Chuyên đề thực tập thực tập: Nghiệp vụ hành chính của Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Hoàn Kiếm: 3 1.1. Khái quát chung về UBND Quận Hoàn Kiếm: 3 1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm: 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Hoàn Kiếm: 4 1.3.1. Chức năng của UBND quận Hoàn Kiếm: 4 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Hoàn Kiếm: 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm: 11 2.1. Chức năng của văn phòng UBNDHĐND: 11 2.2.Nhiệm vụ của văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm: 12 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm : 13 2.3. Xây dựng bản mô tả công việc cho Lãnh đạo Văn phòng: 14 III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Hoàn Kiếm: 15 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng: 15 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và hậu cần cho UBND quận: 15 1.2. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quận Hoàn Kiếm 17 1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp ) của cơ quan trong quá trình thực tập: 17 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 18 1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hoá công sở của cơ quan: 20 2. Khảo sát về công tác văn thư: 20 2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan: 20 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ: 21 CHƯƠNG II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 24 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm: 24 2. Mẫu hóa một số văn bản: 26 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của phòng Nội vụ 31 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan: 31 CHƯƠNG III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 35 3.1.Nhận xét, đánh giá chung. 35 3.2.Đề xuất giải pháp 36 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 PHỤ LỤC

THƠNG TIN CÁ NHÂN I Thơng tin cá nhân: - Họ tên: Đào Thanh Tâm - Lớp: CĐ quản trị văn phòng 14a - Nghành: Quản trị văn phòng - Mã số sinh viên: 1411qtva027 - Email: daothanhtam.1206@gmail.com II Thông tin giảng viên: - Giảng viên: Nguyễn Hữu Danh - Email: danhnh@gmai.com III Thông tin quan thực tập: - Địa chỉ: UBND quận Hoàn Kiếm – số 126 Hàng Trống – quận Hoàn Kiếm – TP.Hà Nội - Cán hướng dẫn thực tập: Hoàng Minh Nguyệt - Chức vụ: Phó trưởng phòng nội vụ - Số điện thoại: 0913214841 MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU Chương I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HỒN KIẾM I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Hoàn Kiếm: 1.1 Khái quát chung UBND Quận Hoàn Kiếm: .3 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND quận Hồn Kiếm: 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Hoàn Kiếm: 1.3.1 Chức UBND quận Hoàn Kiếm: 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Hoàn Kiếm: II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND quận Hồn Kiếm: 11 2.1 Chức văn phòng UBND-HĐND: 11 2.2.Nhiệm vụ văn phòng UBND quận Hoàn Kiếm: .12 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND quận Hồn Kiếm : 13 2.3 Xây dựng mô tả công việc cho Lãnh đạo Văn phòng: 14 III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phòng UBND quận Hồn Kiếm: 15 Khảo sát tổ chức cơng tác văn phòng: .15 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc hậu cần cho UBND quận: .15 1.2 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ UBND quận Hoàn Kiếm 17 1.3 Sơ đồ hố cơng tác tổ chức 01 hội nghị ( hội thảo, họp ) quan trình thực tập: 17 1.4 Sơ đồ hố quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo quan: 18 1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai thực văn hố cơng sở quan: 20 Khảo sát công tác văn thư: .20 2.1 Tìm hiểu nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực cơng tác văn thư quan: .20 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ: 21 CHƯƠNG II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .24 Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm: 24 Mẫu hóa số văn bản: 26 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp phòng Nội vụ 31 Xây dựng mơ hình văn phòng đại cho quan: 31 CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 35 3.1.Nhận xét, đánh giá chung 35 3.2.