Giáo trình nghiệp vụ văn phòng và lưu trữ thông tin

THVP-TC-MĐ32-NVVP<TT TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Nghiệp vụ văn phòng việc họach định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sóat họat động xử lý thơng tin quan, doanh nghiệp Ngày nay, văn phòng khơng cịn hình ảnh quen thuộc với hành lang im ắng, cánh cửa khép với bảng đề tên phòng ban kẻ chữ nghiêm trang, hay tiếng đánh máy chữ Ngày văn phòng mang mặt đa dạng hơn: trang thiết bị đại khơng gian mở, trí linh họat, thích ứng với nhiều nhu cầu phương thức làm việc phong phú Thậm chí có văn phịng làm việc từ xa, văn phòng nhà văn phòng ảo Cho dù dạng thức nào, xác lập có mặt văn phịng nhà quản trị có mối quan tâm chung chất lượng, tính hiệu từ hệ thống, qui trình thói quen tập qn làm việc tốt nhằm phát huy tối đa chức nhiệm vụ văn phòng Hơn nữa, nhà quản trị ngày nhận rõ việc tổ chức quản lý tốt họat động văn phịng có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất chung, chí đến lợi nhuận cơng ty Hành chánh văn phịng diện phận phòng ban khơng riêng phịng hành chánh quản trị Các quan có nhiều phịng ban khác nhau, phận có cơng việc hành chánh văn phịng cần phải có cơng tác quản trị hành chánh văn phòng Bất cấp quản trị nào, ngọai trừ công nhân trực tiếp sản xuất, phải làm cơng việc hành chánh văn phịng Tất phải quản trị hành chánh văn phòng cho có hiệu Bộ phận cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án; cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải họach định tổ chức hội thảo, hội nghị chuyến công tác; phải viết báo cáo chương trình thư từ liên lạc; phải tiếp khách gọi điện thọai; phải xếp chỗ làm việc cho vừa thẩm mỹ, vừa quản trị qua hệ thống thủ tục, vừa có hiệu Tất họat động hành chánh văn phòng nêu phải thực cách khoa học theo tiêu chuẩn đại dứơi nhãn quan quản trị Nội dung giáo trình gồm bài, phân bố sau:         Bài : Một số vấn đề chung quản trị hành văn phịng Bài 2: Quản trị hành văn phòng Bài 2: Xử lý liệu bảng tính Bài 3: Một số nghiệp vụ văn phịng Bài 4: Điều hành kiểm tra cơng việc hành văn phịng Bài 5: Giao tiếp Tổ chức công tác lễ tân Bài 6: Soạn thảo văn Bài 7: Cơng tác lưu trữ Chương trình đào tạo nghề Tin học văn phòng trường Cao Đẳng nghề Cần Thơ đươc xây dựng vào chương trình khung Tổng cục dạy nghề, tổng cục nghề nghiệp, mơn học chương trình xây dựng theo phương pháp phân tích nghề, việc người học nghề Tin học văn phịng học mơn học Nghiệp vụ văn phịng lưu trữ thơng tin điều cần thiết, người học trang bị kiến thức kỹ hoạt động văn phòng có sử dụng thiết bị tin học, giúp người học trường ứng dụng kiến thức vào thực tiễn vào điều kiện thực tế doanh nghiệp Sự thành công bạn doanh nghiệp hay không, phần lớn nhờ vào việc quản trị hành chánh văn phịng! Giáo trình giúp cho bạn sinh viên nắm điều nghiệp vụ văn phòng lưu trữ thơng tin Trong q trình biên sọan khơng tránh khỏi khiếm khuyết, mong nhận đóng góp chân tình q đồng nghiệp bạn sinh viên để sách ngày hòan thiện hơn! Cần Thơ, ngày tháng năm 2017 Tham gia biên soạn 1.Chủ biên : Lê Hoàng Phúc Lê Hải Trung MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN BÀI : MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 1.1 Khái niệm, chức nhiệm vụ hành văn phịng 1.1.1 Khái niệm hành văn phịng 1.1.2 Chức hành văn phịng 1.1.3 Nhiệm vụ hành văn phịng 1.2 Quản trị hành văn phòng 1.2.1 Khái niệm quản trị quản trị hành văn phịng 1.2.2 Chức quản trị 1.3 Tổ chức văn phòng 1.3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 1.3.2 Bố trí văn phịng 10 1.3.3 Trang thiết bị văn phòng 11 1.3.4 Hiện đại hố cơng tác văn phịng 16 1.4 Tổ chức máy hành văn phịng 16 1.4.1 Hình thức tổ chức 16 1.4.2 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 17 1.4.3 Các bước để tổ chức hành văn phịng có hiệu 17 1.4.4 Các nguyên tắc tổ chức với nhà quản trị 18 BÀI 2: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 21 2.1 Quản trị thời gian 21 2.1.1 Sự cần thiết phải quản trị thời gian 21 2.1.2 Các biện pháp quản trị thời gian 21 2.2 Quản trị thông tin 22 2.2.1 Tổng quan 22 2.2.2 Xử lý công văn đến 22 2.2.3 Xử lý công văn 24 2.2.4 Văn thư nội 24 2.2.5 Văn thư điện tử 25 2.3 Quản trị hồ sơ 25 2.3.1 Khái niệm 25 2.3.2 Tiến trình quản trị hồ sơ 25 2.3.3 Công cụ hệ thống lưu trữ hồ sơ 25 2.3.4 Thủ tục lưu trữ hồ sơ 26 2.3.5 Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy tính 27 BÀI 3: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG 29 3.1 Hoạch định tổ chức họp 29 3.1.1 Các họp không nghi thức 29 3.1.2 Các họp theo nghi thức 29 3.1.3 Các hội nghị từ xa 30 3.1.4 Cách xếp chổ ngồi họp tiệc chiêu đãi (trong phần lễ tân) 30 3.2 Hoạch định xếp chuyến công tác 32 3.2.1.Sắp xếp, chuẩn bị 32 3.2.2 Trách nhiệm thời gian thủ trưởng vắng mặt 33 3.2.3 Trách nhiệm thủ trưởng trở 33 BÀI 4: ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 34 4.1 Điều hành cơng việc hành – văn phịng 34 4.1.1 Các phương thức điều hành công việc hành chánh - văn phòng 34 4.1.2 Phương pháp huy nhà quản trị hành chánh - văn phòng 35 4.1.3 Ứng dụng lý thuyết động viên hoạt động văn phòng 35 4.2 Kiểm tra công việc hành chánh – văn phòng 35 4.2.1 Các phương pháp kiểm tra công việc hành chánh – văn phòng 36 4.2.2 Những nguyên tắc kiểm tra hành doanh nghiệp 36 4.2.3 Qui