Giáo trình quản lí dự án công nghệ thông tin

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong năm qua, có bước tiến vượt bậc số lượng chất lượng, nhằm thực nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực kỹ thuật trực tiếp đáp ứng nhu cầu xã hội Cùng với phát triển khoa học công nghệ giới, lĩnh vực Công nghệ thông tin nói chung ngành Quản Lí Dự Án Việt Nam nói riêng có bước phát triển đáng kể Chương trình khung quốc gia Quản Lý Dự Án xây dựng sở phân tích, phần kỹ thuật kết cấu theo môđun Để tạo điều kiện thuận lợi cho trình thực hiện, việc biên soạn giáo trình kỹ thuật nghề theo môđun đào tạo cấp thiết Quản Lý Dự Án mơđun đào tạo biên soạn theo hình thức tích hợp lý thuyết thực hành Trong trình thực hiện, nhóm biên soạn tham khảo nhiều tài liệu nước, kết hợp với kinh nghiệm thực tế Giáo trình khơng phù hợp cho người bắt đầu mà phù hợp cho người cần tham khảo Nội dung giáo trình chia thành 14 bài: Bài 1: Dự án khoa học quản lý Bài 2: Quản lý dự án người quản lý dự án Bài 3: Đối tượng tham gia dự án Bài 4: Tài liệu mô tả dự án Bài 5: Bảng công việc Bài 6: Ước lượng thời gian chi phí thực dự án Bài 7: Xác định rủi ro Bài 8: Lập lịch biểu tiến độ thực phân bố lực lượng, tài nguyên Bài 9: Sử dụng phần mềm Bài 10: Sơ đồ luồng công việc Bài 11: Hồ sơ dự án Bài 12: Kiểm soát dự án Bài 13: Khoán ngoài, mua sắm Bài 14: Kết thúc dự án Mặc dù có nhiều cố gắng, khơng tránh khỏi sai sót, mong nhận đóng góp ý kiến độc giả để giáo trình hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày… tháng… năm 2021 Tham gia biên soạn Chủ biên: Lư Thục Oanh MỤC LỤC TRANG TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: DỰ ÁN VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ 12 Khoa học Quản lí 12 1.1 Khái niệm quản lí 12 1.2 Đặc điểm chung Hệ thống quản lí 13 1.3 Kết luận 13 Dự án 14 2.1 Khái niệm Dự án 14 2.2 Các tính chất Dự án 14 Thực hành 16 3.1 Các bước khảo sát dự án 16 3.2 Sinh viên thực hành khảo sát 16 BÀI 2: QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN 17 Quản lí Dự án 17 1.1 Khái niệm Quản lí Dự án 17 1.2 Các phong cách Quản lí Dự án 18 1.3 Các nguyên lí chung Phương pháp luận Quản lí Dự án 19 1.4 Các thuộc tính Dự án IT 20 Người quản lí dự án 20 2.1 Bảng phân vai Dự án 20 2.2 Lựa chọn nhân cho Ban quản lý dự án Nhóm chun mơn 22 2.2.1 Không quan tâm tới chất lượng công việc 23 2.2.2 Những trở ngại cho việc Quản lí Dự án 23 2.3 Việc định Người quản lí Dự án 23 2.3.1 Nói Người quản lí Dự án 23 2.3.2 Việc định người quản lí Dự án 24 2.3.3 Kết luận 25 3 Thực hành 25 3.1 Các bước khảo sát dự án 25 3.2 Sinh viên thực hành khảo sát 26 BÀI 3: ĐỐI TƯỢNG THAM GIA DỰ ÁN 27 Đơn vị tài trợ 27 Ban quản lý dự án 28 Tổ chuyên môn 28 Hướng dẫn trợ giúp dự án CNTT 28 Kết luận 29 Thực hành 29 6.1 Các bước khảo sát dự án 29 6.2 Sinh viên thực hành khảo sát 29 BÀI 4: TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN 31 Mục đích-mục tiêu dự án 31 1.1 Xác định mục đích mục tiêu Dự án 31 1.2 Làm tài liệu phác thảo Dự án 32 Tài liệu mô tả dự án 35 Khung Tài liệu mô tả cho dự án Công nghệ Thông tin 35 Các bước tiến hành làm tài liệu mô tả dự án 36 Lựa chọn công nghệ thực mơ hình phát triển dự án 37 Thực hành 37 6.1 Các bước khảo sát dự án 37 6.2 Sinh viên thực hành khảo sát 37 BÀI 5: BẢNG CÔNG VIỆC 38 Khái niệm Bảng công việc (BCV) 38 Những yếu tố Bảng công việc 38 Cấu trúc BCV 39 Các bước xây dựng BCV 41 4.1 Các cách dàn dựng khác BCV 42 4.2 BCV cho dự án CNTT 44 Lưu ý cho BCV 46 Thực hành 48 6.1 Các bước xây dựng bảng công việc 