Đề xuất giải pháp 36 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 PHỤ LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT 1.UBND : Uỷ ban nhân dân HĐND : Hội đồng nhân dân VP : Văn phòng NV : Nội vụ 5.TP : Thành phố QTVP : Quản trị văn phòng LỜI MỞ ĐẦU Trước tình hình đổi đất nước năm gần , với phát triển khoa học kỹ thuật, xã hội không ngừng lên, cải cách hành tồn máy Nhà nước trước tình hình đổi đất nước năm gần , công tác văn phòng có vị trí quan trọng hoạt động tham mưu , giúp việc cho lãnh đạo ngày khẳng định vai trò, vị việc thực hiệu hoạt động lãnh đạo quan cấp Quản trị văn phòng nghành đòi hỏi phải có vốn kiến thức sâu rộng, đào tạo chuyên mơn nghiệp vụ thường nói “ trăm hay không tay quen “, kiến thức học trường sách phần để sinh viên bước vào nghề biết kiến thức nghành , nghề Vì sinh viên phải tự hòa vào xã hội, vào cơng việc thực tế để có kinh nghiệm việc thực cơng việc người cán văn phòng tương lai Được học tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Hà Nội tin tàng vững chắc, tiền đề để thực tốt chuyên đề văn phòng Nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, mục tiêu đào tạo, để sinh viên nắm vững kiến thức, nghiệp vụ chun mơn lý thuyết thực hành quan Nhà trường tổ chức kỳ kiến tập cho chúng em khoảng thời gian từ ngày 20 tháng năm 2017 đến ngày 16 tháng năm 2017 Được đồng ý Nhà trường Khoa quản trị văn phòng em có điều thực tập Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm với thời gian Trong thời gian kiến tập em nhận giúp lãnh đạo quan , quan tâm hướng dẫn cán văn phòng, thầy giáo môn chuyên nghành Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội giúp em cố gắng nâng cao lực công tác, vận dụng kiến thức học ghế nhà trường vào thực tế công việc người cán Văn phòng tương lai Nội dung báo cáo thực tập em cấu trúc gồm phần : Phần I – Khảo sát cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm: Phần II – Chuyên đề thực tập thực tập: Nghiệp vụ hành Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm Phần III – Kết luận đề xuất kiến nghị Phần phụ lục Toàn báo cáo kiến thức em học nhà trường đưa vào áp dụng thực tế tiến hành thực tập Ủy ban nhân dân quận Hồn Kiếm Từ giúp em áp dụng kiến thức em học sau gần năm học trường để đến quan trực tiếp làm công việc cụ thể , rèn luyện cho em kỹ nghề nghiệp , hiểu rõ công tác văn phòng, tầm quan trọng văn phòng theo chuyên ngành mà em theo học Trong thời gian thực tập thân có nhiều cố gắng khơng thể tránh khỏi thiếu sót hạn chế định Vì em mong nhận góp ý cán văn phòng, thầy giáo để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, lãnh đạo, cán bộ, công chức văn phòng Ủy ban nhân dân quận Hồn Kiếm giúp đỡ em thời gian vừa qua Rèn cho em kỹ độc lập, giải công việc người cán bộ, nhân viên văn phòng tương lai Em xin trân trọng cảm ơn Hoàn Kiếm, ngày tháng năm 2017 SINH VIÊN Đào Thanh Tâm Chương I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Hoàn Kiếm: 1.1 Khái quát chung UBND Quận Hoàn Kiếm: - UBND Quận HĐND bầu, quan chấp hành HĐND, quan hành Nhà nước địa phương chịu chấp hành Hiến pháp pháp luật, cac văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - Quận hội, quốc phòng, an ninh sách địa bàn xã - Quận Hoàn Kiếm nằm trung tâm Thủ Hà Nội, phía Tây giáp quận Đống Đa, phía Tây Bắc giáp quận Ba Đình quận Đống Đa, phía Nam giáp quận Hai Bà Trưng Dọc từ phía Bắc xuống phía Nam sơng Hồng, bên sơng (phía Đơng) huyện Gia Lâm