MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 8 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TTLTQG III 8 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng HC TC 12 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quố gia III 14 1. Khảo sát về tổ chức công tác Phòng Hành chính Tổ chức 14 1.1. Đánh giá vai trò của Phòng Hành chính Tổ chức trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho TTLTQG III; lấy ví dụ những tình huống cụ thể 14 1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của TTLTQG III 16 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị ( Hội thảo, cuộc họp) của TTLTQG III 17 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo 18 1.5. Tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của TTLTQG III 19 1.6. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của cơ quan 21 2. Khảo sát về công tác Văn thư Lưu trữ 23 2.1 Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 23 2.2. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 31 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 41 Chủ đề 1. Soạn thảo văn bản 41 Chủ đề 2. Xây dựng Quy chế văn hóa công sở của TTLTQG III 41 Chủ đề 4. Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong Phòng HC TC 42 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I. Nhận xét, đánh giá chung về công tác văn phòng của TTLTQG III 51 1. Về công tác quản trị văn phòng 51 2. Về công tác văn thư 52 3. Về công tác Lưu trữ 53 II. Đề xuất kiến nghị 56 1. Về công tác quản trị văn phòng 56 2. Về công tác văn thư 56 3. Về công tác lưu trữ 57 PHẨN PHỤ LỤC 58
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên sinh viên: Nguyên Tiến Mạnh BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K6 HỆ CAO ĐẲNG CHÍNH QUY KHOÁ HỌC (2011 - 2014) Tên quan: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Địa chỉ: 34 - Phan Kế Bính - Cống vị - Ba Đình - Hà Nội Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại quan: Giảng viên hướng dẫn: NCS.Ths Nguyễn Mạnh Cường Báo cáo thực tập tốt nghiệp NĂM 2014 MỤC LỤC Danh mục từ viết tắt STT Tên viết tắt Tên đầy đủ TTLTQG III Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Phòng HC - TC Phòng Hành - Tổ chức LỜI NÓI ĐẦU Trong xu toàn cầu hóa đặc biệt Việt Nam gia nhập vào tổ chức WTO mở cho nhiều hội để phát triển đất nước người Việt Nam, kéo theo khó khăn thử thách lớn Muốn trì phát triển với kinh tế giới đòi hỏi nước ta phải có nhiều đổi cải cách đặc biệt Hành Quốc gia Trong có công tác Quản trị Văn phòng, góp phần quan trọng vào nghiệp phát triển chung đất nước Công tác Quản trị Văn phòng giữ vai trò quan trọng có quan tổ chức hệ thống trị nước ta Nó mắt xích chủ chốt nghiệp phát triển quan, tổ chức Công tác Quản trị Văn phòng đánh giá hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức làm tốt công tác góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, giúp xây dựng máy Nhà nước vững mạnh theo tinh thần Nghị Trung ương Đảng đề Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đánh giá ý nghĩa tầm quan trọng công tác Hành Văn phòng ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng ban hành Quyết định số: 109/BT việc thành lập Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Theo Quyết định này, Trường đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 2016/QĐ-TTg việc thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Ngoài trường mở lớp dạy nghề đào tạo ngắn hạn nhằm phục vụ nhu cầu xã hội Trong năm gần với phát triển vượt bậc ngành khoa học công nghệ giúp người có tầm hiểu biết, nắm bắt thông tin nhanh chóng giải công việc cách thuận lợi, hiệu giúp cho xã hội phát triển mạnh mẽ Nhận thức tầm quan trọng việc gắn liền lý thuyết với thực tiễn nên chương trình đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau học xong chương trình lý thuyết, sinh viên năm cuối (hệ cao đẳng quy) ngành Quản trị Văn phòng thực tập quan Trung ương địa phương nhằm củng cố kiến thức học, nâng cao lực, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp xây dựng phong cách làm việc cán khoa học Giúp cho sinh viên lĩnh hội tốt kiến thức nhà trường vào thực tế tích lũy kinh nghiệm vững vàng trước bước vào công tác sau trường Ngày 10/3/2014 đến ngày 2/5/2014 trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho học sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng thực tập quan Thực tập có vai trò quan trọng sinh viên học tập Giúp cho sinh viên tìm hiểu, nhận thức nắm vững trình độ chuyên môn Trong ngành khoa học giữ lý luận thực tiễn có mối quan hệ gắn bó mật thiết với tạo sở Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A Báo cáo thực tập tốt nghiệp tiền đề hỗ trợ cho tạo nên hiệu công tác giáo dục đào tạo Bởi lý luận cung cấp phương pháp luận nhận thức