trình kiểm tra hoạt động hành chánh – văn phòng 36 4.2.4 Tiêu chuẩn đo lường cơng việc hành 37 4.2.5 Các công cụ phương tiện kiểm tra hành chánh doanh nghiệp 37 BÀI 5: GIAO TIẾP VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN 38 I Giao tiếp 38 Vai trò nguyên tắc giao tiếp 38 Các hình thức giao tiếp 39 Những điều kiện để giao tiếp có hiệu 39 Một số kỹ thuật giao tiếp giao tiếp 39 II Lễ tân vai trò công tác lễ tân 42 Khái niệm ý nghĩa 42 Một số hoạt động lễ tân bản: 43 BÀI 6: SOẠN THẢO VĂN BẢN 47 I.Khái quát văn 47 Khái niệm văn 47 Các loại văn 47 II.Phân cấp phát hành văn 48 III.Nguyên tắc soạn thảo văn hành nhà nước 50 1.Hình thức văn 50 2.Tính chất văn 53 3.Nội dung văn 53 4.Một số điểm lưu ý soạn thảo văn ban hành văn 55 IV.Soạn thảo số văn thông dụng 56 1.Soạn thảo hợp đồng 56 2.Soạn thảo loại văn khác 57 BÀI 7: CÔNG TÁC LƯU TRỮ 60 Khái niệm, vị trí tính chất công tác lưu trữ 60 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 62 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 63 Xác định giá trị tài liệu 64 Thống kê kiểm tra tài liệu 65 Bảo quản tài liệu lưu trữ 66 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG VÀ LƯU TRỮ THƠNG TIN Mã số mơ đun: MĐ 32  VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠ ĐUN: - Vị trí mơ đun: mơ đun bố trí sau học sinh học xong môn học chung, sau môn học, mơ đun đào tạo kỹ thuật sở - Tính chất mô đun: Là mô đun đào tạo chuyên mơn nghề bắt buộc  MỤC TIÊU MƠ ĐUN - Hiểu thực hành thành thạo nghiệp vụ văn phòng lưu trữ thơng tin  NỘI DUNG MƠ ĐUN Nội dung tổng quát phân phối thời gian: Thời gian Số Tên mô đun TT Tổng số Lý thuyết Thực hành Kiểm tra* Một số vấn đề chung quản trị hành văn phịng 2 Quản trị hành văn phòng Một số nghiệp vụ văn phòng 4 Điều hành kiểm tra cơng việc hành văn phịng 10 Giao tiếp Tổ chức công tác lễ tân 10 Soạn thảo văn 7 Công tác lưu trữ 45 15 28 Cộng : BÀI : MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Mã bài: MĐ32-01 Mục tiêu bài: - Hiểu khái niệm quản trị hành văn phịng - Nắm nguyên tắc tổ chức quản lý nghiệp vụ hành văn phịng 1.1 Khái niệm, chức nhiệm vụ hành văn phịng 1.1.1 Khái niệm hành văn phịng Là máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức , phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung có quy mơ lớn thành lập văn phịng, quan nhỏ có phịng hành Hành văn phịng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Hành văn phịng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo, người có chức vụ Tổng giám đốc, nghị sĩ… Hành văn phịng dạng hoạt động quan, tổ chức, diễn việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại văn bản, giấy tờ, công việc liên quan đến công tác văn thư 1.1.2 Chức hành văn phịng - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch - Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan - Tổng hợp, xử lý cung cấp thơng tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý - Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan 1.1.3 Nhiệm vụ hành văn phịng - Xây dựng chương trình cơng tác quan đơn đốc thực chương trình đó; bố trí; xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm quan; - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thơng tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị, đề xuất kiến nghị biện pháp thực hiện, phục vụ đạo, điều hành thủ trưởng - Tư vấn văn cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành - Thực công tác văn thư – lưu trữ, giải văn thư tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan; tổ chức theo dõi việc giải văn thư, tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp quan tổ chức công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác; - Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ; - Mua sắm trang thiết bị quan, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động công tác quan; - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn quan; tổ chức phục vụ buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực công tác lễ tân , tiếp khách khoa học văn minh - Thường xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ Cán nhân viên văn phịng, bước đại hố cơng tác hành - văn phòng; dẫn hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp đơn vị chuyên môn cần thiết 1.2 Quản trị hành văn phịng 1.2.1 Khái niệm quản trị quản trị hành văn phịng Khái niệm quản trị: Quản trị phối hợp tất tài ngun thơng qua tiến trình họach định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề Khái niệm quản trị hành chánh văn phòng: Quản trị hành chánh văn phòng việc họach định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sóat họat động xử lý thơng tin 1.2.2 Chức quản trị - Hoạch định công việc hành - Tổ chức cơng việc hành - Lãnh đạo cơng việc hành - Kiểm sốt cơng việc hành - Thực dịch vụ hành Như vậy, Quản trị hành văn phịng trước hết phải thực chức quản trị (phòng, ban có), bổ sung thêm chức dịch vụ hành (chỉ có phịng hành chính) Hoạt động doanh nghiệp ví xe tơ, chức dịch vụ hành văn phịng bánh xe 1.3 Tổ chức văn phòng 1.3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 1.3.1.1 Lãnh đạo Văn phịng (Phịng hành chính) : - Chánh văn phịng (Trưởng phịng hành chính): Chánh văn phịng người điều hành chung, chịu trách nhiệm tồn cơng tác văn phịng, đạo số