BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI Liên hiệp các hội Khoa học Kỹ và Kỹ thuật Việt Nam

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 3 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam. 4 1.1.1.Chức năng 4 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3.Cơ cấu tổ chức Liên hiệp Hội Việt Nam 5 1.2. Tổ chức và hoạt động văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 5 1.2.1. Chức năng của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 5 1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 7 1.2.2. Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong văn phòng 8 CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 12 2.1. Hệ thống các văn bản quản lý về Công tác văn thư, lưu trữ 13 2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 13 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 15 2.3.1.1. Hệ thống các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam 15 2.3.1.2. Thẩm quyền thông qua và ban hành văn bản quản lý của Liên hiệp Hội Việt Nam 15 2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Liên hiệp hội Việt Nam 16 2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 17 2.4.Quản lý văn bản 21 2.4.1 Trình tự quản lý văn bản đến 21 2.4.2 Trình tự quản lý văn bản đi 23 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 26 2.6 Lập hồ sơ 26 2.7. Công tác lưu trữ 28 2.7.1. Văn bản quản lý về công tác lưu trữ 28 2.7.2. Công tác lưu trữ của Liên hiệp Hội Việt Nam 29 CHƯƠNG 3. CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 30 3.1. Tình hình trang thiết bị và cơ sở vật chất của văn phòng 30 3.2. Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng Văn thư 32 3.2.1 Nhận xét cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị ở phòng Văn thư 33 3.2.2. Đề xuất mô hình mới 34 3.3 Các phần mềm mà cơ quan đang sử dụng trong công tác văn phòng 35 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 I. Nhận xét, đánh giá về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng 37 1. Ưu điểm 37 1.1. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của văn phòng 37 1.2. Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng. 38 1.3 Trong Công tác soạn thảo văn bản…………………………..............…..39 1.4. Trong quản lý văn bản 40 1.4.1.Trong tổ chức và quản lý văn bản đi…………………………..........….45 1.4.2.Tổ chức và quản lý văn bản đến 41 1.5. Trong công tác quản lý và sử dụng con dấu 42 1.6. Công tác lập hồ sơ 42 1.7. Công tác lưu trữ 42 2.1 Nhược điểm 43 2.2 Tổ chức và hoạt động văn phòng 43 2.3 Soạn thảo văn bản 44 2.4 Tổ chức và quản lý văn bản đến: 45 2.5.Tổ chức và quản lý văn bản đi 45 2.6 Lập hồ sơ 46 2.7 Công tác lưu trữ 47 3.3 Giải pháp khắc phục 47 3.3.1. Trong công tác tổ chức và hoạt động văn phòng. 47 3.3.2Về trang thiết bị văn phòng 48 3.3.4.Các quy trình nghiệp vụ 49 3.3.5. Soạn thảo văn bản 49 3.3.6. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến 49 3.3.7. Về công tác lập hồ sơ 50 3.3.8. Về công tác lưu trữ 51 3.3.9.Từng bước hiện đại hóa văn phòng 51 LỜI CẢM ƠN 53 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬPNGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 3

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam 4

1.1.1.Chức năng 4

1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.1.3.Cơ cấu tổ chức Liên hiệp Hội Việt Nam 5

1.2 Tổ chức và hoạt động văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 5

1.2.1 Chức năng của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 5

1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 6

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 7

1.2.2 Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong văn phòng 8

CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 12

2.1 Hệ thống các văn bản quản lý về Công tác văn thư, lưu trữ 13

2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 13

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15

2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 15

2.3.1.1 Hệ thống các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam 15

2.3.1.2 Thẩm quyền thông qua và ban hành văn bản quản lý của Liên hiệp Hội Việt Nam 15

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Liên hiệp hội Việt Nam 16

2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 17

2.4.Quản lý văn bản 21

2.4.1 Trình tự quản lý văn bản đến 21

2.4.2 Trình tự quản lý văn bản đi 23

2.5 Quản lý và sử dụng con dấu 26

2.6 Lập hồ sơ 26

2.7 Công tác lưu trữ 28

2.7.1 Văn bản quản lý về công tác lưu trữ 28

2.7.2 Công tác lưu trữ của Liên hiệp Hội Việt Nam 29

CHƯƠNG 3 CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 30

3.1 Tình hình trang thiết bị và cơ sở vật chất của văn phòng 30

3.2 Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng Văn thư 32

3.2.1 Nhận xét cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị ở phòng Văn thư 33

3.2.2 Đề xuất mô hình mới 34

3.3 Các phần mềm mà cơ quan đang sử dụng trong công tác văn phòng 35

PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37

I Nhận xét, đánh giá về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng 37

1 Ưu điểm 37

1.1 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của văn phòng 37

1.2 Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng 38

1.3 Trong Công tác soạn thảo văn bản……… … 39

1.4 Trong quản lý văn bản 40

1.4.1.Trong tổ chức và quản lý văn bản đi……… ….45

1.4.2.Tổ chức và quản lý văn bản đến 41

1.5 Trong công tác quản lý và sử dụng con dấu 42

1.6 Công tác lập hồ sơ 42

1.7 Công tác lưu trữ 42

2.1 Nhược điểm 43

2.2 Tổ chức và hoạt động văn phòng 43

2.3 Soạn thảo văn bản 44

2.4 Tổ chức và quản lý văn bản đến: 45

2.5.Tổ chức và quản lý văn bản đi 45

2.6 Lập hồ sơ 46

2.7 Công tác lưu trữ 47

3.3 Giải pháp khắc phục 47

3.3.1 Trong công tác tổ chức và hoạt động văn phòng 47

3.3.2Về trang thiết bị văn phòng 48

3.3.4.Các quy trình nghiệp vụ 49

3.3.5 Soạn thảo văn bản 49

3.3.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến 49

3.3.7 Về công tác lập hồ sơ 50

3.3.8 Về công tác lưu trữ 51

3.3.9.Từng bước hiện đại hóa văn phòng 51

LỜI CẢM ƠN 53 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng được coi là “ bộ tổng tham mưu”, là bộ phận “ đầu não” củacác cơ quan, tổ chức doanh nghiệp quản trị văn phòng là một công tác quantrọng đối với bất kỳ một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của

cả cơ quan Nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt nó sẽ thúc đẩy mọi mặthoạt động của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả sẽ ảnh hưởngđến sự phát triển và hoạt động của cơ quan Trong bất kỳ cơ quan nào dù lớnhay nhỏ cũng đều cần đến văn phòng Từ các cơ quan nhà nước, các tổ chứcchính trị- xã hội, đến các doanh nghiệp Bên cạnh những đơn vị chuyên môn thìvăn phòng ngày càng được nhiều lãnh đạo các đơn vị dành sự quan tâm xứngđáng Bởi vì, trong mọi hoạt đông của cơ quan văn phòng được ví như một cáimắt xích nối liền các mối quan hệ của cơ quan với các tổ chức bên ngoài, vớiđối tác và với mỗi cá nhân, phòng ban, đơn vị trong mỗi cơ quan Với tầm quantrọng cũng như cơ hội của nghề khi ra trương ngành quản trị đã và đang trởthành sự lựa chọn của nhiều bạn trẻ khi rời mái trường trung học phổ thông