48 6.2 Sinh viên thực hành 48 BÀI 6: 49 ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN 49 Ước lượng Thời gian: 49 Các kỹ thuật làm ước lượng Thời gian 50 Ước lượng chi phí 58 3.1 Nguyên tắc ước lượng chi phí 58 3.2 Cách tính chi phí 59 3.3 Các phương pháp xác định hạng mục chi phí dự án 59 Thực hành 61 4.1 Cách tính chi phí dự án với dự án CNTT 61 4.2 Sinh viên thực hành 61 BÀI 7: XÁC ĐỊNH RỦI RO 62 Định nghĩa rủi ro 62 Xác định phòng ngừa rủi ro 62 BÀI 8: 66 LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VÀ PHÂN BỐ LỰC LƯỢNG, TÀI NGUYÊN 66 Lập lịch biểu tiến độ thực 66 1.1 Mục đích lịch biểu 66 1.2 Phương pháp lập lịch biểu theo biểu đồ mạng PERT 66 1.3 Sơ đồ Gantt: Biểu diễn MS Project 70 Cách Phân bố lực lượng, tài nguyên 70 2.1 Đồ hình tài nguyên 70 2.2 Cách xây dựng hình Đồ 71 2.3 Các hướng dẫn bổ sung 73 Thực hành 74 3.1 Sơ đồ Gantt sử dụng phần mềm Microsoft Project 74 3.2 Sinh viên thực hành 74 BÀI 9: SỬ DỤNG PHẦN MỀM 76 Giới thiệu số phần mềm trợ giúp quản lí dự án 76 1.1 Giới thiệu chung 76 1.2 Giới thiệu số phần mềm trợ giúp quản lí dự án 76 Phần mềm MS Project 77 Thực hành 78 3.1 Sử dụng phần mềm Microsoft Project 78 3.2 Sinh viên thực hành 78 BÀI 10: SƠ ĐỒ LUỒNG CÔNG VIỆC 80 Sơ đồ luồng công việc 80 Các thủ tục Dự án 80 Mô tả luồng công việc 80 Thực hành 81 4.1 Mô tả luồng công việc 82 4.2 Sinh viên thực hành 82 BÀI 11: HỒ SƠ DỰ ÁN 83 Hồ sơ quản lí Dự án 83 Các biểu mẫu 84 Báo cáo 84 Thư viện dự án, lưu trữ 85 Các biên 85 Văn phòng Dự án 85 Xây dựng Tổ dự án 86 Thực hành 87 8.1 Lập hồ sơ dự án 87 8.2 Sinh viên thực hành 88 BÀI 12: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 89 Các yếu tố làm ảnh hưởng đến suất chất lượng Phần mềm 89 Thu thập đánh giá trạng 89 Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro 90 Kiểm soát tài liệu Dự án 93 Các hoạt động điều chỉnh 96 Kiểm soát thay đổi 97 Chỉnh sửa Lập lại kế hoạch 104 Thực hành 105 8.1 Thu thập đánh giá trạng 105 8.2 Sinh viên thực hành 105 BÀI 13: KHOÁN NGOÀI, MUA SẮM 106 Khốn ngồi 106 Dịch vụ khốn ngồi 106 Giám sát mối quan hệ bên thứ ba 106 Hợp đồng thuê khoán 107 Thực hành 111 5.1 Dịch vụ khốn ngồi 111 5.2 Sinh viên thực hành 111 BÀI 14: KẾT THÚC DỰ ÁN 112 Nhập đề 112 Thống kê lại liệu 112 2.1 Rút học kinh nghiệm 113 2.2 Kiểm điểm sau bàn giao 114 2.3 Đóng dự án 114 2.4 Kết luận 115 Thực hành 115 3.1 Qui trình hồn thiện dự án 115 3.2 Sinh viên thực hành 115 TÀI LIỆU THAM KHẢO 117 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên Mơ đun: QUẢN LÍ DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Mã mơ đun: MĐ28 Vị trí, ý nghĩa, vai trị mơ đun: - Vị trí: Mơ đun bố trí sau sinh viên học xong mơn học chung, trước môn học, mô đun đào tạo chun mơn nghề - Tính chất: Là mơ đun chun nghành Mục tiêu mô đun: Sau học xong mơ đun học viên có lực - Về kiến thức: + Phát biểu khái niệm Quản lí Dự án, biết phân tích, vận dụng qui luật lĩnh vực Quản lí Dự án - Về kỹ năng: + Áp dụng khoa học quản lý vào việc quản lý dự án công nghệ thông tin; + Phân tích xác định danh mục cơng việc, nhân lực, chi phí quỹ thời gian dự án; + Lập kế hoạch thực dự án bao gồm bảng công việc, tiến độ thực hiện, phân bố lực lượng ước tính chi phí dự án; + Sử dụng công cụ trợ giúp nhằm xây dựng hồ sơ dự án; + Quản lý điều chỉnh dự án theo tiến độ thực tế; + Thống kê liệu, bàn giao hướng dẫn sử dụng - Năng lực tự chủ trách nhiệm: + Rèn luyện cho học sinh thái độ nghiêm túc, tỉ mỉ, xác học tập thực công việc Nội dung môn học: Số TT Thời gian (giờ) Thực hành, thí Tổng Lý nghiệm, số