CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN tại Công ty Cổ phần Năng lực Việt

MỤC LỤC Chương I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT 1 I .Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Năng lực Việt : 1 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Năng lực Việt 4 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Năng lực Việt. 9 II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 10 1.Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính tổng hợp 10 2. Cơ cấu tổ chức phòng hành chính tổng hợp 11 III. Khảo sát tinh thần tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Năng lực Việt 11 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 11 1.1. đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 11 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dưng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm hạn chế. 12 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghỉ (hoặc hội thảo , cuộc họp) của cơ quan. 14 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan. 15 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan 17 1.6. Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan . 17 2. Khảo sát về công tác văn thư 18 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ 19 CHƯƠNG II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 22 1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 22 1.1 Lịch công tác tuần của Công ty Cổ phần Năng lực Việt 22 2.2 Lịch công tác tháng của cơ quan 24 1.3 Lịch công tác quý của cơ quan 28 2.Giúp cơ quan mẫu hóa một số văn bản sau : 29 2.1 Công văn trao đổi 29 2.2 Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 33 2.3 Kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 34 3.Xây dưng quy trình tổ chức hội nghị hội họp của cơ quan 36 4.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan. Nhận xét ưu điểm nhược điểm của mô hình văn phòng 36 5.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan .Nhận xét về ưu điểm nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng hành chính 39 CHƯƠNG III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 40 1. Ưu điểm: 40 2. Nhược điểm: 41 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 42 LỜI CẢM ƠN 44 DANH MỤC VIẾT TẮT 45

MỤC LỤC Chương I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT .1 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Năng lực Việt : 1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty Cổ phần Năng lực Việt Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Năng lực Việt II Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng quan thực tập 10 1.Chức nhiệm vụ phòng hành tổng hợp 10 Cơ cấu tổ chức phòng hành tổng hợp .11 III Khảo sát tinh thần tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phòng Cơng ty Cổ phần Năng l ực Việt 11 1.Khảo sát tổ chức cơng tác văn phòng .11 1.1 đánh giá vai trò văn phòng việc thực ch ức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan .11 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dưng ch ương trình cơng tác thường kỳ quan Đánh giá ưu điểm hạn chế 12 1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức 01 hội nghỉ (hoặc hội th ảo , cu ộc h ọp) quan 14 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác lãnh đạo c quan 15 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi th ức nhà nước văn hóa cơng sở quan .17 1.6 Khảo sát mơ hình văn phòng phòng hành c c quan 17 Khảo sát công tác văn thư 18 Khảo sát tình hình thực nhiệm vụ lưu trữ 19 CHƯƠNG II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .22 1.Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 22 1.1 Lịch công tác tuần Công ty Cổ phần Năng lực Việt 22 2.2 Lịch công tác tháng quan 24 1.3 Lịch công tác quý quan 28 2.Giúp quan mẫu hóa số văn sau : 29 2.1 Công văn trao đổi 29 2.2 Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm .33 2.3 Kế hoạch tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo .34 3.Xây dưng quy trình tổ chức hội nghị hội họp quan .36 4.Xây dựng mơ hình văn phòng đại quan Nh ận xét ưu ểm nhược điểm mơ hình văn phòng 36 5.Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng hành quan Nhận xét ưu điểm nhược điểm c c ấu tổ chức, máy văn phòng phòng hành 39 CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác văn phòng quan 40 Ưu điểm: 40 Nhược điểm: 41 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc ph ục nh ững nhược điểm 42 LỜI CẢM ƠN 44 DANH MỤC VIẾT TẮT .45 Chương I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức c Công ty Cổ phần Năng lực Việt :  Bối cảnh thành lập Công ty Việt Nam giai đoạn chuyển mạnh mẽ nh vi ệc m cửa, thu hút vốn đầu tư nước ngồi Các khu cơng nghi ệp, khu ch ế xu ất phát triển mở rộng khơng ngừng Điều dẫn đến vi ệc phát tri ển, thành lập ạt doanh nghiệp hoạt động ngành thiết bị ph ụ tr ợ công nghiệp Tuy nhiên, với đặc thù chất lượng dịch vụ h ướng tới khách hàng mạnh mẽ doanh nghiệp FDI, việc đòi hỏi doanh nghiệp ph ụ tr ợ nước phải đẩy mạnh hoạt động nâng cao ch ất lượng s ản ph ẩm, giảm giá thành ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất nhu cầu tất yếu cần thiết bối cảnh Các kỹ sư khí tự động hóa, với kinh nghiệm h ơn 10 năm tu nghiệp làm việc cho công ty Nhật Bản ngành công nghiệp ô tô xe máy, xây dựng phát triển Năng Lực Vi ệt, lĩnh v ực hoạt động chính: sản xuất chế tạo máy thiết bị tự động hóa cơng nghiệp, cung cấp thiết bị linh kiện tiêu chuẩn ph ục vụ sản xuất công nghiệp Niềm tin khách hàng chìa khóa thành cơng, nên v ới tơn “nỗ lực tối đa, xây dựng niềm tin” tập thể Năng L ực Việt n ỗ l ực cải tiến không ngừng, áp dụng khoa học kỹ thuật m ới, đ ưa chất l ượng s ản phẩm dịch vụ vượt lên mong đợi khách hàng, dần kh ẳng đ ịnh vị trí lực tập thể trẻ, động, sáng tạo đầy nhiệt huyết Năng Lực Việt tâm khẳng định trì giá tr ị Vi ệt đ ược cha ông để lại, đồng thời chung tay góp sức cho s ự phát triển c xã h ội, giá trị cốt lõi mà công ty kh ẳng định h ướng t ới t thành lập  Chặng đường phát triển Công ty Năm 2016 Ngày 28 tháng năm 2016 Công ty Cổ phần Công nghệ Năng Lực Việt ( VCC ) khánh thành nhà máy Lô B2-3-3b KCN Nam Thăng Long , P Thuỵ Ph ương, Q Bắc T Liêm, TP Hà Nội Năm 2014 Ngày 31 tháng 10 năm 2014 Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ Năng Lực Việt trao chứng ISO 9001 - 2008 tổ chức BCI cấp Năm 2013 Ngày 05 tháng 12 năm 2013 Nhằm đáp ứng nhu cầu tăng lực sản xuất, công ty chuy ển sang nhà máy địa Lô A2CN4, Cụm công nghiệp T Liêm, Ph ường Phương Canh, Nam Từ Liêm, Hà Nội Đánh dấu bước thay đổi lớn c ả tính chun nghiệp lẫn quy mơ sản xuất Ngày 22 tháng năm 2013 VCC vinh dự đón chủ tịch tập đồn Denso, ngài Fukuya, sang thăm thức nhà máy Vicotech, điều thể tin tưởng nh s ự trưởng thành Vicotech khách hàng Năm 2012 Tháng 10 năm 2012 Sản xuất bàn giao dây chuyền lắp ráp valve tái tuần hồn khí th ải động tơ Dự án (gần triệu USD) thành công th ể b ước tiến rõ r ệt Vicotech kinh nghiệm thiết kế sản xuất máy tự động hoá Ngày 30 tháng 07 năm 2012 VCC thành lập phòng R&D (nghiên cứu phát triển ứng dụng), hướng tới sản phẩm mang thương hiệu Vicotech tr