Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại LIÊN HIỆP các hội KHOA học và kỹ THUẬT VIỆT NAM

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẲT 4 KHÁI QUÁT VỀ SỰ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 5 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CUẢ LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 6 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 6 1.Vị trí, chức năng 6 1.1. Vị trí 6 1.2. Chức năng 6 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 7 1. Chức năng, nhiệm vụ 7 1.1. Chức năng 7 1.2. Nhiệm vụ 7 1.2.1. Công tác tổng hợp 8 1.2.2. Hành chính, văn thư 8 1.2.3. Quản trị 8 1.2.4. Thực hiện nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp III 9 1.2.5. Thực hiện các nhiệm vụ khác 9 2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam 9 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP HỘI VIỆT NAM 9 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 10 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm hậu cần cho cơ quan 10 1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 10 1.2.1. Chánh văn phòng: Ông Lê Công Lương 10 1.2.2. Phó Chánh Văn phòng: Bà Đinh Thị Kim Quy 11 1.2.3.Phòng tổng hợp: Ông Nguyễn Đình Quân, Bà Nguyễn Thị Giang 11 1.2.4. Phòng Văn thư: Bà Nguyễn Thị Luyến 12 1.2.5.Phòng Quản trị 12 1.2.6. Phòng lái xe 13 1.2.7.Phòng Bảo vệ 13 1.2.8 Phòng Kế toán Tài vụ 13 2. Tìm hiểu công tác Văn thư của Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật ViêtNam …………………………………………………………………13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 14 2.2. Hệ thống văn bản quản lý về công tác Văn thư 15 2.3. Soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.3.1. Hệ thống các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam 16 2.3.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 16 2.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 19 2.3.4. Nhận xét ưu, nhược điểm về thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản tại trung tâm 20 2.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 23 2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi 23 2.4.2. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến 26 2.5. Tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 28 3. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan. 29 3.1.Lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ lập 29 3.2. Hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ 30 3.3. Đánh giá ưu, nhược điểm 30 4.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 31 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 31 4.2. Hình ảnh về cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị của phòng Văn thư. 32 4.2.1. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 33 4.3.Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. 35 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam 36 1. Nhận xét. 36 2. Đánh giá 36 2.1. Ưu điểm 36 2.2. Nhược điểm 37 II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 38 1.Các quy trình nghiệp vụ 39 1.1. Soạn thảo văn bản 39 1.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến 39 1.3. Về công tác lưu trữ 39 2. Hiện đại hóa văn phòng 39 2.1.Tổ chức bộ máy khoa học, gọn nhẹ và nguồn nhân lực trong văn phòng 40 2.2. Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng 40 2.3.Về trang thiết bị văn phòng 41 2.4.Về kỹ thuật nghiệp vụ hành chính 42 LỜI CẢM ƠN 43

LỜI NÓI ĐẦU

Trước một không gian toàn cầu hóa, hội nhập và phát triển như ngàynay.Đòi hỏi sự nhanh gọn, tính chính xác và hiệu quả cao trong tất cả mọiphương diện Trong xã hội mà từng ngày đang thay đổi để hướng tới một cuộcsống tốt đẹp hơn, hướng đến xã hội tồn tại “ Chân, Thiện, Mỹ” Mỗi Đất Nướcmuốn tồn tại và phát triển phải không ngừng tiếp thu, nhìn nhận và đổi mớitrong tất cả mọi lĩnh vực và ngành nghề từ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hộitrong đó công cuộc cải cách hành chính

Với sự phát triển nhanh chóng của Khoa học và công nghệ, đặc biệt là hệthống văn bản quản lý hành chính nhà nước, công tác văn phòng đã trở thànhmột trong những yêu cầu có tính cần thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép

và truyền đạt thông tin quản lý mà còn giúp cho lãnh đạo trong việc điều hànhmọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời và đạt hiệu quảcao trong công việc Từ những nhân thức trên cho thấy công tác văn phòng có vịtrí quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bất kỳ cơ quan, tổchức nào

Văn phòng được coi là “ bộ tổng tham mưu”, là bộ phận “ đầu não” củacác cơ quan, doanh nghiệp Chính vì thế cần phải có đội ngũ nhân viên, cán bộvăn phòng chuyên nghiệp, đồng thời phải có cơ cấu phù hợp với chức năng,nhiệm vụ của văn phòng

Quản trị văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơquan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan Công tác này nếuđược thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngượclại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình pháttriển

Hiểu được điều đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một trong nhữngtrường đào tạo cán bộ trình độ Đại học và Cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệpchính quy tại chuyên ngành Quản trị văn phòng nhằm cung cấp nguồn nhân lựccho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đáp ứng được cả trình độ lẫn chuyênmôn

Với phương châm học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn, nhằmtrang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức vàthực hiện những hoạt động quản lý và điều hành

Chủ trương kiến tập là môt khâu quan trọng trong quá trình đào tạo sinhviên, học sinh Trên cơ sở đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinhviên năm 3 đi kiến tập tại các cơ quan, đơn vị giúp sinh viên củng cố bổ sungnhững kiến thức lý thuyết đã được học trên lớp Bồi dưỡng cho sinh viên lòngyêu nghề, tinh thần phục vụ, năng lực độc lập để họ nhanh chóng trở thànhnhững người lao động mới phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng đất nước

Có đi vào thực tế mới biết bài học trên lớp là vô giá, bằng những kiến thức đãhọc trong nhà trường về môn học và có điều kiện cọ sát và làm quen dần vớicông tác Văn phòng trong thực tế giúp tôi rèn luyện được kỹ năng và kiến thứccho mình

Được sự đồng ý của Ban giám đốc Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuậtViệt Nam và được sự giúp đỡ của mọi người trong cơ quan đặc biệt được sự chỉbảo tận tình của Chánh Văn phòng bác Lê Công Lương và chị Nguyễn ThịLuyến công chức Văn thư của Văn phòng Liên hiệp các hội khoa học và kỹthuật Việt Nam đã tạo điều kiện tốt cho tôi trong quá trình kiến tập này

