MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẲT 4 KHÁI QUÁT VỀ SỰ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 5 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CUẢ LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 6 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 6 1.Vị trí, chức năng 6 1.1. Vị trí 6 1.2. Chức năng 6 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 7 1. Chức năng, nhiệm vụ 7 1.1. Chức năng 7 1.2. Nhiệm vụ 7 1.2.1. Công tác tổng hợp 8 1.2.2. Hành chính, văn thư 8 1.2.3. Quản trị 8 1.2.4. Thực hiện nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp III 9 1.2.5. Thực hiện các nhiệm vụ khác 9 2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam 9 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP HỘI VIỆT NAM 9 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 10 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm hậu cần cho cơ quan 10 1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 10 1.2.1. Chánh văn phòng: Ông Lê Công Lương 10 1.2.2. Phó Chánh Văn phòng: Bà Đinh Thị Kim Quy 11 1.2.3.Phòng tổng hợp: Ông Nguyễn Đình Quân, Bà Nguyễn Thị Giang 11 1.2.4. Phòng Văn thư: Bà Nguyễn Thị Luyến 12 1.2.5.Phòng Quản trị 12 1.2.6. Phòng lái xe 13 1.2.7.Phòng Bảo vệ 13 1.2.8 Phòng Kế toán Tài vụ 13 2. Tìm hiểu công tác Văn thư của Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật ViêtNam …………………………………………………………………13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 14 2.2. Hệ thống văn bản quản lý về công tác Văn thư 15 2.3. Soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.3.1. Hệ thống các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam 16 2.3.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 16 2.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 19 2.3.4. Nhận xét ưu, nhược điểm về thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản tại trung tâm 20 2.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 23 2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi 23 2.4.2. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến 26 2.5. Tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 28 3. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan. 29 3.1.Lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ lập 29 3.2. Hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ 30 3.3. Đánh giá ưu, nhược điểm 30 4.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 31 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 31 4.2. Hình ảnh về cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị của phòng Văn thư. 32 4.2.1. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 33 4.3.Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. 35 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam 36 1. Nhận xét. 36 2. Đánh giá 36 2.1. Ưu điểm 36 2.2. Nhược điểm 37 II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 38 1.Các quy trình nghiệp vụ 39 1.1. Soạn thảo văn bản 39 1.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến 39 1.3. Về công tác lưu trữ 39 2. Hiện đại hóa văn phòng 39 2.1.Tổ chức bộ máy khoa học, gọn nhẹ và nguồn nhân lực trong văn phòng 40 2.2. Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng 40 2.3.Về trang thiết bị văn phòng 41 2.4.Về kỹ thuật nghiệp vụ hành chính 42 LỜI CẢM ƠN 43