cơng việc quan trọng xây dựng theo dõi thực chương trình, kế hoạch cơng tác, hồn chỉnh dự thảo văn quan trọng, công tác yếu… - Giúp việc có Phó văn phịng (hoặc Phó Trưởng phịng hành chính) Văn phịng làm việc theo chế độ thủ trưởng Chánh, Phó Chánh văn phịng phải đề cao trách nhiệm quản lý văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng 1.3.1.2 Các phận trực thuộc Văn phòng : - Bộ phận hành chính,văn thư : + Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn quan, doanh nghiệp; + Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết + Quản lý, sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư - Bộ phận tổng hợp: gồm số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, sách cấp trên, lĩnh vực chun mơn có liên quan; + Tư vấn văn cho thủ trưởng công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; + Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ trưởng đề xuất phương án giải - Bộ phận lưu trữ :Thực công tác lưu trữ + Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ; + Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Bộ phận Quản trị : + Cung cấp đầy đủ kịp thời phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan, doanh nghiệp; + Sửa chữa , quản lý, sử dụng phương tiện vật chất có hiệu - Bộ phận tài vụ ( tuỳ quan ) - Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ … 1.3.2 Bố trí văn phịng Bố trí văn phịng tổ chức, xếp phòng ốc, bàn ghế, dụng cụ cho phù hợp để có tiện nghi tối đa cho nhân viên cho khách; Sắp xếp cho việc di chuyển tài liệu ngắn dễ kiểm sóat Để nghiên cứu xếp đặt công việc, ta theo giai đọan sau: - Trước hết, cần phác họa lược đồ khỏang trống Sau vẽ đồ phịng ốc theo tỉ lệ chiều cao, chiều ngang, chiều dài phòng nhận định phòng cách đo chu vi hành lang tường, cầu thang Đó điểm phải ý vẽ đồ - Đo khoảng cách để xếp đặt bàn ghế cho thuận tiện Với đồ, ta thay đổi vị trí vật cách dễ dàng trước bắt tay thực khuân vác xếp; đồng thời cho ta hình ảnh diễn tiến công việc Khoa học chứng minh việc xếp phòng ốc, bàn ghế cách khoa học thẩm mỹ làm 10 văn hướng dẫn thi hành để nâng cao hiệu lực hiệu việc thực định b) Khi soạn thảo văn phải ý đến văn hành để bảo đảm tính chất chủ trương luật pháp Nếu sửa đổi bãi bỏ qui định văn trước, ghi rõ điều khỏan văn cần sửa đổi bãi bỏ, tránh ghi chung chung gây khó khăn thi hành c) Những điều qui định văn cần thể rõ ràng, cụ thể để quan, tổ chức người hiểu thống Hết sức tránh đưa vào văn qui định từ ngữ khiến cho người thi hành hiểu khác d) Khi qui định thời hạn có hiệu lực văn bản, quan ban hành văn phải tính tóan kỹ để vừa thực qui định Chính phủ, vừa bảo đảm cho quan, tổ chức cá nhân có trách nhiệm thi hành có thời gian chuẩn bị điều kiện thực 3.Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc trung ương cần bố trí cán có kiến thức hiểu biết quản lý hành chánh, pháp luật để sọan thảo văn Quá trình sọan thảo văn cần có tham gia cán chun mơn, pháp luật Trước trình ký, cán phải thẩm tra chịu trách nhiệm nội dung, pháp lý hình thức văn Chánh văn phòng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc trung ương phải ký tắt chịu trách nhiệm văn trình lãnh đạo quan ký IV.Soạn thảo số văn thông dụng 1.Soạn thảo hợp đồng Khái niệm hợp đồng kinh tế Đa số pháp luật nước giới khơng có phân biệt hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân hợp đồng thương mại Các nguyên tắc hợp đồng dân áp dụng cho hợp đồng thương mại (kinh tế) Tuy nhiên số nước, số hợp đồng coi hợp đồng thương mại, tức hợp đồng có hành vi thương mại chi phối qui tắc đặc biệt pháp luật dành cho hành vi Ở nước ta tồn ba lọai hợp đồng: hợp đồng dân sự, hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại Bộ luật dân điều chỉnh hợp đồng dân Pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25-9-1989 điều chỉnh hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại điều chỉnh luật thương mại có hiệu lực từ ngày 01-01-1999 Ngịai đặc điểm chung, hợp đồng kinh tế có điểm khác biệt hợp đồng dân hợp đồng thương mại Hợp đồng kinh tế thỏa thuận văn bản, tài liệu giao dịch bên ký kết việc thực công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với qui định rõ ràng quyền nghĩa vụ bên để xây dựng thực kế họach Đặc điểm hợp đồng kinh tế - Chủ thể hợp đồng kinh tế bắt buộc bên pháp nhân cịn bên pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân, cơng ty hợp danh cá nhân có đăng ký kinh doanh theo qui định pháp luật 56 - Hình thức hợp đồng kinh tế: + Hợp đồng kinh tế ký kết văn tài liệu giao dịch + Hợp đồng kinh tế ký văn thể bên chủ thể ký hợp đồng, hợp đồng kinh tế ký kết tài liệu giao dịch tổng hợp văn giao dịch thể điều khỏan hợp đồng, dấu chữ ký đại diện hợp pháp bên - Mục đích hợp đồng kinh tế kinh doanh Ngôn ngữ dùng hợp đồng - Từ ngữ sử dụng văn hợp đồng phải xác, cụ thể đơn nghĩa: + Tính xác từ ngữ + Tính cụ thể từ ngữ + Từ ngữ sử dụng hợp đồng phải đơn nghĩa - Trong văn hợp đồng sử dụng từ thông dụng, phổ biến, không dùng tiếng địa phương tiếng “lóng” - Trong văn hợp đồng không tùy tiện ghép chữ, ghép tiếng, không tùy tiện thay đổi từ ngữ, pháp lý - Trong văn hợp đồng không dùng thừa từ, không tùy tiện dùng chữ: v.v dấu - Văn phạm văn hợp đồng phải nghiêm túc, dứt khóat - Văn phạm hợp đồng phải rõ ràng, ngắn gọn đủ ý - Chọn ngôn ngữ hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế - Định nghĩa khái niệm hợp đồng 2.Soạn thảo loại văn khác Khái niệm tờ trình Tờ trình lọai văn đề xuất với cấp vấn đề để xin cấp phê duyệt Vấn đề chủ trương, phương án cơng tác, sách, tiêu chuẩn, định mức đề nghị thay đổi, bổ sung, bãi bỏ văn bản, quy định khơng cịn phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội Kết cấu tờ trình Tờ trình kết cấu thành ba phần: phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận - Phần mở đầu phần nhận định tình hình, phân tích mặt tích cực, tiêu cực tình hình làm cho việc đề xúât - Phần nội dung nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, ý tưởng mới; phân tích phản ứng xã hội xảy xoay quanh đề nghị áp dụng; khó khăn thuận lợi triển khai thực hiện; biện pháp khắc phục 57 - Phần kết luận phân tích ý nghĩa tác dụng đề nghị sản xuất, đời sống kinh tế-xã hội, công tác lãnh đạo, quản lý Những kiến nghị, đề nghị cấp xem xét chấp thuận đề xuất nêu để sớm triển khai thực Khái niệm thông báo Thông báo văn hành chánh thông thường dùng để truyền đạt nội dung định, tin tức, việc, thông tin họat động quan nhà nước, tổ chức xã hội cho quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết Thông báo dùng để giới thiệu chủ trương, sách thể chế hóa văn thích hợp Trong trường hợp thơng báo mang tính chất phổ biến sách, chủ trương quan quản lý nhà nước sử dụng để định hướng công việc đơn vị trực thuộc để phối hợp cơng tác với quan có liên quan Tùy theo mục đích sử dụng thơng báo mà người sọan thảo bố cục nội dung cho phù hợp Nội dung thơng báo khơng cần có phần trình bày lý mơ tả tình văn khác, mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo Do yêu cầu thông báo thông tin nhanh, kịp thời đến đối tượng nên phải viết ngắn, cụ thể, dễ hiểu, không yêu cầu phải lập luận hay bộc lộ tình cảm số văn khác Các loại thông báo Các lọai thông báo thường sử dụng là: 1.Thông báo truyền đạt văn ban hành, chủ trương, sách Ví dụ: chế độ tuyển dụng cán bộ, chế độ nâng bậc lương Nội dung thông báo gồm: - Nhắc lại tên văn cần truyền đạt - Tóm tắt nội dung văn cần truyền đạt - Yêu cầu quán triệt, triển khai, thực 2.Thông báo việc, tin tức Ví dụ: thơng báo kết họp (hội thảo khoa học, hội nghị giao ban, hội nghị lãnh đạo ) Nội dung cần thể hiện: - Nêu ngày, họp, thành phần tham dự, người chủ trì họp - Tóm tắt định hội nghị họp - Nêu nghị hội nghị (nếu có) 3.Thơng báo nhiệm vụ giao Nội dung ghi: - Ghi ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ giao - Nêu yêu cầu thực nhiệm vụ - Nêu biện pháp cần áp dụng để triển khai thực 4.Thông báo quan hệ họat động máy quản lý lãnh đạo Ví dụ: thơng báo thay đổi quan chủ quản, thay đổi phạm vi họat động, địa giới hành Nội dung bao gồm: - Ghi rõ, đầy đủ tên quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thọai, Fax - Ngày, tháng, năm thay đổi 58 5.Thông báo thông tin họat động quản lý Nội dung bao gồm: - Ghi rõ nội dung họat động quản lý - Lý phải tiến hành họat động quản lý - Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc) Khái niệm định Quyết định lọai văn tương đối thông dụng quan, tổ chức, đơn vị dùng để thực thẩm quyền việc qui định vấn đề chế độ, sách, tổ chức máy, nhân giải cơng việc khác hình thức văn áp dụng quy phạm pháp luật Quyết định chứa đựng quy phạm pháp luật định ban hành qui định chủ trương, chế độ, thể lệ, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy, ban hành văn phụ có chứa quy phạm pháp luật Quyết định sử dụng với tư cách văn áp dụng quy phạm pháp luật để giải công việc tổ chức thực hiện, kiểm tra, tra quan, tổ chức việc chấp hành pháp luật; bổ nhiệm, miễn nhiệm cán giữ chức vụ thuộc thẩm quyền quản lý Cơ cấu định Cơ cấu định gồm hai phần: - Phần 1: Căn ban hành định: Căn thường bao gồm pháp lý sở thực tiễn để ban hành định Căn pháp lý thường văn luật, văn luật qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan ban hành văn định văn quan cấp làm sở cho định cụ thể phần định Cơ sở thực tiễn để ban hành định thường tình hình thực tế đời sống xã hội yêu cầu theo đề nghị quan có trách nhiệm quản lý nhà nước vấn đề Phần thường không chia thành đề mục, phải gạch đầu dòng - Phần nội dung: Nội dung định chứa đựng quy phạm pháp luật chia thành chương, mục, điều, khỏan Trong trường hợp dùng để ban hành văn phụ có chứa quy phạm pháp luật nội dung định viết tương tự nghị định tương ứng, song có điểm khác với nghị định định khơng có điều khỏan thi hành Điều khỏan thi hành văn phụ qui định chương cuối văn Nội dung định thơng thường trình bày dạng “văn điều khỏan” Các điều định trình bày ngắn gọn, đọng xếp theo trrình tự logic định 59 BÀI 7: CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mã bài: MĐ32-07 Mục tiêu bài: -Hiểu thực hành thành thạo cơng tác lưu trữ i Khái niệm, vị trí tính chất cơng tác lưu trữ Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, tư liệu có giá trị hình thành trình họat động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết Công tác lưu trữ công việc thiếu họat động quản lý máy nhà nước Những công văn, tài liệu sau giải xếp thành hồ sơ đem nộp vào phận lưu trữ, phòng lưu trữ quan để tra cứu sử dụng cần thiết gọi hồ sơ, tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành q trình cơng tác quan gồm