Xong để đáp ứng được yêu cầu của công việc ngày càng đòi hỏi khắt khe

về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, người cán bộ văn phòng cần phải được đàotạo, được trang bị đầy đủ những kiến thức cũng như kỹ năng cần phải có củamột cán bộ văn phòng Nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội và cung cấp nguồn nhânlực có năng lực chuyên môn, trình độ về quản trị văn phòng có thể đảm nhiệmcông việc của một người nhân viên, cán bộ văn phòng, của người quản lý, phụtrách văn phòng trong các cơ quan ,tổ chức doanh nghiệp nhiều trường học đãtiến hành đào tạo ngành quản trị văn phòng Năm 2005 Trường cao đẳng văn thưLưu trữ nay la trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã được Bộ Giáo Dục và Đào tạođồng ý cho mở ngành đào tạo cao đẳng Ngành Quản trị văn phòng Năm 2011trường Đại học Nội vụ một lần nữa được khẳng định vị thế của mình khi trườngchính thức được nhận Quyết định thành lập trường đại học Nội vụ Hà Nội Với

sự phát triển không ngừng của nhà trường nhiều ngành nghề được Nhà trường

mở mang đào tạo, Ngành quản trị văn phòng cũng là một môn ngành học nhậnđược sự quan tâm to lớn của Nhà trường cũng như của các thầy cô đặc biệt khichúng tôi trở thành đứa con đầu lòng kể từ khi trường tiến lên thành trường đạihọc

Trong suốt quá trình học chúng tôi đã nhận được sự chỉ bảo tận tình củathầy cô, với lòng nhiệt huyết với học trò, thầy cô đã truyền đạt cho chúng tôi

nhiều kiến thức bổ ích, những kinh nghiệm để chuẩn bị hành trang khi rời máitrường có thể bắt kịp nhịp sống và công việc đòi hỏi khắt khe hơn bên lề củasách vở Viêc tổ Kiến tập ngành nghề là một nội dung quan trọng của ngànhQuản trị văn phòng nhằm kết hợp giữa lý luận và thực hành, giúp cho chúng tôivận dụng những kiến thức đã được học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tácvăn phòng, quản trị văn phòng Đây là cơ hội để chúng tôi làm quen với thựctiễn, tự tin trong giao tiếp và đúc rút ra những kinh nghiệm quý báu cho mình.

Được sự đồng ý của lãnh đạo văn phòng cơ quan Liên hiệp các hội Khoahọc và Kỹ thuật Việt Nam Tôi đã đến kiến tập tại đây Nhờ sự giúp đỡ chỉ bảotận tình của lãnh đạo, các anh chị, cô chú trong văn phòng tôi đã học được rấtnhiều điều về kiến thức chuyên môn, những đặc thù của công việc, cùng những

kỹ năng giao tiếp ứng xử hàng ngày giúp chúng tôi tích lũy và đúc rút đượcnhiều bài học kinh nghiệm quý báu Kết thúc quá trình kiến tập với nhiều cảmxúc còn ngưng đọng, nhìn vào thực tế giúp tôi hiểu biết sâu sắc hơn về nghề,cảm thấy yêu nghề, yêu công việc của mình sau này hơn Để làm được điều đótôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới các cán bộ, chuyên viên văn phòngđặc biệt là cô giáo Lâm Thu Hằng đã tận tình hướng dẫn chúng tôi trong đợtkiến tập này Xin kính Chúc các cô chú lãnh đạo, các anh chị chuyên viên, cán

bộ công nhân viên văn phòng cùng cô giáo nhiều sức khỏe, may mắn và thànhcông

Bài báo cáo chính là kết quả của sự phấn đấu và nỗ lực không ngừng củabản thân tôi trong suốt quá trình học tập vừa qua Nội dung bài báo cáo gồm 2phần, 3 chương như sau:

Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan kiến tập

- Chương 1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức và hoạt độngcủa Liên hiệp Hội Việt Nam và Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam

- Chương 2 Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của Liên hiệp Hội ViệtNam

- Chương 3 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị vănphòng của Liên hiệp Hội Việt Nam

Phần II: Nhận xét ưu, nhược điểm và đề xuất giait pháp

PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

CHƯƠNG I:

KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU

TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN

HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM

Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam( Gọi tắt là Liên hiệpHội Việt Nam) Được thành lập theo Quyết định số 121/BT ngày 29/7/1983 củaHội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ), là tổ chức chính trị - xã hội có hệ thống

từ Trung ương đến các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, (bao gồm 62 Liênhiệp khoa học và kỹ thuật tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, 77 Hội khoahọc và kỹ thuật ngành toàn quốc và 600 tổ chức KH&CN trực thuộc) Giữ vữngvai trò nòng cốt trong việc tập hợp, đoàn kết và phát huy sức sáng tạo của độingũ trí thức.Góp phần đưa khoa học và công nghệ trở thành động lực phát triểnkinh tế- xã hội của đất nước.Liên hiệp hội Việt Nam là thành viên của Mặt trận

Tổ quốc Việt Nam.Được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, dânchủ và đoàn kết

Trải qua trên 30 năm xây dựng và phát triển, dưới sự lãnh đạo của ĐảngCộng Sản Việt Nam, sự chỉ đạo của chính phủ , sự quan tâm của các ngành cáccấp, Liên Hệp hội Việt nam đã kiên trì phấn đấu xây dựng và phát triển tổ chức,tập hợp và đoàn kết đội ngũ trí thức khoa học và công nghệ, tích cực thực hiệnnhiệm vụ tuyên truyền và phổ biến kiến thức , góp phần nâng cao dân trí đào tạonhân lực, bồi dưỡng nhân tài , áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản suất

và đời sống, phát triển cộng đồng và xóa đói giảm nghèo, tư vấn phản biện vàgiám định xã hội Bằng những kết quả đạt được trên lĩnh vực, Liên hiệp các hộiKhoa học kỹ Thuật Việt Nam đã khẳng định được vai trò và vị trí của mình,được Đảng và Nhà nước tin cậy và xã hội thừa nhận

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Liên hiệp các Hội Khoa học và

Kỹ thuật Việt Nam.

