(NB) Giáo trình Tin học văn phòng Ngành: Quản trị mạng gồm có 2 phần: Phần 1 có 6 bài và phần 2 có 5 bài. Với các nội dung chính như: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word; Trình chiếu với PowerPoint. Mời các bạn cùng tham khảo!
UBND TỈNH HẢI PHỊNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHIỆP HẢI PHỊNG GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHỊNG Chun ngành: Quản trị mạng (Lưu hành nội bộ) Tuyên bố quyền Giáo trình sử dụng làm tài liệu giảng dạy nội trường Cao đẳng Cơng nghiệp Hải phịng Trường Cao đẳng Cơng nghiệp Hải phịng khơng sử dụng không cho phép cá nhân hay tổ chức sử dụng giáo trình với mục đích kinh doanh Mọi trích dẫn, sử dụng giáo trình với mục đích khác hay nơi khác phải đồng ý văn trường Cao đẳng Cơng nghiệp Hải phịng MỤC LỤC Phần 1: Soạn thảo văn với Microsoft Word Bài Làm quen với Microsoft word 1.2 Tạo văn Bài Soạn thảo văn Bài Hiệu chỉnh văn 14 * Hủy chọn văn 15 3.2 Sao chép văn (copy) 15 Bài 4: Làm quen với bảng biểu 20 Bài 5: Chèn đối tượng vào văn 27 Chèn ảnh có sẵn word 27 Bước 2: Bạn muốn hình bạn kích chuột vào Nếu chưa có hình bạn chọn Go 27 Chèn ảnh từ máy tính 27 Bài 6: In ấn 30 Xem tài liệu trước in 30 In ấn tài liệu 31 Phần 2: Trình chiếu với PowerPoint 33 Bài 1: Cách tạo thuyết trình đơn giản 33 Bài 2: Cách sử dụng biểu đồ, đồ thị, bảng biểu 35 Bài 3: Xây dựng nội dung trình diễn 37 Bài 4: Tùy biến hiệu chỉnh trình diễn 44 Bài 5: Làm việc với hiệu ứng hoạt cảnh 46 Hiệu ứng cho trang 46 Hiệu ứng cho chữ 46 MH07 TIN HỌC VĂN PHÒNG Phần 1: Soạn thảo văn với Microsoft Word Bài Làm quen với Microsoft word 1.1 Khởi động chương trình Có thể mở chương trình MS – Word 2007 theo cách: Cách 1: Nhấn đúp chuột vào biểu tượng chương trình Desktop Cách 2: Nháy chuột vào nút Start Windows chọn programs Ta thấy biểu tượng MS – Word 2007 nằm nhóm biểu tượng MS- Office 2007 hình đây: 1.2 Tạo văn Khi bắt đầu mở Word, thông thường Word tạo sẵn cho bạn trang văn trống Bạn bắt đầu việc nhập liệu trang này, nhiên bạn đóng trang lại tất nhiên bạn phải tự tạo trang Ðể tạo trang vãn môi trýờng Word 2007 bạn thao tác: Chọn vào biểu tượng góc trái cửa sổ Word 2007 Một Menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh New Hộp thoại New Document hiển thị: Ðể tạo văn trống, chọn vào lệnh Blank and recent o Bạn chọn tiếp vào Blank Document o Nhấn vào lệnh Create Tạo văn theo mẫu, chọn vào lệnh Installed Templates o Một cửa sổ mẫu hiển thị, chọn mẫu thích hợp Nhấn vào lệnh Create 1.3 Giới thiệu Ribbon Giao diện Ribbon Office 2007 bỏ menu quen thuộc File, Edit, công cụ truyền thống dịng Office trước Thay vào nhóm biểu tượng, nhóm tuỳ chọn, menu sổ dọc kiểu khác, gây lạ lẫm cho nhiều người lần mở Word, Excel, PowerPoint Ribbon vùng phía tài liệu Nó có tab: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View chứa nhiều tính cũ Word Mỗi tab tách thành nhóm Nhóm tập hợp tính thiết kế để thực thi chức mà bạn sử dụng việc phát triển hay chỉnh sửa tài liệu Word Các tính phổ biến hiển thị Ribbon, để xem tính thêm nhóm, kích vào mũi tên phía bên phải nhóm Mỗi tab chứa cơng cụ sau: Home: Clipboard, Fonts, Paragraph, Styles, and Editing Insert: Pages, Tables, Illustrations, Links, Header & Footer, Text, and Symbols Page Layout: Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph, Arrange References: Table of Contents, Footnote, Citation & Bibliography, Captions, Index, and Table of Authorities Mailings: Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, Finish Review: Proofing, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect View: Document Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros Quick Access Toolbar công cụ tùy chỉnh chứa lệnh mà bạn muốn sử dụng Bạn đặt Quick Access toolbar phía hay vùng Ribbon Để thay đổi vị trí Quick Access Toolbar, kích vào mũi tên phía cuối công cụ chọn Show Below the Ribbon Bạn thêm mục vào Quick Access toolbar Kích phải vào mục Office Button Ribbon chọn Add to Quick Access Toolbar shortcut thêm vào Quick Access Toolbar Ngoài phương pháp nhấn chuột, MS Word 2007 bạn sử dụng phím tắt để truy cập đến thẻ, nút lệnh cách nhanh chóng Rất đơn giản, giữ phím Alt giây, xuất chữ thẻ (như hình bên ), bạn nhấn tiếp chữ thẻ muốn mở, thẻ kích hoạt Bây nút lệnh lại xuất loạt chữ để bạn kích hoạt với cách tương tự Ví du: Để chọn thẻ Page Layout ta nhấn phím P, để chọn thẻ Home ta nhấn phím H,… Để che dấu/hiển thị Ribbon, sử dụng hai cách sau: - Cách 1: Nhấn chuột phải lên Tab lên vùng trống menu chọn Minimize the Ribbon - Cách 2: Giữ Ctrl nhấn phím F1 để che dấu hiển thị 1.4 Microsoft Office Button Microsoft Office Button thực thi nhiều chức giống chức thực đơn File phiên Word trước Nút cho phép bạn tạo tài liệu (New), mở tài liệu tồn (Open), lưu (Save) hay lưu với tên file (Save as), in ấn (Print), Send (qua email hay fax), xuất (publish) Close 1.5 Thanh trạng thái, cuộn, thước đo a/ Thanh trạng thái -Thanh trang thái nằm phía tác vụ (Thanh tác vụ hình chứa nút Start) -Thanh trạng thái cho ta biết tài liệu gồm trang, cho biết trỏ đứng trang nào, thí dụ: Page có nghĩa tài liệu có trang, 5/5 trỏ đứng trang Ln 35 có nghĩa trỏ đứng dịng 35 trang, Col cột b/ Thanh thước đo Thanh thước kẻ (Ruler) Thước kẻ dọc ngang tiện lợi cho bạn canh chỉnh, cho phép bạn tùy ý bật tắt Ruler (menu View – Ruler), chức đưa vào thẻ View, nhóm Show/Hide Bạn việc đánh dấu check vào mục Ruler lên lại Một cách khác thước kẻ nhấn chuột vào nút View Ruler phía cuộn dọc c/ Thanh cuộn Scrool Bars: Gồm cuộn, cuộn dọc cuộn ngang dùng để di chuyển văn soạn thảo Bài Soạn thảo văn 2.1 Khái niệm văn Văn phương tiện để ghi nhận thông tin, truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ký hiệu ngôn ngữ định Văn bao gồm tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý định, sử dụng hoạt động quan Nhà nước, tổ chức trị, trị - xã hội, tổ chức kinh tế như: văn pháp luật, công văn, tài liệu, giấy tờ 2.2 Các thao tác với tệp văn bản: a/ Mở tệp - Cách 1: Nháy trái chuột vào menu File > chọn New > chọn Blank document - Cách 2: Giữ tổ hợp phím Ctrl + N b/ Mở tệp có máy tính Cách 1: Nháy trái chuột vào menu File > chọn Open Cách 2: Ấn CTRL + O Để mở văn tạo từ Word bạn thao tác: Chọn vào biểu tượng góc trái Word 2007 Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Open nhấn tổ hợp phím Ctrl+0 Hộp thoại Open hiển thị Chọn ổ đĩa thư mục chứa tập tin Word Nếu để mở tất phiên Word, bạn chọn All Word Documents