tìmvăn bản Ghi cả ngày tháng cho văn bản

Bước 4: Nhân bản văn bản và đóng dấu :

Sau khi đã vào sổ thì phải nhân bản văn bản theo yêu cầu trong văn bản,nhìn vào phần kính gửi hoặc phần nơi nhận hoặc theo yêu cầu của người ký vănbản Nhân bản đủ số lượng để gởi đi còn bản gốc thì lưu tại văn thư Nhưng đôikhi cũng có nhiều văn bản quan trọng yêu cầu phải gởi bản gốc đi thì văn thưlưu bản chính

Sau đấy đóng dấu vào văn bản, con dấu phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký vềphía bên trái, rõ ràng, thẳng đứng, mực dấu không quá đậm hoặc quá nhạt, đóngdấu đúng chức vụ của người ký văn bản Không đóng dấu ngược và dấu khống

Bước 5: Chuyển phát văn bản đi:

Sau khi đóng dấu xong, kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem có còn thiếu sót

gì không? Nếu văn bản đã hoàn chỉnh thì gấp văn bản lại và cho vào phong bì.Khi gấp văn bản phải chủ ý cẩn thận, gấp phần chữ và con dấu vào bên trongtránh sự tò mò của người khác, tránh thông tin bị lọt ra ngoài

Khi viết phong bì phải chú ý, ghi in hoa, đậm, rõ ràng, cụ thể không ghichung Khi xuống dòng phải viết hết ý, không được tùy tiện xuống dòng

Ngoài văn bản được gởi đi thì văn thư phải lưu lại một bản nhằm làmchứng cứ pháp lý sau này

Nhìn chung việc quản lý văn bản đi và văn bản đến đều đảm bảo các trình

tự quy định nhưng chưa thực hiện thống nhất các mẫu sổ đăng ký theo mẫu củaCục Văn thư Lưu trữ Nhà nước

Bước 6: Sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu.

( xem phụ lục 05, 06 )

* Ưu điểm:

Nhìn chung quy trình nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đi của Tạp chíđược cán bộ văn thư thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm túc theo đúng quyđịnh của Đảng và Nhà nước đề ra

2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm.

Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân bênngoài gửi đến cơ quan qua nhiều con đường khác nhau; có thể trực tiếp do cán

bộ đi họp mang về hoặc qua đường bưu điện,…

Bước 1 Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản:

Do người đưa thư mang đến : thường là nhân viên bưu điện mang đếnphòng bảo vệ và nhân viên bảo vệ nhận và ký vào sổ của nhân viên bưu điện,sau đó mang vào đưa cho bộ phận văn thư

Do lãnh đạo đi công tác mang về : lãnh đạo xem và phê duyệt vào đóxong rồi mới chuyển xuống văn thư

Kiểm tra và phân loại sơ bộ công văn đến xem có đúng là gửi cho Tạp chíhay không? Sau đó phân loại sơ bộ: sách báo tư liệu để riêng, công văn để riêng

Sau đấy phải kiểm tra xem có công văn nào gửi cho cá nhân trong Tạp chíkhông ? Nếu có thì chuyển cho cá nhân, công văn gửi cho cơ quan thì mới bóc

Những phong bì công văn có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được bóc

bì ngay sau khi nhận

Khi bóc bì công văn cán bộ văn thư luôn lưu ý không được làm rách,không được làm mất phần số, ký hiệu của các công văn đã được ghi ở ngoàiphong bì và không làm mất dấu bưu điện trên phong bì

Với công văn mật : Sau khi bóc bì ngoài thấy dấu hiệu chỉ mức độ mật,nếu được cơ quan phân công bóc bì, đăng ký công văn mật thì tiến hành bóc bìnhư đối với công văn thường Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì,đăng ký công văn mật thì chỉ bóc bì ngoài, bì trong giữ nguyên không được bóc

mà chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì, đăng ký công văn “mật”.(Loạicông văn này rất ít)

Bước 2: Trình công văn đến :

Sau khi đã bóc bì xong những công văn gửi cho nhà cơ quan thì kẹp tất cảcác công văn đó lại vào kẹp bằng nhựa và trình cho lãnh đạo Bên ngoài kẹpnhựa có ghi dòng chữ “ TRÌNH CÔNG VĂN ĐẾN” Thường thì văn thư trình

cho Tổng biên tập nhưng nếu Tổng biên tập đi công tác hoặc vắng mặt thì trìnhcho người được ủy quyền giải quyết Trường hợp này cũng hay xảy ra vì Tổngbiên tập hay đi công tác, hội họp ở các nơi xa.