Lời cảm ơn đầu tiên, tôi gửi tới quý thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng –Trường Đại học Nội vụ Hà nội đã tận tâm giảng dạy, hướng dẫn nhiệt tình, traudồi cho tôi những kiến thức và kinh nghiệm vô cùng bổ ích, đặc biệt Giảng viênhướng dẫn Lâm Thu Hằng đã tạo điều kiện và hướng dẫn để tôi có thể hoànthành được quá trình kiến tập này; cũng như các bác, cô, chú, anh chị làm việctại Văn phòng Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam đã cho tôi cọsát, làm quen với môi trường sau này mình sẽ phục vụ

Do thời gian không cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực

tế còn hạn chế nên trong khuôn khổ của một bài Báo cáo kiến tập, tôi xin đề cậpđến các hoạt động của Văn phòng, công tác Văn thư – Lưu trữ và công tác tổchức và sử dụng trang thiết bị văn phòng của Liên hiệp các hội khoa học và kỹthuật Việt Nam Chủ yếu từ phương diện thực tế, một cách nhìn tổng quát vềchức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa nói chung trong hoạt động quản lý của cơ quan

Dưới đây là bài Báo cáo kiến tập của tôi, trong nội dung không thể tránhkhỏi những sai sót, nhưng với sự nghiên cứu nghiêm túc, đam mê tìm tòi họchỏi, tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình của quý thầy cô, để bài Báo cáođược chính xác và hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 30 tháng 5 năm 2015 Sinh viên

Ngô Thị Diên

DANH MỤC TỪ VIẾT TẲT

Cụm từ thay thế / Chữ cái viết tắt/

ký hiệu

Cụm từ đầy đủ

Liên hiệp Hội Việt Nam Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ

thuật Việt Nam

KHÁI QUÁT VỀ SỰ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM

1 Tên tổ chức: Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam

2 Địa chỉ: Số 53 Nguyễn Du, Hoàn Kiếm, Hà Nội

3 Số điện thoại: 3.943.8108

4 Cơ quan quyết định và ngày, tháng, năm thành lập:

- Liên hiệp Hội Việt Nam được thành lập theo quyết định số 121/HĐBTngày 29/7/1983 của Hội đồng bộ trưởng (nay là Chính phủ) nước Cộng hòa xãhội chủ nghĩa Việt Nam

- Chức năng, nhiệm vụ của Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật ViệtNam quy định tại Điều lệ Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam banhành theo quyết định số 650/QĐ – TTg ngày 24/4/2006 của Thủ tướng Chínhphủ

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CUẢ LIÊN HIỆP CÁC

HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM

kỹ thuật ngành toàn quốc và 600 tổ chức KH&CN trực thuộc) Giữ vững vai trònòng cốt trong việc tập hợp, đoàn kết và phát huy sức sáng tạocủa đội ngũ tríthức.Góp phần đưa khoa học và công nghệ trở thành động lực phát triển kinh tế-

xã hội của đất nước Liên hiệp Hội Việt Nam là thành viên của Mặt trận Tổ quốcViệt Nam Được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, dân chủ vàđoàn kết

Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹthuật Việt Nam được quy định tại Điều lệ của Liên hiệp các hội khoa học và kỹthuật Việt Nam, ban hành theo quyết định số 650/QĐ-TTg ngày 24/4/2006 củaThủ tướng Chính phủ, cụ thể:

I.2. Chức năng

- Tập hợp, đoàn kết đội ngũ trí thức khoa học và công nghệ ở trong nước ,trí thức và khoa học, công nghệ người Việt Nam ở nước ngoài; điều hòa, phốihợp hoạt động giữa các hội viên

- Làm đầu mối giữa các hội thành viên và các cơ quan của Đảng, Nhànước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức khác nhằm giải quyết nhữngvấn đề chung trong hoạt động của Hội Liên hiệp Hội Việt Nam

- Đại diện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các hội viên, hội thànhviên, của trí thức và khoa học công nghệ Việt Nam

2 Nhiệm vụ, quyền hạn

• Củng cố, phát triển và đẩy mạnh hoạt động của các hội thành viên

• Tham gia thực hiện xã hội hóa hoạt động khoa học và công nghệ, giáodục và đào tạo, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phát triển cộng đồng, xóa đói giảmnghèo

• Thực hiện công tác vận động trí thức khoa học và công nghệ

• Thực hiện vai trò thành viên của mặt trận tổ quốc

• Tăng cường hợp tác với các hội, với các tổ chức phi chính phủ của cácnước, tham gia các tổ chức khoa học và công nghệ của khu vực và quốc tế theoquy định của pháp luật

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam

( Xem phụ lục 01)

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM

1 Chức năng, nhiệm vụ

Căn cứ vào quyết định số 314/QĐ-LHHVN ngày 05 tháng 5 năm 2011của Liên hiệp các Hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam chức năng, nhiệm vụ củaVăn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam cụ thể như sau:

1.1 Chức năng

Căn cứ vào quyết định số 314/QĐ-LHHVN ngày 05 tháng 5 năm 2011của Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam Văn phòng thuộc Cơquan Liên hiệp hội Việt Nam có chức năng tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạoLiên hiệp hội Việt Nam trong công tác tổng hợp, văn thư, hành chính, quản trị,đơn vị dự toán cấp III và điều phối các hoạt động chung của Liên hiệp Hội ViệtNam

lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam với các đơn vị có liên quan;

- Làm đầu mối trong việc tham gia chuẩn bị nội dung, xây dựng chươngtrình và tổ chức các hội nghị, hội thảo khi được lãnh đạo phân công

- Lập kế hoạch và thực hiện sữa chữa nhỏ, mua sắm tài sản và trang thiết

bị phục vụ các hoạt động thường xuyên của Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam;

- Làm đầu mối tổ chức và quản lý các nhiệm vụ xây dựng cơ bản của Cơquan Liên hiệp hội Việt Nam;