ương lai Ngày 22 tháng 07 năm 2012 Công ty chuyển nhà máy tới địa Lô A2, Đ ường CN5, C ụm công nghiệp Từ Liêm, Phường Minh Khai, Bắc Từ Liêm, Hà Nội Đánh dấu bước thay đổi lớn tính chuyên nghiệp sản xuất Năm 2011 Tháng 10 năm 2011 Công ty mở rộng sản xuất xưởng nhằm đáp ứng tăng cao đ ơn hàng Ngày 04 tháng 07 năm 2011 VCC thành lập phòng thiết kế điện - Năm 2010 Ngày 03 tháng 11 năm 2010 Công ty xuất đơn hàng chế tạo máy Ngày 28 tháng 04 năm 2010 Sở kế hoạch đầu tư TP Hà nội th ức phê duyệt đăng ký kinh doanh, Công ty CP Thương mại & Công nghệ Năng L ực Vi ệt th ức vào hoạt động với lĩnh vực chính: Thiết kế sản xuất máy tự động hóa Gia cơng đồ gá, chi tiết Kinh doanh thương mại máy móc phụ tùng cơng nghiệp  GIÁ TRỊ CỐT LÕI SỨ MỆNH Khẳng định trì giá trị Việt Cống hiến hạnh phúc phát triển xã hội PHƯƠNG CHÂM KINH DOANH Thỏa mãn khách hàng sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao Nắm bắt xu hướng, khuếch trương nội lực Tôn trọng thiên nhiên, hòa vào cộng đồng Xây dựng cơng ty lớn mạnh sở tôn trọng cá nhân HÀNH ĐỘNG NHÂN VIÊN Sáng kiến táo bạo, hành động xác thực, thực triệt để Hợp tác, thách thức tương lai tinh thần team work Khơng ngừng hồn thiện thân đáp ứng lòng tin Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty Cổ phần Năng lực Việt Chức Nhiệm vụ Quyền hạn - Là người đại diện công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật - Có lực hành vi dân - Quản lý, điều hành hoạt không thuộc đối tượng bị cấm động hàng ngày toàn Tổng Giám đốc quản lý theo quy định luật công ty doanh nghiệp - Chịu trách nhiệm trực tiếp - Có năm kinh nghiệm hoạt động công ty làm việc vị trí tương đương - Tốt nghiệp đại học - Am hiểu hệ thống văn quy phạm pháp luật - Tuổi > 30 Phó Tổng - Có năm kinh nghiệm - Giúp việc cho Tổng Giám Giám đốc làm việc vị trí tương đương đốc quản lý điều hành - Tốt nghiệp đại học hoạt động công ty - Am hiểu hệ thống văn theo phân công Tổng quy phạm pháp luật Giám đốc - Tuổi > 30 - Chủ động tích cực triển khai, thực nhiệm vụ phân công chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc hiệu hoạt động - Theo ủy quyền văn Tồng Giám đốc phù hợp với giai đoạn phân cấp cơng việc Có năm kinh nghiệm - Giúp việc cho Tổng Giám làm việc vị trí tương đương đốc quản lý điều hành - Tốt nghiệp đại học hoạt động công ty - Am hiểu hệ thống văn theo phân công Tổng quy phạm pháp luật Giám đốc - Tuổi > 30 - Chủ động tích cực triển khai, thực nhiệm vụ Giám đốc phân công chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc hiệu hoạt động - Theo ủy quyền văn Tồng Giám đốc phù hợp với giai đoạn phân cấp cơng việc Phó Giám Có năm kinh nghiệm - Được ủy quyền Giám đốc làm việc vị trí tương đương đốc kỹ thuật quản lý - Tôt nghiệp đại học chuyên điều hành hoạt động ngành phận kỹ thuật - Am hiểu hệ thống văn - Tham mưu giúp việc cho quy phạm pháp luật ban giám đốc lĩnh vực - Tuổi > 25 giao liên quan đến vấn đề kỹ thuật - Chịu trách nhiệm trực tiếp hoạt động phận chun mơn phụ trách với giám đốc Có năm kinh nghiệm - Quản lý điều hành hoạt Trưởng/ Phó phòng cấp cao làm việc vị trí tương đương động tồn phận phụ - Có kỹ quản lý điều hành trách theo phân công - Tôt nghiệp đại học chuyên Phó giám đốc kỹ thuật ngành liên quan - Tham mưu giúp việc cho - Am hiểu hệ thống văn ban giám đốc lĩnh vực quy phạm pháp luật giao - Tuổi > 25 - Chịu trách nhiệm trực tiếp hoạt động phòng, ban chun mơn phụ trách với giám đốc công ty - Tham mưu giúp việc cho - Tuổi > 25 - Có năm kinh nghiệm ban giám đốc lĩnh vực làm việc vị trí tương đương Trưởng phòng