Giáo trình tin học văn phòng nghề quản trị mạng máy tính trình độ cao đẳng nghề (phần 2)

76 BÀI 6: BẢO MẬT VÀ IN ẤN Mã bài: 07.6 Giới thiệu: In ấn việc quan trọng, đặc biệt người học word, chưa có nhiều kỹ in ấn Qua chức này, giúp ta biết cách bảo mật file văn bản, quan sát cấu trúc trang in, nội dung chi tiết trang in Qua có điều chỉnh hợp lí, kịp thời tài liệu để in có kết ý muốn Mục tiêu: - Thực thao tác tạo mật cho văn - Chọn lựa chế độ hiệu chỉnh trước in ấn - Thực thao tác trộn văn - Thực thao tác an toàn với máy tính Nội dung chính: Bảo mật : Mục tiêu: Bảo vệ độ an toàn cho văn mật Tạo Password cho văn bản: + Tại thẻ File, chọn Info, chọn Protect Docunment, chọn Encrypt with Password + Tại hộp Encrypt Documnent gõ vào Password, sau chọn OK + Tại hộp Confirm Password, Gõ lại Password nhấn chọn OK Hình 6.1: Hộp thoại tạo Password In ấn Mục tiêu: - Định dạng văn trước in - In văn soạn thảo giấy 2.1 Định dạng trang in Mỗi tạo file mới, cửa sổ văn có sẵn trang giấy trắng để bắt đầu soạn văn (thường giấy letter giấy A4) 77 - Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên góc phải để mở hộp thoại Page Setup Hình 6.2: Chọn nhóm Page Setup Chọn loại giấy – Tab Paper - Paper Size : chọn loại giấy, Nhấp thước tương ứng Hình 6.3: Hộp thoại chọn loại giấy in(Paper) width height, chọn Custom phải cho số đo Nhấp thước giấy width height 2.2 Đặt lề cho trang in Hình 6.4:Đặt lề trang giấy - Top : Lề bên trang in - Bottom : Lề bên trang in - Left : Lề trái trang in - Right : Lề phải trang in - Gutter : Khoảng cách dùng để đóng gáy sách - From edge: Khoảng cách từ mép tờ giấy đến header footer - Orientation : chọn hướng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang 78 - Mirror margins : Đặt lề đối xứng Nếu lệnh có dùng, giấy phân biệt có trang lẻ trang chẵn (Odd and Even), thường áp dụng để in sách 2.3 In tài liệu -Thẻ File, chọn Print Hình 6.5 : In tài liệu - Copies: chọn số in - Printer : chọn tên máy in tương ứng cài đặt Windows Nếu máy in sử dụng khơng có tên danh sách (nghĩa chưa khai báo) phải thực bước sau: o Nhắp Start, chọn Settings nhắp Printers o Nhắp đúp vào biểu tượng Add Printer o Thực bước cài đặt máy in chức Add Printer Wizard - Pages : in số trang chọn lựa cách gõ số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách trang rời, dấu gạch nối “-“ để in trang liên tiếp Trộn văn Mục tiêu: - Xác định dạng văn cần thực trộn thư - Thực thành thạo thao tác trộn thư 3.1 Các khái niệm Trong thực tế, cần phải in văn gởi cho nhiều người chẳng hạn thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, tốt nghiệp 79 Thay phải gõ thông tin người vào nội dung giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta dùng cơng cụ Mail Merge để giải vấn đềtrên cách nhanh chóng 3.1.1 Tập tin data source Một file chứa liệu nguồn thường trình bày dạng bảng biểu đơn giản table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng nội dung ô 3.1.2 Tập tin main document Một file văn mẫu trình bày hoàn chỉnh 3.2 Trộn thư Bước Tạo tập tin Main WORD sau Cơng Ty TNHH XYZ 999 Pasteur, Q.1, TP.HCM 8223344 Ngày 30 tháng năm 2012 THƯ MỜI  Kính gởi: Sinh năm: Địa chỉ: Mời xếp thời gian đến dự vấn tuyển nhân cho Công ty Thời gian: giờ, ngày Địa điểm: Giám đốc Trần Văn B Bước Tạo tập tin nguồn liệu Excel với cột có tên tương ứng Bước Trên tập tin Main Word Chọn Start Mail Merge tab Mailings sau chọn Step by Step Mail Merge Wizard Trình Wizard mở cửa sổ bên phải tài liệu Cửa sổ di chuyển chuột đến vị trí hình thay đổi kích cỡ Để thực mail merge cần phải qua bước, làm theo hướng dẫn cách chọn tùy chọn phù hợp nhấn Next hộp thoại, muốn quay lại nhấn vào Previous Trong mục Select document type chọn sẵn Letters Chọn Next qua bước 80 Trong mục Select starting document chọn sẵn Use the current document Chọn Next qua bước Hình 6.6: Các bước thực Mail Merge Trong mục Select recipients nhấn nút Browse Chọn va mở file danh sách excel lưu Chọn Sheet1, OK Hình 6.7: Chọn file để lấy liệu Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta loại bỏ trích lọc hàng khơng muốn tạo thư mời Nhấn OK Nhấn Next qua bước 81 Hình 6.7: Thực bước 4, 5, Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items… Đặt trỏ text vị trí xác định văn mẫu, nơi cần chèn liệu vào, l ần lượt chèn field vào main document sau: Hình 6.8: Chèn Fiel cần Merge Nhấn nút Next sang bước thứ Chọn Print muốn in thư mời trực tiếp máy in, chọn Edit indidual letters muốn xem trước thư mời văn Trong hộp thoại Merge to New Document chọn tạo tồn thư mời có danh sách chọn tạo thư mời cho số người 82 Hinh 6.9: Hộp thoại lựa chọn để xuất thông tin sau Trộn liệu BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD KIẾN THỨC Câu 1: Trình bày bước cách thực trộn văn bản? Câu 2: Giả sử có văn thuctap.doc Hãy thực yêu cầu sau: - Xem văn trước in - In trang chẵn - In trang lẻ - In tất trang - In thuctap.doc Câu 3: Trình bày chức hộp thoại Page Setup? KỸ NĂNG: YÊU CẦU : 83 Dùng chức trộn văn để in giấy định lương BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ NẴNG Số : 1234/TCCB-QĐNL CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Đà Nẵng, ngày 31 tháng 12 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG V/v nâng bậc lương cho nhân viên HIỆU TRƯỞNG - Căn Nghị định số 25/CP ngày 23/05/1993 Chính phủ ban hành tạm thời chế độ tiền lương Công chức, viên chức hành chính, nghiệp; - Căn Thơng tư số 04/1999/TT-TCCP ngày 20/03/1999 Ban Tổ chức Cán Chính phủ, hướng dẫn thực Nghị định số 95/1998/NĐ-CP Chính phủ tuyển dụng, sử dụng quản lý công chức; - Theo đề nghị Ơng/Bà Trưởng phịng TCHC QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nâng bậc lương cho Ông (Bà): Đơn vị : Ngạch : Mã số: Từ hệ số : Lên hệ số: kể từ ngày Điều 2: Ông (Bà) có tên điều chịu trách nhiệm thi hành định HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Như điều - Lưu VT, TCHC 1) Soạn danh sách nhân viên nâng lương lưu vào file có tên “DanhSachNangLuong.doc” TT Họ tên Lê Văn Thành Tên ngạch Mã ngạch Từ hệ số Từ ngày Lên hệ số Chuyên viên 1003 2.67 1/10/11 3.0 1002 3.0 11/10/11 3.33 1001 5.08 15/5/11 5.42 Phòng thiết bị Kỹ sư 6033 3.33 11/12/11 3.33 Phòng kỹ thuật 5.08 15/4/11 5.42 Phịng quản trị 3.66 5/9/11 3.99 Phịng tài Chun viên Chuyên viên cao Nguyễn Văn Liêm cấp Ngô Văn Hiền Phạm Minh Lê Lân Chuyên viên 1002 Nguyễn Hương Chuyên viên 1003 Tên đơn vị Phịng hành Phịng hành 84 Soạn mẫu sau lưu với tên QĐNangLuong.doc thực trộn QĐ nâng lương tự động cho nhân viên Tạo PassWord 123456 cho file QĐNangLuong.doc cho file In file QĐNangLuong.doc 85 Bài 7: TỔNG QUAN VỀ BẢNG TÍNH EXCEL Mã bài: 07.7 Giới thiệu: Hằng ngày công việc thường xuyên nhân viên văn phịng soạn thảo văn Đây công việc dễ gây nhàm chán Nhưng kế tốn viên cơng việc tính tốn cơng việc gần gũi Để phục vụ cho cơng việc tính tốn đầy căng thẳng đảm bảo tính xác tuyệt đối qui mơ tính tốn độ phức tạp, Microsoft viết trình ứng dụng chun tính tốn MS Excel Mục tiêu: - Trình bày khái niệm bảng tính; - Mơ tả cách thức tổ chức làm việc bảng tính; - Thực thao tác an tồn với máy tính Giới thiệu Excel : Mục tiêu: - Hiểu chức phần mềm Excel tính tốn - Trình bày khái niệm bảng tính 1.1 Giới thiệu Excel: Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện:       Tính tốn đại số, phân tích liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập nguồn liệu khác Vẽ đồ thị sơ đồ Tự động hóa cơng việc macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác 1.2 Trình bày khái niệm: Ribbon gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins 156 Bài tập sản phẩm thực hành 07.8 Kiến thức: Câu 1: Đồ thị gì? Nêu cách hiệu chỉnh đồ thị Câu 2: Trình bày lệnh In bảng tính chọn chiều in Bài tập ứng dụng: Bài tập 07.9.1: 1- Gọi lại bảng tính TH07.XLSX Sử dụng tính SUBTOTAL tạo tổng (chi tiết) cho biết Tổng THÀNH TIỀN heo khối lớp Sử dụng tính AUTO FILTER lọc bảng tính cịn mẫu tin chứa khối lớp cấp Từ bảng tính trích ghi mọt bảng riêng gồm loại sách lý hóa Lưu lại bảng tính Bài tập 07.9.2: Thành lập bảng tính sau : (Xác định lại độ rộng cho cột đủ để chứa liệu) BẢNG TÍNH ĐIỂM HỌC SINH TT MÃ SỐ HỌ VÀ TÊN TÊN TRƯỜNG MÔN THI ĐIỂM THI XẾP LOẠI A01T Trần Duy Trị (a) (b) A01V Hồ Thị Tuyết B01T Lê Văn Mừng C02S Lê Ngọc Trong 5.5 B02T Trần Hà Dũng C01V Trần Thanh Thanh 7.5 B02S Nguyễn Văn Trục 8.5 A03T Lê Chí Hùng 9.5 D03S Đồn Hn 6.5 10 H10 Hoàng Xuân Nhĩ 11 A02T Trần Bửu 12 B03T Lê Hịa Hải 13 B01T Trần Bình Chương 9.5 14 B03S Lê Phước Hòa 4.5 15 C02V Nguyễn văn Hậu 3.5 16 C03T Trần kỳ Hà 8.5 (c) 157 BẢNG TRA TÊN TRƯỜNG Mã tên trường A Võ trường toản B Đinh tiên hồng C Hịa Bình D Nguyễn Du BẢNG TRA TÊN MƠN THI Mã Mơn thi S Sinh ngữ T Toán V Văn YÊU CẦU: 1- Thành lập bảng tính vào số liệu thơ (chú ý Font tùy ý) Tính tốn cột - Cột (a) : Tên trường vào Mã bên trái Mã số Bảng tra tên trường (Dùng hàm VLOOKUP) - Cột (b) : Tên Môn thi vào mã bên phải Mã số bảng tra tên môn thi (Dùng hàm HLOOKUP) - Cột (c) : Từ điểm thi, Hãy ban hành cơng thức cho cột xếp loại 3.Sắp xếp bảng tính dựa vào cột điểm thi Từ bảng tính trích ghi bảng riêng gồm học sinh thuộc trường Võ trường toản Từ bảng tính trích bảng riêng gồm học sinh xếp hạng cao Tạo bảng thống kê sau : Thống kê số học sinh thi theo trường mơn thi Mơn thi Sinh ngữ Tốn Văn Trường Đinh tiên hồng Võ Trường Toản Hịa Bình Nguyễn Du Ta thử nối cột Họ cột tên thành cột lấy tên HỌ VÀ TÊN (dùng toán tử &) - Vẽ đồ thị tỷ lệ học sinh tham gia thi môn Sinh ngữ trường (Đồ thị Tròn) - Vẽ đồ thị minh họa tương quan số học sinh tham gia môn thi theo trường (Đồ thị khối) Ghi vào đĩa với tên TH10.XLSX 158 Bài tập 07.9.3: Thành lập bảng tính sau : (Xác định lại độ rộng cho cột đủ để chứa liệu) BẢNG THANH TOÁN TIỀN CƠNG TÁC PHÍ VIỆN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ĐỊNH MỨC THANH TOÁN NGÀY Tối thiểu : 150 TT 10 11 12 13 14 15 16 TÊN Trị Tuyết Mừng Trong Dũng Thanh Trục Hùng Huân Nhĩ Bửu Hải Chương Hòa Hậu Hà LCB 2.88 3.10 2.50 4.40 2.88 3.10 4.50 2.50 5.60 4.50 2.80 2.80 4.50 2.88 2.50 3.50 Cấp KHU bậc VỰC KS CN CN KT KS KT CN CN CN CB GD CN KS KS KT CN HNI HUE HUE SGN HNI SGN HUE HNI SGN HUE HNI SGN SGN HUE HUE HNI TỪ NGÀY ĐẾN NGÀY 10/05/00 23/07/00 12/06/00 26/05/00 19/08/00 12/08/00 23/09/00 13/09/00 24/11/00 24/11/00 24/11/00 24/11/00 24/11/00 24/11/00 24/11/00 24/11/00 23/06/00 11/08/00 19/06/00 7/06/00 25/08/00 22/09/00 05/10/00 27/10/00 26/12/00 26/12/00 26/12/00 26/12/00 26/12/00 26/12/00 26/12/00 26/12/00 HỆ HỆ SỐ SỐ THỰC (a) (b) TIỀN (c) BẢNG HỆ SỐ CƠNG TÁC PHÍ CN GD KS KT HNI 150 150 160 155 HUE 145 160 150 165 SGN 160 180 175 170 YÊU CẦU: 1- Thành lập bảng tính vào số liệu thơ (chú ý Font tùy ý) Tính tốn cột sau : - Cột (a) : Dựa vào cột Cấp bậc bảng hệ số để tính tốn cột hệ số (Dùng hàm VLOOKUP HLOOKUP) 159 - Cột (b) : Dựa vào bảng định mức toán ngày Nếu Hệ số >175 lấy 175; Nếu hệ số