- Phục vụ các cuộc hội nghị, hội thảo, các cuộc họp Hội đồng TrungƯơng, Đoàn Chủ tịch, Ủy Ban kiểm tra và Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam;

- Tổ chức phục vụ ăn trưa cho cán bộ, nhân viên Cơ quan Liên hiệp hộiViệt Nam;

- Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, đón tiếp, phục vụ khách đến làmviệc với cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam;

- Làm đầu mối công tác hiếu hỉ của Liên hiệp hội Việt Nam;

- Thực hiện công tác thường trực, bảo vệ cơ quan, đảm bảo an ninh trật

tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường tại cơ quan Liên hiệp hội ViệtNam

1.2.4 Thực hiện nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp III

- Thực hiện thu, chi ngân sách theo dự toán được giao từ đơn vị dự toáncấp I;

- Lập dự toán, thực hiện việc sử dụng kinh phí của đơn vị dự toán cấp IIIđối với các hoạt động của Cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam, gồm chi quản lýhành chính, chi hoạt động của Đoàn Chủ tịch, Văn phòng và các Ban, các nhiệm

vụ, dự án, đề tài khoa học, bảo đảm việc sử dụng kinh phí đúng mục đích, tiếtkiệm và có hiệu quả;

- Lập báo cáo tài chính gửi đơn vị dự toán cấp I theo quy định;

1.2.5 Thực hiện các nhiệm vụ khác

Khi được Thường trực Đoàn Chủ tịch, Thủ trưởng Cơ quan giao

2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam

Cơ cấu tổ chức của văn phòng Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật ViệtNam đứng đầu là Chánh Văn phòng, dưới là Phó chánh Văn phòng và các phòngban, tổ, bộ phận khác như:

•Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng của Liên hiệp các hội khoa học và

kỹ thuật Việt Nam (Phụ lục 02)

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP HỘI VIỆT NAM

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm hậu cần cho cơ quan

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng, cơ quan, có chức năngtham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan

và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động

Cũng giống như quy định về Văn phòng nói chung, Văn phòng của Liênhiệp Hội Việt Nam mang trong mình những chức năng tương tự và có tầm quantrọng hết sức to lớn trong hoạt động quản lý

Công tác tham mưu tổng hợp được văn phòng thực hiện tương đối tốt, vănphòng luôn thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao Hàng năm văn phòng thammưu hàng tram kế hoạch, báo cáo và các văn bản chỉ đạo, nhằm góp phần tìmkiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của cơ quan Văn phòng đãthu thập, tổng hợp, xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan, nghiêncứu đề xuất với lãnh đạo cách giải quyết và xử lý Tham mưu trong việc xâydựng bộ máy của văn phòng, xây dựng các quy chế hoạt động của cơ

quan….Tiêu biểu là việc xây dựng các quy chế như: Quy chế làm việc của cơquan, quy chế hoạt động của cơ quan…, mỗi phòng ban đều có quy chế riêngcủa bộ phận, đơn vị mình.

1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng

1.2.1 Chánh văn phòng: Ông Lê Công Lương

Chánh văn phòng là người có quyền quyết định cao nhất về hoạt động của

Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan.Chánh văn phòng có quyền tổ chức quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động củacác bộ phận, đơn vị, nhân viên Quản lý toàn bộ nhân viên trong văn phòng;

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhânviên trong văn phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trựcthuộc;

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển ….đối với nhân viên vănphòng;

- Giải quyết hoặc không giải quyết công việc của cá nhân hay bộ phận dựatrên nội quy, quy định của cơ quan và quy định hiện hành;

- Được quyền kiểm tra chất vấn các trưởng bộ phận liên quan nếu phátsinh ra những vấn đề liên quan đến sự thiệt hại của cơ quan;

- Yêu cầu mỗi bộ phận của cơ quan báo cáo, thuyết minh cung cấp dữ liệuchính để văn phòng hoàn thành nhiệm vụ do Ban lãnh đạo cơ quan giao phó

1.2.2 Phó Chánh Văn phòng: Bà Đinh Thị Kim Quy

- Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng vàchịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công tác đượcphân công;

- Ký thay Chánh Văn phòng các văn bản thuộc thẩm quyền của Vănphòng theo sự uỷ quyền của Chánh Văn phòng và ký thừa lệnh một số văn bản

1.2.3.Phòng tổng hợp: Ông Nguyễn Đình Quân, Bà Nguyễn Thị Giang

Làm công tác tổng hợp: Tổng hợp tình hình và xây dựng các báo cáo vềhoạt động của Hội đồng Trung ương, Đoàn chủ tịch và Cơ quan Liên hiệp Hội

Việt Nam; Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc và kếhoạch làm việc của cơ quan; Thông báo ý kiến chỉ đạo của Đoàn chủ tịch,Thường trực Đoàn Chủ tịch và Thủ trưởng Cơ quan trong các cuộc họp giao lưu,các buổi làm việc của lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam với các đơn vị có liênquan; Làm đầu mối trong việc tham gia chuẩn bị nội dung, xây dựng chươngtrình và tổ chức các hội nghị, hội thảo khi được lãnh đạo Liên hiệp Hội ViệtNam phân công.

