Đang tải... (xem toàn văn)
(NB) Mục đích của giáo trình là trang bị cho học viên những kiến thức và kỹ năng: Giới thiệu về hệ điều hành windows, phần cứng, phần mềm và các ứng dụng trên windows. Soạn thảo, lập biểu mẫu, chèn hình ảnh, in ấn và các thao tác khác trong phần mềm Microsoft Word. Tạo lập các bảng tính điện tử và thực hiện các phép tính từ đơn giản đến phức tạp, trang trí, vẽ đồ thị và in ấn dựa vào các số liệu trên bảng tính trong phần mềm Microsoft Excel.Thực hiện được các thao tác tạo và trình diễn các bài thuyết trình trên phần mềm Microsoft Powerpoint. Thực hiện được các truy vấn dữ liệu, các biểu mẫu, báo cáo trên phần mềm Microsoft access.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BR – VT TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN TIN HỌC VĂN PHỊNG NGHỀ KỸ THUẬT LẮP RÁP VÀ SỬA CHỮA MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG VÀ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 01/QĐCĐN ngày 04 tháng 01 năm 2016 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Bà Rịa – Vũng Tàu, năm 2016 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được phép dùng ngun bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Cơng nghệ thơng tin ngày càng phát triển và thậm nhập vào nhiều lĩnh vực trong cuộc sống. Trong đó mảng tin học văn phịng giữ một vai trị quan trọng vì đa số những người lần tiên khi tiếp xúc với máy tính đều bắt đầu từ lĩnh vực này và hơn thế khoảng trên 70% các ứng dụng hiện nay là sử dụng các phần mềm Tin học văn phịng của Microsoft. Vì vậy tác giả đã biên soạn cuốn giáo trình Tin học văn phịng dùng cho học sinh hệ Cao đẳng và Trung cấp nghề, ngồi ra nó cịn là cuốn sách tham khảo của nhiều độc giả muốn tìm hiểu về Tin học văn phịng Mục đích của giáo trình là trang bị cho học viên những kiến thức và kỹ năng: Giới thiệu về hệ điều hành windows, phần cứng, phần mềm và các ứng dụng trên windows. Soạn thảo, lập biểu mẫu, chèn hình ảnh, in ấn và các thao tác khác trong phần mềm Microsoft Word.Tạo lập các bảng tính điện tử và thực hiện các phép tính từ đơn giản đến phức tạp, trang trí, vẽ đồ thị và in ấn dựa vào các số liệu trên bảng tính trong phần mềm Microsoft Excel.Thực hiện thao tác tạo trình diễn thuyết trình phần mềm Microsoft Powerpoint.Thực hiện được các truy vấn dữ liệu, các biểu mẫu, báo cáo trên phần mềm Microsoft access Trong qua trình biên soạn giáo trình, tác giả đã cố gắng cập nhật thơng tin mới, đồng thời tham khảo nhiều giáo trình khác và các ý kiến tham gia của các đồng nghiệp, nhưng chắc chắn sẽ khơng tránh khỏi những hạn chế nhất định. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà chun mơn, các anh chị đồng nghiệp và các bạn đọc để giáo trình được hồn thiện hơn Tơi xin cảm ơn các thầy cơ khoa CNTT–Trường Cao đẳng nghề đã cho tơi các ý kiến đóng góp q báu để tơi hồn thiện giáo trình này. Bà Rịa – Vũng Tàu, ngày 02 tháng 01 năm 2016 Biên soạn Nguyễn Thị Mai MỤC LỤC TRANG BÀI GIỚI THIỆU PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM CỦA MÁY TÍNH 1 Phần cứng máy tính 1.1 Phân loại máy tính 1.2 Các thành phần máy tính 1.3 Làm việc với nhớ 1.4 Các thiết bị nhập /xuất: 1.5 Mua máy tính Phần mềm máy tính 2.1 Chương trình phần mềm 2.2 Bản quyền phần mềm 2.3 Kiểm tra yêu cầu hệ thống 10 2.4 Quản lý phần mềm 11 2.5 Cài đặt gỡ bỏ chương trình 11 2.6 Cập nhật phần mềm 14 BÀI GIỚI THIỆU HỆ ĐIỀU HÀNH, CONTROL PANEL 