1.1.1.Chức năng

Tập hợp, đoàn kết đội ngũ trí thức khoa học và công nghệ ở trongnước, trí thức khoa học và công nghệ người Việt Nam ở nước ngoài; điềubhoà, phối hợp hoạt động của các hội thành viên

Làm đầu mối giữa các hội thành viên và các cơ quan Đảng, Nhànước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức khác nhằm giải quyết nhữngvấn đề chung trong hoạt động của Liệp hiệp Hội Việt Nam

Đại diện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các hội viên, hội thànhviên, c ủa trí thức khoa học và công nghệ Việt Nam

1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng và phát triển tổ chức

Thực hiện công tác xây dựng tổ chức; củng cố phát triển kiện toàn tổchức bộ máy của Liên hiệp Hội Khoa học và Kỹ thuật ở trung ương và cáctỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Điều hòa phối hợp và trợ giúp hoạt động của các hội thành viên

Tăng cường mối liên kết ngành, liên vùng giữa các hội thành viên

Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, đẩy mạnh hợp tácchuyển giao các tiến bộ khoa học, vào sản xuất và đời sống, bảo vệ môitrường, ứng phó với biến đổi của khí hậu toàn cầu.

Phổ biến kiến thức khoa học và công nghệ trong nhân dân, giáo dụcđào tạo và dạy nghề, góp phần xây dựng xã hội học tập; nâng cao dân trí, đàotạo nhân lực bồi dưỡng nhân tài

Tổ chức, hướng dẫn và khuyến khích phong trào của quần chúng tiếnquân vào khoa học và công nghệ

Tham gia cấp chứng chỉ hành nghề, thực hiện giám soát hoạt độngnghề nghiệp vào các dịch vụ công theo quy định của pháp luật

Tham gia phát triển cộng đồng, xóa đói giảm nghèo, chăm sóc sứckhỏe nhân dân và các hoạt động khác

- Thực hiện vai trò thành viên của Mặt trận tổ quốc Việt Nam

Phối hợp với các tổ chức thành viên của Mặt trận Tổ quốc Việt Namtriển khai các hoạt động chung nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp, tăngcường liên minh công nhân – nông dân – trí thức và xây dựng khối đại đoànkết toàn dân tộc

- Tăng cường hợp tác với các hội, các tổ chức phi chính phủ của cácnước, tham gia các tổ chức khoa học và công nghệ của khu vực và quốc tếtheo quy định của pháp luật

1.1.3.Cơ cấu tổ chức Liên hiệp Hội Việt Nam

(Phụ lục 03) 1.2 Tổ chức và hoạt động văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam

1.2.1 Chức năng của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam

Văn phòng thuộc cơ quan Liên Hiệp Các Hội Khoa học Và Kỹ thuật ViệtNam có chức năng tham mưu, giúp việc lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam trongcông tác tổng hợp, văn thư, hành chính, quản trị đơn vị dự toán cấp III và điềuphối các hoạt động chung của Liên hiệp hội Việt Nam

1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam

Thông báo ý kiến chỉ đạo của Đoàn chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch

và Thủ trưởng cơ quan trong việc họp giao ban, các buổi làm việc của Lãnh đạoLiên hiệp các hội Việt Nam với các đơn vị có liên quan;

Làm đầu mối trong việc tham gia chuẩn bị nội dung, xây dựng chươngtrình, tổ chức hội nghị, hội thảo khi được lãnh đạo phân công

Tổ chức phục vụ ăn trưa cho cán bộ, nhân viên cơ quan Liên hiệp HộiViệt Nam;

Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiêt, đón tiếp, phục vụ khách đến làmviệc tại cơ quan; Làm đầu mối công tác hiếu hỉ;

Thực hiện công tác thường trực, bảo vệ cơ quan, đảm bảo an ninh trật tự,phòng chống cháy nổ, vê sinh môi trường tại cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam

1.2.2.4 Thực hiện nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp III

Thực hiện thu, chi ngân sách theo dự toán cấp III đối với các hoạt độngcủa cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam, gồm chi quản lý hành chính, chi hoạt độngcủa Đoàn Chủ tịch, Văn phòng và các Ban, các nhiệm vụ, dự án, để tài khoahọc, đảm bảo việc sử dụng kinh phí đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu quả;

Lập báo cáo tài chính gửi đơn vị dự toán cấp I theo quy định

Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Thường trực Đoàn Chủ tịch, Thủtrưởng cơ quan giao

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam

Văn phòng Liên hiệp Hôi Việt Nam có cơ cấu thống nhất như sau:

Lãnh đạo văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam bao gồm:

1.2.2 Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong văn phòng

1.2.2.1 Chánh văn phòng

Chánh văn phòng là người có quyền quyết định cao nhất về hoạt động của

Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan.Chánh văn phòng có quyền tổ chức quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động củacác bộ phận, đơn vị, nhân viên.Quản lý toàn bộ nhân viên trong văn phòng;

Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhânviên trong văn phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trựcthuộc;

Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển ….đối vơi nhân viên vănphòng;

Giải quyết hoặc không giải quyết công việc của cá nhân hay bộ phận dựatrên nội quy, quy định của cơ quan và quy định hiện hành;

Được quyền kiểm tra chất vấn các trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh

ra những vấn đề liên quan đến sự thiệt hại của cơ quan;

Yêu cầu mọi bộ phận của cơ quan báo cáo, thuyết minh cung cấp dữ liệuchính để văn phòng hoàn thành nhiệm vụ do Ban lãnh đạo cơ quan giao phó

1.1.2.2 Phó Chánh Văn phòng

- Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành công việc của Văn phòng vàchịu trách nhiệm trực tiếp giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công tác đượcphân công;

- Ký thay Chánh Văn phòng các văn bản thuộc thẩm quyền của Vănphòng theo sự uỷ quyền của Chánh Văn phòng và ký thừa lệnh một số văn bản

1.2.2.3 Phòng tổng hợp

Làm công tác tổng hợp: Tổng hợp tình hình và xây dựng các báo cáo vềhoạt động của Hội đồng Trung ương, Đoàn chủ tịch và Cơ quan Liên hiệp HộiViệt Nam;

Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc và kế hoạchlàm việc của cơ quan;

Thông báo ý kiến chỉ đạo của Đoàn chủ tịch, Thường trưc Đoàn Chủ tịch

và Thủ trưởng Cơ quan trong các cuộc họp giao lưu, các buổi làm việc của lãnhđạo Liên hiệp Hội Việt Nam với các đơn vị có liên quan;

Làm đầu mối trong việc tham gia chuẩn bị nội dung, xây dựng chươngtrình và tổ chức các hội nghị, hội thảo khi được lãnh đạo Liên hiệp Hội ViệtNam phân công

Văn phòng đã chuẩn bị chương trình, nội dung báo cáo, tài liệu và tổ chứcphối hợp hoạt động chung của Liên hiệp Hội Việt Nam như Hội nghị Hội đồngTrung ương hàng năm, Hội nghị Đoàn chủ tịch thường niên, Hội nghị giao banLiên hiệp Hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hàng năm … ;

Tổ chức hội thảo lấy ý kiến đóng góp của các nhà khoa học và các hộithành viên cho dự thảo sửa đổi Hiến pháp 1992;