Quận tập trung nhiều đầu mối giao thông đường sắt, đường thuỷ, đường Yếu tố gắn kết Hoàn Kiếm với quận, tỉnh, thành khác tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy giao lưu phát triển kinh tế - văn hố du lịch Đó ưu đặc biệt Quận mà quận có Là nơi tập trung nhiều Bộ, Sở, Ban, ngành quan quản lý Nhà nước (10 Bộ tổng số 17 Bộ Trung ương đóng địa bàn tồn Thành phố Hà Nội) nơi tập trung nhiều đại sứ quán nhà riêng đại sứ (17 đại sứ tổng số 60 nước có đại sứ quán Hà Nội), văn phòng đại diện nước ngồi, nơi tập trung quan trị - xã hội - tơn giáo, Hồn Kiếm xứng đáng trung tâm hành chính, trị Thành phố Thời gian gần đây, với phát triển kinh tế - xã hội đầu tư mạnh mẽ xây dựng cơng trình cao ốc, tồ văn phòng tiếng Hà Nội Tower Đó lợi vị trí địa lý mà khơng quận có Các quan, đơn vị muốn có văn phòng đặt địa bàn Quận Chính vậy, Hồn Kiếm phát triển mạnh dịch vụ cho th văn phòng Quận có nhiều tiềm để phát triển loại hình dịch vụ cao cấp Điều tạo cho Hồn Kiếm mặt mới, văn minh bên cạnh cơng trình kiến trúc cổ, đồng thời khẳng định vị trung tâm dịch vụ Quận Với hệ thống trung tâm tài chính, ngân hàng đầu não tập trung Quận, Hồn Kiếm có tiềm phát triển mạnh giao dịch kinh tế tài Trong 10 năm tới, sở Nhà nước đổi sách tài ngân hàng phát triển thành phần kinh tế, Hoàn Kiếm trở thành trung tâm tài lớn Hà Nội Đây loại hình dịch vụ cao cấp- hình thức dịch vụ dựa trí thức dựa tiến bộ, văn minh kinh tế Ở vị trí trung tâm Thành phố với vai trò trung tâm hành chính, trị, trung tâm thương mại, dịch vụ, quận Hồn Kiếm có nhiều điều kiện cho phát triển kinh tế - xã hội I.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND quận Hồn Kiếm: * ( Sơ đồ cấu tổ chức phần phụ lục 01 ) 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Hoàn Kiếm: 1.3.1 Chức UBND quận Hoàn Kiếm: UBND quận Hoàn Kiếm quan chấp hành HĐND quận, quan hành nhà nước thi hành việc quản lý nhà nước phạm vi lãnh thổ theo Hiến pháp, pháp luật văn quan quản lý nhà nước cấp Nghị HĐND quận tất lĩnh vực đời sống kinh tế, trị, xã hội … UBND quận chịu trách nhiệm trước HĐND quận UBND thành phố Hà Nội việc thực chức trách nhiệm vụ cơng tác quản lý hành nhà nước địa bàn quận Hoàn Kiếm tất lĩnh vực như: - Phát triển kinh tế, công nghiệp, thương nghiệp,… - Thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật Đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác - Đảm bảo an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang lực lượng quốc phòng tồn dân, thực chế độ chủ nghĩa quân Quản lý hộ tịch, hộ phường - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân - Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp, tổ chức kinh tế, xã hội đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Hoàn Kiếm: UBND quận Hoàn Kiếm bên cạnh chức quan hành nhà nước, UBND phải chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật tổ chức HĐND UBND năm 2009, văn quan cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố an ninh thực sách khác địa bàn Cụ thể sau: a Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân quận, huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân phường, xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân phường, xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân quận, huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân phường, xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân phường, xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật Điều 99 c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân quận, huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tham gia với Uỷ ban nhân dân thành phố việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ phường, xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân thành phố Điều 100 d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân quận, huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây a Thành phần tham dự: 2.4 Kinh phí: III TỔ CHỨC THỰC HIỆN: Thành lập Ban Chỉ đạo gồm đồng chí: Thành lập Ban tổ chức gồm đồng chí Phân công thực hiện: Tiến độ thực hiện: - Ngày : Xây dựng kế hoạch - Ngày : Xin ý kiến Đảng ủy - Ngày : Triển khai kế hoạch - Ngày : Hồn tất cơng tác chuẩn bị - Ngày : Tổ chức chuyến Trên Kế hoạch tổ chức chuyến công tác cho Căn vào Kế hoạch 30 Nơi nhận: CHỦ TỊCH -UBND (Ký -Lưu VT, NV 31 tên đóng dấu ) Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp phòng Nội vụ CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ HỘI NGHỊ GIAO BAN CÔNG TÁC QUÝ – NĂM 2017 Thời gian: 8h00’, ngày 08 tháng 04 năm 2017 Địa điểm: Hội trường tầng 5, UBND quận Hoàn Kiếm STT THỜI GIAN NỘI DUNG 7h00-8h00 Đón tiếp đại biểu, Văn nghệ chào mừng, ổn định 8h00-8h15 8h15-8h30 tổ chức Tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần đại biểu Báo cáo tổng hợp kết công tác tháng quý I, 8h30-9h00 9h00-10h00 kế hoạch công tác tháng quý II năm 2017 Phân tích nguyên nhân giải pháp khắc phục Phân tích khó khăn đề xuất kế 10h00-10h30 10h30-10h45 10h45-11h00 hoạch công tác tháng quý II Ý kiến đại biểu tham dự Ý kiến trưởng phòng Bế mạc Xây dựng mơ hình văn phòng đại cho quan:  Sơ đồ phòng làm việc phòng Nội vụ UBND quận Hồn Kiếm phần phụ lục 04 Xây dựng mơ hình văn phòng đại mang tính chun nghiệp nhằm phục vụ tối đa hiệu cơng việc Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp giúp việc quản trị hậu cần quan tổ chức Xây dựng văn phòng đại yếu tố quan trọng để giúp quan tổ chức đổi phương thức làm việc lãnh đạo nề nếp làm việc, nâng cao chất lượng hiệu công tác lãnh đạo Vì vậy, việc tăng cường xâu dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan tổ chức đặc biệt quan tâm Văn phòng mặt UBND, không gian làm việc nhân viên Một văn phòng vừa sang trọng vừa đại tạo cảm giác thoải mái cho người dân đến làm việc, đồng thời tạo hứng khởi cho cán nhân viên văn phòng 32 làm việc Văn phòng đại khơng đơn giản chỗ ngồi để làm việc, thiết kế văn phòng làm việc đại không yêu cầu phải tiện dụng mà phải đáp ứng hiệu thẩm mỹ thể tinh thần làm việc củac hính doanh nghiệp Văn phòng đại văn phòng, máy quan tổ chức thực chức thu thập xử lí tổng hợp thơng tin phục vụ cho điều hành quan tổ chức phương tiện kỹ thuật, nghiệp vụ hành đại, mặt khác đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan nhà nước cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý hiệu Việc đại hoá trang thiết bị phải tiến hành đồng thời với đại hố tri thức người làm việc trang thiết bị việc trang bị tri thức cần tiến hành trước bước Văn phòng đại có đặc trưng bản: + Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ; + Lao động văn phòng tổ chức khoa học; + Tăng cường áp dụng phương tiện kỹ thuật mới, phương pháp điều hành mới; + Xây dựng định mức cụ thể hợp lý; + Linh hoạt cụ thể Cùng với phát triển công nghệ thông tin với máy móc đại máy tính, máy in, máy fax, máy photocoppy, máy scan, cán văn phòng phải sử dụng thành thạo máy móc, trang thiết bị, biết truy cập thông tin Internet Với thay đổi phong cách không gian làm việc hiển nhiên, giúp cán nhân viên khơng có thiết bị đại thuận tiện mà khơng gian thiết kế đại kèm theo giúp tăng cao suất hiệu cơng việc văn phòng Cán nhân viên cảm thấy tự tin có khơng gian làm việc tốt với cách trí khoa học, tiện nghi Việc xây dựng văn phòng đại làm chủ thơng tin định tồn hoạt động làm việc, hiệu cơng việc phòng ban UBND  Ưu điểm: 33 - Một văn phòng đại làm giảm lãng phí thời gian, công sức suất làm việc đạt lại cao hiệu Chất lượng công việc đảm bảo theo tiêu đề Đồng thời giúp cho nhà lãnh đạo khỏi cơng việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán cơng chức văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt nhiệm vụ tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu cao - Khi lựa chọn loại hình dịch vụ văn phòng tạo điều kiện để xây dựng hình ảnh Bởi văn phòng đại đáp ứng nhu cầu cần thiết mà văn phòng thực cần Với hệ thống thông tin liên lạc đại, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đảm bảo cho văn phòng kết nối với người dân 24/24 - Chuyển dần chế độ phong cách làm việc cũ sang chế độ làm việc chun mơn hố đại hoá tránh nhiều cấp trung gian - Tiêu chuẩn hoá khoa học hoá mẫu giấy tờ văn hành thủ tục hành nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành quan cơng dân, cải tiến thủ tục hành - Giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng xác có suất chất lượng đường lối sách nguyên tắc chế độ - Đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ kịp thời xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho cơng đổi  Nhược điểm: - Nhân viên văn phòng đại số lượng so với khối lượng cơng việc; - Nhân viên văn phòng nhiều khơng đáp ứng văn phòng đại; - Có thể nói hạn chế lớn văn phòng đại vấn đề chi phí Với phát triển văn phòng đại chi phí để mua sắm thiết bị, sở vật chất cho văn phòng đại lớn Nhiều nhân viên văn phòng chưa bắt kịp với loại hình văn phòng này, làm cho văn phòng đại khơng phát huy hết ưu điểm nó, 34 35 CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 3.1.Nhận xét, đánh giá chung * Ưu điểm: Trang thiết bị văn phòng đầy đủ, đại…Lãnh đạo phòng thường xuyên quan tâm, nhắc nhở văn thư việc thực quy định Nhà nước, quan công tác giấy tờ Công tác văn thư việc giải văn đến, văn thực tương đối tốt chu đáo theo quy định Nhà nước, quan công ty Văn thư thu thập thông tin mà tổng hợp thơng tin thu thập được, tạo nguồn thơng tin hữu ích Q trình cung cấp thơng tin cho Lãnh đạo quan triển khai hiệu quả, nhanh chóng xác, đảm bảo cho q trình lãnh đạo thơng suốt Việc xây dựng văn hóa cơng sở quan tâm ý, thực nghiêm túc Việc đưa phần mềm tin học ứng dụng vào văn phòng có hiệu quả, giúp cho việc quản lý, điều hành lãnh đạo dễ dàng thuận tiện Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ thơng tin, phòng Nội vụ nhanh chóng nắm bắt xu hướng phát triển kinh tế thị trường đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng cơng tác văn phòng Một số cơng việc thủ công loại bỏ Môi trường làm việc chuyên nghiệp, phòng làm việc lý tưởng, thống mát với đầy đủ sở vật chất phương tiện kĩ thuật đại *Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm đạt được, cơng tác hành văn phòng Tổ chức hành gặp số hạn chế sau: Trong việc thực chức năng, nhiệm vụ nhiều nhân viên 36 chưa nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng lúng túng, thiếu khoa học cơng việc Vẫn thiếu số mẫu sổ quản lý văn như: sổ chuyển giao văn bản, sổ đăng ký văn mật đi, sổ đăng ký văn mật… Công tác tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu chưa hiệu gặp nhiều hạn chế Vẫn bất cập hạn chế triển khai cơng việc, tình trạng chậm trễ cơng việc Việc tn thủ giấc cơng việc chưa nghiêm túc, tình trạng sớm muộn nhân viên Việc ứng dụng công nghệ, khoa học kỹ thuật đại nhiều thiếu sót Trang thiết bị phục vụ cho cơng tác lưu trữ sơ sài, khơng hiệu Nguồn kinh phí bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa sát quản lý, chưa ưu tiên giải vấn đề sinh công tác văn phòng Trình độ nhân viên chưa đồng gây nên chưa thống giải công việc 3.2.