MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài: 2 5. Cơ sở và phương pháp luận nghiên cứu: 2 6. Ý nghĩa của đề tài: 2 7. Nội dung đề tài: 3 Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 4 1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp 4 1.1.1. Lịch sử phát triển 4 1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 4 1.2.1. Chức năng của Văn phòng: 4 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 5 1.3.. Hệ thống cơ cấu tổ chức 6 1.4. Nội dung công tác văn phòng 8 1.4.1. Khái niệm 8 1.4.2. Vị trí vai trò của văn phòng 9 1.4.2.1. Vị trí 9 1.4.2.2. Chức năng của văn phòng 10 Tiều kết: 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 12 2.1. Nội dung tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng tại công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 12 2.1.1.Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch 12 2.1.1.1. Khái niệm chương trình, kế hoạch 12 2.1.1.2 Vai trò của chương trình kế hoạch trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. 13 2.1.1.3.Các căn cứ Để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 14 2.1.1.4.Quy trình Công tác xây dựng chương trình làm việc của công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 16 2.1.1.5. Quy trình lập kế hoạch công tác của văn phòng công ty cổ phần Thanh Hoa sông Đà 17 2..2. Tổ chức xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động của công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 18 2.2.1. Khái niệm 18 2.2.2. Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy của doanh nghiệp 19 2.3. Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ 19 2.3.1. Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách 19 2.3.2. Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách 20 2.4. Tổ chức cuộc hội họp của công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 20 2.4.1. Khái niệm cuộc họp 20 2..4.2.. Tổ chức trước cuộc họp 20 2.4.3. Tổ chức điều hành khi hội họp diễn ra 21 2.4.4. Tổ chức công việc sau khi kết thúc cuộc họp 22 2.5. Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho doanh nghiệp 22 2.5.1 Tổ chức phân công, công việc trước chuyến đi 22 2.5.2. Tổ chức công việc khi lãnh đạo đi công tác 23 2.5.3. Tổ chức công việc sau chuyến đi công tác 23 2.6. Tổ chức công tác hậu cần 23 2.6.1. Khái niệm hậu cần 23 2.6.2. Nội dung công tác hậu cần 23 2.7. Tổ chức công tác lễ tân 24 2.7.1. Khái niệm, vai trò của công tác lễ tân 24 2..7.2. Các nội dung tổ chức công tác lễ tân 24 2.8. Tổ chức công tác thi đua khen thưởng 24 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 24 3.1. Đánh giá xây dựng công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn phòng tại công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 24 3.1.1. Ưu điểm 25 3.1.2. Nhược điểm 25 3.2.Các giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại công ty Cổ phần Thanh Hoa Sông Đà. 26 3.2.1. Đối với với doanh nghiệp 26 3.2.2. Đối với lãnh đạo doanh nghiệp 26 3.2.3. Đối với các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp 27 3.2.4. Đối với việc thực hiện nghiệp vụ văn phòng 28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31
LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài em xin chân thành cảm ơn Th.s Nguyễn Hữa Danh Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng dạy hướng dẫn học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp Em cố gắng áp dụng kiến thức học nhà trường đời sống thực tế để hoàn thành đề tài này.Tuy nhiên kiến thức hạn chế nên thiếu sót điều khơng thể tránh khỏi Kính mong nhận đóng góp ý kiến quý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung đề tài em với thực tế Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà Đề tài em có sử dụng số tài liệu qua sách, báo, tạp chí, trang web MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: Lịch sử nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài: Cơ sở phương pháp luận nghiên cứu: Ý nghĩa đề tài: Nội dung đề tài: Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Lịch sử phát triển 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Chức Văn phòng: 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn: .5 1.3 Hệ thống cấu tổ chức .6 1.4 Nội dung công tác văn phòng 1.4.1 Khái niệm 1.4.2 Vị trí vai trò văn phòng 1.4.2.1 Vị trí 1.4.2.2 Chức văn phòng 10 Tiều kết: .11 Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 12 2.1 Nội dung tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng cơng ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 12 2.1.1.Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch 12 2.1.1.1 Khái niệm chương trình, kế hoạch 12 2.1.1.2 Vai trò chương trình kế hoạch hoạt động quan, doanh nghiệp .13 2.1.1.3.Các Để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 14 2.1.1.4.Quy trình Cơng tác xây dựng chương trình làm việc công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 16 2.1.1.5 Quy trình lập kế hoạch cơng tác văn phòng cơng ty cổ phần Thanh Hoa sơng Đà .17 2 Tổ chức xây dựng quy chế, nội quy hoạt động công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 18 2.2.1 Khái niệm 18 2.2.2 Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy doanh nghiệp 19 2.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ 19 2.3.1 Tổ chức thiết lập phận văn thư lưu trữ chuyên trách 19 2.3.2 Tổ chức tuyển chọn cán văn thư lưu trữ chuyên trách 20 2.4 Tổ chức hội họp công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà .20 2.4.1 Khái niệm họp 20 4.2 Tổ chức trước họp 20 2.4.3 Tổ chức điều hành hội họp diễn 21 2.4.4 Tổ chức công việc sau kết thúc họp 22 2.5 Tổ chức phục vụ chuyến công tác cho doanh nghiệp 22 2.5.1 Tổ chức phân công, công việc trước chuyến 22 2.5.2 Tổ chức công việc lãnh đạo công tác 23 2.5.3 Tổ chức công việc sau chuyến công tác 23 2.6 Tổ chức công tác hậu cần .23 2.6.1 Khái niệm hậu cần .23 2.6.2 Nội dung công tác hậu cần 23 2.7 Tổ chức công tác lễ tân 24 2.7.1 Khái niệm, vai trò cơng tác lễ tân 24 7.2 Các nội dung tổ chức công tác lễ tân .24 2.8 Tổ chức công tác thi đua khen thưởng 24 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ .24 3.1 Đánh giá xây dựng công tác tổ chức thực nghiệp vụ văn phòng công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 24 3.1.1 Ưu điểm .25 3.1.2 Nhược điểm .25 3.2.Các giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác công ty Cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 26 3.2.1 Đối với với doanh nghiệp 26 3.2.2 Đối với lãnh đạo doanh nghiệp 26 3.2.3 Đối với cán bộ, nhân viên doanh nghiệp 27 3.2.4 Đối với việc thực nghiệp vụ văn phòng 28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .31 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Bất kỳ quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp muốn trì hoạt động liên tục thơng suốt cần phải có phận giúp việc (bộ phận văn phòng), nhắc đến quan, tổ chức người ta ln nhấn mạnh đến vai trò phận văn phòng, văn phòng ln coi máy thực chức giúp việc, phục vụ cho quan, thủ trưởng quan Đảm bảo cho công tác lãnh dạo quản lý tập trung cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục hiệu Bộ phận văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức nói chung doanh nghiệp nói riêng, phận văn phòng góp phần thể thương hiệu, hình ảnh quan, tổ chức doanh nghiệp Chính để có máy văn phòng làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp, thực tốt nhiệm vụ giao cơng tác tổ chức nghiệp vụ văn phòng phải hợp lý, khoa học theo trình tự định.Việc tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng giúp cho hoạt động văn phòng diễn theo trình tự, công việc chủ động, sáng tạo, nâng cao hiệu hoạt động văn phòng, phát huy tốt vai trò chức văn phòng trình giúp việc cho quan, tổ chức lãnh đạo Hiện quan hay doanh nghiệp ý nhận thức tầm quan