Văn phòng đã chủ trì xây dựng và trình lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Namban hành 05 quy chế: Quy chế công tác văn thư- lưu trữ; Quy định về thể loạị,thể thức, thẩm quyền thông qua, ban hành văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam;lQuy định về chế độ họp báo và báo cáo; Quy chế chi tiêu nội bộ; Quy chế quản

lý tài sản của cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam

1.2.2.4 Phòng Văn thư

Làm công tác Hành chính- Văn thư: Tổ chức thực hiên các nhiệm vụ củavăn thư trong Cơ quan ( văn bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấutheo quy định, xây dựng, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các chế độ, quy định

về công tác văn thư, lưu trữ và bảo quản tài liệu văn thư)

Văn phòng đã thực hiện việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến và đi theo đúngquy định, quản lý tốt văn bản đi và đến của Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam,quản lý tốt con dấu của Liên hiệp Hội Việt Nam Không để mất mát thất lạc giấy

tờ, đảm bảo chế độ bảo mật thông tin

Văn phòng đã chủ trì và phối hợp với Ban Tổ chức- Cán bộ tổ chức một

số lớp tập huấn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, lưu trữ hồ sơ cho cán

bô, nhân viên của Cơ quan, của nhiều hội ngành toàn quốc và đơn vị trực thuộcnhằm phổ biến những quy định mới của Liên hiệp Hội Việt Nam về văn thư, lưutrữ, nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hệ thống Liên hiệpHội Việt Nam

1.2.2.5 Phòng Kế toán- Tài vụ

Thực hiện nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp III: Thực hiện thu, chi Ngân sách

dự toán cấp I; lập dự toán, thực hiện việc sử dụng kinh phí của đơn vị dự toáncấp III đối với các hoạt động của Cơ quan, gồm chi quản lý hành chính, cho hoạtđộng của Đoàn Chủ tịch, Văn phòng và các ban, các nhiệm vụ, dự án, đề tàikhoa học, đảm bác việc sử dụng kinh phí dùng mục đích, tiết kiệm và có hiệuquả, Lập báo cáo tài chính gửi đơn vị dự toán cấp I theo quy định

1.2.2.6 Phòng Quản trị

Làm công tác đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết, thông tinliên lạc, phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của Cơ quan Theo dõi, đánhgiá bảo quản tài sản và cơ sở vật chất của Cơ quan;

Tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản công của Cơ quan;

Lập kế hoạch và thực hiện sữa chữa nhỏ, mua sắm tài sản, trang thiết bịphục vụ các hoạt động thường xuyên của Cơ quan; Làm đầu mối tổ chức vàquản lý các nhiệm vụ xây dựng cơ bản của Cơ quan Phục vụ các hội nghị, hộithảo, các cuộc họp Hội đồng Trung ương, Đoàn chủ tịch, Ủy ban Kiểm tra và

Cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam;

Tổ chức phục vụ ăn trưa cho cán bộ, nhân viên Cơ quan, thực hiện côngtác lễ tân, khánh tiết, đón tiếp, phục vụ khách đến làm việc với Cơ quan;

Làm đầu mối công tác hiếu, hỉ của Liên hiệp Hội Việt Nam;

Thực hiện công tác thường trực, bảo vệ cơ quan, đảm bảo an ninh, trật tự,phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường tại Cơ quan

1.2.1.7.Phòng lái xe

Làm công tác quản lý xe ô tô: Bộ phận lái xe chấp hành sự phân công củalãnh đạo Văn phòng trong việc quản lý, duy trì, bảo dưỡng 06 xe ô tô của cơquan

Phục vụ chu đáo, kịp thời, đảm bảo đúng thời gian theo yêu cầu của lãnhđạo Liên hiệp Hội Việt Nam, đặc biệt là đảm bảo tuyệt đối an toàn cho người vàphương tiện khi vận hành

Mỗi lái xe đều có sổ nhật ký riêng hành trình cho từng loại xe Ghi chép

rõ rang, đầy đủ theo yêu cầu, vì vậy việc quản lý, giám sát quá trình lái xe đượcđảm bảo theo các quy định hiện hành của nhà nước

1.2.2.8 Phòng Bảo vệ

Thực hiện công tác an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ: Tình hình anninh trật tự của Cơ quan được Văn phòng duy trì, đảm bảo, không có sự mất máttài sản của cán bộ, nhân viên và khách đến Cơ quan công tác Bộ phận bảo vệ có

sự phân công công tác, các ca trực rõ rang Số bàn giao giữa hai ca trực được ghichép đầy đủ Công tác phòng chống cháy nổ đảm bảo an toàn tuyệt đối, không

để xảy ra bất kỳ vụ cháy nổ nào tại Cơ quan

CHƯƠNG 2:

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Công tác văn thư là bao gồm các công việc liên quan về soạn thảo vănbản, ban hành văn bản; quản lý văn bản khác và tài liệu hình hành trong quátrình hoạt động của cơ quan Liên hiệp Hội Việt Nam; lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của Liên hiệp HộiViệt Nam

Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu, nó chiếm một phầnlớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy quản lýcủa cơ quan tổ chức

Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xácthông tin cho hoạt động quản lý Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ

để điều hành mọi hoạt động của cơ quan một cách hợp lý, hiệu quả đảm bảo cho

cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý điều hành theo đúng chức năng,nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên, cho thấy công tác văn thư lưu trữ

là hoạt động vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quannào

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ, Lãnh đạoLiên hiệp hội đã đặc biệt quan tâm chỉ đạohướng dẫn và xây dựng nhiều vănbản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên cơ cở áp dụng quy định các vănbản quy phạm pháp luật Nhà nước ngày 13/12/2013 Cơ quan đã ban hành quyếtđịnh số 970/QĐ-LHHVN quyết định Ban hành Quy chế về công tác văn thư lưutrữ, mở ra một bước ngoạt mới trong việc quản lý công tác văn thư thư lưu trữcủa Liên hiệp Hội Việt Nam

Việc ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ tạo sự thống nhất, rõràng, tránh tình trạng chồng chéo trong thực hiện chức năng nhiệm vụ của từngphòng ban đơn vị, Đồng thời nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, giámsát công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan cũng như đôn đốc nhắc nhở các đơn vịthực hiện theo đúng quy chế đề ra

2.1 Hệ thống các văn bản quản lý về Công tác văn thư, lưu trữ

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan;

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụhướng dẫn về xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 970/QĐ-LHHVN ngày 13/12/2013 của Đoàn Chủ tịch Liên hiệp các Hội Khoa học

và Kỹ thuật Việt Nam);

Quy định về thể loại, thể thức, thẩm quyền thông qua, ban hành văn bảncủa Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam (Ban hành kèm theoQuyết định số 770/QĐ-LHHVN ngày 14/12/2011 của Đoàn Chủ tịch Hội đồngTrung ương Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam;