ban giao - Tốt nghiệp đại học chuyên - Quản lý điều hành hoạt ngành liên quan động phòng, ban - Có kỹ quản lý điều hành quản lý - Am hiểu hệ thống văn - Chịu trách nhiệm trực tiếp quy phạm pháp luật hoạt động phòng, ban chun mơn phụ Kế trách với giám đốc công ty - Quản lý điều hành hoạt toán - Tuổi > 30 trưởng - Có năm kinh nghiệm động phòng kế tốn làm việc vị trí tương đương - Chịu trách nhiệm sổ - Tốt nghiệp đại học chuyên sách chứng từ nghiệp vụ kế ngành có chứng nghiệp tốn vụ kế tốn trưởng - Có kỹ quản lý điều hành - Am hiểu hệ thống văn quy phạm pháp luật - Tuổi > 25 tuổi - Quản lý điều hành hoạt - Có năm kinh nghiệm động phòng, ban Phó làm việc vị trí tương đương phân công Trưởng - Tốt nghiệp đại học chuyên Trưởng phòng ban phòng, ngành liên quan - Chịu trách nhiệm trực tiếp ban - Có kỹ quản lý điều hành hoạt động phòng, - Am hiểu hệ thống văn ban chuyên mơn phụ quy phạm pháp luật trách với giám đốc công ty - Tốt nghiệp cao đẳng trở lên - Chủ động tích cực triển chuyên ngành liên quan, qua khai, thực nhiệm vụ đào tạo nghề phân công chịu - Ưu tiên có kinh nghiệm trách nhiệm trước cấp quản Trưởng - Có kỹ quản lý theo nhóm lý trực tiếp hiệu nhóm - Am hiểu hệ thống văn hoạt động quy phạm pháp luật - Có sức khỏe tốt, thật thà, - Tuổi > 21 nhanh nhẹn, chăm chỉ, chịu khó - Có tinh thần trách nhiệm - Tốt nghiệp trung cấp trở lên - Chủ động tích cực triển chuyên ngành liên quan, qua khai, thực nhiệm vụ Phó Trưởng nhóm đào tạo nghề phân công chịu - Ưu tiên có kinh nghiệm trách nhiệm trước Trưởng - Am hiểu hệ thống văn nhóm hiệu hoạt quy phạm pháp luật động - Tuổi > 20 - Có sức khỏe tốt, thật thà, nhanh nhẹn, chăm chỉ, chịu khó - Có tinh thần trách nhiệm Nhân viên Tốt nghiệp cao đẳng trở lên - Thực công việc 2.2 Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm Công tác tổ chức hội nghị, hội thảo: Bước 1: a Xác định thống chủ đề hội nghị, hội thảo b Lập kế hoạch xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo:  Lập kế hoạch: + Mục đích, yêu cầu cần đạt + Nội dung + Thời gian, địa điểm + Kinh phí + Dự kiến đơn vị phối hợp + Khách mời + Chương trình hội nghị, hội thảo + Chuẩn bị nội dung báo cáo để khai mạc, bế m ạc h ội nghị, hội thảo + Đăng ký phòng tổ chức hội nghị, hội thảo  Chuẩn bị tổ chức hội nghị: + Chuẩn bị: - Truyền thông cho kiện - Xác định ngày tháng năm thời gian diễn hội nghị, hội thảo - In ấn tài liệu - Phát hành thư mời tham dự - Chuẩn bị hội trường, hệ thống âm thanh, hiệu, máy móc trang thiết bị hỗ trợ … - Đặt chỗ ăn uống, bố trí chỗ nghỉ ngơi qua đêm cho người tham gia (nếu có chương trình dài ngày) + Tổ chức hội nghị: - Đón tiếp đại biểu 36 - Phát tài liệu - Điều khiển dẫn chương trình hội nghị c Kết thúc hội nghị: - Ghi biên hội nghị - Thông báo ý kiến kết luận đạo hội nghị - Thông qua nghị quyết, diễn văn tổng kết chủ tọa, kết luận vấn đề, kêu gọi người thực nghị Bước 2: Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo: - Đánh giá thông tin, nội dung hội nghị, hội th ảo - Kiến nghị tổ chức đơn vị dự hội thảo, hội nghị gửi đóng góp vào nội dung chương trình hội nghị, hội thảo Bước 3: Đánh giá hiệu công tác chuẩn bị hội nghị, hội th ảo 2.3 Kế hoạch tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Bước Xây dựng chương trình cho chuyến cơng tác: - Xác định mục đích chuyến - Nội dung chuyến - Số lượng người tham gia - Các địa điểm dừng chân chuyến - Ngày tháng bắt đầu kết thúc chuyến - Phương tiện lại - Các gặp gỡ, trao đổi vấn đề công việc đàm tọa … - Chuẩn bị lịch trình cơng tác, có hai loại lịch trình là: L ịch