chuyên môn nghiệp vụ thực tập sở điều kiện vận dụng đưa lý thuyết vào thực tiễn Mục đích đợt thực tập gắn liền nhà trường với xã hội, lý thuyết với thực tiễn Qua việc khảo sát nghiên cứu thực hành công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp để củng cố lý thuyết học nhằm nâng cao lực, rèn luyện kĩ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán khoa học Quản trị văn phòng Từ việc thực tập giúp cho sinh viên củng cố kiến thức, nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp xây dựng phong cách làm việc cán khoa học Qua đợt thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc mà họ phải làm, giúp cho người học có nhìn đầy đủ nghề nghiệp Giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng, công tác văn thư Qua có điều kiện liên hệ kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn để so sánh, củng cố nâng cao nhận thức nghề nghiệp Vận dụng kiến thức học để thực hành số khâu nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc người cán văn phòng tương lai Tài liệu lưu trữ di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Để bảo vệ an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia, nâng cao trách nhiệm quan Nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang công dân việc bảo vệ quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia Trong thời gian thực tập TTLTQG III , nghiên cứu, khảo sát thực hành khâu nghiệp vụ công tác văn thư, quản trị văn phòng công tác lưu trữ Qua có dịp so sánh, đối chiếu lý thuyết học với thực tiễn, dùng lý luận để nhận biết thực tiễn, thông qua vận dụng kiến thức học để Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A Báo cáo thực tập tốt nghiệp giải vấn đề thực tế đặt nhằm củng cố kiến thức lý luận rèn luyện thêm tay nghề Toàn kết đợt thực tập thể "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" bao gồm phần sau: Lời nói đầu Phần I: Khảo sát công tác văn phòng TTLTQG III Phần II: Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành TTLTQG III Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Phần phụ lục Mặc dù giúp đỡ tận tình lãnh đạo, cán công chức TTLTQG III với nỗ lực thân, thời gian thực tập tương đối ngắn, cộng với vốn hiểu biết có hạn chế nên báo cáo khó tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô giáo để báo cáo hoàn thiện Nhân đây, xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng, đến tập thể Ban lãnh đạo cán công tác TTLTQG III giúp hoàn thành đợt thực tập Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2014 Sinh viên Nguyễn Tiến Mạnh Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức TTLTQG III Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa đời Trong trình hoạt động mình, quan, tổ chức nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam sảm sinh khối lượng tài liệu có ý nghĩa toàn quốc có giá trị nhiều mặt, phục vụ cho công xây dựng bảo vệ đất nước Nhằm bảo vệ phát huy giá trị tài liệu đó, TTLTQG III thành lập theo Quyết định số 118/TCCP - TC ngày 10 tháng năm 1995 Bộ trưởng - Trưởng Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) với chức thu thập, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 tới Các giai đoạn phát triển TTLTQG III: Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Như biết, TTLTQG III Trung tâm tách từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Thời gian tách để thành lập, đội ngũ cán có 32 người, cấu tổ chức có 06 phòng; số lượng tài liệu đưa từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I gần 4000 mét Thẩm quyền thu thập tài liệu thu thập tài liệu thời kỳ sau Cách mạng, phạm vi toàn quốc Theo thời gian, thẩm quyền cấu tổ chức, số lượng chất lượng cán mặt hoạt động Trung tâm III có thay đổi định Để kiện toàn máy tổ chức TTLTQG III, ngày 06/4/2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Quyết định số 35/QĐ - LTNN Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức TTLTQG III thay Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 1.1 chức TTLTQG III tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, có chức sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ương cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ Quảng Bình trở theo quy định pháp luật quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước TTLTQG III có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng trụ sở làm việc đặt Thành phố Hà Nội 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ quan tổ chức, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu thuộc phạm vi quản lý - Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Tu bổ phục chế tài liệu bị hư hỏng, xây dựng quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu - Thực hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn - Thực dịch vụ lưu trữ - Quản lí tổ chức, biên chế, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 1.3 Cơ cấu tổ chức máy Ngày 20/5/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức TTLTQG III Hiện cấu tổ chức TTLTQG III gồm có Ban Giám đốc 12 phòng chức năng: - Phòng Thu tập tài liệu - Phòng Chỉnh lý tài liệu - Phòng Bảo quản tài liệu - Phòng Công bố Giới thiệu tài liệu - Phòng Tài liệu nghe nhìn - Phòng Tin học Công cụ tra cứu - Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu - Phòng Đọc tài liệu - Phòng Hành - Tổ chức - Phòng Sưu tầm tài liệu - Phòng Kế toán Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Phòng Bảo vệ PCCC (Xem Sơ đồ tổ chức máy TTLTQG III Phụ lục 1) 1.4 Tình hình cán Hiện nay, biên chế Trung tâm 119 biên chế, trình độ chuyên môn của công chức, viên chức đồng đều: có 05 Thạc sỹ, 01 người theo học chương trình Thạc sỹ Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, 44 Đại học, 05 Cao đẳng, 27 trung cấp, lại trình độ sơ cấp theo học chương trình đào tạo để nâng cao trình độ, đáp ứng với yêu cầu công việc giao Đội ngũ lãnh đạo Trung tâm: Hiện có 01 Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc 02 Phó Giám đốc phân công sau: 01 Phó Giám đốc phụ trách hành chính; 01 Phó Giám đốc phụ trách chuyên môn, nghiệp vụ; 07 Trưởng phòng, 12 Phó phòng Đa số cán có trình độ đại học lưu trữ, số ý có trình độ trung cấp tốt nghiệp trường đại học khác Một số cán chuyên viên Trung tâm tốt nghiệp Liên Xô (cũ) Cộng hòa Dân chủ Đức (cũ) Có số cán Trung tâm theo học lớp cao học lưu trữ Ngoài ra, Trung tâm cón kết hợp với Trung tâm Tin học thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước mở lớp bồi dưỡng tin học cho cán Trung tâm Các cán Trung tâm nâng cao kiến thức tin học văn phòng, chương trình quản lý tài liệu lưu trữ, mạng máy tính điện tử Trung tâm có kế hoạch cử cán học lớp quản lý hành ngắn hạn Các cán tốt nghiệp với kết cao Cùng với việc nâng cao trình độ cho cán bộ, Trung tâm cử người thăm quan học tập kinh nghiệm nước như: đoàn học tập, tham quan lưu trữ Singapore, Thái Lan, vv… Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nhờ có cố gắng nên trình độ chuyên môn cán công chức Trung tâm nâng lên bước kể Hy vọng rằng, thời gian tới lãnh đạo cán Trung tâm hoàn thành xuất sắc công việc mà Đảng Nhà nước giao cho Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng HC - TC 2.1 Chức năng, nhiệm vụ 2.1.1 Chức Có chức tham mưu tổ chức thực nhiệm vụ thuộc công tác hành chính, tổ chức, quản lý nhân sự, thông tin tổng hợp; quản lý tài sản, công tác quản trị bảo đảm sở vật chất, điều kiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động Trung tâm 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Có nhiệm vụ quyền hạn: Xây dựng kế hoạch công tác Trung tâm, theo dõi, đôn đốc đơn vị thuộc Trung tâm thực kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông tin xây dựng báo cáo công tác Trung tâm; Quản lý công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm; Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn phục vụ độc giả; Xây dựng, cải tiến máy làm việc Trung tâm đáp ứng yêu cầu giai đoạn; xây dựng quy chế, lề lối làm việc Trung tâm đơn vị thuộc Trung tâm; Quản lý biên chế, lao động, tiền lương; thực chế độ sách Nhà nước công chức, viên chức Trung tâm; Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp, thực nhiệm vụ bảo vệ trị nội bộ; Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /GM-TTLTIII Hà Nội, ngày tháng năm GIẤY MỜI …………………………………… Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trân trọng kính mời: …………………………………………………………………………………… Tới dự ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Thời gian: ……………………………………………………………………… Địa điểm: ……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………/ Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - Như trên; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT, … Họ tên CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 67 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Số: /GGT-TTLTIII Hà Nội, ngày tháng năm GIẤY GIỚI THIỆU Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trân trọng giới thiệu: Ông (bà): Chức vụ: ………………………………………………………………………… Được cử đến: …………………………………………………………………… Về việc ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Đề nghị Quý quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên hoàn thành nhiệm vụ Giấy có giá trị đến hết ngày ………………………………………………./ Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - Như trên; (Chữ ký, dấu) - Lưu: VT Họ tên CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 68 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Số: /QĐ-TTLTIII Hà Nội, ngày tháng năm GIẤY ĐI ĐƯỜNG Số ………… Cấp cho: …………………………………………………………………… Chức vụ: …………………………………………………………………… Được