Văn phòng đã chuẩn bị chương trình, nội dung báo cáo, tài liệu và tổ chứcphối hợp hoạt động chung của Liên hiệp Hội Việt Nam như Hội nghị Hội đồngTrung ương hàng năm, Hội nghị Đoàn chủ tịch thường niên, Hội nghị giao banLiên hiệp Hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hàng năm … ; Tổ chứchội thảo lấy ý kiến đóng góp của các nhà khoa học và các hội thành viên cho dựthảo sửa đổi Hiến pháp 1992; Văn phòng đã chủ trì xây dựng và trình lãnh đạoLiên hiệp Hội Việt Nam ban hành 05 quy chế: Quy chế công tác văn thư- lưutrữ; Quy định về thể loạị, thể thức, thẩm quyền thông qua, ban hành văn bản củaLiên hiệp Hội Việt Nam; Quy định về chế độ họp báo và báo cáo; Quy chế chitiêu nội bộ; Quy chế quản lý tài sản của cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam

I.2.4 Phòng Văn thư: Bà Nguyễn Thị Luyến

Làm công tác Hành chính- Văn thư: Tổ chức thực hiên các nhiệm vụ củavăn thư trong Cơ quan ( văn bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấutheo quy định, xây dựng, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các chế độ, quy định

về công tác văn thư, lưu trữ và bảo quản tài liệu văn thư)

Văn phòng đã thực hiện việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến và đi theo đúngquy định, quản lý tốt văn bản đi và đến của Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam,quản lý tốt con dấu của Liên hiệp Hội Việt Nam Không để mất mát thất lạc giấy

tờ, đảm bảo chế độ bảo mật thông tin Văn phòng đã chủ trì và phối hợp với Ban

Tổ chức- Cán bộ tổ chức một số lớp tập huấn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản, lưu trữ hồ sơ cho cán bô, nhân viên của Cơ quan, của nhiều hội ngànhtoàn quốc và đơn vị trực thuộc nhằm phổ biến những quy định mới của Liênhiệp Hội Việt Nam về văn thư, lưu trữ, nâng cao công tác soạn thảo và ban hành

văn bản trong hệ thống Liên hiệp Hội Việt Nam.

1.2.5.Phòng Quản trị

Làm công tác đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết, thông tinliên lạc, phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của Cơ quan Theo dõi, đánhgiá bảo quản tài sản và cơ sở vật chất của Cơ quan; tổ chức quản lý và sử dụng

có hiệu quả tài sản công của Cơ quan; lập kế hoạch và thực hiện sữa chữa nhỏ,mua sắm tài sản, trang thiết bị phục vụ các hoạt động thường xuyên của Cơquan; làm đầu mối tổ chức và quản lý các nhiệm vụ xây dựng cơ bản của Cơquan Phục vụ các hội nghị, hội thảo, các cuộc họp Hội đồng Trung ương, Đoànchủ tịch, Ủy ban Kiểm tra và Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam; tổ chức phục vụ

ăn trưa cho cán bộ, nhân viên Cơ quan, thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, đóntiếp, phục vụ khách đến làm việc với Cơ quan; làm đầu mối công tác hiếu, hỉcủa Liên hiệp Hội Việt Nam; thực hiện công tác thường trực, bảo vệ cơ quan,đảm bảo an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường tại Cơ quan

1.2.6 Phòng lái xe

Làm công tác quản lý xe ô tô: Bộ phận lái xe chấp hành sự phân công củalãnh đạo Văn phòng trong việc quản lý, duy trì, bảo dưỡng 06 xe ô tô của cơquan Phục vụ chu đáo, kịp thời, đảm bảo đúng thời gian theo yêu cầu của lãnhđạo Liên hiệp Hội Việt Nam, đặc biệt là đảm bảo tuyệt đối an toàn cho người vàphương tiện khi vận hành Mỗi lái xe đều có sổ nhật ký riêng hành trình chotừng loại xe Ghi chép rõ ràng, đầy đủ theo yêu cầu, vì vậy việc quản lý, giámsát quá trình lái xe được đảm bảo theo các quy định hiện hành của nhà nước

1.2.7.Phòng Bảo vệ

Công tác an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ: Tình hình an ninh trật tựcủa Cơ quan được Văn phòng duy trì, đảm bảo, không có sự mất mát tài sản củacán bộ, nhân viên và khách đến Cơ quan công tác Bộ phận bảo vệ có sự phâncông công tác, các ca trực rõ rang Số bàn giao giữa hai ca trực được ghi chépđầy đủ Công tác phòng chống cháy nổ đảm bảo an toàn tuyệt đối, không để xảy

ra bất kỳ vụ cháy nổ nào tại Cơ quan

1.2.8 Phòng Kế toán- Tài vụ

Thực hiện nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp III: Thực hiện thu, chi Ngân sách

dự toán cấp I; lập dự toán, thực hiện việc sử dụng kinh phí của đơn vị dự toáncấp III đối với các hoạt động của Cơ quan, gồm chi quản lý hành chính, cho hoạtđộng của Đoàn Chủ tịch, Văn phòng và các ban, các nhiệm vụ, dự án, đề tàikhoa học, đảm bác việc sử dụng kinh phí dùng mục đích, tiết kiệm và có hiệuquả, Lập báo cáo tài chính gửi đơn vị dự toán cấp I theo quy định

2 Tìm hiểu công tác Văn thư của Liên hiệp các Hội khoa học và kỹ thuật Viêt Nam

Công tác văn thư bao gồm các công việc liên quan về soạn thảo văn bản, banhành văn bản; quản lý văn bản khác và tài liệu hình hành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của Liên hiệp Hội Việt Nam

Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu, nó chiếm một phầnlớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy quản lýcủa cơ quan tổ chức Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉđạo, điều hành công việc của các cơ quan tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lýcủa các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt haykhông, cũng chính điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức ngàycàng được quan tâm hơn Đặc biệt trong công tác quản lý hành chính nhà nước,công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới Xác địnhđược tầm quan trọng đó Liên hiệp hội Việt Nam đã chọn ra 01 cán bộ văn thư cótrình độ chuyên môn cao, tác phong làm việc nhanh nhẹn, có trách nhiệm trongcông việc, nhiệt tình và kỹ năng giao tiếp tốt để làm công tác

Đồng thời ban hành quyết định số 970/QĐ-LHHVN quyết định Ban hànhQuy chế về công tác văn thư lưu trữ, mở ra một bước ngoạt mới trong việc quản

lý công tác văn thư thư lưu trữ của Liên hiệp Hội Việt Nam

Việc ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ tạo sự thống nhất, rõràng, tránh tình trạng chồng chéo trong thực hiện chức năng nhiệm vụ của từngphòng ban đơn vị, Đồng thời nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, giámsát công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan cũng như đôn đốc nhắc nhở các đơn vị

thực hiện theo đúng quy chế đề ra.

