Chương 3 Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư tại UBND xã Nà Sác( Văn phòng - Thống kê)
3.1 Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác Văn thư
Mẫu hoá các văn bản của cơ quan ban hành nhiều:
Nhận xét ưu điểm và nhược điểm:
3.1.1Ưu điểm:
Bộ phận Văn thư của UBND xã Nà Sác đã được đặt ở tầng 1 ở vị trí thuận tiện cho mọi người từ bên ngoài vào làm việc dễ nhận biết, cán bộ Văn thư là người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm công tác nên giải quyết các vấn đề nhanh chóng, chính xác, kịp thời...
Trong phòng văn thư được trang bị một số trang thiết bị khá đầy đủ như:
máy in, máy Fax, máy tính, giá tủ đựng tài liệu, điện thoại và một số vật dụng khác phục vụ cho công tác Văn thư - lưu trữ, cán bộ văn thư làm việc khoa học nên hiệu quả công việc cao.
Đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm, phối hợp với cơ quan chuyên môn, tổ chức công tác thông tin, thu thập và xử lý thông tin, nghiên cứu ý kiến đề xuất phục vụ việc ban hành các văn bản;
Tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư lưu trữ theo đúng các quy định của pháp lệnh văn thư lưu trữ. Chuyển công văn giấy tờ đảm bảo kịp thời, chính xác, quản lý con dấu theo đúng quy định, quản lý giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu khi có ý kiến của thủ trưởng cơ quan.
Đảm bảo tốt công tác bảo mật, tuyệt đối không được để người không có nhiệm vụ vào phòng làm việc của văn thư .
Thực hiện tốt công tác giao dịch hành chính trong cơ quan Nhà nước đảm
bảo nguyên tắc một đầu mối đó là bộ phân văn thư;
UBND xã Nà Sác luôn quan tâm và chỉ đạo sát sao nên tại đây công tác văn thư đã được thực hiện tương đối tốt ở các khâu nghiệp vụ. UBND xã luôn tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên chức trong quá trình làm việc.
Việc tổ chức công tác văn thư được thống nhất giữa các ban tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết văn bản đi, đến của cơ quan.
- Về soạn thảo và ban hành văn bản: Văn bản được soạn thảo đúng thẩm quyền, và đúng thủ tục ban hành văn bản, đúng thể thức văn bản theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005.
- Về quản lý văn bản đi, văn bản đến: UBND xã Nà Sác đã tiến hành được quá trình lập tập lưu văn bản đi. Quá trình chuyển giao được đảm bảo thực hiện tương đối đủ các khâu nghiệp vụ. Văn bản đến được chuyển tới tận tay người có trách nhiệm.
- Về quản lý và sử dụng con dấu: dấu được bảo quản tốt, được sử dụng đúng theo quy định của pháp luật. Cho tới nay tại UBND xã Nà Sác chưa có bất kỳ sai phạm gì trong lĩnh vực quản lý và sử dụng con dấu.
- Về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Ở một số phòng ban đã tiến hành lập hồ sơ.
- Hiện nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ, những lợi ích thiết thực mà nó mang lại cho con người là không thể phủ nhận. Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là rất cần thiết.
Trong cơ quan văn bản sẽ được chuyển giao thành một quy trình khép kín
giữa cán bộ chuyên môn, văn thư và lãnh đạo cơ quan. Khi lãnh đạo đi vắng vẫn nhận được văn bản và nắm bắt kịp thời về tình hình hoạt động của cơ quan. Trực tiếp giải quyết công việc của cơ quan, giúp cán bộ tra tìm văn bản nhanh chóng mà không ảnh hưởng tới nội dung văn bản.
3.1.2 Nhược điểm:
Bên cạnh ưu điểm còn có một số nhược điểm cần khắc phục, cán bộ Văn thư còn bỏ qua một số khâu nghiệp vụ như lập hồ sơ theo quy định, việc bảo quản tài liệu Lưu trữ chưa đầy đủ khoa học, một số hồ sơ còn lộn xộn, công tác Lưu trữ chưa được chú trọng nhiều…
Tại UBND xã Nà Sác chỉ có duy nhất một sổ đăng ký công văn đi, một sổ công văn đến, không lập sổ chuyển giao nên dễ xảy ra hiện tượng chuyển văn bản tới đơn vị nhiều lần hoặc bỏ sót không chuyển văn bản tới đơn vị cần nhận.
Quá trình thực hiện công tác văn thư chưa triệt để. Các cán bộ cần tìm hiểu
“công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn văn bản đi, văn bản đến” một cách sâu hơn để công tác quản lý văn bản đi được thực hiện một cách chính xác và khoa học đem lại hiệu quả cho công việc.Các cán bộ, công chức chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định. Tài liệu vẫn còn hiện tượng bị lộn xộn, thất lạc.
Một số văn bản khi ban hành vẫn bị lỗi về kỹ thuật trình bày.
UBND xã Nà Sác vẫn chưa có văn bản nào quy định về quy chế của công tác văn thư.
Hiện đại hoá trong công tác văn thư là ứng dụng công nghệ thông tin vào
quản lý văn bản vẫn chưa thực hiện. Việc quản lý văn bản theo phương pháp truyền thống là phổ biến chưa áp dụng phần mềm quản lý văn bản trong công tác văn thư, vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu chung của hiện đại hoá, công nghiệp hóa đất nước, một số cán bộ lâu năm công tác tại UBND xã Nà Sác vẫn chưa biết được hết tác dụng của công nghệ thông tin.
Trên đây là toàn bộ về thực trạng về tình hình công tác văn thư của UBND xã Nà Sác mà trong quá trình thực tập tôi đã rút ra được. Nhìn chung công tác văn thư ở đây đã được quan tâm. Tuy nhiên bên cạnh đó cần phải không ngừng hoàn thiện để mang lại hiệu quả cao, phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước của cơ quan trong việc xây dựng và phát triển kinh tế - văn hoá - xã hội.