Báo cáo kiến tập QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG tại Trung tâm tin Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 2 1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm 2 1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 2 1.1.1 Chức năng 2 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 2 1.1.2.1 Thực hiện công tác đào tạo 2 1.1.2.2 Thực hiện về công nghệ thông tin 4 1.1.2.3 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao. 4 1.1.3 Ngành đào tạo 4 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 4 2.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng 4 2.1.1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm 4 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng. 6 3. Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan tổ chức 9 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 9 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 10 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 10 3.3.1 Xác định thẩm quyề ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 10 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức 11 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá. 12 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 14 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 15 3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 16 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 16 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức. 17 4.1 Tìm hiểu và nhận xét các trang thiết bị văn phòng cơ sở vật chất của văn phòng. 17 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện đại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 18 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan ( phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính). Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại . 20 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 25 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 25 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục phục nhược điểm 27 KẾT LUẬN 28 PHẦN III PHỤ LỤC 29

Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VŨ THỊ TRANG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG K12D KHĨA HỌC ( 2012 – 2016) Tên quan: Trung tâm tin Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Địa chỉ: Số 36 Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: PGĐ Nguyễn Thị Thúy Nga Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng HÀ NỘI – 2015 Sinh viên: Vũ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I .2 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm .2 1.1Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 1.1.1Chức 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.2.1 Thực công tác đào tạo 1.1.2.2 Thực công nghệ thông tin .4 1.1.2.3 Thực nhiệm vụ khác Hiệu trưởng giao 1.1.3 Ngành đào tạo Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan kiến tập 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng .4 2.1.1 Tìm hiểu chức nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Trung tâm 2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí cơng việc văn phịng Tìm hiểu cơng tác văn thư,lưu trữ quan tổ chức 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 3.2 Mơ hình tổ chức văn thư quan .9 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 3.3.1 Xác định thẩm quyề ban hành hình thức văn quản lý quan 10 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức 10 3.3.3 Mơ tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan So sánh với quy định hành, nhận xét đánh giá 11 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn .13 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến.(xem phụ lục 3) 14 Sinh viên: Vũ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan, đơn vị 15 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan, tổ chức 15 Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan, tổ chức 16 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng sở vật chất văn phòng 16 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phịng (hiện đại) Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu 17 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan ( phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính) Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 19 PHẦN II 23 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 23 1.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác văn phịng quan .23 2.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục phục nhược điểm 25 KẾT LUẬN .26 PHẦN III PHỤ LỤC 27 Sinh viên: Vũ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Kiến tập nội dung quan trọng trình đào tạo trường học nói chung trường Đại học Nội vụ nói riêng Mục đích đợt kiến tập trang bị cho sinh viên kiến thức thực tế, gắn lý luận vào thực tiễn, giúp sinh viên củng cố kiến thức, nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn Qua giúp sinh viên làm quen với công việc liên quan dến chuyên ngành học có nhìn khái qt nghề nghiệp sau trường Kiến tập tốt giúp sinh viên có hội rèn luyện kỹ nghề nghiệp, đồng thời làm quen với phong cách làm việc cán công chức, viên chức tương lai Theo chương trình đào tạo sinh viên có tuần kiến tập quan từ ngày 20/04/2015 đến ngày 25/05/2015 Khoảng thời gian ngắn hội quý báu để sinh viên thâm nhập thực tế, đem kiến thức học nhà trường vận dụng vào thực tế, đồng thời học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm giúp cho việc làm sau thêm tự tin Sau gần kiến tập tháng Trung tâm Tin học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, giúp đỡ tận tình thầy cô Trung tâm, em hồn thành đợt kiến tập Trong q trình kiến tập, thân em cố gắng hồn thành cơng việc hoàn thành báo cáo Do bước đầu làm nên em chưa có kinh nghiệm chưa quen với cơng việc nên gặp khơng khó khan, bỡ ngỡ Bên cạnh thời gian thực khơng nhiều, việc tiếp cận chưa sâu sắc nên báo cáo không tránh khỏi khuyết điểm hạn chế, mong nhận đóng góp ý kiến thầy bạn trường để báo cáo hoàn thiện Qua em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà nội nói chung khoa Quản trị văn phịng nói riêng tạp điều kiện cho chúng em kiến tập quan nhà nước học hỏi kiến thức thực tế mà chúng em học tập trường Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Trung tâm tin học trường Đại học Nội vụ Hà nội tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt kiến tập Kính chúc thầy ln dồi sức khỏe, thành công công tác giáo dục sống Sinh viên: Vũ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm 1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 1.1.1 Chức Trung tâm Tin học đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức tham mưu giúp Hiệu trưởng quản lý, tổ chức thực trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học thấp lĩnh vực cơng nghệ thơng tin ngành nghề khác có liên quan; công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin Trường; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.2.1 Thực cơng tác đào tạo - Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho lớp thuộc Trung tâm quản lý Chủ trì, tổ chức trình đào tạo ngành học giao hoạt động giáo dục khác chương trình, kế hoạch giảng dạy chung