MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC ( VĂN PHÒNG THỐNG KÊ) 4 1.1.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác 4 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Nà Sác 4 1.2. Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND xã Nà Sác: 9 1.2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nà Sác 9 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc UBND xã Nà Sác: 10 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC 16 2.1 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của UBND Xã Nà Sác. 16 2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư : 16 2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư Lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Nà Sác. 16 2.2 Thực trạng tình hình công tác Văn thư của UBND xã Nà Sác: 19 2.2.1 Cơ sở khoa học: 19 2.2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư : 22 2.1 Công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác( Văn phòng Thống kê). 45 2.2.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư. 46 2.2.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư đặt dưới sự chỉ đạo của cấp lãnh đạo của Chủ tịch UBND Xã Nà Sác. 46 2.2.3 Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư: 46 2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của UBND Xã Nà Sác( Văn phòng Thống kê). 47 Chương 3 Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư tại UBND xã Nà Sác( Văn phòng Thống kê). 49 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác Văn thư: 49 3.1.1Ưu điểm: 49 3.1.2 Nhược điểm: 51 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư: 52 KẾT LUẬN 56 PHỤ LỤC 57
Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC ( VĂN PHÒNG THỐNG KÊ) 1.1.1 Chức Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác .4 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Nà Sác 1.2 Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc UBND xã Nà Sác: 1.2.1 Cơ cấu tổ chức UBND xã Nà Sác 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc UBND xã Nà Sác: .10 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC .16 2.1 Tình hình cán làm công tác Văn thư UBND Xã Nà Sác 16 2.1.1 Tình hình cán làm công tác văn thư : 16 2.1.2 Công tác đạo công tác Văn thư - Lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Nà Sác 16 2.2 Thực trạng tình hình công tác Văn thư UBND xã Nà Sác: 19 2.2.1 Cơ sở khoa học: 19 2.2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư : 22 2.1 Công tác văn thư Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác( Văn phòng - Thống kê) 45 2.2.1 Tình hình cán làm công tác văn thư 46 2.2.2 Công tác đạo công tác văn thư đặt đạo cấp lãnh đạo Chủ tịch UBND Xã Nà Sác 46 2.2.3 Quản lý đạo công tác Văn thư: 46 2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư UBND Xã Nà Sác( Văn phòng - Thống kê) .47 Chương Một số giải pháp kiến nghị công tác văn thư UBND xã Nà Sác( Văn phòng - Thống kê) .49 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác Văn thư: .49 3.1.1Ưu điểm: 49 3.1.2 Nhược điểm: .51 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư: .52 KẾT LUẬN 56 PHỤ LỤC 57 SV: Lâm Thị Luận Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan là bài báo cáo kết thúc môn Thực tập lao động sản xuất thân viết bài báo cáo này, bài báo cáo này thực bởi thân tôi, không chép từ tài liệu nào Nếu có gì sai sót với thực tế xin chịu trách nhiệm Ký Tên Lâm Thị Luận SV: Lâm Thị Luận Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG CHỮ VIẾT TẮT UBND HĐND SV: Lâm Thị Luận Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Công tác văn thư là hoạt động thông tin văn phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức trị- xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân Thông tin là yếu tố góp phần lớn việc hoạt động quản lý Nhà nuớc, thông tin đuợc lưu trữ nhiều hình thức như: Khắc phiến đa, gỗ để phục vụ cho sinh hoạt ngày và truyền kinh nghiệm cho các hệ sau Hoạt động quản lý Nhà nuớc thông tin truớc đuợc hiểu theo khái niệm nôm na là công việc mang tính chất chung chung là công việc sổ sách, giấy tờ Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và bước chiếm vị trí quan trọng xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ đuợc cụ thể cái tên là giấy tờ cụ thể cái tên là Công tác Văn thư, công tác Văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng mình hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và quan nói riêng Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng mình hoạt động quản lý Nhà nuớc nói chung và quan nói riêng Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng đảm bảo việc cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết để phục vụ cho quản lý Nhà nuớc nói chung và quan nói riêng, công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có thông tin cần thiết ( đầy đủ), đuợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu và xác là thông tin văn Công tác Văn thư đuợc làm tốt góp phần đuợc giải công việc nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động quan hoạt động mọi hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Theo kế hoạch Nhà trường Khoa sợ quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cán Văn phòng Thống kê, Uỷ ban SV: Lâm Thị Luận Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân dân xã Nà Sác nơi thực tập Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: Xây dựng và ban hành văn bản, quản lý giải văn Đi - Đến; quản lý và sử dụng dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ quan Do thời gian thực tập có hạn vốn kiến thức thân nên bài báo cáo có nhiều khuyết điểm, thiếu sót, quá trình thực tập gặp không khó khăn chuyên môn nhiều thiếu sót Được giúp đỡ hướng dẫn cán quan với vốn kiến thức trang bị ở trường định chọn đề tài " Công tác Văn thư Văn phòng Thống kê Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác" Lý chọn đề tài " Công tác Văn thư Văn phòng Thống kê Uỷ ban nhân dân Xã Nà Sác" này là vì thấy hay và phong phú Khi làm tốt Công tác Văn thư thì làm tốt công tác Lưu trữ SV: Lâm Thị Luận Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua thời gian thực tập từ ngày 26/10-18/12/2015 Văn phòng Thống kê Uỷ ban nhân dân Xã Nà Sác quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện để có thêm kinh nghiệm thực tế công việc, củng cố thêm phần kiến thức thiếu và nâng cao trình độ Vận dụng lý luận kiến thức học trường mà thầy cô trang bị vào thực tiễn và rèn luyện kỹ chuyên môn, nghiệp vụ để có thêm kiến thức kinh nghiệm phục vụ cho công việc SV: Lâm Thị Luận Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC ( VĂN PHÒNG THỐNG KÊ) Tên quan: Uỷ ban nhân dân Xã Nà Sác Địa chỉ: Pò nghiều- Kép ké, Nà sác, Hà Quảng, Cao Bằng Điện thoại: Email: Vị trí địa lý: Trụ sở uỷ ban nhân dân Xã Nà Sác nằm chân núi cao, đường xã lại nâng cấp và thuận tiện lại, xung quanh trụ sở bên là núi bên lại là nương rẫy Được quan tâm các cấp uỷ chính quyền đầu tư sở hạ tầng, vật chất phần nào giúp cho công tác quản điều hành hiệu quản (Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác là quan hành Nhà nước ở địa phương hoạt động theo Luật số 11/2003/QH11 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 Quốc hội) 1.1.1 Chức Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác (Ban hành kèm theo Điều - Chương I - Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân).UBND HĐND bầu ra, là quan chấp hành HĐND,cơ quan hành Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cấp và quan Nhà nước cấp trên.chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội củng cốquốc phòng an ninh và thực các sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ trung ương đến sở 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Nà Sác (Ban hành kèm theo mục III- Điều 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, luật tổ chức HĐND và UBND) * Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐND cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; và tổ chức thực kế SV: Lâm Thị Luận Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoạch Lập dự toán thu ngân sách địa bàn; dự toán thu tri ngân sách địa phươngvà phương án phân bố dự toán ngân sách cấp mình, dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách;dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết và lập toán ngân sách địa phương trình HĐND cấp dịnh và báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với các quan Nhà nước cấp việc quản lý ngân sách Nhà nước địa bàn xã và báo cáo ngân sách Nhà nước theo quy định pháp luật Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ các nhu cầp công ích ở địa phương ; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện nước theo quy định pháp luật Huy động đóng góp các tổ chức cá nhân để đầu tư, xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng xã, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp này phải công khai có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm mục đích, chế độ theo quy định pháp luật * Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp: Tổ chức và hướng dẫn thực các quy trình kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng khoa học, công nghệ, để phát triển sản xuất và SV: Lâm Thị Luận Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi, sản xuất theo quy định, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch trồng và vật nuôi; Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng địa phương; Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địabàn theo quy định pháp luật; Tổ chức hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa phương và các tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển các ngành, nghề * Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định; Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định pháp luật; Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống xã theo quy định pháp luật * Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, TDTT: SV: Lâm Thị Luận Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thực kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; Tổ chức thực các lớp bổ túc văn hoá, thực xoá mù chữ cho người độ tuổi Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp quản lý trường tiểu học, trường THCS địa bàn; Tổ chức thực các chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình giao; vận động nhân dân giữ vệ sinh; phòng chống dịch bệnh Xây dựng phát triển và tổ chức các hoạt động văn hóa; TDTT, tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử, văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định pháp luật; Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ và gia đình người có công với nước theo quy định pháp lụât; Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng sách ở địa phương theo quy định pháp luật; Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ; quy hoạch, quản lý nghĩa trang ở địa phương * Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương: Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng SV: Lâm Thị Luận Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND xem xét và cho ý kiến phân phối, đạo giải Trong quá trình chuyển giao văn không lấy chen ngang văn Những công văn đóng dấu "hoả tốc", " Khẩn", "Thượng khẩn" thì phải gửi và phân phối lúc nhận Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải quyết(nếu có) lãnh đạo, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn khiếu nại để theo dõi và chuyển kịp thời các văn đến các phòng, các cá nhân có trách nhiệm giải Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và các cá nhân nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Việc chuyển giao văn đến UBND xã Nà Sác đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, xác, đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn Theo dõi việc giải văn đến Có thể nói là khâu quan trọng cán công chức là công tác văn thư nói riêng và phận văn phòng nói chung Theo quy định UBND xã Nà Sác, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến, văn đến giải quyết, văn đến đến hạn chưa giải vv để báo cáo cho người có trách nhiệm * Công tác lập hồ sơ hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Văn hình thành quá trình hoạt động quan bao gồm văn quan ban hành và văn các quan khác các cá nhân gửi đến, sau giải xong cần lập hồ sơ để tiếp tục sử dụng hoạt động quản lý quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác SV: Lâm Thị Luận 44 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lập hồ sơ là công việc cuối công tác Văn thư, thực suốt quá trình giải công việc Trong quá trình hoạt động, công văn giấy tờ quá trình giải và sau giải xong xếp và phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức nhiệm vụ quan, giúp cho cán và lãnh đạo quan tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đầy đủ và giải công việc có xác đáng, kịp thời Từ đó, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác cán bộ, công chức nói riêng và quan nói chung Tuy nhiên, các văn hình thành hoạt động UBND xã Nà Sác không lập hồ sơ (hiện hành) Phần lớn các hồ sơ, tài liệu tình trạng bó gói, xếp chồng đống các tủ đựng tài liệu, nhiều loại tài liệu phân tán ở các phận phòng, ban, cá nhân Ủy ban nên gây khó khăn, phức tạp việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu, v v công tác lưu trữ Có thể nói: công tác văn thư UBND xã Nà Xác nhìn chung tổ chức theo quy định Nhà nước Tất các văn đi, văn đến quản lý tập chung, thống phận văn thư Vì vậy, quá trình quản lý và giải văn UBND xã Nà Sác xác, kịp thời, tiết kiệm theo quy trình, đảm bảo nguyên tắc đầu mối là phận Văn thư 2.1 Công tác văn thư Uỷ ban nhân dân xã Nà Sác( Văn phòng Thống kê) SV: Lâm Thị Luận 45 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.1 Tình hình cán