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trước không gian toàn cầu hóa, hội nhập phát triển ngày nay.Đòi hỏi nhanh gọn, tính xác hiệu cao tất phương diện Trong xã hội mà ngày thay đổi để hướng tới sống tốt đẹp hơn, hướng đến xã hội tồn “ Chân, Thiện, Mỹ” Mỗi Đất Nước muốn tồn phát triển phải không ngừng tiếp thu, nhìn nhận đổi tất lĩnh vực ngành nghề từ trị, kinh tế, văn hóa, xã hội công cải cách hành Với phát triển nhanh chóng Khoa học công nghệ, đặc biệt hệ thống văn quản lý hành nhà nước, công tác văn phòng trở thành yêu cầu có tính cần thiết, không phương tiện ghi chép truyền đạt thông tin quản lý mà giúp cho lãnh đạo việc điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời đạt hiệu cao công việc Từ nhân thức cho thấy công tác văn phòng có vị trí quan trọng thiếu hoạt động quản lý quan, tổ chức Văn phòng coi “ tổng tham mưu”, phận “ đầu não” quan, doanh nghiệp Chính cần phải có đội ngũ nhân viên, cán văn phòng chuyên nghiệp, đồng thời phải có cấu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ văn phòng Quản trị văn phòng công tác quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến toàn hoạt động quan Công tác thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại, thực không hiệu tác động tiêu cực đến trình phát triển Hiểu điều đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường đào tạo cán trình độ Đại học Cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp quy chuyên ngành Quản trị văn phòng nhằm cung cấp nguồn nhân lực cho quan, tổ chức, doanh nghiệp, đáp ứng trình độ lẫn chuyên môn SV: Ngô Thị Diên Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Với phương châm học đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn, nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành Chủ trương kiến tập môt khâu quan trọng trình đào tạo sinh viên, học sinh Trên sở đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm kiến tập quan, đơn vị giúp sinh viên củng cố bổ sung kiến thức lý thuyết học lớp Bồi dưỡng cho sinh viên lòng yêu nghề, tinh thần phục vụ, lực độc lập để họ nhanh chóng trở thành người lao động phục vụ đắc lực cho nghiệp xây dựng đất nước Có vào thực tế biết học lớp vô giá, kiến thức học nhà trường môn học có điều kiện cọ sát làm quen dần với công tác Văn phòng thực tế giúp rèn luyện kỹ kiến thức cho Được đồng ý Ban giám đốc Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam giúp đỡ người quan đặc biệt bảo tận tình Chánh Văn phòng bác Lê Công Lương chị Nguyễn Thị Luyến công chức Văn thư Văn phòng Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam tạo điều kiện tốt cho trình kiến tập Lời cảm ơn đầu tiên, gửi tới quý thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà nội tận tâm giảng dạy, hướng dẫn nhiệt tình, trau dồi cho kiến thức kinh nghiệm vô bổ ích, đặc biệt Giảng viên hướng dẫn Lâm Thu Hằng tạo điều kiện hướng dẫn để hoàn thành trình kiến tập này; bác, cô, chú, anh chị làm việc Văn phòng Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam cho cọ sát, làm quen với môi trường sau phục vụ Do thời gian không cho phép, khả nghiên cứu kinh nghiệm thực tế hạn chế nên khuôn khổ Báo cáo kiến tập, xin đề cập đến hoạt động Văn phòng, công tác Văn thư – Lưu trữ công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam Chủ yếu từ phương diện thực tế, cách nhìn tổng quát chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa nói chung hoạt động quản lý quan SV: Ngô Thị Diên Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Dưới Báo cáo kiến tập tôi, nội dung tránh khỏi sai sót, với nghiên cứu nghiêm túc, đam mê tìm tòi học hỏi, mong nhận bảo tận tình quý thầy cô, để Báo cáo xác hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2015 Sinh viên Ngô Thị Diên SV: Ngô Thị Diên Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẲT Cụm từ thay / Chữ viết tắt/ Cụm từ đầy đủ ký hiệu Liên hiệp Hội Việt Nam Liên hiệp Hội Khoa học kỹ KH&CN thuật Việt Nam Khoa học Công nghệ SV: Ngô Thị Diên Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KHÁI QUÁT VỀ SỰ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM Tên