trình xếp di chuyển lịch trình xếp hẹn Bước Giải thủ tục, giấy tờ: - Giấy giới thiệu công tác - Giấy đường - Giấy phép xuất, nhập cảnh hộ chiếu (Nếu công tác n ước ngoài) - Chứng minh thư nhân dân 37 - Các giấy tờ tùy thân khác - Các giấy tờ chức danh khoa học, trị, … (danh thiếp) Bước Chuẩn bị phương tiện lại cho đoàn: - Lựa chọn phương tiện lại di chuyển cho phù h ợp - Bảng đến loại phương tiện - Giá vé tàu xe hay máy bay - Độ dài quãng đường - Chế độ, tiêu chuẩn mà thủ trưởng, lãnh đạo sử dụng - Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều ki ện ăn ngh ỉ làm việc cho đoàn Đặc biệt: Đối với đợt cơng tác nước ngồi: - Cần báo cáo văn cho quan có thẩm quy ền n ước xét duyệt đàm phán với nước đến công tác gửi công hàm cho nước - Đối với nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại s ứ quán Việt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua m ột n ước th ứ ba - Cần chuẩn bị tài liệu chun mơn phương tiện nghe nhìn:  Tài liệu pháp qui, pháp luật hành thuộc lĩnh vực chuyên môn  Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan  Dữ liệu liên quan nên chép CD mang theo laptop cá nhân  Nên mang theo điện thoại di động có khả kết nối với laptop - Chuẩn bị kinh phí:  Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô, …  Tiền ăn uống, nghỉ ngơi, sinh hoạt suốt chuyến  Lệ phí giải thủ tục hành  Tiền đóng góp cho hội nghị, hội thảo (nếu cần)  Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí d ự 38 phòng … - Lên kế hoạch đảm nhận phần công việc quan thời gian lãnh đạo công tác:  Thông báo thời gian lãnh đạo vắng mặt  Lãnh đạo phải ủy thác quyền hạn trách nhiệm cho người l ại quan  Những công việc khác cần thực như: hủy bỏ lên lại lịch họp ấn định thời gian thủ trưởng vắng mặt … - Kiểm tra chuyến vào phút chót:  Vé máy bay, tàu thủy  Xác nhận đăng ký khách sạn biên lai nhận đặt ch ỗ  Passport, Visa (nếu cần)  Ngân quỹ cho chuyến cơng tác, thẻ tín dụng, …  Xác nhận phòng ngừa y tế  Giấy giới thiệu, giấy đường, … 3.Xây dưng quy trình tổ chức hội nghị hội họp quan 39 4.Xây dựng mơ hình văn phòng đại c quan Nh ận xét ưu điểm nhược điểm mơ hình văn phòng Xây dựng mơ hình văn phòng đại quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mơ hình văn phòng Xây dựng mơ hình văn phòng đại mang tính chun nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho hiệu cơng vi ệc V ăn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần m ỗi c quan t ổ chức Xây dựng văn phòng đại yếu tố quan trọng để giúp quan tổ chức đổi phương thức làm việc lãnh đạo nề lối làm vi ệc, nâng cao chất lượng hiệu công tác lãnh đạo Chính v ậy, vi ệc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng c c quan tổ chức đặc biệt quan tâm Văn phòng mặt cơng ty, không gian làm việc nhân viên Một văn phòng vừa sang trọng vừa đại tạo khơng khí thoải mái cho khách hàng đến giao dịch, đồng thời tạo hứng khởi cho nhân viên làm việc Văn phòng đại khơng đơn giản ch ỗ ngồi đ ể 40 làm việc, thiết kế văn phòng làm việc đại khơng u cầu ph ải ti ện dụng mà phải đáp ứng hiệu thẩm mỹ th ể tinh th ần làm việc doanh nghiệp Văn phòng đại văn phòng, máy quan tổ ch ức th ực chức thu thập xử lí tổng hợp thơng tin ph ục v ụ cho s ự điều hành quan tổ chức phương tiện kỹ thuật, nghi ệp v ụ hành đại, mặt khác đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thu ật cho hoạt động chung quan nhà nước cách tiết kiệm, kịp th ời, h ợp lý hiệu Việc đại hóa trang thiết bị phải tiến hành đồng thời với đại hóa tri thức người làm việc nh ững trang thiết bị việc trang bị tri