làm công tác văn thư + Về Tổ chức: Công tác Văn thư UBND Xã tổ chức và quản lý cách chặt trẽ, khoa học và lợp lý, + Về cán bộ: Đội ngũ cán có trình độ học vấn kiến thức xã hội cao, nâng lực phẩm chât đạo đức tốt, nhiệt tình, tâm huyết công việc tạo niềm tin dân và đồng nghiệp quan Có tinh thần lạc quan, học hỏi nâng cao trình độ Hiện cán làm việc UBND Xã Nà Sác Văn phòng- Thống kê với số lượng cán làm việc có cán bộ, quan quản lý ở cấp địa phương phạm vi quản lý nhỏ, khu vực Những số lượng văn đến quan không nhiều và không ít, với tổng số biên chế là cán làm việc UBND xã Nà Sác Văn phòng - Thống kê + Đặc điểm chung: Tuyển dụng nhân lực theo quy trình Nhà nước và pháp luật Thực quy trình tuyển dụng theo yêu cầu Nhà nước và pháp luật quy định Tuyển dụng khoa học văn minh, công bằng, minh bạch và chuyên môn không thiên vị khách quan riêng Tuyển dụng người: người tuyển dụng cần phải có đầy đủ các tiêu chuẩn đạo đức, trình độ chuyên môn, am hiểu các lĩnh vực kinh tế, trị Tuyển dụng việc: tuyển dụng sử dụng nhân lực vào công việc thiếu Đều phải tiến hành theo quy định pháp luật 2.2.2 Công tác đạo công tác văn thư đặt đạo cấp lãnh đạo Chủ tịch UBND Xã Nà Sác - Về ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ: Tại UBND Xã Nà Sác công tác kiểm tra tập trung vào các nội dung: thực nhiệm vụ thường xuyên và nhiệm vụ trọng tâm phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữu năm Qua đợt kiểm tra xã đạo, kiểm tra tốt các văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Thực theo thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn hành Tại UBND Xã Nà Sác, Văn phòng - Thống kê kiểm tra và đạo đôn đốc thực công tác nghiệp vụ, có quan tâm, nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ, hầu hết phổ biến quán triệt các văn quy phạm pháp luật công tác Văn thư, lưu trữ, bố trí nhân viên làm công tác Văn thư, lưu trữ kiêm nghiệm Bố trí kho lưu trữ Văn phòng - Thống kê UBND Xã Nà Sác 2.2.3 Quản lý đạo công tác Văn thư: SV: Lâm Thị Luận 46 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ban hành các quy định công tác Văn thư: Tất các văn đến quan trừ trường hợp pháp luật có quy định khác quản lý tập trung thống Văn thư quan Văn đến ngày nào phải đăng ký, phát hành chuyển giao này, chậm là ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: " Hoả tốc" ( kể " Hoả tốc hẹn giờ"), "Thượng khẩn" và "Khẩn" ( sau gọi chung là văn Khẩn) phải đăng ký và chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn phát ban hành Văn tài liệu mang bí mật Nhà nước đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước - Tổ chức kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư như: Quy trình quản lý và giải văn bản; Quy trình quản lý văn đi; Công tác quản lý và sử dụng dâu; Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Tổ chức hội nghị tổng kết công tác văn thư: Cuối năm kiểm tra và tổng hợp hoạt động báo cáo cuối năm, hoạt động đạt năm quan và mặt nào chưa đạt 2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư UBND Xã Nà Sác( Văn phòng - Thống kê) Trong năm 2015, được quan tâm lãnh đạo các ngành, các cấp, với nỗ lực đội ngũ cán cán làm công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Xã Nà Sác Văn phòng Thống kê đạt số kết định, cụ thể sau: Về công tác tổ chức bố trí cán bộ: Tại phòng Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm vấn đề bản, công tác Văn thư – Lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ trình độ từ trung cấp trở lên UBND Xã Nà Sác bố trí công chức văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm, phần lớn chưa chuyên môn nghiệp vụ Phần lớn các phòng ban chuyên môn,UBND Xã Nà Sác thuộc huyện công tác Văn thư – Lưu trữ nhiều hạn chế Đặc biệt là việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn động gặp nhiều khó khăn, công tác triển khai thực các quy định, quy chế theo hứng dẫn các Thông tư Bộ Nội Vụ chưa thực đầy đủ Nguyên nhân chủ yếu đội ngủ cán kiêm nghiệm nhiều các công việc khác Bên cạnh đó, việc bố trí cán làm công tác này không ổn định hay thay đổi dẫn đến hiệu công việc chưa cao xã kho lưu trữ gây khó khăn cho việc bảo quản hồ sơ, tài liệu cấp xã Một số giải pháp cần thực năm 2014 Để khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên, nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ Xã vào nề nếp và đạt hiệu quả, thiết nghĩ các quan, đơn vị cần quan tâm đạo thực số nội dung cụ thể sau: SV: Lâm Thị Luận 47 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Lãnh đạo các ngành, các cấp cần quan tâm, bố trí đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ; ổn