trọng việc tổ chức nghiệp vụ, công tác văn phòng q trình hoạt động phận văn phòng, nhiên với thực trạng số bất cập, khó khăn tồn Vì em chọn đề tài: “Khảo sát thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà.” Lịch sử nghiên cứu: Vấn đề tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng thực trạng cơng tác văn phòng có nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu, tiểu biểu như: - Giáo trình Quản trị văn phòng tác giả Nguyễn Hữu Tri, Nxb Khoa học kỹ thuật, HN - Sách Hành văn phòng quan nhà nước doanh nghiệp tác giả TS Trần Thị Ngân, Nxb Thống kê, HN Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Nội dung việc tổ chức cơng tác văn phòng Đánh giá thực trạng cơng tác văn phòng số doanh nghiệp giái pháp nâng cao tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng Phạm vi nghiên cứu: Đánh giá thực trạng cơng tác văn phòng số doanh nghiệp giái pháp nâng cao tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Xn Hòa Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài: - Tìm hiểu lý luận chung cơng tác văn phòng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng - Đánh giá thực trạng cơng tác văn phòng số doanh nghiệp - Đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức nghiệp vụ văn phòng quan tổ chức doanh nghiệp Cơ sở phương pháp luận nghiên cứu: Trong trình nghiên cứu tác giả sử dụng phương pháp nghiên sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tư liệu người trước - Phương pháp phân tích tổng hợp: Là phương pháp vận dụng suốt trình thực đề tài - Phương pháp điều tra khảo sát, vấn trực tiếp với ban lãnh đạo cán phụ trách Với phương pháp giúp có số liệu nhận xét đưa đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời thu thông tin mà khơng thể tìm thấy nguồn tư liệu Ý nghĩa đề tài: - Đưa sở lý luận tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng - Đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng số doanh nghiệp nay, sở lý luận cho đề tài nghiên cứu, tìm hểu chủ đề liên quan lĩnh vực văn phòng - Đưa số giải pháp góp phần tham khảo để nâng cao hiệu tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng quan tổ chức doanh nghiệp Nội dung đề tài: Ngoài phần mở đầu, kết thúc danh mục tài liệu tham khảo nội dung đề tài gồm 03 chương : Chương 1: Khái quát chung công ty cổ phần Thanh Hoa sông Đà Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng cơng ty cổ phần Thanh Hoa Sơng Đà Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 1.1 Khái quát chung doanh nghiệp 1.1.1 Lịch sử phát triển Công ty CP Thanh Hoa Sơng Đà có tiền thân Cơng ty cơng nghệ phẩm Thanh Hóa, cổ phần hóa theo Nghị định 64/CP phủ Trong năm 70-80 kỷ XX, công ty thực nhiệm vụ theo chế kế hoạch mua bán nhà nước giao Cuối năm 80 tình hình chung chuyển đổi cấu kinh tế, cơng ty gặp khơng khó khăn vươn lên đứng vững chế thị trường Ngày 15 tháng 09 năm 2003 theo QĐ 2941/QĐ/UB UBND tỉnh Thanh Hóa việc phê duyệt phương án chuyển Cơng ty cơng nghệ phẩm Thanh Hóa thành Cơng ty cổ phần, với hình thức cổ phần hóa : Bán toán vốn nhà nước doanh nghiệp Vốn điều lệ tỷ đồng Do nhu cầu thiết phải đầu tư xây dựng sở vật chất, cửa hàng theo định tỉnh trước Với số vốn hạn chế có thành lập, Hội đồng quản trị công ty định phải nâng vốn điều lệ lên 10,1 tỷ đồng Ngày 15/05/2004 Đại hội cổ đông thành lập Công ty CP Thanh Hoa Sông Đà theo Giấy chứng nhận kinh doanh số 2603000166 Sở kế hoạch Đầu tư Thanh hóa cấp ngày 19/05/2004 với số vốn điều lệ 10,1 tỷ đồng Hiện cơng ty có trụ sở đặt Số 25 Đại lộ Lê Lợi – Thành phố Thanh Hóa, cơng ty có tổng diện tích đất 10.000m2 tổng số lao động đến thời điểm 143 người Trực thuộc công ty gồm đơn vị phân bổ nhiều địa điểm thành phố Thanh Hóa: Xí nghiệp TMDV số 1, Xí nghiệp TMDV số 2, Nhà hàng Sông Đà, Siêu thị Sông Đà 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Chức Văn phòng: - Tham mưu cho Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Công ty về: - Tổ chức máy mạng lưới - Quản trị nhân - Quản trị văn phòng - Cơng tác bảo vệ, an tồn vệ sinh môi trường 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn: Về công tác nhân sự, máy, đạo tạo - Tham mưu công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân tồn Cơng ty theo luật pháp quy chế Công ty - Tham mưu tổ chức phát triển máy, mạng lưới Công ty phù hợp với phát triển Công ty giai đoạn - Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực - Tham mưu quy chế, sách lĩnh vực tổ chức nhân sự, thiết lập chế quản trị nhân khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển SXKD - Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực tồn Cơng ty đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty giai đoạn - Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo sách, chế độ, Pháp luật Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm CBCNV tồn Cơng ty Về cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Soạn thảo văn bản, tài liệu hành lưu hành nội Cơng ty gửi quan, đơn vị bên - Thực cơng việc lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty - Thực công tác văn thư, lưu trữ - Quản lý dấu Công ty loại dấu tên, chức danh cán Công ty, cấp phát quản lý theo chức loại giấy giới thiệu, giấy đường, giấy uỷ nhiệm Công ty - Quản lý phương tiện thơng tin liên lạc Tồn Cơng ty - Quản lý xe phục vụ công tác theo Quy chế Công ty - Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Cơng ty theo thực 2.1.1.5 Quy trình lập kế hoạch cơng tác văn phòng cơng ty cổ phần Thanh Hoa sông Đà Bước 1: Nghiên cứu Hướng dẫn xây dựng kế hoạch: Tổng hợp từ phòng, phận công ty việc thuộc thẩm quyền giải lãnh đạo công ty Những công việc công việc quan trọng, cần thiết phải đưa vào chương trình, kế hoạch cơng tác chung cơng ty Những tháng cuối năm, nhân viên phụ trách lập kế hoạch công ty Cổ phần Thanh Hoa Sông Đà, phân tích tổng hợp thơng tin thị trường ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty Hướng dẫn xí nghiệp đơn vị trực thuộc Công ty đăng ký số tiêu kế hoạch cho năm tiếp theo, Tổng giám đốc đưa ý kiến đạo Từ trên, sau thu thập, tổng hợp thông tin cần thiết, văn phòng lập kế hoạch phân tích, xử lý thơng tin để lập dự thảo chương trình, kế hoạch công tác đề phương hướng, mục tiêu giải pháp cho kế hoạch năm sau Sau đó, văn phòng Cơng ty Cổ phần Thanh Hoa Sơng Đà chuẩn bị soạn thảo văn hướng dẫn xí ghiệp đơn vị thành viên xây dựng kế hoạch, trình Tổng giám đốc ký duyệt, cuối gửi cho xí nghiệp đơn vị thành viên Bước 2: Xây dựng kế hoạch Sau có đầy đủ thơng tin cần thiết, Văn phòng cơng cơng ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà tiến hành xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt Bước 3: Tổng hợp kế hoạch Trưởng Phòng tổng hợp kế hoạch thành viên phòng, đưa lựa chọn phương án khả thi tham khảo ý kiến nhân viên trước lên, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cuối Bước 4: Trình phê duyệt kế hoạch Sau hồn thành cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng 17 tác, Ban lãnh đạo phòng gửi lên Ban quản trị để lấy ý kiến phê duyệt Hội đồng Sauk hi phê duyệt, hoạt động văn phòng tuân thủ theo kế hoạch đề ra, đảm bảo rõ ràng, khoa học cách làm việc Các nguyên tắc cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Thứ nguyên tắc thống nhất: Nguyên tắc thống yêu cầu bảo đảm phân chia phối hợp chặt chẽ trình xây dựng, triển khai tổ chức thực kế hoạch cấp, phòng ban doanh nghiệp thống 2 Tổ chức xây dựng quy chế, nội quy hoạt động công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 2.2.1 Khái niệm Ở quan, tổ chức hay doanh nghiệp có quy chế làm việc riêng quy định nguyên tắc, chế độ làm việc, quan hệ cơng tác để đảm bảo tính kỷ luật, ngun tắc, hài hòa cấu máy, hoạt động đơn vị Ở quan, tổ chức hay cơng ty có quy chế riêng quy định nguyên tắc, chế độ làm việc, quan hệ cơng tác,… để đảm bảo