16 Hệ điều hành 16 1.1 Khái niệm hệ điều hành cách làm việc 16 1.2 Khởi động thoát khỏi Windows .17 1.3 Windows Desktop 17 1.4 Cách sử dụng nút Start 18 1.5 Sử dụng Taskbar 18 Control Panel 18 2.1 Khởi động thoát khỏi Control Panel 18 2.2 Thiết lập chế độ xem, hiển thị ngày Control panel 20 2.3 Tìm hiểu Power Options 20 2.4 Tìm hiểu User Accounts quyền Control panel 21 BÀI LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN .23 Các khái niệm tập tin thư mục 24 1.1 Tập tin (File): 24 1.2 Thư mục 25 Các thao tác thư mục 26 Tìm hiểu phần mở rộng tập tin 30 BÀI GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD 33 Khởi động thoát khỏi 33 Soạn thảo văn 35 2.1 Nhập văn bản: 38 2.2 Chọn văn 39 Lưu văn 40 Mở trang văn 40 Mở văn có 41 Đóng văn 41 In ấn 41 7.1 Định dạng trang in 41 7.3 Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang 46 7.4 In ấn 46 Sao chép, di chuyển, xố, khơi phục đoạn văn chọn 50 1.1 Sao chép văn 50 1.2 Di chuyển văn 51 1.3 Xóa văn 51 1.4 Khôi phục văn 51 Định dạng văn 51 2.1 Định dạng ký tự 51 2.2 Định dạng đoạn văn 55 BÀI CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN 70 Tạo văn dạng cột báo 70 1.1 Tạo cột chữ 70 1.2 Ngắt cột chữ: 71 1.3 Tạo chữ thụt cấp ( Drop cap): 71 Wordart 73 2.1 Tạo mới: 73 2.2 Hiệu chỉnh: 74 Picture: 76 3.1 Tạo mới: 76 3.2 Hiệu chỉnh 76 Autoshape: 79 4.1 Tạo mới: 79 4.2 Hiệu chỉnh: 79 Equation( công thức toán học): 79 5.1 Tạo 79 5.2.Hiệu chỉnh 80 BÀI XỬ LÝ BẢNG BIỂU VÀ CÁC TIỆN ÍCH 81 Chèn bảng biểu vào văn 82 Các thao tác bảng biểu 84 2.1 Soạn thảo bảng 84 2.2 Các thao tác bảng: 84 Thay đổi cấu trúc bảng biểu 89 3.1 Nhập nhiều ô thành ô: 89 3.3 Chuyển đổi dạng văn dạng bảng: 90 In trộn văn 92 4.1.Tạo Data source: 92 4.2 Tạo Main Document 92 4.3 Trộn thư 92 BÀI GIỚI THIỆU VỀ EXCEL 98 Giới thiệu 98 1.1 Cách khởi động Excel : 98 1.2 Cách thoát khỏi Excel: 99 Làm việc với bảng tính 100 2.1 Nhập liệu Excel: 100 2.2 Xử lý liệu excel 101 2.3 Địa ô: 107 2.4 Chức Auto fill: 108 In ấn 108 3.1 Định dạng trang in 108 3.2 In ấn: 113 BÀI SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ VÀ CHUỖI .116 Các khái niệm 116 1.1 Các công thức: 116 1.2.Cú pháp chung hàm Excel: .117 Hàm xử lý liệu dạng số 118 2.1 Hàm ABS 118 2.2 Hàm SQRT(): 118 2.3 Hàm POWER(): 118 2.4 Hàm INT(): 119 2.5 Hàm MOD(): 119 2.6 Hàm ROUND(): 119 2.7 Hàm SUM(): 120 2.8 Hàm SUMIF(): 120 2.9 Hàm PRODUCT(): 121 Các hàm xử lý liệu dạng chuỗi: 121 3.1 Hàm LEN(): 121 3.2 Hàm LEFT(): 121 3.3 Hàm RIGHT(): 122 3.4 Hàm MID(): 122 3.5 Hàm LOWER(): 122 3.6 Hàm UPPER(): 123 3.7 Hàm PROPER(): 123 3.8 Hàm TRIM(): 123 3.9 Hàm VALUE(): 123 BÀI 10 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỜI GIAN, NGÀY THÁNG .125 Các hàm thời gian 125 1.1.Hàm Second 125 1.2.Hàm Minute 126 1.3.Hàm Hour 126 1.4 Hàm Time 126 Hàm xử lý liệu dạng Ngày tháng 127 Hàm NOW(): 127 2.2 Hàm TODAY(): 127 2.3 Hàm DAY(): 127 2.4 Hàm MONTH(): 127 2.5 Hàm YEAR(): 128 2.6 Hàm DATE() 128 2.7 Hàm WEEKDAY(): 128 BÀI 11 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN .131 Hàm AVERAGE(): 131 Hàm MAX(): 132 Hàm MIN(): 132 Hàm COUNT(): 132 Hàm COUNTA(): 133 Hàm COUNTIF(): 133 Hàm RANK(): 134 BÀI 12 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU LOGIC 136 Hàm AND(): 136 Hàm OR(): 137 Hàm IF(): 137 BÀI 13 SỬ DỤNG HÀM TÌM KIẾM 140 Hàm VLOOKUP(): 140 Hàm HLOOKUP(): 142 BÀI 14 SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP , TRÍCH LỌC VÀ VẼ ĐỒ THỊ 145 Các khái niệm 145 Vùng tiêu chuẩn 146 Sắp xếp thứ tự 147 Lọc mẫu tin 149 4.1 Lọc tự động ( Autofilter): 149 4.2 Lọc cao cấp 151 Đồ thị 152 5.1 Giới thiệu 152 5.2 Tạo đồ thị 152 5.3 Hiệu chỉnh đồ thị 154 BÀI 15 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN POWER POINT 157 Giới thiệu 157 Làm việc với presentation-Slide 159 2.1 Tạo Slide trình diễn 159 2.2 Nhập văn powerpoint 160 2.3 Định dạng văn slide 161 2.4 Chọn đối tượng vào slide: 164 2.5 Chèn bảng vào Slide 168 2.6 Lưu tài liệu 168 2.7 Mở trình diễn có sẵn 169 BÀI 16 TẠO HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN 171 Tạo hiệu ứng cho đối tượng 171 Trình diễn slide 172 2.1 Trình diễn – Presentation 172 2.2 Định tự động cho slide: 172 2.3 Liên kết Slide 173 BÀI 17 KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS 174 Các khái niệm 175 1.1 Cơ sở liệu ? 175 1.2 Microsoft Access ? 175 1.3 Các đặc điểm Microsoft Access 175 1.4 Khóa chính, khóa ngoại 176 Cách khởi động thoát khỏi Acces 177 2.1 Khởi động Access 177 2.2 Thoát khỏi Access 177 2.3 Tạo tập tin CSDL access 177 Màn hình làm việc Access 178 Tạo bảng 179 Thao tác bảng liệu 184 BÀI 18 TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU 188 Khái niệm Query 188 Cách tạo truy vấn Select Query 189 2.1 Dùng Wizard : 189 2.2 Tạo select query Design View 191 BÀI 19 THIẾT KẾ FORM 194 Khái niệm biểu mẫu loại biểu mẫu 194 1.1 Khái niệm thành phần form 194 1.2 Các loại biểu mẫu 195 Các bước tạo form wizard 195 Hiệu chỉnh form 197 3.1 Cách di chuyển đối tượng form 197 3.2 Thay đổi kích thước đối tượng: 197 3.3 Định màu cho đối tượng Form: 197 3.4 Quy định Font chữ cho đối tượng: 198 3.5 Tạo form dạng main / sub form wizard : 198 Khái niệm report dạng report 202 1.1 Khái niệm 202 1.2 Các loại report 202 Tao report wizard 203 Tạo Report Mailing Label 205 TÀI LIỆU CẦN THAM KHẢO 209 CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN TIN HỌC VĂN PHỊNG Mã số mơ đun: MĐ10 I. VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT MƠ ĐUN Vị trí của mơ đun: mơ đun được bố trí học đầu tiên. Trước các mơn học/ mơđun đào tạo chun mơn nghề Tính chất của mơ đun: Là mơ đun đào tạo nghề cơ sở II. MỤC TIÊU MƠ ĐUN: Sau khi học xong mơ đun này, học sinh – sinh viên có khả năng: Trình bày được trình bày được khái niệm và cách sử dụng hệ điều hành Trình bày được khái niệm phần cứng phần mềm của máy tính Trình bày được tính năng và phương thức hoạt động cơ bản của máy tính, hệ điều hành và các thiết bị ngoại vi Trình bày được các cơng cụ và các đối tượng để soạn thảo văn bản Trình bày được cú pháp và cơng dụng của các hàm trong excel Trình bày được khái niệm và cơng dụng của các thành phần trong access Định dạng được các cơng cụ trong Control Panel Tạo được thư mục và tập tin trong windows Soạn thảo văn bản kết hợp các kỹ năng sử dụng bàn phím, điều khiển chuột và các kỹ năng trình bày văn bản theo mẫu nhà nước ban hành hoặc theo mẫu của cơ quan, đơn vị đúng theo nội dung u cầu Sử dụng các hàm trong excel để tính tốn được các bài tốn đơn giản: tính lương, chấm cơng, Tạo các bản trình diễn chun nghiệp kết hợp các thuộc tính: văn bản, âm thanh, hoạt hình và định thời gian trình diễn tự động Tạo các truy vấn, thiết kế được các form, các báo cáo dữ liệu thân thiện với người sử dụng Có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong cơng nghiệp, tinh thần hợp tác trong cơng việc Có ý chủ động, độc lập trong cơng việc, tự học cập nhật kiến thức, nâng cao trình độ chun mơn Có khả năng vận dụng các kiến thức đã học và tự học để đáp ứng u cầu nghề nghiệp trong sự phát triển của cơng nghệ thơng tin và xã hội hiện nay NỘI DUNG CỦA MƠ ĐUN: STT Tên các bài trong mơ đun Thời Hình thức gian giảng dạy Hình 19.1: Hộp hội thoại Form Wizard Bước 2: Chọn Table hoặc query làm nguồn dữ liệu cho Form, chọn các field từ Available Fields qua Selected Fields Bước 3: Chọn Next xuất hiện hộp thoại Hình 19.2: Hộp hội thoại Form Wizard chọn các dạng thể hiện form Chọn kiểu trình bày cho Form +Columnar(cột): dữ liệu được thể hiện trên từng cột và tại một thời điểm trên màn hình chỉ hiện thị thơng tin của một dịng trên dữ liệu + Tabular(danh sách ): Thể hiện dữ liệu trên nhiều cột, nhiều dịng +Justified(hàng ):thể hiện dữ liệu trên nhiều cột, nhưng tại một thời điềm trên biểu mẫu chỉ hiển thị thơng tin của một dịng dữ liệu tương ứng trong bảng + Datasheet (bảng ): thể hiện trên nhiều hàng, nhiều cột giống như màn hình nhập liệu của table(Data sheetview) Bước 4: Chọn Next, xuất hiện hộp thoại đánh tên Form và Finish để kết thúc 196 Hình 19.3: Hộp hội thoại Form Wizard để đặt tên form 3. Hiệu chỉnh form Chọn Form cần hiệu chỉnh Nhắp chuột vào nút Design trên thanh cơng cụ xuất hiện khung hộp thoại khi đó cần chỉnh sửa 3.1. Cách di chuyển các đối tượng trên form Bấm chuột vào đối tượng cần di chuyển : Đưa con trỏ chuột tới đối tượng đã chọn sẽ hiện lên hình bàn tay : + Nếu ký hiệu là cả bàn tay 5 ngón thì di chuyển các đối tượng liên quan cùng đi + Nếu bàn tay ký hiệu 1 ngón thì chỉ di chuyển đối tượng đó Có thể nhắp chuột và kéo thành vùng bao đối tượng để tạo mối liên kết các đối tượng khi di chuyển 3.2. Thay đổi kích thước của đối tượng: Bấm vào đối tượng cần thay đổi kích thước Di chuyển con trỏ tới nút Handle tương ứng sao cho thành con trỏ 2 đầu và kéo thay đổi kích thước đó 3.3. Định màu cho đối tượng trên Form: Bấm chuột vào đối tượng cần định màu Click chuột phải của mouse xuất hiện một thực đơn 197 + Chọn Fill / Back color: Quy định màu nền(màu tơ) cho đối tượng + Chọn Font / Fore color: Quy định màu ký tự bên trong của đối tượng + Special Effect: Tạo hiệu ứng bề mặt đối tượng gồm có các giá trị theo thứ tự tương ứng Các thao tác này có thể chọn qua nhắp chuột phải /Properties 3.4. Quy định Font chữ cho đối tượng: Bấm vào đối tượng cần qui định Font chữ Bấm chuột phải chọn Properties trong thực đơn. Trong ngăn Format, qui định Font chữ trong mục Font name …, kích thước trong mục Font size, dạng hiển thị Font trong các mục Font Italic … , Font Wight… , Font Underline… 3.5. Tạo form dạng main / sub form bằng wizard : Main Form / Sub Form là gì ? Một Form mà trên nó có chứa Form khác gọi là Form chính( Main Form ) và Form trong Form gọi là Sub Form Việc tạo Main Form / Sub Form là điều cần thiết cho việc hiển thị và nhập liệu cho hai hay nhiều bảng có mối quan hệ với nhau . Thơng qua Main Form / Sub Form ta có thể đồng thời quản lý dữ liệu trong các bảng quan hệ Main Form / Sub Form thơng thường liên kết với nhau theo thứ bậc chung/ chi tiết, hoặc cha /con . Khi hiển thị dữ liệu từ hai b ảng có quan hệ 1 – n thì Main Form sẽ liên kết với bảng quan hệ 1, cịn Sub Form sẽ liên kết với bảng quan hệ n Cách Tạo Main Form / Sub Form bằng wizard Bước 1: Tạo query làm nguồn