Khảo sát và Đánh giá Thực trạng Công tác Hành chính Văn phòng tại Tạp chí Hữu Nghị

Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng của Tào soạn Tạp chí Hữu Nghị.Nhận xét nhưng ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối

- Phòng Tổ chức Hành chính là nơi thu thập thông tin, là bộ mặt của cơ quan vì vậy được đặt ở vị trí trung tâm nhất, nơi gần các phòng của lãnh đạo, nơi dễ đi lại, dễ quan sát nhất. - Xử lý thông tin, các văn bản giấy tờ nhanh chóng, chính xác, văn phòng được bố trí tiết kiệm diện tích, việc chuyển giao văn bản giữa các bộ phận này với bộ phận khác nhanh chóng.

Các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung;

- Cần phải mở rộng thêm diện tích, trang bị cơ sở vật chất đầy đủ để đảm bảo hiệu quả công việc. - Thường xuyên cho cán bộ làm công tác văn phòng đi tập huấn và cử đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn.

Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan;

Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, tờ trình, đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo…Văn phòng đề xuất với lãnh đạo phân công đơn vị chuẩn bị các văn bản đó. Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm kiến nghị với Tổng biên tập về chương trình làm việc, thành phần đại biểu mời dự và chuyển đến đại biểu những giấy tờ, tài liệu như: Công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, báo cáo tham luật, giấy mời và các văn bản khác(nếu có).

Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan của Văn phòng

Tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan

Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan;

Mỗi cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào quy mô diện tích, khả năng kinh tế và tính chất công việc có thể tham khảo một số mô hình văn phòng hiện đại như: Văn phòng mặt bằng mở, văn phòng di động, văn phòng điện tử, văn phòng không giấy tờ…. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, về kỹ năng giao tiếp ứng xử để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao của thị trường sức lao động.

Khảo sát về công tác văn thư

• Soạn thảo và ban hành văn bản
• Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan Tạp chí Hữu Nghị

Bởi đó là khâu quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nước, chất lượng của văn bản ảnh hưởng đến hiệu lực và hiệu quả công tác của cơ quan, bởi vậy mà công tác soạn thảo văn bản của xã đã dược tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng và được coi là một công tác khoa học không được xem nhẹ. * Ưu điểm: Về mặt thể thức và nội dung văn bản nhìn chung đã đảm bảo được tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc ban hành văn bản của cơ quan, đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản, thể hiện được quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền ký văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết văn bản. Văn bản là một công cụ thông tin quan trọng nhất trong hoạt động của cơ quan,đây là một trong những phương tiện quan trọng để quản lý, làm tốt công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản sẽ góp phần không nhỏ trong việc nâng cao năng suất công việc của người cán bộ.

Các khâu như chuẩn bị, xây dựng đề cương và viết bản thảo ít khi được thực hiện mà dựa vào công việc của mình, dưới sự chỉ đạo của cơ quan, với sự tham mưu về cụng việc rừ ràng thỡ cỏn bộ soạn thảo văn bản trờn mỏy vi tính, sau đấy ký nháy vào văn bản và trình cho lãnh đạo duyệt ký. Dựa vào sự tinh tế và kinh nghiệm thực tiễn, sau khi kiểm tra chữ ký là đúng thẩm quyền thì cán bộ văn thư phải kiểm tra là chữ ký thật hay giả, đây là việc hết sức quan trọng và trong thời gian qua, cán bộ văn thư đã phát hiện ra nhiều trường hợp là chữ ký giả. Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghị hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Tạp chí hoặc cho người kế nhiệm không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc sang cơ quan, tổ chức khác.

Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung

Tiến hành xác định giá trị tài liệu những phông lưu trữ đang bảo quản ở kho Lưu trữ, loại ra những tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy theo quy định, từng bước tiến hành việc tối ưu hóa thành phần thông tin tài liệu trong các phông Lưu trữ theo hướng dẫn của cục Lưu trữ nhà nước. + Lập hồ sơ: Sau khi sắp xếp các loại văn bản thành từng tập thì tiến hành kiểm tra lại lần nữa và loại bỏ những tài liệu không thuộc phông chỉnh lý rồi kết thúc công việc thì mỗi nhóm này là một hồ sơ. - Điều kiện kinh tế của cơ quan còn nhiều hạn chế, phòng lưu trữ vẫn theo cách thô sơ là bằng sổ đăng ký văn bản và quyền mục lục hồ sơ, chưa có hệ thống tra tìm hiện đại.

Với vai trò, ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ, việc thu thập, phân loại, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản tại các Lưu trữ đã khó, việc bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại còn khó khăn, phức tạp hơn.

Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc cuộc họp của cơ quan

Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan, đơn vị

Soạn thảo các văn bản hành chính của cơ quan

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan Tạp chí Hữu.

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan Tạp chí Hữu Nghị

Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Sau khi hồ sơ được mở, tức là khi một công việc cụ thể được triển khai bắt đầu từ văn bản nguồn, thì với yêu cầu giải quyết công việc, các văn bản tư liệu tiếp theo có liên quan được tiếp tục bổ sung vào hồ sơ. + Lựa chọn công việc để tổ hợp thành hồ sơ, khi công việc kết thúc lựa chọn văn bản có giá trị để lưu trong hồ sơ, bổ sung các văn bản còn thiếu, đồng thời loại những tài liệu giấy tờ không cần thiết ra khỏi hồ sơ. Tạp chí Hữu Nghị có xây dựng nội quy nghiên cứu, sử dụng tài liệu, cơ quan hay cỏ nhõn đến mượn tài liệu nghiờn cứu đều cú ghi sổ theo dừi cẩn thận và quy định thời gian giao trả hồ sơ( nếu mượn đem về).

* Trong quá trình thực hành em đã nhận thấy giữa lý thuyết và thực hành không phải lúc nào cũng đồng nhất nhưng về cơ bản thì lý luận hỗ trợ cho thực tiễn, thực tiễn làm lý thuyết dễ hơn, dễ chấp nhận hơn.

Nhận xét đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập

Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm

Kinh phí phục vụ cho công tác Văn thư, lưu trữ còn rất hạn hẹp, phương tiện sử dụng bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ còn thiếu, không đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng của Văn phòng Tạp chí được thực hiện tốt từ việc giúp cơ quan xây dựng chương trình công tác thường kỳ, xây dựng, ban các nội quy, quy chế của cơ quan nói chung và của văn phòn, tổ chức việc thực hiện quy chế đến việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, thông tin phục vụ lãnh đạo…Tuy nhiên để việc thực hiện các nghiệp vụ hành chính được hiệu quả hơn, thì văn phòng cần phối hợp chặt chẽ với các đơn vị thuộc cơ quan chủ động giúp văn phòng chỉ đạo, điều hành công tác hành chính văn phòng. Đồng thời, nghiên cứu các đề án ứng dụng công nghệ thông tin liên quan đến xây dựng hệ thống và quản lý các cơ sở dữ liệu như việc xây dựng hệ thống quản lý văn bản trên máy tính, lưu trữ trên máy tính việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài liệu tại các lưu trữu hiện hành.

Đổi mới Văn phòng hiện đại, trong đó tập trung tới vấn đề cải thiện các phương tiện làm việc, trang bị các trang thiết bị hiện đại, có tốc độ truyền dẫn cao như: điện thoại, máy fax, máy scan, máy tính, máy in siêu tốc, máy phôtôcopy, máy huỷ tài liệu, mạng Internet - nối mạng cục bộ, mạng toàn cầu… cho Văn phòng, giúp công việc được giải quyết một cách dễ dàng, góp phần tích cực vào công tác xây dựng Chính phủ điện tử.

PHẦN PHỤ LỤC