thức cần tiến hành tr ước m ột bước Văn phòng đại có đặc trưng bản: Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ Lao động văn phòng tổ chức khoa học Tăng cường áp dụng phương tiện kỹ thuật mới, ph ương pháp điều hành Xây dựng định mức cụ thể hợp lý Linh hoạt hiệu Cùng với tiến công nghệ thông tin với nh ững máy móc đại máy tính, máy in, máy photo, máy fax, máy scan,… cán văn phòng phải sử dụng dụng thành thạo máy móc, biết truy cập thông tin internet Với thay đổi phong cách nh không gian làm việc hiển nhiên, giúp cán nhân viên khơng có thiết bị đại thuận tiện mà có khơng gian thiết kế đ ại kèm theo giúp tăng cao suất hiệu công việc văn phòng Cán b ộ nhân viên cảm thấy tự tin có khơng gian làm việc tốt với cách trí khoa học, tiện nghi Việc xây dựng văn phòng đại làm chủ thơng tin định tồn hoạt động sản xuất kinh doanh xuất, 41 hiệu sản xuất cơng ty, Ưu điểm: Một văn phòng đại hạn chế tối đa việc lãnh phí th ời gian, cơng sức, giảm chi phí quản lý điều hành mà đ ảm bảo t ốt ch ất lượng cơng việc hàng ngày Đồng thời giúp cho nhà qu ản lý thoát khỏi cơng việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán cơng chức văn phòng, giúp họ có th ời gian tập trung vào hoàn thành tốt nhiệm vụ tìm ki ếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu cao Chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia tr ực tiếp tránh nhiều cấp trung gian Khoa học hoá tiêu chuẩn hố mẫu giấy t hành thủ tục hành nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, v ừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành quan công dân, cải tiến th ủ t ục hành Giúp cho việc giải công việc quan đ ược nhanh chóng xác có suất chất lượng đ ường l ối sách nguyên tắc chế độ Đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt đ ộng quan cách đầy đủ kịp thời xác h ạn ch ế b ệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho công cu ộc đ ổi Nhược điểm: Nhân viên văn phòng đại Nhân viên văn phòng nhiều khơng đáp ứng đ ược văn phòng đại Văn phòng đại với hối bận rộn văn phòng đại khiến sức khỏe nhân viên giảm suất công vi ệc giảm 42 5.Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng ho ặc phòng hành quan Nhận xét ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng phòng hành Ưu điểm: Nhìn chung cấu tổ chức máy công ty Intracom g ọn gàng, giúp công ty tiết kiệm chi phí tránh lãng phí d th ừa nhân s ự, ch ồng chéo công việc cán bộ, nhân viên Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm số nhược điểm công việc cán bộ, nhân viên khơng có s ự t ương x ứng m ột ng ười nhiều công việc người lại công việc xếp ch ưa phù hợp lãnh đạo 43 CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác văn phòng quan Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông đường phát triển Mặc dù công ty nhỏ nh ưng hiệu làm vi ệc cao khơng thể khơng nói đến đội ngũ cán văn phòng góp ph ần quan trọng cho phát triển chung công ty Qua gần hai tháng thực tập công ty kho ảng th ời gian dài để tơi nắm bắt hoạt động văn phòng suốt q trình thực tập với nổ lực thân cho em c hội làm quen dần với môi trường làm việc Hy vọng nh ững đánh giá em giúp ích cho cơng ty hồn thiện máy hành c Sau đánh giá ưu, nhược điểm em cơng tác hành văn phòng công ty Ưu điểm: Cùng với phát triển mạnh mẽ công ngh ệ thông tin Công ty nhanh chóng nắm bắt xu hướng phát triển kinh tế th ị trường để đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng công tác văn phòng Một số cơng việc thủ cơng loại bỏ Môi trường làm việc chuyên nghiệp, tinh th ần làm việc đ ầy trách nhiệm lãnh đạo