khung Files of type Chọn nhiều tập tin Word cần mở nhấn Open c/ Lưu tệp văn - Lưu tệp văn Chọn vào biểu tượng góc trái cửa sổ Word Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S Hoặc chọn vào biểu tượng , menu lệnh xuất hiện, bạn chọn lệnh Save o Hộp thoại Save As xuất hiện: o Chọn ổ đĩa thư mục chứa tập tin Word cần lưu khung Save in o Đặt tên tập tin khung File name o Nhấn vào nút Save để lưu - Lưu tệp văn với tên khác Chọn vào biểu tượng góc trái cửa sổ Word Một menu lệnh hiển thị, bạn chọn lệnh Save As (hoặc nhấn phím F12) Hộp thoại Save As hiển thị, bạn đặt tên cho tập tin văn Word ô File Name (khác với tên tập tin mở hành) Nhấn vào nút Save để lưu tập tin với tên d/ Đóng tài liệu đóng chương trình MS – Word Đóng chương trình MS-Word: o Chọn vào biểu tượng góc trái cửa sổ Word, chọn Close nhấn nút Close Window (phía góc phải hình nằm tiêu đề) o Lưu ý: Khi khỏi chương trình Có thể Word nhắc ta ghi lại tập tin tập tin ta chưa đặt tên ta mở tập tin có sửa chữa Có lựa chọn : o Yes - Có ghi lại thay đổi tập tin; o No - Không ghi lại; o Cancel - Bỏ qua quay lại tiếp tục soạn thảo 2.3 Định dạng khổ giấy đặt lề văn Công việc bạn cần làm bắt đầu tạo văn định dạng ( khổ giấy, lề, …) cho trang văn đó, tránh trường hợp sau tạo xong văn thực chọn khổ giấy, lề, chọn hướng văn bản… làm phá vỡ cấu trúc văn định dạng trước Để làm điều đó, bạn thao tác theo bước sau: Chọn nhóm lệnh Page Layout Định khổ giấy cho trang văn bản: Bạn chọn lệnh Size, danh sách khổ giấy hiển thị cho chọn: Bạn lựa chọn khổ giấy thích hợp với trang văn bạn soạn thảo, thông thường Word mặc định khổ giấy Letter Nếu khơng thích sử dụng khổ giấy mặc định sẵn, bạn chọn vào lệnh More Paper Sizes để định riêng cho bạn khổ giấy 10 Giao diện PowerPoint nhìn chung giống chương trình Windows khác, nhiên có vài điểm đһc trưng Các thành phần cửa sổ PowerPoint sau: Thanh tiêu đề (Title bar): Thể tên chương trình chạy PowerPoint tên trình diễn hành Nếu cửa sổ chưa tồn hình ta dùng chuột kéo Title bar để di chuyển cửa sổ Ribbon: Chức Ribbon kết hợp thực đơn cơng cụ, trình bày ngăn (tab) chứa nút danh sách lệnh Nút Office: mở thực đơn Office từ ta truy cập lệnh mở (open), lưu (save), in (print), tạo (new) trình diễn Quick Access Toolbar: chứa lệnh tắt lệnh thông dụng Bạn thêm/ bớt lệnh theo nhu cầu sử dụng Nút Minimize: Thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào tác vụ (taskbar) Windows; bạn nhấp vào nút thu nhỏ ứng dụng taskbar để phóng to lại cửa sổ ứng dụng Nút Maximize/Restore: Khi cửa sổ chế độ tồn hình, chọn nút thu nhỏ cửa sổ lại, cửa sổ chưa tồn hình chọn nút phóng to cửa sổ thành tồn hình Nút Close: Đóng ứng dụng lại Bạn nhận thơng báo lưu lại thay đổi trình diễn Khu vực soạn thảo trình diễn: Hiển thị slide hành Thanh trạng thái (Status bar): Báo cáo thông tin trình diễn cung cấp nút lệnh thay đổi chế độ hiển thị phóng to, thu nhỏ vùng soạn thảo Các thành phần cửa sổ PowerPoint 1.3 Một số tùy chọn tính hữu dụng Dưới tính tùy chọn hữu dụng chương trình PowerPoint: Thanh thước ngang dọc (Ruler) Các thước ngang dọc giúp việc bố trí thành phần slide xác Bạn vào chọn ngăn View Ribbon, sau chọn Rulers nhóm Show/ Hide Thanh thước ngang dọc có kiểu hiển thị Normal