công văn, tài liệu, văn kiện thuộc khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm Sẽ nhiều phiền tóai xảy ta thiếu quản lý, lưu trữ thông tin dạng hồ sơ, văn Tuy nhiên, ta lưu trữ tất lưu trữ mãi khơng có người, khơng đủ chỗ, không cần thiết phải làm Vậy, phải xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, nhằm tổ chức hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ mang tính chất phù hợp với yêu cầu họat động cơng ty Ở quan, phải có phận phịng lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan Ở quan nhỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, việc nhân viên làm công tác tiếp nhận “công văn đến” kiêm nhiệm Nhiệm vụ phận phòng lưu trữ quan là: - Hướng dẫn giúp đỡ cán bộ, nhân viên quan lập hồ sơ; thu nhận hồ sơ, tài liệu theo qui định - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan theo qui định chung - Thống kê hồ sơ nhận đề nghị qui định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn Cục Lưu trữ - Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan đòan thể quan - Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan - Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo qui định Nhà nước a)- Phông lưu trữ Phơng lưu trữ tịan khối tài liệu hịan chỉnh hình thành q trình họat động quan, tổ chức hay cá nhân, có ý nghĩa trị, kinh tế khoa học, văn hóa, lịch sử ý nghĩa khác, thu thập bảo quản lưu trữ định Cơ quan cá nhân có đầy đủ yếu tố đảm bảo tính độc lập 60 q trình tồn tạo nên phong lưu trữ gọi quan, đơn vị hình thành phơng Các yếu tố bao gồm: - Có văn qui phạm pháp luật quan nhà nước có thẩm quyền ban hành thành lập quan, qui định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức - Có tổ chức biên chế cán riêng theo phân cấp quản lý nhà nước - Có quyền độc lập mặt tài chính, cụ thể quan có tài khỏan riêng ngân hàng - Có văn thư quyền sử dụng dấu riêng để trao đổi, giao dịch với quan, đơn vị khác Ngịai phơng lưu trữ quan, phơng lưu trữ cá nhân, cịn có phơng lưu trữ gia đình, phơng lưu trữ dịng họ sưu tập lưu trữ Đó đơn vị phân lọai thống kê công tác lưu trữ b)- Phông lưu trữ quốc gia Phông lưu trữ quốc gia tòan khối tài liệu lưu trữ quốc gia, có giá trị trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử ý nghĩa khác, không phân biệt thời gian, kỹ thuật, vật liệu chế tác, bảo quản kho lưu trữ nhà nước định c)- Tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ vật mang tin dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú, dạng hình ảnh, âm hình thành trình họat động quan, cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử ý nghĩa khác, bảo quản kho lưu trữ định Vai trị cơng tác lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chắn dành để phục vụ cho họat động nội Các cấp quản lý, người cần họach định, cần lập báo cáo, cần định thường dùng đến tài liệu sẳn cho công việc khác Bên cạnh đó, khơng khách hàng thân chủ cơng ty có cần dùng đến tài liệu, trao đổi thông tin với Các đối tác, công ty ngành, quan quản lý có u cầu cung cấp thơng tin, tài liệu cơng ty Cịn nữa, đơn vị cung ứng dịch vụ cho văn phịng (cơng ty quảng cáo chẳng hạn) đơn vị nghiên cứu thuộc lĩnh vực định muốn tiếp cận nguồn thơng tin văn phịng Vì thế, cơng tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có vai trị quan trọng sau: - Làm sở thông tin phục vụ cho việc họach định định cấp công ty - Làm chứng liệu cho định họat động thực - Góp phần tối ưu hiệu suất họat động văn phòng (bằng số liệu cập nhật, báo cáo diễn biến ) - Chia sẻ thông tin nội với mối quan hệ liên kết, đối tác - Cung cấp số liệu thống kê cho quan quản lý - Làm nguồn tham khảo cho chương trình nghiên cứu, phát triển 61 - Đáp ứng yêu cầu lưu trữ theo qui định pháp luật Tính chất cơng tác lưu trữ Lưu trữ có tính chất: +Tính chất mật: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật Nhà nước Do địi hỏi công tác lưu trữ phải tiến hành theo nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức tổ chức kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh qui định bảo vệ tài liệu lưu trữ +Tính chất khoa học: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng khối lượng thông tin lớn nhiều mặt Để bảo quản an tòan tổ chức sử dụng có hiệu quả, địi hỏi khâu nghiệp vụ lưu trữ phân lọai, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu phải tiến hành theo phương pháp khoa học, có tính hệ thống nhiều biện pháp tỷ mỷ +Tính chất nghiệp vụ: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ gắn liền với ngành, lĩnh vực cụ thể họat động kinh tế, xã hội đất nước Ví dụ, quản lý cơng tác lưu trữ Bộ, sở Giáo dục Đào tạo liên quan chặt chẽ đến họat động chuyên môn, nghiệp vụ ngành Giáo dục Đào tạo Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Công tác thu thập tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào phận phòng lưu trữ quan phải hồ sơ, tài liệu công việc giải xong Phải ghi số làm mục lục văn có hồ sơ Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ cán nhân viên làm công tác chuyên môn khác có làm cơng việc liên quan đến cơng văn, giấy tờ giữ hồ sơ, tài liệu việc giải xong thời gian nhiều năm, kể từ ngày việc kết thúc; sau thời hạn năm, phải đem nộp hồ sơ, tài liệu vào phận phịng lưu trữ quan Khi giao nộp có thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Phải