thuyết thảo luận, tập 1 Tên mô đun Bài 1: Dự án khoa học quản Kiểm tra lý Khoa học Quản lí Dự án Thực hành Bài 2: Quản lý dự án người quản lý dự án Quản lí Dự án Người quản lý dự án Thực hành Bài 3: Đối tượng tham gia dự án Đơn vị tài trợ Ban quản lý dự án Tổ chuyên môn Hướng dẫn trợ giúp dự án CNTT Kết luận Thực hành Bài 4: Tài liệu mơ tả dự án Mục đích-mục tiêu dự án Tài liệu mô tả dự án Khung Tài liệu mô tả cho dự án Công nghệ Thông tin Các bước tiến hành làm tài liệu mô tả dự án Lựa chọn công nghệ thực mơ hình phát triển dự án Thực hành Bài 5: Bảng công việc Khái niệm Bảng công việc (BCV) Những yếu tố Bảng công việc Cấu trúc BCV Các bước xây dựng BCV Lưu ý cho BCV Thực hành Bài 6: Ước lượng thời gian chi phí thực dự án Ước lượng Thời gian Các kỹ thuật làm ước lượng 1 1 4 10 11 12 Thời gian Ước lượng chi phí Thực hành Bài 7: Xác định rủi ro Định nghĩa rủi ro Xác định phòng ngừa rủi ro Bài 8: Lập lịch biểu tiến độ thực phân bố lực lượng, tài nguyên Lập lịch biểu tiến độ thực Cách Phân bố lực lượng, tài nguyên Thực hành Bài 9: Sử dụng phần mềm Giới thiệu số phần mềm trợ giúp quản lí dự án Phần mềm MS Project Thực hành Bài 10: Sơ đồ luồng công việc Sơ đồ luồng công việc Các thủ tục Dự án Mô tả luồng công việc Thực hành Bài 11: Hồ sơ dự án Hồ sơ quản lí Dự án Các biểu mẫu Báo cáo Thư viện dự án, lưu trữ Các biên Văn phòng Dự án Xây dựng Tổ dự án Thực hành Bài 12: Kiểm soát dự án Các yếu tố làm ảnh hưởng đến suất chất lượng Phần mềm Thu thập đánh giá trạng Lập kế hoạch phòng ngừa rủi 10 1 4 3 1 Ở mức lập kế hoạch quản lí, cần định: - Tiêu chuẩn - Nhóm có trách nhiệm việc ngừng hoạt động - Nếu cần tách nhóm kiểm sốt chất lượng, thẩm quyền họ - kiểu rà xét (khơng thức, thức, walk through kiểm tra cấu trúc) - Thường xuyên rà xét (ví dụ: tất kết chuyển giao theo công việc kết bàn giao dự án) - Có cam kết khái niệm quản lí chất lượng Ở mức độ lập kế hoạch làm việc, cho phép thời gian đối với:  Kiểm soát phương pháp quản lí chất lượng  Thiết lập qui trình quản lí chất lượng  Thống người (chính xác) kí nhận: o Người chịu trách nhiệm o Quản đốc dự án / trưởng nhóm o Đại diện người sử dụng có ảnh hưởng o Người kiểm sốt chất lượng - Đánh giá Kế hoạch chất lượng  Kế hoạch quản lí có xác định phương pháp, tiêu chuẩn, qui trình, hướng dẫn sử dụng cho giai đoạn hoạt động cuả dự án không?  Các lí có cho thấy điểm rõ ràng hợp lí khơng?  Những tiêu thức kiểm soát xác định để giám sát hiệu có sử dụng phương pháp lựa chọn khơng? - Khung đảm bảo chất lượng  Các phương pháp luận, tiêu chuẩn, hướng dẫn hợp lí  qui trình kiểm soát thay đổi hiệu  Rà xét hoạt động kiểm sốt chất lượng  Cán có kĩ hợp lí - Kiểm sốt chất lượng  Rà xét / walkthrough / kiểm tra  Thẩm định tính chấp nhận  Rà xét quản lí nhóm/sign-off  Thẩm định việc phê chuẩn  Rà xét ban điều hành/sign-off  Thẩm định việc triển khai  Quản lí lợi ích  Điều tra người sử dụng / câu hỏi  Phương pháp kiểm soát chất lượng phải lập thành văn kế hoạch chất lượng  Kế hoạch làm việc chi tiết phải bao gồm việc thẩm định nhiệm vụ nguồn lực - Các hoạt động điều chỉnh - - 103  Khi việc thực dự án không diễn theo kế hoạch, chất lượng sản phẩm/công việc chưa đạt u cầu  Khi chi phí cho dự án có nguy tăng lên  Khi chất lượng công việc/sản phẩm có nguy giảm Ví dụ hoạt động điều chỉnh  Phân bổ lại nhiệm vụ quan trọng cho thành viên nhóm nhiều kinh nghiệm  Tăng quy mơ nhóm với thành viên/ hợp đồng tạm thời  Phân bổ lại thành viên nhóm  Cung cấp đào tạo bổ sung công cụ, kĩ thuật  Triển khai công cụ tự động  Yêu cầu thành viên nhóm