cử công tác tại: …………………………………………………… Theo công lệch (hoặc giấy giới thiệu) số … ngày … tháng … năm … Từ ngày …… tháng …… năm … đến ngày … tháng … năm … Ngày … tháng … năm … Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Tiền ứng trước Lương ……………………… đ Công tác phí …………………………… đ Cộng …………………………………… đ Nơi nơi đến Ngày Phương tiện sử dụng Số ngày Chứng nhận quan nơi công công tác (Ký tên, đóng dấu) tác Nơi …/…/…… …………… …… ……………………………… … Nơi đến …/…/…… …………… ……………………………… …… … Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 69 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nơi …/…/…… …………… …… ……………………………… … Nơi đến …/…/…… …………… ……………………………… …… … Nơi …/…/…… …………… …… ……………………………… … Nơi đến …/…/…… …………… ……………………………… …… … Nơi …/…/…… …………… …… ……………………………… … Nơi đến …/…/…… …………… ……………………………… …… … Nơi nơi đến Ngày Phương tiện sử dụng Số ngày công tác Chứng nhận quan nơi công tác (Ký tên, đóng dấu) Nơi …/…/…… …………… ……… ……………………………… Nơi đến …/…/…… …………… ……… ……………………………… Nơi …/…/…… …………… ……… ……………………………… Nơi đến …/…/…… …………… ……… ……………………………… Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 70 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nơi …/…/…… …………… ……… ……………………………… Nơi đến …/…/…… …………… ……… ……………………………… - Vé người: vé x đ = đ - Vé cước: vé x đ = đ - Phụ phí lấy vé điện thoại: vé x đ = đ - Phòng nghỉ: vé x đ = đ Phụ cấp đường: đ Phụ cấp lưu trú: đ Tổng cộng ngày công tác: đ Ngày … tháng … năm …… Duyệt Duyệt Thời gian lưu trú hưởng Số tiền toán phụ cấp: …………… ngày là: đồng Người công tác Phụ trách kế toán kế toán trưởng (Chữ ký) (Chữ ký) (Chữ ký) CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /BB-TTLTIII Hà Nội, ngày tháng năm BIÊN BẢN ………………………………………… Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 71 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thời gian bắt đầu: ………………………………………………… Địa điểm: …………………………………………………………… Thành phần tham dự: …………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………… Chủ trì ( Chủ tọa ): …………………………………………………… Thư ký ( người ghi biên bản): ………………………………………………… Nội dung ( theo diễn biến họp/ hội nghị/ hội thảo): …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………… Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào … … ngày … tháng … năm …/ THƯ KÝ CHỦ TỌA (Chữ ký) (Chữ ký, dấu (nếu có)) Họ tên Họ tên Nơi nhận: - …; - Lưu: VT, hồ sơ CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /PC-TTLTIII Hà Nội, ngày tháng năm PHIẾU CHUYỂN Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 72 Báo cáo thực tập tốt nghiệp …………………………………………………… Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có nhận …… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… …………………………… Kính chuyển………………………………….xem xét, giải quyết./ Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - …………… ; (Chữ ký, dấu) Họ tên CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /PG-TTLTIII Hà Nội, ngày tháng năm PHIẾU GỬI …………………………………………… Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 73 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III giủ kèm theo phiếu văn bản, tài liệu sau: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………… Sau nhận được, đề nghị ……………………… gửi lại phiếu cho …… …………………………………………………………./ Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - ……………; (Chữ ký, dấu) - …………… ……., ngày … tháng … năm Người nhận Họ tên (Chữ ký) Họ tên CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /HĐ-TTLTIII Hà Nội, ngày tháng năm HỢP ĐỒNG ………………………………… Bên A: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III………………………………………………… Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 74 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại diện cho Trung tâm Lưu trữ III:…………………………………………… Địa chỉ: 34 - Phan Kế Bính - Ba Đình - Hà Nội Số điện thoại: (04) ……… Fax: ………… Bên B: Tên quan …………………………………………………………………… Hộ thường trú: ………………………………………………………… Hoặc Ông (bà): ……………………………………………………………… Đại diện cho (đối với tổ chức) ………………………………………………… Địa chỉ:………………………………………………………………………… Số điện thoại: Fax (nếu có)……………………………………………………… Hai bên trí thực việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất theo cam kết sau đây: …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… Các cam kết khác:……………………………………………………………… ……………………………………………………… Hợp đồng lập …… ……… ngày … tháng … năm thành có giá trị có hiệu lực kể từ ngày ký./ ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A (Chữ ký, dấu) (Chữ ký, dấu) Họ tên Họ tên CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /GCN-TTLTIII Hà Nội, ngày tháng năm GIẤY CHỨNG NHẬN ………………………………………… Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 75 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chứng nhận: ………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… …………………………………………………………………………………… … …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………… / Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - ……………; (Chữ ký, dấu) - ……………; - Lưu VT, … Họ tên Phụ lục Quy chế văn hóa công sở TTLTQG III CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Văn hoá công sở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TTLTIII ngày tháng Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III) Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A năm 76 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Quy chế quy định trang phục, giao tiếp ứng xử cán bộ, công chức, viên chức thi hành nhiệm vụ, trí công sở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Quy chế áp dụng đối tất đơn vị, tổ chức thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Điều Nguyên tắc thực văn hoá công sở Việc thực văn hoá công sở tuân thủ nguyên tắc sau đây: Phù hợp với truyền thống, sắc văn hoá dân tộc điều kiện kinh tế - xã hội; Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, đại; Phù hợp với quy định pháp luật mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương đại hoá hành nhà nước Điều Mục đích Việc thực văn hoá công sở nhằm mục đích sau đây: Bảo đảm tính trang nghiêm hiệu hoạt động Trung tâm Lưu trữ quốc Gia III; Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực cán bộ, công chức, viên chức hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Điều Các hành vi bị cấm Hút thuốc phòng làm việc; Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 77 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sử dụng đồ uống có cồn công sở, trừ trường hợp đồng ý lãnh đạo quan vào dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao; Quảng cáo thương mại công sở Chương II TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Mục TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều Trang phục Khi thực nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch Cán bộ, công chức, viên chức Phòng có trang phục chung thực theo quy định Trung tâm Điều Lễ phục Lễ phục cán bộ, công chức, viên chức trang phục thức sử dụng buổi lễ, họp trọng thể, tiếp khách nước Lễ phục nam cán bộ, công chức, viên chức: comple, áo sơ mi, cravat Lễ phục nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, comple nữ Đối với cán bộ, công chức, viên chức người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc coi lễ phục Điều Thẻ cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ thực nhiệm vụ Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 78 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên quan, ảnh, họ tên, chức danh, số hiệu cán bộ, công chức, viên chức Mẫu thẻ cách đeo thẻ cán bộ, công chức, viên chức thực heo hướng dẫn Bộ Nội vụ Mục GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Điều Giao tiếp ứng xử Cán bộ, công chức, viên chức thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp luật Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt Điều Giao tiếp ứng xử với tổ chức, cá nhân quan Trong giao tiếp ứng xử với tổ chức, cá nhân quan, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến giải công việc Cán bộ, công chức, viên chức thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ Điều 10 Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 79 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Điều 11 Giao tiếp qua điện thoại Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ Mục QUỐC HUY, QUỐC KỲ Điều 12 Treo Quốc huy Quốc huy treo trang trọng phía nhà Kích cỡ Quốc huy phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy cũ bị hư hỏng Điều 13 Treo Quốc kỳ Quốc kỳ treo nơi trang trọng trước nhà Quốc kỳ phải tiêu chuẩn kích thước, màu sắc Hiến pháp quy định Việc treo Quốc kỳ buổi lễ, đón tiếp khách nước lễ tang tuân theo quy định nghi lễ nhà nước đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang Mục BÀI TRÍ KHUÔN VIÊN CÔNG SỞ Điều 14 Biển tên quan Cơ quan phải có biển tên đặt cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy đủ tiếng Việt địa quan Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 80 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cách thể biển tên quan theo hướng dẫn Bộ Nội vụ Điều 15 Phòng làm việc Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức Việc xếp, trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu phòng làm việc Điều 16 Khu vực để phương tiện giao thông Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông cán bộ, công chức, viên chức người đến giao dịch, làm việc Không thu phí gửi phương tiện giao thông người đến giao dịch, làm việc./ KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC (Chữ ký, dấu) Nguyễn Minh Sơn Nguyễn Tiến Mạnh - QTVPK6A 81