Đề xuất giải pháp Cải cách thể chế: - Tiếp tục triển khai thực Đề án thuộc chương trình hồn thiện, nâng cao hiệu cơng tác xây dựng văn quy phạm pháp luật - Đổi quy trình, hồn thiện nâng cao hiệu công tác xây dựng ban hành văn thuộc thẩm quyền - Tập trung vào việc xây dựng, bổ sung, điều chỉnh quy chế, quy định nhằm đảm bảo thực có hiệu quy định pháp luật tinh thần công khai, dân chủ, minh bạch cải cách hành Cải cách thủ tục hành chính: - Tiếp tục hồn thiện quy chế làm việc Cơ quan công khai,giám sát việc thực quy chế - Các văn UBND quận nói chung phòng Nội Vụ nói riêng cần mẫu hố cập nhật liên tục Việc mẫu hố văn góp 37 phần không nhỏ việc tạo thống văn lại - Rà sốt quy định, thủ tục hành theo tiêu chí cần thiết, tính hợp lý, tính hợp pháp tính hiệu để kịp thời kiến nghị sửa đổi, bổ sung văn quy phạm pháp luật có quy định thủ tục hành chính, đảm bảo thực công khai kịp thời, đầy đủ, cụ thề quy định thủ tục hành để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân dễ tiếp cận, thực giám sát việc thực thủ tục hành UBND quận - Đa dạng hóa hình thức tiếp nhận, trả kết thủ tục hành cho tổ chức, cá nhân Trong tập trung nghiên cứu, đề xuất triển khai thực dich vụ hành cơng trực tuyến mức độ trả kết giải thủ tục hành cho người dân qua dịch vụ Bưu điện - Thực thường xuyên công khai cập nhật đầy đủ, kịp thời thủ tục hành có hiệu lực thi hành bảng niêm yết công khai theo quy định Cải cách tổ chức máy: - Tiếp tục rà soát, bổ sung để ban hành quy chế tổ chức hoạt động phòng ban đơn vị trực thuộc UBND - Cần tuyển dụng thêm cán lưu trữ chuyên trách để làm việc hiệu quả, đảm nhiệm công tác lưu trữ tốt Xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức: - Căn vào điều kiện kinh tế - xã hội, khối lượng công việc địa phương, UBND bố trí 01 cán cửa 02 công chức làm công tác tư pháp hộ tịch, có định phân cơng cộng việc cụ thể 01 cán cơng chức có trình độ đại học Luật, Hành Nhằm đảm bảo nguồn nhân lực cho quyền đảm bảo đời sống công chức, UBND phường quan tâm đến chế độ tiền lương, thưởng phụ cấp cán công chức làm công tác cửa, tư pháp hộ tịch - Cán cửa, tư pháp hộ tịch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ Cán công chức làm công tác cửa tư pháp hộ tịch UBND có trình độ Đại học Luật, bồi dưỡng nghiệp vụ; có lập trường 38 trị vững vàng, chấp hành tốt đường lối, chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước; có phẩm chất đạo đức tốt, thực tốt quy định việc cán công chức không làm - Xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức với số lượng phù hợp, chất lượng ngày nâng cao, cấu hợp lý, có trình độ chun mơn, phẩm chất tốt, có tinh thần trách nhiệm cao không ngừng đổi - Thực tốt cơng tác rà sốt, bổ sung cán bộ, công chức vào diện quy hoạch dài hạn theo định kỳ hàng năm Đảm bảo đủ số lượng lẫn chất lượng theo hướng lâu dài, ổn định để đáp ứng yêu cầu bổ sung, điều động luân chuyển; - Thực qui định thi tuyển công chức xét tuyển viên chức; - Định kỳ có kế hoạch chuyển đổi vị trí cơng tác cán bộ, công chức theo quy định nhằm nâng cao chất lượng, khả hoàn thành nhiệm vụ cán bộ, cơng chức phòng chống tham nhũng; - Tạo điều kiện để CBCC nâng cao trình độ trị, chun mơn, nghiệp vụ bồi dưỡng, nâng cao kiến thức quản lý nhà nước cho cán công chức; - Triển khai rộng rãi việc thi tuyển trước bổ nhiệm chức danh lãnh đạo cấp phòng, ban, đơn vị theo đạo UBND thành phố Cải cách tài cơng: - Thực có hiệu chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm sử dụng biên chế kinh phí hành quan nhà nước; chi tiêu, mua sắm tài sản chế độ, sách; thực hành quản lý tốt tài sản; tiết kiệm chi thường xuyên từ 10-15% sở đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ trị tăng thêm thu nhập cho cán công chức nhân viên quan, quản lý thu, chi ngân sách theo quy định pháp luật; - Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý cho cán viên chức UBND quận cần ý đến công tác này, đảm bảo công cho cán viên chức nhân viên quan 39 Hiện đại hố hành chính: - Tăng cường sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin, tiếp tục thực có hiệu hộp thư điện tử, phần mềm lõi quản lý hồ sơ công việc, phần mềm quản lý cán công chức - Vận hành tốt trang thông tin điện tử nhằm cung cấp kịp thời thông tin lĩnh vực giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng; - Xây dựng áp dụng phần