Khảo sát thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty cổ phần thanh hoa sông đà

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài: 2 5. Cơ sở và phương pháp luận nghiên cứu: 2 6. Ý nghĩa của đề tài: 2 7. Nội dung đề tài: 3 Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 4 1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp 4 1.1.1. Lịch sử phát triển 4 1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 4 1.2.1. Chức năng của Văn phòng: 4 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 5 1.3.. Hệ thống cơ cấu tổ chức 6 1.4. Nội dung công tác văn phòng 8 1.4.1. Khái niệm 8 1.4.2. Vị trí vai trò của văn phòng 9 1.4.2.1. Vị trí 9 1.4.2.2. Chức năng của văn phòng 10 Tiều kết: 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 12 2.1. Nội dung tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng tại công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 12 2.1.1.Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch 12 2.1.1.1. Khái niệm chương trình, kế hoạch 12 2.1.1.2 Vai trò của chương trình kế hoạch trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. 13 2.1.1.3.Các căn cứ Để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 14 2.1.1.4.Quy trình Công tác xây dựng chương trình làm việc của công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 16 2.1.1.5. Quy trình lập kế hoạch công tác của văn phòng công ty cổ phần Thanh Hoa sông Đà 17 2..2. Tổ chức xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động của công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 18 2.2.1. Khái niệm 18 2.2.2. Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy của doanh nghiệp 19 2.3. Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ 19 2.3.1. Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách 19 2.3.2. Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách 20 2.4. Tổ chức cuộc hội họp của công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 20 2.4.1. Khái niệm cuộc họp 20 2..4.2.. Tổ chức trước cuộc họp 20 2.4.3. Tổ chức điều hành khi hội họp diễn ra 21 2.4.4. Tổ chức công việc sau khi kết thúc cuộc họp 22 2.5. Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho doanh nghiệp 22 2.5.1 Tổ chức phân công, công việc trước chuyến đi 22 2.5.2. Tổ chức công việc khi lãnh đạo đi công tác 23 2.5.3. Tổ chức công việc sau chuyến đi công tác 23 2.6. Tổ chức công tác hậu cần 23 2.6.1. Khái niệm hậu cần 23 2.6.2. Nội dung công tác hậu cần 23 2.7. Tổ chức công tác lễ tân 24 2.7.1. Khái niệm, vai trò của công tác lễ tân 24 2..7.2. Các nội dung tổ chức công tác lễ tân 24 2.8. Tổ chức công tác thi đua khen thưởng 24 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 24 3.1. Đánh giá xây dựng công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn phòng tại công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 24 3.1.1. Ưu điểm 25 3.1.2. Nhược điểm 25 3.2.Các giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại công ty Cổ phần Thanh Hoa Sông Đà. 26 3.2.1. Đối với với doanh nghiệp 26 3.2.2. Đối với lãnh đạo doanh nghiệp 26 3.2.3. Đối với các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp 27 3.2.4. Đối với việc thực hiện nghiệp vụ văn phòng 28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện được đề tài trên em xin chân thành cảm ơn Th.s Nguyễn HữaDanh Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy vàhướng dẫn học phần Quản trị văn phòng trong doanh nghiệp Em đã cố gắng ápdụng kiến thức được học trong nhà trường và đời sống thực tế để hoàn thành đề tàinày.Tuy nhiên do kiến thức còn hạn chế nên thiếu sót là điều không thể tránh khỏi.Kính mong có thể nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan nội dung trong đề tài này của em là đúng với thực tếcủa Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà Đề tài của em có sử dụng một sốtài liệu qua sách, báo, tạp chí, trang web

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Lịch sử nghiên cứu: 1

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài: 2

5 Cơ sở và phương pháp luận nghiên cứu: 2

6 Ý nghĩa của đề tài: 2

7 Nội dung đề tài: 3

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 4

1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp 4

1.1.1 Lịch sử phát triển 4

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 4

1.2.1 Chức năng của Văn phòng: 4

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 5

1.3 Hệ thống cơ cấu tổ chức 6

1.4 Nội dung công tác văn phòng 8

1.4.1 Khái niệm 8

1.4.2 Vị trí vai trò của văn phòng 9

1.4.2.1 Vị trí 9

1.4.2.2 Chức năng của văn phòng 10

Tiều kết: 11

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 12

2.1 Nội dung tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng tại công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 12

2.1.1.Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch 12

2.1.1.1 Khái niệm chương trình, kế hoạch 12

2.1.1.2 Vai trò của chương trình kế hoạch trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp 13

2.1.1.3.Các căn cứ Để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 14

2.1.1.4.Quy trình Công tác xây dựng chương trình làm việc của công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 16

2.1.1.5 Quy trình lập kế hoạch công tác của văn phòng công ty cổ phần Thanh Hoa sông Đà 17

2 2 Tổ chức xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động của công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 18

2.2.1 Khái niệm 18

2.2.2 Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy của doanh nghiệp 19

2.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ 19

2.3.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách 19

2.3.2 Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách 20

2.4 Tổ chức cuộc hội họp của công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 20

2.4.1 Khái niệm cuộc họp 20

2 4.2 Tổ chức trước cuộc họp 20

2.4.3 Tổ chức điều hành khi hội họp diễn ra 21

2.4.4 Tổ chức công việc sau khi kết thúc cuộc họp 22

2.5 Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho doanh nghiệp 22

2.5.1 Tổ chức phân công, công việc trước chuyến đi 22

2.5.2 Tổ chức công việc khi lãnh đạo đi công tác 23

2.5.3 Tổ chức công việc sau chuyến đi công tác 23

2.6 Tổ chức công tác hậu cần 23

2.6.1 Khái niệm hậu cần 23

2.6.2 Nội dung công tác hậu cần 23

2.7 Tổ chức công tác lễ tân 24

2.7.1 Khái niệm, vai trò của công tác lễ tân 24

2 7.2 Các nội dung tổ chức công tác lễ tân 24

2.8 Tổ chức công tác thi đua khen thưởng 24

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ 24

3.1 Đánh giá xây dựng công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn phòng tại công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 24

3.1.1 Ưu điểm 25

3.1.2 Nhược điểm 25

3.2.Các giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại công ty Cổ phần Thanh Hoa Sông Đà 26

3.2.1 Đối với với doanh nghiệp 26

3.2.2 Đối với lãnh đạo doanh nghiệp 26

3.2.3 Đối với các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp 27

3.2.4 Đối với việc thực hiện nghiệp vụ văn phòng 28

KẾT LUẬN 29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Bất kỳ một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp nào muốn duy trìhoạt động được liên tục và thông suốt cần phải có bộ phận giúp việc (bộ phậnvăn phòng), chính vì vậy khi nhắc đến các cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấnmạnh đến vai trò của bộ phận văn phòng, văn phòng luôn được coi là bộ máythực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan Đảmbảo cho công tác lãnh dạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạtđộng thường xuyên, liên tục và hiệu quả

Bộ phận văn phòng có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các cơquan, tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng, bộ phận văn phòng góp phầnthể hiện thương hiệu, hình ảnh của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Chính vìvậy để có một bộ máy văn phòng làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp, thực hiệntốt các nhiệm vụ được giao thì công tác tổ chức các nghiệp vụ văn phòng phảihợp lý, khoa học và theo trình tự nhất định.Việc tổ chức các nghiệp vụ công tácvăn phòng giúp cho hoạt động văn phòng diễn ra theo trình tự, mọi công việcđược chủ động, sáng tạo, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, phát huytốt các vai trò và chức năng của văn phòng trong quá trình giúp việc cho cơquan, tổ chức và lãnh đạo Hiện nay các cơ quan hay doanh nghiệp đã chú ý vànhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức nghiệp vụ, công tác văn phòngtrong quá trình hoạt động của bộ phận văn phòng, tuy nhiên với thực trạng hiện

nay vẫn còn một số bất cập, khó khăn còn tồn tại Vì vậy em chọn đề tài: “Khảo sát thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà.”

của tác giả TS Trần Thị Ngân, Nxb Thống kê, HN.

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Nội dung của việc tổ chức công tác văn phòng.

Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay vàgiái pháp nâng cao tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng

Phạm vi nghiên cứu: Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số

doanh nghiệp hiện nay và giái pháp nâng cao tổ chức nghiệp vụ công tác vănphòng Công ty cổ phần Xuân Hòa

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài:

- Tìm hiểu lý luận chung về công tác văn phòng và tổ chức nghiệp vụcông tác văn phòng

- Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiệnnay

- Đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức nghiệp

vụ văn phòng trong các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp

5 Cơ sở và phương pháp luận nghiên cứu:

Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứsau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu củangười đi trước

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụngtrong suốt quá trình thực hiện đề tài

- Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo vàcán bộ phụ trách Với phương pháp này giúp có các số liệu và nhận xét đượcđưa ra trong đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời thu được những thông tin màkhông thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu

6 Ý nghĩa của đề tài:

- Đưa ra những cơ sở lý luận về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng

- Đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại một sốdoanh nghiệp hiện nay, là cơ sở lý luận cho những đề tài nghiên cứu, tìm hểu về

chủ đề liên quan lĩnh vực văn phòng.