cán công nhân viên công ty Có phòng làm việc lý tưởng, khơng gian thống đãng, màu sắc phòng làm việc tạo cảm giác thoải mái cho người làm Đi ều kích thích khả tư tính sáng tạo công việc Công ty trọng đầu tư vào sở vật chất phương tiện kỹ thuật cho văn phòng nên văn phòng mang dáng d ấp c m ột văn phòng đại Hầu hết vật dụng bàn ghế thi ết kế theo kiểu đường cong nhằm tạo an tồn thoải mái q trình 44 làm việc Phòng làm việc tất phòng ban đ ều đ ược trang b ị hi ện đại gồm: điện thoại, máy fax, máy vi tính, máy điều hòa nhi ệt đ ộ, máy photocopy, máy in…về cơng nghệ thơng tin, phòng làm việc ln có internet tốc độ cao, phục vụ nhu cầu cập nhật tìm kiếm thông tin cán b ộ, nhân viên Được quan tâm đạo kịp thời sát ban lãnh đạo cơng tác hành văn phòng triển khai đầy đủ đ ạt kết qu ả t ốt thuộc trách nhiệm phòng tổ chức hành Cán nhân viên văn phòng có lực chun mơn cao khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ T ất c ả 100% nhân viên đào tạo văn phòng có chun mơn nghiệp v ụ T ất có trình độ từ cao đẳng trở lên Điểm mạnh đáng nói cơng ty đ nhân viên cơng ty đồn kết, tinh th ần làm việc tập th ể cao ều sức mạnh lớn đẻ công ty vượt qua nh ững trở ngại khó khăn ngày khẳng định tên tuổi trình kinh doanh sản xuất Cơng tác Văn thư lưu trữ Công ty Tại nhân viên làm việc theo tính chất cán văn phòng nghiêm túc, ph ục v ụ t ận tình, tính tình cởi mở giao tiếp tốt Hơn nữ cán văn thư đ ược đào tạo quy, vững vàng nghiệp vụ Do việc quản lý, điều hành cơng tác văn phòng thuận l ợi h ơn có hiệu Nhược điểm: Bên cạnh kết đạt cơng ty m ột s ố nhược điểm cơng tác văn phòng: Cán chun mơn kiêm nhiệm nhiều việc dẫn đến chất lượng tính chun mơn chưa cao Chưa phát huy tính chun mơn m ức độ hồn thành việc thấp Xử lý thơng tin sử dụng tin ch ưa th ật khoa h ọc, h ợp lý 45 Là công ty khơng lớn nên sở vật chất chưa đầu tư, trang thiết bị văn phòng chưa thật đồng Nguồn kinh phí bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa sát quản lý, chưa ưu tiên giải vấn đề nảy sinh công tác văn phòng Q trình soạn thảo văn mắc nhiều lỗi sai văn có n ội dung khơng phù hợp, mắc lỗi nhiều thể thức như: trình bày nhiều kiểu, tùy tiện theo suy nghĩ người soạn thảo, từ quốc hiệu, tên quan ban hành, số, ký hiệu Từ thấy nhận th ức tầm quan tr ọng việc soạn thảo văn bảo quản lý công ty chưa việc chấp hành không nghiêm quy định Nhà nước công tác Là doanh nghiệp nên quy chế, lề lối làm việc công ty v ẫn nhiều bất cập Trình độ nhân viên chưa đồng gây ảnh hưởng đến tính th ống việc giải công việc Chưa thật coi trọng cơng tác lưu trữ Có nhiều tài liệu quý v ề lưu trữ chưa coi trọng vấn đề Khơng có trang thiết bị đại cho công tác lưu trữ II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc ph ục nhược điểm Trong thời gian thực tập văn phòng Cơng ty, em nhận th r ằng Công ty hoạt động theo chế quản lý đồng có hi ệu qu ả Song bên cạnh kinh nghiệm đáng học tập có số vấn đề đáng bàn Nếu khắc phục vấn đề chắn tạo hi ệu qu ả cao hoạt động kinh doanh đồng thời giúp Công ty kh ẳng đ ịnh vị trí uy tín thị trường Sau em xin đề xuất số giải pháp nhằm phát huy nh ững ưu điểm khắc phục nhược điểm: Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin đ ể bắt k ịp v ới 46 xu thời đại vừa phù hợp với nhu cầu quy mô c Công ty làm cho hoạt động văn phòng đạt hiệu cao, thu ận l ợi h ơn, nhanh chóng Cần tuyển dụng thêm cán lưu trữ chuyên trách để làm việc hiệu quả, đảm nhiệm công tác lưu trữ tốt Dù công ty đường hội nhập phát triển cần đến nh ững tài liệu lưu trữ Nó kiến thức quý giá đồng th ời tài li