Hướng dẫn số 374/HD-LHHVN ngày 22/12/2011 của Liên hiệp Hôi ViệtNam quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Thông báo số 696/TB-LHHVN ngày 26/10/2012 của Liên hiệp các HộiKhoa học và Kỹ thuật Việt Nam về một số loại văn bản cấp trưởng Ban và Vănphòng được phép ký và đóng dấu của Liên hiệp Hội Việt Nam

2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Công tác văn thư lưu trữ của Liên hiệp các Hội Việt Nam được tổ chứctheo hình thức tập trung Ngoài văn thư chung của cơ quan, các đơn vị phòngban không có văn thư riêng Tất cả các văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan đềuphải tập trung ở phòng văn thư, sau đó văn thư sẽ tiến hành phân loại văn bản tàiliệu (đối với những văn bản gửi chung cho cơ quan, văn thư tiến hành bóc bì,đóng dấu đến và đăng ký các thông tin văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến; đốivới những văn bản mật, văn bản gửi đích danh, hay văn bản gửi cho các đơn vị,thì văn thư không trực tiếp bóc bì mà gửi ngay cho cá nhân, đơn vị có liên quangiải quyết

Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam bố trí 01 văn thư chuyên trách(trình

độ đại học) về công tác văn thư, lưu trữ Văn thư được đào tạo chuyên mônnghiệp vụ về văn thư và lưu trữ, với nhiều năm kinh nghiệm sử dụng thành thạotrang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt các nghiệp vụ chuyên môn nên hiệu quảcông việc cao

Phòng văn thư được bố trí tại tầng 1, ngay cạnh cổng chính đi vào cơquan nên thuận tiện cho việc trao đổi thông tin và liên hệ công tác Ở phòng Vănthư được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc như: Bàn làmviệc, tủ đựng tài liệu, cặp đựng tài liệu, và sổ giải quyết văn bản đi, văn bản đến.Ngoài ra văn thư còn được trang bị máy tính, máy in, máy fax, máy scan, máyphotocoppy, máy hủy tài liệu, điện thoại và một số trang thiết bị văn phòng khácchất lượng và hiện đại nên việc tổ chức văn thư cũng diễn ra đơn giản, nhanhgọn

Mặc dù đã đạt được một số thành quả trong hoạt động nhưng công tác vănthư của văn phòng vẫn còn tồn tại một số khó khăn cần được khắc phục Đó làquy mô phòng làm việc còn trật hẹp trong khi phòng văn thư lại chứa rất nhiềugiấy tờ, tài liệu và trang thiết bị chung của cơ quan như máy photo, scan, và tủthư riêng của các đơn vị

Hiện nay cơ quan vẫn chưa có phòng văn thư riêng, do cơ sở vật chấtcũng như không gian cơ quan trật hẹp nên phòng văn thư của cơ quan Liên hiệphôi Việt Nam được bố trí chung với Phòng làm việc của Phó Chánh văn phòng,

cả 2 phòng được ngăn cách bằng tủ đựng tài liệu Điều đó nảy sinh ra những bấtcập mới Đó là hàng ngày, Văn thư chính là nơi tiếp xúc với mọi đối tượng, lànơi tiếp nhận mọi công văn giấy tờ, và các đơn vị đến photo, chỉnh sửa đóng dấutạo ra một không gian thêm trật trội, đông người đến không tránh khỏi ồn ào màtrong khi đó cán bộ là người cần được bố trí không gian riêng, yên tĩnh để làmviệc Vì vậy cơ cấu lại phòng Văn thư đang là một bài toán đặt ra đối với lãnhđạo cơ quan cũng như của văn phòng

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

2.3.1.1 Hệ thống các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam

Hệ thống văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam bao gồm: Điều lệ, chiếnlược, quy chế, quy định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, hướng dẫn, thông báo,quy trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời, thôngcáo, tuyên bố, lời kêu gọi, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy

đi đường, phiếu chuyển, phiếu gửi, phiếu trình, thư công

2.3.1.2 Thẩm quyền thông qua và ban hành văn bản quản lý của Liên hiệp Hội Việt Nam

Thẩm quyền ban hành văn bản được quy định dựa vào chức năng, nhiệm

vụ và quyền hạn của mỗi cá nhân, đơn vị trong phạm vi Liên hiệp hội Việt Nam

Căn cứ vào Quyết định số 770/QĐ/-LHHVN ngày 14 tháng 12 năm 2011 của

Liên hiệp Hội Việt Nam ban hành Quy định về thể loại, thể thức, thẩm quyềnthông qua, ban hành văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam thì thẩm quyền banhành văn bản của cơ quan được quy dịnh như sau:

Đại hội đại biểu toàn quốc Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thôngqua các văn bản: điều lệ, chiến lược, nghị quyết, báo cáo tuyên bố, lời kêu gọi

Hội đồng trung ương Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thông quacác loại văn bản sau: nghị quyêt, quyết định, báo cáo, thông cáo, tuyên bố, lờikêu gọi

Đoàn Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thông qua các loạivăn bản sau: chiến lược, quy chế, quy định, nghị quyết, quyết định, chỉ thị,thông báo, báo cáo, kế hoạch, biên bản, kết luận

Ủy ban kiểm tra ương Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thông quacác loại văn bản sau: quyết định, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, biênbản kết luận

Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Hội đồng trungương và Đoàn Chủ tịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên hiệp HộiViệt Nam (trừ Ủy ban kiểm tra)

Phó Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Chủ tịchHội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam theo quy chếlàm việc hoặc theo sự phân công nhiệm vụ của Đoàn Chủ tịch hoặc Chủ tịchLiên hiệp Hội Việt Nam ủy quyền

Tổng Thư ký Liên hiệp Hội Việt Nam có thẩm quyền thay mặt Đoàn Chủtịch Hội đồng Trung ương ký các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam theo quychế làm việc hoặc theo sự phân công nhiệm vụ của Đoàn Chủ tịch hoặc Chủ tịchLiên hiệp Hội Việt Nam ủy quyền

Chánh văn phòng, trưởng các ban thừa Lệnh (TL.) lãnh đạo liên hiệp Hộicủa Liên hiệp Hội Việt Nam ký

Trường hợp đặc biệt, Chánh văn phòng của Liên hiệp Hội Việt Nam cóthể được Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng Thư ký giao thừa ủy quyền (TUQ.) kýmột số văn bản theo lĩnh vực chuyên môn

Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại văn bản quy định như trên tùytheo điều kiện cụ thể, Đoàn Chủ tịch Liên hiệp Hộip Việt Nam, ban thường vụLiên hiệp hội địa phương, ban thường vụ hội ngành toàn quốc và thủ trưởng các

tổ chức trực thuộc ban ngành các thể loại văn bản như: chương trình, kế hoạch,

đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời…

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Liên hiệp hội Việt Nam

Liên hiệp hội Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội của trí thức khoa học

và công nghệ Việt Nam, việc soạn thảo văn bản chủ yếu theo chức năng nhiệm

vụ được giao của các phòng ban, đơn vị và các cán bộ chuyên viên kỹ thuậtnghiệp vụ trong công ty Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban, đơn vị nào thìphòng, ban, đơn vị đó soạn thảo