định lâu dài; hạn chế kiêm nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao; - Một số đơn vị chưa ban hành đầy đủ Danh mục hồ sơ quan, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, Quy chế văn thư – lưu trữ quan cần ban hành đầy đủ, kịp thời để thực nghiêm túc các Thông tư hướng dẫn Bộ Nội vụ SV: Lâm Thị Luận 48 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương Một số giải pháp kiến nghị công tác văn thư UBND xã Nà Sác( Văn phòng - Thống kê) 3.1 Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác Văn thư: Mẫu hoá các văn quan ban hành nhiều: Nhận xét ưu điểm nhược điểm: 3.1.1Ưu điểm: Bộ phận Văn thư UBND xã Nà Sác đặt ở tầng ở vị trí thuận tiện cho mọi người từ bên ngoài vào làm việc dễ nhận biết, cán Văn thư là người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm công tác nên giải các vấn đề nhanh chóng, xác, kịp thời Trong phòng văn thư trang bị số trang thiết bị khá đầy đủ như: máy in, máy Fax, máy tính, giá tủ đựng tài liệu, điện thoại và số vật dụng khác phục vụ cho công tác Văn thư - lưu trữ, cán văn thư làm việc khoa học nên hiệu công việc cao Đội ngũ cán giàu kinh nghiệm, phối hợp với quan chuyên môn, tổ chức công tác thông tin, thu thập và xử lý thông tin, nghiên cứu ý kiến đề xuất phục vụ việc ban hành các văn bản; Tổ chức thực và quản lý công tác văn thư lưu trữ theo các quy định pháp lệnh văn thư lưu trữ Chuyển công văn giấy tờ đảm bảo kịp thời, xác, quản lý dấu theo quy định, quản lý giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy giới thiệu có ý kiến thủ trưởng quan Đảm bảo tốt công tác bảo mật, tuyệt đối không để người nhiệm vụ vào phòng làm việc văn thư Thực tốt công tác giao dịch hành quan Nhà nước đảm SV: Lâm Thị Luận 49 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bảo nguyên tắc đầu mối là phân văn thư; UBND xã Nà Sác quan tâm và đạo sát nên công tác văn thư thực tương đối tốt ở các khâu nghiệp vụ UBND xã tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên chức quá trình làm việc Việc tổ chức công tác văn thư thống các ban tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải văn đi, đến quan - Về soạn thảo và ban hành văn bản: Văn soạn thảo thẩm quyền, và thủ tục ban hành văn bản, thể thức văn theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 - Về quản lý văn đi, văn đến: UBND xã Nà Sác tiến hành quá trình lập tập lưu văn Quá trình chuyển giao đảm bảo thực tương đối đủ các khâu nghiệp vụ Văn đến chuyển tới tận tay người có trách nhiệm - Về quản lý và sử dụng dấu: dấu bảo quản tốt, sử dụng theo quy định pháp luật Cho tới UBND xã Nà Sác chưa có sai phạm gì lĩnh vực quản lý và sử dụng dấu - Về lập hồ sơ hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: Ở số phòng ban tiến hành lập hồ sơ - Hiện công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ, lợi ích thiết thực mà mang lại cho người là phủ nhận Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là cần thiết Trong quan văn chuyển giao thành quy trình khép kín SV: Lâm Thị Luận 50 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán chuyên môn, văn thư và lãnh đạo quan Khi lãnh đạo vắng nhận văn và nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động quan Trực tiếp giải công việc quan, giúp cán tra tìm văn nhanh chóng mà không ảnh hưởng tới nội dung văn 3.1.2 Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm có số nhược điểm cần khắc phục, cán Văn thư bỏ qua số khâu nghiệp vụ lập hồ sơ theo quy định, việc bảo quản tài liệu Lưu trữ chưa đầy đủ khoa học, số hồ sơ lộn xộn, công tác Lưu trữ chưa trọng nhiều… Tại UBND xã Nà Sác có sổ đăng ký công văn đi, sổ công văn đến, không lập sổ chuyển giao nên dễ xảy tượng chuyển văn tới đơn vị nhiều lần bỏ sót không chuyển văn tới đơn vị cần nhận Quá trình thực công tác văn thư chưa triệt để Các cán cần tìm hiểu “công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn văn đi, văn đến” cách sâu để công tác quản lý văn thực cách xác và khoa học đem lại hiệu cho công việc.Các cán bộ, công chức chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định Tài liệu tượng bị lộn xộn, thất lạc Một số văn ban hành bị lỗi kỹ thuật trình bày UBND xã Nà Sác chưa có văn nào quy định quy chế công tác văn thư Hiện đại hoá công tác văn thư là ứng dụng công nghệ thông tin vào SV: Lâm Thị Luận 51 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản lý văn chưa thực Việc quản lý văn theo phương pháp truyền thống là phổ biến chưa áp dụng phần mềm quản lý văn công tác văn thư, chưa đáp ứng yêu cầu chung đại hoá, công nghiệp hóa đất nước, số cán lâu