Trường; - Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo trình độ, chuyên ngành đào tạo Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây dựng bảo vệ chương trình mở ngành học mới; - Đề xuất thay đổi cấu tổ chức, nhân Trung tâm; - Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình mơn học theo kế hoạch Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy - học thực hành, thực tập thực nghiệm khoa học; - Chủ trì, tìm kiếm đối tác xây dựng chương trình liên kết đào tạo bậc, hệ đào tạo; Sinh viên: Vũ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ chức tuyển sinh, đào tạo lớp bồi dưỡng ngắn hạn chuyên môn nghiệp vụ thuộc Trung tâm quản lý theo kế hoạch hàng năm Hiệu trưởng phê duyệt; - Tổ chức thi, quản lý thi kết thi kết thúc học phần cho lớp.Tổ chức bế giảng trao tốt nghiệp, cấp bảng điểm tồn khóa cho sinh viên thuộc Trung tâm quản lý - Quản lý cấp giấy chứng nhận kết học tập sinh viên thuộc Trung tâm Quản lý cấp chứng học phần Trung tâm quản lý Thực việc xét học tiếp sinh viên thuộc Trung tâm quản lý quy định Điều Quy chế đào tạo đại học cao đẳng hệ quy ban hành kèm theo Quyết định số 25/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 26/6/2006 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo; - Chuyển giao kết học tập cho đơn vị liên quan Lập bảng điểm tồn khóa chuyển Phịng Quản lý đào tạo theo quy định Trường; - Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn ngắn hạn, phát triển chương trình đào tạo sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế; - Quản lý viên chức người học thuộc Trung tâm theo phân cấp Hiệu trưởng; - Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ, chủ động khai thác dự án hợp tác nước quốc tế; phối hợp với tổ chức khoa học công nghệ, sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh đời sống xã hội; - Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng hoạt động khoa học công nghệ viên chức người học thuộc Trung tâm; - Xây dựng kế hoạch tổ chức thực cơng tác giáo dục trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Trung tâm; - Tổ chức đánh giá viên chức người học Trung tâm; tham gia Sinh viên: Vũ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đánh giá cán quản lý cấp trên, cán quản lý ngang cấp theo quy định Trường; 1.1.2.2 Thực công nghệ thông tin - Xây dựng triển khai thực kế hoạch năm, ngắn hạn dài hạn phát triển công nghệ thông tin Trường; - Xây dựng văn quy định hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông tin Trưởng; - Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hoạt động quản lý, xử lý liệu, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị cơng nghệ thơng tin Trường; - Quản lý trang thiết bị công nghệ thông tin Trung tâm; - Các trách nhiệm quyền hạn khác thực theo Quyết định số 31/2007/QĐ-BGDĐT ngày 04/06/2007của Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động trung tâm ngoại ngữtin học; 1.1.2.3 Thực nhiệm vụ khác Hiệu trưởng giao 1.1.3 Ngành đào tạo Trung tâm Tin học đào tạo 01 chuyên ngành Tin học ứng dụng Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan kiến tập 2.1 Tổ chức hoạt động văn phịng 2.1.1 Tìm hiểu chức nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Trung tâm 2.1.1.1 Chức , nhiệm vụ - Văn phòng Trung tâm Tin học – Trường Đại học Nội vụ Hà nội, có chức Tham mưu cho cấp lãnh đạo tổ chức, đạo hoạt động chung Trung tâm; bảo đảm thông tin tổng hợp; điều phối thực chương trình, kế hoạch công tác; quản lý công tác thi đua, khen thưởng Trung tâm - Theo dõi, thực thông tin, tổng hợp; điều phối việc thực Sinh viên: Vũ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chương trình, kế