Trên cơ sở áp dụng của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Liênhiệp Hôi Việt Nam Căn cứ vào tình hình thực tế, để phù hợp hơn với cách thứclàm việc và tạo sự thống nhất trong việc ban hành văn bản của cơ quan, Liênhiệp Hội Việt Nam đã ban hành Hướng dẫn số 734/HD-LHHVN ngày22/12/2011 hướng dẫn về thể thức rvà kỹ thuật trình bày văn bản của Liên hiệpHôi Việt Nam

Do các cán bộ, chuyên viên của cơ quan thường xuyên được lãnh đạoquan tâm tổ chức tập huấn bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, và việc áp dụngchặt chẽ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nên hầu hết cácvăn bản do cơ quan ban hành đều đạt yêu cầu, đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuậttrình bày văn bản theo quy định

Tuy nhiên do những thói quen trước đó trong việc xây dựng văn bản hoặcmột số cán bộ chưa được đào tạo về việc soạn thảo văn bản nên dẫn đến tìnhtrạng có những sai sót trong kỹ thuật trình bày văn bản

Ví dụ:

Trong việc soạn thảo quyết định theo quy định ở bên dưới phần tiêu ngữ

có một đường kẻ, nét liền có độ dài bằng độ dài dòng chữ Tuy nhiên có nhữngvăn bản chỉ được lẻ một đoạn ở giữa Trong phần tên cơ quan chủ quản và cơquan ban hành có đường kẻ ngang độ dài bằng 1/3 hoặc 2/3 dòng chữ đôi khidòng kẻ kéo dài cả dòng

Trong phần căn cứ theo quy định mỗi một căn cứ phải xuống dòng, saumỗi dòng đặt dấu chấm phẩy (;) Nhưng có những căn cứ không được xuốngdòng

Trong công văn có một số đơn vi đôi khi soạn thảo còn quên không ghiphần trích yếu nội dung văn bản

2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản

* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản

Mỗi văn bản soạn thảo và ban hành đều được thực hiện theo một quy trìnhnhất định và đảm bảo tính khoa học Việc soạn thảo văn bản ở cơ quan cầnnhanh chóng và chín xác nhưng cũng phải đảm bảo theo các bước soạn thảo vàban hành văn bản như sau:

Bước 1: Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc Lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam giao cho cho một đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

Bước 2: Tiến hành thu thập xử lý, thông tin có liên quan đến văn bản cần soạn thảo

Cán bộ chuyên viên các phòng ban, đơn vị được phân công giải quyếtmột văn bản đến căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản tiến hành xác địnhhình thức, nội dung, độ mật, khẩn và nơi nhận của văn bản cần soạn thảo.Tiếnhành thu thập xử lý thông tin có liên quan để soạn thảo văn bản theo đúng yêucầu

Bước 3: Cán bộ, chuyên viên được phân công có trách nhiệm soạn thảo văn bản

Bước 4: Trình duyệt bản thảo

Cá nhân được giao soạn thảo văn bản trình người đứng đầu đơn vị duyệtnội dung dự thảo văn bản và trình Chánh văn phòng duyệt thể thức văn bảntrước khi trình Lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam ký văn bản theo trình tự Phiếutrình văn bản quy định ( Phụ lục 5)

Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịutrách nhiệm về độ chính xác nội dung, ngôn ngữ, chính tả của văn bản, kýnháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (Sau dấu /.) trước khi trình lãnh đạo Liênhiệp Hôi Việt Nam ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, mật, đối tượng nhận vănbản và trình người ký văn bản quyết định Trường hợp lãnh đạo cấp Trưởng Ban

ký thừa lệnh hoặc ký thừa ủy quyền lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam, ngườisoạn thảo văn bản phải ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản

Chánh văn phòng hoặc người được Chánh văn phòng ủy quyền phải kiểmtra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, chỉnh sửa trựctiếp vào văn bản, trường hợp sai nhiều thì đề nghị đơn vị soản thảo chỉnh sửa lại.Khi chấp thuận văn bản đã đúng thể thức và kỹ thuật trình bày thì ký nháy/tắtvào cuối cùng ở “Nơi nhận” của văn bản trước khi lãnh đạo Liên hiệp Hội ViệtNam ký ban hành.

Bước 5: Trình ký lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam

Khi văn bản đã có chữ ký nháy/tắt của người đứng đầu đơn vị soạn thảo

và của Chánh văn phòng , Lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam cho ý kiến, duyệtban hành hoặc đề nghị đơn vị soạn thảo chỉnh sửa lại văn bản trên Phiếu trìnhvăn bản

Trường hợp văn bản được phê duyệt và cho phép ban hành, Lãnh đạoLiên hiệp Hội Việt Nam ký chính thức vào văn bản, sau đó chuyên viên soạnthảo chuyển văn bản kèm theo Phiếu trình văn bản để đăng ký văn bản đi tạiVăn thư Văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số vào sổ công văn đi, nhân bảnđóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản

Chủ tịch là người có thẩm quyền ký tất cả các loại văn bản nảy sinh trongquá trình làm việc ở Liên hiệp Hội Việt Nam Chủ tịch có thể giao cho các PhóChủ tịch ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn bản

Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản ở Liên hiệp Hội Việt Nam đượctiến hành tương đối chặt chẽ nề nếp, đảm bảo đúng trình tự và thể thức văn bản.Các cán bộ, trưởng các đơn vị, chuyên viên thường xuyên được đào tạo, tậphuấn chuyên môn nghiệp vụ nên việc soạn thảo văn bản luôn đảm bảo được thựchiện nghiêm túc, đúng quy trình, thủ tục; đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trìnhbày, cách sử dụng từ đơn nghĩa, ngắn gọn, súc tích, logic, dễ hiểu

Quy trình soạn thảo văn bản của cơ quanh được trình bày cụ thể, rõ ràng,điều đó giúp cho việc thực hiện công việc được thuận lợi hơn, các cán bộ giaonhiêm vụ soạn thảo bao gồm cả chuyên viên có thể dễ dàng áp dụng theo Tuy

nhiên do năng lực cán bộ soạn thảo không đồng đều do phần lớn cán bộ soạnthảo kiêm nhiệm không chuyên trách Do đó nhiều văn bản nội dung còn chưađạt yêu cầu, thiếu logic, ngôn ngữ sử dụng trong văn bản thiếu chuẩn xác, dàidòng.