tính kỉ luật, ngun tắc, hài hòa cấu máy, hoạt động tổ chức Quy chế chế độ quy định quan, tổ chức có thẩm quyền phạm vi định, ban hành có văn có hiệu lực thi hành phạm vi quan, tổ chức Quy chế điều chỉnh vấn đề liên quan đến chế độ sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng Đồng thời, quy chế đưa u cầu cần đạt có tính định khung mang tính nguyên tắc Quy chế ban hành phải đảm bảo yếu tố sau: Tính hợp pháp: Phù hợp với quy định pháp luật, khơng trái luật Tính thực tiễn: Phù hợp với u cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động tổ chức lĩnh vực cụ thể Tính hiệu quả: Tạo hành lang pháp lý cho tổ chức, góp phần tích cực vào 18 cơng tác quản lý, điều hành toàn hoạt động tổ chức; áp dụng phải người tôn trọng quán triệt thực thi Quy chế ban hành độc lập ban hành kèm theo Nghị định 2.2.2 Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy doanh nghiệp Xây dựng quy chế, nội quy quan cần tuân thủ nguyên tắc sau: - Tính hợp pháp: Phù hợp với quy định pháp luật, khơng trái luật - Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động tổ chức lĩnh vực cụ thể - Tính hiệu quả: Tạo hành lang pháp lý cho tổ chức, góp phần tích cực vào cơng tác quản lý, điều hành tồn hoạt động tổ chức; áp dụng phải người tôn trọng quán triệt thực thi 2.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Tổ chức quản lý công tác văn thự lưu trữ gồm có nội dung sau: 2.3.1 Tổ chức thiết lập phận văn thư lưu trữ chuyên trách Tổ chức mà phận văn thư lưu trữ công ty tổ chức khác nhau, phận văn thư lưu trữ tổ chức phòng chuyên trách hay phận quan tổ chức, cán văn thư lưu trữ phải có chun 19 mơn nghiệp vụ, thành thạo kỹ liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 2.3.2 Tổ chức tuyển chọn cán văn thư lưu trữ chuyên trách Việc tuyển chọn cán văn thư lưu trữ chuyên trách thực quy trình tuyển dụng nhân công ty doanh nghiệp Cán văn thư lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ sức khỏe thực công việc phù hợp với vị trí việc làm Việc tuyển chọn cán văn thư lưu trữ số lượng phải phù hợp với yêu cầu công việc quy mô phòng, phận văn thư lưu trữ cơng ty để đảm bảo hiệu công việc tốt 2.4 Tổ chức hội họp công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 2.4.1 Khái niệm họp Họp hình thức giao tiếp Đó nhóm người tập trung lại với mục đích để thảo luận định vấn đề giải cơng việc Vì họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác ý kiến cần phải họp để đưa tiếng nói chung 4.2 Tổ chức trước họp - Xây dựng kế hoạch tổ chức Hội họp Tên họp Mục đích họp Thời gian: Địa điểm: Thành phần tham dự: Người điều hành: Tổng giám đốc Chuẩn bị Nội dung Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ cho họp: Phòng họp phương tiện, thiết bị phục vụ họp(màn chiếu máy chiếu,micro,loa,máy tính,máy ghi âm…) - Chuẩn bị tài liệu cần thiết - Chuẩn bị nước uống - Trang trí phòng họp,kiểm tra phương tiện thiết bị Các chương trình khác như: - Tìm hiểu đối tượng tham dự lập danh sách phân công người viết thư mời - Gửi thư mời 20 - Gửi trước nội dung họp cho người tham dự - Phân cơng người viết biên bản, người đón khách phục vụ buổi họp - Nhắc tham gia họp trước 60 phút Dự trù kinh phí: - Kinh phí trang trí - Kinh phí phục vụ - Kinh phí ăn uống - Các khoản kinh phí khác 2.4.3 Tổ chức điều hành hội họp diễn * Bắt đầu họp Truyền đạt mục tiêu kết mong muốn tới tất người tham dự họp - Nêu cách thức tham gia giao tiếp họp mà bạn mong muốn * Đặt nguyên tắc - Khi họp dừng lại kết thúc - Các thành viên nghe bàn thảo - Các mâu thuẫn, xung đột giải - Mong đợi thành viên - Những chủ đề lưu hành nội - Hãy thể bạn thực đánh giá cao ý kiến, nhận định chất vấn người * Dẫn dắt họp - Dành thời gian để trò chuyện nghe người nói, đồng thời chia sẻ với họ - Làm rõ diễn giải cẩn thận ý kiến then chốt - Đề nghị người đưa quan điểm mình, bảo vệ ý tưởng - Sử dụng “kỹ động não” (brainstorming techniques) * Duy trì