Bước 3: Đăng ký văn bản đến:

Sau khi lãnh đạo đã xem xét và phê vào từng công văn thì cán bộ văn thưtiếp tục thực hiện các công việc sau:

- Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến :

- Đóng dấu đến vào phần trống của văn bản, đóng rõ ràng, thẩm mỹ.Không nên đóng trùm lên phần có chữ viết nhiều quá sẽ không thấy được rõràng số và ngày tháng đến

Sau khi đã đóng dấu đến rồi thì phải ghi số đến và ngày đến vào dấu đến,

số đến ghi vào công văn phải giống với số đến ghi trong sổ công văn đến, ngàytháng năm đến là ngày văn thư nhận công văn Số đến ghi liên tục từ số 001 bắtđầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31.12 mỗi năm Giúp cho việc tra tìmđược thuận lợi

Bước 4: Nhân bản ( Photo) công văn:

Nếu lãnh đạo phê là chuyển cho đơn vị này, phòng ban kia thì phải photothành nhiều bản để chuyển, chỉ chuyển những bản photo còn bản chính thì lưu ởvăn thư

Bước 5: Chuyển giao văn bản đến:

Sau khi đã photo thì cán bộ văn thư phải chuyển giao văn bản đến nhữngnơi mà lãnh đạo đã phê chuyển

Cán bộ văn thư không phải đến tận nơi để gửi mà chỉ thực hiện việc gọiđiện thoại đến các đơn vị và bảo văn thư hoặc thư ký của các đơn vị đến nhận

Khi chuyển giao phải ghi và ký nhận vào sổ chuyển giao Việc này đượcthực hiện khá tốt

Bước 6: Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến:

( xem phụ lục 07 )

* Ưu điểm:

Công tác quản lý, giải quyết văn bản đến được thực hiện một cách chặtchẽ tuân thủ đúng theo quy trình, quy định của Nhà nước tại văn bản quy phạn

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan:

Là một công việc thường xuyên mà cán bộ văn phòng nào cũng làm khigiải quyết công việc do mình quản lý Việc lập hồ sơ hiện hành tại Tạp chí HữuNghị nhìn chung đúng với quy trình của Cục Văn thư Lưu Trữ

* Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ: là bảng kể tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị lập ra trongnăm có thời hạn bảo quản và tên người lập

Danh mục hồ sơ được xây dựng cho từng năm, thường lập vào cuối nămtrước để kịp sử dụng vào đầu năm

Như vậy, danh mục được lập trước khi văn bản được hình thành Sở dĩ cóthể dự kiến trước là vì thành phần và nội dung văn bản của mỗi cơ quan noichung, của từng đơn vị, tổ chức trong cơ quan nói riêng phụ thuộc vào chứcnăng nhiệm vụ cụ thể của cơ qua, đơn vị

* Lập hồ sơ:

Giúp cho cán bộ cơ quan Tạp chí nắm chắc thành phần, nội dung và khốilượng văn bản hình thành khi giải quyết công việc, tránh được tình trạng phântán, thất lạc tài liệu

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc vàphướng pháp nhất định Sau khi hồ sơ đã được lập, hết thời hạn bảo quản, lưugiữ tại đơn vị thì được nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định

Hồ sơ được lập phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, đúng công việc

mà cá nhân chủ trì giải quyết

Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp

lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn

đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc

Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thờihạn và thủ tục quy định

Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn,nguyênven và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyếtcông việc

 Nội dung việc lập hồ sơ gồm có:

- Phân loại hồ sơ

- Đánh số tờ

- Viết mục lục văn bản

- Viết chứng từ kết thức

- Viết bìa hồ sơ

Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của Tạp chí HữuNghị, đơn vị hình thành hồ sơ;

Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ vớinhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyếtcông việc;

Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

* Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Các cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ Tạp chí Hữu Nghị theo thời hạn được quy định Trường hợp cần giữ lại hồ

sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho bộ phận Lưu trữbiết và phải được sự đồng ý của Tổng biên tập, nhưng thời hạn giữ lại không qua

02 năm

Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghị hưởngchế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Tạp chí hoặc cho người