* So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá

Từ quy trình trên cho ta thấy quy trình soạn thảo văn bản của cơ quanđược thực hiện tương đối giống theo quy trình soạn thảo văn bản tại Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ quy định về côngtác văn thư và Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của BộNội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ ở các cơ quan tổ chức

Việc áp dụng theo đúng quy định tạo nên một quy trình làm việc chuyênnghiệp, thống nhất khoa học hiểu quả, tránh được những sai sót, mất mát, trongquá trình thực hiện Đồng thời việc thực hiện theo đúng theo quy định tạo ra sựthống nhất trong việc thực hiện cũng như dễ dàng trong kiểm tra giám sát vàđánh giá công việc chung của cơ quan

Tuy nhiên, theo quy trình soạn thảo văn bản hiện nay của cơ quan vẫn cònnhiều hạn chế Để ban hành một văn bản đảm bảo cả nội dung và thể thức phảitrải qua nhiều giai đoạn điều đó giúp cho việc kiểm soát văn bản tốt hơn tuynhiên do các phòng ban bố trí phòng làm việc ở xa nhau để ban hành một vănbản cán bộ, phòng ban, đơn vị soạn thảo văn bản phải đi lại nhiều lần để xin ýkiến, kiểm tra nội dung ở trưởng đơn vị mình rồi xuống văn phòng kiểm duyệtthể thức sau đó mới trình ký lãnh đạo và cuối cùng trở lại văn thư để đóng dấu

Có một sự khác biệt so với quy định về quy trình soạn thảo hiện nay là mỗi lầntrình ký cán bộ, đơn vị trình ký phải kèm theo Phiếu trình văn bản để lãnh đạocho ý kiến phê duyệt lên phiếu trình điều đó cho thấy một quy trình phức tạp vàmất nhiều thời gian nhất là trong những dịp lãnh đạo nào đó đi công tác thì mộtquy trình như thế không được đảm bảo, việc ban hành văn bản giải quyết côngviệc trở nên chạm trễ, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

2.4.Quản lý văn bản

Tất cả các loại văn bản đến và và văn bản đi của Liên hiệp Hôi Việt Namđều tập trung một mối ở văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ nhữngloại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bảnđến không được đăng ký tại văn thư cơ quan, các đơn vị và cá nhân không cótrách nhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào thì phải được đăng ký, phát hànhhoặc chuyển giao ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo Vănbản đến có dấu chỉ mức độ khẩn như “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ),

“Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký và chuyển giao ngay khi nhậnđược Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phátngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, tài liệu có nội dung mật được đăng ký, quản lý theo quy địnhcủa pháp hiện hành về bí mật nhà nước

2.4.1 Trình tự quản lý văn bản đến

Trình tự quản lý văn bản được tiến hành các bước như sau:

Bước1: Tiếp nhận văn bản đến

Tất cả các văn bản gửi đến Liên hiệp Hội Việt Nam từ các nguồn khácnhau ( qua đường bưu điện, fax, telex, email, cá nhân nhận về qua văn thư cơquan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng , tìnhtrạng bì, dấu niêm phong (nếu có) trước khi nhận và ký văn bản, sau đó đăng kývăn bản đến tại văn thư

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ công văn đến hoặc cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đến trên máy tính

Các quy định của việc đăng ký văn bản đến được quy định cụ thể tại Điều

13 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Liên hiệp Hội Việt Nam ban hànhngày 12/12/2013

Bước 3: Trình văn bản đến

Văn bản đến sau khi được đăng ký, Văn thư phải chuyển văn bản kèmPhiếu nhận văn bản cho Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam hoặc người được ủyquyền xử lý Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình vàchuyển giao ngay sau khi nhận được

Bước 4: Chuyển giao văn bản đến

Căn cứ ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư chuyển văn bản cho các thànhviên Thường trực Đoàn Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam hoặc xếp văn bản, tàiliệu vào ngăn tủ văn thư riêng của từng đơn vị và cá nhân được đặt tại vănphòng Trường hợp các thành viên của Đoàn Chủ tịch đi vắng Văn thư phảithông tin qua email hoặc gọi điện để thông báo

Bước 5: Giải quyết văn bản đến

Chủ tịch Liên hiệp Hội Việt Nam xem xét, tự xử lý các văn bản hoặc cho

ý kiến chỉ đạo về nội dung và thời hạn xử lý để phó chủ tịch, Tổng Thư ký, lãnhđạo các đơn vị xử lý tiếp, sau đó chuyển văn bản kèm Phiếu nhận văn bản choVăn thư Trong trường Chủ tịch công tác thì Chủ tịch ủy quyền cho người khác

xử lý

Phó Chủ tịch, Tổng Thư ký, xem xét, xử lý văn bản theo ý kiến chỉ đạocủa cấp trên hoặc cho ý kiến chỉ đạo đơn vị xử lý, nội dung và thời hạn giảiquyết để lãnh đạo các đơn vị thuộc lĩnh vực phó Chủ tịch hoặc Tổng Thư kýtrực tiếp phụ trách xử lý, sau đó chuyển văn bản kèm Phiếu nhận Văn thư

Bước 6: Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Lãnh đạo các đơn vị xem xét, tự xử lý văn bản theo ý kiến chỉ đạo của cấptrên hoặc ý kiến chỉ đạo về nội dung và thời hạn giải quyết, giao cho nhân viêntrong đơn vị xử lý kèm Phiếu nhận văn bản Đồng thời, lãnh đạo đơn vị có trách

nhiệm đôn đốc tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến, báo cáo Lãnh đạo Liênhiệp Hội Việt Nam.

Nhân viên tiếp nhận văn bản, Văn thư vào sổ, ghi ngày, giờ nhận lạiphiếu, đơn vị và cá nhân xử lý văn bản cuối cùng, thời gian phải xử lý xong đểlưu, Chánh Văn phòng và Lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam đôn đốc thực hiện

MẪU ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Số, kýhiệu

Ngàytháng

Tên loại vàtrích yếunội dung

Đơn vịhoặcngườinhân

Kýnhận

Ghichú

Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Liên hiệp Hội Việt Nam( Phụ lục 05)

2.4.2 Trình tự quản lý văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi đóng dấu, ghi số ký hiệu văn bản và ngày, tháng, năm của văn bản.