mềm quản lý công tác cấp phép chuyên ngành; - Tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử hoạt động quan nhằm nâng cao hiệu hoạt động, suất lao động, thực hành tiết kiệm - Sắp xếp nhân sự, xây dựng quy chế quản lý, sử dụng hiệu hộp thư điện tử, phần mềm lõi đảm bảo việc trao đổi, cung cấp thông tin thông suốt, nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm bước nâng cao hiệu công việc Công tác đạo, điều hành cải cách hành chính: - Mở thêm chuyên mục cải cách hành Website giới thiệu mơ hình, điển hình hay thực cải cách hành chính, cơng khai kết giải thủ tục hành - Chỉ đạo đơn vị thuộc UBND triển khai đồng bộ, có hiệu chế hành cửa Khơng để tình trạng CBCC vừa nhận hồ sơ tổ chức, công dân vừa giải hồ sơ hành 40 KẾT LUẬN Qua tháng kiến tập nghề nghiệp Ủy ban nhân dân quận Hồn Kiếm thân em học thực tế sâu sắc vốn kiến thức nghiệp vụ thân em phong cách làm việc cán văn phòng Qua em rút cho học kinh nghiệm quý báu, tình thực tế xảy khâu giải Trong thời gian kiến tập quan, với giúp đỡ nhiệt tình cán văn phòng em nhận tầm quan trọng cơng tác văn phòng quan quản lý Nhà nước nói chung Ủy ban nhân dân quận Hồn Kiếm nói riêng Qua em thấy rằng: Cơng tác hành văn phòng, Văn thư – lưu trữ nghiệp vụ cần thiết, quan trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước Nó giúp ủy ban nhân dân quận giải nhanh chóng, xác, kịp thời tránh sai sót xảy Đặc biệt tình hình đất nước trước yêu cầu xây dựng tiến hơn, đại Là học viên bước đầu tiếp xúc làm quen với công việc giúp em hiểu thêm nhiều cách làm việc lĩnh vực chuyên môn khác cảm thấy tự tin em đào tạo trường chun mơn thời gian năm cuối khóa học sau bước vào làm việc quan đơn vị đặc biệt hiểu thêm nghành học biết cơng việc phải làm cán văn phòng tương lai Tuy nhiên để hiểu thêm phong cách làm việc thành thạo cán văn phòng qua nửa tháng kiến tập Ủy ban thời gian dài để áp dụng lý thuyết nhà trường vào thực tế cơng việc quan tâm dìu dắt thầy cô Ban giám hiệu, khoa Quản Trị Văn Phòng thầy giáo môn trường giúp đỡ lãnh đạo ủy ban , hướng dẫn nhiệt tình cán văn phòng cán ban nghành Ủy ban tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập báo cáo “ Báo cáo thực tập nghề nghiệp “ kết lần thứ hai em thực 41 tế, có nhiều cố gắng khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vậy em mong quan thầy cô giáo giúp em bảo, góp ý nhận xét “ Báo cáo thực tập nghề nghiệp “ em hoàn thiện Qua em xin chân thành cảm ơn thầy giáo phòng khoa , trung tâm Trường cán ban lãnh đạo phường , đặc biệt cán phòng Nội vụ - Uỷ ban nhân dân quận Hoàn Kiếm tạo điều kiện để em hoàn thành đợt thực tập nghề nghiệp Hà Nội , ngày tháng năm 2017 SINH VIÊN KIẾN TẬP Đào Thanh Tâm 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông Tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Bộ Nội Vụ Văn phòng phủ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Quyết định số 129/2007/QĐ-TTG Thủ tướng Chính Phủ Tài liệu từ phòng Nội Vụ - UBND quận Hồn Kiếm – TP Hà Nội Trang web : “ doctailieu.net “ 43 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức VP UBND quận Hoàn Kiếm Phụ lục 02: Bản phân công công việc lãnh đạo cán văn phòng Phụ lục 03: Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ UBND quận Hồn Kiếm Phụ lục 04: Sơ đồ phòng làm việc phòng nội vụ UBND quận Hồn Kiếm Phụ lục 05: Một số văn UBND quận ... trung tâm tài lớn Hà Nội Đây loại hình dịch vụ cao cấp- hình thức dịch vụ dựa trí thức dựa tiến bộ, văn minh kinh tế Ở vị trí trung tâm Thành phố với vai trò trung tâm hành chính, trị, trung tâm. .. mới, văn minh bên cạnh công trình kiến trúc cổ, đồng thời khẳng định vị trung tâm dịch vụ Quận Với hệ thống trung tâm tài chính, ngân hàng đầu não tập trung Quận, Hồn Kiếm có tiềm phát triển mạnh... trung tâm văn hố - thơng tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm