Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng (Nghề: Quản trị nhà hàng)

Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng giúp cho người học thấy được sự cần thiết phải tổ chức lao động văn phòng một cách khoa học, cùng với việc bố trí nhân sự thực hiện các thao tác nghiệp vụ văn phòng một cách hợp lí, hiệu quả, tránh lãng phí, thực hiện đúng các quy định của pháp luật, giữ gìn được bí mật của cơ quan, đơn vị từ đó góp phần thiết thực vào công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia.

BỘ LAO ĐỘNG -THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỔNG CỤC DẠY NGHỀ GIÁO TRÌNH Mơn học: Nghiệp vụ văn phịng NGHỀ: QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG NGHỀ (Ban hành kèm theo Quyết định số: 120/QĐ- ngày 25 tháng năm 2013 Tổng cục trưởng Tổng cục Dạy nghề) Hà Nội, năm 2013 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Vài nét giới thiệu xuất xứ giáo trình : Giáo trình viết theo Dự án thí điểm xây dựng chương trình giáo trình dạy nghề năm 2011- 2012 TCDN- BLĐTBXH để làm tài liệu dạy nghề trình độ cao đẳng nghề Quá trình biên soạn: Trên sở tham khảo giáo trình, tài liệu chuyên gia lĩnh vực văn phòng, kết hợp với yêu cầu thực tế nghề Quản trị nhà hàng, Giáo trình biên soạn có tham gia tích cực có hiệu giáo viên có kinh nghiệm giảng dạy mơn Nghiệp vụ văn phịng Mối quan hệ tài liệu với chương trình mơn học : Căn vào chương trình dạy nghề thực tế hoạt động nghề nghiệp, phân tích nghề, tiêu chuẩn kỹ nghề, Nghiệp vụ văn phòng môn học bổ trợ cho nghề Quản trị nhà hàng, giúp cho người học sau trường ứng dụng tốt kiến thức tổ chức văn phòng, quản lí văn bản, khai thác thơng tin, xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc khoa học người lao động văn phòng Cấu trúc chung giáo trình Nghiệp vụ văn phịng bao gồm chương: Chương Tổng quan văn phịng Chương Cơng tác Thông tin Chương Công tác Văn thư Chương Công tác Lưu trữ Chương Nghiệp vụ Thư ký văn phịng Sau chương có hệ thống câu hỏi tập để củng cố kiến thức cho người học Cuốn giáo trình biên soạn sở văn quy định Nhà nước tham khảo nhiều tài liệu liên quan có giá trị nước Song hẳn trình biên soạn khơng thể tránh khỏi thiếu sót định Ban biên soạn mong muốn thực cảm ơn ý kiến nhận xét, đánh giá chuyên gia, thầy đóng góp cho việc chỉnh sửa để giáo trình ngày hồn thiện Hà Nội, ngày……tháng… năm 2012 Tham gia biên soạn Chủ biên: CN.Trần Tố Như CN.Đào Thị Hồng Nhung MỤC LỤC ĐỀ MỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC CHƯƠNG 15 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 15 Khái niệm văn phòng 15 Mơ hình cấu trúc văn phòng 16 2.1 Mơ hình văn phòng 16 2.1.1 Văn phòng cấp uỷ Đảng 16 2.1.2 Văn phịng quan hành nhà nước có thẩm quyền chung 18 2.1.3 Văn phòng quan hành nhà nước có thẩm quyền chun mơn 20 2.1.4 Văn phòng Doanh nghiệp (gồm đơn vị sản xuất kinh doanh dịch vụ)22 2.2 Cấu trúc văn phòng 23 Chức nhiệm vụ văn phòng 26 3.1 Chức văn phòng 26 3.1.1.Chức tham mưu tổng hợp 26 3.1.2 Chức hậu cần 26 3.2 Nhiệm vụ văn phòng 27 3.2.1 Nhiệm vụ thuộc công tác văn thư 27 3.2.2 Nhiệm vụ thuộc công tác thông tin liên lạc 27 3.2.3 Nhiệm vụ tiếp đãi khách 28 3.2.4 Nhiệm vụ thuộc công tác tổ chức họp 28 3.2.5 Nhóm nhiệm vụ thuộc cơng tác yểm trợ hành khác 28 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn phịng 29 4.1 Vị trí, vai trị văn phòng 29 4.2 Ý nghĩa công tác văn phòng 30 4.2.1 Tạo tiền đề phát triển cho quan, đơn vị 30 4.2.2 Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lí, chuyển tải thơng tin phục vụ cho hoạt động đơn vị 30 4.2.3 Tăng cường khả sử dụng nguồn lực đơn vị 30 4.2.4 Nâng cao suất lao động đơn vị 30 4.2.5 Thực tiết kiệm chi phí cho văn phòng 31 Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác văn phòng 31 Nội dung đại hóa cơng văn phịng 32 Nguyên tắc hoạt động cơng tác văn phịng 34 CÂU HỎI THẢO LUẬN 36 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 36 CHƯƠNG 37 CÔNG TÁC THÔNG TIN 37 Khái niệm, vai trị cơng tác thơng tin 37 1.1 Khái niệm thông tin 37 1.2 Vai trò thông tin 38 Hệ thống thông tin 39 2.1 Nguyên tắc chung việc xây dựng hệ thống thông tin 39 2.2 Tác dụng hệ thống thông tin 39 Phân loại thông tin 40 3.1 Căn vào cấp quản lý 40 3.1.1 Thông tin xuống 40 3.1.2 Thông tin lên 40 3.1.3 Thông tin chéo 41 3.2 Căn vào lĩnh vực hoạt động 41 3.2.1 Các thơng tin trị 41 3.2.2 Các thông tin kinh tế 41 3.2.3 Thông tin văn hoá xã hội 42 3.2.4 Thông tin khoa học, kỹ thuật 42 3.2.5 Thông tin tự nhiên môi trường 42 3.2.6 Thơng tin an ninh quốc phịng 42 3.3 Căn vào tính chất đặc điểm sử dụng 42 3.3.1 Thông tin tra cứu 42 3.3.2 Thông tin thông báo 42 3.4 Căn vào tính chất pháp lý 43 3.4.1 Thơng tin thức 43 3.4.2 Thông tin khơng thức 43 3.5 Căn vào hình thức truyền tin 43 3.5.1 Thông tin văn 43 3.5.2 Thông tin lời 43 3.5.3 Thông tin không lời 44 3.6 Căn theo thời gian 44 3.6.1 Thông tin khứ 44 3.6.2 Thông tin 44 3.6.3 Thông tin tương lai 44 Yêu cầu tổ chức công tác thông tin 44 4.1 Bảo đảm phù hợp thông tin 44 4.2 Bảo đảm tính xác 45 4.3 Đảm bảo tính đầy đủ 45 4.4 Đảm bảo tính kịp thời 45 4.5 Bảo đảm tính hệ thống, tổng hợp 45 4.6 Bảo đảm tính đơn giản, dễ hiểu 45 4.7 Bảo đảm bí mật 45 4.8 Đảm bảo tính hiệu 45 Quy trình hoạt động cơng tác thơng tin 46 5.1 Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin quan đơn vị 46 5.2 Bước 2: Xây dựng tổ chức nguồn thông tin 46 5.3 Bước 3: Thu thập thông tin 46 5.4 Bước 4: Phân tích xử lý thơng tin 48 5.5 Bước 5: Cung cấp phổ biến thông tin 49 5.6 Bước 6: Lưu trữ bảo quản thông tin 49 Đổi công tác thông tin 49 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 52 CHƯƠNG 54 CÔNG TÁC VĂN THƯ 54 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 54 1.1 Khái niệm 54 1.2 Vai trò 54 1.3 Ý nghĩa 55 Yêu cầu nội dung, hình thức cơng tác văn thư 56 2.1 Yêu cầu nội dung công tác văn thư 56 2.1.1 Xây dựng văn 56 2.1.2 Tổ chức hoạt động liên quan đến quản lý giải văn gồm 56 2.1.3 Tổ chức bảo quản sử dụng dấu 56 2.1.4 Tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 56 2.2 Hình thức tổ chức hoạt động văn thư 57 2.2.1 Hình thức tập trung 57 2.2.2 Hình thức phân tán 57 2.2.3 Hình thức văn thư hỗn hợp 57 Phân công trách nhiệm việc thực nhiệm vụ công tác văn thư quan 57 3.1 Trách nhiệm người đứng đầu quan 57 3.2 Trách nhiệm người văn thư 57 3.3 Trách nhiệm người khác 58 Tổ chức quản lí giải văn 58 4.1 Khái niệm văn 58 4.2 Quy trình giải văn 59 4.2.1 Soát lại văn 59 4.2.2 Trình ký, đóng dấu văn 59 4.2.3 Điền số, ngày tháng năm vào văn 59 4.2.4 Vào sổ đăng ký văn 59 4.2.5 Hoàn tất thủ tục chuyển giao văn 61 Tổ chức quản lí giải văn đến 62 5.1 Khái niệm văn đến 62 5.2 Quy trình giải văn đến 62 5.2.1 Nhận kiểm tra, phân loại, bóc bì 62 5.2.2 Đóng dấu đến 63 5.2.3 Trình lãnh đạo cho ý kiến 63 5.2.4 Vào sổ đăng ký văn đến 64 3.2.5 Chuyển giao văn 67 5.2.6 Kiểm tra theo dõi việc giải văn 68 Quản lí dấu 68 6.1 Phân loại dấu 68 6.1.1 Dấu tròn có hình quốc huy 68 6.1.2 Dấu trịn khơng có hình quốc huy: 69 6.2 Bảo quản sử dụng dấu 69 6.2.1 Bảo quản dấu 69 6.2.2 Sử dụng dấu 69 Lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ quan 70 7.1 Khái niệm 71 7.2 Đối tượng cán phải lập hồ sơ 71 7.3 Những nguyên tắc lập hồ sơ 72 7.4 Nội dung phương pháp lập hồ sơ 72 7.4.1 Xây dựng danh mục hồ sơ 72 7.4.2 Mở hồ sơ 73 7.4.3 Thu thập văn đưa vào hồ sơ 74 7.4.4 Sắp xếp văn hồ sơ 74 7.4.5 Kết thúc hồ sơ 74 7.5 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 76 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 77 CHƯƠNG 79 CÔNG TÁC LƯU TRỮ 79 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa cơng tác lưu trữ 79 1.1 Khái niệm 79 1.2 Vị trí 80 1.3 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 80 1.3.1 Ý nghĩa lịch sử 80 1.3.2 Ý nghĩa khoa học 80 1.3.3 Ý nghĩa thực tiễn 80 Công tác thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ 81 2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 81 2.2 Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ 81 Cơng tác chỉnh lí tài liệu 81 3.1 Yêu cầu 82 3.2 Nội dung chuẩn bị chỉnh lý tài liệu 82 3.3 Phương pháp tiến hành số nhiệm vụ chỉnh lý 82 3.4 Tổng kết chỉnh lý 86 Xác định giá trị tài liệu 87 4.1 Giá trị tài liệu 87 4.1.1 Thời hạn bảo quản vĩnh viễn 88 4.1.2 Thời hạn bảo quản lâu dài 88 4.1.3 Thời hạn bảo quản tạm thời 88 4.2 Nội dung bước xác định giá trị tài liệu 89 4.2.1 Ở giai đoạn văn thư 89 4.2.2 Ở lưu trữ quan 89 4.2.3.Ở lưu trữ lịch sử 90 Thống kê kiểm tra tài liệu 90 5.1 Nội dung công tác thống kê tài liệu 90 5.2 Các loại sổ sách thống kê chủ yếu tài liệu lưu trữ phạm vi kho lưu trữ 91 5.3 Một số điểm cần ý công tác thống kê tài liệu 91 Bảo quản tài liệu lưu trữ 92 6.1 Những nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ 92 6.2 Những nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ 92 6.3 Tổ chức quản lý tài liệu kho 92 6.4 Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ 93 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 94 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 95 CHƯƠNG 96 NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 96 Khái niệm, vị trí thư ký văn phịng 96 1.1 Khái niệm thư ký văn phòng 96 1.2 Vị trí thư ký văn phòng 96 Chức nhiệm vụ thư ký văn phòng 97 2.1 Chức thư ký văn phòng 97 2.2 Nhiệm vụ người thư ký 98 2.2.1 Thiết kế theo dõi việc thực kế hoạch, lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm cho lãnh đạo 98 188 Công văn trao đổi công tác Đảng 10 năm 14.2 Tài liệu tổ chức Công đoàn 189 Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Cơng đồn cấp Đến văn gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) hết hiệu lực thi hành 190 Hồ sơ Đại hội 191 Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác Vĩnh viễn - Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn - Tháng, quý, tháng 10 năm 192 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Vĩnh viễn tổ chức Cơng đồn 193 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động tổ chức Vĩnh viễn Cơng đồn 194 Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm 20 năm quan 195 Sổ sách 20 năm 196 Công văn trao đổi công tác Cơng đồn 10 năm 14.3 Tài liệu tổ chức Đồn Thanh niên 197 Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đoàn cấp Đến văn gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) hết hiệu lực thi hành 198 Hồ sơ Đại hội 199 Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác 200 Vĩnh viễn - Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn - Tháng, quý, tháng 10 