ệu đ ể nghiên cứu phát triển tài liệu khơng có giá trị Văn phòng cần đổi cấu tổ chức quản lý nâng cao nghi ệp vụ nhân viên Mở lớp tập huấn để cán bộ, chuyên viên có c h ội học tâp, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ góp phần nâng cao hi ệu cơng việc Đặc biệt việc áp dụng hệ thống quản lý ch ất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Các văn Cơng ty cần mẫu hóa theo thông t 55 m ột số văn khơng phù hợp Việc mẫu hóa văn tạo s ự thu ận l ợi nhanh gọn trình soạn thảo văn bản, đồng thời tránh tình tr ạng sai sót q trình soạn thảo bất cẩn, thiếu cẩn thận Việc m ẫu hóa văn góp phần khơng nhỏ việc tạo s ự th ống nh ất văn lại Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý cho nhân viên Công ty phải đặc biệt ý đến công tác này, đảm bảo s ự công cho nhân viên công ty Xây dựng mơ hình văn phòng đại mang tính chun nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho hiệu cơng vi ệc Các cán b ộ văn phòng phải học tập tiếp thu thành tựu khoa h ọc m ới, có th ể s dụng thành thạo loại máy móc trang thiết bị văn phòng nh ư: máy photo đa năng, máy fax, máy in màu… Bên cạnh việc nâng cao trình đ ộ chuyên mơn phải bồi dưỡng đạo đức, tác phong làm việc công nghiệp, chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu thay đổi 47 Ngoài cần thay đổi lề lối làm việc văn phòng, cơng ty nói chung văn phòng nói riêng cần thực tác phong công nghi ệp t ổ chức công việc Giảm bớt khâu không cần thiết, th ủ t ục phiền hà, tiết kiệm thời gian công sức cho cơng ty 48 LỜI CẢM ƠN Có thể nói văn phòng phận quan trọng c c quan, doanh nghiệp nói chung công ty Cổ Phần Năng lực Vi ệt nói riêng Nó coi mặt công ty, trung tâm thông tin n k ết n ối phận Tại công ty Cổ phần Năng lực Việt văn phòng n di ễn nhiều hoạt động mang tính chất phục vụ với ch ức nhiệm vụ mình, văn phòng VCC giúp hoạt động lãnh đạo công ty việc quản lý, cung cấp thông tin cho việc quy ết đ ịnh kinh doanh cách có hiệu Trong thời gian thực tập công ty em hiểu rõ vai trò nhiệm vụ văn phòng Được giúp đỡ, bảo tận tình cán văn phòng em,đã đ ược bi ết đ ược m ột s ố nghiệp vụ người văn phòng Mặc dù số lượng cơng vi ệc chưa nhiều giúp em có kinh nghi ệm th ực tế công việc tương lai Qua em xin cảm ơn Công ty C ổ ph ần Năng lực Việt tạo điều kiện để em có th ể hoàn thành t ốt đ ợt th ực t ập em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến khoa QTVP, ThS Nguy ễn Mạnh Cường- Q.Trưởng khoa Quản trị văn phòng, Thầy Nguy ễn H ữu Danhgiảng viên hướng dẫn quan tâm giúp đỡ để chúng em có th ể ti ến hiểu rõ ngành theo h ọc nh có thêm kinh nghiệm để vận dụng vào sống 49 DANH MỤC VIẾT TẮT PTC-HC : Phòng tổ chức hành PKD : Phòng kinh doanh PGĐ : Phó giám đốc MBO : mục tiêu AC : Phòng kế tốn HRGA: phòng hành nhân SALE : Phòng bán hang PUR : Phòng mua hang EXIM : Phòng xuất nhập ME: Phòng kỹ thuật gia cơng MC : Phòng gia công INS : Kiểm tra sản phẩm AS : Lắp dáp sản phẩm QTVP : Quản trị văn phòng 50 ... cho công ty Cả ngày: - Họp đầu tư mở rộng xây dựng Nguyễn Thị Văn Phòng Kim Anh P HC P KD, văn phòng, P Kế toán Nguyễn Thị Kim Anh Buổi sáng: Họp doanh thu bán hàng tháng Buổi chiều: Họp Ban đổi... triển doanh nghiệp Buổi sáng: Họp chiến lược kinh Văn phòng P KD, doanh công ty Nguyễn Thị Kim Anh Nguyễn Thị Kim Anh; Buổi chiều: Làm việc với chi cục thuế tỉnh H P TC-HC Phạm Thanh Huyền; 27 Nguyễn... hàng Buổi chiều: họp phòng Văn phòng Ban lãnh đạo Văn phòng Trần Văn Ngọc Văn phòng Văn phòng P.TGĐ; Bùi Ngọc Báu Bùi Thu Trang Nguyễn Kim Buổi sáng: gặp khách hàng 27 Buổi chiều: gặp đối tác Văn