Trước khi đóng dấu và phát hành văn bàn, Văn thư kiểm tra lại thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo cho người cótrách nhiệm xem xét, giải quyết

Sau khi kiểm tra văn bản văn thư tiến hành ghi số, ký hiệu và ngày thángban hành văn bản theo Hướng dẫn số 734/HD-LHHVN ngày 22/12/2011 củaLiên hiệp Hội Việt Nam

Văn bản mật đi được đánh số ký hiệu văn bản và đăng ký riêng

Bước 2: Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký và vào vào Sổ văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi trên máy tính Văn thư có trách nhiệm vào sổ, đóng dấu vànhân bản (nếu cần)

Sổ đăng ký văn bản đi của Liên hiệp Hội Việt Nam gồm:

- Sổ đăng ký các quyết định

- Sổ đăng ký các Hợp đồng

- Sổ đăng ký các văn bản khác

- Sổ đăng ký văn bản mật đi

Bước 3: Nhân bản và đóng dấu văn bản

a Nhân bản

Văn thư căn cứ vào mục “Nơi nhận” và yêu cầu của người có thẩm quyền

ký văn bản để xác định số lượng văn bản cần nhân bản Trong trường hợp vănbản gửi đến nhiều nơi mà đơn vị không liệt kê đủ thì đơn vị soạn thảo phải cóphụ lục danh sách nơi nhận kèm theo được duyệt

Đối với văn bản mật đi khi tiến hành nhân bản phải đảm bảo bí mật, antoàn và đúng sổ lượng Văn bản sao, chụp phải được bảo mật như văn bản mậtgốc Nếu nhân bản bị thừa hay hỏng phải tiến hành hủy ngay

b Đóng dấu

Dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái Đóng dấu phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều, và dùng mực dấu màu đỏ tươi

Đóng dấu giáp lai các văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo

có nhiều trang, giấu giáp lai được đóng vào khoản giữa mép phải của văn bảnhoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05trang

c Đóng dấu mức độ mật, khẩn

Việc đóng dấu mức độ khẩn tùy thuộc vào mức độ cân được chuyển phátnhanh mà lựa chọn các mức độ: Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hẹn giờ Sau khisoạn thảo văn bản có tính chất khẩn , đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đềxuất mức độ khẩn trình người ký quyết định

Việc đóng dấu mức độ mật ( Mật, tuyệt mật, tối mật) và dấu thu hồi tàiliệu văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam do người có thẩm quyền ký văn bảnquyết định

Bước 4: Phát hành chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản điViệc phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi được quy định cụthể tại Điều 20, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Liên hiệp Hội Việt Nam

Bước 5: Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải được lưu 02 bản: 01 bản gốc lưu tại văn thư, 01 bảnlưu tại đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản

Bản gốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăngký

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu của Lãnhđạo Liên hiệp Hội Việt Nam

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Ngư

ời ký

Nơinhậnvăn bản

Đơn vị,ngườinhận bảnlưu

Sốlượngbản

Ghichú

Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Liên hiệp Hội Việt Nam ( Phụ lục 06)

Nhìn chung công tác quản lý văn bản của cơ quan được thực hiện theomột quy trình tương đối chặt chẽ, hiệu quả giúp cho lãnh đạo cơ quan cập nhậtthông tin đầy đủ, kịp thời để ra quyết định quản lý Đồng thời, việc quản lý tốtvăn bản đi, đến tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ và phục vụ tốt choviệc tra tìm tài liệu của công ty

2.5 Quản lý và sử dụng con dấu

2.5.1 Quản lý con dấu

Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Liên Hiệp Hội ViệtNam về việc quản lý và sử dụng con dấu Văn là người chịu trách nhiệm trướcChánh văn phòng về việc quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu phải được bảo quản tai phòng làm việc của Văn thư, trường hợpđưa dấu ra ngoài cơ quan phải có sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan và phải cótrách nhiệm về bảo quản và sử dụng con dấu Con dấu phải được đảm bảo antoàn trong và ngoài giờ làm việc, không được tùy tiện đưa dấu cho nguời kháckhi chưa được phép

2.5.2 Sử dụng con dấu

Văn thư phải tự đóng dấu vào văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam.Văn thư chỉ được đóng dấu vào những văn bản đã đúng thể thức và cóchữ ký của người có thẩm quyền

Không được đóng dấu vào những trường hợp: Giấy không có nội dung,đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn lên giấy trắng hoặc đóng dấu lên văn bảnchưa có chữ ký

2.6.1 Mở hồ sơ công việc

Căn cứ vào thực tế công việc được giao, mỗi cá nhân có trách nhiệm mở

hồ sơ công việc, chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơnhư: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ, trong quá trình giải quyết côngviệc, cá nhân tiếp tục đưa các văn bản có liên quan vào hồ sơ

2.6.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ công việc.

Cá nhân quản lý hồ sơ công việc có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cảvăn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ

sơ tương ứng đã mở, kể cả bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đạibiểu tại hội nghị, hội thảo, tài liệu phim, ảnh, ghi âm bảo đảm sự toàn vẹn đầy

đủ của hồ sơ tránh bị thất lạc

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùytheo đặc điểm khác nhau mà lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp chủ yếu theotrình tự thời gian và diễn biến công việc

2.6.3 Kết thúc hồ sơ công việc

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ kết thúc Người lập hồ sơ phảikiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu hồ sơ, và bổ sung những tài liệucòn thiếu, loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp và những tài liệu không cần thiết

Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việchoặc theo thời gian, tên loại văn bản… Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim,ảnh thì bỏ vào bì, tài liệu băng, đĩa, ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếpvào cuối hồ sơ

Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệutrong hồ sơ (nếu cần) để đảm bảo hồ sơ có thể bảo đảm và sử dụng lâu dài

Nhìn chung, công tác lập hồ sơ bước đầu đã có những chuyển biến khiđược lãnh đạo cơ quan chú ý đưa ra những quy định cụ thể Một số đơn vị,phòng ban đã có ý thức trách nhiệm về việc lập hồ sơ khi công việc kết thúc.Tuy nhiên, việc lập hồ sơ chưa đi vào nề nếp Việc tập hợp sắp xếp tài liệu củamỗi cán bộ, chuyên viên chỉ mới ở mức tự giác chưa khoa học, nhiều tài liệu lẫn

lộn, tra tìm mất thời gian Cũng như không đảm bảo an toàn tài liệu và khó kiểmsoát được tài liệu của mình.

Do cơ sở vật chất và nguồn nhân lực của cơ quan còn nhiều hạn chế nêncông tác lập hồ sơ của cơ quan vẫn chưa được chú trọng xứng đáng, hầu hết cán

bộ chuyên môn sau khi giải quyết công việc xong không lập hồ sơ, tài liệu khigiải quyết xong thường được bó gói hoặc xếp vào cặp 3 dây Và để vào tủ đựngtài liệu của mình để lưu trữ Vì vậy, việc tra cứu gặp nhiều khó khăn, việc quản

lý tài liệu không được chặt chẽ, độ bảo mật không được đảm bảo gây khó khăncho công tác lưu trữ hiện tại và sau này

2.7 Công tác lưu trữ

2.7.1 Văn bản quản lý về công tác lưu trữ

Nghị định số 110/204/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư, lưu trữ;

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/204/NĐ-CP ngày 8tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ;

Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý vănbản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức;

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụhướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ ở các cơ quan tổ chức;

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 970/QĐ-LHHVN ngày 13/12/2013 của Đoàn Chủ tịch Liên hiệp các Hội Khoa học

và Kỹ thuật Việt Nam)

Tuy nhiên, trong Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ, quy định về côngtác lưu trữ vẫn chưa được chú trọng và quy định cụ thể nên việc thực hiện côngtác lưu trữ còn những hạn chế khó khăn nhất định