Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành chính của UBMTTQ huyện quế võ

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG: 3 PHẦN I : KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBMTTQ HUYỆN QUẾ VÕ 3 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBMTTQ Huyện Quế Võ 3 1. Chức năng của UBMTTQ Huyện Quế Võ 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBMTTQ Huyện Quế Võ 3 3. Cơ cấu tổ chức của UBMTTQ Huyện Quế Võ 4 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 8 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8 1.1. Chức năng của văn phòng 8 1.2. Nhiệm vụ của văn phòng 9 III.Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan UBMTTQ Huyện Quế Võ. 11 1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 11 1.2.Công tác xây dựng Chương Trình – Kế hoạch công tác. 11 1.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14 1.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 14 1.3.2 Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức; 15 1.3.3 Mô tả các bước trong quy trình sọan thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 16 1.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 19 1.4.1 Sơ dồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan. 19 1.4.2 nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 27 1.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 27 2. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan. 28 2.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 28 2.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 29 2.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (phần mềm quản lý nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính..) Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 30 PHẦN IICHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 31 XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CƠ QUANỦY BAN MTTQ HUYỆN QUẾ VÕ 31 LỜI CẢM ƠN 32 LỜI CAM ĐOAN 34 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 35 MỞ ĐẦU 36 1. Lý do chọn đề tài. 36 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu. 36 3. Mục tiêu nghiên cứu. 36 4. Mục đích nghiên cứu. 36 5. Lịch sử nghiên cứu. 37 6. Phương pháp nghiên cứu. 37 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 38 I. Khái niệm về văn hóa công sở: 38 1. Văn hóa là gì? 38 2. Văn hóa công sở là gì? 38 2.1 Thế nào là công sở? 38 2.2 Văn hoá tổ chức: 39 3. Biểu hiện của văn hóa: 39 3.1 Giá trị tinh thần: 39 3.2 Giá trị vật chất: 39 4. Vai trò của văn hóa: 40 5. Văn hóa công sở trong cơ quan hành chính nhà nước: 40 6. Các yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở: 42 II. Vai trò, ý nghĩa của văn hóa công sở: 42 1. Vai trò: 42 2. Ý nghĩa: 43 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI ỦY BAN MTTQ HUYỆN QUẾ VÕ. 45 I. Thực trạng văn hóa công sở tại UBMTTQ huyện Quế Võ. 45 1. Văn hóa ứng xử và giao tiếp nơi công sở. 45 1.1. Giao tiếp ứng xử. 45 1.2. Giao tiếp ứng xử với cấp trên và đồng nghiệp 46 1.3. Giao tiếp qua điện thoại 46 1.4. Thời gian đi làm chưa được cải thiện: 47 2. Trang phục của cán bộ công chức 47 2.1. Trang phục 47 2.2. Lễ phục 48 2.3 Đeo thẻ 48 3. Bài trí công sở 48 3.1. Treo quốc huy, quốc kỳ 48 3.2. Bài trí khuôn viên 49 II. Đánh giá chung về môi trường văn hóa công sở tại UBMTTQ huyện Quế Võ 50 1. Ưu điểm 50 2. Hạn chế 51 3. Đánh giá chung 51 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC XÂY DỰNGVĂN HÓA CÔNG SỞ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG 53 I. Các giải pháp xây dựng văn hóa công sở 53 1. Giải pháp giao tiếp, ứng xử 53 2. Giải pháp trang phục 54 3. Một vài giải pháp khác 54 4. Giải pháp cụ thể 55 II. Phương hướng xây dựng văn hoá công sở tại UBMTTQ huyện Quế Võ. 56 1. Tạo sự hoà đồng 56 2. Giữ hoà khí nơi làm việc 56 3. Xây dựng phong cách làm việc 57 4. Thái độ làm việc 57 PHẦN KẾT LUẬN 59 KẾT LUẬN CHUNG 60 PHẦN PHỤ LỤC 

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG: 3

PHẦN I : KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBMTTQ HUYỆN QUẾ VÕ 3

I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBMTTQ Huyện Quế Võ 3

1 Chức năng của UBMTTQ Huyện Quế Võ 3

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBMTTQ Huyện Quế Võ 3

3 Cơ cấu tổ chức của UBMTTQ Huyện Quế Võ 4

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 8

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8

1.1 Chức năng của văn phòng 8

1.2 Nhiệm vụ của văn phòng 9

III.Tìm hiểu công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan UBMTTQ Huyện Quế Võ 11

1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 11

1.2.Công tác xây dựng Chương Trình – Kế hoạch công tác 11

1.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14

1.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 14

1.3.2 Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức; 15

1.3.3 Mô tả các bước trong quy trình sọan thảo văn bản quản lí của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 16

1.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 19

1.4.1 Sơ dồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 19

1.4.2 nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 27

1.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 27

2 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 28

2.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 28

2.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm

việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 29

2.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (phần mềm quản lý nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính ) Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 30

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 31

XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CƠ QUAN ỦY BAN MTTQ HUYỆN QUẾ VÕ 31