làm ngồi  Nhiều ca làm việc để tối đa hoá việc sử dụng thiết bị Khi chất lượng cơng việc/sản phẩm có nguy giảm  Tăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩm  Thuê thêm tư vấn  Tập trung vào khâu trọng yếu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm  Kiểm tra chéo  Huấn luyện, đào tạo, nâng cấp nhân viên (có thể huấn luyện chỗ)  Thưỏng/phạt - - Chỉnh sửa Lập lại kế hoạch Khi phải làm lại kế hoạch -  Phát lỗi lầm kế hoạch thực -  Gặp thay đổi lớn, khơng làm lại kế hoạch khơng thể tiếp Khi lập kế hoạch lại phải cấu trúc lại phần hay toàn dự án => yêu cầu thời gian, kinh phí, Làm lại kế hoạch, tức thay đổi lại tất nội dung xây dựng: mục đích mục tiêu, mơ tả sản phẩm, ước lượng thời gian, kinh phí, lịch biểu, Cần tận dụng kết quả, kinh nghiệm có lần lập kế hoạch trước => có kế hoạch tốt Xác định rõ lí do, nguyên nhân phải lập lại kế hoạch Xác định rõ thay đổi cần có kế hoạch (khác với kế hoạch cũ) Phải đồng thuận Ban Quản lí dự án, nhà tài trợ (có thể khách hàng) Thời gian chi phí cho việc lập lại kế hoạch:  Nếu nhiều quá: ảnh hưởng đến tiến độ dự án  Nếu quá: => kế hoạch sơ sài, tiềm ẩn sai lầm - Tránh phải lập lại kế hoạch nhiều lần 104 Thực hành 8.1 Thu thập đánh giá trạng Các bước thực hiện: - Bước 1: Thu thập liệu trạng theo định kì (1 hai tuần) Cơng bố cho anh em biết - Bước 2: Thu thập liệu trạng từ thành viên tổ dự án - Bước 3: Tránh đưa đánh giá (vội vã) thu thập liệu (Cần phân tích kĩ lưỡng) - Bước 4: Làm tài liệu tổng hợp (tốt tổng hợp từ tài liệu, báo cáo điện tử) 8.2 Sinh viên thực hành - Sinh viên thu thập đánh giá trạng dự án - Các bước thực Những trọng tâm cần ý - Các yếu tố làm ảnh hưởng đến suất chất lượng dự án CNTT - Thu thập, đánh giá trạng - Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro - Kiểm soát tài liệu dự án - Các hoạt động điều chỉnh - Kiểm soát thay đổi - Chỉnh sửa lập kế hoạch lại Bài mở rộng nâng cao - Sinh viên thu thập đánh giá trạng dự án công nghệ thông tin Yêu cầu đánh giá kết học tập 12 - Nội dung: + Về kiến thức: Nắm hoạt động kiểm soát dự án + Về kỹ năng: Thực tiến trình kiểm sốt dự án + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp cơng việc - Phương pháp: + Về kiến thức: Nắm hoạt động kiểm soát dự án + Về kỹ năng: Thực tiến trình kiểm sốt dự án; + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp công việc 105 BÀI 13: KHOÁN NGOÀI, MUA SẮM Mã bài: MĐ 20 - 13 Mục tiêu: Hiểu thêm mục đích lợi ích việc khốn ngồi, cách thức làm hợp đồng th khốn - Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: Khốn ngồi Tại cần khốn ngồi cho bên thứ ba? • • Để có ưu cạnh tranh Để tận dụng tri thức chuyên gia cao cấp kinh nghiệm thực tế cơng nghiệp tốt • Dành nguồn lực nhân lực khan cho việc kinh doanh cốt lõi • Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giảm chi phí • Nhiều hội an toàn hợp pháp để cải tiến hiệu tài • Nâng cao việc cung cấp sản phẩm, tài sản đa dạng thu nhập Dịch vụ khốn ngồi a/ Thực chức nhân danh tổ chức Hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba để thực chức vận hành tổ chức thay tiến hành cách có chủ ý b/ Cung cấp sản phẩm dịch vụ mà tổ chức lúc đầu chưa có Tổ chức cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng qua bên thứ ba Rủi ro liên quan tới khốn ngồi  Dựa vào bên thứ ba làm tăng đáng kể rủi ro cho tổ chức, làm giảm việc kiểm sốt quản lí, địi hỏi nỗ lực giám sát nhiều cấp quản lí Việc dùng bên thứ ba tổ chức để đạt tới mục đích khơng làm giảm trách nhiệm cấp quản lí tổ chức đảm bảo hoạt động bên thứ ba tiến hành theo cách