2.2 Thực trạng tình hình công tác Văn thư của UBND xã Nà Sác
2.2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư
* Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
UBND xã Nà Sác là cơ quan quản lý thực hiện chức năng quản lý nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp, cơ quan hành chính cấp trên và các cơ quan có liên quan. Do vậy căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, UBND xã Nà Sác thường ban hành các loại văn bản như: Quyết định, Kế hoạch, Thông báo, Chương trình, Biên bản, Mời họp, Giấy giới thiệu...
Văn bản là phương tiện dùng để ghi tin và truyền đạt thông tin từ chủ đề này đến chủ đề khác bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu nhất định.
Việc tổ chức soạn thảo duyệt đánh máy văn bản của UBND xã Nà Sác
được thực hiện theo quy định của Nhà nước.
-Quy trình soạn thảo là trình tự các bước đi cần thiết được sắp xếp có khoa học, có căn cứ pháp lý nhằm đảm bảo yêu cầu về thời gian và chất lượng của văn bản.
* Bước 1: Xác định tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản; Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn thông tin cần thiết liên quan đến nội dung của vấn đề cần văn bản hoá.
* Bước 2: Dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.
* Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp duyệt (lãnh đạo UBND xã Nà
Sác, hoặc lãnh đạo bộ phận chuyên môn), sau đó trình lãnh đạo cơ quan duyệt bản thảo.
* Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo, đánh máy và soát lại lần cuối trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành.
• Bước 5. Sao, in, nhân bản, làm thủ tục phát hành.
Trước khi ban hành văn bản cán bộ văn thư phải kiểm tra lại thể thức,
hình thức trình bày văn bản và ghi số ngày tháng. Một văn bản trước khi phát hành, về mặt thể thức phải đầy đủ các thành phần sau:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những yếu tố bắt buộc đối với tất cả các hình thức văn bản và một số yếu tố cần thiết đối với từng trường hợp cụ thể.
Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT - BNV - VPCP hướng dẫn về thể thức Văn bản.
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệu của văn bản;
- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật (đối với một số văn bản).
+ QUỐC HIỆU
Quốc hiệu biểu thị tên nước, chế độ chính trị và mục tiêu phấn đấu của Nhà nước Việt Nam.
Quốc hiệu gồm hai dòng chữ, được đặt ở giữa phía trên cùng trang đầu của văn bản:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––
Dòng chữ " CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm.
Dòng chữ " Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
Giữa các cụm từ " Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" có gạch nối (-); chữ cái đầu của mỗi cụm từ viết hoa; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, kéo dài hết dòng chữ.
+ TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC BAN HÀNH VĂN BẢN
Là tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản. Tên cơ quan được ghi ở
trên cùng góc trái trang đầu của văn bản.
Ghi đầy đủ tên gọi chính thức của cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản theo quyết định thành lập.
Tên cơ quan trình bày bằng chữ hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới là đường kẻ ngang, nét liền, có độ đài bằng 1/2 độ dài của tên cơ quan, đặt cân đối ở khoảng giữa dòng chữ.
Ví dụ:
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC –––––––––––––––––
Ghi tên cơ quan chủ quan cấp trên trực tiếp (nếu có).
Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp trình bày bằng chữ hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
Ví dụ:
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NÀ SÁC BAN CHỈ HUY QUÂN SỰ XÃ
–––––––
+ SỐ CỦA VĂN BẢN
Là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm.
Tuỳ theo số lượng văn bản được ban hành trong năm của cơ quan để chọn cách đăng ký và đánh số văn bản cho phù hợp (có thể đăng ký, đánh số chung cho tất cả các loại văn bản hoặc đăng ký, đánh số riêng từng loại văn bản do cơquan ban hành).
Số văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 13 tháng 12 hàng năm. Đối với các số dưới 10, phải ghi thêm số 0 vào đằng trước.
Số của văn bản quy phạm pháp luật gồm: Số thứ tự đăng ký theo từng loại văn bản được ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản. Năm ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ các con số của năm.
Ví dụ: (2009 năm 2009).
Số của văn bản hành chính thông thường không ghi năm ban hành văn bản.
+ KÝ HIỆU VĂN BẢN
Là chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo văn bản.
Ký hiệu văn bản được trình bày bằng chữ hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
Cách trình bày:
Từ "số " viết hoa chữ cái đầu ( S ), trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Sau từ " số " có dấu hai chấm ( : ) cách chữ. Giữa số văn bản, năm ban hành văn bản và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo ( / ) không cách chữ.
Giữa các nhóm chữ viết tắt thuộc thành phần ký hiệu văn bản ( nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản và nhóm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản ) có dấu gạch nối ( - ) không cách chữ.
GHI SỐ, KÝ HIỆU VĂN BẢN
Số thứ tự văn bản phát hành / nhóm chữ viết tên loại văn bản, nhóm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản ( Không ghi năm ban hành văn bản).
Ví dụ : Số: 01/QĐ-UBND - Số của văn bản là số 01;
-Nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản là QĐ (Quyết định);
- Nhóm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản là UBND (Ủy ban nhân Hoặc: Số: 26/TB-TP
- Số của văn bản là 26;
- Nhóm viết tắt tên loại là TB (Thông báo);
- Nhóm chữ viết tắt bộ phận soạn thảo văn bản là TP (Tư pháp)
Số và ký hiệu của văn bản được ghi ở phía trên, bên trái trang đầu của văn bản, phía dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
+ ĐỊA DANH VÀ NGÀY, THÁNG, NĂM BAN HÀNH VĂN BẢN Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký;
được ghi bằng chữ số Ả-rập ; đối với những ngày có số dưới 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 vào đằng trước.
Tên của địa danh và các từ "ngày, tháng, năm " trình bày bằng chữ
thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy ( , ).
Ví dụ: Nà Sác, ngày 16 tháng 4 năm 2015 + TÊN LOẠI CỦA VĂN BẢN
Là tên loại của hình thức văn bản được ban hành.
Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính ( trừ Công văn hành chính), khi ban hành đều phải ghi tên loại.
Tên loại văn bản được đặt cân đối ở giữa dòng, phía dưới phần địa danh và ngày, tháng, năm văn bản, trình bày bằng chữ hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH CHỈ THỊ
BÁO CÁO KẾ HOẠCH
...
+ TRÍCH YẾU NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN
Là một câu ngắn gọn, tóm tắt chính xác, đầy đủ nội dung chủ yếu của văn Cách trình bày trích yếu nội dung đối với các văn bản phải ghi tên loại
(Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo...)
Trích yếu nội dung của văn bản có tên loại được đặt ở giữa, dưới phần tên loại văn bản bằng chữ thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 độ dài của dòng trích yếu và đặt cân đối ở giữa của dòng chữ trích yếu.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Hội đồng Chính sách
Cách trình bày trích yếu nội dung đối với công văn hành chính:
Trích yếu nội dung của công văn hành chính được trình bày sau chữ viết
tắt V/v ( Về việc), dưới phần số và ký hiệu văn bản bằng chữ thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng.
Ví dụ: V/v xin mua máy photocopy
Là thành phần quan trọng và chủ yếu của văn bản, dùng để trình bày chi tiết các vấn đề, các sự việc được giải quyết nêu trong văn bản.
Nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu văn bản (đối với văn bản phải ghi tên loại); hoặc phần "Kính gửi" (đối với công văn hành chính)
+ CHỨC VỤ, HỌ TấN VÀ CHỮ Kí CỦA NGƯỜI Cể THẨM QUYỀN Chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền thể hiện tính pháp lý, quyền hạn và trách nhiệm của người ký đối với văn bản được ban hành.
Người ký văn bản phải đúng thẩm quyền, phải chịu trách nhiệm về văn bản mà mình đã ký. Chức vụ ghi trên văn bản phải là chức vụ theo chức danh chính thức được bổ nhiệm của người ký văn bản.
+ Các hình thức ký
Đối với cơ quan theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phu trách, có các hình thức ký sau:
Ký trực tiếp theo đúng chức vụ của người đứng đầu cơ quan.
Ví dụ:
TM. UBND XÃ NÀ SÁC CHỦ TỊCH
(Ký tên đóng dấu)
Ký thay người đứng đầu cơ quan (Cấp trưởng giao cho cấp phó phụ trách
một số lĩnh vực công tác) phải ghi chữ viết tắt của "ký thay" KT. Vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan.
Ví dụ:
TM. UBND XÃ NÀ SÁC KT. CHỦ TỊCH PHể CHỦ TỊCH (ký tên đóng dấu)
Ký thừa lệnh ( Thủ trưởng uỷ nhiệm cho người dưới thủ trưởng một cấp ký một số văn bản nhất định mà theo quy định thuộc thẩm quyền thủ trưởng ký) phải ghi chữ viết tắt của "thừa lệnh" TL. Vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan. Tuy nhiên, ở Ủy ban nhân dân cấp xã không có hình thức ký thừa lệnh.
Các bộ phận chức năng như Công an, Ban Chỉ huy quân sự xã có con dấu riêng.
Các chữ viết tắt TM; KT; trình bày bằng chữ hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; đằng sau chữ viết tắt là dấu chấm (.).
Cách ghi họ tên người ký văn bản:
Ghi đầy đủ họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản; Không ghi kèm học hàm, học vị và các danh dự khác.
Họ tên của người ký văn bản trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
+ DẤU CỦA CƠ QUAN
Con dấu của cơ quan thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan ban hành văn bản.