tổ chức: Liên hiệp Hội Khoa học kỹ thuật Việt Nam Địa chỉ: Số 53 Nguyễn Du, Hoàn Kiếm, Hà Nội Số điện thoại: 3.943.8108 Cơ quan định ngày, tháng, năm thành lập: - Liên hiệp Hội Việt Nam thành lập theo định số 121/HĐBT ngày 29/7/1983 Hội đồng trưởng (nay Chính phủ) nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam - Chức năng, nhiệm vụ Liên hiệp Hội Khoa học kỹ thuật Việt Nam quy định Điều lệ Liên hiệp Hội Khoa học kỹ thuật Việt Nam ban hành theo định số 650/QĐ – TTg ngày 24/4/2006 Thủ tướng Chính phủ PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CUẢ LIÊN HIỆP CÁC SV: Ngô Thị Diên Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 1.Vị trí, chức 1.1 Vị trí Liên hiệp Hội Khoa học Kỹ thuật Việt Nam ( Liên hiệp Hội Việt Nam) Được thành lập theo Quyết định số 121/BT ngày 29/7/1983 Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ), tổ chức trị - xã hội có hệ thống từ Trung ương đến tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, (bao gồm 62 Liên hiệp khoa học kỹ thuật tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, 77 Hội khoa học kỹ thuật ngành toàn quốc 600 tổ chức KH&CN trực thuộc) Giữ vững vai trò nòng cốt việc tập hợp, đoàn kết phát huy sức sáng tạocủa đội ngũ trí thức.Góp phần đưa khoa học công nghệ trở thành động lực phát triển kinh tếxã hội đất nước Liên hiệp Hội Việt Nam thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Được tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, dân chủ đoàn kết Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Liên hiệp Hội Khoa học kỹ thuật Việt Nam quy định Điều lệ Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam, ban hành theo định số 650/QĐ-TTg ngày 24/4/2006 Thủ tướng Chính phủ, cụ thể: I.2 Chức - Tập hợp, đoàn kết đội ngũ trí thức khoa học công nghệ nước , trí thức khoa học, công nghệ người Việt Nam nước ngoài; điều hòa, phối hợp hoạt động hội viên - Làm đầu mối hội thành viên quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tổ chức khác nhằm giải vấn đề chung hoạt động Hội Liên hiệp Hội Việt Nam - Đại diện, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp hội viên, hội thành viên, trí thức khoa học công nghệ Việt Nam SV: Ngô Thị Diên Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhiệm vụ, quyền hạn • Củng cố, phát triển đẩy mạnh hoạt động hội thành viên • Tham gia thực xã hội hóa hoạt động khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phát triển cộng đồng, xóa đói giảm nghèo • Thực công tác vận động trí thức khoa học công nghệ • Thực vai trò thành viên mặt trận tổ quốc • Tăng cường hợp tác với hội, với tổ chức phi phủ nước, tham gia tổ chức khoa học công nghệ khu vực quốc tế theo quy định pháp luật Sơ đồ tổ chức máy Liên hiệp Hội Khoa học kỹ thuật Việt Nam ( Xem phụ lục 01) II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM Chức năng, nhiệm vụ Căn vào định số 314/QĐ-LHHVN ngày 05 tháng năm 2011 Liên hiệp Hội khoa học kỹ thuật Việt Nam chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam cụ thể sau: 1.1 Chức Căn vào định số 314/QĐ-LHHVN ngày 05 tháng năm 2011 Liên hiệp Hội Khoa học kỹ thuật Việt Nam Văn phòng thuộc Cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam có chức tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Liên hiệp hội Việt Nam công tác tổng hợp, văn thư, hành chính, quản trị, đơn vị dự toán cấp III điều phối hoạt động chung Liên hiệp Hội Việt Nam 1.2 Nhiệm vụ 1.2.1 Công tác tổng hợp - Tổng hợp tình hình xây dựng báo cáo hoạt động Hội đồng Trung ương, Đoàn Chủ tịch Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam; - Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc việc thực quy chế làm việc kế hoạch làm