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Công tác văn thư của Liên hiệp hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam được

tổ chức theo hình thức tập trung, ngoài văn thư chung của cơ quan, các đơn vịphòng ban trong Liên hiệp hội Viêt Nam không tổ chức văn thư riêng Tất cả cácvăn bản, tài liệu gửi đến cơ quan đều phải tập trung ở phòng văn thư, sau đó vănthư sẽ tiến hành phân loại văn bản tài liệu (đối với những văn bản gửi chung cho

cơ quan, văn thư tiến hành bóc bì, đóng dấu đến và đăng ký các thông tin vănbản vào sổ đăng ký văn bản đến; đối với những văn bản mật, văn bản gửi đíchdanh, hay văn bản gửi cho các đơn vị, thì văn thư không trực tiếp bóc bì mà gửingay cho cá nhân, đơn vị có liên quan giải quyết

Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam bố trí 01 văn thư chuyên trách(trình

độ đại học) về công tác văn thư, lưu trữ Văn thư được đào tạo chuyên mônnghiệp vụ về văn thư và lưu trữ, với nhiều năm kinh nghiệm sử dụng thành thạotrang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt các nghiệp vụ chuyên môn nên hiệu quảcông việc cao

Phòng văn thư được bố trí tại tầng 1,Phía tay trái ngay cạnh cổng chính đivào cơ quan nên thuận tiện cho việc trao đổi thông tin và liên hệ công tác Ởphòng Văn thư được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việcnhư: Bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, cặp đựng tài liệu, và sổ giải quyết văn bản

đi, văn bản đến Ngoài ra văn thư còn được trang bị máy tính, máy in, máy fax,máy scan, máy photocoppy, máy hủy tài liệu, điện thoại và một số trang thiết bịvăn phòng khác chất lượng và hiện đại nên việc tổ chức văn thư cũng diễn rađơn giản, nhanh gọn

Mặc dù đã đạt được một số thành quả trong hoạt động nhưng công tác vănthư của văn phòng vẫn còn tồn tại một số khó khăn cần được khắc phục Đó làquy mô phòng làm việc còn chật hẹp trong khi phòng văn thư lại chứa rất nhiềugiấy tờ, tài liệu và trang thiết bị chung của cơ quan, người ra vào giả quyết côngviệc tương đối nhiều

Tuy nhiên, hiện nay, phòng văn thư của cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam

được bố trí chung với Phòng làm việc của Phó Chánh văn phòng, cả 2 phòngđược ngăn cách bằng tủ đựng tài liệu Điều đó nảy sinh ra những bất cập mới đó

là Hàng ngày Văn thư chính là nơi tiếp xúc với mọi đối tượng, là nơi tiếp nhậnmọi công văn giấy tờ, và các đơn vị đến photo, chỉnh sửa đóng dấu tạo ra mộtkhông gian thêm trật trội, đông người đến không tránh khỏi ồn ào mà trong khi

đó cán bộ là người cần được bố trí không gian riêng, yên tĩnh để làm việc Vìvậy cơ cấu lại phòng Văn thư đang là vấn đề cần được giải quyết ở Liên hiệpHội Việt Nam

2.2 Hệ thống văn bản quản lý về công tác Văn thư

- Thông tư 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Bộ Nội vụ;

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan;

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổchức;

- Căn cứ vào quyết định số 770/QĐ-LHHVN ngày 14 tháng 12 năm 2011Quy định về thể loại, thể thức, thẩm quyền thông qua, ban hành văn bản củaLiên hiệp hội Việt Nam (Nội dung quyết định được kèm theo phụ lục 03);

- Hướng dẫn 374/HD/LHHVN ngày 22/12/2011 quy định về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam

- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Liên hiệp hội Việt Nam đivào nề nếp và đúng quy định của Nhà nước Mỗi một giai đoạn phát sinh mộtvăn bản phù hợp với văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản củagiai đoạn đó.Hiện nay việc ban hành văn bản phải căn cứ vào quy định của Nhànước về công tác văn thư, nhờ nắm được những quy định mới của Nhà nước vềsoạn thảo và ban hành văn bản Liên hiệp hội Việt Nam thực hiện nghiêm chỉnhtheo quy định của Nhà nước

2.3 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.3.1 Hệ thống các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam

Hệ thống văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam bao gồm: Điều lệ, chiếnlược, quy chế, quy định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, hướng dẫn, thông báo,

quy trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời, thôngcáo, tuyên bố, lời kêu gọi, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy

đi đường, phiếu chuyển, phiếu gửi, phiếu trình, thư công…

2.3.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

Thẩm quyền ban hành văn bản được quy định dựa vào chức năng, nhiệm

vụ và quyền hạn của mỗi cá nhân, đơn vị trong phạm vi Liên hiệp hội Việt Nam

Căn cứ vào quyết định số 770/QĐ-LHHVN ngày 14 tháng 12 năm 2011

cụ thể như sau:

Điều 7 Liên hiệp hội Việt Nam

1 Đại hội đại biểu toàn quốc Liên hiệp hội Việt Nam có thẩm quyềnthông qua các văn bản sau đây: điều lệ, chiến lược, nghị quyết, báo cáo, tuyên

bố, lời kêu gọi

2 Hội đồng Trung ương Liên hiệp hội Việt Nam có thẩm quyền thôngqua các văn bản sau đây: Nghị quyết, quyết định, báo cáo, thông cáo, tuyên bố,lời kêu gọi

3 Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương Liên hiệp hội Việt Nam có thẩmquyền ban hành các văn bản sau đây: Chiến lược, quy chế, quy định, nghị quyết,quyết định, chỉ thị, thông báo, chương trình, báo cáo, điều lệ của các tổ chứctrực thuộc

4 Ủy ban Kiểm tra Liên hiệp hội Việt Nam có thẩm quyền ban hành cácvăn bản sau đây: quyết định hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, biên bản,kết luận

Điều 8 Liên hiệp hội địa phương

1 Đại hội đại biểu Liên hiệp hội địa phương có thẩm quyền thông qua cácvăn bản sau đây: chiến lược, nghị quyết, quy chế, báo cáo, tuyên bố, lời kêu gọi

2 Ban chấp hành Liên hiệp hội địa phương có thẩm quyền thông qua cácvăn bản sau đây: chiến lược, nghị quyết, quyết định, quy chế, quy định, báo cáo,thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi

3 Ban thường vụ Liên hiệp hội địa phương có thẩm quyền ban hành cácvăn bản sau đây: chiến lược, quy định, nghị quyết, quyết định, thông báo, báocáo, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, điều lệ của các tổ chức trực thuộc

4 Ban kiểm tra Liên hiệp hội địa phương có thẩm quyền ban hành các vănbản sau đây: quyết định, hướng dẫn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên bản

Điều 9: Hội ngành toàn quốc

1 Đại hội đại biểu toàn quốc hội ngành toàn quốc có thẩm quyền thôngqua các văn bản sau đây: điều lệ, chiến lược, quy chế, nghị quyết, báo cáo, tuyên

bố, lời kêu gọi

2 Ban chấp hành Trung ương hội ngành toàn quốc có thẩm quyền thôngqua các văn bản sau đây: quy chế, quy định, nghị quyết,quyết định, báo cáo,thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi

3 Ban thường vụ hội ngành toàn quốc có thẩm quyền ban hành các vănbản sau đây: điều lệ, quy chế, quy định, nghị quyết, quyết định, thông báo, báocáo, thông cáo, điều lệ của các tổ chức trực thuộc

4 Ban kiểm tra hội ngành toàn quốc có thẩm quyền ban hành các văn bảnsau đây: quyết định, hướng dẫn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên bản

Điều 10 Tổ chức trực thuộc

Người đứng đầu các tổ chức trực thuộc Liên hiệp hội Việt Nam có thẩmquyền ban hành các văn bản sau đây: quy chế, quy định, quyết định, thông báo,báo cáo và các văn bản được quy định trong Điều 12 của quy định này

Điều 11 Lãnh đạo Liên hiệp hội ở Trung ương, địa phương, hội ngành toàn quốc

1 Chủ tịch

a, Chủ tịch Liên hiệp hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Hội đồngTrung ương và Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liênhiệp Hội Việt Nam ( trừ các văn bản của Ủy ban Kiểm tra)

b, Chủ tịch Liên hiệp hội địa phương có thẩm quyền thay mặt ban chấphành và ban thường vụ ký các văn bản của liên hiệp hội địa phương ( trừ các vănbản của Ủy ban Kiểm tra)

c, Chủ tịch hội ngành toàn quốc có thẩm quyền thay mặt ban chấp hành vàban thường vụ ký các văn bản của hội ngành toàn quốc ( trừ các văn bản của

Ủy ban Kiểm tra)

2 Phó Chủ tịch

a, Phó Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt ĐoànChủ tịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam theoquy chế làm việc hoặc phân công nhiệm vụ của Đoàn Chủ tịch hoặc được Chủtịch Liên hiệp Hội Việt Nam ủy quyền

b, Phó chủ tịch Liên hiệp hội địa phương có thẩm quyền thay mặt ban

chấp hành, ban thường vụ ký các văn bản của liên hiệp hội địa phương theo quychế làm việc hoặc phân công nhiệm vụ của ban thường vụ hoặc được chủ tịchliên hiệp hội địa phương ủy quyền.

c, Phó Chủ tịch hội ngành toàn quốc có thẩm quyền thay mặt ban chấphành, ban thường vụ ký các văn bản của hội ngành toàn quốc theo quy chế làmviệc hoặc phân công nhiệm vụ của ban thường vụ hoặc được chủ tịch hội ngànhtoàn quốc ủy quyền

3 Chánh văn phòng, trưởng các ban

a, Chánh văn phòng, trưởng các ban của Liên hiệp hội ở trung ương, địaphương và hội ngành toàn quốc có thể được chủ tịch, phó chủ tịch, tổng thư kýgiao thừa ủy quyền (TUQ) Ký một số văn bản theo lĩnh vực chuyên môn Việcđược ký thừa ủy quyền phải có quy định bằng văn bản và giới hạn trong mộtthời gian nhất định.Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền chongười khác Văn bản ký thừa ủy quyền phải theo đúng thể thức và đóng dấu của

tổ chức

Điều 12 Bổ sung thẩm quyển ban hành văn bản

Ngoài thẩm quyền được ban hành các thể loại văn bản quy định như trên,tùy theo điều kiện cụ thể, Đoàn Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam, ban thường

vụ liên hiệp hội địa phương, ban thường vụ hội ngành toàn quốc và thủ trưởngcác tổ chức trực thuộc được ban hành các thể loại văn bản như: chương trình, kếhoạch, đề án, báo cáo, biên bản tờ trình, công văn, giấy mời…

2.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Mỗi văn bản soạn thảo và ban hành đều được thực hiện theo một quy trìnhnhất định và đảm bảo tính khoa học Việc soạn thảo và ban hành văn bản củaLiên hiệp Hội cần nhanh chóng, chính xác nhưng cũng phải đảm bảo theo cácbước soạn thảo và ban hành văn bản sau:

Bước 1: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh

đạo Liên hiệp Hội Việt Nam giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảohoặc chủ trì soạn thảo văn bản

Bước 2: Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản:

- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn và nơi nhận văn bả

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan

- Soạn thảo văn bản đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản theo Hướng dẫn số 734/HD-LHHVN ngày 22/12/2011 của Liên hiệp HộiViệt Nam.

- Lập đề cương và viết bản thảo chi tiết

- Trường hợp cần thiết tham khảo ý kiến của các đơn vị hoặc cá nhân cóliên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

Bước 3: Cá nhân được giao soạn thảo văn bản trình người đứng đầu đơn

vị duyệt nội dung dự thảo văn bản và trình Chánh Văn phòng duyệt thể thức vănbản trước khi trình Lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam ký văn bản theo trình tựPhiếu văn bản quy định tại Phụ lục 4 ( Mẫu:08-LHHVN)

Bước 4: Khi văn bản đã có chữ ký nháy/ tắt của người đứng đầu đơn vị

soạn thảo và của Chánh Văn phòng, lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam cho ýkiến, duyệt và ban hành văn bản hoặc đơn vị chỉnh sửa lại văn bản trên phiếutrình văn bản Trường hợp văn bản được phê duyệt và cho phép ban hành, lãnhđạo Liên hiệp Hội Việt Nam ký chính thức vào văn bản, sau đó chuyên viênsoạn thảo chuyển văn bản kèm Phiếu trình văn bản để đăng ký văn bản đi tạiVăn thư

- Sắp xếp bản lưu và tổ chức theo dõi việc thực hiện văn bản

2.3.4 Nhận xét ưu, nhược điểm về thẩm quyền ban hành văn bản; thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản tại trung tâm

Sau thời gian kiến tập 01 tháng ở cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam tôinhận thấy rằng:

a Thẩm quyền ban hành văn bản

 Ưu điểm.

- Đã giảm được đáng kể khâu văn bản do Chủ tịch ký

Thể thức đề ký, thẩm quyền đề ký của từng lãnh đạo được quy định rõ

ràng, không có sự chồng chéo, mâu thuẫn.

- Qua thẩm quyền ký ta biết được chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạotrong Liên hiệp Hội Việt Nam, Cụ thể như sau:

+ Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Hội đồngTrung ương và Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liênhiệp Hội Việt Nam

Ví dụ: TM HỘI ĐỒNG TRUNG ƯƠNG

CHỦ TỊCH

Đặng Vũ Minh

+ Phó Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt ĐoànChủ tịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam theoquy chế làm việc hoặc phân công nhiệm vụ của Đoàn Chủ tịch hoặc được Chủtịch Liên hiệp Hội Việt Nam ủy quyền

Ví dụ: TM ĐOÀN CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG TRUNG ƯƠNG

b Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Liên hiệp Hội Việt Nam tuân thủ theo đúng tinh thần thông tư số01/2011 TT- BNV trình bày đủ, đúng 09 thể thức bắt buộc đối với các văn bảnquy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường Ngoài ra còn có thểthực sao, chụp văn bản

- Qua một tháng quan sát ở Cơ quan thể thức đề ký về thẩm quyền kýkhông nhầm lẫn Cách trình bày kỹ thuật văn bản ít bị sai sót nếu có chăng cũngchỉ là sự co giãn khoảng cách giữa các dòng còn chưa chuẩn xác ở một số đơn

vị, phòng, ban, bộ phận.

- Một số ít giấy tờ của phòng ban còn sai cỡ chữ như: Trích yếu nội dungcông văn được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, bắt đầu bằng chữ “V/v”, cỡ chữ 12 đến 13, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản nhưngmột số đơn vị khi chuyển văn bản xuống phòng văn thư đóng dấu lại quên tríchyếu nội dung công văn, và đôi khi lại là có trích yếu nhưng lại đứng đậm

c Quy định soạn thảo văn bản.

d Kỹ thuật soạn thảo văn bản.

•Ưu điểm:

Về mặt nội dung: Các văn bản phản ánh đúng, sát với từng phạm vi đốitượng mà văn bản hướng tới

Nội dung văn bản rõ ràng, chính xác, diễn đạt các ý logic, cách sắp xếp và

tổ chức các phần, các ý được liên kết chặt chẽ với nhau như kết cấu chủ đề, bốcục, diễn đạt nội dung…

Cách sử dụng ngôn từ của văn bản hành chính đều mang tính hành chính

sự vụ thể hiện tính quy phạm và chức năng giao tiếp

•Nhược điểm:

Việc thực hiện thông tư số 01/2011/TT-BNV (có hiệu lực từ ngày 05tháng 03 năm 2011) Một số cá nhân, đơn vị phòng ban còn gặp một số hạn chế,

kỹ thuật soạn thảo chưa chính xác hoàn toàn so với yêu cầu

 Như vậy, nhìn một cách khái quát về tất cả các nội dung, thẩm quyềnban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, kỹthuật soạn thảo văn bản đều thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước

Tuy nhiên cần nhấn mạnh rằng: soạn thảo văn bản là một khâu cực kỳquan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nước, chất lượng văn bản có ảnh hưởngrất lớn đến hiệu quả công việc Đưa lại tính đúng, đi đúng hướng của cơ quan,đơn vị nhưng cũng làm chệch hướng đi của cơ quan nếu không được soạn thảođúng

Vì vậy, soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng

và phải được coi là công tác khoa học và không thể làm đại khái, tắc trách

2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi

Căn cứ vào quyết định số 970/QĐ-LHHVN ngày 13 tháng 12 năm 2013

về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ căn cứ điều 11, điều 18, điều 19, điều 20,điều 21 Ta có sơ đồ hóa như sau:

Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi gồm các bước như sau:

Trình ký văn bản đi Kiểm tra lại thành phần thể

B1: Trình ký văn bản.

B2: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, giá trị số, ngày, tháng của văn bản.

- Trước khi đóng dấu và phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo với người cótrách nhiệm xem xét, giải quyết

- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại Văn thư

- Ký hiệu của văn bản thực hiện theo Hướng dẫn số 734/HD_LHHVNngày 22/12/2011 của Liên hiệp Hội Việt Nam

- Ngày, tháng, năm của văn bản thực hiện theo Hướng dẫn số734/HD_LHHVN ngày 22/12/2011 của Liên hiệp Hội Việt Nam

B3: Nhân bản, đóng dấu văn bản

- Theo điều 19 Quyết định số 970/QĐ-LHHVN ngày 13/12/2013 củaLiên hiệp Hội Việt Nam

B4: Đăng kí văn bản đi

- Văn bản đi được đăng kí vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi trên máy tính

- Văn thư chịu trách nhiệm vào sổ, đóng dấu, nhân bản ( nếu cần)

B5: Chuyển giao văn bản đi

- Theo điều 20 Quyết định số 970/QĐ- LHHVN ngày 13/12/2011 củaLiên hiệp Hội Việt Nam

B6: Sắp xếp, bảo quản văn bản lưu.