Dấu đóng trên văn ban khẳng định giá trị pháp lý và tính chính xác của văn bản do cơ quan đó ban hành.
Không được đóng dấu không chỉ
Dấu đúng lờn chữ ký phải ngay ngắn, rừ ràng và trựm lờn khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ NƠI NHẬN
Là thành phận xác định tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được nhận văn bản.
Mục đích nhận văn bản khác nhau: để thi hành, kiểm tra, giám sát, xem xét giải quyết, trao đổi công việc, hoặc để biết, để lưu.
Căn cứ vào nội dung của văn bản và tính chất thực thi của văn bản, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản có trách nhiệm đề xuất tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Cách ghi nơi nhận hoặc cá nhân được nhận văn bản trình người ký văn bản có tên loại (Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, Báo cáo,...):
Tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân được nhận văn bản và đơn vị lưu văn bản ghi ở góc phía bên trái trang cuối của văn bản phía dưới cụm từ "nơi nhận".
Cách ghi nơi nhận đối với công văn hành chính:
Vị trí thứ nhất ghi sau cụm từ "kính gửi " phía trên phần trình bày nội dung văn bản, tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
+ DẤU CHỈ MỨC ĐỘ KHẨN, MẬT
Tuỳ theo nội dung và tính chất công việc, một số văn bản có thêm các yêu tố Khẩn, Mật.
Việc xác định và đóng dấu mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật) đối với
văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Căn cứ vào tính chất công việc thể hiện trong văn bản, việc xác định và
đóng dấu mức độ khẩn ( khẩn, thượng khẩn, hoả tốc, hoả tốc hẹn giờ do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất trình người ký văn bản quyết định.
* Thẩm quyền ban hành văn bản :
UBND xã Nà Sác là cơ quan quản lý thực hiện chức năng quản lý nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp, cơ quan hành chính cấp trên và các cơ quan có liên quan nên việc soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo đúng quy định của các văn bản hướng dẫn thi hành;
Đối với văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch, phó Chủ tịch, đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm báo cáo với Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện hoặc phó Chủ tịch trực tiếp phụ trách xem xét cho ý kiến. Trên cơ sở ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch hoặc phó chủ tịch trực tiếp phụ trách, đơn vị hoàn chỉnh dự thảo và trình lãnh đạo ký ban hành;
Trường hợp nội dung văn bản có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị khác, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm phối hợp, trao đổi ý kiến với các đơn vị đó. Đơn vị liên quan có trách nhiệm tham gia ý kiến theo nội dung và thời gian theo yêu cầu của đơn vị chủ trì;
UBND xã Nà Sác được phép ban hành các loại văn bản sau: các loại văn bản trả lời, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ; giải quyết khiếu nại; các công văn hành chính phục vụ hoạt động quản lý, điều hành đơn vị. UBND Nà Sác coi các văn bản đó là kim chỉ nam cho hoạt động của mình, là cẩm nang pháp lý trong việc chỉ đạo, lãnh đạo để thực hiện tốt các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND.
Văn bản do UBND xã Nà Sác ban hành gồm có 02 loại :
Văn bản cá biệt : Quyết định
Văn bản quản lý nhà nước thông thường : Công văn, báo cáo, thông báo, tờ trình, phiếu gửi ,vv…
Đối với văn bản dự thảo phải lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan thì người được giao nhiệm vụ chính phải lấy ý kiến và có trách nhiệm tổng hợp ý kiến đóng góp, để báo cáo lãnh đạo cho ý kiến để chỉnh lý dự thảo Đối với văn bản thuộc thẩm quyền lãnh đạo UBND xã Nà Sác ký, Trưởng hoặc phó phòng ban chuyên môn được phân công phụ trách kiểm tra dự thảo, ký tắt vào văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó;
* Công tác quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
Hàng năm số lượng ban hành văn bản của UBND xã Nà Sác là tương đối nhiều cụ thể năm 2011 số lượng văn bản đi của UBND là khoảng trên năm trăm văn bản, với nhiều loại văn bản khác nhau như Quyết định, công văn, kế hoạch, tờ trình, báo cáo, Chỉ thị ,...
Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Nà Sác được thực hiện như sau:
Kiểm tra lại về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; Ghi số, ngày tháng của văn bản.
Đây là công việc bắt buộc thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận văn thư thực hiện. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cho người được giao trách nhiệm xem xét và giải quyết.
Trình ký, sao chụp và đóng dấu văn bản
Dấu của UBND chỉ được phép đóng dấu vào các văn bản khi đã có chữ ký của ngưới cú thẩm quyền. Dấu đúng vào văn bản rừ ràng, đỳng mẫu mực theo dấu quy định chung của Nhà nước. Dấu được đóng trùm lên một phần tư đến một phần ba chữ ký về phía bên trái.
Đăng ký văn bản đi