chuẩn bị kho tàng phương tiện cần thiết để tiếp nhận tài liệu Khi tiếp nhận bàn giao tài liệu phải có biên Danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu biên lập thành hai bản: bên nộp lưu bên tiếp nhận giữ Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ công tác sưu tầm, thu thập, hòan chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ theo phương pháp nguyên tắc thống Công tác bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ đòi hỏi phải tiến hành thường xuyên, thiết thực kịp thời Khi bổ sung tài liệu cần ý đến khả sử dụng chúng thực tế Giải tốt vấn đề bổ sung tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng khơng ngành lưu trữ mà nhiều ngành khác Tài liệu lưu trữ ngịai ý nghĩa trị, kinh tế, văn hóa, lịch sử có tầm quốc gia, cịn có giá trị thực tiễn cao ngành, cấp quan sản sinh chúng Nếu để tài liệu mát, thất lạc, không tổ chức việc bổ sung kịp thời thành phần phơng lưu trữ ngày nghèo đi, khả phục vụ ngày bị hạn chế Các nguồn tài liệu bổ sung cho kho lưu trữ là: 62 - Tài liệu hình thành họat động quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế - Tài liệu quan thuộc quyền cũ để lại - Tài liệu bảo quản thư viện, viện bảo tàng - Tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ - Tài liệu bảo quản viện lưu trữ nước ngòai Bổ sung tài liệu lưu trữ tiến hành với nội dung sau: + Xác định nguồn bổ sung tài liệu + Qui định thành phần nội dung tài liệu cần bổ sung cho phòng, kho lưu trữ + Các nguyên tắc, biện pháp tổ chức để tiến hành hợp lý công tác bổ sung tài liệu Để thực nghiệp vụ bổ sung tài liệu, phải đảm bảo yêu cầu sau: - Bổ sung tài liệu phải tiến hành thường xun, có tính thiết thực, kịp thời, đặc biệt khả sử dụng thực tế - Khi bổ sung tài liệu cần ý đến khả sử dụng chúng phạm vi rộng, điều kiện áp dụng phương tiện kỹ thuật đại Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Khái niệm công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tổ chức lại tài liệu theo phương án phân lọai khoa học, tiến hành chỉnh sửa hòan thiện, phục hồi lập hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu làm công cụ tra cứu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý Mục đích cơng tác chỉnh lý là: -Tổ chức, xếp hồ sơ, tài liệu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu -Lọai tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua góp phần nâng cao hiệu sử dụng kho tàng trang thiết bị, phương tiện bảo quản Nguyên tắc chỉnh lý: +Không phân tán phông lưu trữ Tài liệu đơn vị hình thành phơng phải chỉnh lý xếp riêng biệt +Khi phân lọai, lập hồ sơ (chỉnh sửa hòan thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc +Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ảnh họat động quan, tổ chức hình thành tài liệu; liên hệ lơgíc lịch sử tài liệu Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có nội dung sau: - Nghiên cưú biên sọan tóm tắt lịch sử quan, đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng 63 - Tiến hành lập hồ sơ phông tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tra hồ sơ lập, hòan thiện hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ - Chọn xây dựng phương án phân lọai, hệ thống hóa hồ sơ theo phương án chọn.Trình tự chỉnh lý tài liệu lưu trữ tiến hành sau: + Khảo sát tài liệu, nghiên cứu xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông + Xây dựng kế họach kiểm tra, hòan thiện hồ sơ + Lập bảng hướng dẫn số lọai công việc cụ thể, ví dụ hướng dẫn cơng tác bổ sung tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ + Chọn xây dựng phương án phân lọai + Dự kiến nhân lực thời gian thực công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ + Chỉnh lý tài liệu theo phương án định, hịan thành việc hệ thống hóa tài liệu + Tổng kết, chỉnh lý nhằm rút kinh nghiệm, thấy ưu-khuyết điểm trình chỉnh lý để làm tốt công tác chỉnh lý cho đợt Xác định giá trị tài liệu Khái niệm xác định giá trị tài liệu lưu trữ Không phải tất tài liệu sản sinh trình họat động quan cá nhân tiêu biểu có giá trị lưu trữ tất Vấn đề chỗ cần phải lựa chọn để đưa vào lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài vĩnh viễn Muốn phải tiến hành công việc lựa chọn, đánh giá tài liệu, tức dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên cứu qui định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành họat động quan, cá nhân tiêu biểu theo giá trị tài liệu mặt có ý nghĩa lưu trữ Cơng việc xác định giá trị tài liệu (đánh giá tài liệu lưu trữ) Việc xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích qui định thời hạn bảo quản tài liệu, lọai để hủy bỏ tài liệu hết gía trị, đảm bảo giữ gìn tài liệu có giá trị mà lại giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện để sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Như vậy, mục đích, ý nghĩa, u cầu cơng tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ là: - Qui định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, lọai tài liệu lưu trữ hết giá trị - Xác định giá trị tài liệu bảo quản tài liệu quí, đồng thời hủy bỏ tài liệu thực nghĩa nhằm gỉam bớt chi phí khơng cần thiết cho việc lưu trữ tài liệu - Cơng tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần đảm bảo yêu cầu xác thận trọng Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu cần bảo đảm nguyên tắc sau: 64 Bảo đảm tính trị Những tài liệu hình thành trình họat động quan phản ánh quyền lợi giai cấp định, phải tiến hành xem xét ý nghĩa tài liệu để bảo quản lọai hủy bỏ từ lập trường bảo vệ quyền lợi giai cấp, tức phải xem xét tầm quan trọng tài liệu lợi ích Đảng, Nhà nước nhân dân Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu thuộc quan, quyền địa phương cần xem xét tầm quan trọng tài liệu lợi ích Đảng, Nhà nước nhân dân nói chung, lợi ích địa phương nói riêng Bảo đảm tính lịch sử Mang dấu ấn thời kỳ lịch sử sản sinh mình, tài liệu lưu trữ ln có giá trị gắn liền với thời kỳ lịch sử Chính vậy, xem xét ý nghĩa lọai tài liệu cụ thể cần phải có quan điểm lịch sử, cần đặc biệt ý đến điều kiện cụ thể sản sinh tài liệu chức năng, ý nghĩa tài liệu hoạt động máy nhà nước nói riêng xã hội nói chung Nguyên tắc lịch sử có ý nghĩa quan trọng việc xem xét, xác định gía trị tài liệu hình thành khứ, đặc biệt quan gặp khó khăn bảo quản số lượng tài liệu cịn lại khơng nhiều Bảo đảm đồng bộ, tịan diện Các tài liệu ln có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, nhiều trường hợp, giá trị tài liệu bộc lộ rõ ràng đặt vào mối quan hệ chung Như vậy, xem xét giá trị tài liệu cần phải nghiên cứu chúng từ nhiều phía, tránh việc nhận định chủ quan, phiến diện Có tài liệu khơng có giá trị cao mặt kinh tế, song lại chứa đựng thông tin q giá mặt trị, văn hóa Khi tài liệu đặt hệ thống giá trị tăng lên Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ Việc xác định giá trị tài liệu cần tiến hành dựa vào tiêu chuẩn chủ yếu tương đối thông dụng sau: +Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung tài liệu +Tiêu chuẩn tác giả tài liệu +Tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành phơng +Tiêu chuẩn lặp lại thông tin tài liệu +Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu +Tiêu chuẩn mức độ hịan chỉnh khối lượng phơng lưu trữ +Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu +Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu +Tiêu chuẩn ngơn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm hình thành tài liệu Thống kê kiểm tra tài liệu Khái niệm thống kê kiểm tra tài liệu 65 Thống kê kiểm tra tài liệu sử dụng công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm xác số lượng, chất lượng, thành phần nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản để có kế họach phương án lưu trữ tốt Thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ khâu nghiệp vụ chuyên môn cơng tác lưu trữ, có vị trí quan trọng quản lý tài liệu lưu trữ Bởi lẽ, số liệu thống kê tài liệu sở để kho lưu trữ xây dựng kế họach bổ sung thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Đồng thời, vào số liệu thống kê tài liệu lưu trữ, quan quản lý lưu trữ lập kế họach hàng nhằm quản lý tập trung thống công tác lưu trữ phạm vi nước Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ cán bộ, công chức lưu trữ Thống kê lưu trữ thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến 24 ngày 31 tháng 12 Công tác thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ cần đảm bảo nguyên tắc sau đây: - Đảm bảo tòan vẹn tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng có hiệu - Đảm bảo thống kê tài liệu lưu trữ tịan diện, kịp thời, xác triệt để - Đảm bảo thực quan điểm tập trung thống quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia Nội dung công tác thống kê kiểm tra tài liệu Công tác thống kê tài liệu lưu trữ bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ quan thống kê tài liệu lưu trữ phạm vi nước với nội dung sau: - Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ - Thống kê hệ thống công cụ tra cứu, phương tiện bảo quản, tình hình tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu đội ngũ cán lưu trữ Cơng cụ thống kê thích hợp là: *Mục lục hồ sơ *Sổ đăng ký mục lục hồ sơ *Phiếu phông *Danh sách phông *Sổ nhập, sổ xuất tài liệu lưu trữ *Thẻ phông, thẻ phông, số đăng ký lọai tài liệu đặc thù Các lọai sổ sách thống kê phải lập theo mẫu nhà nước qui định Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải luôn xếp gọn gàng để di chuyển nhanh chóng cần thiết Bảo quản tài liệu lưu trữ Khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ tịan cơng việc thực nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền an tòan tài liệu lưu trữ 66 Tài liệu lưu trữ phải bảo quản an tòan kho lưu trữ Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử phải bảo quản kho lưu trữ chuyên dụng Tài liệu lưu trữ đặc biệt qúi, phải bảo quản theo chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm: -Ngăn chặn hư hại thời tiết, khí hậu tác động người -Bảo quản tài liệu để sử dụng lưu lại cho đời sau Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ Nội dung công việc bảo quản tài liệu lưu trữ gồm: + Tạo điều kiện tối ưu nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu + Bảo đảm giữ gìn tịan vẹn trạng thái vật lý, hóa học tài liệu + Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học, quản lý việc xuất-nhập tài liệu theo qui định chặt chẽ + Kiểm tra thường xuyên kho lưu trữ, tình trạng tài liệu, lập phông bảo hiểm tài liệu có giá trị đặc biệt, chuẩn bị tài liệu đưa tu bổ, phục chế, chụp Để công tác bảo quản