an toàn đắn tuân thủ với luật định Giám sát mối quan hệ bên thứ ba Sau tham gia vào hợp đồng hay thoả thuận với bên thứ ba,  Cấp quản lí phải điều phối bên thứ ba theo hoạt động hiệu bên  Cấp quản lí phải dành đủ nhân viên với tri thức chuyên gia cần thiết để giám sát bên thứ ba Điều phối tình hình tài  Ước lượng tình hình tài bên thứ ba theo hàng năm, ước lượng thường xuyên rủi ro cao 106  Đảm bảo nghĩa vụ tài bên thứ ba với người kí hợp đồng đáp ứng theo cách hạn  Xét duyệt thích hợp bao quát bảo hiểm bên thứ ba  So sánh thu nhập/chi phí thực tế với dự kiến Kiểm soát điều phối  Thực họp kiểm điểm đảm bảo phẩm chất chỗ  Tài trợ cho việc kiểm định có phối hợp kiểm điểm với nhóm người dùng  Kiểm điểm báo cáo kiểm định Theo dõi khiếm khuyết  Kiểm điểm việc lập kế hoạch dự phòng để tiếp tục nghiệp vụ bên thứ ba kiểm thử để đảm bảo tất dịch vụ khơi phục thời gian chấp nhận  Điều phối thay đổi nhân bên thứ ba chủ chốt dành cho hợp đồng Làm tài liệu  Nếu tổ chức định quản lí mối quan hệ bên thứ ba thành cơng, phải làm tư liệu đắn cho chương trình giám sát  Lập danh sách nhà cung cấp lớn hay bên thứ ba khác mà cấp quản lí chi số tiền lớn, hay người cho chủ chốt việc – – Hợp đồng hợp pháp, thời đầy đủ Quản lí rủi ro đặn báo cáo hiệu nhận từ bên thứ ba – Kế hoạch nghiệp vụ nhận diện tiến trình lập kế hoạch quản lí, trácnh nhiệm nghề nghiệp việc chọn bên thứ ba Hợp đồng thuê khoán 4.1 Cấu phần hợp đồng Hợp đồng đề cập tới cấu phần sau: – Người kí hợp đồng chủ yếu: thực thể tiến hành khốn ngồi để đạt tới mục đích người chủ sản phẩm cuối – Nhà cung cấp: thực thể cung cấp nguồn lực vật chuyển giao cho người kí hợp đồng chủ yếu – Nguồn lực: phương tiện hay tài sản dùng để đạt tới mục đích Nguồn lực phần cứng, phần mềm hay nhà cửa bên cung cấp Mục đích: lí người kí hợp đồng chủ yếu quan hệ với nhà cung cấp – Thoả thuận: hợp đồng nêu đại cương mối quan hệ người kí hợp đồng chủ yếu nhà cung cấp, Phát biểu công việc hay nội dung làm việc xác định tất vật phẩm chuyển giao tiêu chí chấp nhận 107 – Trách nhiệm cơng việc: tất hoạt động tiến trình chọn nhà cung cấp phải tóm tắt làm tư liệu phần tiến trình trách nhiệm cơng việc Bản tóm tắt phải bao gồm tất nhà cung cấp xét tới, kết mời dự thầu, việc kiểm tra kinh nghiệm làm việc để tới định – Điều khoản điều kiện hợp đồng có liên quan: tất thoả thuận phải kiểm điểm qua thảo luận pháp lí thích hợp việc quản lí hợp đồng/nguồn/sở hữu trí tuệ trước cam kết phần hay toàn thể Thoả thuận cấp phép hợp đồng nhà cung cấp  Thoả thuận cấp phép hợp đồng phải thương lượng trước chúng có sẵn cần tới cho hoạt động sản xuất  Phần mềm tài liệu chuyển giao ngồi nước địi hỏi có giấy phép xuất giấy phép nhập hợp lệ  Tất phần mềm, nâng cấp tài liệu phải đưa qua họp kiểm điểm phân loại xuất/nhập ban quản trị để đảm bảo việc cấp phép  Nên có thoả thuận sử dụng để hạn chế xác định việc dùng có thẩm quyền và/hoặc đưa sản phẩm 4.2 Quản lí hợp đồng Tiến trình làm hợp đồng sau: Dự án xác định rõ chỗ đòi hỏi việc xây dựng bên thực Xác định danh sách đơn vị có khả làm khốn ngồi Gửi mời thầu cho nhà cung cấp Phân tích kết chọn nhà cung cấp tn thủ theo sách, trách nhiệm cơng việc thường thực xác nhận vào lúc Xây dựng hợp đồng với nhà cung cấp chọn, xây dựng Phát biểu công việc ban đầu có cột mốc tiêu chí chấp nhận Xác định trông đợi giao hàng nhà cung cấp (đặc tả chức năng, kết kiểm thử đơn vị, ) Điều phối tiến độ việc phát triển người quản lí dự án người quản lí phát triển Kiểm thử sản phẩm công việc chuyển giao chấp nhận hay đệ trình lại để sửa chữa hay gỡ lỗi Sản phẩm công việc phần mềm chấp thuận dựa điều khoản hợp đồng phác thảo cơng việc Dự án vào phần bảo trì đặc tả thoả thuận Xác định nhu cầu phần mềm  Cấu phần phần mềm có chỗ khơng?  