Chương 3 Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư tại UBND xã Nà Sác( Văn phòng - Thống kê)
3.2 Giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư
Đối với nước ta ngày nay, khi đất nước đang dần phát triển thành một nước công nghiệp hoá, hiện đại hoá với nền khoa học công nghệ hiện đại thì một nền hành chính quốc gia tiên tiến, đảm bảo là một điều vô cùng quan trọng. Để có được một nền hành chính cải cách và phù hợp với yêu cầu phát triển của đất nước chúng ta không thể không quan tâm đến công tác văn thư và đội ngũ cán bộ làm cụng tác văn thư của cơ quan. Nhận thấy rừ tầm quan trọng đú, cụng tác Văn thư đã có những bước thay đổi phát triển đáng kể khẳng định được vị trí quan trọng không thể thiếu trong tất cả các cơ quan Đảng, Cơ quan Nhà nước, các tổ chức Chính trị - Xã hội, Đơn vị lực lượng vũ trang...
Công tác Văn thư là bộ phận quan trọng cần thiết cấu thành nên tổ chức
hoạt động của Văn phòng. Nó gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Trong công việc hàng ngày bộ máy quản lý phải triển khai nhiều công việc để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Tổ chức văn thư ở các cấp, các ngành nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng quy định của nhà nước. Cơ sở để xác định mức biên chế văn thư rất khó khăn vì chưa có định mức lao động cho từng hoạt động văn thư.
Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.
Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư và tăng cường trách nhiệm của các ngành, các cấp đối với công tác văn thư ở cơ quan, tổ chức. Trước mắt cần tập trung phổ biến một số văn bản đã được các cơ quan nhà
nước có thẩm quyền ban hành về công tác văn thư như Nghị định 110/2004/NĐ- CP của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ; các văn bản hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của Cục Văn thư và Lưu trư Nhà nước và các văn bản của UBND tỉnh như: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND và Quyết định 34/2015/QĐ-UBND.
- Tiếp tục thực hiện Công văn số 2864/UBND-NC về việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ (2011 – 2013).
Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các đơn vị được kiểm tra biết và có hình thức khen thưởng.
- Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ở
các ngành, các cấp phải được phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp.
- Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách. Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông qua các lớp tập huấn do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức.
- Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ…
theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trữ.
- Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng. ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn thư để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc và nâng cao khả năng hội nhập với các nước trong khu vực.
-tích cực công tác sửa chữa, nâng cấp cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị nhằm hiện đại hóa công tác xây lắp các công trình điện…thường xuyên đào
tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, tích cực chăm lo cho công tác văn phòng. Nhờ vậy mà công tácvăn thư – lưu trữ của cơ quan trong thời gian qua đã không ngừng được cải thiện đảm bảo cho quá trình xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý sử dụng vănbản, lưu trữ hồ sơ tài liệu và quản lý sử dụng con dấu cơ quan một cách nhanhchóng, chuẩn xác, kịp thời, an toàn và bảo mật. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được đó, mặc dù đã có sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo UBND cũng như sự nỗ lực của các nhân viên trong phòng văn thư, xong do nhiều yếu tố mà công tác này vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm thiếu sót cần phải khắc phục, bổ sung để từng bước đưa vào nề nếp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư– lưu trữ đáp ứng được yêu cầu quản lý và theo kịp với sự phát triển của công nghệ thông tin.
Đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại UBND xã Nà Sác
Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học Công tác văn thư là một trong những khâu trọng yếu, mắt xích quan trọng trong toàn bộ hoạt động của khối văn phòng. Làm tốt công tác này cũng có nghĩalà tạo điều kiện giúp cho công việc của Công ty tiến hành nhanh chóng, thuận lợi.
Nhưng thực tế cho thấy rằng công tác văn thư có được thực hiện nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật hay không là phụ thuộc phần lớn vào cán bộ văn thư, năng lực và trình độ của họ sẽ tác động trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả công việc. Hiện tại phòng văn thư Tại UBND có 2 nhân viên, người thứ nhất là phó phòng TCHC đồng thời là cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhân viên văn phòng và các công việc sự vụ khác, người còn lại là nhânviên văn phòng, nhưng người này không được giao việc mà chỉ có nhiệm vụ thu tiền điện vào tuần thứ tư của tháng. Vào thời điểm Công ty tổ chức nhiều cuộc họp,hội nghị, ngày lễ như họp hội đồng quản trị, họp cán bộ công nhân viên hoặc tổchức ngày 8 – 3 cho các nhân viên nữ trong UBND khối lượng công việc củaphòng văn thư tăng lên rất nhiều. Phó phòng phải đảm nhiệm nhiều côngviệc và thường xuyên không có mặt tại phòng văn thư để giải quyết công việc, làmcho công việc tại phòng bị ngưng trệ, điều này làm ảnh hưởng rất lớn tới hoạt độngcủa toàn UBND. Trước thực trạng trên em cho rằng UBND phải tổ chức sắp xếpại nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học để phòng văn thư hoạt động cóhiệu quả hơn, đồng thời thúc đẩy hoạt động của toàn UBND ngày càng đi lên.
Hướng sắp xếp lại nhân sự tại phòng văn thư như sau: có kế hoạch tuyển thêm một cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ được đào tạo chính qui về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trong cáctrường đại học, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy in, máy fax...cùng tham gia công việc và làm đội ngũ kế hoạch cho công tác sau này.
Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ.
Con người chính là nguồn tài nguyên quí giá, là nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của các doanh nghiệp. Con người là tài sản lớn của doanh nghiệp, chỉ những doanh nghiệp nào biết khai thác sử dụng một cách có hiệu quả cả thể lực
và trí lực của con người thì doanh nghiệp đó sẽ thành công trong mọi lĩnh vực.
Tất cảmọi hoạt động của UBND xã Nà Sác đều không thể thiếu đôi bàn tay và
trí óc của conngười. Trong công tác văn thư lưu trữ cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo về mọi mặt như điều kiện làm việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốtcho công việc thường xuyên, tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên mônnghiệp vụ cho cán bộ văn thư là tất yếu.
Hơn nữa hiện nay UBND đã nối mạng internet cho toàn UBND như vậy phòng văn thư cũng có điều kiện hiểu biết thêm về sự phát triển của mạng lưới truyền tin trên toàn cầu.
Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ văn thư Soạn thảo văn bản là
một trong những công việc chính mà cán bộ văn thư phải đảm nhiệm tạị UBND.
Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây chuyền, khoa học.