Notes Page đơn vị tính thước tùy thuộc vào thiết lập Regional Settings Control Panel Windows 35 Bạn tắt bớt thước dӑc cách vào nút Office -> chọn PowerPoint Options - > chọn Advance tới mục Display -> bỏ chọn Show Vertical Ruler Các đường lưới (Gridlines) Các đường lưới chia slide thành vng có kích thước giúp canh chỉnh đối tượng dễ dàng đường không in Bạn dùng cách sau để bật/ tắt đường lưới: nhấn tổ hợp phím -> Chọn ngăn View -> chọn nhóm Show/Hide -> chọn Gridlines. chọn ngăn Home -> chọn nhóm Drawing -> chọn Arrange -> chọn Align -> chọn Show Gridlines Hộp thoại Grid and Guides giúp thiết lập khoảng cách đường lưới nhiều tùy chọn khác mở hộp thoại Grid and Guides làm theo bước sau: chọn ngăn Home -> chọn nhóm Drawing -> chọn Arrange -> chọn Align -> chọn Grid Settings… Đường trợ giúp (Guides) Đường trợ giúp giống đường lưới slide ta kéo thả chúng đến vӏ trí mong muốn Các đường trợ giúp giúp dễ dàng việc canh chỉnh vӏ trí đối tượng slide khơng in giấy Bạn tạo thêm đường trợ giúp cách giữ phím Ctrl dùng chuột kéo đường trợ giúp ngang/ dӑc đến vӏ trí bỏ chuột Bạn tạo tối đa đường trợ giúp ngang/ dӑc Chế độ hiển thị màu sắc (Color/ Greyscale/ Pure Black and White) Nhấp chuột vào ngăn View Ribbon -> chọn Greyscale Pure Black and White Sau chọn xong kiểu hiển thị màu in bạn nhấp chuột vào nút Back To Color View để trở lại chế độ đầy đӫ màu bình thường Các tùy chọn kiểu màu Black and White Greyscale không làm ảnh hưởng đến màu sắc có slide mà chúng có tác dụng in giấy chế độ Black and White Greyscale Sắp xếp cửa sổ: Khi bạn mở nhiều cửa sổ lúc cách nhân mở nhiều tập tin PowerPoint, bạn dùng chức xếp cửa sổ cho dễ theo dõi Bạn làm theo cách sau: Tile: chọn ngăn View Ribbon -> chọn Arrange All Các cửa sổ dàn hình khơng bị chồng lên Cascade: chọn ngăn View Ribbon -> chọn Cascade để xếp cửa sổ theo cách xếp chồng lên nhau, cửa sổ thấy tiêu đề Các lệnh khơng có tác dụng cửa sổ thu nhỏ nằm Taskbar Windows Chuyển qua lại cửa sổ: Bạn chuyển đổi qua lại cửa sổ làm việc PowerPoint cách chọn ngăn View Ribbon -> chọn Switch Windows -> chọn tên tập tin PowerPoint cần xem Bài 2: Cách sử dụng biểu đồ, đồ thị, bảng biểu 2.1 Sử dụng hiệu ứng đồ họa với SmartArt Trước tiên chèn slide cách vào Ribbon -> vào ngăn Home -> chọn New Slide -> chọn kiểu Title and Content Nhập tựa đề vào cho slide VD “Quy trình tạo PowerPoint” Nhấp chuột vào nút Insert SmartArt Graphic Insert SmartArt Graphic 36 Trong hộp thoại Insert SmartArt Graphic, chọn kiểu trình bày mà bạn ưng ý Click OK để tạo SmartArt bắt đầu nhập liệu, ta hình sau: Nhập nội dung cho hộp văn Bạn thay đổi kiểu SmartArt, đổi màu SmartArt, tạo hiệu ứng cho SmartArt, đổi định dạng,… cách sử dụng Ribbon Design click vào SmartArt 2.2 Tạo trình diễn chuyên nghiệp với Slide đồ họa Bây bạn khám phá giới thiết kế có sẵn đồ họa SmartArt Sử dụng thư viện đồ họa, màu sắc làm cho slide đồ họa chuyên nghiệp đẹp đẽ Các Theme (chủ đề) tác động đến thiết kế đồ họa bạn Các kiểu (style) màu sắc tồn hình thức đường nét văn thành phần đồ họa Các kiểu đổ bóng phát sáng (glow) làm cho slide đồ họa trở nên bật 37 Cuối học cách làm việc với đồ thị bạn có thuyết trình cũ bạn muốn nâng cấp chúng giống đồ họa SmartArt bạn muốn giữ nguyên Hãy đưa ý tưởng cho việc bạn chọn lựa bạn mong muốn a Chủ đề thuyết trình: kiến thức mẫu slide Trước làm việc với mẫu màu sắc đặc biệt cho đồ họa SmartArt, cần phải tìm hiểu thêm Theme Một theme cung cấp thiết kế cho toàn thuyết trình theme tảng cho slide phong cách (style) slide Slide áp dụng theme PowerPoint gọi Office Theme Đây theme đơn giản chọn mặc định.