trọng tâm tiến triển họp - Thu nhận thông tin liệu từ họp Đảm bảo tất người nghe biết thơng tin - Để người tham dự họp, bạn người dẫn dắt tiến trình mà thơi - Biểu lộ cảm kích ủng hộ đóng góp mang tính xây dựng 21 người - Sử dụng lịch trình để đảm bảo họp tiến triển theo kế hoạch - Để người biết họ giai đoạn lịch trình họp định - Sơ kết điểm chủ chốt để người thông qua - Giúp đỡ người đạt đồng thuận tìm kết luận gười điều hành họp tóm tắt lại nội dung chốt lại vấn đề thống nhất, vấn đề chưa thống (nội dung nguyên nhân) - Thông qua biên họp, báo cáo biên bản, vtoorg hợp định 2.4.4 Tổ chức công việc sau kết thúc họp Sau kết thúc họp văn phòng có trách nhiệm thông báo biên họp thu thập, xếp giấy tờ liên qua đến họp để lập hồ sơ 2.5 Tổ chức phục vụ chuyến công tác cho doanh nghiệp 2.5.1 Tổ chức phân công, công việc trước chuyến Đây giai đoạn chuẩn bị nội dung như: Phương tiện lại, nơi ăn cho quan, lãnh đạo Liên hệ cơng tác, mục tiêu, mục đích chuyến công tác 2.5.2 Tổ chức công việc lãnh đạo công tác Trong lãnh đạo công tác phận văn phòng cơng ty có trách nhiệm tổ chức công việc lãnh đạo công tác giải công việc trước mắt thẩm quyền nhiệm vụ giao 2.5.3 Tổ chức công việc sau chuyến công tác Sau chuyến cơng tác, phận văn phòng có nhiệm vụ hoàn thiện hồ sơ lập lưu hồ sơ chuyến công tác lãnh đạo quan Mặt khác phận văn phòng thực nhiệm vụ tốn chi phí hay tốn khoản chi tiêu phục vụ cho chuyến công tác Cùng với công việc gửi lời cảm ơn tới nơi công tác lãnh đạo tạo điều kiện cho chuyến công tác thành công 2.6 Tổ chức công tác hậu cần 2.6.1 Khái niệm hậu cần 22 Hậu cần mơn khoa học nghiên cứu tính quy luật hoạt động cung ứng đảm bảo yếu tố tổ chức, vật chất kỹ thuật, q trình yếu tiến hành mục tiêu Nó coi nhánh q trình tạo hệ thống liên quan đến nguồn lực người hệ thống máy móc Điều rõ nguồn lực tập trung người với vai trò vừa đối tượng, vừa công cụ tác động, vừa chủ thể trình 2.6.2 Nội dung cơng tác hậu cần Tổ chức hậu cần nhiệm vụ quan trọng phận văn phòng, tổ chức cơng tác hậu cần gồm nội dung sau: - Tổ chức mua sắm, quản lý trang thiết bị, phục vụ cho hoạt động quan, văn phòng - Tổ chức cơng tác tạp vụ - Tổ chức công tác bảo vệ - Tổ chức công tác y tế - Tổ chức điều hành đội xe - Tổ chức quản lý kinh phí văn phòng 2.7 Tổ chức cơng tác lễ tân 2.7.1 Khái niệm, vai trò cơng tác lễ tân Lễ tân tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc tổ chức, cá nhân Nhân viên lễ tân người tiếp đón khách hàng đến liên hệ trực tiếp với quan, tổ chức, doanh nghiệp với nhiệm vụ tạo ấn tượng vàng tốt đẹp, trung gian nhận lưu chuyển điện thoại gọi đến chuẩn chuyên nghiệp lễ tân "là người trực tiếp ảnh hưởng nhiều đến ấn tượng doanh nghiệp lòng khách hàng" Ấn tượng khách hàng lễ tân chuyên nghiệp phải khn mặt ưa nhìn với nụ cười thân thiện trang phục gọn gàng, thể tác phong nhanh nhẹn động Các doanh nghiệp có đồng phục dành riêng cho nhân viên lễ tân 7.2 Các nội dung tổ chức công tác lễ tân - Tổ chức tiếp khách doanh nghiệp - Tổ chức tiếp khách qua phương tiện liên lạc 23 - Tổ chức đãi khách - Tổ chức lễ tân họp 2.8 Tổ chức công tác thi đua khen thưởng Để tổ chức công tác thi đua khen thưởng cần có tiêu chí đánh giá kiểm tra từ tiêu chí vào để định khen thưởng hay kỷ luật, phận chức cần có tiêu chí đánh giá phù hợp, khách quan Nội dung tổ chức thi đua khen thưởng gồm công việc: - Tổ chức xây dựng, ban hành quy chế thi đua khen thưởng - Quy trình tổ chức thi đua khen thưởng Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 3.1 Đánh giá xây dựng cơng tác tổ chức thực nghiệp vụ văn phòng công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 3.1.1 Ưu điểm Cơng tác tổ chức nghiệp vụ văn phòng công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Hoa hoạt động hiệu quả, phát huy vai trò phận văn phòng Về mặt nội dung: Nhìn chung cơng tác tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà đầy đủ có