- Đưa ra một số giải pháp góp phần tham khảo để nâng cao hiệu quả tổchức nghiệp vụ công tác văn phòng trong các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp

7 Nội dung đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo nội dung đềtài gồm 03 chương :

Chương 1: Khái quát chung về công ty cổ phần Thanh Hoa sông Đà

Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty

cổ phần Thanh Hoa Sông Đà.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức nghiệp

vụ công tác văn phòng tại công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ

1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp

1.1.1 Lịch sử phát triển

Công ty CP Thanh Hoa Sông Đà có tiền thân là Công ty công nghệ phẩmThanh Hóa, được cổ phần hóa theo Nghị định 64/CP của chính phủ Trongnhững năm 70-80 của thế kỷ XX, công ty thực hiện nhiệm vụ theo cơ chế kếhoạch mua bán nhà nước giao Cuối những năm 80 trong tình hình chung vềchuyển đổi cơ cấu kinh tế, công ty gặp không ít khó khăn khi vươn lên đứngvững trong cơ chế thị trường

Ngày 15 tháng 09 năm 2003 theo QĐ 2941/QĐ/UB của UBND tỉnhThanh Hóa về việc phê duyệt phương án chuyển Công ty công nghệ phẩmThanh Hóa thành Công ty cổ phần, với hình thức cổ phần hóa là : Bán toán bộvốn nhà nước tại doanh nghiệp Vốn điều lệ là 5 tỷ đồng

Do nhu cầu bức thiết phải đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, cửa hàng theoquyết định của tỉnh trước đó Với số vốn hạn chế hiện có khi thành lập, Hộiđồng quản trị công ty quyết định phải nâng vốn điều lệ lên 10,1 tỷ đồng

Ngày 15/05/2004 Đại hội cổ đông thành lập Công ty CP Thanh Hoa Sông

Đà theo Giấy chứng nhận kinh doanh số 2603000166 do Sở kế hoạch và Đầu tưThanh hóa cấp ngày 19/05/2004 với số vốn điều lệ là 10,1 tỷ đồng

Hiện nay công ty có trụ sở chính đặt tại Số 25 Đại lộ Lê Lợi – Thành phốThanh Hóa, công ty có tổng diện tích đất là 10.000m2 và tổng số lao động đếnthời điểm này là 143 người Trực thuộc công ty gồm 4 đơn vị phân bổ tại nhiềuđịa điểm tại thành phố Thanh Hóa: Xí nghiệp TMDV số 1, Xí nghiệp TMDV số

2, Nhà hàng Sông Đà, Siêu thị Sông Đà

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

1.2.1 Chức năng của Văn phòng:

- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong về:

- Tổ chức bộ máy và mạng lưới

- Quản trị nhân sự

- Quản trị văn phòng

- Công tác bảo vệ, an toàn và vệ sinh môi trường

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:

 Về công tác nhân sự, bộ máy, đạo tạo

- Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua,khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chếcủa Công ty

- Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với

sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn

- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực

- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự,thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triểnSXKD

- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công tyđáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn

- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo đúng chính sách,chế độ, Pháp luật Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của CBCNV trongtoàn Công ty

 Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công tycũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài

- Thực hiện công việc lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chứcĐại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trongCông ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy điđường, giấy uỷ nhiệm của Công ty

- Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của Toàn Công ty

- Quản lý xe con phục vụ đi công tác theo Quy chế Công ty

- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theo

định mức quy định.

- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong cácvấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính

Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường

- Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, antoàn cơ sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trong toàn Công ty

- Quản lý công tác vệ sinh môi trường trong phạm vi toàn Công ty(Nghiên cứu hướng dẫn triễn khai, kiểm tra, xử lý vi phạm )

 Về công tác quản lý tài sản

- Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhucầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng,theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế)

- Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty: Nhà cửa, lán trại, kho tàng,sân bãi (Mở sổ sách theo dõi, kế hoạch di tu, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp)

- Quản lý các hệ thống cấp điện, cấp nước tại các TTTM 25 Lê Lợi vàsiêu thị 301 cho các đơn vị và các đối tác thuê sử dụng Quản lý điện năng,lượng nước tiêu thụ và xác định tiền nước, tiền điện của từng đơn vị và các hộtiêu thụ hàng tháng phải thu cho Công ty

- Quản lý việc tu sửa, bảo dưỡng, sửa chữa các tài sản cố định do Công tytrực tiếp quản lý (Trừ các TSCĐ đã giao cho các đơn vị trực thuộc quản lý)

- Quản lý toàn bộ đất đai của Công ty theo các hợp đồng thuê đất và quyđịnh của Pháp luật

1.3 Hệ thống cơ cấu tổ chức

Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị đại diện cho đại hội đồng cổ đông hoạt động dưới sựkiểm tra, kiểm soát của Ban kiểm soát Hội đồng quản trị quyết định kế hoạchsản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm của công ty, tham gia bổ nhiệm, bãinhiệm các chức giám đốc, cán bộ quản lý, quyết định cơ cấu kinh doanh

Ban giám đốc

- Tổng giám đốc: Là người chịu trách nhiệm tổ chức quản lý và điều hành

toàn bộ hoạt động của Công ty, trực tiếp phụ trách kinh doanh Là người lãnhđạo phụ trách chung và là người đại diện pháp nhân của doanh nghiệp trước nhànước và pháp luật Tổng giám đốc Công ty phân công, phân nhiệm hay uỷ quyềncho phó tổng giám đốc, trưởng các phòng ban chức năng, các giám đốc xínghiệp thực hiện một số mặt hoạt động của công ty theo chế độ cá nhân phụtrách.

- Phó tổng giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc vềnhững việc Tổng giám đốc uỷ quyền và phân công cụ thể, chỉ đạo các bộ phậnnghiệp vụ, xây dựng và hướng dẫn thực hiện các chế độ, tiêu chuẩn, định mứccủa đơn vị

Các phòng ban

- Phòng tổ chức – hành chính: Là một bộ phận tham mưu, gíup việc choTổng giám đốc công ty trong việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý tài sản,quản trị văn phòng, công tác bảo vệ, an ninh trật tự

- Phòng tài chính – kế toán: Chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán kế toántheo đúng quy định nhà nước; tham mưu cho Tổng giám đốc Công ty về côngtác tài chính kế toán; Giúp Tổng giám đốc công ty về công tác quản lý, sử dụngvốn (tài sản, nguyên vật liệu, tiền vốn, chi phí sản xuất kinh doanh) để đạt đượcmục đích đề ra của Đại hội cổ đông và hội đồng quản trị, phù hợp với chủtrương, chính sách pháp luật hiện hành, các quy định của nhà nước về kế toánthống kê

- Phòng kế hoạch – kinh doanh: Có chức năng nắm bắt các thông tin kinh

tế thị trường, xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư cho từng giaiđoạn, lập phương án kinh doanh cụ thể và giám sát thực hiện, tham mưu choTổng giám đốc công ty về đầu tư, sản xuất kinh doanh

 Sơ đồ bộ máy quản trị

Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo

: Quan hệ kiểm tra giám sát

1.4 Nội dung công tác văn phòng

1.4.1 Khái niệm

Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau:

- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ

giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệmnày thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thìthành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN KIỂM SOÁT

T ỔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

KINH DOANH

phòng Tổng công ty…), còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng

là phòng hành chính tổng hợp

- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa

điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó

Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều cóđiểm chung đó là:

+ Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức hợp lý với đặc điểm cụ thể củatừng cơ quan Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồmnhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạtđộng; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thìvăn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu

+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhấtđịnh Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểmhoạt động của công tác văn phòng

Hiện nay ở Việt Nam có 3 loại văn phòng:

- Văn phòng của các cơ quan nhà nước: Văn phòng Chính phủ, văn phòngQuốc hội, Văn phòng bộ và các cơ quan ngang bộ, Văn phòng UBND các cấp…

- Văn phòng các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng của cơ quan Đảng,văn phòng của các hội, đoàn thanh niên, hội phụ nữ…

- Văn phòng của các doanh nghiệp, công ty

1.4.2 Vị trí vai trò của văn phòng

1.4.2.1 Vị trí

Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, bởi vì các cơ quan tổchức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống các văn bản đi,văn bản đến và văn bản nội bộ Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp,hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng ban và đơn vị trong tổ chức

Văn phòng là bộ phận luôn gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo,nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức

Văn phòng là bộ phận thực hiện việc kết nối các mối quan hệ quản lýtrong tổ chức Khác với các bộ phận khác văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang

tính thường xuyên, liên tục.