hoạch cơng tác hoạt động chung Trung tâm - Giúp Giám đốc trung tâm xây dựng báo cáo định kỳ, chuyên đề đột xuất Trung tâm - Giúp việc cho lãnh đạo Trung tâm - Thường trực hội đồng thi đua, khen thưởng Trung tâm, giúp cấp lãnh đạo trung tâm quản lý thống công tác thi đua, khen thưởng Trung tâm - Giúp cấp lãnh đạo đạo công tác văn thư, lưu trữ , pháp chế văn bản, bảo mật tổ chức trực thuộc Trung tâm trực tiếp thực công tác quan Trung tâm - Giúp cấp lãnh đạo tổ chức, xây dựng, áp dụng, trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý quan Trung tâm - Tổ chức họp giao ban Trung tâm, hội nghị sơ kết, tổng kết Trung tâm, ghi biên bản, lập quản lý hồ sơ hội nghị, họp - Bảo đảm sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho hoạt động quan; bảo đảm vệ sinh, cảnh quan môi trường quan Trung tâm - Xây dựng đề án, dự án đại hóa cơng sở công việc thuộc chức Văn phòng 2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Văn phịng có Trưởng phịng, Phó trưởng phịng phận Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng cấp lãnh đạo Trung tâm bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định Các phận gồm: • Bộ phận Tổ chức cán • Bộ phận Văn thư, Lưu trữ • Bộ phận Hành 2.1.2 Mơ tả việc phân cơng nhiệm vụ vị trí cơng việc Sinh viên: Vũ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn phịng  Bản mơ tả cơng việc vị trí Văn phịng Trung tâm tin 2.1.2.1 Bản mơ tả cơng việc Trưởng phịng: THƠNG TIN CHUNG Họ tên: Nguyễn Thị Thu Hương Tên chức danh: Trưởng phòng Mã chức danh: BD1/08 Đơn vị cơng tác: Văn phịng Trung tâm tin Cấp trực tiếp: Phó Giám đốc Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội Cấp dưới: Nhân viên văn thư, chuyên viên NHIỆM VỤ CỤ THỂ • Tổ chức thực cơng tác hành theo chức nhiệm vụ theo yêu cầu cấp lãnh đạo trung tâm • Xây dựng quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị Trung tâm • Tham mưu đề xuất cho cấp lãnh đạo để xử lý vấn đề thuộc lĩnh vực hành • Tham mưu cho cấp lãnh đạo công tác hành Trung tâm • • - Hỗ trợ phận liên quan công tác hành Quyền hạn: Quản lý tồn nhân viên Văn phịng Giám sát thực cơng việc, tiến độ nhân viên Văn phòng, đánh giá việc thực công việc nhân viên trực thuộc - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển nhân viên phịng - Giải khơng giải đề xuất cán hay phận khác dựa nội quy, quy định Trung tâm pháp luật hành - Yêu cầu phận phòng báo cáo, thuyết minh, cung cấp liệu thức để phịng hồn thành nhiệm vụ cấp lãnh đạo giao - Ký, in số giấy tờ hành được cấp lãnh đạo ủy quyền Sinh viên: Vũ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thừa ủy quyền cấp lãnh đạo thực nhiệm vụ chun mơn Văn phịng • Báo cáo ủy quyền: - Báo cáo cho cấp lãnh đạo cơng tác hành theo nhiệm vụ giao định kỳ tuần, tháng, quý, năm báo cáo trường hợp đột xuất nhiệm vụ lãnh đạo Trung tâm giao - Khi vắng mặt ủy quyền cho nhân viên Phịng thực • Tiêu chuẩn: - Trình độ học vấn/chun mơn: Tốt nghiệp đại học quản trị, hành chính, luật trở lên Vi tính văn phịng tương đương B trở lên - Kỹ năng: Kỹ lãnh đạo nhân viên Kỹ lập kế hoạch Kỹ giám sát tổ chức công việc Kỹ phân tích, tổng hợp, làm báo cáo Kỹ giao tiếp tốt - Kinh nghiệm: Ít năm kinh nghiệm công tác quản trị hành Ít năm kinh nghiệm vị trí tương đương - Phẩm chất cá nhân: Có khả chịu áp lực công việc Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình cơng tác Sáng tạo cơng việc 2.1.2.2 Bản mơ tả cơng việc Phó phịng: Họ tên: Nguyễn ThịThúy Hoa Tên chức danh Đơn vị cơng tác: Văn phịng Trung tâm tin Cấp trực tiếp: Trưởng phòng NHIỆM VỤ CỤ THỂ • Phụ trách cơng tác kế tốn • Thực nhiệm vụ khác mà lãnh đạo