hiệu quả, hoạt động rõ ràng Đội ngũ cán nhân viên công ty người có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực xây dựng tổ chức thực nghiệp vụ 3.1.2 Nhược điểm Vẫn số bất cập tồn doanh nghiệp, cơng ty có quy mơ nhỏ phận văn phòng khơng tổ chức thành phòng hay phận chun mơn mà làm kiêm nhiệm cơng tác văn phòng chưa trọng Việc xây dựng tổ chức thực nghiệp vụ tồn chủ 24 nghĩa kinh nghiệm, nhiều thiếu khách quan việc thực nghiệp vụ văn phòng doanh nghiệp Cơng tác thực nghiệp vụ cơng tác văn phòng ơng tác chưa đáp ứng yêu cầu điều chỉnh chưa kịp thời cơng nghệ, gây khơng khó khăn cho hoạt động triển khai kế hoạch đề 25 3.2.Các giải pháp cho cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác công ty Cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 3.2.1 Đối với với doanh nghiệp Cần ban hành văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác văn phòng quan, doanh nghiệp Quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy trình thực cơng việc Đồng thời cần phổ biến văn quy phạm pháp luật quy định cơng tác văn phòng với phận văn phòng cơng ty Cần trọng bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán chuyên trách, nhân viên văn phòng, kỹ năng, chun mơn, nghiệp vụ để phục vụ cơng việc hồn thành tốt nhiệm vụ chức phận văn phòng Tổ chức lại cấu văn phòng, bố trí lao động hợp lý, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ văn phòng Cơng ty Cổ phần Thanh Hoa Sơng Đà cần đổi dây chuyền sản xuất phù hợp với tiêu chuẩn nước quốc tế, để sản phẩm cơng ty có sức mạnh, có sức cạnh tranh với sản phẩm thuốc thương hiệu khác Cần đưa chương trình, sách động viên, khuyến khích cán bộ, cơng nhân viên cách hợp lý, cho họ động lực việc sản xuất kinh doanh công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cơng ty Tăng cường quản lý đẩy mạnh triển khai hoạt động công tác thực nghiệp vụ văn phòng đồng thời có quan tâm mức đạo kịp thời đến tất phòng, ban cơng ty Tăng cường công tác kiểm tra hoạt động phối hợp cơng tác giữ phòng ban có liên quan công ty để đưa phương án hành động, phương án đạo kịp thời có hiệu quả, giúp công ty phát triển bền vững 3.2.2 Đối với lãnh đạo doanh nghiệp Xây dựng quy chế tuyển dụng phù hợp với văn phòng 26 Xây dựng qui chế tuyển dụng phù hợp với yêu cầu công việc văn hóa cơng ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà tất nhân viên tuyển dụng hội đủ tiêu chí trình độ, khả ngoại ngữ văn hóabcủa Cơng ty - Nguồn nhân lực tuyển dụng chủ yếu tốt nghiệp tuef trường Đại học có uy tín ngồi nước Trước hết cơng ty Văn phòng cần vào nhiệm vụ xây dựng bảng phân tích mơ tả cơng việc để xác định số lượng, tính chất cơng việc cần tuyển dụng vào Văn phòng Bên cạnh việc phân tích cơng việc nhà lãnh đạo đưa tiêu chuẩn cụ thể cho nhân viên , cơng chức Văn phòng phận để lựa chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu Trong trình sử dụng nhân viên hoạt động đánh giá hiệu công việc quan trọng Thơng qua hoạt động Lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình, thực trạng đội ngũ nhân vien , từ quản lý phù hợp như: khen thưởng cá nhân, tập thể thực nhiệm vụ đạt hiệu quả, có trách nhiệm công việc….Đồng thời nhắc nhở, kỷ luật nhân viên chưa làm tốt vai trò mình, chưa có trách nhiệm, nhiệt tình cơng việc Bên cạnh hoạt động việc nâng cao ý thức lãnh đọa, nhân viejc việc công ty điều hét sức quan trọng, để họ thấy chức thực chức đó, đảm bảo vai trò Văn phòng phận tham mưu giúp việc cho lãnh dạo có mối quan hệ tốt với phòng, ban, đồn thể khác Các nhân viên công ty cần nâng cao thái độ làm việc 3.2.3 Đối với cán bộ, nhân viên doanh nghiệp Cần trọng bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán chuyên trách, nhân viên văn phòng, kỹ năng, chuyên môn, nghiệp vụ để phục vụ công việc hoàn thành tốt nhiệm vụ chức phận văn phòng Đội ngũ cán bộ, nhân viên phòng kinh doanh cần tích cực nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sức