năm công tác UBND xã Nà Sác chưa biết hết tác dụng công nghệ thông tin Trên là toàn thực trạng tình hình công tác văn thư UBND xã Nà Sác mà quá trình thực tập rút Nhìn chung công tác văn thư ở quan tâm Tuy nhiên bên cạnh cần phải không ngừng hoàn thiện để mang lại hiệu cao, phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước quan việc xây dựng và phát triển kinh tế - văn hoá - xã hội 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư: Đối với nước ta ngày nay, đất nước dần phát triển thành nước công nghiệp hoá, đại hoá với khoa học công nghệ đại thì hành quốc gia tiên tiến, đảm bảo là điều vô quan trọng Để có hành cải cách và phù hợp với yêu cầu phát triển đất nước không quan tâm đến công tác văn thư và đội ngũ cán làm công tác văn thư quan Nhận thấy rõ tầm quan trọng đó, công tác Văn thư có bước thay đổi phát triển đáng kể khẳng định vị trí quan trọng thiếu tất các quan Đảng, Cơ quan Nhà nước, các tổ chức Chính trị - Xã hội, Đơn vị lực lượng vũ trang Công tác Văn thư là phận quan trọng cần thiết cấu thành nên tổ chức SV: Lâm Thị Luận 52 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoạt động Văn phòng Nó gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc các quan, tổ chức Trong công việc hàng ngày máy quản lý phải triển khai nhiều công việc để thực chức năng, nhiệm vụ mình Tổ chức văn thư ở các cấp, các ngành nhìn chung chưa kiện toàn theo quy định nhà nước Cơ sở để xác định mức biên chế văn thư khó khăn vì chưa có định mức lao động cho hoạt động văn thư Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa công tác văn thư Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư và tăng cường trách nhiệm các ngành, các cấp công tác văn thư ở quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn các quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư Nghị định 110/2004/NĐCP Chính phủ công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ; các văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Cục Văn thư và Lưu trư Nhà nước và các văn UBND tỉnh như: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND và Quyết định 34/2015/QĐ-UBND - Tiếp tục thực Công văn số 2864/UBND-NC việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ (2011 – 2013) Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các đơn vị kiểm tra biết và có hình thức khen thưởng - Kiện toàn tổ chức máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ở các ngành, các cấp phải phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản và sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp - Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo là quy, chức thông qua các lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn và lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn giấy ngày càng gia tăng ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc và nâng cao khả hội nhập với các nước khu vực -tích cực công tác sửa chữa, nâng cấp sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị nhằm đại hóa công tác xây lắp các công trình điện…thường xuyên đào SV: Lâm Thị Luận 53 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán công nhân viên, tích cực chăm lo cho công tác văn phòng Nhờ mà công tácvăn thư – lưu trữ quan thời gian qua không ngừng cải thiện đảm bảo cho quá trình xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý sử dụng vănbản, lưu trữ hồ sơ tài liệu và quản lý sử dụng dấu quan cách nhanhchóng, chuẩn xác, kịp thời, an toàn và bảo mật Tuy nhiên bên cạnh kết đạt đó, có quan tâm giúp đỡ tận tình Ban lãnh đạo UBND nỗ lực các nhân viên phòng văn thư, xong nhiều yếu tố mà công tác này tồn số khuyết điểm thiếu sót cần phải khắc phục, bổ sung để bước đưa vào nề nếp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư– lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý và theo kịp với phát triển công nghệ thông tin Đề xuất số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ UBND xã Nà Sác Tổ chức xếp nhân phòng văn thư cách khoa học Công tác văn thư là khâu trọng yếu, mắt xích quan trọng toàn hoạt động khối văn phòng Làm tốt công tác này có nghĩalà tạo điều kiện giúp cho công việc Công ty tiến hành nhanh chóng, thuận lợi Nhưng thực tế cho thấy công tác văn thư có thực nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật hay không là phụ thuộc phần lớn vào cán văn thư, lực và trình độ họ tác động trực tiếp tới chất lượng và hiệu công việc Hiện phòng văn thư Tại UBND có nhân viên, người thứ là phó phòng TCHC đồng thời là cán văn thư – lưu trữ kiêm nhân viên văn phòng và các công việc vụ khác, người lại là nhânviên