- Theo điều 21 Quyết định số 970/QĐ-LHHVN ngày 13/12/2011 củaLiên hiệp Hội Việt Nam:

+ Mối văn bản đi phải được lưu 02 bản: 01 bản gốc văn bản lưu tại vănthư cơ quan và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị, cá nhân soạnthảo văn bản

+ Bản gốc lưu tại Văn thư Liên hiệp Hội Việt Nam phải được đóng dấu

và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

+ Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời theo yêucầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu củaLãnh đạo Liên Hiệp Hội Việt Nam

 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

- Bìa sổ được trình bày với tên sổ là “ Sổ đăng ký văn bản đi”

- Phần đăng ký bên trong bao gồm 8 thành phần: số, ký hiệu văn bản,ngày tháng văn bản, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, người ký, nơi nhận

- Văn bản, đơn vị người nhận bản lưu, số lượng bản, ghi chú

Ngườiký

Nơinhậnvănbản

Đơnvịngườinhậnbảnlưu

Sốlượngvănbản

- Chủ trương rà soát các văn bản đã ban hành có tác dụng tích cực, giúploại bỏ các loại văn bản ban hành sai quy định, những văn bản hết hiệu lực, vănbản còn sửa đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành

- Văn bản đi được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn đểchuyển giao kịp thời

- Cán bộ nhân viên văn phòng Liên hiệp Hội đặc biệt là nhân viên văn thư

đã đảm bảo các quy định về chuyển giao các công văn, giấy tờ đi Tránh thất lạc

và bảo quản độ mật thông tin tốt, kiểm soát thông tin của cơ quan tránh sai phạm

về công tác rải truyền thông tin

•Nhược điểm:

Trong quá trình làm việc, do khối lượng công việc nhiều nên thực hiệnquy trình có phần chậm trễ Các Hội ngành thuộc Liên hiệp Hội Việt Namnhiều và có những đơn vị do thay đổi địa chỉ nhưng nhân viên văn thư chưa cậpnhật kịp thời vì vậy văn bản đi sai địa chỉ bị gửi trả về

2.4.2 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến

Căn cứ theo điều 12, điều 13, điều 14, điều 15 Quyết định số LHHVN ngày 13/12/2013 của Liên hiệp Hội Việt Nam ta có sơ đồ hóa :

970/QĐ-Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến được tiến hành theocác bước như sau:

Bước 1: Tiếp nhận đăng ký văn bản đến

- theo điều 13 Quyết định số 970/QĐ-LHHVN tất cả văn bản gửi đếnLiên hiệp Hội Việt Nam từ các nguồn khác nhau qua văn thư cơ quan hoặcngười được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấuniêm phong trước khi nhận và ký nhận văn bản, sau đó đăng ký văn bản đến tạivăn thư

- Văn bản đến phải được xử lý theo trình tự Phiếu nhận văn bản (Phụ lục 03) hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.

Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến

- Theo điều 14 Quyết định số 970/QĐ-LHHVN tất cả văn bản gửi đếnLiên hiệp Hội Việt Nam

Bước 3: Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Theo điều 15 Quyết định số 970/QĐ-LHHVN tất cả văn bản gửi đến Liênhiệp Hội Việt Nam

Tiếp nhận, đăng

ký văn bản đến

Trình, chuyển giao văn bản đến

Giải quyết, theo dõi,đôn đốc việc giái quyết văn bản đến

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Giải quyết văn bản đến

•Mẫu số đăng ký văn bản đến.

- Bìa số: được trình bày tương tự như bìa sổ đăng ký văn bản đi nhưng chỉkhác tên sổ là “ số đăng ký văn bản đến”

- Phần đăng ký bên trong: gồm 09 thành phần: ngày đến, số đến, tác giả,

số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại và trích yếu nội dung văn bản,đơn vị hoặc người nhận, ký nhận, ghi chú

Số kýhiệuvănbản

Ngàythángvănbản

Tên loại

và tríchyếu nộidung vănbản

Đơn vịhoắccánhânnhận

Kýnhận

Ghichú

Sau khi văn bản được đăng ký vào sổ thì sẽ được trình lên cho trưởngphòng xem xét giải quyết những văn bản trong phạm vi quyền hạn của mình.Còn những văn bản không thuộc thẩm quyền giải quyết thì sẽ được trình lêngiám đốc để có hướng giải quyết

•Ưu điểm: Các văn bản đều được chuyển đúng đối tượng cần nhận văn

bản

- Văn bản đến tại Liên hiệp Hội được tiếp nhận theo đúng quy trình thủtục, đăng ký vào sổ văn bản đến một cách đầy đủ, đúng số, ký hiệu và nội dungvăn bản đến

- Việc tiếp nhận văn bản đến theo mức độ “ Mật” Văn bản được bảo quảnthông tin nghiêm ngặt, cũng như việc chuyển giao văn bản Hỏa tốc, khẩn đếncác đơn vị, cá nhân thuộc Liên hiệp Hội một cách kịp thời, nhanh chóng

- Công tác phân loại công văn đến, và trực tiếp vào sổ, chuyển giao vănbản đến được thực hiện rất tốt

- Các sách báo, tạp chí tài liệu đưa đến đề nhận là Chủ tịch, Phó Chủtịch, các phòng ban được để tủ đựng tài liệu ở cơ quan khi chưa chuyển giao kịptránh việc nhầm lẫn tài liệu

•Nhược điểm: Do khối lượng công việc nhiều nhưng chỉ có 01 cán bộ

văn thư nên việc chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân gặp nhiều khó khăn,