< /span> Slide thứ hai giống nội dung slide thứ nhất, theme khác nhau, gọi Module Như bạn thấy hình trên, đồ họa trơng khác theme khác Theme xác định thiết kế hình nền, màu sắc slide, layout placeholder, vị trí văn kiểu chữ Bài 3: Xây dựng nội dung trình diễn 3.1 Tạo Slide tựa đề Slide tựa đề thông thường slide thuyết trình, slide tựa đề thường chứa thông tin tựa đề thuyết trình, thơng tin tác giả, ngày tháng, Từ slide trống, nhấn chuột vào vùng chữ Click to add title để nhập tựa đề cho slide Dấu nhắc nhấp nháy hình 38 Bạn nhập tựa đề cho slide Let's Go to the Movies! Nhấp chuột vào vùng Click to add subtitle để nhập tựa đề phụ, thông thường diễn giải nội dung chi tiết cho tựa đề Nhấp chuột vào vùng trống bên Textbox để hoàn tất việc nhập văn cho tựa đề tựa đề phụ 3.2 Chèn Clip Art, âm thanh, bảng biểu Bạn có nhiều cách để chèn thơng tin slide sử dụng cơng cụ âm PowerPoint để quản lý âm chơi Bạn sử dụng cửa sổ tác vụ Custom Animation đưa lệnh xác với PowerPoint cách bắt đầu ngừng âm Chèn âm cách sử dụng tab Insert Có thể chèn âm từ máy tính bạn chèn âm từ file mạng nội chèn file thư viện clip Những file có tên MySound.wav Atmospheric.mid Những bước sau cho bạn cách chèn âm tab Insert Click vào tab Insert Chọn nút mũi tên hộp Sound Để chọn file âm từ máy tính bạn file từ mạng nội bộ, chọn Sound from File Tìm file nhấp đơi chuột để chèn vào slide Để chèn âm từ thư viện clip, chọn Sound from Clip Organizer tìm kiếm clip cửa sổ nhiệm vụ Clip Art Chọn clip bạn muốn chèn vào slide Chèn âm cách sử dụng Slide Placeholder Bạn sử dụng biểu tượng hình để chèn vào file âm Kết tương tự bạn sử dụng tab Insert, bạn sử dụng content placeholder Click vào biểu tượng Insert Media Clip để tìm file âm máy tính mạng nội Click vào biểu tượng Clip Art để mở cửa sổ nhiệm vụ Clip Art để file âm chèn vào clip c Bắt đầu chơi âm Trong trình chèn âm thanh, cửa sổ nhỏ với hai sựa lựa chọn bạn muốn âm bắt đầu cách tự động hay bạn muốn bắt đầu âm cách click chuột Chọn Automatically bạn muốn âm tự động chơi slide thuyết trình Nếu slide có hiệu ứng khác âm thanh, đoạn video clip, âm bắt đầu chơi hiệu ứng có kết thúc Chọn When Clicked bạn muốn âm bắt đầu chơi bạn nhấn vào biểu tượng slide Chơi âm Slide Âm chèn slide bạn chọn cách chơi tự động hay chọn cách nhấp chuột vào biểu tượng âm thanh, âm chơi từ đầu đến cuối thuyết trình, trừ bạn click slide để ngừng âm Bạn chơi âm từ đầu đến cuối cách: Chọn biểu tượng âm Trên Ribbon, Sound Tools, chọn tab Options Trong nhóm Sound Options, danh sách Play Sound, chọn Play across slides Đây cách bắt đầu âm tự động slide bắt đầu thuyết trình khơng ngừng bạn có click chuột lên slide Nó ngừng kết thúc đoạn âm thuyết trình kết thúc Nếu bạn muốn ngừng sử dụng trình nhiệm vụ Custom Animation 39 Thiết lập thời gian cho âm ngừng Bạn chọn cách ngừng âm thuyết trình cửa sổ nhiệm vụ Custom Animation Với file phim ảnh bạn sử dụng cửa sổ nhiệm vụ Để làm cho âm chơi, ngừng số slide, mở cửa sổ nhiệm vụ Custom Animation tab Animation sau làm sau: Âm thuyết trình có hiệu ứng tên cửa sổ nhiệm vụ, ví dụ hình tên LongerFlute.wav hiệu ứng chọn slide, chọn cửa sổ nhiệm vụ Click vào mũi tên hộp hiệu ứng âm để thể menu Trên menu, chọn Effect Options Trong hộp thoại Play Sound, bạn có vài lựa chọn cách ngừng âm Để xác định ngừng âm sau số slide chọn mũi tên hộp After Trong hình trên, âm chơi slide Thay đổi cách âm bắt đầu Bạn sử dụng Custom Animation để thiết lập chế độ âm bắt đầu thuyết trình Chẳng hạn bạn chọn âm bắt đầu tự động, sau lại định nên bắt đầu cách click chuột Cách làm sau: Nếu âm bắt đầu tự động bạn thấy giống hình trên, hộp Start đồng hồ với dòng chữ After Previous Chọn mũi tên hộp Start chọn Start On Click Hiệu ứng thay đổi biểu tượng chuột hộp Start, bạn click chuột để bắt đầu âm Cài đặt phương thức kích hoạt (trigger) âm slide Bạn biết số cách bắt đầu âm slide cách thay đổi vui vui thay đổi biểu tượng âm (trigger) Biểu tượng âm chèn vào slide Trong cửa sổ tác vụ Custom Animation, chọn nút mũi tên Sound Effect sau chọn Timing trình đơn Trong hộp thoại Play Sound, Triggers, chọn Start effect on click of Chọn mũi tên chọn biểu tượng âm khác thay cho loa Ví dụ bạn chọn Right Arrow File âm bạn liên kết hay nhúng Những file kết nối đến thuyết trình khơng phải file wav có dung lượng lớn 100KB Những file nhúng thuyết trình chúng file wav có dung lượng 100KB Để đảm bảo âm chơi thuyết trình bạn quan tâm đến chi tiết dung lượng file âm Mặc dù file âm kết nối đến thuyết trình cách kết nối hay nhúng Nhưng điều quan trọng quan tâm PowerPoint tìm thấy file âm mà thuyết trình có liên kết đến Những file liên kết Một file liên kết thực nội dung thuyết trình, thay vào PowerPoint tạo đường liên kết đến file cách chèn vào thuyết trình Ví dụ file máy tính mạng nội mà máy tính bạn liên kết Chính vậy, bạn chèn thực bạn tạo đường liên kết đến PowerPoint dựa đường liên kết để chơi âm Khi bạn di đời xóa bỏ file âm này, đường liên kết khơng cịn hữu, thuyết trình khơng có âm thanh, PowerPoint khơng tìm thấy file âm Những file nhúng Một file nhúng phần thuyết trình Nếu bạn muốn chép thuyết trình đến vị trí khác máy tính file âm chơi thuyết trình Làm để thực file liên kết? Dưới hai thực hành để liên kết file âm đến thuyết trình: 40 Bài thực hành thứ 1: Khi bạn tạo thuyết trình trước chèn file âm thanh, nên copy file âm vào folder Sau chèn vào thuyết trình, PowerPoint tạo đường liên kết với file âm folder có chứa file thuyết trình file âm Khi bạn di chuyển chép folder đến máy tính khác, âm chơi thuyết trình Bài thực hành thứ 2: Khi thuyết trình làm xong bạn muốn chép nên sử dụng Package for CD Chức chép tất file đến vị trí CD folder tự động cập nhật đường liên kết cho file âm thanh, hình ảnh Để đảm bảo âm chơi thuyết trình bạn quan tâm đến chi tiết dung lượng file âm Mặc dù file âm kết nối đến thuyết trình cách kết nối hay nhúng Nhưng điều quan trọng quan tâm PowerPoint tìm thấy file âm mà thuyết trình có liên kết đến 3.3 Chèn biểu đồ, SmartArt vào Slide Chèn biểu đồ vào slide Chèn thêm slide vào, slide có phần: Tựa đề slide, biểu đồ đoạn văn Bạn vào Ribbon | chọn ngăn Home | chọn New Slide | chọn kiểu slide Two Content Nhập tựa đề cho slide là: Favorite Movies Survey Tại khung bên trái, nhấp chuột vào nút Insert Chart để chèn đồ thị 41 Hộp thoại Insert Chart xuất | chọn kiểu đồ thị Stacked Column in 3D, sau nhấn nút OK Khi cửa sổ bảng tính xuất xố tất liệu có sẵn bảng vào nhập vào thơng tin bảng sau: Đóng cửa sổ bảng tính lại Lúc đồ thị từ số liệu bạn vừa nhập xuất slide hình sau: Nhấp chuột vào khung bên phải để nhập văn vào 42 Nhập vào đoạn văn sau: Which types of movies men and women prefer? Chèn SmartArt vào slide: Trước tiên chèn slide cách vào Ribbon | Home | New Slide | chọn kiểu Title and Content Nhập tựa đề vào cho slide là: Oscars, 79th Academy Awards (Giải Oscar lần thứ 79) 43 Nhấp chuột vào nút Insert SmartArt Graphic Cửa sổ SmartArt Graphic xuất Chọn nhóm kiểu Hierarchy | chọn kiểu Organization Chart | nhấp Ok để chèn vào slide Một sơ đồ hình dưới, bạn chọn hộp sơ đồ nhập vào nội dung sau: Fearture Films (Thể loại phim) Chọn hộp khoanh vòng tròn hình nhấn phím Delete để xố bỏ Chọn hộp cấp sơ đồ (xem hình dưới), sau vào Ribbon | SmartArt Tools | Add 44 Shape | chọn Add Shape Below để chèn thêm Textbox bên cấp chọn Chọn lại hộp cấp sơ đồ (xem hình dưới) vào Ribbon | SmartArt Tools | Add Shape | chọn Add Shape Below để chèn thêm Textbox bên cấp chọn Bài 4: Tùy biến hiệu chỉnh trình diễn 4.1 Áp dụng Template có sẵn Bước 1: Vào thẻ Home, nhấp vào mũi tên góc biểu tượng New Slide để lựa chọn mẫu slide phù hợp với yêu cầu cá nhân Office Theme có sẵn Bước 2: Bạn tạo slide giống với cấu trúc slide trước thao tác chọn Duplicate Selected Slides 45 4.2 Hiệu chỉnh Master Slide Mở thuyết trình, sau tab View , nhóm Master Views , nhấp vào Slide Master Khi bạn mở giao diện Slide Master , slide-master trống với bố trí mặc định liên quan xuất Nếu bạn muốn thêm trình chiếu khác, thực theo bước sau: a Nhấp vào vị trí hình thu nhỏ trình chiếu nơi bạn muốn chủ chiếu xuất b Trên tab Slide Master , nhóm Edit Master , nhấp vào Insert Slide Master LƯU Ý: Trong ngăn hình thu nhỏ trình chiếu, trình chiếu hình ảnh động lớn bố trí liên quan đặt bên trượt Để tạo nhiều bố cục tùy chỉnh sửa đổi bố cục có, xem Tạo bố cục tùy chỉnh Để thêm sửa đổi trình giữ chỗ bố cục bạn, xem Thêm nhiều trình giữ chỗ nội dung cho bố cục Thay đổi trình giữ chỗ Để loại trí slide gắn liền kèm với trình chiếu mặc định, ngăn hình thu nhỏ trình chiếu, nhấp chuột phải vào bố cục trượt mà bạn muốn xóa, sau nhấp vào Xố Giao diện trình đơn phím tắt Để áp dụng màu sắc, phơng chữ, hiệu ứng hình dựa chủ đề chủ đề, xem Áp dụng chủ đề cho trình bày bạn Để đặt hướng trang cho tất trang trình bày bạn, tab Slide Master , Page Setup, nhấp vào Định hướng Slide , sau nhấpnhóm vào Portrait Landscape Để thêm văn xuất dạng chân cuối tất trang trình bày bạn, làm sau: a Trên tab Insert , nhóm Text , nhấp vào Header & Footer b Trong hộp thoại Header and Footer , tab Slide , chọn hộp kiểm Footer , gõ văn mà bạn muốn xuất trang trình bày c Nhấp vào Apply to All 10 11 12 13 Nhấp vào nút Microsoft Office , nhấp vào Save As Trong hộp File tệp, nhập tên tệp không làm để chấp nhận tên tệp đề xuất Trong danh sách