LỜI CẢM ƠN 32

LỜI CAM ĐOAN 34

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 35

MỞ ĐẦU 36

1 Lý do chọn đề tài 36

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 36

3 Mục tiêu nghiên cứu 36

4 Mục đích nghiên cứu 36

5 Lịch sử nghiên cứu 37

6 Phương pháp nghiên cứu 37

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 38

I Khái niệm về văn hóa công sở: 38

1 Văn hóa là gì? 38

2 Văn hóa công sở là gì? 38

2.1 Thế nào là công sở? 38

2.2 Văn hoá tổ chức: 39

3 Biểu hiện của văn hóa: 39

3.1 Giá trị tinh thần: 39

3.2 Giá trị vật chất: 39

4 Vai trò của văn hóa: 40

5 Văn hóa công sở trong cơ quan hành chính nhà nước: 40

6 Các yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở: 42

II Vai trò, ý nghĩa của văn hóa công sở: 42

1 Vai trò: 42

2 Ý nghĩa: 43

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI ỦY BAN

MTTQ HUYỆN QUẾ VÕ 45

I Thực trạng văn hóa công sở tại UBMTTQ huyện Quế Võ 45

1 Văn hóa ứng xử và giao tiếp nơi công sở 45

1.1 Giao tiếp ứng xử 45

1.2 Giao tiếp ứng xử với cấp trên và đồng nghiệp 46

1.3 Giao tiếp qua điện thoại 46

1.4 Thời gian đi làm chưa được cải thiện: 47

2 Trang phục của cán bộ công chức 47

2.1 Trang phục 47

2.2 Lễ phục 48

2.3 Đeo thẻ 48

3 Bài trí công sở 48

3.1 Treo quốc huy, quốc kỳ 48

3.2 Bài trí khuôn viên 49

II Đánh giá chung về môi trường văn hóa công sở tại UBMTTQ huyện Quế Võ .50

1 Ưu điểm 50

2 Hạn chế 51

3 Đánh giá chung 51

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG 53

I Các giải pháp xây dựng văn hóa công sở 53

1 Giải pháp giao tiếp, ứng xử 53

2 Giải pháp trang phục 54

3 Một vài giải pháp khác 54

4 Giải pháp cụ thể 55

II Phương hướng xây dựng văn hoá công sở tại UBMTTQ huyện Quế Võ 56

1 Tạo sự hoà đồng 56

2 Giữ hoà khí nơi làm việc 56

3 Xây dựng phong cách làm việc 57

4 Thái độ làm việc 57

PHẦN KẾT LUẬN 59

KẾT LUẬN CHUNG 60 PHẦN PHỤ LỤC

vụ, cống hiến cho sự phát triển chung của nước nhà.

Với tư cách là sinh viên năm cuối, sau khi được học xong các môn như :luật hành chính, Quản trị Văn phòng, nghiệp vụ văn thư, quản lý sử dụng condấu, kĩ thuật soạn thảo văn bản,… chúng tôi được ban lãnh đạo khoa tổ chức đợtthực tập với mục đích là :

Thứ nhất, Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Thông quanghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác văn thư; soạn thảo và ban hành vănbản; công tác lưu trữ ở cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, nâng caonăng lực và vận dụng lý luận và thực tiễn; rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp; xây dựngphong cách làm việc của một cán bộ khoa học ngành Quản trị văn phòng

Thứ hai, nắm và hiểu được hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp tích lũykiến thức thực tế, lấy tư liệu tài liệu để chuẩn bị cho tốt nghiệp.

Thực hiện theo chương trình của khoa, tôi bước vào thời gian thực tập dàihai tháng (04/7 – 28/8) tại UBMTTTQ Huyện Quế Võ Với đợt thực tập do khoađịnh hướng và với đề cương hướng dẫn cụ thể của khoa, bản thân tôi đã hoànthành hai tháng thực tập và thu được những kinh nghiệm hết sức quý báu cùngnhững trải nghiệm hết sức thú vị Đồng thời, qua đó có điều kiện đưa ra nhữngkiến thức mình đã học áp dụng vào thực tế, từ đó tự mình có thể so sánh đốichiếu và bổ sung những phần còn thiếu trong lý thuyết bản thân đã được học

Nhờ kết quả đã thu được sau hai tháng thực hành công tác nghiệp vụ,được trao đổi hướng dẫn, tiếp thu học hỏi các cán bộ tại văn phòng UBMTTQHuyện Quế Võ tôi đã tổng kết lại thành báo cáo thực tập này với những nộidung chủ yếu sau :

Phần I : Khảo sát công tác văn phòng của UBMTTQ huyện quế võ

Phần II : Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành chính của UBMTTQhuyện quế võ

Phần III : Phụ Lục

Tuy nhiên, để có thể hoàn thành tốt đợt thực tập cũng như báo cáo thựctập là nhờ vào sự hỗ trợ động viên khích lệ của các thầy, cô trong khoa đã nhiệttình chỉ bảo Qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô trong khoa Quảntrị văn phòng cũng như các cán bộ tại cơ quan UBMTTQ Huyện Quế Võ đã tậntình giúp đỡ chỉ bảo tôi

Bên cạnh đó, bản báo cáo được hoàn thành trong thời gian ngắn nênkhông tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế vì thế rất mong được sự đóng góp ýkiến của thầy cô

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Quế Võ, Ngày 28 tháng 8 năm 2016

Chữ ký sinh viên

Vũ Thị Mai

PHẦN NỘI DUNG:

PHẦN I : KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBMTTQ

HUYỆN QUẾ VÕ I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBMTTQ Huyện Quế Võ

1 Chức năng của UBMTTQ Huyện Quế Võ

- Chức năng phản ánh yêu cầu nguyện vọng và bảo vệ quyền lợi hợp phápcủa quần chúng nhân dân

- Chức năng tuyên truyền, thuyết phục, tổ chức và vận động nhân dânthực hiện theo đường lối, chủ trường của Đảng, chính sách pháp luật của Nhànước, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc

- UBMTTQ Huyện Quế Võ có trách nhiệm hiệp thương danh sách bầu cửđại biểu vào cơ quan dân cử các cấp dưới

- Chức năng giám sát, phản biện xã hội đối với các cơ quan cán bộ nhànước, hệ thống chính trị

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBMTTQ Huyện Quế Võ

- Thảo luận về tình hình và kết quả thực hiện chương trình phối hợp vàthống nhất ,hoạt động thời gian qua, quyết định chương trình phối hợp và thốngnhất hoạt động của UBMTTQ Tỉnh Bắc Ninh cấp mình thời gian tới

- Quyết định kế hoạch chuẩn bị Đại hội Đại biểu cấp mình theo hướngdẫn của BMTTQ Tỉnh Bắc Ninh cấp trên trực tiếp

- Góp ý kiến, kiến nghị với cấp ủy Đảng, chính quyền cùng cấp và cấptrên về những chủ trương, chính sách pháp luật Giám sát hoạt động của cơ quannhà nước, đại biểu dân cử, cán bộ công chức nhà nước

- Hiệp thương dân chủ ra ban thường trực, cử bổ sung, thay thế hoặc thôicác chức danh chủ tịch, phó chủ tịch, ủy viên thường trực, ủy viên UBMTTQTỉnh Bắc Ninh cấp mình

- Xét quyết định kết nạp làm thành viên của UBMTTQ Tỉnh Bắc Ninhcấp mình

- Ra lời kêu gọi nhân dân địa phương hưởng ứng chủ trương của Đảng,nhà nước, UBMTTQ Tỉnh Bắc Ninh đối với sự kiện quan trọng khi cần thiết.