giao • Thanh toán, lập dự toán khoản chị tiêu quan Sinh viên: Vũ Thị Trang Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hạn chế riêng Về ưu điểm: Văn phịng bố trí tầng 3, vị trí thuận tiện cho việc lại liên hệ công tác quan Các trang thiết bị trang bị tương đối đầy đủ, phù hợp với nhu cầu cơng việc máy tính, máy in, điện thoại bàn, dụng cụ văn phòng Điều kiện nhiệt độ, ánh sáng đảm bảo cho vận hành máy móc, tránh tiếng ồn, bụi, ánh sáng gay gắt sức khỏe nhân viên thông qua hệ thống quạt trần, đèn điện, cửa sổ, rẻm Phòng làm việc sơn màu hài hịa, dễ nhìn Bàn ghế bố trí phù hợp với vóc dáng nhân viên Bàn làm việc bàn tiếp khách đặt tương đối xa nhau, tránh ảnh hưởng đến đồng nghiệp khác làm việc Mỗi bàn làm việc có giấy bút, ghim cặp tài liệu đặt nơi dễ thấy, dễ lấy Ghế làm việc văn phòng ghế xoay điều chỉnh theo độ cao tạo tư làm việc thỏa mái cho nhân viên Về hạn chế: Còn thiếu trang thiết bị cần thiết cho hoạt động văn phịng, trừ máy tính dụng cụ văn phòng phẩm, thiết bị khác cần mua sắm bổ sung Phòng àm việc nhân viên văn thư chưa đảm bảo, tiếng ồn khơng có vách ngăn riêng Phịng làm việc chưa bố trí theo hướng đại-mơ hình văn phịng mở, mơ hình văn phịng xanh Mặc dù bàn lam việc nhân viên bố trí gần song chưa đảm bảo mặt thẩm mĩ làm giảm tiếng ồn từ đồng nghiệp Tóm lại, cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng văn phòng Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội góp phần khơng nhỏ Sinh viên: Vũ Thị Trang 18 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc tâm lý, sức khỏe cho nhân viên Trong thời gian tới, hi vọng văn phòng Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội tiếp tục phát huy ưu điểm có khắc phục hạn chế để tạo nên mô hình văn phịng làm việc khoa học, đại thỏa mái 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan ( phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính) Nhận xét bước đầu hiệu mang lại Trong trình kiến tập Trung tâm, em tìm hiểu phần mềm mà Trung tâm sử dụng công tác văn phòng trung tâm, cụ thể sau: Phầm mềm Microsoft Office 2007 Hỗ trợ soạn thảo văn bản: Word 2007 cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ tạo chỉnh sửa văn tùy chỉnh kích thước văn bản, màu chữ, định dạng font chữ, chỉnh lề, phóng to thu nhỏ, chèn watermark, đánh dấu văn bản, tạo cột, chèn bảng vào văn soạn thảo dễ dàng Hỗ trợ định dạng Docx, tất nhiên bạn lưu định dạng Doc cách dễ dàng để mở Word 2003 Tạo bảng tính dễ dàng: Excel 2007 cung cấp hàm, phép tính để bạn dễ dàng tính tốn, xử lý tốt cơng việc Cũng đây, bạn tạo bảng tính từ đơn giản đến phức tạp Hỗ trợ tốt cơng việc quản lý số liệu, tính lương cho nhân viên, tính giá thành sản phẩm Sau lưu định dạng Xlsx Xls để tiếp tục mở Excel 2003 Thiết kế thuyết trình ấn tượng: PowerPoint 2007 cho phép thiết kế thuyết trình thật ấn tượng Sinh viên: Vũ Thị Trang 19 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với nhiều chức hỗ trợ như: Chèn hình ảnh, biểu đồ, video, âm thanh, ClipArt minh họa vào nội dung Những thuyết trình sau tạo xong lưu định dạng Pptx Ppt để sử dụng dễ dàng PowerPoint 2003 Quản lý email thuận tiện: Outlook 2007 giúp bạn quản lý tất email, thông báo, lịch làm việc thông tin khách hàng, hợp đồng cách hiệu Nhờ đó, dễ dàng theo dõi thơng tin hoạt động khác hàng Tích hợp nhiều ứng dụng khác: Bộ ứng dụng văn phịng Office 2007 tích hợp sẵn nhiều ứng dụng sẵn có hệ thống như: Office SharePoint, Exchange, Office Groove 2007, Form Server Office InfoPath, Project & Visio, PerformancePoint Server Tính bảo mật cao: Tính bảo mật ứng dụng văn phòng Office 2007 mạnh mẽ, giúp bạn đảm bảo