dữ liệu cho main Form và query làm nguồn liệu chon sub Form( nếu các Field trong main/ sub Form có sẵn trong các table thì khơng cần tạo query) 198 Bước 2: Nhắp chuột vào Create / form wizard/. Xuất hiện hộp thoại Form Wizard Hình 19.4: Hộp hội thoại Form Wizard Bước 3:Chọn Table/ Query làm nguồn dữ liệu cho Main Form, tiếp theo chọn Table/ Query làm nguồn cho Sub Form rồi chuyển các Field sang vùng Select Field bằng các nút > ,>> Chọn Next : Xuất hiện hộp thoại Hình 19.5: Hộp hội thoại tạo Main Form / Sub Form Bước 4: Click chuột chọn Next Xuất hiện hộp thoại, chọn kiểu trình bày cho Sub Form + Chọn Tabular ( dạng bảng của Form ) hoặc kiểu Datsheet( dạng bảng của Table ). Chọn xong chọn Next 199 Hình 19.5: Hộp hội thoại chọn kiểu của Sub Form Chọn kiểu dáng của Form là kiểu trình bày dữ liệu gồm kiểu nền , kiểu chữ đựơc ACCESS thiết kế sẵn và chọn Next Nhập tiêu đề cho Form và chọn Next Chọn Finish để kết thúc Câu hỏi, bài tập 19.1. Trình bày khái niệm form, nêu các thành phần của form 19.2. Hãy nêu khái niệm Main Form và Sub Form. Trình bày các bước tạo 1 main/sub form bằng wizard 19.3. Giữa Mainform và Subform có một mối liên kết với nhau thơng qua thuộc tính nào? 19.4. Sử dụng cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb bài tập 17.1 tạo form hiểm thị danh mục các hàng hóa dưới dạng data sheet 18.5. Sử dụng cơ sở dữ liệu SIEUTHI.Mdb ở bài tập 17.1 hiển thị danh sách các chủ kinh doanh siêu thị u cầu đánh giá Trình bày được khái niệm form, nêu các thành phần và thuộc tính trên form Trình bày được khái niệm main form và sub form 200 Trình bày mỗi liên hệ giữa main form và sub form Tạo được form, main form và sub form Vận dụng các kiến thức của form tạo được form trong các bài tập quản lý 201 BÀI 20 TẠO LẬP BÁO CÁO DỮ LIỆU Giới thiệu: Báo cáo là phương thức hữu hiệu giúp người sử dụng trình bày dữ liệu dưới dạng đầy đủ và dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để khi in ấn. Người sử dụng có thể tích hợp trong báo cáo các dạng trình bày dữ liệu khác nhau như: hình ảnh, biểu đồ, văn bản Mục tiêu: Trình bày được khái niệm báo cáo và các loại báo cáo Tạo được các báo cáo Trình bày được các thành phần trong báo cáo Định dạng và trang trí được các báo cáo Vận dụng các kiến thức của report tạo được các báo cáo trong các bài tập quản lý Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo. Bảo đảm an tồn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phịng máy Nội dung : 1. Khái niệm report và các dạng report 1.1. Khái niệm Report là cơng cụ chủ yếu dùng để trình bày dữ liệu của table/ query dưới một hình thức mới hơn, trong đó ta có thể tổng hợp, kết nhóm, tính tốn… phục vụ cho cơng việc in ấn dữ liệu. 1.2. Các loại report + Report Wizard: tạo Report nhờ Form Wizard + Report Design View: tạo Report thủ công + Auto Report column: Tạo Report tự động dươi dạng cột + Auto Report tabular: tạo Report tự động dưới dạng bảng 202 + Report Chart Wizard: tạo Report dạng biểu đồ + Label Report: Tạo Report dạng nhãn 2. Tao report bằng wizard Bước 1: Tạo query làm nguồn dư liệu cho report( Nếu cần) Từ cửa sổ database nhắp chuột vào Create/ Report wizard xuất hiện hộp thoại Hình 20.1: Hộp hội thoại Report Wizard/ lấy nguồn dữ liệu Bước 2: Chọn Table hoặc query chứa các Fields cần sử dụng vào Report từ khung Available Fields. Sử dụng các nút >, >> để chọn các Field hiển thị trên Report hoặc