3 Cơ cấu tổ chức của UBMTTQ Huyện Quế Võ

Thường xuyên tập hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và nhân dân để phảnánh, kiến nghị với cấp ủy Đảng, chính quyền, ban thường trực cấp trên trực tiếp Tổ chức chỉ đạo, quản lý bộ máy giúp việc cơ quan UBMTTQ cấp mình Xem xét công nhận việc cử, bổ sung hoặc thay thế chức danh Chủ tịch, phóChủ tịch, Ủy viên thường trực cấp dưới trực tiếp

Giữ mối quan hệ phối hợp công tác với cơ quan nhà nước, các tổ chứcthành viên

Ban hành quyết định, thông trị, quy chế phối hợp công tác và kiểm trathực hiện các văn bản đó

Tổ chức, hướng dẫn đảm bảo điều kiện hoạt động của các tổ chức tư vấncộng tác viên của UBMTTQ Tỉnh Bắc Ninh cấp mình

Xét quyết định khen thưởng, kỉ luật

- Các phó chủ tịch:

Có nhiệm vụ : phụ trách công tác tài chính kế toán

Chỉ đạo đôn đốc các cơ quan chuyên môn, xây dựng và tổ chức cácchiến lược quy hoạch, kế hoạch liên quan đến kinh tế

Xử lý những vấn đề phát sinh hàng ngày thuộc phạm vi được phân công,phụ trách

Đề xuất những vấn đề chính sách cần bổ sung, sửa đổi những vấn đề phụtrách báo cáo chủ tịch xem xét, quyết định

Chấp hành thực hiện những công việc khác do chủ tịch giao phó

Hàng tuần các phó Chủ tịch phải tổng hợp công việc phụ trách báo cáoChủ tịch UBMTTQ tại cuộc họp giao ban

- Các phòng, ban:

+ Văn phòng

Văn phòng cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh có chức năng tham mưu,giúp việc cho Ban Thường trực và Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh về công tác tổnghợp- thi đua, thông tin- lưu trữ và hành chính- quản trị, nhiệm vụ cụ thể như sau:

Tiếp nhận, tổng hợp, xử lý các thông tin đến cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổquốc tỉnh Lập kế hoạch công tác và điều hành của Ban Thường trực hàng tháng,hàng quý đối với cơ quan Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh

Dự thảo các báo cáo, chương trình công tác định kỳ và giúp Ban Thườngtrực tổ chức, triển khai chương trình thống nhất hành động do Uỷ ban Mặt trận

Tổ quốc Việt Nam tỉnh đề ra trong từng thời gian

Chủ trì và phối hợp với các Ban trong cơ quan để chuẩn bị các nội dungcác kỳ họp của Ban Thường trực và Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh Chủ trì, phốihợp và tham mưu cho Ban Thường trực Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh về côngtác thi đua, khen thưởng

Giúp Ban Thường trực quản lý công tác hành chính quản trị của cơ quan;phục vụ cho sự điều hành và quản lý công việc của Ban thường trực; góp phầnthực hiện chính sách và cải thiện đời sống của cán bộ, công nhân viên trong cơquan

+ Ban dân chủ - pháp luật

Ban Dân chủ- Pháp luật có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban Thường trực

và Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh về nội dung công tác Mặt trận tham gia xây dựng chínhquyền, tham gia xây dựng, giám sát và phản biện xã hội việc thực hiện pháp luật với cácnhiệm vụ như sau:

Tham mưu xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các bước của quy trìnhhiệp thương bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp, chuẩn

bị công tác tiếp xúc cử tri; tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và nhân dân

Tham mưu việc tham gia xây dựng pháp luật, các văn bản pháp quy củaHĐND, UBND tỉnh; công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật trong nhân dân; xâydựng kế hoạch giám sát, phản biện xã hội và hướng dẫn Uỷ ban MTTQ cấp dướithực hiện các hoạt động giám sát

Tham mưu, tổ chức công tác tiếp dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo vàtham gia giải quyết khiếu nại, tố cáo với chính quyền cùng cấp Hướng dẫn Uỷban MTTQ cấp dưới thực hiện công tác thanh tra nhân dân theo Luật Thanh tra;Pháp lệnh của Uỷ ban Thường vụ Quốc Hội về thực hiện dân chủ ở xã, phường,thị trấn; Quyết định của Chính phủ về giám sát đầu tư cộng đồng+ Ban phong trào

Ban Phong trào có chức năng giúp việc cho Ban Thường trực và Uỷ banMặt trận Tổ quốc tỉnh về việc thực hiện các phong trào thi đua yêu nước, các cuộcvận động của Mặt trận, nhiệm vụ cụ thể như sau:

Tham mưu xây dựng kế hoạch phối hợp triển khai các phong trào, cáccuộc vận động do Mặt trận chủ trì, cụ thể là 2 cuộc vận động "Toàn dân đoàn kếtxây dựng đời sống văn hoá ở khu dân cư", cuộc vận động "Ngày vì ngườinghèo", hướng dẫn tổ chức “Ngày hội Đại đoàn kết toàn dân tộc” ở khu dân cư

Tham mưu phối hợp với các Sở, Ban, Ngành có liên quan hướng dẫn, tổchức triển khai các “Phong trào toàn dân” về bảo vệ an ninh Tổ quốc, bảo vệmôi trường, bảo đảm trật tự an toàn giao thông, phòng chống tội phạm- mạidâm- ma tuý- HIV/AIDS…

Tham mưu tổ chức triển khai thực hiện và quản lý các đề án, chương trình liên

tịch gắn với các phong trào, cuộc vận động do Mặt trận Tổ quốc Việt Nam chủ trì.