việc Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam - Thông báo ý kiến đạo Đoàn Chủ tịch Thường trực Đoàn Chủ tịch Thủ trưởng quan họp giao ban, buổi làm việc với SV: Ngô Thị Diên Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam với đơn vị có liên quan; - Làm đầu mối việc tham gia chuẩn bị nội dung, xây dựng chương trình tổ chức hội nghị, hội thảo lãnh đạo phân công 1.2.2 Hành chính, văn thư - Tổ chức thực nhiệm vụ Văn thư quan: văn đi, văn đến, quản lý sử dụng dấu theo quy định; - Xây dựng, hướng dẫn đơn vị thực chế độ, quy định công tác văn thư; - Lưu trữ bảo quản tài liệu văn thư 1.2.3 Quản trị - Đảm bảo điều kiện sở vât chất cần thiết, thông tin liên lạc, phương tiện lại phụ vụ hoạt động Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam - Theo dõi, đánh giá, bảo quản tài sản sở vật chất Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam; - Lập kế hoạch thực sữa chữa nhỏ, mua sắm tài sản trang thiết bị phục vụ hoạt động thường xuyên Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam; - Làm đầu mối tổ chức quản lý nhiệm vụ xây dựng Cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam; - Phục vụ hội nghị, hội thảo, họp Hội đồng Trung Ương, Đoàn Chủ tịch, Ủy Ban kiểm tra Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam; - Tổ chức phục vụ ăn trưa cho cán bộ, nhân viên Cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam; - Thực công tác lễ tân, khánh tiết, đón tiếp, phục vụ khách đến làm việc với quan Liên hiệp hội Việt Nam; - Làm đầu mối công tác hiếu hỉ Liên hiệp hội Việt Nam; - Thực công tác thường trực, bảo vệ quan, đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường quan Liên hiệp hội Việt Nam 1.2.4 Thực nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp III - Thực thu, chi ngân sách theo dự toán giao từ đơn vị dự toán cấp I; - Lập dự toán, thực việc sử dụng kinh phí đơn vị dự toán cấp III hoạt động Cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam, gồm chi quản lý hành chính, chi hoạt động Đoàn Chủ tịch, Văn phòng Ban, nhiệm vụ, dự án, đề tài khoa học, bảo đảm việc sử dụng kinh phí mục đích, tiết kiệm có hiệu quả; SV: Ngô Thị Diên Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Lập báo cáo tài gửi đơn vị dự toán cấp I theo quy định; 1.2.5 Thực nhiệm vụ khác Khi Thường trực Đoàn Chủ tịch, Thủ trưởng Cơ quan giao Cơ cấu tổ chức Văn phòng Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam Cơ cấu tổ chức văn phòng Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam đứng đầu Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng phòng ban, tổ, phận khác như: - Phòng Tổng hợp - Phòng Văn thư - Phòng Kế toán- Tài vụ - Phòng Quản trị- Phục vụ - Phòng Lái xe - Phòng Bảo vệ • Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam (Phụ lục 02) III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP HỘI VIỆT NAM Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm hậu cần cho quan Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng, quan, có chức tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành thủ trưởng quan đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho quan hoạt động Cũng giống quy định Văn phòng nói chung, Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam mang chức tương tự có tầm quan trọng to lớn hoạt động quản lý Công tác tham mưu tổng hợp văn phòng thực tương đối tốt, văn phòng thực tốt nhiệm vụ giao Hàng năm văn phòng tham mưu hàng tram kế hoạch, báo cáo văn đạo, nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý quan Văn phòng thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin tình hình hoạt động quan, nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo cách giải xử lý Tham mưu việc xây dựng máy văn phòng, xây