ann tồn tuyệt đối thơng tin gửi nhận Sẽ khơng có thơng tin bị lộ bị hacker đánh cắp nên bạn yên tâm vào độ bảo mật ứng dụng văn phòng Phần mềm Dropbox Dropbox dịch vụ lưu, lưu trữ liệu trực tuyến với khả đồng theo thời gian thực tự động thực lưu, hỗ trợ miễn phí 2GB dung lượng lưu trữ trực tuyến máy chủ họ • Các tính Dropbox: Đồng hóa liệu: Dropbox cho phép bạn đồng hóa liệu lưu trữ trực tuyến với máy tính bạn 2GB dung lượng lưu trữ trực tuyến miễn phí, 100GB dung lượng lưu trữ trực tuyến cho khách hàng trả phí Đồng hóa tất thể loại kích thước tập tin Đồng hóa cho máy tính sử dụng hệ điều hành Windows, Mac Linux Sinh viên: Vũ Thị Trang 20 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tự động đồng hóa có thay đổi phát Làm việc với tập tin Dropbox bạn bạn offline Các liệu bạn đồng hóa sau kết nối Internet thiết lập lại Đồng hóa hiệu – Khi có thay đổi đó, Dropbox đồng hóa phần bị thay đổi, khơng đồng hóa tất liệu – giúp tích kiệm thời gian bạn Không lấn chiếm nhiều băng thơng kết nối internet bạn, bạn điều chỉnh giới hạn băng thông tay Chia sẻ tập tin: Chia sẻ tập tin bạn cách đơn giản hồn thành với vài click chuột Shared folders cho phép vài người hợp tác sử dụng tập tin có thư mục Bạn thấy thay đổi tập tin người khác “gây ra” Một thư mục “Public” cho phép bạn liên kết trực tiếp tới tập tin Dropbox bạn Kiểm sốt người truy cập vào Shared folders (bao gồm khả để trục xuất người loại bỏ tập tin chia sẻ từ máy tính họ) Tự động tạo phòng trưng bày ảnh trực tuyến từ thư mục hình ảnh Dropbox bạn Sao lưu trực tuyến: Dropbox lưu tập tin trực tuyến bạn mà không cần bạn phải suy nghĩ Tự động lưu tập tin bạn Khôi phục lại tập tin thực mục bị xóa Khơi phục lại phiên trước tập tin bạn 30 ngày để quay trở lịch sử, không giới hạn cho tài khoản trả phí Kết nối web: Một phiên chép tập tin bạn lưu Sinh viên: Vũ Thị Trang 21 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trữ lại máy chủ an toàn Dropbox Điều cho phép bạn truy cập vào chúng từ máy tính hay thiết bị di động khác bạn cách dễ dàng Thao tác với tập tin giống y làm việc máy tính bạn – chỉnh sửa, xóa, đổi tên, di chuyển… Hỗ trợ hộp tìm kiếm tập tin Dropbox “Recent Events” cho phép bạn theo dõi hoạt động gần Dropbox bạn Tạo shared folders mời người xung quanh sử dụng Khơi phục lại phiên trước tập tin tập tin bị xóa Xem phịng trưng bày ảnh trực tuyến tạo tự động từ ảnh Dropbox bạn An toàn & Bảo mât: Dropbox đảm bảo nghiêm túc an ninh tính bảo mật cho tập tin bạn Các Shared folder xem bạn người mời sử dụng Tất q trình truyền tải liệu tập tin siêu liệu thực kênh mã hóa (SSL) Tất tập tin lưu trữ máy chủ Dropbox mã hố (AES-256) khơng thể tiếp cận khơng có mật bạn Trang web phần mềm Dropbox bảo vệ vững nhằm chống lại công từ tin tặc Các nhân viên Dropbox xem tập tin người sử dụng Kết nối trực tuyến đến tập tin bạn yêu cầu tên đăng nhập mật bạn Các tập tin “Public” xem người có liên kết tập tin Các thư mục “Public” khơng có khả duyệt tìm thấy Sinh viên: Vũ Thị Trang 22 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cơng cụ tìm kiếm Kết nối thiết bị di động: Ứng dụng Dropbox miễn phí cho iPhone, iPad, Android cho phép bạn: Truy cập vào Dropbox bạn Xem tập tin ứng dụng Tải tập tin để xem offline Chụp ảnh quay phim đồng hóa chúng với Dropbox bạn Chia sẻ liên kết tập tin có Dropbox bạn Xuất tập tin sang ứng dụng khác Đồng hóa tập tin tải để chúng cập nhật Cung cấp phiên web giành riêng cho thiết bị di động: http://m.dropbox.com/ Như vậy, việc ứng dụng phần mềm vào cơng tác văn phịng bước đầu nâng cao chất lượng công việc, hỗ trợ lớn cho cán bộ, công chức nhân viên