Có sản phẩm chỗ mà sửa đổi hay nâng cao để khớp với nhu cầu không? 108  Có giải pháp phần mềm hàng chợ tổng qt khơng?  Có giải pháp hàng chợ tổng quát có tác dụng với sửa đổi khơng?  Nếu khơng có tất khả trên, phải xây dựng phần mềm Nếu thiếu kĩ chỗ hay nhân lực khơng sẵn có phải th làm hợp đồng hay khốn ngồi cho phần việc Chọn nhà cung cấp • Thiết lập yêu cầu nghiệp vụ rõ ràng • Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ trở thành sở để tạo chào giá • Cần nhận diện nhà cung cấp tiềm để xem xét Nỗ lực quản lí hợp đồng/nguồn tài liệu/sở hữu trí tuệ mấu chốt để làm tài liệu nhà cung cấp đánh giá hiệu nhà cung cấp Thương lượng hợp đồng  Về mặt kĩ thuật, việc thương lượng bắt đầu lần tiếp xúc với nhà cung cấp tiềm để lấy thông tin  Điều mấu chốt quản lí trơng mong nhà cung cấp từ đầu Họ khơng có thơng tin dẫn họ nhà cung cấp chọn trước đưa định cuối  Sau nhận phân tích dự thầu, ban quản lí dự án xác định nhà cung cấp ưa chuộng Kiểm điểm nhà cung cấp Có hai kiểu họp kiểm điểm quản lí chủ chốt cho hợp đồng • Kiểm điểm hợp đồng sở thường lệ (theo tháng, theo quí) để đảm bảo việc tuân thủ điều khoản điều kiện • Họp kiểm điểm quản lí hoạt động nhà cung cấp thực nhiệm vụ hợp đồng 4.3 Quản lí nhà cung cấp Hiệu nhà cung cấp nên lập kế hoạch theo dõi tất pha vòng đời phát triển dự án Lập kế hoạch nhà cung cấp báo cáo trạng thái – – – – – Họp kiểm điểm nhà cung cấp Kiểm điểm sản phẩm công việc nhà cung cấp Kiểm soát thay đổi nhà cung cấp Quản lí cấu hình phần mềm nhà cung cấp Đảm bảo chất lượng phần mềm nhà cung cấp Kế hoạch nhà cung cấp báo cáo trạng 109  Phải đảm bảo thủ tục lập kế hoạch dự án nhà cung cấp tuân thủ phương pháp phát triển ứng dụng phần mềm tổ chức  Bản kế hoạch nhà cung cấp phải bao gồm: o Lịch biểu (đường găng mốc công việc) o Các hoạt động kĩ thuật o Thẩm định rủi ro liên kết với chi phí, nguồn lực, lịch biểu o Tuân thủ an ninh  Nhà cung cấp phải gửi báo cáo trạng thái thường kì (theo tuần, tháng) Họp kiểm điểm nhà cung cấp o Thông thường, họp kiểm điểm nhà cung cấp phải tổ chức sau hoàn thành:  Pha lập kế hoạch  Pha xây dựng (phát triển) phần mềm  Pha kiểm thử phần mềm  Pha trình diễn / kiểm thử chấp nhận người dùng cuối o Họp kiểm điểm tính sẵn sàng bàn giao nhà cung cấp nên tổ chức trước việc bàn giao sang kiểm thử tích hợp hay sản phẩm Sản phẩm cơng việc Khi kiểm điềm Kế hoạch nhà cung cấp Pha lập kế hoạch Đặc tả chức giao diện Pha lập kế hoạch Tài liệu phân tích thiết kế Pha xây dựng Kế hoạch trường hợp kiểm thử Pha xây dựng Kết kiểm thử Khi nhà cung cấp sẵn sàng bàn giao Khi nhà cung cấp sẵn sàng bàn giao Tài liệu người dùng Bảng 1: Kiểm thử tích hợp Quản lí thay đổi với nhà cung cấp  Mọi thay đổi với yêu cầu phần mềm phải trao cho nhà cung cấp văn viết  Nhà cung cấp phải tuân theo thủ tục kiểm soát thay đổi đánh giá tác động thay đổi 110  Người quản lí nhà cung cấp phải kiểm điểm việc phân tích thay đổi nhà cung cấp truyền đạt chấp thuận cho tiến hành thay đổi  Số lượng thay đổi phải điều phối làm tư liệu rõ ràng Đảm bảo chất lượng nhà cung cấp Các thủ tục đảm bảo chất lượng cần phải tuân thủ với phương pháp phát triển phần mềm tổ chức Tổ chức họp kiểm điểm đặn để xác định nguồn lực đảm bảo chất lượng phần mềm thích hợp, kế hoạch đảm bảo chất lượng phần mềm chuẩn thích hợp cho việc điều phối hiệu nhà cung cấp Thực hành 5.1 