năm Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Vĩnh viễn Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên 145 201 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động Đoàn Thanh 20 năm niên quan 202 Sổ sách 20 năm 203 Công văn trao đổi cơng tác Đồn 10 năm Phụ lục 3: Trích số phụ lục Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Phụ lục 3.1: BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Stt 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Tên loại văn hành Nghị (cá biệt) Quyết định (cá biệt) Chỉ thị (cá biệt) Quy chế Quy định Thông cáo Thơng báo Hướng dẫn Chương trình Kế hoạch Phương án Đề án Dự án Báo cáo Biên Tờ trình Hợp đồng Công văn Công điện Bản ghi nhớ Bản cam kết Bản thỏa thuận Giấy chứng nhận Chữ viết tắt NQ QĐ CT QC QyĐ TC TB HD CTr KH PA ĐA DA BC BB TTr HĐ CĐ GN CK TTh CN 146 24 25 26 27 28 29 30 31 32 Giấy ủy quyền Giấy mời Giấy giới thiệu Giấy nghỉ phép Giấy đường Giấy biên nhận hồ sơ Phiếu gửi Phiếu chuyển Thư cơng Bản văn Bản y Bản trích Bản lục UQ GM GT NP ĐĐ BN PG PC SY TS SL 147 Phụ lục 3.2 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn : Quốc hiệu : Tên quan, tổ chức ban hành văn 148 5a 5b 7a, 7b, 7c : : : : : : 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 : : : : : : : : 15 : Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung cơng văn Nội dung văn Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận Dấu mức độ mật Dấu mức độ khẩn Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Địa quan, tổ chức; địa E-Mail: địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax Logo (in chìm tên quan, tổ chức ban hành văn bản) 149 Phụ lục 3.3: MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Thành phần thể thức Cỡ Stt Loại chữ Kiểu chữ chi tiết trình bày chữ (1) (2) Quốc hiệu - Dòng - Dòng a (4) 1213 13In thường 14 In hoa - Dòng kẻ bên Tên quan, tổ chức - Tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực In hoa tiếp - Tên quan, tổ chức (3) In hoa (5) Ví dụ minh họa Phông chữ Times New Roman (6) Cỡ chữ (7) Đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12 Đứng, đậm Độc lập – Tự – Hạnh phúc 13 1213 Đứng 12 1213 Đứng, đậm CỤC QUẢN LÝ GIÁ 12 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BKHCN-VP; Số: 12/UBND-VX 13 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2009 13 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng năm 2009 - Dòng kẻ bên Số, ký hiệu văn In thường 13 Địa danh ngày, 13tháng, năm ban hành In thường 14 văn Tên loại trích yếu nội dung Đối với văn có tên loại - Tên loại văn In hoa 14 BỘ TÀI CHÍNH Đứng, đậm CHỈ THỊ 14 150 b a b - Trích yếu nội dung - Dịng kẻ bên Đối với công văn In thường 14 Trích yếu nội dung In thường Nội dung văn 1213 13In thường 14 Gồm phần, chương mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết - Từ “phần”, “chương” số thứ tự phần, In thường chương - Tiêu đề phần, In hoa chương - Từ “mục” số thứ In thường tự - Tiêu đề mục In hoa - Điều In thường - Khoản In thường - Điểm In thường - Tiết In thường - Tiểu tiết In thường Đứng, đậm Về cơng tác phịng, chống lụt bão 14 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2009 13 Đứng Trong công tác đạo… 14 14 Đứng, đậm Phần I Chương I 14 1314 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14 14 Đứng, đậm Mục 14 Đứng, đậm GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH 13 Đứng, đậm Điều Bản văn 14 Đứng Các hình thức… 14 Đứng a) Đối với … 14 Đứng - 14 Đứng + 14 1213 1314 1314 1314 1314 1314 Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu 151 a tiết - Từ “phần” số thứ In thường 14 tự 13- Tiêu đề phần In hoa 14 - Số thứ tự tiêu đề 13In hoa mục 14 - Khoản: 13Trường hợp có tiêu đề In thường 14 Trường hợp khơng có 13In thường tiêu đề 14 13- Điểm In thường 14 - Tiết - Tiểu tiết Chức vụ, họ tên người ký - Quyền hạn người 13In hoa ký 14 - Chức vụ người 13In hoa ký 14 13- Họ tên người ký In thường 14 Nơi nhận Từ “kính gửi” tên quan, tổ chức, cá In thường 14 nhân - Gửi nơi - Gửi nhiều nơi Đứng, đậm Phần I 14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… 14 Đứng, đậm I NHỮNG KẾT QUẢ 14 Đứng, đậm Phạm vi đối tượng áp dụng 14 Đứng Thơng tư có hiệu lực thi hành sau 15 ngày 14 kể… Đứng a) Đối với … 14 Đứng Đứng + 14 14 Đứng, đậm TM ỦY BAN NHÂN KT BỘ TRƯỞNG DÂN 14 Đứng, đậm CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14 Đứng 14 Kính gửi: Bộ Cơng thương Kính 14 14 152 gửi: b Từ “nơi nhận” tên quan, tổ chức, cá nhân - Từ “nơi nhận” 10 11 12 13 14 15 Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch Đầu tư; - Bộ Tài In thường 12 - Tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, In thường 11 13Dấu mức độ khẩn In hoa 14 Chỉ dẫn phạm vi lưu 13In thường hành 14 Chỉ dẫn dự thảo văn 13In hoa 14 Ký hiệu người đánh máy, nhân số In thường 11 lượng Địa quan, tổ chức; địa E-Mail, 11In thường Website; số điện thoại, 12 số Telex, số Fax Phụ lục văn - Từ “phụ lục” số In thường 14 thứ tự phụ lục 13- Tiêu đề phụ lục In hoa 14 Số trang In thường 13- Nghiêng, đậm Nơi nhận: Đứng - Các Bộ, quan ngang Như Bộ, …; …… ; - Lưu: VT, NVĐP - Lưu: VT, TCCB Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm trên; …… ; HỎA THƯỢNG KHẨN TỐC KHẨN XEM XONG LƯU HÀNH NỘI TRẢ LẠI BỘ DỰ THẢO 12 Nơi nhận: (đối với công văn) DỰ THẢO 10 11 13 13 13 Đứng PL.(300) 11 Đứng Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn kiếm, Hà Nội ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX E-Mail: Website: 11 Đứng, đậm Phụ lục I 14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 Đứng 14 2, 7, 13 153 16 Hình thức In hoa 14 1314 Đứng, đậm SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC 14 Ghi chú: Cỡ chữ văn tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu, dòng cỡ chữ 13, dòng cỡ chữ 14; Quốc hiệu, dịng cỡ chữ 12, dịng cỡ chữ 13; địa danh ngày, tháng, năm văn cỡ chữ 13 154 Phụ lục 3.4: Mẫu trình bày số văn hành chính: Phụ lục 3.4.1: Mẫu văn hành có tên loại TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /… (3) -….(4)… … (5)… , ngày … tháng … năm 20… TÊN LOẠI VĂN BẢN (6) ………… (7)……………… (8) ./ Nơi nhận: - …………; - ……………; - Lưu: VT, … (10) A.xx (11) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9) (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: * Mẫu áp dụng chung đa số hình thức văn hành có ghi tên loại cụ thể như: thị (cá biệt), tờ trình, thơng báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, quy định v.v… Riêng tờ trình thêm thành phần “kính gửi” vị trí 9a (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn (3) Chữ viết tắt tên loại văn (4) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn (5) Địa danh (6) Tên loại văn bản: thị (cá biệt), tờ trình, thơng báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo v.v… (7) Trích yếu nội dung văn 155 (8) Nội dung văn (9) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM Ủy ban nhân dân, TM Ban Thường vụ, TM Hội đồng…); người ký văn cấp phó người đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký văn bản; trường hợp khác thực theo hướng dẫn Khoản 1, Điều 12 Thông tư (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (11) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) Phụ lục 3.4.2: Mẫu Công văn (văn hành khơng có tên loại) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /… (3) -….(4)… … (5)… , ngày … tháng … năm 20… V/v …… (6) ……… Kính gửi: - ……………………………… ; - ……………………………… ; - ……………………………… ; (7) ./ Nơi nhận: - Như trên; - ……………; - Lưu: VT, … (9) A.xx (10) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) (Chữ ký, dấu) Họ tên Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (043) XXXXXXX, Fax: (043) XXXXXXX E-Mail:……………… Website:………………… (11) Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) 156 (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, phận chức năng) soạn thảo công văn (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung cơng văn (7) Nội dung cơng văn (8) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: TM Ủy ban nhân dân, TM Ban Thường vụ, TM Hội đồng…; người ký cơng văn cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký công văn; trường hợp khác thực theo hướng dẫn Khoản 1, Điều 12 Thông tư (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) (11) Địa quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa E-Mail; Website (nếu cần) * Nếu nơi nhận (kính gửi) chức danh, chức vụ cao cấp Nhà nước, phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp chức danh, chức vụ vào Phụ lục 3.4.3: Mẫu Giấy mời TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /GM- … (3)… … (4)… , ngày … tháng … năm 20… GIẤY MỜI ………… (5)……………… (2) trân trọng kính mời: Ông (bà) (6) Tới dự (7) Thời gian: Địa điểm ./ 157 QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơi nhận: - …………; - ……………; - Lưu: VT, … (8) A.xx (9) (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức ban hành giấy mời (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành giấy mời (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung họp (6) Tên quan, tổ chức họ tên, chức vụ, đơn vị công tác người mời (7) Tên (nội dung) họp, hội thảo, hội nghị v.v… (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (9) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) Phụ lục 3.4.4: Mẫu Biên TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /BB- … (3)… BIÊN BẢN ………… (4) ………… Thời gian bắt đầu Địa điểm Thành phần tham dự 158 Chủ trì (chủ tọa): Thư ký (người ghi biên bản): Nội dung (theo diễn biến họp/hội nghị/hội thảo): Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào … … , ngày … tháng … năm …… / THƯ KÝ (Chữ ký) Họ tên CHỦ TỌA (Chữ ký, dấu (nếu có)) (5) Họ tên Nơi nhận: - ……….; - Lưu: VT, hồ sơ Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức ban hành văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn (4) Tên họp hội nghị, hội thảo (5) Ghi chức vụ quyền (nếu cần) 159 ... ương có văn phòng tỉnh uỷ, văn phòng thành uỷ; Ở huyện có văn phịng huyện uỷ; - Ở xã có văn phòng Đảng uỷ xã Tổ chức văn phòng cấp ủy gồm: - Lãnh đạo văn phòng: lãnh đạo văn phịng có Chánh văn phịng... quan Nhà nước, Học viện Hành Quốc gia Giáo trình Quản trị văn phịng, Trường Văn thư Lưu trữ trung ương I Ghi nhớ: - Khái niệm văn phịng - Mơ hình cấu trúc văn phòng - Chức nhiệm vụ văn phòng. .. động văn phòng Cấu trúc chung giáo trình Nghiệp vụ văn phịng bao gồm chương: Chương Tổng quan văn phòng Chương Công tác Thông tin Chương Công tác Văn thư Chương Công tác Lưu trữ Chương Nghiệp vụ