+ Ban tổ chức tuyên giáo

Ban Tổ chức- Tuyên giáo có chức năng giúp việc cho Ban Thường trực và

Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc quận về công tác tổ chức, đào tạo bồi dưỡng cán bộ vàcông tác tuyên truyền của Mặt trận, nhiệm vụ cụ thể như sau:

Tham mưu xây dựng chức năng, nhiệm vụ tổ chức bộ máy của cơ quanchuyên trách, các Hội đồng tư vấn, các quy chế hoạt động của Uỷ ban Mặt trận

và của Ban Thường trực

Giúp Ban Thường trực, Đảng đoàn quản lý đội ngũ cán bộ chuyên tráchtại cơ quan Uỷ ban MTTQ quận; tham gia góp ý kiến với cấp uỷ cấp huyệntrong việc sắp xếp, đề bạt, thay thế, thực hiện chính sách đối với cán bộ chủ chốtcủa Uỷ ban MTTQ cấp quận trong tỉnh

Theo dõi, hướng dẫn công tác tổ chức của Mặt trận cơ sở và Ban công tácMặt trận ở khu dân cư

Giúp Ban Thường trực xây dựng kế hoạch hướng dẫn tuyên truyền trongtừng thời gian và đột xuất về các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,

về truyền thống lịch sử của địa phương, dân tộc, về các phong trào, các cuộc vậnđộng do Mặt trận phát động và chủ trì

Tham mưu cho Ban Thường trực biên soạn các tài liệu tuyên truyền trong

hệ thống Mặt trận

Tham mưu cho Ban Thường trực xây dựng kế hoạch đào tạo, bôi dưỡng cán bộMặt trận cấp dưới và là đầu mối giúp Ban Thường trực phối hợp triển khai thực hiện kếhoạch

Tham mưu giúp Ban Thường trực tuyên truyền thực hiện có hiệu quả cuộc vậnđộng “ Người Việt Nam ưu tiên dùng hàng Việt Nam”

+ Ban tôn giáo – dân tộc

Ban Tôn giáo- Dân tộc có chức năng giúp việc cho Ban Thường trực và

Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh về công tác Tôn giáo- Dân tộc của Mặt trận, nhiệm

vụ cụ thể như sau:

Tham mưu cho Ban Thường trực về việc tuyên truyền và triển khai cácchủ trương, chính sách pháp luật về tôn giáo, về dân tộc ở địa phương theochức năng, nhiệm vụ của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

Tham mưu giúp Ban Thường trực xây dựng kế hoạch phối hợp thống

nhất hành động với các tổ chức thành viên, các cơ quan nhà nước có liên quan

trong việc vận động chức sắc, nhà tu hành, tín đồ trong các tôn giáo; các cánhân tiêu biểu và đồng bào các dân tộc thiểu số

Phối hợp với các ban, ngành có liên quan tham mưu cho Ban Thường trựctham gia xây dựng chính sách pháp luật, xây dựng và triển khai các phong tràothi đua yêu nước, các cuộc vận động của Mặt trận trong vùng đồng bào tôn giáo

và dân tộc thiểu số

Tham mưu thực hiện chức năng giám sát của Mặt trận Tổ quốc đối vớiviệc thực hiện chính sách pháp luật có liên quan đến tín ngưỡng, tôn giáo và dântộc của các cơ quan Nhà nước, đại biểu dân cử và cán bộ công chức nhà nước ở

địa phương Sơ đồ tổ chức bộ máy UBMTTQ Huyện Quế Võ ( Phụ lục 1)

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.1 Chức năng của văn phòng

- Chức năng tham mưu : tham mưu cho ban chỉ huy, ban thường vụ,thường trực quận ủy xây dựng và thực hiện chương trình công tác Lịch làmviệc, giải quyết thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước trongphạm vi cơ quan Theo dõi các hội nghị cấp mình, soạn thảo báo cáo, thông trị,chỉ thị, nghị quyết và các loại văn bản khác của ban chấp hành Đảng

- Giúp UBMTTQ Huyện Quế Võ theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc chuẩn bị thamgia thẩm định các đề án cũng như chuẩn bị các hội nghị của các cấp ủy triệu tập.Giữ mối liên hệ thường xuyên và tổ chức nắm thông tin, tổng hợp mọi hoạt độngcủa các tổ chức cơ sở Đảng trực thuộc của quận, kịp thời phục vụ sự lãnh đạo

của ban chỉ huy, ban thường vụ và báo cáo lên cấp trên.

- Chức năng phục vụ : đảm bảo các điều kiện việc làm của ban thườngtrực, thường vụ…Cả về cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, đảm bảo thông tinliên lạc thông suốt, xử lý các văn bản, công văn đi, đến kịp thời, chính xác, phục

vụ tốt sự lãnh đạo của cấp trên

Được ủy quyền quản lý, điều hành cân đối thu chi tài chính của Đảngchặt chẽ đúng nguyên tắc và luật định

Quản lý tài liệu văn kiện của Đảng, đoàn TNCSHCM Huyện Quế Võtheo quy định, bảo quản lưu trữ, bảo mật các hồ sơ tài liệu các văn kiện củaĐảng Đồng thời in ấn, sao lục các văn bản của cấp ủy, các ban Đảng và của cấptren kịp thời, chính xác

Đảm bảo các yêu cầu trong quan hệ đối nội đối ngoại của ban thườngtrực,UBMTTQ huyện Quế Võ

1.2 Nhiệm vụ của văn phòng

- Giúp ban chỉ huy và thường trực Huyện xây dựng chương trình công tác,đây là nhiệm vụ tham mưu quan trọng đầu tiên của văn phòng, yêu cầu chươngtrình công tác phải bao quát các nghiệp vụ lãnh đạo trên các lĩnh vực : Xây dựng chương trình công tác toàn khóa của cấp ủy là nhằm bố trí, ấn địnhcác hoạt động của ban chỉ huy Đảng bộ quận trong nhiệm kỳ, dự thảo các quyếtđịnh lãnh đạo quận ủy, dự kiến các cuộc họp của ban chỉ huy trong toàn khóa Tham mưu ban thường vụ huyện, xây dựng công tác quý, sáu tháng, năm trình

ra cuộc họp ban chấp hành Đồng thời xây dựng các công tác tháng, lịch côngtác tuần bảo đảm sự lãnh đạo điều hành xuyên suốt của cấp trên

Xác định thời gian, địa điểm, nội dung các buổi làm việc

- Giúp các cấp huyện thực hiện đúng các quy chế làm việc thông qua cácnhiệm vụ về xây dựng chương trình, tổ chức hội nghị, ra quyết định… Vănphòng giúp ban thường vụ trực tiếp, giúp các đồng chí trong cơ quan tổ chứclàm việc theo đúng quy chế

- Giúp BCH, thường trực, thường vụ tiếp nhận thư từ tiếp dân nâng cao

hiệu quả việc giải quyết các vấn đề kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của cán bộ, Đảngviên và nhân dân gửi tới.