Dịch vụ khốn ngồi - Các bước thực hiện: Bước 1: Thực chức nhân danh tổ chức Bước 2: Cung cấp sản phẩm dịch vụ mà tổ chức lúc đầu chưa có 5.2 Sinh viên thực hành - Sinh viên thực khoán cho dự án - Các bước thực Những trọng tâm cần ý - Khoán ngồi - Dịch vụ khốn ngồi - Giám sát mối quan hệ bên thứ ba - Hợp đồng thuê khoán Bài mở rộng nâng cao - Sinh viên thực khốn ngồi cho dự án cơng nghệ thơng tin Yêu cầu đánh giá kết học tập 13 - Nội dung: + Về kiến thức: Khoán + Về kỹ năng: Thực hợp đồng thuê khoán + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp cơng việc - Phương pháp: + Về kiến thức: Khốn ngồi hợp đồng th khốn + Về kỹ năng: Thực hợp đồng thuê khoán; + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp cơng việc 111 BÀI 14: KẾT THÚC DỰ ÁN Mã bài: MĐ28-14 Mục tiêu: - Xác định điều kiện kết thúc cơng việc kết thúc dự án - Tìm hiểu thêm văn pháp quy liên quan - Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: Nhập đề - Một dự án phải kết thúc, sớm hay muộn Các lí kết thúc dự án  Đã hoàn thành yêu cầu - - -  Chưa hoàn thành yêu cầu, có yếu tố sau: o Kinh phí hết, cấp thêm o Thời hạn hết, khơng cho phép gia hạn thêm o Ban Quản lí nhà tài trợ định chấm dứt o Những lí đặc biệt khác Trước kết thúc dự án, cần làm số công việc  Thống kê lại liệu  Rút học kinh nghiệm  Kiểm điểm sau bàn giao  Đóng dự án Hoàn tất dự án việc giải thể tổ chức môi trường dự án theo phương thức ấn định sau đạt mục tiêu dự án tất nhiệm vụ kế hoạch làm việc chi tiết hoàn thành Qui trình hồn thiện dự án  Rà xét cập nhật kế hoạch quản lí  Xây dựng kế hoạch chi tiết hoàn tất dự án  Tiến hành rà xét hoạt động  Kết thúc hợp đồng với nhà thầu phụ  Chuẩn bị báo cáo dự án cuối  Lập văn giữ kết bàn giao  Đóng văn phịng dự án  Giải thể tổ chức dự án  Tiến hành họp kết thúc dự án  Tiến hành rà xét sau thực  Thiết lập lại việc phân bổ nhân Thống kê lại liệu Thống kê lại số liệu "lịch sử" chi phí, thời gian thực hiện, chất lượng cơng việc, chất lượng sản phẩm - So sánh kế hoạch thực tế 112 - Tìm nguyên nhân (kể trường hợp hoàn hảo) - Ngun tắc:  Qui trình việc hồn tất dự án cần lập kế hoạch với ý vào chi tiết giống giai đoạn vai trò trách nhiệm người trải qua thay đổi lớn vào thời điểm cuối dự án  Các kế hoạch việc hoàn tất dự án cần lên lịch hoạt động yêu cầu Rà xét sau thực 2.1 - - Rút học kinh nghiệm Gợi ý dàn I Giới thiệu chung dự án A Mục đích B Phạm vi II Tình hình/hiện trạng trước thực dự án III Tóm tắt nội dung cơng việc dự án IV Những điểm đạt được/thành công A Các thành công B Thảo luận thành công V Các vấn đề gặp phải thực dự án A Thảo luận vấn đề B Cách khắc phục vấn đề VI Cơ hội cho công việc tương lai Các nguồn tài liệu tham khảo để viết tài liệu  Yêu cầu kiểm soát thay đổi  Bản ghi chi phí  Phỏng vấn với thành viên tổ, Ban lãnh đạo khách hàng  Biên họp  Lịch biểu thời gian  Phác thảo dự án sửa đổi -  Tài liệu thống kê Thời gian tốt để viết tài liệu: liệu này: cuối dự án hay sau dự án kết thúc Càng để muộn khơng hay Tài liệu khơng có lợi nào?  Người quản lí dự án khơng đủ trình độ, khơng đủ thơng tin => viết tài liệu khơng xác  Mục đích trị tài liệu: Tài liệu không phản ảnh thật, để cơng kích người khác  Khơng phổ biến cho ai, không cho đọc 113 2.2 Kiểm điểm sau bàn giao - Mục đích: Khảo sát suất phục vụ sản phẩm hoạt động trì, bảo trì, hỗ trợ khách hàng  Xác định xem mục đích mục tiêu dự án có đạt khơng?  Khẳng định sản phẩm có đáp ứng nhu cầu khách hàng khơng?  Đánh giá ích lợi thực sản phẩm?  