văn phịng nói chung văn phịng Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội nói riêng q trình giải cơng việc Trong thời gian tới, để tiếp tục đạt hiệu công tác văn phòng, Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội cần tăng cường việc khai thác sử dụng phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lí hệ thống, phần mềm quản lí cán bộ, cơng chức hành viên chức nghiệp Đồng thời đầu tư sở hạ tầng thông tin cho quan., đặc biệt quản trị mạng để nhanh chóng triển khai áp dụng phần mềm vào cơng tác văn phịng PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác văn phịng quan Ưu điểm: Nhận quan tâm đạo lãnh đạo Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội tinh thần làm việc tất cán bộ, công chức, Sinh viên: Vũ Thị Trang 23 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân viên văn phịng nên cơng tác hành văn phịng có bước tiến ngày nâng cao Không công tác văn thư tiến hành nhanh chóng, khoa học nguyên tắc mà thủ tục hành chính; thái độ, tác phong, cử nhân viên văn phòng cải thiện theo hướng tốt đẹp Bên cạnh đó, văn phòng Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội khơng qn chức mình, ln dẫn đầu việc tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo quan, làm tốt nhiệm vụ giao Cơng tác hành văn phịng thời gian qua thu kết tốt đẹp, ưu điểm mà tập thể cán bộ, công chức nhân viên văn phịng tiếp tục phát huy Có thể điểm qua ưu điểm sau: • Cắt bỏ thủ tục hành rườm ra, cơng khai minh bạch thủ tục hành chính; thực tốt chương trình cải cách hành chính; giảm thời gian giải cơng việc; không gây phiền hà cá nhân, tổ chức liên hệ giải cơng việc quan • Phối hợp với đơn vị có liên quan để giải cơng việc • Từng bước kiện tồn tổ chức máy công tác bồi dưỡng cán Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội • Tham mưu cử cán bộ, cơng chức tham gia lớp đào tạo quản lý nhà nước, lí luận trị Bộ Nội vụ tổ chức • Thực hành tiết kiệm • Thường xuyên coi trọng cơng tác giáo dục trị tư tưởng cán bộ, cơng chức • Thực chế độ hội họp, giao ban, hội nghị nghiêm túc, linh hoạt, chất lượng • Thực tốt nội quy, quy chế quan • Cơng tác văn thư quan tâm, khâu nghiệp vụ nhìn chung thực theo quy định hành • Cơ sở vật chất đầu tư áp ứng nhu cầu làm việc Với ưu điểm trên, văn phòng Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội có nhiều cố gắng việc phục vụ lãnh đạo phòng chuyên mơn hồn thành tốt cơng việc Sinh viên: Vũ Thị Trang 24 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Về nhược điểm: • Tiến độ giải cơng việc có phịng chun mơn, phận thực cịn chậm so với u cầu cơng việc • Tính chủ động số cán bộ, công chức, nhân viên cịn chưa cao • Chất lượng văn số phận chưa cao, phải chỉnh sửa nhiều nội dung hình thức • Tác phong, lề lối làm việc cịn thiếu sáng tạo, khoa học • Trình độ chun mơn cán cơng chức cịn chưa đồng ảnh hưởng chất lượng tham mưu, đề xuất • Việc ứng dụng phần mềm vào cơng tác văn phịng cịn hạn chế • Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng chưa đầu tư phù hợp Những hạn chế cơng tác hành văn phòng Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng cơng việc, hình ảnh quan tinh thần làm việc cán công chức, viên chức Từ đặt yêu cầu cấp lãnh đạo phải quan tâm nhằm khắc phục hạn chế nâng cao hiệu công việc Ngồi ra, cán cơng chức, viên chức phải khơng ngừng học tập, nghiêm cứu nâng cao trình độ, hình ảnh lối sống, phong cách làm việc khoa học, hiệu sáng tạo Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục phục nhược điểm Nhằm phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm, em xin đề xuấ số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác hành văn phịng: • • • • Có sách hỗ trợ chế độ cho cán bộ, công chức viên chức Sử dụng tài liệu điện tử hoạt động quản lý Có kế hoạch kiểm tra, rà soát văn quản lý định kỳ Bổ sung thêm số trang thiết bị văn phòng để hỗ trợ cho q trình giải cơng việc • Thực nghiêm túc đầy đủ Quy chế làm việc, nội quy quan Sinh viên: Vũ Thị Trang 25 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Phát động, đẩy mạnh phong trào thi đua, phát huy tinh thần chiến đấu hoàn thành suất sắc nhiệm vụ giao • Đẩy mạnh chương trình cải cách hành • Hồn thiện máy, cán bộ, tổ chức nhân • Bổ sung hồn thiện wesbsite quan để phận truy cập, nắm bắt hoạt động, thơng tin quan • Lấy ý kiến bổ sung, hoàn thiện Quy chế làm việc Trung tâm • Thực tổ chức hội họp tiết kiệm, hiệu • Hồn thiện máy, cán bộ, tổ chức nhân • Đổi phong cách, phương thức làm việc khoa học, sáng tạo KẾT LUẬN Từ hình thành tới văn phịng Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội không ngừng hoàn thiện tổ chức máy chất lượng nguồn nhân lực nhằm tận dụng tối đa nguồn lực phát huy tính chủ động, sáng tạo cơng tác nội vụ trường Những đóng góp, ý kiến tham mưu Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội góp phần khơng nhỏ thực thắng lợi nhiệm vụ trọng tâm văn thư, lưu trữ Có kết tốt đẹp nói nhờ quan tâm đạo lãnh đạo Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội trình độ chun mơn, tinh thần trách nhiệm cơng việc cán bộ, nhân viên Đó nguồn lực to lớn để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Thời gian kiến tập giúp em có kinh nghiệm thực tế quý báu để củng cố kiến thức lý thuyết học, trở thành hành trang cho bước vào nghiệp sau Những điều tìm hiểu, quan sát học hỏi thể báo cáo Để báo cáo hồn thiện , tơi nhận giúp đỡ, hỗ trợ thông tin, tài liệu Giảng viên hướng dẫn Lâm Thu Sinh viên: Vũ Thị Trang 26 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hằng, Phó Giám đốc trung tâm tin học Nguyễn Thị Thúy Nga, nhân viên văn thư số cán bộ, nhân viên khác văn phòng Tuy nhiên báo cáo kiến tập em không tránh khỏi thiếu sót nên em mong nhận ý kiến đóng góp giúp đỡ thầy đê báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN III PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức máy Trường Đại học Nội vụ Hà nội Sinh viên: Vũ Thị Trang 27 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: Sơ đồ tổ chức máy Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội SƠ ĐỒ BỘ MÁY CỦA TRUNG TÂM TIN Sinh viên: Vũ Thị Trang 28 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LÃNH ĐẠO TRUNG TÂM PGĐ PHỤ TRÁCH PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KSC PHẠM QUÝ TỨ Ths.NCS Nguyễn Thị Thúy Hoa Ths.NCS Lê Thị Thu Hương CÁC BỘ MÔN TRỰC THUỘC TRUNG TÂM Tổ Bộ môn Tin học ứng dụng Tổ Bộ môn Tổ Bộ môn Tổ Quản Hệ thống Tốn học trị mạng thơng tin ứng dụng Bảo trì Tổ Quản trị thơng tin thiết bị tin học Phụ lục 3: Sơ đồ giải văn đồ qui trình Đơn vị chức Kiểm tra nội Sinh viên: Vũ Thị Trang Tập hợp Kiểm tra thể 29 VPHV Trình ký Lớp: ĐH Quản trị Văn phịng K12D Xử lý văn Báo cáo kiến tập soạn thảo văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dung văn văn trình ký (2) thức văn Ban Giám đốc (5) (4) (3) (1) văn thư Học viên (6) Phụ lục 4: Quy trình giải văn đến Tiếp nhận văn Xử lý văn Vào sổ theo dõi (1) (2) (3) Gửi văn đến đơn vị, cá nhân (4) Phụ lục 5: Sơ đồ cách bố trí phịng làm việc văn phòng Sinh viên: Vũ Thị Trang 30 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo kiến tập Sinh viên: Vũ Thị Trang Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 31 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12D