dựng quy chế hoạt động SV: Ngô Thị Diên Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan….Tiêu biểu việc xây dựng quy chế như: Quy chế làm việc quan, quy chế hoạt động quan…, phòng ban có quy chế riêng phận, đơn vị 1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng 1.2.1 Chánh văn phòng: Ông Lê Công Lương Chánh văn phòng người có quyền định cao hoạt động Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam chịu trách nhiệm trước lãnh đạo quan Chánh văn phòng có quyền tổ chức quản lý, điều hành toàn hoạt động phận, đơn vị, nhân viên Quản lý toàn nhân viên văn phòng; - Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn nhân viên văn phòng, đánh giá việc thực công việc nhân viên trực thuộc; - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển ….đối với nhân viên văn phòng; - Giải không giải công việc cá nhân hay phận dựa nội quy, quy định quan quy định hành; - Được quyền kiểm tra chất vấn trưởng phận liên quan phát sinh vấn đề liên quan đến thiệt hại quan; - Yêu cầu phận quan báo cáo, thuyết minh cung cấp liệu để văn phòng hoàn thành nhiệm vụ Ban lãnh đạo quan giao phó 1.2.2 Phó Chánh Văn phòng: Bà Đinh Thị Kim Quy - Giúp Chánh Văn phòng đạo, điều hành công việc Văn phòng chịu trách nhiệm trực tiếp giải công việc thuộc lĩnh vực công tác phân công; - Ký thay Chánh Văn phòng văn thuộc thẩm quyền Văn phòng theo uỷ quyền Chánh Văn phòng ký thừa lệnh số văn 1.2.3.Phòng tổng hợp: Ông Nguyễn Đình Quân, Bà Nguyễn Thị Giang Làm công tác tổng hợp: Tổng hợp tình hình xây dựng báo cáo hoạt động Hội đồng Trung ương, Đoàn chủ tịch Cơ quan Liên hiệp Hội SV: Ngô Thị Diên 10 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.Tổ chức máy khoa học, gọn nhẹ nguồn nhân lực văn phòng Ở quan dù lớn hay nhỏ, muốn tổ chức văn phòng theo hướng đại hóa phải có cấu tổ chức tinh gọn, chức hiệu lực Liên hiệp Hội Việt Nam bố trí cán bộ, nhân viên thuộc văn phòng hợp lý tránh tình trạng chồng chéo phân công công việc Nguồn nhân lực văn phòng người thực công tác văn phòng, họ nhân vật trung tâm, chủ thể văn phòng, Do để công tác đại hóa văn phòng có hiệu cao, nguồn nhân lực văn phòng cần đạt trình độ cao,theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ kỹ giao tiếp- ứng xử Liên hiệp Hội Việt Nam cần thu hút nguồn nhân lực từ bên ngoài, tổ chức đào tạo , bồi dưỡng cho lãnh đạo, cán bộ, nhân viên nghiệp vụ hành văn phòng, xây dựng quy chế văn hóa công sở, có sách khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên 2.2.Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng Là tổ chức tập hợp Liên hiệp hội nghiên cứu khoa học – kỹ thuật thắc mắc Liên hiệp Hội lại không thấy ứng dụng công nghệ vào văn phòng nhiều.? Văn thư công đoạn làm theo kiểu Thủ công Hiện nay, Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào mạng nội nối mạng diện rộng bên để xử lý luồng thông tin đầu Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Liên hiệp Hội Việt Nam cần có quan tâm hơn, cần sử dụng phần mềm chuyên dụng dành cho văn phòng như: phần mềm kế toán MiSa, phần mềm nhân Bitsco Việc quản lý văn bản, giấy tờ…trên máy tính mang lại lợi ích nhằm hướng tới “ Văn phòng điện tử”, “ Văn phòng tự động hóa” tương lai tới Theo cá nhân thấy nhà hàng có nút công tắc chuông cần khách hàng ấn nút nhân viên bên biết đáp ứng yêu cầu khách hàng Qua 01 tháng kiến tập thấy nhân viên Văn thư thường rời khỏi phòng làm việc để đưa công văn, giấy tờ hay tài liệu đến phòng Lãnh đạo SV: Ngô Thị Diên 39 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giải công việc, khách từ bên vào làm việc hay cá nhân từ phòng ban quan đến lấy dấu, hay tài liệu thường chờ Cán Văn thư Vì vậy, công việc thường gián đoạn hay chí họ Cán văn