Khách hàng có thực thoả mãn? -  Thảo luận hỗ trợ tiếp tục Các lưu ý họp kiểm điểm  Mời tư vấn độc lập  Khoanh vùng nội dung cần họp bàn, tránh lan man, cãi vã  Cần khoảng 3-6 tháng chuẩn bị cho họp (tuỳ độ lớn dự án)  Tổng kết điểm (sáng kiến, kinh nghiệm, ) dự án 2.3 Đóng dự án Trong giai đoạn cuối dự án, trước kết thúc, nên làm số việc: - Tiến hành họp kết thúc dự án  Xem xét yêu cầu dự án  Các mục tiêu dự án  Phạm vi dự án  Các kết bàn giao  Phương pháp tiếp cận dự án  Lịch trình mức cao  Xem xét thành dự án  Nền tảng  Kết bàn giao  Đặc tính bật  Các lợi ích lớn đạt  Thực trạng cuối  Kế hoạch so với thực tế  Phân tích khác thảo luận  Xem xét khoản mục mở  Danh mục bật  Danh mục vấn đề thay đổi  Khái quát bước 114  Hồn tất lịch trình chuyển đổi  Các mục tiêu/ kế hoạch rà xét sau thực - Giảm bớt người, phân công lại công việc - Xác nhận công bố cá nhân/đơn vị làm tốt (động viên tinh thần, kèm theo vật chất - dù nhiều/ít) - Lấy xác nhận từ phía khách hàng (một cách để người quản lí dự án tự bảo vệ mình) - Các nhân tố thành cơng  Kế hoạch làm việc tồn diện xây dựng  Việc đánh giá trình triển khai tiến hành  Các báo cáo dự án cuối phát hành, kết bàn giao lưu giữ  Giải thể thức tổ chức dự án  Việc rà xét toàn diện sau triển khai tiến hành 2.4 Kết luận - Việc giải thể yêu cầu cẩn thận không việc xây dựng nên dự án - Rà xét sau thực hội tốt nghiên cứu cá nhân tổ chức - Nhưng phải lập kế hoạch tiến hành đảm bảo tập trung tích cực vào mục tiêu kinh doanh dự án tổ chức Thực hành 3.1 Qui trình hồn thiện dự án Các bước thực hiện: - Bước 1: Rà xét cập nhật kế hoạch quản lí - Bước 2: Xây dựng kế hoạch chi tiết hoàn tất dự án - Bước 3: Tiến hành rà xét hoạt động - Bước 4: Kết thúc hợp đồng với nhà thầu phụ - Bước 5: Chuẩn bị báo cáo dự án cuối - Bước 6: Lập văn giữ kết bàn giao - Bước 7: Đóng văn phịng dự án - Bước 8: Giải thể tổ chức dự án - Bước 9: Tiến hành họp kết thúc dự án - Bước 10: Tiến hành rà xét sau thực - Bước 11: Thiết lập lại việc phân bổ nhân 3.2 Sinh viên thực hành - Sinh viên thực kết thúc cho dự án - Các bước thực Những trọng tâm cần ý - Nhập đề 115 - Thống kê lại liệu Bài mở rộng nâng cao - Sinh viên thực kết thúc cho dự án công nghệ thông tin Yêu cầu đánh giá kết học tập 14 - Nội dung: + Về kiến thức: Kết thúc dự án + Về kỹ năng: Thực hợp đồng thuê khoán + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp công việc - Phương pháp: + Về kiến thức: Kết thúc dự án văn pháp quy liên quan + Về kỹ năng: Thực bước kết thúc dự án ; + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp công việc 116 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Đề án Tin học hố quản lí hành Nhà nước 2001-2005 Giáo trình Khoa học quản lí - Đồn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền - NXB KHKT - Hà Nội - 2001 Phương pháp luận quản lí dự án Cơng nghệ thông tin - Ngô Trung Việt - NXB KHKT Hà Nội - 2002 Tiếng Anh Project Management Methodology - Ralph L Kliem, Irvin S Ludin, Ken L Robertson - Marcel Dekker Inc., 1997 Software Project Management - Bob Hughes and Mike Cotterell - The McGraw Hill Third Edition - 2002 A Guide to the Project Management - Body of Knowledge - William R Duncan - PMI Standard Committee - 1996 Software Engineering - A Practitioner's approach - Roger S Pressman - Fifth edition McGraw Hill - 2001 Managing Large Database Development Projects -Tài liệu ging cho Workshop - Dự án CNTT Việt Nam-Canada tổ chức Hà Nội- tháng 5/1998 Một số Website Link http://www.spmn.com/ http://www.projectmanagement.com/main.html http://pscinfo.pscni.nasa.gov/online/msfc/project_mgmt/100_Rules.html 117