Giúp thường trực ban thường vụ theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thựchiệc các nghị quyết, chỉ thị của BCH Đảng bộ Huyện Quế Võ và các văn bản chỉđạo của thường trực quận

- Làm tốt công tác thông tin tổng hợp, thường xuyên nâng cao chất lượngthông tin phục vụ sự lãnh đạo của cấp ủy thực hiện chế độ báo cáo và thôngbáo, thông tin kịp thời, đúng đối tượng khách quan và trung thực

- Chịu sự hướng dẫn nghiệp vụ của văn phòng tỉnh ủy, có trách nhiệmhướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho các cấp dưới

- Xử lý công văn đi, đến hàng ngày,tiếp nhận và phân phối công văn, báochí đến, chuyển công văn theo quy trình

- Quản lý con dấu và các giấy tờ khác, giữ gìn an toàn các tài liệu mật củaĐảng và cơ quan

- Đảm bảo việc đánh máy, in ấn, sao lục các tài liệu, văn bản của cơ quan

và của cấp trên kịp thời, đúng với quy định hướng dẫn của cấp trên

- Sắp xếp chỉnh lý tài liệu lưu trữ ngăn lắp, khoa học, đúng các yêu cầu theo quyđịnh của trung ương, đảm bảo cho việc sử dụng tài liệu lâu dài và sưu tầm khicần thiết Hướng dẫn các chi( Đảng ) trực thuộc lưu trữ hồ sơ theo đúng quyđịnh

- Khai thác quản lý mạng trật trẽ, cập nhật thông tin trên mạng đảm bảothông tin hai chiều phục vụ tốt sự lãnh đạo của cấp ủy, thường xuyên kiểmtra,hướng dẫn sử dụng máy vi tính cho cán bộ, công chức cơ quan Duy trì bảodưỡng máy móc thiết bị kĩ thuật theo đúng yêu cầu

- Thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc yêu cầu của ngành quy định tronghoạt động cơ yếu Tổ chức đúng chế độ, đảm bảo thông tin truyền tải thông suốt,

an toàn bảo mật, phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo của thường vụ thườngtrực của cấp mình và cấp trên

- Kết hợp với công đoàn chăm lo đời sống vật chất tinh thần cán bộ công

nhân viên cơ quan.

- Phục vụ tốt các cuộc họp, hội nghị tiếp khách của cơ quan đảm bảo đúngtiêu chuẩn, chế độ Quản lý và mua sắm các phương tiện,dụng cụ đầy đủ

- Chủ trì và phối hợp các ban Đảng, công Đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội cựuchiến binh cơ quan trong việc xây dựng cơ quan vững mạnh, toàn diện, cơ quanvăn hóa…

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng ( Phụ lục 2 )

III.Tìm hiểu công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan UBMTTQ Huyện Quế Võ.

1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

a Văn bản hành chính các biệt gồm các văn bản:

- Quyết định cá biệt (bao gồm quyết định về nhân sự: quyết định về thànhlập tổ chức bộ máy, quyết định về việc ban hành các loại quy chế, nội quy hoặcđiều lệ hoạt động của cơ quan, quyết định về xử phạt hành chính )

- Chỉ thị cá biệt

- nghị quyết cá biệt

b văn bản hành chính thông thường gồm các loại văn bản: công văn (cácloại); báo cáo (các loại); thông báo; biên bản; tờ trình; đề án; chương trình; kếhoạch; hợp đồng; các loại phiếu

c bản sao văn bản gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục

1.2.Công tác xây dựng Chương Trình – Kế hoạch công tác.

Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựngtheo định kỳ, được lặp đi lặp lại trong một khoảng thời gian nhất định như: Saumột nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng

 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác:

1 Chương trình công tác năm:

a) Chậm nhất vào ngày 31 tháng 11 hàng năm, Thủ trưởng các cơ quanchuyên môn thuộc UBMTTQ gửi Văn phòng UBMTTQ huyện Quế Võ Báo

cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao trong chương trình công tác của Uỷban mặt trận tổ quốc huyện năm đó; đề xuất danh mục các đề án trìnhUBMTTQ huyện, Chủ tịch UBND huyện ban hành trong năm tới (sau đây gọichung là đề án, văn bản) Các đề án, văn bản trong chương trình công tác phảighi rõ số thứ tự, tên đề án, nội dung chính của đề án, cơ quan chủ trì, cơ quanphối hợp và thời gian trình;

b) Văn phòng UBMTTQ huyện Quế Võ tổng hợp dự kiến chương trìnhcông tác năm sau của Uỷ ban nhân dân huyện, gửi lại các cơ quan liên quantham gia ý kiến;

c) Sau bảy (07) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chươngtrình công tác năm sau của Uỷ ban mặt trận tổ quốc huyện, cơ quan được hỏi ýkiến có trách nhiệm trả lời, gửi lại Văn phòng UBMTTQ huyện hoàn chỉnh,trình Chủ tịch UBMTTQ xem xét, quyết định việc trình UBMTTQ vào cuộchọp thường kỳ cuối năm;

d) Sau bảy (07) ngày làm việc, kể từ ngày chương trình công tác năm củaUBMTTQ huyện được thông qua, Văn phòng UBMTTQ trình Chủ tịch duyệt,gửi thành viên UBMTTQ , cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBMTTQhuyện, UBMTTQ xã, thị trấn biết, thực hiện

2 Chương trình công tác quý:

a) Trong tháng cuối của mỗi quý, cơ quan phải đánh giá tình hình thựchiện chương trình công tác quý đó, rà soát các vấn đề cần trình UBMTTQ Tỉnh,Chủ tịch UBMTTQ huyện vào quý tiếp theo đã ghi trong chương trình công tácnăm và bổ sung các vấn đề mới phát sinh để xây dựng chương trình công tác choquý sau

b) Văn phòng UBMTTQ huyện tổng hợp, xây dựng chương trình công tácquý sau của UBMTTQ, trình Chủ tịch UBMTTQ quyết định;

c) Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, Văn phòng UBMTTQhuyện có trách nhiệm trình Chủ tịch UBMTTQ huyện phê duyệt chương trìnhcông tác quý sau của UBMTTQ huyện, gửi cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc

UMTTQ huyện và UBMTTQ các xã, thị trấn biết, thực hiện.