văn phòng, người này không giao việc mà có nhiệm vụ thu tiền điện vào tuần thứ tư tháng Vào thời điểm Công ty tổ chức nhiều họp,hội nghị, ngày lễ họp hội đồng quản trị, họp cán công nhân viên tổchức ngày – cho các nhân viên nữ UBND khối lượng công việc củaphòng văn thư tăng lên nhiều Phó phòng phải đảm nhiệm nhiều côngviệc và thường xuyên mặt phòng văn thư để giải công việc, làmcho công việc phòng bị ngưng trệ, điều này làm ảnh hưởng lớn tới hoạt độngcủa toàn UBND Trước thực trạng em cho UBND phải tổ chức xếpại nhân phòng văn thư cách khoa học để phòng văn thư hoạt động cóhiệu hơn, đồng thời thúc đẩy hoạt động toàn UBND ngày càng lên Hướng xếp lại nhân phòng văn thư sau: có kế hoạch tuyển thêm cán trẻ tuổi có lực, trình độ đào tạo qui nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cáctrường đại học, có khả sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng đại máy vi tính, máy in, máy fax tham gia công việc và làm đội ngũ kế hoạch cho công tác sau này Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán văn thư – lưu trữ Con người là nguồn tài nguyên quí giá, là nhân tố quan trọng định tồn các doanh nghiệp Con người là tài sản lớn doanh nghiệp, doanh nghiệp nào biết khai thác sử dụng cách có hiệu thể lực SV: Lâm Thị Luận 54 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và trí lực người thì doanh nghiệp thành công mọi lĩnh vực Tất cảmọi hoạt động UBND xã Nà Sác thiếu đôi bàn tay và trí óc conngười Trong công tác văn thư lưu trữ vậy, ngoài quan tâm giúp đỡ lãnh đạo mọi mặt điều kiện làm việc, trang thiết bị đại phục vụ tốtcho công việc thường xuyên, tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên mônnghiệp vụ cho cán văn thư là tất yếu Hơn UBND nối mạng internet cho toàn UBND phòng văn thư có điều kiện hiểu biết thêm phát triển mạng lưới truyền tin toàn cầu Nâng cao kỹ soạn thảo văn cho cán văn thư Soạn thảo văn là công việc mà cán văn thư phải đảm nhiệm tạị UBND Bố trí xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc yêu cầu giải công việc liên hoàn, đảm bảo tính dây chuyền, khoa học SV: Lâm Thị Luận 55 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ lãnh đạo đạo điều hành công việc Đảng, Nhà nước, tổ chức Chính trị- xã hội… Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ xác hông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung và quan, đơn vị nói riêng Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan; có tác dụng phòng chống tệ quan liêu văn giấy tờ; góp phần giữ gìn bí mật Nhà nước, bí mật quan; làm tốt công tác văn thư tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Thực các văn Nhà nước ban hành hướng dẫn thực các quy trình cụ thể công tác văn thư: Nghị định 110 Chính phủ, Thông tư 01 Bộ Nội vụ, Công văn 425 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước UBND xã Nà Sác là quan làm khá tốt công tác văn thư, nhiều năm qua công tác văn thư lãnh đạo quan tâm nhiều hơn: Từ việc bố trí cán văn thư, sở vật chất phục vụ công tác văn thư… Tạo điều kiện thuận lợi giúp cho công tác văn thư ngày càng phát triển và vào nề nếp và đạt số kết định: Có đầy đủ sổ đăng ký văn bản, bảo quản và sử dụng dấu… Tuy nhiên tồn hạn chế sau: Văn ban hành nhiều sai sót thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; xếp và bảo quản phục vụ lưu chưa tốt; chất lượng hồ sơ lập kém… Thông qua đợt thực tập UBND xã Nà Sác giúp em củng cố và nâng cao nhận thức nghề nghiệp, trực tiếp thực hành số khâu nghiệp vụ công tác văn thư bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc cho người cán làm công tác văn phòng sau này Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo, các cán bộ, công chức UBND xã Nà Sác đặc biệt là cán hướng dẫn nghiệp vụ nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập này Do kinh nghiệm thực tế thân hạn chế với thời gian thực tập không dài nên bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này không tránh khỏi thiếu sót Em kính mong đóng góp ý kiến các thầy (cô) giáo khoa Văn thư- Lưu trữ các cán công chức UBND xã Nà Sác để bài báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! SV: Lâm Thị Luận 56 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 1: Một số văn đến UBND xã Nà Sác SV: Lâm Thị Luận 57 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3 Báo cáo thực tập lao động sản xuất Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: Sơ đồ UBND Xã Nà Sác CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Ban Tư Ban Phòng Phòng Văn XH Ban pháp VHXH Địa KT-TC phòng quân công thống an XD kê SV: Lâm Thị Luận 58 Lớp: CĐ Nghề VTHC K3