thư đâu Tôi thấy Liên hiệp Hội Khoa học kỹ thuật nên lắp công tắc hay sáng chế phần mềm đọc ghi Ví dụ như: Phòng Văn thư gắn nút công tắc chuông, khách đến làm việc không thấy Cán Văn thư đâu, họ biết ấn vào nút đến làm việc đương nhiên nút công tắc bố trí nơi nhìn thấy người đến làm việc Lúc người nhấn nút công tắc hệ thống tự động trả lời “ Cán Văn thư giải công việc xin người chờ 10 hay 15 phút” chẳng hạn Đồng thời phía Cán Văn thư đeo thiết bị nhỏ, gắn kết nối với nút công tắc, có người bấm đồng thời thiết bị sáng lên Cán Văn thư biết có người đến làm việc nhanh chóng giải công việc Tôi nghĩ nên áp dụng thiết bị công tác văn thư nói riêng công tác Văn phòng nói chung 2.3.Về trang thiết bị văn phòng Các trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng, trợ thủ đắc lực nhân viên văn phòng, giúp hoàn thành tốt nhiệm vụ việc nâng cao chất lượng suất công việc hiệu hoạt động văn phòng Nó giúp cho văn phòng ngày đại phát triển Để phát huy hiệu cao trình thực công việc Liên hiệp Hội Việt Nam cần: Đầu tư kinh phí kiểm tra tân trang trang thiết bị văn phòng đại: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại….và số văn phòng phẩm chuyên dùng: Tủ đựng hồ sơ, máy bóc phong bì… Áp dụng nhóm ngành khoa học, công nghệ vào hoạt động văn phòng: phòng làm việc cần thiết kế với ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, màu tường… thích hợp tạo cảm giác thoãi mái cho Cán bộ, nhân viên SV: Ngô Thị Diên 40 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.4.Về kỹ thuật nghiệp vụ hành Kỹ thuật nghiệp vụ hành kỹ làm việc, biện pháp có tính công nghệ áp dụng điều hành máy hành nhằm giải công việc có liên quan đến hành Kỹ thuật nghiệp vụ hành bao gồm nội dung như: Quản trị công sở, công tác văn thư, công tác lưu trữ Trên thực tế, qua tìm hiểu hoạt động văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam xin có ý kiến sau: - Cần tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng nhiều cho nhân viên, cán hành văn phòng chuyên môn, nghiệp vụ - Cần xây dựng hoàn thiện quy chế văn thư, lưu trữ, quy chế làm việc Việc soạn thảo ban hành văn Là tổ chức trị xã hội, chuyên nghiên cứu khoa học nên ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO công tác văn phòng Trên đóng góp 01 tháng kiến tập Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam với mong muốn công tác văn phòng nói chung Văn thư- Lưu trữ nói riêng quan ngày tốt để đưa quan ngày lớn mạnh Do thời gian có hạn kiến thức, đánh giá nhìn nhận thân hạn chế mong nhận phản hồi tích cực từ quý quan SV: Ngô Thị Diên 41 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong thời gian kiến tập Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam nhờ áp dụng kiến thức học trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào công việc thực tế quan nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc cảm thấy tự tin nhiều Càng ngày cảm thấy yêu muốn gắn bó với nghề Quản tri văn phòng mà thân theo học Khoảng thời gian kiến tập 01 tháng giúp học hỏi nhiều kinh nghiệm quý báu chuyên môn nghiệp vụ, kỹ giao tiếp ứng xử người cán văn phòng nơi công sở nhận thấy rằng: Từ lý luận đến thưc tiễn, từ lý thuyết đến thực hành thực trình trình làm việc có nhiều điểm khác so với lý thuyết học trường biết vận dụng linh hoạt vào điều kiện thực tế công việc Tôi hoàn thành kỳ kiến tập báo cáo kiến tập nhờ vào giúp đỡ, bảo tạo điều kiện tốt quan kiến tập, hướng dẫn, bảo thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng Qua đây, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý quan Liên hiệp Hội Việt Nam, Nhà trường Thầy, Cô giáo khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho hoàn thành tốt kỳ kiến tập này./ Xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 30 tháng năm 2015 Sinh viên Ngô Thị Diên PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Liên hiệp Hội Việt Nam SV: Ngô Thị Diên 42 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC HỘI ĐỒNG TRUNG ƯƠNG ĐOÀN CHỦ TỊCH ỦY BAN KIỂM TRA s HỘI NGÀNH TOÀN QUỐC TẠP CHÍ KHOA HỌC &ĐỜI SỐNG CƠ QUAN LIÊN HIỆP HỘI VIỆT NAM LIÊN HIỆP HỘI TỈNH, THÀNH PHỐ VĂN PHÒNG BÁO ĐẤT VIỆT BAN TỔ CHỨC- CÁN BỘ BÁO KHOA HỌC& ĐỜI SỐNG BAN THÔNG TIN& PHỔ BIẾN KIẾNTHỨC NHÀ XUẤT BẢN TRÍ THỨC BAN KH, CN&MT QUỸ VIFOTEC CÁC TỔ KH&CN BAN KẾ HOẠCH- TỔ CHỨC CHỨC BAN HỢP TÁC- QUỐC TẾ BAN TƯ VẤN, PHẢN BIỆN VÀ GIÁM ĐỊNH XH VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN PHÍA NAM SV: Ngô Thị Diên 43 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức máy Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÒNG VĂN THƯ PHÒNG TỔNG HỢP SV: Ngô Thị Diên QUẢN TRỊ PHỤC VỤ PHÒNG KẾ TOÁN TÀI VỤ PHÒNG BẢO VỆ PHÒNG LÁI XE 44 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B VĂN PHÒNG DIỆN PHÍA NAM ĐẠI Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Phiếu nhận văn SV: Ngô Thị Diên 45 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sơ đồ mô hình Văn thư 11 12 10 18 15 14 19 16 17 14 13 SV: Ngô Thị Diên 46 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: Cửa vào Hộp đựng 11 máy scan ghim, kẹp giấy Bàn làm việc tủ đựng tài liệu 16 hộp đựng giấy loại 12 máy fax 17 Giấy Tủ đựng tài liệu máy in 13 máy hủy tài 18.Kệ đựng văn phòng ban liệu bản, tài liệu chuyên dùng 19 nút công tắc báo ngày điều hòa ghế xoay 14 bình nước Điện thoại bàn 10 máy tính 15 Giá đựng sổ đăng ký văn đi, đến SV: Ngô Thị Diên 47 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Quy chế Văn thư – lưu trữ Liên hiệp Hội Việt Nam SV: Ngô Thị Diên 48 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 6: Một số hình ảnh cán bộ, nhân viên Văn phòng phòng ban Liên hiệp Hội Việt Nam SV: Ngô Thị Diên 49 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập SV: Ngô Thị Diên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 50 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập SV: Ngô Thị Diên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 51 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 KHÁI QUÁT VỀ SỰ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CUẢ LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 1.Vị trí, chức .6 1.1 Vị trí Nhiệm vụ, quyền hạn .7 1.2.1 Chánh văn phòng: Ông Lê Công Lương 10 1.2.2 Phó Chánh Văn phòng: Bà Đinh Thị Kim Quy .10 1.2.3.Phòng tổng hợp: Ông Nguyễn Đình Quân, Bà Nguyễn Thị Giang 10 1.2.5.Phòng Quản trị 12 1.2.6 Phòng lái xe .12 1.2.7.Phòng Bảo vệ 12 1.2.8 Phòng Kế toán- Tài vụ 12 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư quan .14 2.3.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan 18 2.3.4 Nhận xét ưu, nhược điểm thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn trung tâm 19 2.4.2 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức, quản lý giải văn đến .25 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan .27 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan .29 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết văn phòng, sở vật chất văn phòng .29 4.3.Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan 33 1.Các quy trình nghiệp vụ 38 1.1 Soạn thảo văn 38 2.1.Tổ chức máy khoa học, gọn nhẹ nguồn nhân lực văn phòng 39 2.2.Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng .39 2.3.Về trang thiết bị văn phòng .40 2.4.Về kỹ thuật nghiệp vụ hành 41 SV: Ngô Thị Diên 52 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN 42 MỤC LỤC 52 SV: Ngô Thị Diên 53 Lớp: ĐH Quản Trị Văn Phòng K1B