mua, thị phần sản phẩm để có nhìn khách quan v ề mạnh sản phẩm cơng ty, phục vụ cho q trình xây 27 dựng chương trình, kế hoạch cơng tác hiệu 3.2.4 Đối với việc thực nghiệp vụ văn phòng Các nhân viên phòng cần trau dồi thêm kỹ làm việc, kỹ xử lý tình phát sinh trình làm việc, đảm bảo ứng biến với thay đổi bất thường gặp cơng việc Hồn thiện kỹ soạn thảo ban hành văn bản, trình bày rõ ràng, mạch lạc, lên kế hoạch khoa học hiệu Cần đưa đề xuất mong muốn cá nhân để hoàn thiện mơi trường làm việc văn phòng hồn thiện nội dung cơng tác Tích cực tham gia chương trình, hoạt động học hỏi kinh nghiệm, học hỏi nghiệp vụ văn phòng để làm việc, hoạt động theo tiêu chuẩn đề 28 KẾT LUẬN Từ tìm hiểu tơi thấy rõ tầm quan trọngcủa nghiệp vụ công tác văn phòng doanh ghiệp Với tìm hiểu tổng quát công tác tổ chức thực nghiệp vụ công tác doanh ghiệp để từ thấy rõ tầm quan trọng khơng giúp cho doanh nghiệp sử dụng có hiệu nguồn lực sản xuất mà giúp doanh nghiệp tạo gắn kết phận chức doanh nghiệp, hướng hoạt động doanh nghiệp vào mục tiêu chung doanh nghiệp Hơn giúp doanh nghiệp có tham gia người lao động, phát huy tính sáng tạo người doanh nghiệp,làm cho kế hoạch lập thể đầy đủ ý trí nguyện vọng người nhờ mà doanh nghiệp phát huy hết tiềm Thơng qua tìm hiểu mà thấy rõ thực trạng số doanh nghiệp nhà nước từ đề số giải pháp để nâng cao hiệu công tác lập thực công tác ghiệp vụ văn phòng doanh nghiệp nhà nước nói riêng tất doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế nói chung Để từ góp phần đưa đất nước lên, nâng cao khả cạnh tranh doanh nghiệp nói riêng kinh tế nói chung đặc biệt trước tình hình Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại giới (WTO) Bên cạnh đó, Văn phòng nơi máy lãnh đạo bàn thảo ban hành định quản lý, trụ sở liên lạc giao dịch thức quan, tổ chức, doanh nghiệp với quan, đối tác bên ngồi Văn phòng nơi thu thập xử lý thông tin, nơi tổ chức theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết thực định quản lý ban hành Có thể nói, văn phòng phận tham mưu đắc lực cho cấp lãnh đạo quản lý việc tổ chức, điều hành hoạt động quan, doanh nghiệp Bài tập lớn nghiên cứu sở lý luận, sở khoa học công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phòng để thấy tầm quan trọng tồn phát triển tổ chức Vậy, để tiếp tục phát huy mạnh mình, công ty, doanh 29 nghiệp cần ý đến cơng tác xây dựng chương trình, mục tiêu, chiến lược cơng tác để tạo cho chỗ đứng vững trước thị trường đầy biến động ngày 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ (2005), Nguyễn Thị Thảo Quản trị văn phòng NXB Thống kê Ths Trần Thị Ngà (2003), Tài liệu mơn học Quản trị văn phòng NXB Thống kê Vương Thị Thanh (2009), Quản trị hành văn phòng NXB Thống kê Lê Văn In (1996), Quản trị văn phòng doanh nghiệp NXB Thống kê Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng NXB Khoa học kỹ thuật Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học NXB Thống kê Quản trị hành văn phòng (Mike Harvay - Nhà xuất thống kê) Các tài liệu, khóa luận Nghiên cứu chủ đề người trước Các Website : http://tailieu.vn/doc/hanh-chinh-van-phong-1304819.html http://giaiphapdaotaovnnp.edu.vn/hanh-chinh-nhan-su/day-nghe-hanhchinh/604-khoa-ky-nang-va-kinh-nghiem-phat-trien-nghe-hanh-chinh-chuyennghiep 31 ... 11 Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 2.1 Nội dung tổ chức cơng tác nghiệp vụ văn phòng công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 2.1.1 .Tổ chức, xây... CƠNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SƠNG ĐÀ 3.1 Đánh giá xây dựng cơng tác tổ chức thực nghiệp vụ văn phòng cơng ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 3.1.1 Ưu điểm Công tác tổ chức nghiệp vụ văn phòng cơng ty cổ phần. .. chung công ty cổ phần Thanh Hoa sông Đà Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng cơng ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức nghiệp