Save as type , nhấp vào PowerPoint Template , sau bấm Save Trên tab Slide Master , nhóm Close, nhấp vào Close Master View 4.3 Sắp xếp Slide trình diễn Khung Animation Pane bên phải cửa sổ Normal View liệt kê danh mục hiệu ứng thiết lập cho đối tượng slide Những hiệu ứng nằm có độ ưu tiên cao thực thi trước, sau 46 đến hiệu ứng bên Do vậy, bạn cần phải xếp thứ tự cho hiệu ứng slide theo ý đồ trình bày thuyết trình Thực hiện: Chọn slide có nhiều đối tượng thiết lập hiệu ứng Ví dụ, bạn chọn slide số Vào ngăn Animations, nhóm Advanced Animationchọn lệnh Animation Pane để mở hộp Animation Pane Để xếp thứ tự thực thi hiệu ứng cho đối tượng chọn hiệu ứng đối tượng khung Animation Panevà nhấp nút mũi tên hướng lên để tăng độ ưu tiên nhấp mũi tên hướng xuống để giảm độ ưu tiên thực thi Để kiểm tra lại kết việc xếp, bạn nhấp vào nút Playđể xem trước thực thi hiệu ứng đối tượng slide Bài 5: Làm việc với hiệu ứng hoạt cảnh 5.1 Hiệu ứng cho văn bản, hình ảnh Hiệu ứng cho trang - Bạn di chuyển chuột chọn Animations - Dưới hiệu ứng bạn cần chọn trang bạn muốn làm Khung lựa chọn hiệu ứng Hiệu ứng cho chữ Bước 1: Bạn quét chuột hết chữ bạn muỗn làm slide->Animations-> Custom Animation Bước 2: Bạn chọn Add Effect Sau bạn chọn hiệu ứng mà bạn muốn cho chữ chạy Chọn hiệu cho chữ Trên tồn cách tạo hiệu ứng cho slide mong bạn tham khảo tự làm cho slide đẹp thuyết trình 5.2 Hiệu ứng cho đồ thị chuyển Slide 47 - Đầu tiên bạn chuột vào tab “Animations” - Giờ bạn nhấn vào mục “Transition to this slide” chọn hiệu ứng có sẵn để chọn làm hiệu ứng chuyển slide - Ở phía cịn nhiều hiệu ứng khác nên bạn bấm vào mũi tên xuống để chọn nhiều hiệu ứng khác 5.3 Tạo nút di chuyển thuyết trình Chọn ngăn Insert, sau chọn Shapes từ nhóm Illusstrations để mở danh sách hình vẽ xây dựng sẵn chương trình Trong nhóm lệnh Shapes, nút lệnh Action nằm cuối danh sách nhóm hình vẽ: Nhóm lệnh Shap giúp vẽ hình PowerPoint có chứa Nhóm lệnh Action buttons cuối danh sách Tạo nút lệnh click vào slide Chọn nút thứ danh sách Action button vẽ lên Title Layout với kích thước vừa phải (xem hình) Khi hộp thoại xuất hiện, bạn chọn OK để chấp nhận thiết lập có sẵn Hyperlink to: First Slide Tạo nút lệnh click vào slide trước Bạn chọn nút thứ danh sách Action button vẽ lên Title Layout Khi hộp thoại xuất hiện, bạn chọn OK để chấp nhận thiết lập có sẵn Hyperlink to: Previous Slide 48 Tạo nút lệnh click vào slide trước Tạo nút nhấn vào chuyển đến slide Tương tự, bạn chọn nút thứ danh sách Action button vẽ lên Slide Master Khi hộp thoại xuất hiện, bạn chọn OK để chấp nhận thiết lập có sẵn Hyperlink to: Next Slide 49 ... giá trị pháp lý định, sử dụng hoạt động quan Nhà nước, tổ chức trị, trị - xã hội, tổ chức kinh tế như: văn pháp luật, công văn, tài liệu, giấy tờ 2.2 Các thao tác với tệp văn bản: a/ Mở tệp -. .. phía phải khung văn Justify: canh hai bên đoạn văn so với khung văn Decrease Indent: lui đoạn văn khoảng phía trái so với khung văn Increase Indent: tới đoạn văn khoảng phía phải so với khung văn. .. quyền Giáo trình sử dụng làm tài liệu giảng dạy nội trường Cao đẳng Cơng nghiệp Hải phịng Trường Cao đẳng Cơng nghiệp Hải phịng khơng sử dụng khơng cho phép cá nhân hay tổ chức sử dụng giáo trình