3 Chương trình công tác tháng:

a) Chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng, Chủ tịch UBMTTQ huyện căn cứvào tiến độ chuẩn bị các đề án, văn bản đã ghi trong chương trình công tác quý,những vấn đề còn tồn đọng hoặc mới phát sinh, xây dựng chương trình công táctháng sau của đơn vị mình, gửi về Văn phòng UBMTTQ Tỉnh;

b) Văn phòng UBMTTQ huyện tổng hợp chương trình công tác hàngtháng của UBMTTQ huyện Chương trình công tác tháng của UBMTTQ huyệncần được chia theo từng lĩnh vực do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBMTTQhuyện phụ trách giải quyết;

c) Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Văn phòng UBMTTQ huyện trìnhChủ tịch UBMTTQ huyện duyệt chương trình công tác tháng sau của UBMTTQhuyện, gửi các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBMTTQ huyện vàUBMTTQ thuộc các xã, thị trấn biết thực hiện

4 Chương trình công tác tuần:

Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, các PhóChủ tịch UBMTTQ huyện , Văn phòng UBMTTQ huyện xây dựng chương trìnhcông tác tuần sau của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBMTTQ huyện, trình Chủtịch UBMTTQ huyện quyết định chậm nhất vào chiều thứ sáu tuần trước vàthông báo cho các tổ chức, cá nhân liên quan biết, thực hiện

5 Văn phòng Văn phòng Quận uỷ phối hợp với HĐND&UBND huyện ,Hội đồng nhân dân quận để xây dựng các chương trình công tác của UBMTTQhuyện, lịch công tác của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBMTTQ huyện

6 Việc điều chỉnh chương trình công tác của UBMTTQ huyện do Chủtịch UBMTTQ huyện quyết định trên cơ sở đề nghị của các cơ quan, tổ chức vàyêu cầu chỉ đạo, điều hành của UBMTTQ huyện trong từng thời điểm Khi có sựđiều chỉnh chương trình công tác, Văn phòng UBMTTQ huyện thông báo kịpthời cho các thành viên UBMTTQ huyện và Chủ tich, Phó Chủ tịch biết để chủđộng trong công tác

7 Văn phòng UBMTTQ huyện quản lý chương trình công tác củaUBMTTQ Huyện, có trách nhiệm tham mưu cho UBMTTQ huyện, Chủ tịchUBMTTQ huyện trong việc xây dựng, điều chỉnh, triển khai, theo dõi và đônđốc thực hiện chương trình công tác của UBMTTQ huyện, Chủ tịch UBMTTQhuyện.

1.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

1.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

lý của cơ quan

- Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản : công tác soạn thảo và banhành văn bản của UBMTTQ Huyện Quế Võ trong những năm qua cũng đã đạtđược những kết quả nhất định góp phần làm thay đổi diện mạo của cơ quantrong trao đổi công việc, giao tiếp với bên ngoài

- Quản lý văn bản đi – đến : tại cơ quan mọi văn bản đi – đến phải đượcđăng ký vào máy tính Việc đăng ký này sẽ đảm bảo độ chính xác, khoa học, hạnchế tình trạng thiếu sót văn bản và giúp cho việc lưu trữ thông tin được nhanhchóng chính xác, phục vụ kịp thời công tác quản lý

- Công tác lập hồ sơ : công tác lập hồ sơ tài liệu không do các cán bộ làmcông tác liên quan tới công văn giấy tờ thực hiện mà do cán bộ phụ trách côngviệc đó sau khi giải quyết xong công việc họ tự lập hồ sơ, lưu giữ và bảo quản

- Quản lý con dấu : quản lý con dấu tiến hành nghiêm ngặt, chặt chẽ đúngtheo quy định của nhà nước về quản lý sử dụng con dấu

Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quanUBMTTQ huyện Quế Võ còn nhiều hạn chế: Cả về nội dung lẫn hình thức của

cơ quan soạn thảo của văn phòng UBMTTQ huyện Quế Võ còn chưa thốngnhất Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng

lẽ nên ban hành bằng công văn, tờ trình thì lại ban hành bằng thông báo, giấymời Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có tính khả thi caotuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khảthi còn bị hạn chế Như vậy hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi UBMTTQ

Huyện Quế võ chỉ đạo quan tâm tới bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữađến tầm quan trọng ý nghĩa và việc thực hiện các quy định về công tác soạn thảovăn bản

1.3.2 Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của cơ quan,

d Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

*** Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của UBMTTQquận thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn vềthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo quyđịnh tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành theo quy định của

cơ quan quản lý ngành

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc

cá nhân nước ngoài theo thông lệ quốc tế

Tuy nhiên ở cơ quan UBMTTQ huyện Quế Võ vãn còn nhưng hạn chếthiếu sót như:

Lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là ở mục số, kí hiệu văn bản, ởphần nơi nhận, kĩ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểuchữ, định lề văn bản Có nhiều văn bản sai về thể thức kĩ thuật trình bày văn bảncủa văn phòng chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các chủ thế, cơ quan soạn

thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bảncủa thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ Đồng thời,vănphòng cần tiến tới vấn đề tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lí của mình.

1.3.3 Mô tả các bước trong quy trình sọan thảo văn bản quản lí của

cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

Trong nhiều năm qua, công tác soạn thảo văn bản của UBMTTQ huyệnQuế Võ cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự,thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Tronggiải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứađựng trong đó thông tin và quyết định quản lí

Các văn bản mà văn phòng UBMTTQ huyện Quế Võ soạn thảo: quyếtđịnh(cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, kế hoạch, phương án, đề án,báo cáo, đề

án, biên bản, tờ trình, hợp dồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấymời, giấy giới thiệu Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ văn thư soạn thảodưới sự chỉ đạo của cán bộ văn phòng

Trình tự soạn thảo và bn hành văn bản hành chính của UBMTTQ huyệnquế võ đảm bảo đúng với thể thức và kỹ thuật

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Khi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo đầu tiên phải xác địnhđúng nội dung, hình thức, độ mật, khẩn của vắn bản cần soạn thảo

Thu thập xử lý các thông tin có nội dung liên quan đến văn bản (thông tinquá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật)

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của thông tư liêntịch số 01/2011/TT- BNV ngày 19/1/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thật trìnhbày văn bản hành chính Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đềxuất với lãnh đạo cơ quan

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

Bảo thảo do người có thẩm quyền (người kí văn bản) duyệt Trong trường

hợp có sửa chữa bản thảo bố sung văn bản duyệt phải trình người duyệt, xem sétquyết định.