1.4.2.2 Chức năng của văn phòng

* Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản

lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt độngcủa họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phảitinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chínhxác kịp thời mọi vấn đề Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản

lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết làcông tác tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phầntìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tậpthể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn

vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này đượcthuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bêntrong và bên ngoài, phân tích, xử lý và quản lý các thông tin đó theo nhữngnguyên tắc trình tự nhất định

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụthể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như côngnghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán…

Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ởtừng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắcphục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từcác bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất sau đótrình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ

sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ Như vậy, văn phòng vừa

là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ýkiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị

* Chức năng giúp việc điều hành

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của lãnhđạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình

kế hoạch công tác: quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kếhoạch đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị,các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

* Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ, trang thiết bị thiết yếu cho hoạtđộng hàng ngày Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phươngtiện, thiết bị, dụng cụ, trang thiết bị thiếy yếu đó để bảo đảm sử dụng có hiệuquả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của cácphương tiện, vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt độngcủa các cơ quan, đơn vị

Tiều kết:

Như vậy, chương 1 giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Thanh HoaSông Đà Giới thiệu khái quát chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòngcông ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà thực hiện, những công việc mà văn phòngđảm nhiệm tham mưu giúp việc cho công ty về mảng hành chính, văn phòng làđầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên Cácchức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sựcần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ

2.1 Nội dung tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng tại công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà

2.1.1.Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch

Đây là một nhiệm vụ cơ bản của bộ phận văn phòng, việc tổ chức xâydựng chương trình kế hoạch diễn ra thường xuyên và liên tục

2.1.1.1 Khái niệm chương trình, kế hoạch

* Khái niệm chương trình:

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công táchoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, doanh nghiệp một ngành chủquản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời giannhất định

Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc raquyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Sau khi đã được phê duyệthoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiệnnghiêm túc

* Khái niệm kế hoạch:

Kế hoạch là một nội dung và là một chức năng quan trọng nhất của quản

lý Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trìnhhoạt động trong tương lai của một tổ chức, của một doanh nghiệp Kế hoạch hóacũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước Kếhoạch là xác định mục tiêu và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu

Kế hoạch bao gồm việc lựa chọn một đường lối hành động mà một doanhnghiệp, công ty hoặc cơ sở nào đó, và mọi bộ phận của nó sẽ tuân theo Kếhoạch có nghĩa là xác định trước phải làm gì, làm như thế nào, vào khi nào và ai

sẽ làm Việc làm kế hoạch là bắc một nhip cầu từ trạng thái hiện tại của ta tớichỗ mà chúng ta muốn có trong tương lai

2.1.1.2 Vai trò của chương trình kế hoạch trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.

Việc xây dựng chương trình kế hoạch có ý nghĩa quan trọng Trên thực

tế, có thể không có kế hoạch nào hoàn toàn đúng, hoặc không khả thi nhưngkhông hoạch định gì thì cũng không được Kế hoạch là tiêu chuẩn, là thước đokết quả so với những gì đã đề ra Kế hoạch dù có sai vẫn rất cần thiết điều nàyđặc biệt quan trọng trong kinh doanh, nó là trọng tâm của hoạt động kinhdoanh.]Việc viết một kế hoạch kinh doanh là một bước quan trọng trong việc tạonên nền tảng cho quá trình thực hiện mục tiêu có tính thực tế của doanh nghiệp

Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đạtđược mục tiêu một cách tương đối chính xác Chương trình, kế hoạch gópphần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp

Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thờigian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chươngtrình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động Làmviệc theo chương trình, kế hoạch giúp cho doanh nghiệp chủ động công việc,biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc

Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sựthay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫnđạt mục tiêu đã đề ra

Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp phân bổ

và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lựclượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàngcác đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra

Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho giám đốc công ty, trưởng phòngkinh doanh điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâuthuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo,điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cửa cơ quan ,doanh nghiệp