tốt, yêu cầu sở vật chất phải có như: Xây dựng bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn qui định, đảm bảo yêu cầu thiết kế kiến trúc nhằm tạo điều kiện khí hậu Thực biện pháp phòng, chống cháy nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, phương tiện dụng cụ chữa cháy Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với lọai hình tài liệu lưu trữ Thực biện pháp phịng, chống trùng, nấm mốc, khử axít tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu Phòng lưu trữ phải nơi cao ráo, thóang khí có cửa khóa chắn Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng Thực chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Khái niệm Tổ chức sử dụng tài liệu phòng, kho lưu trữ tịan cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan nhà nước xã hội thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hóa, quân sự, ngọai giao quyền lợi khác công dân Sử dụng tài liệu lưu trữ phòng, kho lưu trữ mặt họat động thơng tin khoa học Mọi họat động phịng, kho lưu trữ hướng vào mục tiêu 67 cuối vùng sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội nhằm tiết kiệm tiền của, công sức thời gian quản lý, lãnh đạo nghiên cứu khoa học Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; tài liệu lưu trữ có nguy hư hỏng khai thác, sử dụng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần đảm bảo nguyên tắc sau: - Đảm bảo đường lối, sách Đảng Nhà nước - Đảm bảo thực nguyên tắc, chế độ qui định - Đảm bảo phục vụ công tác thơng tin tư liệu nhanh chóng, xác Nội dung ™Thông báo tài liệu lưu trữ cho quan, đơn vị có nhu cầu thơng tin hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cách chủ động Hình thức giúp cho quan, đơn vị thông báo nắm nội dung, tài liệu sử dụng chúng cơng tác Cơ quan lưu trữ gửi cho quan, đơn vị có nhu cầu thông báo, mục lục tài liệu theo chuyên đề, đồng thời đề xuất việc sử dụng tài liệu ™ Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ Việc tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc lưu trữ hình thức mang tính truyền thống áp dụng rộng rãi Để hình thức đạt hiệu cao cần tổ chức hệ thống công cụ tra cứu khoa học: mục lục, thẻ; biên sọan sách hướng dẫn Mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ (hay mục lục thống kê hồ sơ) lưu trữ lọai công cụ tra cứu khoa học phổ biến, tiện lợi truyền thống Đó kê biên có hệ thống tên gọi hồ sơ lưu trữ thông tin khác thành phần nội dung hồ sơ khối tài liệu định phông, phận phông (các hồ sơ năm, đơn vị tổ chức ), sưu tập lưu trữ Mục lục hồ sơ thường có hai phần sau: - Phần thống kê tiêu đề hồ sơ bao gồm: thông tin hồ sơ cụ thể (đơn vị bảo quản), tức thông tin thành phần nội dung hồ sơ - Phần tra tìm bổ trợ bao gồm: tờ nhan đề, lời nói đầu, bảng kê chữ viết tắt tờ mục lục Các thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ: Bộ thẻ thẻ dùng để giới thiệu nội dung tài liệu, thơng tin tài liệu phân nhóm theo đặc trưng chuyên đề, ngành họat động hay tác giả xếp theo khung phân lọai thơng tin tài liệu định Các thẻ bao gồm thẻ chuyên đề, thẻ vật chuyên đề, thẻ hệ thống Sách dẫn tài liệu lưu trữ: Sách dẫn tài liệu lưu trữ biên sọan để thông báo hướng dẫn nội dung tài liệu bảo quản kho tài liệu lưu trữ Đó sách dẫn thành phần nội dung tài liệu phông lưu trữ bảo quản kho lưu trữ, sách dẫn phông lưu trữ cụ thể nhằm giới thiệu rõ thành phần nội dung tài liệu phông để người đọc biết yếu tố thuộc phông lưu trữ như: thời gian bắt 68 đầu, kết thúc phơng; nhóm tài liệu chủ yếu; nội dung nhóm tài liệu đó; số hiệu tra tìm , sách dẫn tóm tắt phông sưu tập với nội dung tên phơng số tra tìm phơng lưu trữ Sử dụng máy vi tính để tra tìm tài liệu lưu trữ Ứng dụng thành tựu công nghệ tin học vào công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tất yếu khách quan, ngày quan tâm phát triển nhanh chóng Tuy nhiên, khơng quan niệm máy tính thay cho thân tài liệu lưu trữ  Triển lãm tài liệu lưu trữ Đây hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác giáo dục, tuyên truyền Đề tài triển lãm đa dạng phong phú Việc tổ chức thường xun khơng thường xuyên, cố định lưu động  Cung cấp chứng nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ Giấy chứng nhận lưu trữ lọai văn có giá trị pháp lý, cho bíêt nội dung có tài liệu kho lưu trữ ghi rõ dẫn liệu tra tìm chúng Bản lục lưu trữ tòan văn tài liệu lưu trữ, có chứng thực quan lưu trữ Bản trích lục phần tài liệu lưu trữ liên quan đến vấn đề, việc cá nhân, có chứng thực quan lưu trữ  Công bố tài liệu lưu trữ: Công bố tài liệu lưu trữ bao gồm nội dung công tác sau: chọn đề tài, xác định thể lọai hình thức công bố, lựa chọn truyền đạt nội dung tài liệu Hình thức cơng bố tài liệu luu trữ phong phú xuất tập sách cơng bố tài liệu; đăng báo, tạp chí; xây dựng phim tài liệu 69 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Hữu Thân - Quản trị hành chánh văn phòng – Nhà xuất Thống kê 2004 [2] PGS.TS Đồng thị Thanh Phương; ThS Nguyễn thị Ngọc An - Quản trị hành chánh văn phòng - Nhà xuất Thống kê 2005 [3] Luật gia Quốc Cường – Hịang Anh - Sọan thảo văn - cơng tác văn thư lưu trữ - Nhà xuất Thống kê 2005 [4] Luật gia Nguyễn văn Thông - Hướng dẫn kỹ thuật sọan thảo văn – Nhà xuất Thống kê 2001 [5] TS Lương Minh Việt – Giáo trình nghiệp vụ thư ký – Nhà xuất Hà nội 2005 70