Bước 4: Đánh máy nhân bản

Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “ Nơi nhận” văn bản Người đánhmáy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy nhân bản đúngthời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan Trong trường hợp nếu phát hiện

có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy phải báo cho người duyệtvăn bản hoặc người thảo văn bản để biết kịp thời điều chỉnh

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi kí ban hành

Thủ trưởng đơn vị hoắc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản,kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mìnhsoạn thảo

Cán bộ văn phòng là người được giao trách nhiệm quản lí, kiểm tra côngtác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kĩ thuật trình bày và thủtục ban hành văn bản

Bước 6: kí chính thức vản bản

Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra trình người có thẩm quyền kí theoquy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo)

Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

Văn bản sau khi kí chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ vănthư thực hiện các công việc sau:

- Kiểm tra thể thức, hình thức, và kĩ thuật trình bày văn bản; ghi số, kíhiệu và ngày tháng năm của văn bản

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

- Đăng kí vào sổ công văn đi

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Vănbản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được kí,chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo

- Lưu văn bản đã phát hành: Mỗi văn bản lưu ít nhất 2 bản chính: mộtbản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạnthảo.

Văn phòng UBMTTQ huyện quế võ soạn thảo các văn bản hành chínhtrong thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bướckhi soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiêu quả, chất lượng mà cácvăn bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình Việc soạn thảovăn bản của MTTQ huyện Quế Võ dựa trên các nguyên tắc cơ bản như sau:

Thứ nhất nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý

Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của đảng, chính sách,pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu nguyện vọng của nhân dân.Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ phap lí, đúng thẩm quyền.Nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải được banhành đúng thể thức và kĩ thuật trình bày

Thứ hai: Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học

Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xáckhông làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau.Diễn đạt ý tứ phải theomột trình tự hợp lí, ý trước là cơ sở cho ý sau nhằm minh họa giải thích cho ýtrước; câu văn phải rõ ràng ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất khôngtrùng, thừa ý hoặc lạc đề

Thứ ba: Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng

Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dântrí, nội dung phải rõ ràng xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ

Thứ tư: Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi

Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng ngườithực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống

Do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo văn bản

là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn, chínhxác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền ban

hành văn bản, hình thức tuân thủ theo quy định Như vậy sẽ đảm hơn nữa sốlượng và chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành.

Văn bản được soạn thảo nhìn chung của UBMTTQ Huyện Quế Võ đãtuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành văn bản, bên cạnh

đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiềukhi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh Điều này cũng sẽ ảnh hưởngmột phần đến chất lượng của văn bản soạn thảo Các chủ thể cơ quan được giaosoạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ýkiến của các đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản tiếp thu ý kiếnđóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước khi trình cfon nhiều bất cập ảnh hưởngđến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản Công tác kiểm tra rà soát hệ thốnghóa văn bản của các bộ phận chưa được tiến hành thường xuyên Chình vì vậy

có rất ít kiến nghị sửa đổi, bổ sung về những sai sót bất cập trong văn bản đãđược ban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện vănbản

1.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản

1.4.1 Sơ dồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan.

1 Văn bản đến, văn bản đi phải được quản lý tập trung thống nhất tại Vănthư cơ quan

2 Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào phải đăng ký, chuyển giaohoặc phát hành trong ngày, chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo

3 Văn bản đến có đóng dấu độ khẩn phải đăng ký, trình và chuyển giaongay sau khi nhận được

4 Văn bản, tài liệu bí mật Nhà nước được đăng ký quản lý theo pháp luậthiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

*** Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan (sau đây gọichung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

2 Trình, chuyển giao văn bản đến

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

*** Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1 Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại Văn thưlàm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệmbóc bì, phân loại, vào sổ, đăng ký số văn bản đến, đóng dấu “Đến”, ghi số đến

và ngày đến vào trong dấu “Đến” Những văn bản không đăng ký tại Văn thư,các đơn vị và cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Trường hợp phát hiệnsai sót, công chức, viên chức văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặcbáo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết

2 Đối với văn bản chuyển qua máy Fax, phải chụp lại trước khi đóng dấuĐến; đối với văn bản chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in

ra và làm thủ tục đóng dấu Đến Khi nhận được văn bản chính công chức, viênchức văn thư phải đóng dấu “Đến” và làm thủ tục đăng ký (Số đến, ngày đến là

số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng) và chuyển cho đơn

vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

3 Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ,công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay vớiLãnh đạo cơ quan hoặc Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức để xử lý

4 Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữliệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

*** Trình, chuyển giao văn bản đến

1 Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải kịp thời trình người có thẩmquyền để xin ý kiến phân phối văn bản

2 Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thưđăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo

3 Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng,chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Người nhận văn bản phải ký nhận

vào sổ chuyển giao văn bản.

*** Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1 Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo,giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan theo thời hạnyêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật

2 Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đãđược giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Lãnh đạoVăn phòng

3 Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm đôn đốc,báo cáo Lãnh đạo cơ quan về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyếtvăn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan

*** Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản đi của cơ quan phát hành phải được quản lý tập trung, thốngnhất tại Văn thư của cơ quan theo trình tự sau:

1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu vàngày, tháng, năm của văn bản

2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

3 Đăng ký văn bản đi

4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

5 Lưu văn bản đi

*** Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Văn phòngkiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Nếu phát hiện có sai sót, phảikịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm và tạm ngừng phát hành

2 Ghi số và ngày, tháng văn bản:

a) Ghi số của văn bản:

Tất cả văn bản đi của cơ quan, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác,

đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan

Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản được cơ quan banhành trong một năm mà lựa chọn cách đăng ký văn bản cho phù hợp Số của vănbản là số đăng ký văn bản tại Văn thư cơ quan, tổ chức

b) Ghi ngày, tháng của văn bản:

Ngày, tháng của văn bản là ngày, tháng phát hành văn bản

3 Văn bản “Mật” đi được đánh số và đăng ký riêng

*** Đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu mức độ khẩn, mật

1 Đóng dấu cơ quan:

- Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính đượcthực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3, Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, về công tác văn thư;

- Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lụckèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4, Điều 26 cña Nghị định số110/2004/NĐ-CP cña ChÝnh phñ, về công tác văn thư;

- Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục vănbản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu không quá 05 trang

2 Đóng dấu độ khẩn, mật:

- Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎATỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm bKhoản 2 Điều 15 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội

vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Việc đóng dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấuthu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

- Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP,XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theoquy định tại Điểm a, b, c, Khoản 2, Điều 15, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày

19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính.

*** Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản đi trên máy vi tính

1 Đăng ký văn bản đi bằng sổ:

- Lập sổ đăng ký văn bản đi;

- Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan quyđịnh cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp;

- Văn bản Mật đi được đăng ký riêng

2 Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý vănbản: Việc quản lý văn bản đi được thực hiện theo Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫnquản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

*** Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ Mật và dấu khác lên bì (nếu có)

2 Chuyển phát văn bản đi:

a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính theo quy định,trước 16 giờ hàng ngày phải được phát hành ngay trong ngày làm việc, nhữngvăn bản hoàn chỉnh thủ tục hành chính sau 16 giờ hàng ngày, sẽ phát hành vàođầu giờ làm việc của ngày làm việc tiếp theo

b) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổgửi văn bản đi bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện

kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.

c) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơquan hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổchuyển giao văn bản

đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyểnphát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửibản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ

e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều

16, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ và quy định tại Khoản 3,Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) của Bộ Công an

3 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi

b) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phảikịp thời báo cáo Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính quản lý công tácvăn thư để xử lý

*** Lưu văn bản đi

1 Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan,được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, một bản chính lưu trong hồ sơ giải quyết côngviệc và được chuyển giao cho bộ phận lưu trữ theo thời hạn quy định

2 Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại Văn thư theo chế độ bảo vệ bímật Nhà nước, được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản trong cặp, hộp Tuyệt

đối không được mang ra khỏi cơ quan, trường hợp cần khai thác sử dụng phảiđược sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị.

3 Các văn bản liên ngành mà không lấy số tại Văn thư thì sau khi đóngdấu văn thư có trách nhiệm theo dõi lưu bản chính

*** Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung,như: tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc nhữngđặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộcphạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, cá nhân

1 Nội dung việc lập hồ sơ công việc:

a) Mở hồ sơ: hàng năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị trực thuộc

và thực tế công việc được giao, mỗi công chức, viên chức chuẩn bị các bìa hồ

sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến công việc giảiquyết, ngoài bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ Trong quá trình giải quyết công việc, sẽ lầnlượt đưa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó

b) Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:

- Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ cácvăn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùytheo đặc điểm khác nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho thích hợp

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ: khi công việc giải quyết xong thì hồ sơcũng kết thúc, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xemxét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bảnnháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ

2 Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,đơn vị hình thành hồ sơ

b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau

và phản ánh đúng trình tự diễn biến sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

c) Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

*** Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức

1 Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này Trường hợp cần giữ lại

hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan,

tổ chức biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan nhưng thời hạn giữ lạikhông quá 02 năm

b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉhưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan hoặc chongười kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm của riêng hoặcmang sang cơ quan khác

2 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu

a) Tài liệu hành chính sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ sau 01năm kể từ khi công trình được nghiệm thu

c) Tài liệu xây dựng cơ bản sau 03 tháng kể từ khi công trình quyết toán.d) Tài liệu ảnh, phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác sau 03tháng kể từ khi công việc kết thúc

3 Thủ tục giao nộp

Đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lậphai bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận tài liệu Lưu trữ cơquan và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản

*** Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1 Trách nhiệm của Lãnh đạo cơ quan: Hàng năm Lãnh đạo cơ quan cótrách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan; chỉ đạo công tác lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị thuộc

phạm vi quản lý của mình

2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính:

a) Tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướngdẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữtại đơn vị mình

3 Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc đượcphân công theo dõi, giải quyết

b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định

4 Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ

Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn cho cácđơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc

1.4.2 nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị

Việc lập hồ sơ hiện hành của cơ quan giao cho văn thư cơ quan tiến hành, cơquan đã ban hành quy định về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

1.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Văn bản quản lí công tác lưu trữ: các quy định về công tác lưu trữ

Số lượng cán bộ: 02

Diện tích kho: 20m

Tình trạng kho: a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu hoặc không thuộcdiện nộp lưu trữ cơ quan do các công chức, viên chức các đơn vị tự bảo quản vàphải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó

b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan.Kho lưu trữ được trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện cần thiết theoquy định đảm bảo an toàn cho tài liệu

2 Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được phâncông có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cơ quan chỉ đạo và tổ chức thựchiện các quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ:

a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định

b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiêntai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp tài liệu lưu trữ

đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít

và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; thường xuyên tổ chức vệ sinh khotàng theo định kỳ

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng.g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặcbiệt quý, hiếm

3 Công chức, viên chức phụ trách công tác lưu trữ chuyên trách hoặckiêm nhiệm có trách nhiệm:

a) Thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và của cơ quan về bảo vệ,bảo quản an toàn tài liệu và kho lưu trữ

b) Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho đểtrong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê,kiểm tra và tra cứu

c) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được sốlượng, chất lượng tài liệu, trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế

2 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan.

2.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.

Hiện nay, khi trình độ khoa học kĩ thuật ngày càng phát triển và được ứng

dụng vào nhiều lĩnh vực hoạt động trong đó có công tác văn phòng Được sựquan tâm của MTTQ Tỉnh đã trang bị cho văn phòng UBMTTQ huyện một dànmáy vi tính và một số phương tiện khác như: máy in, máy điện thoại, máy fax,máy photo, tủ đựng hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác văn phòng.Tuy so với yêucầu nhiệm vụ vẫn còn thiếu song cũng tương đối đảm bảo được yêu cầu phục vụnhiệm vụ đối với văn phòng UBMTTQ huyện

2.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.

Sơ đồ mô hình tối ưu nơi làm việc của Văn phòng